Tesis Universidad Rural de Guatemala (manuales administrativos)

Fredy Anibal López González

Luis Fernando Ortiz Illescas

Verónica Marisol Alvarado González

Amanda Yineth Alvarado Ichén

Eduardo Enrique Cruz Herrera

PROPUESTA DE MANUALES ADMINISTRATIVOS PARA EL PERSONAL EN

COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A., SANTA LUCÍA

COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA

Asesor General: Ing. Víctor Manuel García Flandez

Universidad Rural de Guatemala

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Guatemala, junio de 2016

aguna

Texto tecleado

Informacion sobre la estructura de la tesis urural: [email protected]

Informe final de graduación




Presentado al honorable tribunal examinador por:






En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas, en

el grado académico de Licenciado.








Rector de la Universidad:

Doctor Fidel Reyes Lee

Secretaria de la Universidad:

Licenciada Lesbia Tevalán Castellanos

Decano de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales:

Licenciado Enmer Saúl Luch Estrada




Este documento fue presentado por los autores, previo a

obtener el título universitario en Administración de

Empresas, en el grado académico de Licenciado.

Presentación

Este estudio contiene la “Propuesta de Manuales Administrativos para el personal en

la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa,

Escuintla”, es producto de la investigación realizada por estudiantes, durante los

meses de enero a junio del año dos mil dieciséis, como requisito para optar al título

universitario en Administración de Empresas, en el grado académico de Licenciado,

conforme a los estatutos de la Universidad Rural de Guatemala, y la Facultad de

Ciencias Económicas y Sociales.

En la investigación se determinó que existe carencia de organización para la

ejecución de tareas y responsabilidades para el personal administrativo, en la

Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., lo que provoca las deficiencias del

personal administrativo y operativo a falta de manuales administrativos.

Como medio de solución de la problemática se hizo una propuesta de Manuales

Administrativos para el personal en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

Prólogo

La falta de una buena organización, en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

ha provocado la carencia de organización para la ejecución de tareas y

responsabilidades del personal administrativo y operativo, por tal razón la

investigación: “Propuesta de Manuales Administrativos”, surge para la solución del

problema.

La razón académica de esta investigación es la siguiente: Es un requisito previo a

obtener el título universitario en Administración de Empresas, en el grado

académico de Licenciado, de acuerdo a los estatutos de la Universidad Rural de

Guatemala.

Existen otras razones para llevar a cabo la investigación, que son las prácticas, estas

son:

Sirve como fuente de consulta para estudiantes y profesionales que requieran

información acerca del tema de estudio.

Es aplicable a procesos de organización en otra compañía con condiciones

similares.

La propuesta integral está formada por cinco resultados, que unidos resolverán la

problemática de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

Índice general

No. Contenido Página

Presentación

Prólogo

I. INTRODUCCIÓN…………………………………………………........... 01

I.1 Planteamiento del problema…………………………………………......... 03

I.2 Hipótesis…………………………………………………………………. 03

I.3 Objetivos…………………………………………………………………. 04

I.3.1 General……………………………………………………………………. 04

I.3.2 Específicos………………………………………………………………... 04

I.4 Justificación………………………………………………………………. 04

I.5 Metodología………………………………………………………………. 05

I.5.1 Métodos…………………………………………………………………... 05

I.5.2 Técnicas…………………………………………………………………... 07

II. MARCO TEÓRICO……………………………………………………… 09

II.1 Aspectos conceptuales……………………………………………………. 09

II.2. Marco referencial…………………………………………………………. 27

II.2.1 Macro localización………………………………………………………... 27

II.2.2 Micro localización………………………………………………………... 31

III. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS…………………... 33

IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES…………………………. 44

IV.1 Conclusiones……………………………………………………………… 44

IV.2 Recomendaciones………………………………………………………… 45

Bibliografía………………………………………………………………. 46

Anexos……………………………………………………………………. 47

Índice de cuadros


01 Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar labores

dentro de la compañía……………………………………………………. 34

02 Conocimiento sobre si la compañía le indicó al personal los procedimientos

en la ejecución de las actividades a desarrollar en el puesto……………... 35

03 Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto de

trabajo……………………………………………………………………. 36

04 Conocimiento sobre si el personal de la compañía ha recibido capacitaciones

para mejorar su desempeño laboral………………………………………. 37

05 Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el orden

jerárquico………………………………………………………………... 38

06 Conocimiento sobre si el personal de la compañía sabe que es un manual

administrativo……………………………………………………………. 39

07 Conocimiento sobre si la compañía cuenta con manuales administrativos.40

08 Conocimiento sobre si la compañía le ha proporcionado al personal las

normas y procedimientos por escrito……………………………………. 41

09 Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales

administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización.42

10 Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de manuales

administrativos para mejorar el desempeño laboral en la compañía……... 43

Índice de gráficas


01 Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar labores

dentro de la compañía……………………………………………………. 34

02 Conocimiento sobre si la compañía le indicó al personal los procedimientos

en la ejecución de las actividades a desarrollar en el puesto……………... 35

03 Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto de

trabajo……………………………………………………………………. 36

04 Conocimiento sobre si el personal de la compañía ha recibido capacitaciones

para mejorar su desempeño laboral………………………………………. 37

05 Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el orden

jerárquico………………………………………………………………... 38

06 Conocimiento sobre si el personal de la compañía sabe que es un manual

administrativo……………………………………………………………. 39

07 Conocimiento sobre si la compañía cuenta con manuales administrativos.40

08 Conocimiento sobre si la compañía le ha proporcionado al personal las

normas y procedimientos por escrito………………………………………41

09 Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales

administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización.42

10 Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de manuales

administrativos para mejorar el desempeño laboral en la compañía……... 43

Índice de anexos


01 Árbol de problemas………………………………………………………. 48

02 Árbol de objetivos………………………………………………………… 49

03 Cálculo de muestra………………………………………………………... 50

04 Coeficiente de correlación………………………………………………... 51

05 Coeficiente de proyección…………………………………………………53

06 Boleta variable dependiente………………………………………………. 55

07 Boleta variable independiente……………………………………………. 56

08 Propuesta para solucionar la problemática………………………………. 57

09 Presupuesto general de la propuesta……………………………………... 219

10 Matriz del marco lógico………………………………………………...... 221

Índice de figuras


01 Mapa satelital, Santa Lucia Cotzumalguapa……………………………… 29

1

I. INTRODUCCIÓN

La presente investigación se desarrolló como requisito establecido por la

Universidad Rural de Guatemala y la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales,

previo a obtener el título universitario en Administración de Empresas, en el grado

académico de Licenciado.

El documento podrá ser utilizado por estudiantes y profesionales como fuente de

consulta respecto a la materia de estudio, en él se ponen en práctica los

conocimientos adquiridos en las aulas universitarias.

La Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A. también llamada anteriormente

Aguna Floresta, está ubicada en el Municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa del

departamento de Escuintla, en el km. 96.5 carretera a Mazatenango CA2, y su

extensión es de 25 caballerías que equivale a (1,600 manzanas) y que está dividida

en: 5 caballerías de cultivo de caña (320 manzanas) 3 caballerías de pasto para

ganado (192 manzanas) 3 caballerías de hule (192 manzanas) 2 caballerías de

bosque no cultivado (128 manzanas) y 12 caballerías de cítricos naranja (768

manzanas).

El cuerpo del informe consta de cuatro capítulos identificados con números

romanos. El capítulo uno (I) contiene la introducción, planteamiento del problema,

hipótesis, objetivos (general y específicos), metodología (métodos y técnicas).

2

El capítulo dos (II) está conformado por el marco teórico, por los aspectos

conceptuales, marco referencial; esto mediante la macro localización y micro

localización.

El capítulo tres (III) incluye la presentación de análisis y resultados, el cual muestra

la descripción gráfica de los resultados obtenidos de las encuestas.

El capítulo cuatro (IV) está conformado por las conclusiones y recomendaciones.

Estos capítulos seguidos de un apéndice bibliográfico diseñado de acuerdo a lo

establecido en normas APA.

Además de los capítulos descritos, el documento contiene un conjunto de anexos de

acuerdo a la estructura metodológica.

Estos anexos son: 1) árbol de problemas, 2) árbol de objetivos, 3) cálculo de la

muestra, 4) cálculo de correlación, 5) cálculo de proyección, 6) boleta de muestreo

para variable dependiente, 7) boleta de muestreo para variable independiente, 8)

propuesta para solucionar la problemática, 9) presupuesto general de la propuesta y

10) matriz del marco lógico.

El anexo “8” está compuesto por los distintos resultados o componentes de la

propuesta con la que se pretende dar solución a la problemática planteada, cada uno

de estos resultados contiene a su vez tres anexos y estos son: 1) ajuste de costo y

tiempo del resultado, 2) plan de trabajo del resultado y 3) presupuesto del resultado.

3

1.1. Planteamiento del problema

El presente informe de manuales administrativos, es debido a la necesidad de

documentar los lineamientos requeridos en cada uno de los manuales, según su

diseño, además de definir la desorganización dentro de la estructura general de la

Compañía.

Por el crecimiento de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., se requiere que

los colaboradores tengan conocimientos de manera formal sobre las funciones,

responsabilidades y actividades que deben desempeñar para seguir contribuyendo

con la labor y mejora de la Compañía.

En virtud de la problemática anterior resulta indispensable la creación de manuales

administrativos para el personal en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

1.2. Hipótesis

Comprobar o rechazar la hipótesis: Las deficiencias del personal administrativo y

operativo en Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía

Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos cinco años, es debido a la falta de

manuales administrativos.

4

1.3. Objetivos

Los objetivos de la investigación graficados son los siguientes:

1.3.1. Objetivo general

Evitar las deficiencias del personal administrativo y operativo, en Compañía

Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.

1.3.2. Objetivos específicos

a) Comprobar o rechazar la hipótesis: Las deficiencias del personal administrativo y

operativo, en Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía

Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos cinco años.

b) Fortalecer la organización para la ejecución de tareas y responsabilidades para el

personal administrativo.

1.4. Justificación

Hoy en día no tener definidas las responsabilidades y las actividades a desarrollar de

cada perfil de puesto por escrito, puede ocasionar un descontrol de manera frecuente

dentro de la Compañía, esto porque los trabajadores no saben lo que tienen que

hacer. Es así que se considera fundamental la elaboración de Manuales

Administrativos de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

5

1.5. Metodología

Los métodos y técnicas empleadas para la elaboración del presente trabajo de

graduación, se expone a continuación: entre estos métodos y técnicas tenemos.

1.5.1. Métodos

Los métodos utilizados variaron en relación a la formulación de la hipótesis y la

comprobación de la misma; así:

Para la formulación de la hipótesis, el método utilizado fue el deductivo, el que fue

auxiliado por el método del marco lógico para formular la hipótesis y los objetivos

de la investigación, diagramados en el árbol de problemas y objetivos, que forman

parte del anexo de este documento.

Para la comprobación de la hipótesis, el método utilizado fue el inductivo, que contó

con el auxilio de los métodos: estadístico, analítico y sintético.

1.5.1.1. Métodos utilizados en la formulación de la hipótesis

Método deductivo.

Para la formulación de la hipótesis el método principal fue el deductivo, el cual

permitió conocer aspectos generales del área administrativa; a través de distintas

técnicas las cuales serán descritas, posteriormente se procedió a la formulación de la

hipótesis.

6

Método del marco lógico

Este permitió encontrar la variable dependiente e independiente de la hipótesis,

además de definir el área de trabajo y el tiempo que se determinó para desarrollar la

investigación, y la diagramación de la hipótesis que se encuentra en el anexo “1” o

árbol de problemas. El método del marco lógico, permitió entre otros aspectos,

encontrar el objetivo general y específico de la investigación.

1.5.1.2. Métodos utilizados en la comprobación de la hipótesis

Método inductivo

Para la comprobación de la hipótesis, el método principal utilizado fue el inductivo,

con el que se pudo obtener resultados específicos o particulares de la problemática

identificada; lo cual sirvió para diseñar conclusiones y premisas generales, a partir

de tales resultados específicos o particulares.

Método estadístico y de análisis

Después de recabar la información contenida en las boletas, se procedió a tabularlas;

para cuyo efecto se utilizó el método estadístico y el método de análisis. Estos

métodos consisten en la interpretación de los datos tabulados, en valores absolutos y

relativos, obtenidos después de la aplicación de las boletas de investigación, que

obtuvieron como objeto la comprobación de la hipótesis previamente formulada.

7

Método de síntesis

Interpretada la información, se utilizó el método de síntesis, a efecto de obtener las

conclusiones y recomendaciones del presente trabajo de investigación; el que sirvió

además para hacer posible la totalidad de la investigación, con los resultados

obtenidos producto de la investigación de campo efectuada.

1.5.2. Técnicas

Las técnicas empleadas, variaron de acuerdo a la etapa de la formulación de la

hipótesis y a la comprobación de la misma; así:

1.5.2.1. Técnicas empleadas para la formulación de la hipótesis

Observación directa

Esta técnica se utilizó directamente en el área administrativa, a cuyo efecto, se

observó la forma en que se efectuaba el proceso administrativo.

Investigación documental

Esta técnica se utilizó a efectos de determinar si se poseían documentos similares o

relacionados con la problemática a investigar, a fin de obtener un historial que

permitiera justificar el estudio mediante una proyección y correlación acerca de la

problemática.

8

Entrevista

Formada una idea general de la problemática, se procedió a entrevistar al personal

del área administrativa, a efectos de obtener información más precisa sobre la

problemática detectada.

1.5.2.2. Técnicas empleadas para la comprobación de la hipótesis

Para la comprobación de la hipótesis se aplicaron las siguientes técnicas:

Encuesta

Previo a desarrollar la entrevista, se procedió al diseño de boletas de investigación,

con el propósito de comprobar las variables dependiente e independiente de la

hipótesis previamente formulada.

Las boletas, previo a ser aplicadas a la población objetivo, sufrieron un proceso de

prueba, con la finalidad, de hacer más efectivas las preguntas y propiciar que las

respuestas, proporcionaran la información requerida, después de ser aplicada.

Determinación de la población a investigar

Se determinó realizar un censo y conocer los resultados conforme al total de 90

colaboradores que pertenecen a la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

9

II. MARCO TEÓRICO

El presente documento de investigación se basa en los conceptos, definiciones,

principios y teorías relacionadas con manuales administrativos. Con la finalidad de

desarrollar el presente capitulo fue objeto de consulta la bibliografía de autores

nacionales y extranjeros, medios de comunicación visual y escritos. Todo ello

permite sustentar las definiciones conceptuales.

2.1 Aspectos conceptuales

2.1.1. Administración

Chiavenato (2001) afirma que, la administración es el proceso de planear, organizar,

dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales.

Robinns (2010), considera a esta como la coordinación de las actividades de trabajo

de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través

de ella.

Koontz (2004), define a esta disciplina como el proceso de diseñar y mantener un

entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos, cumplan eficientemente

objetivos específicos.

Es el proceso de planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar la ejecución de las

actividades para alcanzar metas en común de una organización.

10

2.1.2. Proceso administrativo

Según Chiavenato (2001), las funciones administrativas en un enfoque sistemático

conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los

elementos planificación, organización, dirección y control.

