This  session  was  actually  crowd  sourced  by  the  Prac4cally  Perfect  PA  readers.  We  conducted  a  survey  last  year  and  one  of  the  ques4ons  asked  what  session  would  the  readers  like  to  see  at  a  conference.  We  had  a  lot  of  responses  around  the  area  of  recogni4on  for  the  work  that  assistants  do  and  the  lack  of  reward.  I  wrote  a  blog  about  this  a  few  weeks  ago  and  shared  some  of  the  responses  to  that  ques4on.  To  be  honest  it  was  pre@y  depressing  –  yes  we  did  receive  replies  that  simply  stated  ‘  I  love  my  job’  but  on  the  whole  assistants  felt  undervalued.      So  out  of  that  survey  this  session  was  born.  I  want  to  look  at  the  assistant  industry  as  a  whole  and  talk  about  the  various  reasons  why  we  are  not  recognized  or  rewarded  and  then  I  want  to  finish  on  a  posi4ve  note  and  look  at  what  we  can  do  to  change  this!    

1  

I  want  to  start  by  saying  the  return  on  investment  from  assistants  is  substan4al        Melba  Duncan  in  her  now  widely  referenced  and  widely  excepted  ar4cle  –  The  Case  for  Execu4ve  Assistants  published  in  the  Harvard  Business  Review  said  this:        Consider  a  senior  execu.ve  whose  total  compensa.on  package  is  $1  million  annually,  who  works  with  an  assistant  who  earns  $80,000.  For  the  organiza.on  to  break  even,  the  assistant  must  make  the  execu.ve  8%  more  produc.ve  than  he  or  she  would  be  working  solo—for  instance,  the  assistant  needs  to  save  the  execu.ve  roughly  five  hours  in  a  60-­‐hour  workweek.  In  reality,  good  assistants  save  their  bosses  much  more  than  that.      This  is  an  incredibly  powerful  statement.  The  fact  is  that  4me  certainly  equals  money  when  it  comes  to  our  return  on  investment  but  it  doesn’t  end  there.          

2  

We  give  our  companies  and  our  execu4ves,  who  are  oUen  unapproachable  and  disconnected  with  the  rest  of  the  staff,  a  human  face.        We  know  what  is  happening  before  it  happens;  we  are  able  to  solve  problems  and  create  a  calm  environment      We  manage  our  execu4ves;  we  understand  the  needs  of  the  company  and  we  manage  complicated  tasks.        We  don’t  carry  much  cost  –  par4cularly  when  it  comes  to  training  us  up.  The  very  best  assistants  have  learnt  on  the  job  and  have  learnt  by  their  mistakes.        So  for  me  it  goes  without  saying  that  our  role  is  indispensable.  We  save  our  bosses  4me,  which  enables  them  to  be  more  produc4ve  which  in  turn,  makes  the  organisa4on  more  money.      All  of  this  translates  into  a  monetary  value  and  should  therefore  appear  somewhere  in  our  remunera4on  packages.        

3  

It’s  not  just  me  saying  this  either  –  in  a  survey  conducted  back  2013  in  by  the  Office  Team  in  the  States    94%  of  senior  Execu4ve  said  their  assistant  was  important  to  their  success  at  work  with  44%  saying  their  assistant’s  contribu4ons  were  ‘very  important  ‘  and  50%  saying  they  were  ‘somewhat  important’.        So  we  know  how  hard  we  work.  We  know  that  our  contribu4ons  have  a  monetary  value.  Our  senior  execu4ves  know  we  help  them  achieve  success  –  so  what’s  the  problem  –  why  do  we  even  have  a  session  on  recogni4on  and  reward?      Because  we  don’t  feel  it  and  we  are  not  treated  in  the  same  way  as  other  professions  with  those  creden4als.          

