Reliable Business CaseMetoden och verktyget som visar hur era IT-

lösningar och investeringar i verksamhet blir lönsamma

2012-06-20OBS. Detta är gjort för läsning, ej ”presentation”, vissa bilder innehåller mycket faktatext.

Metoden Reliable Business Case och RBC Excel Tool ägs av Tyrone Skogström, 0702 – 94 32 02 | tyrone@reliablechange.se

Beta - Template'Improvement' cost minus 'As-Is' cost (RVA)

Benefits Value Impact on result Avg Per YrReliable Column6

Reduced licens cost 1 089 299 2% 217 860

VisibleNew services in current internet bank 14 504 616 25% 2 900 923 Reduced call center overflow cost 2 792 436 5% 558 487 Second line support cost reduction 3 723 248 6% 744 650

AssumedOn line liquidity diagram 11 437 642 20% 2 287 528 Saved CC agent time due to shorter calls 0 0% - Reduced time to send & receive agreements 2 978 598 5% 595 720

Expenses Value Impact on result Column8Avg Per YrReliable

0 0% - Documentation -800 000 -1% 160 000 -

VisibleRedesign IT department into buyer -4 859 410 -8% 971 882 - Testing -2 600 000 -4% 520 000 - Development -6 000 000 -10% 1 200 000 -

AssumedSoftware licenses -6 446 496 -11% 1 289 299 - Maintenace -789 299 -1% 157 860 -

ABS Total amount of money at stake 58 021 045 100% (ABS value)

Reliability,The RFP table can be used in several ways.

First, if you do a quick benefits screening or business case, you can in the RFP table identify what has the combination of low reliability and high impact. These should be the first to prioritise when you add hours to complete your analysis.

Remember, the early mentioned definitions of the three reliability categories With higher reliability category follows higher likelihood the money will occur for real in your future. A business case is not a forecast of money, it is a forecast of business change. Relibale Business Case method defines the categorise in a way, the insight of real business change and future actions of change is demanded, to climp up in the chain of categories.

Follow-upSuppose we have an old business case with 'As'Follow-up' and in the top part of this sheet, you select compare the new figures with an old version of the table you have stored, and identify the differences.

BUT even better, you select difference between them in plain view. You get the money you outperformed or underperformed.

Benefits RealisationIf you understand the concept of Benefits Realisation, you know how important this function is. You will not use this to see if you historically underperformed. No and their impact on the results.

Reliable Business Case is a method that not only make your excel data and estimates more reliable, the actions you undertake to sort them into categories and chase for higher reliability, actually themselves make the case more likely to be acheived.

Read more about how you order you Reliable Business Case Handbook on www.reliablechange.eu

Nyttoanalys för IT-investeringar- RBC är en metod som underlättas av ett ExcelverktygBlandar inte värden med olika tillförlitlighet, ger beslutsunderlag som går att lita på,starkt stöd för uppföljning, och stödjer på många sätt Nyttorealisering

Metoden & ExcelverktygetMetoden

Utbildning via Astrakan Strategisk Utbildning Konsultstöd för införande av RBC och Nyttorealisering i

er verksamhet Kortar beslutsprocessen, stödjer uppföljning, och

påverkar sannolikheten för att effekterna faktiskt kommer att uppstå på riktigt

”FörAnalys” ger snabbt ett resultat, kostnadseffektivt Baseras på hela den ekonomiska livstiden

RBC Excel Tool Gör metoden enkel och praktisk att arbeta med Dokumenterar nytta, kostnader, mätvärden,

verksamhetsförbättringar & dess resultat, risker, beroenden, och källor

Visar ROI, Cost-Benefit Ratio, Payback, Cash flow, Nyttodiagram, Kostnadsdiagram, kapitalinvestering & operationella kostnader, interna och externa kostnader, och mycket mer

RBC metodsteg

Standard-aktiviteter som stöds av RBC Excel Tool

RBC metodsteg

Förbättrings-aktiviteter som ökar precision, men kräver utöver RBC Excel Tool även ett annat verktyg; NyttoKarta