Fayol (2002), define el proceso administrativo como prever, organizar, comandar,

coordinar y controlar.

Ferman (1996), dice que el proceso administrativo va dirigido a planificar,

organizar, dirigir y controlar, las actividades de los miembros de la organización y el

empleo de todos los demás recursos organizacionales.

El proceso administrativo es definido principalmente por la ejecución de las

funciones administrativas, las cuales son: planeación, organización, integración,

dirección y control. Que son de mayor importancia dentro de una organización para

la toma de decisiones.

2.1.2.1. Planificación

a) Definición. “Es el proceso de decidir sobre los objetivos de la organización, sobre

los recursos usados para lograr estos objetivos y sobre las políticas que gobiernan la

adquisición, uso y disposición de estos recursos”.

Es un paso en el proceso administrativo donde se determina un problema.

11

b) Principios de la planeación

De la flexibilidad

De la unidad

De la precisión

c) Elementos de la planeación

Misión

Visión

Objetivos

Políticas

Estrategias

Normas

2.1.2.2. Organización

a) Definición. “Determinación de cuáles son las actividades a realizar, quién las

llevará a cabo, cómo deben agruparse éstas, quién informa a quién y dónde se

tomarán las decisiones”.

La organización es en donde se debe establecer orden jerárquico, conformado un

grupo de personas, por subsistemas para cumplir una serie de tareas o funciones

específicas y una administración que lleve a cumplir los objetivos propuestos.

12

b) Principios de la organización

De la especialización

De la unidad de mando

Del equilibrio de autoridad y responsabilidad

Del equilibrio dirección-control

Descripción de funciones, actividades y obligaciones

c) Elementos de la organización

Funciones

Jerarquía

Puestos

d) Instrumentos de la organización

Organigramas

Organigramas verticales

Organigramas funcionales

2.1.2.3. Integración

a) Definición. “Comprende la función a través de la cual el administrador elige los

recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas

para ejecutar los planes”.

13

Es la parte donde se obtienen los elementos o recursos tanto materiales como

humanos, que la planeación y organización determinan necesarios.

b) Principios de la integración de personal y sus etapas

De la adecuación de hombres y funciones

De la provisión de elementos administrativos

De la importancia de la introducción adecuada

c) Elementos o etapas de la integración de personas

Reclutamiento

Selección

Introducción o inducción

2.1.2.4. Dirección

a) Definición. “Elemento de la administración en el que se logra la realización

efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador ejercida a

base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad.

b) Principios de la dirección

De la coordinación de intereses

De la impersonalidad de mando

Principio de la vía jerárquica

14

c) Elementos de la dirección

Motivación

Comunicación

Liderazgo

d) Medios de la dirección

Delegación

Mando

2.1.2.5. Control

a) Definición. “El proceso de vigilar actividades para asegurar que se cumplan como

se planificó y corregir cualquier desviación significativa”.

b) Principios de control

Del carácter administrativo

De los estándares

De excepción

c) Elementos del control

Estándares y controles

Evaluación de resultados

15

d) Tipos de control

Control potro alimentación

Control concurrente

Control de retroalimentación

2.1.3. Manuales administrativos

Según Franklin (2009:244): Los manuales administrativos son documentos que

sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en

forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización

(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos,

elementos de calidad), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que

desempeñe mejor sus tareas.

2.1.3.1. Objetivos de los manuales administrativos

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.

Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y

desarrollo del personal.

16

2.1.3.2. Clasificación

a) Por su naturaleza o área de aplicación

Micro administrativos

Macro administrativos

Meso administrativos

b) Por su contenido

Organización

Procedimientos

Gestión de la calidad

Historia de la organización

Políticas

Contenido múltiple

Puestos

Ventas

Producción

Finanzas

Personal

Operación

Sistemas

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2.1.4. Manual de organización

Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la

descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos

puestos de trabajo que componen su estructura.

Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,

legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles

jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad.

Un manual de organización da a conocer información sobre el funcionamiento de la

entidad, su estructura, la responsabilidad en los distintos puestos de trabajo, así

como el objetivo que deberá cumplir cada uno dentro de la organización. También

incluye los niveles jerárquicos.

2.1.4.1. Objetivo del manual de organización

El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la

estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas

específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo los objetivos de

un manual de organización son:

Presentar una visión de conjunto de la organización

Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para establecer

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar emisiones

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Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y

propiciar la uniformidad en el trabajo

Facilitar el reclutamiento y selección de personal

2.1.4.2. Contenido

El contenido de un manual de organización varía de acuerdo con el tipo y la

cantidad de material que desea detallar, en este caso se incluyen las variantes que

pudieran presentarse para cada uno de los manuales que a continuación se presentan:

a) Identificación. Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización.

Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre

de la unidad a que se refiere). Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en

su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

b) Índice o Contenido. Relación de los capítulos o apartados que constituyen el

cuerpo del documento.

c) Prólogo y/o Introducción. Sección en donde se explica qué es el manual, su

estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.

Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente

del más alto nivel jerárquico.

d) Antecedentes históricos. Descripción de la génesis de la organización o del área

descrita en el manual, en la que se indica su origen.

19

f) Legislación o base legal. Este apartado, contiene una lista de títulos de los

principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización,

de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Es recomendable que las

disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes,

convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso

debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición.

g) Atribuciones. Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la

organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus

actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento,

capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).

h) Estructura Orgánica. Descripción ordenada de las unidades administrativas de una

organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la

estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el

organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a

su nivel jerárquico.

i) Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la

composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas

relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de

autoridad, supervisión y asesoría.

20

j) Funciones. Especificación de las tareas esenciales a cada uno de los cargos y/o

unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para

cumplir con las atribuciones de la organización. Es conveniente que en la

presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura

orgánica

Que sigan el orden establecido en la estructura

Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo

k) Descripción de Puestos. Reseña del contenido básico de los puestos que

componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información:

Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación)

Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las

facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría

Funciones generales y específicas

Responsabilidades o deberes

Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la

organización, así como las que debe establecer externamente

Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y

personalidad

21

2.1.5. El manual de funciones y perfil de puestos

Para MONDY Y NOE (2005), un descriptor de puestos es un documento que

establece las tareas, deberes y responsabilidades del puesto. El descriptor de puesto

debe proporcionar las definiciones concisas del trabajo que se espera realicen los

colaboradores e indicar que hacen, como lo hacen y las condiciones en las que las

tareas se llevan a cabo.

Por otro lado, Puchol (2007), ofrece una información general de lo que debe incluir

un descriptor de puesto disponiendo de una información que contenga, al menos, los

siguientes puntos:

Descripción clara, concreta, analítica de las tareas y funciones que constituye

cada puesto.

Requerimientos físicos y mentales, preparación, experiencias previas, que debe

reunir una persona para desempeñar el puesto de trabajo.

También Alles (2006), indica que un descriptor de puesto brinda información sobre

las obligaciones del puesto, responsabilidades, autoridad, relacionada con otros

puestos.

Chiavenato (2009), define que la descripción del cargo es una representación

simplificada del contenido y de las principales responsabilidades del puesto de

trabajo.

22

El manual de procedimientos consiste en establecer las actividades del puesto, las

obligaciones y responsabilidades. También define como se deben realizar las

actividades, cuando, como y con qué esmero deberá de realizarse para cumplir con

los objetivos trazados.

2.1.5.1. Puesto

Para Chiavenato (2007), el puesto se compone de todas las actividades

desempeñadas por una persona, las cuales pueden incluirse en un todo unificado que

ocupa una posición formal en el organigrama. Para desempeñar sus actividades, la

persona que ocupa un cargo debe tener una posición definida en el organigrama.

Puesto son todas aquellas actividades realizadas por una persona con el fin de

satisfacer las necesidades de la organización y que ocupa un espacio dentro de la

estructura organizacional.

2.1.5.2. Función

Es un conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones (cargos por meses) que el

ocupante del cargo ejecuta de manera sistemática y reiterada. También puede

ejecutarlas un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de manera

transitoria o definitiva.

23

Son todas aquellas actividades y atribuciones, las cuales deberá ejecutar una persona

para cumplir con un determinado proceso y obtener un resultado óptimo de

satisfacción.

2.1.5.3. Tarea

Según Chiavenato (2007), las tareas son cargos simples y rutinarios (como los que

ejercen los que trabajan por horas o los obreros).

Tarea es la ejecución de las actividades asignadas de manera eficiente.

2.1.5.4. Atribución

Para Chiavenato (2007), atribución es una actividad individual que ejecuta la

persona que ocupa un cargo. En general se refiere a cargos más diferenciados

(ocupados por quienes trabajan por meses o por los empleados de oficina), la

atribución es una tarea más sofisticada, más intelectual y menos material.

La atribución es una tarea asignada de manera directa, las cuales deben de ejecutarse

de forma individual sin desligarse de ella o asignársela a otra persona.

2.1.5.5. Competencias

ALLES (2007) citando la definición emitida por Spencer y Spencer, quien afirma

que la competencia es una característica subyacente de un individuo que esta

casualmente relacionada a un estándar de efectividad en un trabajo o situación.

24

Es decir, la competencia es una parte profunda de la personalidad y puede predecir

el comportamiento de una amplia variedad de situaciones y desafíos laborales, que

origina o anticipa el comportamiento y el desempeño.

Según (ALLES, 2007) las competencias se clasifican en cinco tipos:

Motivación: son los intereses que una persona considera o desea

consistentemente

Características personales: comprende las características físicas y respuestas

emitidas ante situaciones o información

Conocimiento: hace referencia a la información que una persona posee sobre

algunas áreas en específico

Habilidad: es la capacidad de desempeñar cierta tarea física o mental

Las competencias laborales son las habilidades que desarrolla una persona en la

ejecución de las tareas, haciéndola diferente a las demás personas, las cuales están

integradas al conocimiento que adquiere y la motivación con la que realiza su labor

2.1.6. Manual de normas y procedimientos

El manual de procedimientos es un documento interno, en el que se puntualiza la

descripción de todas las actividades que deben realizar las personas para la ejecución

de una o varias funciones, dentro de una unidad administrativa.

25

Un manual de normas y procedimientos es un documento interno en el cual se da a

conocer de manera precisa los lineamientos a seguir para la ejecución de las

actividades y funciones dentro de un departamento o sección.

2.1.6.1. Contenido de un manual de procedimientos

El contenido de estos manuales es el siguiente:

a. Identificación

Logotipo de la organización

Nombre oficial de la organización

Lugar y fecha de elaboración

Número de revisión

Unidades responsables de su elaboración revisión y autorización

Clave de la forma

b. Índice

Índice temático

c. Introducción

Se explicará de forma breve y resumida el contenido del documento.

26

d. Base legal

Se trata del marco jurídico-administrativo bajo el cual se deben desarrollar los

procedimientos.

e. Objetivos del manual

Los objetivos de un manual de procedimientos son varios como ya se ha

mencionado anteriormente.

f. Áreas de aplicación y/o alcance

Se mencionarán las áreas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los

procedimientos.

g. Políticas o normas de operación

Situaciones conductas o actividades que se pueden presentar en la ejecución y por

esto se recurre a cursos de acción bajo los cuales se tiene que ajustar el manual.

h. Procedimientos:

El procedimiento se describirá mencionando las actividades en orden cronológico, la

unidad encargada y el puesto responsable de su ejecución.

27

2.1 Aspectos referenciales

2.1.1. Macro localización

Historia

En el remoto pasado el territorio Cotzumalguapa fue ocupado por una potente

civilización. De ello hay suficientes vestigios arqueológicos en los alrededores de la

población. Esta región fue ocupada por tribus pipiles que vinieron del norte a

mediados del siglo VII de la era cristiana eligieron la región y con ello se asentaron

en el sitio, edificando calzadas y palacios, así como templos para sus dioses,

viviendo aquí por espacio de 200 años, tiempo en que todo el comercio se hizo con

el imperio Azteca.

Su gobierno era monárquico y hereditario, cuando hacía falta las mujeres tomaban

parte en el gobierno, pero siempre respetando el orden jerárquico.

Su religión fue sanguinaria e idolatra, no correspondiendo con el grado de cultura

que habían alcanzado, tuvieron un intenso comercio, una gran industria y una

desarrollada agricultura. En arquitectura estuvieron muy avanzados como lo

demuestran las ruinas de sus edificaciones donde quedaron huellas de su opulencia.

28

Ubicación

El municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa se encuentra ubicado al sur del

departamento de Escuintla, con una altitud desde los 115.82 msnm hasta los 844.28,

tiene una extensión territorial de 432 kilómetros cuadrados y se encuentra a una

distancia de 32 kilómetros de la cabecera departamental y a 90 km de la ciudad

capital.

En coordenadas

Latitud: Norte 14º 19´54”

Longitud: Oeste 91º01´30”

Colindancias

Sus límites y colindancias son:

Al sur con los municipios de: La Gomera y Nueva Concepción, Al este con el

municipio de Siquinalá, Al oeste con los municipios de la Nueva Concepción del

departamento de Escuintla y Patulul del departamento de Suchitepéquez

Vías de comunicación

Las principales vías de acceso que conectan al municipio con el resto del

departamento y del país son principalmente la CA1 y CA2.

29

Población

Según datos obtenidos del Instituto Nacional de Estadística (INE), para el año 2009,

tiene una población de 117,869 habitantes. Se encuentra distribuido por género de la

siguiente forma: 49% mujeres y 51% hombres, la población del municipio, se

encuentra distribuida en: área rural con un 42.48% y urbano 57.52%.

Etnias

La población del municipio, se encuentra distribuida étnicamente de la siguiente

manera: un 90% no indígena y el 10% indígena, aunque su tendencia es decreciente

por un proceso de acoplamiento a la cultura local y pérdida de la práctica y

costumbre de la cultura maya por parte de grupos minoritarios

Geografía

Figura No. 1: Mapa satelital, Santa Lucia Cotzumalguapa

Fuente: http://www.guiarte.com/mapas-destinos/satelite_poblacion_santa-lucia-cotzumalguapa.html

http://www.guiarte.com/mapas-destinos/satelite_poblacion_santa-lucia-cotzumalguapa.html

30

Hidrografía

El municipio es atravesado por los siguientes ríos: Sub-Cuenca, Río Coyolate, Río

San Cristóbal, Río Acomé y Río Agüero, Micro-Cuenca de Río San Cristóbal, Río

Aguna, Río Xata, Río Pantaleón, Río Cabeza de Toro, Río Pacaya y Río

Pantaleoncito.

Economía

En esta dimensión se destaca las actividades y factores que determinan la

producción, la vinculación de mercados y la organización empresarial que existe en

el municipio, la economía y producción de Santa Lucía Cotzumalguapa, está basada

principalmente en actividades agroindustriales, pecuarias y de servicios.

Educación

En el municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa, existe la cobertura de educación de

los cuatro niveles: pre-primaria, primaria, básico y diversificado. La infraestructura

educativa en el nivel primario y pre-primario, tiene deficiencia, no reúne las

condiciones de higiene física y mental que se necesita para formar niños.

31

2.2.2 Micro localización

Ubicación

Está ubicada en el Km 96.5 carretera a Mazatenango CA2.