4  

According  to  the  2014  Na4onal  PA  survey  conducted  by  the  Office  Show  78%  of  those  that  answered  the  survey  felt  that  being  a  PA  is  undervalued  as  a  professional  career  choice.      44%  said  they  felt  slightly  underpaid      and  51%  said  they  didn’t  feel  confident  asking  for  career  development  budget.      These  are  not  great  sta4s4cs  are  they?  But  I  doubt  many  of  us  in  this  room  are  surprised  as  we  have  been  grappling  with  this  problem  since  office  work  began  and  the  typing  pool  was  invented.  So  what  are  the  reasons  we  feel  so  undervalued?  Before  I  give  you  a  few  examples  that  I’ve  experienced  can  you  please  discuss  with  the  person  next  to  you  if  these  sta4s4c  resonate  with  you.  Do  you  feel  adequately  recognised  and  rewarded  and  if  not,  why?      Here    are  my  examples:    

5  

The  old  fashioned  view  of  the  secretary  or  the  ‘mad  men  stereotype’  –  yup  this  is  really  common  and  despite  dropping  the  job  4tle  something  we  s4ll  have  to  deal  with          

6  

Billable  staff  receive  reward  and  recogni4on.  Support  staff  do  not.  By  billable  staff  I  mean  for  example  if  you  work  in  a  law  firm  it’s  the  lawyers  if  you  work  in  insurance  it’s  the  brokers.  I  used  to  work  in  insurance  and  also  for  an  accountancy  firm  so  I’ve  heard  this  one  a  lot  over  the  years  and  I  must  say  it  really  annoys  me!            

7  

Your  execu4ve  likes  the  way  things  work  and  doesn't’t  want  to  let  you  go.  Some  people  enjoy  the  status  quo  and  Execu4ves  are  no  different.  Why  promote  an  assistant  who  is  making  your  life  a  whole  lot  easier?            

8  

There  is  no  career  development  structure  in  place  for  assistants.  Again  this  is  fairly  common.  This  made  me  want  to  put  the  need  for  assistants  to  put  their  career  development  at  the  centre  of  everything  they  do  and  will  be  discussed  throughout  the  day.    Assistants  are  not  men4oned  in  succession  plans,  they  work  in  organisa4ons  that  have  development  in  place  for  the  majority  of  staff  but  not  admini  staff  and  they  oUen  don’t  have  appraisals  or  job  descrip4ons.            

9  

There  is  too  much  structure  in  place  with  competency  models  that  don’t  reflect  your  role.  For  most  professionals  having  a  lot  of  structure  and  support  from  their  organisa4on  is  a  good  thing.  They  know  what  to  expect  if  they  work  hard  –  eventually  they  will  move  through  the  grades  and  with  it  will  come  their  rewards.  How  different  is  this  for  assistants.  These  structures  don’t  reflect  our  tradi4onal  career  path  and  can  stop  us  moving  beyond  our  ‘grade’  without  a  substan4al  job  change.            

10  

And  last  but  not  least  good  old  fashioned  gender  poli4cs.  I  once  heard  Lucy  Brazier  say  that  one  of  the  challenges  we  face  is  that  most  assistants  are  female  and  work  in  care  giving  type  roles  –  so  nursing,  teaching  etc.  This  image  of  females  as  care  givers  can  stop  us  being  seen  as  professionals.  Over  your  career  how  many  4mes  have  you  been  referred  to  as  the  office  wife?  I  know  I  have…            

11  

As  much  as  I  would  love  to  put  the  world  to  rights  on  some  of  these  issues  I  only  have  30-­‐minute  presenta4on  and  I  think  we  will  flesh  out  some  of  these  issues  during  the  course  of  the  day.        But  I  think  we  are  all  in  agreement  that  something  has  to  change.  The  industry  has  to  change  because  78%  of  assistants  feeling  they  are  undervalued  not  personally  but  as  a  profession  is  too  high.      So  I  am  going  to  focus  on  one  area  that  we  can  all  improve  and  that  is  ourselves  as  individuals.  What  can  we  change  in  our  day  to  day  role  that  will  help  us  feel  more  recognised  and  hopefully  rewarded?      I  just  want  to  say  these  4ps  will  make  you  be@er  at  your  job  but  I’m  not  telling  you  these  things  because  I  want  you  to  support  your  boss  be@er  or  think  about  the  needs  of  the  organisa4on  –  that  is  really  a  bi-­‐product.  I’m  giving  you  this  advice  because  it  is  going  to  help  you!  I’m  selfish  like  that  –  and  I  make  no  apologies  for  it!                

12  

So  using  the  assist  conference  themes  I  am  going  to  give  you  some  examples  of  how  you  can  firstly  change  your  own  behaviour  to  enable  you  to  gain  more  reward  and  recogni4on.        