Fördelar med RBC-metoden och RBC Excel ToolTM

Standardiserad Metoden stödjer alla investeringar som leder till verksamhetsförbättring, inte bara IT-relaterat. Ger gott stöd för att olika analytiker och projekt hanteras lika och få jämförbara resultat Standardiserat format på dokumentation, formler, och nyttovärdering i pengar Stödjer internationella normer

Ger analysen legitimitet internt och förkortar beslutsprocessen Konsekvent metodstöd för översättning från nytta till värde, leverantörsoberoende kalkylmodell, snabb

analys, trovärdigt resultat och fantastisk rapportdesign Visar Cash flow, Payback, ROI, IRR, Cost-Benefit Ratio och mycket mer

Excelverktyg RBC Excel ToolTM stödjer metoden och ger alla uppgifter er controller och ert nyttorealiseringsprogram

behöver. Speciellt lämplig också för uppföljning. Förklarar tydligt alternativ

Excelverktyget kan jämföra upp till sex olika handlingsalternativ mot varandra, och direkt i rapporten visa skillnaderna mellan t.ex. egen ägd IT-lösning och outsourcad/molntjänst

Tar hänsyn till alla kostnader Investering, operationella kostnader, och förändringskostnader i verksamheten. Skiljer på interna och

externa kostnader. Visar om de syns ekonomiskt. Förbättrar rejält er kostnadsuppföljning. Tar hänsyn till alla nyttor

Engångseffekter, bestående nyttor, strategiska värden, minskad effektiv arbetstid, liggtid osv Ofta finns många fördelar med IT-lösningar och tjänster som är svåra att sätta pengar på, då det

bygger på ändrat arbetssätt och ej synliga värden. RBC-metoden hanterar alla nyttor och ger beslutsfattarna en fullständig bild

7

NyttorealiseringRBC-metoden är integrerat med nyttorealisering av investeringar och verksamhetsförbättringar, vilket ser till att effekterna uppstår på riktigt. Här syns hur de förhåller sig till varandra, den sk. ”Cirkeln för Nyttorealisering”:

Tjänster för styrning till maximal affärsnytta

Tyrone Skogström, 0702 – 94 32 02tyrone@reliablechange.eu

www.reliablechange.se

Exempel på konsulttjänster som bygger på RBC-metoden, och hur ni kan införa RBC och/eller Nyttorealisering i er egen verksamhet.

Investeringsunderlag RBCLevererar en rapport med bästa alternativet

Sammanställning Beskrivning av de investeringsalternativ som skall analyseras Värdering om investeringens innehåll och omfattning kan förbättras

Inventering av kostnader som investeringen innebär Operationella kostnader och investeringskostnader

Inventering av nyttoeffekter som verksamheten kan realisera Kvalitativa och finansiella

Analys av flera handlingsalternativ Drivkrafterna för kostnader och intäkter, tillförlitlighet, risk, beroenden

Rekommendationer, t.ex. Bästa alternativ utifrån ekonomi och verksamhetsnytta Åtgärder för att minimera risk, och överskridna kostnader Åtgärder för att öka sannolikheten att verksamhetens resultat uppstår på riktigt

Nyttan med analysen :• Redovisar alla nyttor och kostnader,

även svårvärderade och kvalitativa• Visar vad som finansiellt kan förväntas• Skiljer på interna och externa

kostander, och på OpEx och CapEx.• Visar trovärdigt resultat, risk, och

beroenden• Resultatet levereras i format som gör

det mycket lämplig för uppföljning

Lönsammare OutsourcingLevererar resultatkontroll och förslag på förbättringar

Inventering av befintlig eller tänktoutsourcing av IT-verksamhet Utvärdering av befintligt business case, konvertera till RBC Utvärdering resultatöverstämmelse Kostnads- och avtalsanalys

Söker förbättringspotential Verksamhetsförbättring i befintlig leverans Vad som levererar bättre kvalitet/värde till affärsverksamheten Möjlig kostnadsreducering