En coordenadas

Latitud: Norte 14º36´46”

Longitud: Oeste 91º09´63”

Historia

Compañía Agrícola Industrial Aguna S.A. también llamada anteriormente Aguna

Floresta, está ubicada en el Municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa del

departamento de Escuintla, y su extensión es de 25 caballerías que equivale a (1,600

manzanas) y que está dividida en 5 caballerías de cultivo de caña (320 manzanas) 3

caballerías de pasto para ganado (192 manzanas) 3 caballerías de hule (192

manzanas) 2 caballerías de bosque no cultivado (128 manzanas). 12 caballerías de

cítricos naranja (768 manzanas). Dicha finca fue constituida en el año 1,950 y su

representante legal es el Ingeniero Héctor Ricardo Leal Pivaral.

En el año 1,970 la finca inicio con cultivos de café, naranja (valencia), cacao,

cardamomo, caña y ganado. Ya en el año 1,996 la finca se queda totalmente solo con

el cultivo de naranja, limón y caña.

32

En el año 2,013 se siembra hule y se tala todo el limón. Actualmente la finca cuenta

con los cultivos de naranja y hule. Las colindancias de la finca son las siguientes: al

norte con finca Recompensa, al sur con finca Cañaverales del Sur, al este con finca e

ingenio Madre Tierra y al oeste con finca San Isidro.

Labor productiva

Producción agrícola (Naranja Valencia, Caña y Hule).

Misión

Ofrecer un producto que cumpla con los parámetros exigidos en la calidad y

estándares de sanidad, satisfaciendo las necesidades de los consumidores para lograr

competir en el mercado nacional.

Visión

Ser una empresa líder en exportación de cítricos, reconocida a nivel internacional,

por la calidad y seguridad de nuestro producto de manera permanente y confiable.

Políticas

Políticas de calidad en la producción de productos naturales. Políticas de seguridad:

ingreso a las instalaciones y sus campos de producción solo personal autorizado.

Políticas de educación: servicio de nivel primaria únicamente a hijos de

colaboradores de la compañía.

33

III. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

Para la comprobación de la hipótesis: “Propuesta de manuales administrativos para

el personal en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., del Municipio de Santa

Lucía Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos 5 años es debido a la falta de

manuales administrativos”, se ejecutó un estudio de campo, para comprobar las

variables dependiente e independiente. Se utilizaron dos encuestas, una para cada

variable.

Al comprobar las variables, se alcanza el primer objetivo de la investigación, que es

la comprobación de la hipótesis.

Los resultados obtenidos en el trabajo de campo son tabulados, graficados y

analizados a continuación:

34

Si

12%

No

88%

Variable dependiente “Y” (Efecto)

Cuadro No. 1: Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar

labores dentro de la Compañía.

Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016

Gráfica No. 1: Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar

labores dentro de la Compañía.


Análisis: De acuerdo a los datos obtenidos se puede determinar que el 88% del

personal no cuenta con una adecuada inducción, por lo que es necesario un manual

que describa sus funciones a ejecutar.

Respuesta % por respuesta No. de respuestas

Si 12 11

No 88 79

Total 100 90

35

Cuadro No. 2: Conocimiento sobre si la Compañía le indicó al personal los

procedimientos en la ejecución de las actividades a desarrollar en el puesto.


Gráfica No. 2: Conocimiento sobre si la Compañía le indicó al personal los

procedimientos en la ejecución de las actividades a desarrollar en el puesto.


Análisis: De acuerdo a los datos obtenidos se observa que el 84% del personal no le

indicaron adecuadamente los procedimientos a seguir, por lo que es necesaria la

implementación de un manual de normas y procedimientos.


Si 16 14

No 84 76

Total 100 90

Si

16%

No

84%

36

Cuadro No. 3: Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto

de trabajo.


Gráfica No. 3: Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto

de trabajo.


Análisis: Según resultados obtenidos el 94% del personal desconoce los objetivos de

su puesto de trabajo, por lo que se hace evidente la falta de un manual de puestos y

funciones.

Si

6%

No

94%


Si 6 5

No 94 85

Total 100 90

37

Cuadro No. 4: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía ha recibido

capacitaciones para mejorar su desempeño laboral.


Si 0 0

No 100 90

Total 100 90 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016

Gráfica No. 4: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía ha recibido

capacitaciones para mejorar su desempeño laboral.


Análisis: Según datos obtenidos se determina que el 100% del personal no recibe

capacitaciones para el mejoramiento de su desempeño laboral.

Si

0%

No

100%

38

Cuadro No. 5: Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el

orden jerárquico.


Si 24 22

No 76 68


Gráfica No. 5: Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el

orden jerárquico.


Análisis: El 76% de los encuestados indicaron que cuando reciben una orden no se

respeta el orden jerárquico.

Si

24%

No

76%

39

Variable dependiente “X” (Causa)

Cuadro No. 6: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía sabe que es un

manual administrativo.


Si 16 14

No 84 76


Gráfica No. 6: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía sabe que es un

manual administrativo.


Análisis: El 84% del personal encuestado desconoce que es un manual

administrativo, por lo que se hace notoria la implementación de manuales.

Si

16%

No

84%

40

Cuadro No. 7: Conocimiento sobre si la Compañía cuenta con manuales

administrativos.


Si 0 0

No 100 90


Gráfica No. 7: Conocimiento sobre si la Compañía cuenta con manuales

administrativos.


Análisis: El 100% de los encuestados opinan que no existen manuales dentro de la

compañía, lo cual hace evidente la necesidad de implementación de manuales.

Si

0%

No

100%

41

Cuadro No. 8: Conocimiento sobre si la Compañía le ha proporcionado al personal

las normas y procedimientos por escrito.


Si 0 0

No 100 90


Gráfica No. 8: Conocimiento sobre si la Compañía le ha proporcionado al personal

las normas y procedimientos por escrito.


Análisis: El 100% del personal encuestado respondió que no se les ha proporcionado

un manual de forma escrito solo de manera verbal, lo cual se hace necesario

implementarlo de forma escrita.

Si

0%

No

100%

42

Cuadro No. 9: Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales

administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización.


Si 92 83

No 8 7


Gráfica No. 9: Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales

administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización.


Análisis: Según los datos obtenidos el 92% de los encuestados respondió que

utilizan más tiempo para la realización de las actividades debido a la falta de un

manual que les indique como realizar las actividades.

Si

92%

No

8%

43

Cuadro No. 10: Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de

manuales administrativos para mejorar el desempeño laboral en la Compañía.


Si 100 90

No 0 0


Gráfica No. 10: Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de

manuales administrativos para mejorar el desempeño laboral en la Compañía.


Análisis: El 100% del personal encuestado considera necesario el uso de un manual

que mejore la ejecución de las actividades de una manera eficiente y eficaz.

Si

100%

No

0%

44

IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Los datos obtenidos por medio de la investigación de campo muestran los factores

que indican las deficiencias de la desorganización en las actividades laborales de la

Compañía, se recomienda emplear las sugerencias descritas a continuación.

4.1. Conclusiones

En el desarrollo de la investigación fue posible identificar los siguientes problemas:

1. El personal no cuenta con la inducción adecuada de los procedimientos y

actividades diarias a ejecutar.

2. El personal desconoce los objetivos de su puesto y área de trabajo.

3. El personal no cumple el orden jerárquico.

4. Se desconoce que es un manual administrativo.

5. El personal carece de un manual administrativo.

45

4.2. Recomendaciones

Para solucionar los problemas identificados anteriormente se recomienda:

1. Implementar un Manual de Normas y Procedimientos para la comunicación de

las actividades y que puedan desarrollarse de forma ordenada.

2. Aplicar el Manual de Funciones y Perfiles, para tener un respaldo de las funciones

y objetivos de cada puesto.

3. Implementar el Manual de Organización en cada una de las unidades del

organigrama de la Compañía para la ejecución de las actividades respetando la línea

de mando, permitiendo al personal que lleven a cabo sus actividades de forma

inmediata.

4. Implementar un programa de capacitación sobre el conocimiento de cada uno de

los manuales administrativos.

5. Aplicar seguimiento sobre desempeño y resultados de cada manual administrativo

propuesto para la verificación de la reducción del tiempo y ejecución de las

actividades de cada puesto de trabajo.

46

Bibliografía

1. AGUSTIN REYES PONCE (2007); “Teoría y Práctica de Administración de

Empresas”

2. CHIAVENATO, I. (2001). Introducción a la Administración. México: Mc Graw

Hill.

3. FRANKLIN, ENRIQUE BENJAMÍN. (2004). (2da edición). Organización de

Empresas. México. Mc. Graw - Hill.

4. GÓMEZ, GUILLERMO. (1994). (8va edición). Planeación y Organización de

Empresas. México. Mc. Graw- Hill.

5. IDALBERTO CHIAVENATO (2007),"Introducción a la Teoría General de la

Administración”.

6. ROBBINS, STEPHEN P. (1996) “Comportamiento Organizacional”. 7ma.,

edición, Prentice Hall.

47

Anexos

48

Anexo 1. Árbol de problemas.

Tópico: Propuesta de manuales administrativos en Compañía Agrícola Industrial

Aguna S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.

Efecto

(Variable dependiente o “Y”)

Problema central

Causa principal

(Variable independiente o “X”)

Comprobar o rechazar la hipótesis: Las deficiencias del personal administrativo y

operativo, en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía

Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos cinco años, es debido a la falta de


Carencia de organización para la

ejecución de tareas y responsabilidades

para el personal administrativo.

Falta de manuales administrativos para

el personal en la Compañía Agrícola

Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía

Cotzumalguapa, Escuintla.

Deficiencias del personal administrativo

y operativo, en Compañía Agrícola

Industrial Aguna S.A., Santa Lucía

Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos

cinco años.

49

Anexo 2. Árbol de objetivos.

Conforme al árbol de problemas se determinan objetivos mediante los cuales se

satisfaga el interés de eliminar las causas de la problemática, dando solución a la

misma, de esta forma eliminar los efectos generados y mejorar los niveles de

eficiencia y eficacia en la Compañía, tanto en el aumento de la productividad como

reducir las deficiencias del personal administrativo y operativo.

Objetivo General

Objetivo Especifico

Medio de Solución

1. Comprobar o rechazar la hipótesis:

Las deficiencias del personal administrativo

y operativo, en la Compañía Agrícola

Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía

Cotzumalguapa, Escuintla es los últimos

cinco años, son debido a la falta de


2. Fortalecer la organización para la

ejecución de tareas y responsabilidades

para el personal administrativo.

Evitar las deficiencias del personal

administrativo y operativo, en la compañía

Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa

Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.

Propuesta de manuales administrativos para

el personal en Compañía Agrícola Industrial

Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa,

Escuintla.

50

Anexo 3: Cálculo de la muestra.

Se determinó que el total de la población como objeto de estudio son: 90

colaboradores, por lo que fue necesario realizar un censo para la variable

dependiente (efecto) 90 personas del área administrativa y operativa, para la variable

independiente (causa) 90 personas del área administrativa y operativa, para el

problema central son un total de 13 personas del área administrativa.

Análisis: Después de haber realizado el censo para la población objeto de estudio se

determinó una muestra equivalente a:

Variable dependiente (efecto): 90 personas

Variable independiente (causa): 90 personas

Problema central: 13 personas

51

Anexo 4: Cálculo de correlación.

El coeficiente de correlación fue ejecutado mediante el cálculo matemático

estadístico correspondiente, al considerar que el efecto es: las deficiencias del

personal administrativo y operativo por medio del aumento de llamadas de atención,

se tomó como dato para el cálculo respectivo el historial de colaboradores que

presentaron llamadas de atención por la carencia de organización del personal

administrativo dentro de la Compañía, del año 2011 al año 2015.

Se estableció que el coeficiente de correlación debe encontrarse en un rango de:

± 0.80 a 1

Tabla de frecuencias para el cálculo de correlación.

AÑO X (años)

Colaboradores con

llamadas de atención

a razón de carencia

de organización

XY X² Y²

2011 1 10 10.00 1 100.00

2012 2 15 30.00 4 225.00

2013 3 17 51.00 9 289.00

2014 4 22 88.00 16 484.00

2015 5 25 125.00 25 625.00

Totales 15 89 304.00 55 1723.00

FORMULA:

n∑XY-∑X*∑Y

r = ________________________

n∑X²-(∑X)²*(n∑Y²)-(∑Y)²

52

n= 5

∑X= 15

∑XY= 304

∑X²= 55

∑Y²= 1723.00

∑Y= 89

n∑XY= 1520

∑X*∑Y= 1335

NUMERADOR= 185

n∑X²= 275

(∑X)²= 225

n∑Y²= 8615.00

(∑Y)²= 7921.00

n∑X²-(∑X)²= 50

n∑Y²-(∑Y)²= 694

(n∑X²-(∑X)²)*(n∑Y²-(∑Y)²)= 34700.00

Denominador: 186.2793601

r= 0.993132035

Análisis: Tras el desarrollo del cálculo correspondiente se determinó un coeficiente

de correlación equivalente a 0.99. Este coeficiente permite tener confiabilidad

estadística en los datos para desarrollar el cálculo de proyección.

53

Anexo 5: Cálculo de proyección.

Conforme a los datos utilizados para calcular el coeficiente de correlación se

desarrolló el planteamiento matemático estadístico para inferir una proyección que

indique como podrían comportarse los datos a cinco años futuro.

Calculo de proyección:

n= 5

∑X= 15

∑XY= 304

∑X²= 55

∑Y²= 1723.00

∑Y= 89

n∑XY= 1520

∑X*∑Y= 1335

NUMERADOR

de b: 185

Denominador de b:

n∑X²= 275

(∑X)²= 225

n∑X² - (∑X)² = 50

b= 3.7

Numerador de a:

∑Y= 89

b * ∑X = 55.5

Numerador de a: 33.5

a= 6.7

FORMULAS: FORMULAS:

∑y - b∑x

b = a =

n

n∑X²-(∑X)²

n∑XY-∑X*∑Y

54

Cálculo para el año “6”

Y= A + (b*X)

Y= 6.7 + 3.7 X

Y (2011)= 6.7 + 3.7 6

Y (2015)= 28.9

Este cálculo se repite para el año 7, 8, 9 y 10. Con el planteamiento del proyecto se

estima la reducción de llamadas de atención a razón de las deficiencias del personal

administrativo y operativo en un 90%. Análisis comparativo con y sin proyecto:

Año Sin proyecto Con proyecto Diferencial

2016 29 3 26

2017 33 3 29

2018 36 4 33

2019 40 4 36

2020 44 4 39

Los datos presentados anteriormente representan un comparativo entre el número de

llamadas de atención causadas por las deficiencias del personal administrativo y

operativo de las que formaran parte los colaboradores de acuerdo con la proyección

calculada con base a la ecuación de la recta, esto comparado con la proyección

estimada de reducción de llamadas de atención la cual se determinó en una

reducción del 90% a los datos presentados anualmente, además se indica la

diferencia entre el número de llamadas de atención con y sin proyecto para los años

de 2016 a 2020.

55

Anexo 6: Boleta de investigación (variable dependiente).

Boleta de investigación aplicada a: personal administrativo y

operativo de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

Santa Lucia, Cotzumalguapa Escuintla. Con el fin de

comprobar la variable dependiente (Y).