13  

If  you  don’t  ask  you  don’t  get.      Now  for  me  personally  I  find  this  really  hard.  I  was  very  much  brought  up  by  parents  who  thought  children  should  “wait  un4l  they  are  asked.”  This  mantra  was  so  heavily  ins4lled  in  me  that  I  never  really  asked  for  anything  un4l  I  realised,  probably  in  my  mid  20s,  that  this  approach  to  life  wasn’t  doing  me  any  favours.  It  certainly  wasn’t  doing  my  career  any  good.  I  would  wait  to  be  asked  to  work  on  projects  or  take  on  extra  work  –  assuming  if  I  worked  hard  in  the  back  ground  that  eventually  my  dedica4on  would  be  no4ce  and  rewarded.  It  very  rarely  was.    So  my  first  point  is  look  at  your  own  behaviour  –  what  do  you  want  to  achieve  in  this  role  and  in  this  organisa4on.  Could  you  be  a  li@le  more  vocal  about  your  development  and  your  skill  set.  How  oUen  do  you  put  your  hand  up  for  work  and  how  oUen  do  you  talk  about  your  career  goal.          Also  don’t  make  any  assump4ons  that  you  know  what  your  boss  is  expec4ng  from  you  or  your  career  development.  You  need  to  find  out  what  their  expecta4ons  are  for  your  future.  This  is  really  fundamental  because  if    if  your  expecta4ons  do  not  align  with  their  expecta4ons  both  of  you  will  have  to  change  for  your  rela4onship  to  work.        

14  

The  next  theme  is  around  proac4vity.  Let’s  now  look  at  how  you  can  be  more  proac4ve  in  order  to  gain  reward  and  recogni4on.        

15  

I  love  the  “show  and  tell”  element  of  American  educa4on.  They  have  show  and  tell  from  an  early  age  where  they  come  in  front  of  their  peers  and  tell  them  about  their  passions.  We  need  to  adopt  a  ‘show  and  tell’  antude  in  this  industry,  because  we  are  too  busy  genng  on  with  the  job  and  not  sharing  our  achievements.  I  used  to  get  really  frustrated  that  one  of  my  bosses  didn’t  know  what  I  was  doing  all  day.  She  really  didn’t  and  when  it  came  to  appraisals  we  would  have  these  really  short  conversa4ons  along  the  lines  of  ‘well  I  think  this  year  has  gone  well.  You’?’  and  I  would  say’  yes,  it’s  been  good’  and  then  we  would  inevitably  talk  about  what  needed  to  happen  the  following  day.  When  I  took  a  step  back  I  understood  that  my  boss  was  incredibly  busy,  she  had  her  own  problems  and  wasn’t  going  to  be  able  to  give  me  a  decent  appraisal  or  recognise  my  achievements  without  me  telling  her.  I  started  sending  my  boss  weekly  emails  detailing  what  I  had  achieved  that  week.  The  email  wasn’t  par4cularly  sales-­‐y  but  I  did  make  sure  that  I  put  down  everything  that  I  knew  would  impress  her.  Ini4ally  I  don’t  think  she  quite  knew  how  to  respond  to  these  emails  –  in  fact  she  didn't’t  respond  at  all.  But  over  4me  I  no4ced  she  had  obviously  been  reading  them  because  in  our  daily  catch  up  sessions  she  would  know  what  I  was  doing  as  much  as  I  knew  what  she  was  doing.  She  also  started  to  ask  if  I  wanted  to  get  involved  in  projects  that  before  she  never  would  have  men4oned.  She  began  to  realise  how  much  I  did,  how  capable  I  was  and  ul4mately  it  made  a  huge  difference.  What  I  learnt  from  this  was  that  good  work  doesn’t  always  speak  for  itself  so  you  have  to  speak  up  for  it!  

16  

Another  area  that  will  help  you  gain  recogni4on  is  if  you  can  get  your  work  in  front  of  the  right  people.  I  good  place  to  start  is  by  volunteering  your  services  on  a  really  visible  project.      In  my  last  role  as  an  EA  a  group  of  colleagues  including  my  boss  decided  to  do  mo-­‐vember.  As  my  boss,  the  COO  was  the  most  senior  member  of  staff  doing  mo-­‐vember  he  volunteered  me  (as  they  do)  to  co-­‐ordinate  the  efforts.  We  made  a  ton  of  money  for  charity  and  held  a  party  aUerwards  to  celebrate.  During  the  party  everyone  was  telling  my  boss  how  great  it  was  and  how  everyone  in  the  office  had  come  together  to  support  the  guys.  My  boss  was  wondering  how  we  could  build  on  this  momentum  so  I  suggested  we  start  a  charity  commi@ee  (well  pinched  the  idea  from  another  employer)  and  I  offered  to  head  up  the  commi@ee  knowing  it  was  a  very  visible  role.  He  sponsored  the  commi@ee  and  volunteered  a  few  more  members  of  staff  and  over  the  next  year  we  did  a  number  of  fundraisers  and  events  which  I  was  right  at  the  centre  of.      So  as  I  said  it  is  important  to  make  yourself  visible  but  it  is  also  important  that  you  make  yourself  visible  to  the  right  people.      