Analys & rekommendation Avtalsjustering Handlingsalternativ och hjälp till vägval Rådgivning vid innehållsomfattning förnyelse av avtal/omförhandling

Nyttan med analysen:• Beslutsunderlag vid

förlängning av leverantörskontrakt

• Resultatförbättring inom befintligt avtal

• Ökad nytta levererad till affärsverksamheten

• Minskade kostnader

Avtal- & UtgiftsanalysInventerar kostnader, avtal, och leverantörsstrategi

Inventering av avtal Omfattning, giltig period & slutdatum, kontraktskostnad

Inventering av kostnader Utifrån fakturor eller elektronisk data

Analys Avtal och kostnader Leverantörsrelation och kvalitetsuppfyllnad Potential till minskade kostnader för administration, tjänsteinnehåll Ev. marknadsinventering inom riktade områden

Roadmap Tidplan för avtalsuppsägning, omförhandling, nyförhandling

Option: Värdera intern leverans/egna anställda Sätta in dess kostnad i samma gemensamt underlag som för externa leverantörer

Nyttan med analysen:• Kontroll på kostnaderna• Verifierar att avtal och

fakturering stämmer• Samlad bild av

leverantörers prestation• Kontroll på kommande

avtalsförhandlingar• Underlag för om

tjänster/områden kan outsourcas

Införa Reliable Business CaseLevererar kunskap, process, färdighet, och verktyg

Kunskap Utbildning i investeringsanalys, RBC-metodik Att förstå hur verklig nytta och lönsamhet uppstår Att förstå RBC Excel Tools rapport

Process Vid behov inventerar och dokumenterar beslutsprocessen m.m. Anpassar befintlig besluts- och projektstyrningsmetod, etc., med RBC Tar fram policy för viktiga variabler och gränsvärden som påverkar resultatet mycket

Färdighet Övning i att använda RBC Excel Tool Handledning vid skarpa analyser, workshops, och rapportering

Verktyg RBC Excel Tool införs, ev. optionellt mall för NyttoKarta Mallar för redovisning, Powerpoint & Word Checklistor, t.ex. för beslutsfattare att ifrågasätta resultat, hitta alla kostnader, hitta

alla nyttor

Nyttan med metoden:• Kortare beslutsprocess• Verksamhetschefer insikt i

eget ansvar för att nyttan skall uppstå

• Bättre kontroll på alla kostnader

• Goda möjligheter till uppföljning och resultatrealisering

• Möjlighet att jämföra flera alternativ mot att fortsätta som idag

• Lätt för beslutsfattare att förstå resultat och innebörd

Införa NyttorealiseringLevererar förändringsledning till nyttorealisering

Kunskap Utbildning i investeringsanalys & RBC-metodik,

nyttostyrning, och förändringsledning

Process Vid behov inventerar och dokumenterar beslutsprocessen, projektstyrning, och

nyttorealiseringsprocessen Anpassar befintlig processer med RBC och Nyttostyrning Tar fram policy för viktiga variabler och gränsvärden för investeringsbeslut, uppföljning, risk, och

eskalering

Färdighet Övning i att använda RBC Excel Tool Handledning vid skarpa analyser, workshops, och rapportering Handledning i rollen som Nyttorealiseringsledare, och styrgruppsmedlem

Verktyg RBC Excel Tool införs, NyttoKarta, Nyttoregister Mallar för redovisning av analyser, Nyttorealiseringsplan, statusrapportering, styrgruppmöten Checklistor, t.ex. för beslutsfattare att ifrågasätta resultat, hitta alla kostnader, hitta alla nyttor,

riskanalys

Nyttan med införandet:• Det blir slut på ”ROI by

Chance”• Investering/

förändringstakten ökar, och därmed resultatet

• IT-kostnaderna minskar• Uppföljning av resultat blir

regel• Programkontor samlar IT,

ekonomi, HR, och verksamhet

• Styrning och affärsinformation förbättras

Läs mer på www.reliablechange.se

Du kan där gratis ladda ner RBC Excel Tool och prova. Läs också där om metodiken, och stegvis genomgång av både metodik, och hur Excelverktyget används.