Universidad Rural de Guatemala Sede Sur 18 Escuintla.

Objetivo: Determinar cuáles son los factores que conllevan a las deficiencias del

personal administrativo y operativo.

Variable dependiente: Deficiencias del personal administrativo y operativo, en la

Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla

en los últimos cinco años.

1. ¿Recibió inducción al iniciar a laborar dentro de la compañía?

SI NO

2. ¿Le indicaron los procedimientos a seguir en la ejecución de cada una de las

actividades a desarrollar en el puesto?

SI NO

3. ¿Conoce los objetivos de su puesto de trabajo?

SI NO

4. ¿Ha recibido capacitaciones para mejorar su desempeño laboral?

SI NO

5. ¿Cuándo se da una orden se hace respetando el orden jerárquico?

SI NO

56

Anexo 7. Boleta de investigación para la (variable independiente)

Boleta de la investigación aplicada a: personal administrativo

de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A. Santa Lucia,

Cotzumalguapa Escuintla. Con el fin de comprobar la variable

independiente (X).


Objetivo: Determinar si el personal cuenta con manuales administrativos.

Variable independiente: Falta de manuales administrativos para el personal en la

Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.

1. ¿Sabe usted que es un manual administrativo?

SI NO

2. ¿Cuenta la compañía con manuales administrativos?

SI NO

3. ¿Le han proporcionado a usted las normas y procedimientos de la compañía por

escrito?

SI NO

4. ¿Cree usted que al no contar con manuales administrativos las actividades

conllevan más tiempo para su realización?

SI NO

5. ¿Considera necesario el uso de manuales administrativos para mejorar el

desempeño laboral en la compañía?

SI NO

57

Anexo 8. Propuesta para solucionar la problemática.

La propuesta fue diseñada de manera que permita cumplir los objetivos planteados

al principio de la investigación.

La propuesta está conformada por cinco resultados o componentes, estos son:

Resultado 1: Diagnóstico del problema.

Resultado 2: Manual de organización.

Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos.

Resultado 4: Manual de normas y procedimientos.

Resultado 5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora.

58

Medios para solucionar la problemática.

Resultado

5: Fortalecimi

ento de la

unidad

ejecutora

Resultado

1:

Diagnóstico

del

problema

Resultado 2:

Manual de

organización

Resultado

3:

Manual de

funciones y

perfil de

puestos

Objetivo Específico:

Fortalecer la organización para la ejecución de tareas y responsabilidades para el

personal administrativo.

Resultado 4:

Manual de

normas y

procedimientos


RESULTADO I

DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA



En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas

en el grado de Licenciado




Este documento fue presentado por el autor, previo a



Índice resultado I


Descripción general de la propuesta ……………………………………... 64

I Introducción………………………………………………………………. 66

1.1 Objetivo……………………………………………………………………66

1.2 Área de acción……………………………………………………………. 67

II Componentes del resultado………………………………………………. 67

2.1 Actividad 1: Diseño de la boleta de encuesta……………………………. 67

2.2 Actividad 2: Ejecución del estudio de campo…….……………………… 69

2.3 Actividad 3: Presentación y análisis de resultados………………………. 70

III Conclusiones y recomendaciones………………………………………… 75

3.1 Conclusiones……………………………………………………………… 75

3.2 Recomendaciones………………………………………………………… 76

Anexos de resultado………………………………………………………. 77

1 Ajuste de tiempo y costo…………………………………………………. 78

2 Plan de trabajo……………………………………………………………. 79

3 Presupuesto del resultado…………………………………………………. 80

Índice de cuadros resultado I


11 Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus actividades

laborales……………………………………………………............................. 70

12 Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le entregan un

formato para el control de lo realizado………………………………………. 71

13 Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar resultados

obtenidos……………………………………………........................................ 72

14 Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de labores al

personal………………………………………….............................................. 73

15 Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no corresponden a sus

funciones………………………………………................................................ 74

Índice de gráficas resultado I


11 Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus actividades

laborales……………………………………………………............................. 70

12 Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le entregan un

formato para el control de lo realizado………………………………………. 71

13 Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar resultados

obtenidos……………………………………………........................................ 72

14 Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de labores al

personal………………………………………….............................................. 73

15 Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no corresponden a sus

funciones………………………………………................................................ 74

64

Descripción general de la propuesta

Con el fin de ofrecer a la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A, una solución

viable a la problemática de estudio, se diseñó una propuesta que permita mejorar la

eficiencia en la organización.

La propuesta está conformada por cinco resultados y sus respectivas actividades,

estos son:

Resultado 1: Diagnostico del problema

Actividad 1: Diseño de la boleta de encuesta

Actividad 2: Ejecución del estudio de campo

Actividad 3: Presentación y análisis de resultados

Con este resultado se pretende medir la magnitud de la problemática de acuerdo al

conocimiento de la población sobre la misma.

Resultado 2: Manual de organización

Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual

Actividad 2: Diseño del manual de organización

Actividad 3: Presentación del manual de organización

Este resultado permitirá mejorar la eficiencia en la organización, permitiendo

mejores resultados en la Compañía.

65

Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos


Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puestos

Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos

Con este resultado se pretende establecer las descripciones y los perfiles de puestos

permitiendo el buen desempeño de las funciones en la Compañía.

Resultado 4: Manual de normas y procedimientos


Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos

Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos

Este resultado permitirá evitar las irregularidades que se han dado y alcanzar el

rendimiento, la eficiencia, la eficacia y transparencia en las actividades laborales.

Resultado 5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora

Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta

Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo

Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales

Este resultado indica las acciones que la unidad ejecutora deberá desarrollar para el

buen desarrollo de la propuesta. Con el desarrollo de estos cinco resultados y sus

actividades conforman la propuesta y dar solución a la problemática de estudio.

66

Resultado I: Diagnóstico del problema

I. Introducción:

Previo a desarrollar una propuesta que permita solucionar una problemática la cual

afecta a una población específica, se debe cuantificar la magnitud de la misma. La

cuantificación de la magnitud de una problemática ofrece indicadores que permitan

identificar los componentes de la propuesta.

El presente resultado contiene un estudio de campo por medio del cual se cuantifica

la magnitud del problema, por medio de la interpretación y análisis de los datos

obtenidos en el mismo, obteniendo en conclusión los problemas secundarios y en

recomendación sus posibles medios de solución.

1.1 Objetivo:

Medir la magnitud de la problemática de estudio en relación al conocimiento que la

población afectada tiene de la misma.

67

1.2 Área de acción:

El presente resultado está dirigido al personal administrativo de Compañía Agrícola

Industrial Aguna, S.A.

II. Componentes del resultado:

Resultado 1:

Diagnóstico del problema

Actividad 1:

Diseño de la boleta para el diagnóstico del problema

Actividad 2:

Ejecución del estudio de campo

Actividad 3:

Presentación y análisis de resultados

Desarrollo de actividades

2.1 Actividad 1: Diseño de la boleta para el diagnóstico del problema.

Para recopilar datos se aplicó la técnica de la encuesta, fue diseñada y realizada

conforme al problema central para posteriormente a realizar su respectiva

presentación y análisis de resultados obtenidos.

La boleta a utilizar para el diagnóstico de la problemática es la siguiente:

68

Boleta de la investigación aplicada al personal administrativo en

Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A. Santa Lucia,

Cotzumalguapa Escuintla, con el fin de medir la magnitud del

problema de estudio.


Objetivo: Identificar la carencia de organización del personal administrativo.

Problema central (Carencia de organización para la ejecución de tareas y

responsabilidades para el personal administrativo)

1. ¿Existe un documento donde se le indique sus actividades laborales?

SI NO

2. ¿Cuándo le asignan una labor de campo, le entregan algún formato para el

control de lo realizado?

SI NO

3. ¿Realiza reuniones de trabajo para revisar resultados obtenidos?

SI NO

4. ¿Se controla el horario de ingreso y egreso de labores al personal?

SI NO

5. ¿Realiza usted actividades que no corresponden a sus funciones?

SI NO

69

2.2. Actividad 2: Ejecución del estudio de campo.

La ejecución del estudio de campo se realizó el día 02 de mayo del 2016. El estudio

se realizó a 13 personas que conforman el personal administrativo.

Obtener las conclusiones finales del diagnóstico, revelar los principales problemas y

mostrar como las preguntas descritas con anterioridad se relacionan entre sí para

constituir la base de formular la fundamentación de cada uno de los resultados

propuestos que es el próximo punto a presentar.

A la población antes descrita se les aplico una encuesta la cual contenía 5 preguntas

con respuesta cerrada (SI – NO). Los datos obtenidos fueron consolidados,

tabulados y graficados.

Las tablas y graficas con los datos obtenidos en el estudio de campo fueron

analizados e interpretados de acuerdo al criterio del autor.

70

Si

0%

No

100%

Si No

3.2. Actividad 3: Presentación y análisis de resultados.

Cuadro No. 11: Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus

actividades laborales.


Si 0 0

No 100 13


Gráfica No. 11: Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus

actividades laborales.


Análisis: De acuerdo al resultado obtenido, el 100% de los encuestados indicaron

que desde el inicio de la relación laboral no existe ningún documento donde indique

formalmente un registro de las actividades que realizan.

71

Cuadro No. 12: Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le

entregan algún formato para el control de lo realizado.


Si 8 1

No 92 12


Gráfica No. 12: Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le

entregan algún formato para el control de lo realizado.


Análisis: Según la respuesta de las personas encuestadas el 92% no cuenta con

ningún formato, donde es necesario implementar un registro para llevar un mejor

control.

Si

8%

No

92%

Si No

72

Cuadro No. 13: Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar

resultados obtenidos.


Si 8 1

No 92 12


Gráfica No. 13: Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar

resultados obtenidos.


Análisis: Acorde a la encuesta realizada el 92% de la población manifiesta que no se

realiza reunión de trabajo, siendo lo correcto celebrar como mínimo una reunión

mensual para revisar indicadores.

Si

8%

No

92%

Si No

73

Cuadro No. 14: Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de

labores al personal.


Si 0 0

No 100 13


Gráfica No. 14: Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de

labores al personal.


Análisis: El 100% del personal encuestado opina que no tienen ningún control de

horario de salidas ni entradas en la ejecución de las actividades.

Si

0%

No

100%

Si No

74

Cuadro No. 15: Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no

corresponden a sus funciones.


Si 85 11

No 15 2


Gráfica No. 15: Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no

corresponden a sus funciones.


Análisis: El 85% del personal encuestado respondió que si realiza actividades

distintas para las que fue contratado, por lo mismo sus actividades no son realizadas

con especialidad.

Si

85%

No

15%

Si No

75

III. Conclusiones y recomendaciones

3.1. Conclusiones

Durante el desarrollo de la investigación se identificaron los problemas siguientes.

1. No existe un registro de actividades diarias asignadas al personal.

2. No existe un formato para el control realizado de las tareas y actividades.

3. No se realizan reuniones con todo el personal, para revisar resultados obtenidos.

4. No existe control de horarios de entradas y salidas en la ejecución de las

actividades.

5. No existe personal especializado en cada puesto, ya que realizan distintas

actividades.

76

3.2. Recomendaciones

Para eliminar los problemas anteriormente identificados se recomienda.

1. En la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., debe existir un documento que

le indique formalmente al personal un registro de tareas y actividades.

2. La Compañía debe implementar un formato de registro de actividades realizados

para llevar un mejor control de lo ejecutado por el personal.

3. Las reuniones para revisar resultados se debe realizar con todo el personal una vez

por mes.

4. Se debe implementar un documento que indique el horario de salida y entrada de

cada puesto de trabajo.

5. Se debe implementar un documento donde se definan las funciones específicas de

cada puesto y área de trabajo.

77

Anexos del resultado 1

78

Anexo 1

Ajuste de costo y tiempo del resultado No. 1

Insumos requeridos

Tie

mpo

No. Resultados y Actividades Números y descripción de

insumos

Precio

unitario (Q)

Total en

quetzales (Q)

Código

presupuesto

R1: Diagnóstico del problema

1

A1: Diseño de la boleta para el

diagnóstico del problema 02 horas de renta de

computadora 8.00 8.00 REC-001

M 3

T 1

A1

2

A2: Desarrollo de encuesta para

realizar el diagnóstico del

problema

13 impresiones

2 lapiceros

4 galones de gasolina

1.00

2.00

23.00

13.00

4.00

92.00

P-001

P-002

Co-001

M 2

T 2

A1

3

A 3: Presentación y análisis de

resultados 4 horas renta de


M3

T 3

A1

Total 133.00

79

Anexo 2

Plan de trabajo del resultado No. 1

No. Resultados y

actividades Responsable

Año 1

T1 T2 T3 T4

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

1 Resultado 1:

Diagnóstico del

problema

Fredy Anibal

López

González

1.1 Actividad 1:

Diseño de la

boleta para el

diagnóstico del

problema

Fredy Anibal

López

González

1.2 Actividad 2:

Desarrollo de

encuesta para

realizar el

diagnóstico del

problema

Fredy Anibal

López

González

1.3 Actividad 3:

Presentación y

análisis de

resultados

Fredy Anibal

López

González

80

Anexo 3

Presupuesto consolidado total y por seis meses del resultado No.1

Diagnóstico del problema

Renglón Componentes presupuestarios Seis meses (Q) Total (Q)

REC Renta de equipo electrónico y de computo

REC-001 Renta de computadora 24.00 24.00

P Papelería

P-001 Impresiones 13.00

P-002 Lapiceros 4.00 17.00

Co Combustibles

Co-001 Gasolina 92.00 92.00

Total 133.00


RESULTADO II

MANUAL DE ORGANIZACIÓN




el grado de Licenciado







Índice resultado II



I Introducción………………………………………………………………. 86

I.1 Objetivo……………………………………………………………………86

I.2 Área de acción……………………………………………………………. 86


II.1 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual. 87

II.2 Actividad 2: Diseño del manual de organización………………………… 88

II.3 Actividad 3: Presentación del manual de organización………...………… 100


III.1 Conclusiones……………………………………………………………… 101

III.2 Recomendaciones………………………………………………………… 102



2 Plan de trabajo……………………………………………………………. 105


84






estos son:













85




















86

Resultado II: Manual de Organización

I. Introducción:

En todas las empresas es importante contar con una buena organización ya que sus

procesos están relacionados y sus resultados se reflejan en la producción, en la

Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., ante la inexistencia de un manual de

organización surge la necesidad de diseñar e implementar este manual.

Con el fin de desarrollar los resultados que permitan alcanzar los objetivos

propuestos, debe ser considerado como un instrumento dinámico, sujeto a cambios

que surgen de las necesidades de la Compañía y debe permanecer bajo la revisión

técnica para mantener su utilidad.

1.1 Objetivo:

Definir la estructura organizacional, las responsabilidades y las funciones de cada

una de las áreas que integran Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.


El presente resultado está dirigido al personal administrativo de Compañía Agrícola

Industrial Aguna, S.A.,

87


Resultado II:

Manual de Organización

Actividad 1:

Identificación de los pasos para la elaboración del manual

Actividad 2:

Diseño del manual de organización

Actividad 3:

Presentación del manual de organización

2.1 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual.

Previo a la elaboración del manual, se llevará a cabo los siguientes pasos:

2.1.1. Descripción de la unidad de análisis previo al diseño del manual de

organización.

Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., está clasificada como una mediana

empresa, cuenta con 13 colaboradores administrativos, se encuentra organizada en

cinco jefaturas.

2.1.2. Metodología utilizada para recopilación de información.

La metodología utilizada para la elaboración del manual se describe a continuación:

Cuestionario: Para recopilar la información general se utilizó la boleta de

investigación de la variable dependiente e independiente.

Entrevistas: Para completar información se entrevistó a 13 colaboradores

administrativos y al Administrador, para investigar cómo está estructurada y

organizada la Compañía.

88

2.1.3. Elaboración del manual de organización.

Con base al levantamiento de información, análisis y discusión realizados en los

pasos anteriores, se procede a la elaboración del manual de tal manera, que se

detectan y corrigen duplicaciones y contradicciones. El manual de organización

debe cumplir con las características propias de un manual siendo estas:

Fácil aplicación

Indicador de desempeño

Guía de trabajo

Inducción al personal

Eliminación de duplicaciones de tareas

2.2 Actividad 2: Diseño del manual de organización.

Es un documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y

sistemática, la información sobre su organización y estructura, describe las

relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas.

89

Elaborado por:


90

GENERALIDADES DE LA COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.

Misión

Ofrecer un producto que cumpla con los parámetros exigidos en la calidad y

estándares de sanidad, satisfaciendo las necesidades de los consumidores para lograr

competir en el mercado nacional.

Visión

Ser una empresa líder en exportación de cítricos, reconocida a nivel internacional,

por la calidad y seguridad de nuestro producto de manera permanente y confiable.

Valores.

Calidad: Valor que implica cultivar y cosechar con los más altos estándares.

Responsabilidad: cuidar y conservar el ambiente.

Eficacia: Cumplir con el objetivo de la implementación y adaptación de

metodologías de todo el recurso humano.

COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.


Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 1 de 10

91

OBJETIVOS

Los objetivos de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., se detallan a

continuación:

Objetivo general

Ser una Compañía productora y exportadora de cítricos, que cumpla con las normas

y estándares de calidad a nivel nacional e internacional para la obtención de los

mejores precios en el mercado.

Objetivos específicos

Generar fuentes de empleo para contribuir con la economía del país.

Aprovechar eficientemente los recursos, materiales, humanos y financieros de la

compañía.

Maximizar utilidades, minimizar y optimizar recursos.

BASE LEGAL

Constitución Política de la República de Guatemala.

Código de Comercio.

Código de Trabajo.

Código Tributario.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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92

ANTECEDENTES HISTORICOS

Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., también llamada anteriormente Aguna

Floresta, está ubicada en el Municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa del

departamento de Escuintla, en el Km 96.5 carretera a Mazatenango CA2, y su

extensión es de 25 caballerías que equivale a (1,600 manzanas) y que está dividida

en 5 caballerías de cultivo de caña (320 manzanas) 3 caballerías de pasto para

ganado (192 manzanas) 3 caballerías de Hule (192 manzanas) 2 caballerías de

bosque no cultivado (128 manzanas) y 12 caballerías de cítricos naranja (768

manzanas). Dicha finca fue constituida en el año 1,950 y su representante legal es el

Ing. Héctor Ricardo Leal Pivaral.

En el año 1,970 la finca Aguna inicio con cultivos de Café, Naranja (valencia),

Cacao, Cardamomo, Caña y Ganado. Ya en el año 1,996 la finca se queda

totalmente solo con el cultivo de naranja, Limón y Caña. En el año 2,013 se siembra

hule y se tala todo el limón, Actualmente la finca cuenta con los cultivos de naranja

y hule. Las colindancias de la finca son las siguientes: al norte con finca

Recompensa, al sur con finca Cañaverales del Sur, al este con Finca e Ingenio

Madre Tierra y al oeste con finca San Isidro.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 3 de 10

93

ESTRUCTURA ORGANICA

La Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A, debe desarrollarse entorno a los

objetivos planteados, con el fin de alcanzar la efectividad en todas sus actividades, el

organigrama muestra la división de funciones, los niveles jerárquicos, los canales

formales de comunicación, la naturaleza lineal y la relación que existe entre las

unidades administrativas de la compañía.

La estructura organizacional de las siguientes unidades administrativas:

Administrador

Área de Oficina Administrativa

Área de Taller Agroindustrial

Área de Seguridad

Área de Mayordomía

Área de Mantenimiento



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 4 de 10

94

ORGANIGRAMA GENERAL (PROPUESTO)

COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 5 de 10

ADMINISTRADOR

Jefe de Oficina

Administrativa

Caporal Mecánico

Agrícola

Jefe de Taller

Agrícola

Elementos

de

Seguridad

Jefe de

Seguridad Jefe de

Mayordomía

Soldador

Industrial

Encargado

de Bodega

Vaquero

Jefe de

Mantenimiento

Auxiliar

de oficina

Auxiliar

de Bodega

Ayudante

de

Mecánico

Agrícola

Ayudante

de

Soldador

Industrial

Jardinero

Servidumbre

Asesor

Educativo

Maestro Caballericero Auxiliar

de Caporal

Personal

Operativo

95

FUNCIONES PRINCIPALES DE CADA ÁREA DE COMPAÑÍA

AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.

Administrador

Planifica el cumplimiento de la calidad del cultivo y cosecha de cítricos, realiza el

cumplimiento de la cantidad de producción para cubrir la demanda en el mercado

nacional.

En la investigación realizada, se determinó las siguientes atribuciones:

Ejecutar todas las acciones del desempeño y rendimiento de todas las actividades

administrativas, agrícolas y de procedimientos en la Compañía.

Control contable y elaboración de presupuesto anual de las operaciones que se

realizan en la Compañía.

Ser guía de clientes interesados en hacer negocios con la Compañía.

Investiga mejoras para lograr mejor calidad en los productos que producen.

Supervisa técnicamente los procesos de siembra y cultivo de la Compañía.

Contratación de mano de obra directa e indirecta.

Realizar compras para insumos de los requerimientos de la Compañía.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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96

Área de oficina administrativa

Ejecuta y controla el presupuesto asignado anualmente para todas las operaciones

que se realizan en la Compañía.


Presentar informes al Administrador de la Compañía.

Revisar estados financieros.

Reclutar, seleccionar y entrevistar al personal idóneo para los puestos que se

encuentren vacantes en la Compañía.

Elaboración y registro en libros contables de pagos en efectivo y cheque a

proveedores y pago de planillas.

Suministrar repuestos, accesorios e insumos para cada una de las áreas que lo

requieran.

Control de saldos en bodega de insumos.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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97

Área de mayordomía

Planifica, controla y abastece toda actividad agrícola de siembra, mantenimiento y

producción.


Ejecutar todas las actividades agrícolas en la Compañía.

Cumplir con la producción estimada.

Analizar los diferentes componentes de los sistemas de producción.

Evaluar y proponer obras de infraestructura en las unidades de producción

agrícola.

Revisar el óptimo funcionamiento de todos los equipos agrícolas que posee la

Compañía.

Solicitar a la Oficina Administrativa la contratación de personal calificado que

cumplan con el perfil de puesto.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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98

Área de seguridad

Salvaguardar los bienes y mantener el orden, garantizando la seguridad perimetral y

del personal de la Compañía.


Mantener el orden interno de las instalaciones de la Compañía.

Garantizar la seguridad los bienes de la Compañía.

Realizar patrullajes perimetrales.

Controlar el ingreso y egreso de visitantes y colaboradores de la Compañía.

Control de salidas de productos.

Proceder legalmente contra personas que violen las instalaciones de la

Compañía.





Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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99

Área de Taller agrícola

Velar por el buen funcionamiento y mantenimiento preventivo y correctivo de toda

la maquinaria agrícola y vehículos livianos.


Reparación general de maquinaria agrícola y vehículos livianos.



Área de Mantenimiento

Realizar tareas de limpieza de servicios y mantenimiento a áreas verdes de las

instalaciones de la Compañía.

Limpiar todas las instalaciones de la Compañía.

Revisar mantenimiento de áreas verdes.

Solicitar insumos de limpieza y mantenimiento.





Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 10 de 10

100

2.3 Actividad 3: Presentación del manual de organización.

Elaborado el manual y teniendo su diseño final, se procedió a la presentación del

mismo, siguiendo con el proceso se distribuye a las áreas y se da seguimiento al

proceso de implementación.

2.3.1. Presentación al Administrador de la Compañía Agrícola Industrial

Aguna.

Se obtuvo la autorización del administrador quien brinda el soporte que un proyecto

de su importancia necesita para su desarrollo, donde se registró la firma del

investigador que elabora el manual y se indica la fecha en que el manual es

autorizado.

2.3.2. Impresión del manual de organización.

Autorizado el manual de organización, se proporciona una copia a cada área de la

estructura organizacional de la Compañía. El personal de las áreas involucradas debe

tener acceso a la consulta del manual, por lo que el resguardo del manual dentro de

cada área se debe de ubicar en un archivo que facilite su utilización.

2.3.3. Distribución del manual de organización.

El método de distribución del manual, se presentó a los mandos medios de la

Compañía, son los responsables de su ejecución del contenido del manual.

101


3.1 Conclusiones

En el desarrollo del resultado II, se obtuvieron las siguientes conclusiones:

1. En Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., no cuenta con un manual de

organización que exprese de manera clara y precisa la estructura formal para

permitir al personal visualizar los distintos niveles jerárquicos, líneas de autoridad y

responsabilidad.

2. Al no contar con un instrumento como el manual de organización, se evidencia

dentro de la Compañía una situación donde gran parte del personal no tiene

conocimiento preciso acerca de la misión, visión y sus metas, en el cual si hay

confusiones y desorientación respecto a las funciones de cada unidad.

3. Al no tener establecidas sus áreas de manera concreta en las líneas de

comunicación, se presentan demoras en algunos procedimientos obstaculizando al

personal que lleven a cabo sus funciones de forma eficiente

102

3.2 Recomendaciones

Con el fin de dar solución a la problemática anterior se recomienda.

1. Implementar el manual de organización, diseñado por medio de este resultado 2

que permite la conformación de una estructura formal con el propósito de que todo

el recurso humano pueda ejecutar de orden normativo sus actividades.

2. Dar a conocer a todo el personal la misión y visión sobre el cual se rige la

Compañía.

3. Definir de manera concreta las funciones y tareas a ser cumplidas por el personal

en todos los cargos existentes dentro de la Compañía para evitar el desorden y

demoras en las actividades laborales.

103

Anexos del resultado II

104

Anexo 1


Insumos requeridos

Tie

mpo


insumos

Precio

unitario (Q)

Total en

quetzales (Q)

Código

presupuesto

R2: Manual de organización

1

A1: Identificación de los pasos para

la elaboración del manual 02 Horas de renta de


M 1

T 2

A 1

2

A2: Diseño del manual de

organización

05 Horas de renta de


M 2

T 2

A 1

3

A3: Presentación del manual de

organización

01 Resma de hojas

tamaño carta

04 Horas de alquiler de

proyector


computadora

35.00

75.00

4.00

35.00

300.00

16.00

P-003

REC-002

REC-002

M 3

T 2

A 1

Total 379.00

105

Anexo 2: Plan de trabajo del resultado 2:

No.

Resultados y

actividades

Responsable

Año 1

Trimestre

T1 T2 T3 T4

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

1 Resultado 2:

Manual de

organización

Luis

Fernando

Ortiz

Illescas

1.1 Actividad 1:

Identificación

de los pasos

para la

elaboración del

manual

Luis

Fernando

Ortiz

Illescas

1.2 Actividad 2:

Diseño del

manual de

organización

Luis

Fernando

Ortiz

Illescas

1.3 Actividad 3:

Presentación del

manual de

organización

Luis

Fernando

Ortiz

Illescas

106

Anexo 3: Presupuesto del resultado 2:

Renglón Componentes presupuestarios Seis meses Total (Q)


REC-001 Renta de computadora 54.00

REC-002 Renta de proyector 300.00 354

P Papelería

P-003 Resma de hojas 35.00 35.00

Total 389.00

Resultado 2:

Manual de organización


RESULTADO III

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE PUESTOS








Este documento fue presentado por la autora, previo a



Índice resultado III



I Introducción………………………………………………………………. 112

I.1 Objetivo……………………………………………………………………112

I.2 Área de acción……………………………………………………………. 112


II.1 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual… 113

II.2 Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puesto………… 114

II.3 Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puesto… 172






2 Plan de trabajo……………………………………………………………. 177


110






estos son:













111




















112

Resultado III: Manual de funciones y perfil de puestos

I. Introducción:

El resultado III “manual de funciones y perfil de puestos”, lleva como objetivo

principal el analizar los descriptores y perfiles de los puestos que se manejan dentro

del área administrativa de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., definiendo

funciones y responsabilidades, competencias y los requisitos mínimos que el

empleado deberá de cumplir y tener para poder ejecutar el puesto dentro de la

misma.

Con la ayuda y el apoyo de los descriptores y perfiles de puestos la Compañía podrá

definir los requerimientos que los colaboradores necesitan para poder desempeñar

las funciones y evitar así la duplicidad de puestos.

1.1 Objetivo:

Establecer las descripciones y los perfiles de puestos del organigrama de la

Compañía, definiendo funciones y los requisitos mínimos que debe poseer cada

colaborador para desempeñar su labor.


El presente resultado está dirigido al personal operativo y administrativo de

Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

113


Resultado II:

Manual de funciones y perfil de puestos

Actividad 1:


Actividad 2:

Diseño del manual de funciones y perfil de puestos

Actividad 3:

Presentación del manual de funciones y perfil de puestos


2.1. Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual.



funciones y perfil de puestos.



cinco jefaturas.





114


administrativos y al Administrador, para investigar las funciones y perfiles

requeridos para cada puesto

2.1.3. Elaboración del manual de funciones y perfil de puestos.



detectan y corrigen duplicaciones y contradicciones.

2.2. Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puestos.


sistemática, la información sobre cada función y perfil de puesto de cada área

administrativa del organigrama.

115

Elaborado Por:


116

PRESENTACION

El manual de descripción de puestos, constituye una herramienta de gran utilidad

para la Compañía, ya que provee una base de información necesaria para poder

realizar los procedimientos de selección de personal y evaluación de desempeño, así

como para las personas que ocupan un puesto de trabajo dentro de la organización,

brindándoles las funciones y responsabilidades que deben desempeñar.


MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE PUESTOS

Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 1 de 50

117

NORMAS GENERALES DEL MANUAL

El manual de descriptores de puestos será utilizado el jefe de cada área de la

Compañía y los colaboradores involucrados en la gestión del recurso humano dentro

de la misma.

Dentro de los requisitos solicitados por este documento, no podrán producirse

distinciones, exclusiones o aplicarse preferencias basadas en motivos de raza, color,

sexo, edad, estado civil, descendencia nacional, orientación sexual u origen social

que tengan por objeto anular o alterar la igualdad de oportunidades o trato en el

empleo.

El manual de descriptores de puestos es de carácter normativo y por lo tanto su

aplicación es general y obligatoria para todos los puestos existentes dentro de la

empresa.