17  

The  underlying  theme  of  the  conference  is  punng  your  career  goals  at  the  centre  of  everything  you  do.  One  of  the  benefits  that  does  come  out  of  being  properly  recognised  and  reward  is  that  organisa4on’s  tend  to  see  their  staff  as  an  investment.      If  we  are  not  seen  as  an  investment  then  we  have  to  see  ourselves  as  one.  That  is  why  it  is  so  important  to  keep  your  career  goals  at  the  front  of  your  mind  and  constantly  work  on  how  you  are  going  to  achieve  your  objec4ves.      You  need  to  know  that  it  is  okay  to  develop  yourself  and  that  you  have  to  take  4me  out  of  your  busy  schedule  to  develop  your  skills.      Before  I  close  I’ve  got  two  more  points  on  this  theme.          

18  

My  career  development  and  reward  –  not  necessarily  recogni4on  –  has  come  from  job-­‐hopping.      The  longest  job  I  had  was  just  over  3  years.  I  was  promoted  in  that  role  and  would  have  stayed  longer  if  I  wasn’t  made  redundant.    Other  than  that  most  of  my  jobs  have  lasted  around  2  years  because  aUer  two  years  I  felt  like  I  was  no  longer  being  challenged  and  had  no  further  to  go  with  that  Execu4ve  or  in  that  company.  This  was  quite  frowned  upon  at  the  4me  and  I  always  made  sure  I  had  an  answer  during  interviews  if  my  job  hopping  ever  came  up.      I  s4ll  think  it  is  without  doubt  the  easiest  way  I  found  to  progress  my  career  and  get  a  be@er  salary  and  according  to  a  recent  survey    it  is  much  less  frowned  upon  than  it  used  to  be  and  losing  its  s4gma  with  57%  of  18-­‐34  year  olds  saying  that  changing  jobs  every  few  years  can  help  careers  (38%  25-­‐54  year  olds)  *Accountemp.      The  reason  I’m  offering  this  as  a  bit  of  advise  is  because  it  sucks  having  a  manager  or  working  for  a  company  that  don’t  invest  in  you  and  don’t  take  your  career  seriously.  If  you  are  in  this  situa4on  you’ve  got  to  ask  yourself  if  trying  something  new  within  your  organisa4on  or  in  another  organisa4on  is  maybe  a  good  op4on.          

19  

A  lot  of  the  thought  leaders  in  our  industry  are  referring  to  us  as  ‘strategic  business  partners’.  I  agree  with  this  approach  if  only  because  it  moves  us  further  away  from  the  ‘secretary’  stereotype  and  towards  a  professional  and  well  regarded  part  of  the  organisa4on.    Also,  I've  always  believed  that  your  job  4tle  shouldn't’  define  you  so  even  if  you  are  regarded  as  ‘just  the  assistant’  it  doesn’t  mean  you  have  to  act  that  way.  Think  of  yourself  as  a  strategic  business  partner  and  the  scope  of  opportuni4es  really  does  open  up  for  you.        

20  

To  4e  everything  together  I  want  to  ask  the  most  important  ques4on  that  you  will  be  asked  today  and  it  is  worth  thinking  about  –  do  you  see  your  current  role  as  a  career  or  is  it  just  a  job?  Either  answer  is  fine,  you  just  need  to  know  but  this  impacts  everything  you  do.      In  my  early  career  I  definitely  just  had  a  job  but  once  I  realised  I  wanted  to  move  on  up  my  outlook  completely  changed.  There  is  a  huge  different  between  someone  who  has  a  job  and  someone  who  has  a  career.  If  you  want  to  have  a  career  you  have  to  work  at  it  –  par4cularly  in  our  industry.        

21