El Administrador es el encargado de la difusión del presente manual de descriptores

de puestos dentro del área administrativa de la Compañía, para que cumplan las

funciones y responsabilidades que le competen a cada puesto de trabajo.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 2 de 50

118

INSTRUCCIONES PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

Este documento debe ser actualizado por el jefe del departamento de oficina y los

demás jefes de cada área. Cuando consideren necesario hacer una modificación

debido a los cambios, económicos, políticos y tecnológicos. Por lo que se sugiere

actualizarlo por lo menos una vez al año.

Al actualizar este manual se deberán reemplazar las páginas que se les hayan hecho

cambios y colocar un apartado de las modificaciones hechas.

La información contenida en este documento deberá ser respaldada de forma

electrónica en cualquier medio de almacenamiento masivo o el mejor sitio que se

considere conveniente.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 3 de 50

119

ORGANIGRAMA GENERAL (PROPUESTO)

COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 4 de 50

ADMINISTRADOR

Jefe de Oficina

Administrativa

Caporal Mecánico

Agrícola

Jefe de Taller

Agrícola

Elementos

de

Seguridad

Jefe de

Seguridad Jefe de

Mayordomía

Soldador

Industrial

Encargado

de Bodega

Vaquero

Jefe de

Mantenimiento

Auxiliar

de oficina

Auxiliar

de Bodega

Ayudante

de

Mecánico

Agrícola

Ayudante

de

Soldador

Industrial

Jardinero

Servidumbre

Asesor

Educativo

Maestro Caballericero Auxiliar

de Caporal

Personal

Operativo

120

ADMINISTRADOR

121

PERFIL DE PUESTO

I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Nombre del puesto: Administrador

Área: Administrativa

Jornada Laboral: lunes a viernes - sábado

Horario: 06:00 A: M A 16:00 P: M

Jefe inmediato: Gerente general

Subalternos: Oficina, Mayordomía, Taller, Mantenimiento y

Seguridad

Personal bajo su cargo: 5

II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO

Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años

Nivel académico: Ing. Agrónomo o carrera a fin

Experiencia: 3 Años

Disponibilidad de horario: Tiempo completo

III. RESPONSABILIDADES

Recurso humano, materiales, equipos y recurso financiero.



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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

IV. OBJETIVO DEL PUESTO

Administrar la eficiente obtención de los fondos, su distribución y asignación dentro

de las actividades de la finca.

V. FUNCIONES PRINCIPALES

Coordinar las áreas de trabajo de los mayordomos de campo.

Autorizar todos los días las actividades a realizar en campo conjuntamente con

mayordomo.

Controlar todas las áreas de trabajo que están a su cargo.

Asegurar que la maquinaria este en óptimas condiciones para trabajar.

Establecer reportes mensuales de actividades de campo.

Coordinar reuniones mensuales.

Autorizar el presupuesto de finca cada año.

Controlar planillas catorcenalmente para pago de todo el personal de la

Compañía.

Autorizar compras tanto para oficina, taller y campo.

Evaluar al personal de campo.

Coordinar ventas de naranja y ganado.



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AREA DE OFICINA ADMINISTRATIVA

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Jefe de Oficina

Área: Oficina


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Administrador



Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años

Nivel académico: Perito en Administración o carrera a fin

Experiencia: 3 años



Elaborar planillas, ingresos de entradas y salidas de bodegas, contratación de

personal para campo



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Elaborar y tabular todas las actividades a diario de la empresa


Desarrollar labores diarias de todo el personal.

Desarrollar a diario entradas y salidas de bodega.

Elaborar de contratos de trabajo al personal de campo.

Elaborar planillas cada quincena.

Elaborar documentos cada quincena para cancelación de salarios.

Elaboración de informe de entradas y salidas de bodega cada quincena.

Verificar bodega sobre saldo cada mes.

Elaborar indemnizaciones a todo el personal.

Comunicar llamadas telefónicas.

Elaborar certificados de IGSS.



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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Auxiliar de Oficina

Área: Oficina


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Jefe de oficina



Género: Masculino/femenino

Edad: 18 a 40 años

Nivel académico: Nivel medio (perito contador) o carrera a fin

Experiencia: 1 año



Elaborar documentos, información de la oficina administrativa y de las bodegas



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Realizar una variedad de transacciones administrativas y funciones de apoyo a la

oficina rutinarias que contribuyen al buen funcionamiento y a la eficiencia de la

unidad de trabajo.


Transcribir y redactar correspondencia rutinaria y formatearla; recopilar cuadros,

informes, presentaciones, publicaciones y otros documentos; Desarrollar a diario

entradas y salidas de bodega.

Recibir, clasificar y dirigir llamadas telefónicas y visitantes; responder a

solicitudes internas y externas rutinarias o remitirlas a las personas o unidades

apropiadas;

Prestar apoyo para la organización y administración de reuniones, talleres y

actos, reservar salas de reuniones y otros servicios conexos.

Velar por la disponibilidad de suministros de oficina y el mantenimiento

apropiado del equipo de oficina;



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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Encargado de Bodega

Área: Oficina


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Auxiliar de Oficina

Subalternos: Ayudante de bodega



Género: Masculino

Edad: 0 a 30 años

Nivel académico: Tercero básico




Registrar todos los ingresos de productos y materiales a bodegas de la Compañía.



Versión: 01

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Registrar, almacenar todos los ingresos y egresos de los productos y materiales que

entran y salen de bodega.


Realizar un inventario físico de los productos que se ubican en bodega.

Ejecutar requisiciones de entrada y salida de materiales y productos.

Almacenar los materiales y productos en bodega.

Analizar fecha de vencimientos de productos y materiales que ingresan a

bodega.

Presentar órdenes de compra al responsable.

Velar por la seguridad interna de la bodega.

Gestionar los despachos de productos y materiales al personal de campo.

Proporcionar un código a cada producto y material para su ingreso a bodega.

Almacenar cada material y producto en su bodega correspondiente.



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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Auxiliar de Bodega

Área: Oficina


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Encargado de bodega


Género: Masculino

Edad: 18 a 30 años


Experiencia: 1 año



Velar por el adecuado uso y mantenimiento del equipo, materiales, suministros,

herramientas que le corresponde manipular para el cumplimiento de sus actividades

y reportar cualquier falla anomalía que se presente al superior inmediato.



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Ejecutar labores relacionadas con la recepción, clasificación, almacenaje y despacho

de suministros, materiales, herramientas, equipo


Recibir, clasificar, almacenar y despachar suministros, materiales, herramientas

y equipo en las bodegas y en los diferentes despachos.

Cargar y descargar la materiales y equipos en general.

Almacenar en los estantes correspondientes los equipos y materiales.

Participar en los inventarios físicos parciales y generales que se efectúan

Elaborar reportes diversos relacionados con las funciones de su competencia.

Atender y resolver consultas de sus superiores y compañeros.

Realizar otras labores propias del cargo



Versión: 01

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Asesor Educativo

Área: Oficina

Jornada Laboral: lunes a viernes

Horario: 06:00 A: M a 12:30 P: M

Jefe inmediato: Jefe de Oficina Administrativa

Subalternos: Maestro




Edad: 18 a 30 años

Nivel académico: Pedagogía




Velar por el adecuado uso y mantenimiento del equipo, materiales, suministros,

herramientas que le corresponde manipular para el cumplimiento de sus actividades

y reportar cualquier falla anomalía que se presente al superior inmediato.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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Ejecutar labores relacionadas con la recepción, clasificación, almacenaje y despacho

de suministros, materiales, herramientas, equipo


Coordinar las acciones de los distintos niveles educativos.

Diseñar junto al maestro, el plan anual tendiente al logro de los objetivos

deseados, de acuerdo a los recursos humanos y materiales disponibles.

Colabora en la organización y planificación del área educativa.

Orientar la evaluación de los procesos educativos.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Maestro

Área: Oficina

Jornada Laboral: lunes a viernes

Horario: 06:00 A: M a 12:30 P: M

Jefe inmediato: Asesor educativo



Edad: 18 a 30 años

Nivel académico: Maestro (a) de educación primaria

Experiencia: 1 año



Orientar y generar procesos de aprendizaje en un área específica; que promuevan la

formación integral y el desarrollo de competencias



Versión: 01

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Realiza el trabajo de educar a los estudiantes, de interactuar con los padres y de

actuar en el marco de las orientaciones y criterios establecidos por la administración

de la Compañía.


Planear y desarrollar las estrategias y elementos necesarios para la clase.

Diseñar el plan de la asignatura para cada periodo.

Desarrollar las actividades propias de su clase de manera eficaz, orientadas a

generar aprendizajes en sus estudiantes.

Realizar con los estudiantes la autoevaluación y coevaluación del desempeño en

cada asignatura

Rendir informes periódicos de los desempeños de cada uno de los estudiantes.

Cumplir con el horario de atención a los padres de familia y dar la información

requerida.

Participar activamente en todas las actividades organizadas por la

Administración de la compañía.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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AREA DE TALLER AGRICOLA

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Jefe de Taller

Área: Taller


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M


Subalternos: Mecánico agrícola y Soldador industrial



Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años

Nivel académico: Nivel medio (perito en mecánica agrícola)




Programar un buen mantenimiento preventivo para la maquinaria agrícola y

vehículos.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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Coordinar los recursos materiales y humanos que tiene bajo su supervisión para el

mantenimiento y reparación de los vehículos y maquinaria agrícola de manera

precisa y puntual haciendo uso eficiente de los recursos.


Programar reuniones con su equipo de trabajo para la coordinación y

seguimiento de los planes correctivos y situaciones que se presenten.

Verificar la maquinaria de entrada y salida en la bitácora de registro de

reparaciones.

Supervisar el diagnóstico de los equipos recibidos.

Asignar instrucciones o intervenir en la reparación de los casos que lo ameriten.

Comunicar el suministro de repuestos requeridos para las reparaciones de la

maquinaria.

Determinar el descarte o sustitución de piezas y notificarlo al administrador.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Mecánico Agrícola

Área: Taller


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Jefe de Taller

Subalternos: Ayudante de Mecánico Agrícola



Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años

Nivel académico: Nivel medio (Graduado de mecánico agrícola)



Se coordina con los operadores de la maquinaria y vehículos, responsable de las

herramientas.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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Programar bajo la supervisión directa del jefe de taller las labores de mecánica

agrícola relacionados con la inspección mantenimiento y reparación de maquinaria y

vehículos de la Compañía.


Realizar inspecciones y reparaciones mecánicas agrícolas de la empresa.

Realizar o remplazar piezas defectuosas tales como transmisiones, diferenciales,

frenos, ejes, baterías, luces, entre otros.

Programar mantenimiento preventivo a la maquinaria agrícola de la empresa en

lo referente a engrase revisión de aceite líquido de frenos y otros.

Registrar los motores de la maquinaria agrícola y vehículos y verificar las fallas

existentes de los mismos.

Ejecutar y desarmar los motores extraer las piezas dañadas y remplazar por

nuevas.

Calificar y probar la maquinaria y vehículos una vez terminadas las reparaciones

para comprobar el buen funcionamiento de los mismos de manera definitiva.

Realizar que los equipos y herramienta de trabajo estén en orden.

Consolidar las metas individuales que le sean asignadas conforme a la naturaleza

del cargo.

Realizar otras tareas afines y complementarias conforme a lo asignado por su

jefe inmediato.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Ayudante de Mecánico Agrícola

Área: Taller


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Mecánico Agrícola


Género: Masculino

Edad: 18 a 40 años

Nivel académico: Nivel medio (Graduado de mecánico agrícola)

Experiencia: 1 año


Se coordina con el mecánico agrícola para la reparación de la maquinaria y

vehículos, responsable de las herramientas.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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Programar bajo la supervisión directa del mecánico agrícola las labores de

inspección mantenimiento y reparación de maquinaria y vehículos de la Compañía.


Apoyo en el mantenimiento de las máquinas y equipos según el plan, garantizando

su operatividad para la ejecución de obras y proyectos de la empresa.

Realizar reportes por mantenimiento.

Verificar el hodómetro de las maquinarias para realizar el seguimiento.

Ayuda al mecánico agrícola en el mantenimiento preventivo de la maquinaria,

mediante la revisión de motor, bandas de frenos, cajas de velocidades y demás

sistemas.

Realiza mantenimiento a las herramientas usadas.

Llena reportes periódicos de las tareas asignadas.

Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Soldador Industrial

Área: Taller


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Jefe de Taller

Subalternos: Ayudante de Soldador Industrial



Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años

Nivel académico: Soldador industrial



Estar siempre al cuidado de la herramienta que tiene a su cargo.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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Diagnosticar roturas, reparación o necesidades de cambio en piezas de vehículos y

maquinaria agrícola y equipos existentes en taller.


Reparación de soldadura a tractores.

Reparación de soldadura a carretones agrícolas.

Reparación de puertas y portes en bodegas.

Reconstrucción de carretones agrícolas.

Revisión de capeadoras agrícolas mecánicas.

Reparación de aros para tractores y carretones.

Estar siempre comunicado con bodega para materiales para reparación.

Reportes quincenales de trabajos a taller.

Cuidar la herramienta que tiene a su cargo.

Mantener informado a jefe de taller de los trabajos que surgen a diario.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Ayudante Soldador Industrial

Área: Taller


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Soldador Industrial


Género: Masculino

Edad: 18 a 40 años

Nivel académico: tercero básico

Experiencia: 1 año


Mantener las áreas de trabajo en perfecto estado de orden y aseo, Inspeccionar las

herramientas de trabajo, asistir al soldador en la reparación de la maquinaria



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 27 de 50

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Realiza trabajos auxiliares de soldadura donde apunta medidas, efectúa cortes y

reparación junto a soldador de la maquinaria agrícola de la Compañía.


Apoya diariamente al soldador en sus labores cotidianas.

Ubica las herramientas y equipos que el soldador necesite.

Ayuda a cortar los metales, hierro y otros materiales.

Almacena los instrumentos o herramientas.

Realizar otras tareas relacionadas a su puesto



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 28 de 50

147

AREA DE SEGURIDAD

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Jefe de Seguridad

Área: Seguridad

Jornada Laboral: lunes a viernes – sábado

Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M


Subalternos: Elementos de seguridad



Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años

Nivel académico Nivel medio (servicio militar)

Conocimientos específicos Experiencia en todo tipo de armas


Planear todo tipo de vigilancia en beneficio de la empresa, coordinar los horarios de

trabajo de los elementos de seguridad.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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Bajo supervisión inmediata realiza labores rutinarias de vigilancia y custodia de las

propiedades de la Compañía.


1. Controlar según instrucciones la entrada estacionamiento y salida de vehículos

en áreas pertenecientes de la Compañía.

2. Asignar labores a cada elemento en su área de trabajo.

3. Elaborar informes de entradas y salidas de personal a la Compañía.

4. Controlar que los elementos este en sus puestos de trabajo.

5. Distribuir bitácoras a diario a cada elemento.

6. Evaluar al nuevo elemento de ingreso si es apto para el cargo

7. Examinar teóricamente y oral a cada mes a cada elemento

8. Coordinar de la mejor manera los descansos de cada elemento

9. Verificar que cada elemento cuente con su equipo necesario

10. Elaborar informe al administrador cada mes



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 30 de 50

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Elemento de Seguridad

Área: Seguridad

Jornada Laboral: lunes a viernes – sábado

Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato superior: Jefe de seguridad


Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años

Nivel académico: Tercero Básico (servicio militar)

Experiencia: 1 año


Seguir instrucciones a cabalidad del jefe inmediato para proteger los bienes de la

empresa.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 31 de 50

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Realizar patrullajes bajo la supervisión del Jefe de seguridad en toda la Compañía.


1. Comunicar ya sea por medio verbal o radio transmisor, los ingresos ya sea con o

sin vehículo.

2. Informar todos los días al jefe de lo que sucede a diario en la Compañía.

3. Registrar en bitácoras todo lo que entra y sale de la Compañía.

4. Realizar todas las tareas afines y complementarias conforme a lo asignado.

5. Recabar información de las rutinas que se ejecutan dentro de la Compañía.

6. Proporcionar información bien detallada de las personas que visitan a la

Compañía.

7. Estar siempre alerta por cualquier eventualidad que suceda dentro de la

Compañía.

8. Seguir siempre instrucciones del jefe inmediato.

9. Asegurar de estar siempre seguro de transmitir la veracidad de cual problema.

10. Comunicar siempre el destino del visitante al ingresar a la Compañía.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 32 de 50

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AREA DE MAYORDOMIA

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Jefe de Mayordomía

Área: Mayordomía

Jornada Laboral: lunes a sábado

Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M


Subalternos: Caporal y Vaquero



Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años

Nivel académico: Técnico en agricultura

Conocimientos específicos: En computación



Coordinar de manera eficaz las actividades dentro de la Compañía.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 33 de 50

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Coordina bajo la supervisión del administrador, todas las labores y las actividades

dentro de la Compañía.


Coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.

Revisar todos los días los trabajos que se ejecuten.

Elaborar reportes a diarios de las actividades que se realicen.

Revisar conjuntamente con administrador saldos de bodega productos para su

aplicación.

Programar actividades semanales a caporales y vaqueros.

Programar actividades quincenales a caporales y vaqueros.

Realizar solicitudes de materiales o productos al administrador.

Controlar en campo el buen uso de materiales.

Programar reuniones mensuales sobre las actividades.

Elaborar programas de actividades semestralmente.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 34 de 50

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Caporal

Área: Mayordomía


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Jefe de mayordomía



Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años




Comunicar siempre cualquier eventualidad que se presente en las actividades a su

jefe inmediato.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 35 de 50

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Ejecutar y supervisar las actividades de campo que se le encomienden.


Ejecutar las actividades que se le encomienden.

Realizar todos los días los reportes de las actividades realizadas.

Informar de los avances de los trabajos a realizar todos los días.

Comunicar de los materiales que hay en bodega, que se usan a diario con

mayordomía para que no se atrasen las actividades.

Programar actividades a diario con mayordomía.

Programar conjuntamente con administración y mayordomía reuniones cada

mes.

Informar siempre de cualquier tipo de enfermedad en el cultivo.

Realizar monitoreo de mantenimiento de caminos y tomas.

Informar por medio de radio transmisor cualquier eventualidad que se presente.

Seguir siempre órdenes de sus jefes inmediatos.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 36 de 50

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Auxiliar de Caporal

Área: Mayordomía


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Caporal


Género: Masculino

Edad: 18 a 40 años


Experiencia: 1 año


Materiales, equipo y ganado que maneja en el desarrollo de actividades agrícolas.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 37 de 50

158



Ejecutar junto con el caporal las actividades agrícolas programadas.


Realizar una adecuada preparación del terreno para la siembra

Realizar un buen uso de los abonos.

Dar un adecuado uso de fertilizantes de acuerdo con los cultivos

Realizar controles para evitar la introducción de plagas

Mantener el terreno libre de plagas

Realizar controles en cuanto al buen drenaje de agua a los cultivos



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 38 de 50

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Personal Operativo

Área: Mayordomía


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Auxiliar de Caporal


Género: Masculino

Edad: 18 a 40 años


Conocimientos específicos: Herramientas agrícolas

Experiencia: 1 año


Este cargo tiene bajo su responsabilidad bienes físicos como lo son los utensilios

para la debida operación agrícola de la Compañía.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 39 de 50

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Ejecutar y supervisar las actividades de campo que se le encomienden.


Ejecutar las actividades que se le encomienden.

Preparar el terreno para uno de los cultivos de cítricos

Realizar las actividades propias de cada actividad programada

Aplicar abonos al cultivo



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 40 de 50

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Vaquero

Área: Mayordomía


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Jefe de mayordomía



Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años

Nivel académico: Nivel diversificado



Tiene bajo su cargo todos los bovinos y equinos de la Compañía.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 41de 50

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Coordina, dirige y supervisa todo lo que se relaciona a la venta y compra de bovinos

y equinos de la Compañía.


1. Coordina directamente la entrega de ganado con el personal de compra.

2. Realizar todos los días los reportes de las actividades realizadas.

3. Coordina el transporte para entregar el ganado.

4. Corrobora la selección de ganado para engorde y venta.

5. Supervisa los nacimientos del ganado.

6. Coordina la salida del ganado enfermo.

7. Supervisa e informa el estado del establo.

8. Informa las defunciones del ganado.

9. Revisa los potreros donde se encuentra el ganado.

10. Marcar al ganado que nace.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 42 de 50

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Caballericero

Área: Mayordomía


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Vaquero


Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años


Experiencia: 1 año


Tiene bajo su cargo todos los bovinos y equinos de la Compañía.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 43 de 50

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Coordina, dirige y supervisa todo lo que se relaciona a la venta y compra de bovinos

y equinos de la Compañía.


Estar pendiente del estado de los animales.

Recorrer la cerca a cada uno de los lotes de novillos y hace la debida rotación de

potreros según lo planeado por el vaquero

Deberá de manera conjunta con el vaquero llevar a cabo la vacunación y

marcación de los animales, según los planes realizados

El buen estado de las cercas del establo.

Debe llevar un diario de las actividades que realice.

En caso de ser necesario deberá prestar ayuda al vaquero, cuando se lleve a cabo

una intervención.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 44 de 50

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AREA DE MANTENIMIENTO

166

PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Jefe de Mantenimiento

Área: Mantenimiento


Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M




Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años




Herramientas y equipos de carpintería, plomería, electricidad y jardinería.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 45 de 50

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Repara y mantiene la estructura física de la Compañía., los equipos y los jardines de

la instalación.


Diseñar el plan de limpieza.

Organizar la distribución del personal de limpieza.

Proponer la adquisición de productos nuevos que cumplen con los

requerimientos del servicio.

Administrar los insumos de limpieza, velar que su uso sea adecuado y llevar un

control de los mismos.

Informar al Administrador el funcionamiento y desempeño del Departamento.

Supervisar actividades de limpieza que se realizan diariamente



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 46 de 50

168

PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Servidumbre



Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Jefe de mantenimiento


Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años




Limpieza de salas, despachos, baños, zonas comunes de la Compañía.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 47 de 50

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Supervisar la limpieza y mantenimiento de la Compañía.


Limpieza de suelos (barrer, fregar).

Limpieza de muebles (quitar polvo, pasar el trapo).

Limpieza de cristales.

Vaciado de papeleras.

Reposición de material (servilletas, papel higiénico, jabón).



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

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PERFIL DE PUESTO


Nombre del puesto: Jardinero



Horario: 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato: Jefe de mantenimiento


Género: Masculino

Edad: 25 a 40 años


Experiencia: 1 año


Ejecutar y organizar a su nivel las operaciones de instalación, mantenimiento y

mejora de jardines y áreas verdes de la compañía.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 49 de 50

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Supervisar la limpieza y mantenimiento de la Compañía.

.


Elabora la requisición de los materiales, equipos y herramientas necesarios para

efectuar su trabajo.

Opera maquinaria especializada para el mantenimiento de jardines y zonas

verdes.

Poda la grama, aplana y empareja el terreno de las canchas deportivas.

Acondiciona la tierra para la siembra de plantas.

Suministra abonos y fertilizantes a las plantas que se encuentran en las

zonas verdes

Poda árboles y plantas que lo requieran.

Recolecta y elimina hojas, troncos, ramas y otros desperdicios.

Remodela las áreas verdes, siembra plantas ornamentales y crea motivos

artísticos en las zonas verdes de la Organización.

Recolecta y clasifica residuos o desechos orgánicos.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.



Versión: 01

Fecha: 08-05-2016

Página: 50 de 50

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2.3. Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos.


mismo, siguiendo con el proceso se distribuye a las áreas administrativas.


Aguna.




autorizado.

2.3.2. Impresión del manual de funciones y perfil de puestos.

Autorizado el manual de funciones y perfil de puestos, se proporciona una copia a

cada área de la estructura organizacional de la Compañía. El personal de las áreas

involucradas debe tener acceso a la consulta del manual.

2.3.3. Distribución del manual de funciones y perfil de puestos.


Compañía, bajo su gestión son los responsables de su ejecución del contenido del

manual de funciones y perfil de puestos.

173


3.1 Conclusiones

En el transcurso de la investigación se detectaron los siguientes problemas.

1. Existen dudas por parte de algunos empleados con respecto a los deberes,

funciones y responsabilidades del cargo que ocupan.

2. Algunos cargos no tienen funciones bien definidas.

3. La falta de las descripciones de cargos provoca una situación desfavorable.

4. La Compañía no cuenta con ningún manual de funciones y perfil de puestos.

174

3.2 Recomendaciones


1. Aplicar en la Compañía Agrícola Industrial Aguna S.A., el manual de funciones y

perfil de puesto para todo el personal que labora actualmente, basándose en los

requerimientos o especificaciones e cargos expuestos en el manual.

2. Desarrollar una evaluación de desempeño tomando en cuenta parámetros como

deberes, responsabilidades, habilidades y otros aspectos que permitan evaluar al

personal de manera objetiva.

3. Utilizar el organigrama propuesto para la Compañía, con el fin de organizar los

cargos por niveles y mejorar así la comprensión de las líneas de mando y autoridad,

existentes entre las distintas posiciones.

4. Informar al personal a realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si

conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos

necesarios para hacerlas bien basadas en el manual.

175

Anexos del resultado III

176

Anexo 1


Insumos requeridos

Tie

mpo


insumos

Precio

unitario (Q)

Total en

quetzales (Q)

Código

presupuesto

R3: Manual de funciones y perfil

de puestos

1

A1: Identificación de los pasos para

la elaboración del manual 02 Horas de renta de


M 1

T 2

A 1

2

A2: Diseño del manual de

funciones y perfil de puestos.



M 2

T 2

A 1

3

A3: Presentación del manual de

funciones y perfil de puestos

01 Resma de hojas

tamaño carta

05 Horas de alquiler de

proyector


computadora

35.00

75.00

4.00

35.00

375.00

20.00

P-003

REC-002

REC-002

M 3

T 2

A 1

Total 458.00

177


No.

Resultados y

actividades

Responsable

Año 1

Trimestre

T1 T2 T3 T4

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

1 Resultado 3:

Manual de

funciones y perfil

de puestos

Verónica

Marisol

Alvarado

González

1.1 Actividad 1:

Identificación de

los pasos para la

elaboración del

manual

Verónica

Marisol

Alvarado

González

1.2 Actividad 2:

Diseño del

manual de

funciones y perfil

de puestos

Verónica

Marisol

Alvarado

González

1.3 Actividad 3:

Presentación del

manual de

funciones y perfil

de puestos

Verónica

Marisol

Alvarado

González

178





REC-002 Renta de proyector 375.00 423.00

P Papelería


Total 458.00

Resultado 3:

Manual de funciones y perfil de puestos

179


RESULTADO IV

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS







Guatemala, junio de 2,016

180




181

Índice resultado IV



I Introducción………………………………………………………………. 184

I.1 Objetivo……………………………………………………………………184

I.2 Área de acción……………………………………………………………. 184


II.1 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual… 185

II.2 Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos…………… 186

II.3 Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos……...197






2 Plan de trabajo……………………………………………………………. 202


182






estos son:













183




















184

Resultado IV: Manual de normas y procedimientos.

I. Introducción:

El resultado IV “manual normas y procedimientos”, es una herramienta de uso

interno, contiene la información detallada acerca de los procedimientos

administrativos de las principales actividades de cada puesto de la Compañía

Agrícola Industrial Aguna, S.A., por lo que es un espacio de organización

descriptivo que debe ser determinado con precisión de principio a fin, para que cada

uno de los empleados puedan tener un conocimiento de cómo actuar frente al caso

concreto y dentro de su función específica, en la serie de actos que integran el

procedimiento administrativo que se pretende realizar.

1.1 Objetivo:

Dar a conocer los pasos que debe seguir el personal en el área que labora.

Facilitar a los empleados sus actividades al momento de realizarlas.


El presente resultado está dirigido al personal administrativo de la Compañía

Agrícola Industrial Aguna, S.A.,

185


Resultado IV:

Manual de Normas y Procedimientos

Actividad 1:


Actividad 2:

Diseño del manual de Normas y Procedimientos

Actividad 3:

Presentación del manual de Normas y Procedimientos


2.1. Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual.



Normas y Procedimientos.



cinco jefaturas.





186


administrativos y al Administrador, para investigar los procedimientos de cada

área del organigrama.

2.1.3. Elaboración del manual de normas y procedimientos.



detectan y corrigen duplicaciones y contradicciones.

2.2. Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos.


sistemática, la información sobre los principales procedimientos de las áreas

descritas en el organigrama.

187

Elaborado Por:


188

JUSTICACIÓN

La Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., ha tenido control de sus procesos en

forma oral y práctico, con esta forma difícilmente permitirá analizar parámetros de

control como cumplir eficazmente su fin con los requisitos que exige cada puesto de

trabajo. El manual de normas y procedimientos evitará las irregularidades que se

venían dando, con el que se podrá alcanzar el rendimiento y mayor grado de

eficiencia, eficacia y transparencia en el objetivo final.

Fecha de

emisión:

18-05-2016

COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA S.A.


Página

1 de 6

189

NORMAS GENERALES DEL MANUAL

El acceso al presente manual se autoriza únicamente a los que integran la estructura

organizacional de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., quienes serán

responsables del cuidado y buen uso del mismo.

Si un empleado es autorizado para portar una copia del presente manual, deberá

conservarlo con el fin de evitar sustracciones no deseadas o extraviarlo.

Cualquier implementación o modificación que se realice en el manual, deberá ser

discutido y aprobado por los responsables de su ejecución.

Fecha de

emisión:

18-05-2016



Página

2 de 6

190

PROCEDIMIENTOS

Fecha de

emisión:

18-05-2016



Página

3 de 6

191

Fecha de

emisión:

18-05-2016



Página

4 de 6

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Requisición de materiales a bodegas.

N°

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

1

Unidad Solicitante

Llena el formulario “solicitud de materiales,

suministros o bienes” (forma de solicitud) y los

envía al encargado de bodegas.

2

Encargado de Bodegas

Recibe la forma de solicitud y verifica todos los

datos registrados en la misma. En caso de estar

incorrectos devuelve a la unidad solicitante con

nota de devolución del almacén a las unidades

consumidoras (forma de solicitud).

3


Si está correcta la información, lo registra en el

libro de “control de solicitudes” y asigna número

correlativo de la solicitud de acuerdo al orden de

llegada.

4


Recibe la forma de solicitud y verifica en el sistema

la existencia de los materiales, suministros o bienes

solicitados. Marca en la forma de solicitud el o los

materiales, suministros o bienes faltantes y rebaja

del inventario los existentes. En caso de no existir

ninguno de los materiales o útiles de oficina

solicitados devuelve forma de solicitud a la unidad

con la forma nota de devolución.

5


En caso de haber existencia lo rebaja del inventario

en el sistema. Genera recibo y las remite con la

forma de solicitud para su despacho a la unidad.

192

Fecha de

emisión:

18-05-2016



Página

5 de 6

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Pago de servicios (agua, luz, teléfono).

N°

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

1

Jefe de Oficina

El encargado de cualquier área que reciba la factura

de luz, agua o teléfono, deberá acudir a

entregárselo al jefe de oficina. En caso de no

encontrarlo se debe dejar a la vista.

2

Administrador

El administrador deberá juzgar, conforme a la fecha

de vencimiento, si se debe cubrir el gasto

inmediatamente o resguardar el recibo para su pago

en días posteriores.

3

Administrador

Dará instrucciones al jefe de oficina,

proporcionando a éste, la cantidad y el recibo para

que acuda a saldar dicha cuenta.

4

Jefe de Oficina

Acudirá a pagar la cuenta de agua, luz o teléfono y

reportará el comprobante de pago al administrador

5

Jefe de Oficina

Archivará el recibo junto con su comprobante de

Pago para futuras aclaraciones.

193

Fecha de

emisión:

18-05-2016



Página

6 de 6

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Requerimiento de herbicidas.

N°

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

1

Caporal

Al ser el área que necesita este insumo, deberá

informar al jefe de oficina sobre la falta del mismo,

en el momento oportuno, proporcionando un

margen de tiempo para que el jefe de oficina llame

a los proveedores.

2

Jefe de Oficina

El jefe de oficina llamará a los proveedores para

solicitar el insumo al domicilio de la Compañía.

3

Administrador

Dará instrucciones al jefe de oficina,

proporcionando a éste, la cantidad y el recibo para

que acuda a saldar dicha cuenta.

4

Administrador

Recibirá al proveedor y le mostrará el insumo

requerido. El administrador estará pendiente de

toda la operación y pagará por el servicio,

solicitando la nota correspondiente.

5

Jefe de Oficina

Archivará el recibo junto con su comprobante de

pago para futuras aclaraciones.

194

Formato de requisición de materiales y herbicidas


REQUISICION DE MATERIALES Y HERBICIDAS A BODEGA

FECHA:

AREA SOLICITANTE:

No.

No. CANTIDAD DESCRIPCION DEL MATERIAL Uso del Material

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

SOLICITADO POR:

F.

AUTORIZADO POR:

F.

195

Formato de ingreso de materiales y herbicidas a bodegas


INGRESO DE MATERIALES Y HERBICIDAS A BODEGA

FECHA DE INGRESO: No.

AREA SOLICITANTE:

No. CANTIDAD DESCRIPCION DEL MATERIAL

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Observaciones:

Nombre de quien ingresa

196

Formato de salidas de materiales y herbicidas de bodega

COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A. SALIDAS DE MATERIALES Y HERBICIDAS DE BODEGA

FECHA DE SALIDA:

AREA SOLICITANTE: No.

No. CANTIDAD DESCRIPCION DEL

MATERIAL Uso del Material

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

SOLICITADO POR:

F.

ENTREGADO POR:

F.

197

2.3. Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos.


mismo.


Aguna.




autorizado.

2.3.2. Impresión del manual de normas y procedimientos.

Autorizado el manual de normas y procedimientos, se proporciona una copia a cada

área de la estructura organizacional de la Compañía. El personal de las áreas

involucradas debe tener acceso a la consulta del manual.

2.3.3. Distribución del manual de normas y procedimientos.


Compañía, bajo su gestión son los responsables de su ejecución del contenido del

manual normas y procedimientos.

198


3.1 Conclusiones

En el transcurso de la investigación se detectaron los siguientes problemas.

1. Los procedimientos actuales de la Compañía Agrícola Industrial Aguna S.A., no

se sustentan en documentos previamente establecidos.

2. Con base al análisis y evaluación de la situación actual de la Compañía, es

necesario que la implementación del manual de normas y procedimientos, ya que de

esto depende su eficiencia y la calidad en sus actividades.

3. La implementación del manual de normas y procedimientos representa la

oportunidad de encaminar a cada unidad y cada puesto, por lo cual es fundamental el

compromiso de los altos niveles jerárquicos y sus miembros.

199

3.2 Recomendaciones


1. Velar por que la información contenida en el manual sea difundida de manera

controlada y organizada, implementándola adecuada y oportunamente.

2. Capacitar al personal de la Compañía acerca del uso del manual, para ello se

deben planificar programas de instrucción, cuya programación y cumplimiento son

responsabilidad del jefe de área.

3. Documentar todos los procedimientos llevados a cabo en la administración de

cada área y puestos, las normas que regularicen dichos procedimientos.

200

Anexos del resultado IV

201

Anexo 1


Insumos requeridos

Tie

mpo


insumos

Precio

unitario (Q)

Total en

quetzales (Q)

Código

presupuesto

R4: Manual de normas y

procedimientos

1

A1: Identificación de los

componentes del manual.

1 cuaderno universitario

5 lapiceros

20.00

10.00

20.00

10.00

P-004

P-002

M1

T 2

A 1

2

A2: Diseño del manual de normas y

procedimientos 10 horas renta de


M2

T2

A 1

3

A 3: Presentación de la propuesta al

administrador de la Compañía para

su aprobación 4 horas renta de proyector 75.00 300.00 REC-002

M3

T3

A 1

Total 370.00

202


No.

Resultados y

actividades

Responsable

Año 1

Trimestre

T1 T2 T3 T4

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

1 Resultado 4:

Manual de

normas y

procedimientos

Amanda

Yineth

Alvarado

Ichén

1.1 Actividad 1:

Identificación

de los

componentes

del manual

Amanda

Yineth

Alvarado

Ichén

1.2 Actividad 2:

Diseño del

manual de

normas y

procedimientos

Amanda

Yineth

Alvarado

Ichén

1.3 Actividad 3:

Presentación de

la propuesta al

administrador

de la Compañía

para su

aprobación

Amanda

Yineth

Alvarado

Ichén

203






P Papelería

P-002 Lapiceros 10.00

P-004 Cuaderno universitario 20.00 30.00

Total 370.00

Resultado 4:

Manual de normas y procedimientos

204


RESULTADO V

FORTALECIMIENTO DE LA UNIDAD EJECUTORA








205




206

Índice resultado V



I Introducción………………………………………………………………. 209

I.1 Objetivo……………………………………………………………………209

I.2 Área de acción……………………………………………………………. 209


II.1 Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta………………. 210

II.2 Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo…………… 211

II.3 Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales…. 212






2 Plan de trabajo……………………………………………………………. 217


207






estos son:













208




















209

Resultado V: Fortalecimiento de la unidad ejecutora

I. Introducción:

La unidad ejecutora será el ente encargado de desarrollar e implementar cada uno de

los componentes o resultados que conforman la propuesta.

En este caso la unidad ejecutora está conformada por el personal administrativo y

operativo de Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., del municipio de Santa

Lucía Cotzumalguapa, del departamento de Escuintla.

La unidad ejecutora deberá equiparse con todos los materiales metodológicos o

humanos pertinentes para la implementación de la propuesta.

El presente resultado contiene todos los puntos en los que la unidad ejecutora se

debe fortalecer para el buen desarrollo de la propuesta.

1.1 Objetivo: Identificar las acciones que la unidad ejecutora debe realizar para el

correcto desarrollo de la propuesta

1.2 Área de acción: El presente resultado está dirigido al área administrativa de la

Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

210


Resultado V:

Fortalecimiento de la Unidad Ejecutora

Actividad 1:

Programa de capacitación sobre la propuesta

Actividad 2:

Implementación de cada manual administrativo

Actividad 3:

Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales


2.1 Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta

La elaboración del programa de capacitación estará condicionada por el orden de

cada manual administrativo, las capacitaciones a ofrecerse serán tres y estarán

estructuradas de la siguiente manera.

Programa general de capacitación:

Número de

capacitación

Manual a capacitar Fecha de

capacitación

Hora de

capacitación

Primera

Capacitación

Manual de

organización

05/ 08 / 2016

De 14:00 a 16:00

Segunda

Capacitación

Manual de

funciones y

perfiles

12 / 05 / 2016

De 14:00 a 16:00

Tercera

Capacitación

Manual de normas

y procedimientos

19/ 05 / 2016

De 14:00 a 16:00

211

2.2 Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo.

El siguiente cuadro contiene información que se le propone a la Administración de

la Compañía para que lo evalué y ejecute lo que consideren necesario.

Implementación de la propuesta de cada manual administrativo

PLANIFICACIÓN FECHA

1era.

Fase

Diagnostico

Recopilación de Información

Identificación de cada manual

Plan de trabajo

Descripción de actividades

Desarrollo del plan

Implementación en cada área

2da.

Fase

Conocimiento de las condiciones de cada uno de los

manuales

Identificación de las actividades

Priorización de las actividades

Evaluación

3ra

Fase

Objetivo de la evaluación

Alcance, determinado por el período de evaluación

Recursos necesarios

Desempeño de los participantes

Limitaciones y debilidades

Conclusiones y recomendaciones

212

2.3 Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales.

El siguiente cuadro será utilizado para mostrar con base a porcentaje de los

indicadores de la aplicación de los manuales implementados en la Compañía.

Año 1

Manual Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4

Organización

Funciones y

Perfiles

Normas y

Procedimientos

Año 2

Manual Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4

Organización

Funciones y

Perfiles

Normas y

Procedimientos

213


3.1 Conclusiones

1. Antes de iniciar la elaboración de un manual se necesita planear el tiempo para

investigar las características particulares de la empresa, el tipo de organización,

la entrevista con los responsables de cada tarea, la inspección de documentos

que revelen lo que se hace en la empresa, el tiempo para observar en el lugar de

los hechos la realización de las actividades, análisis de alternativas y la

elaboración propia del manual.

2. La elaboración y aplicación de los manuales administrativos, son piezas

fundamentales para garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las

operaciones de la empresa, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de

las operaciones y punto de partida, para conocer la eficiencia del control interno

y poder evaluarlo.

3. Los manuales que se elaboran están orientados a las políticas administrativas, los

métodos y procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el debido

acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las

políticas de los niveles de dirección y administración, y en segundo lugar, con la

eficiencia de las operaciones.

214

3.2 Recomendaciones

1. Planificar las actividades susceptibles de realizarse en la elaboración de un

manual, es el Gráfico de Barras o de Gantt, puesto que es un recurso sencillo,

pero importante, que permite especificar con facilidad lo que falta por hacer para

completar un proyecto y apreciar si una actividad está adelantada, retrasada o si

marcha de acuerdo a lo programado.

2. Aplicar los manuales administrativos que forman parte del presente trabajo de

tesis, que se den a conocer a cada área objeto de análisis para su aplicación en el

desarrollo de sus operaciones habituales.

3. Proponer que la unidad de análisis evalué periódicamente los manuales

administrativos, para establecer la correcta ejecución de las operaciones con el

fin de preservar la eficacia, eficiencia y de ser el caso, realicé las actualizaciones

necesarias que deberán ser aprobadas por la unidad de análisis.

215

Anexos del resultado V

216

Anexo 1


Insumos requeridos

Tie

mpo


insumos

Precio

unitario (Q)

Total en

Quetzales

(Q)

Código

presupuesto

R5: Fortalecimiento de la unidad

ejecutora

1 A1: Programa de capacitación

sobre la propuesta

15 horas renta de


M 2

T 3

A 1

2

3

A2: Implementación de cada

manual administrativo

A3: Cuadro de indicadores de los

manuales

1 resma de hojas 35.00 35.00 P-001

M 3

T 3

A 1

Total 95.00

217


No.

Resultados y

actividades

Responsable

Año 1

Trimestre

T1 T2 T3 T4

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

1 Resultado 5:

Fortalecimiento

de la unidad

ejecutora

Eduardo

Enrique

Cruz

Herrera

1.1 Actividad 1:

Programa de

capacitación

sobre la

propuesta

Eduardo

Enrique

Cruz

Herrera

1.2 Actividad 2:

Implementación

de cada manual

administrativo

Eduardo

Enrique

Cruz

Herrera

1.3 Actividad 3:

Cuadro de

indicadores del

manual

Eduardo

Enrique

Cruz

Herrera

218


Renglón Componentes presupuestarios Seis meses Total



P Papelería


Total 95.00

Resultado 5:

Fortalecimiento de la Unidad Ejecutora

219

Anexo 9: Presupuesto general de la propuesta.

Renglón Componentes del presupuesto Total en Q. Año 1 en Q.

Resultado 1

REC Renta de equipo electrónico y de

computo


P Papelería

P-001 Impresiones 13.00

P-002 Lapiceros 4.00 17.00

Co Combustibles

Co-001 Gasolina 92.00 92.00

Total del resultado 1 133.00

Resultado 2


computo



P Papelería



Resultado 3


computo



P Papelería



220

Renglón Componentes del presupuesto Total en Q. Año 1 en Q.

Resultado 4


computo



P Papelería

P-002 Lapiceros 10.00

P-004 Cuaderno universitario 20.00 30.00


Resultado 5


computo


P Papelería



Total general de la propuesta 1435.00

221

Anexo 10: Matriz del marco lógico.

Componentes del plan

Indicador Medio de

verificación Supuesto

Objetivo general:

Evitar las deficiencias del

personal administrativo y

operativo, en la compañía

Agrícola Industrial

Aguna, S.A., Santa Lucía

Cotzumalguapa,

Escuintla.

Aumento del

90% de la

eficiencia y

eficacia en el

personal Entrevista

Encuesta

El personal

estará

dispuesto a

cumplir lo

establecido en

los manuales

administrativos

Objetivo específico:

Fortalecer la organización

para la ejecución de tareas

y responsabilidades para

el personal

administrativo, en

Compañía Agrícola

Industrial Aguna, S.A.,

Santa Lucía

Cotzumalguapa,

Escuintla.

Crear un

ordenamiento

administrativo,

que será de un

90%

Manuales

administrativos

La empresa

implementara

de carácter

obligatorio los

manuales

administrativos

Resultado 1:

Diagnóstico del problema Identificar y

conocer la

magnitud

porcentual de la

problemática

Encuesta

Entrevista


Estandarización

del 100% de la

organización

interna, formas

de organización

del organigrama

Cuerpo de

manuales

administrativos

222

Resultado 3: Manual de funciones y

perfil de puestos

Distribución del

100% de los

puestos, en

relación a

destrezas del

personal y

experiencia

laboral

Cuerpo normativo

del manual

Resultado 4: Manual de normas y

procedimientos

Estandarización

del 100% de los

procedimientos

administrativos

Cuerpo del

manual

Resultado 5:

Fortalecimiento de la

unidad ejecutora

Se identifican el

100% de las

acciones para

implementar la

propuesta

Documento con la

propuesta de

creación de la

unidad ejecutora

Business

Tesis Universidad Rural de Guatemala (manuales administrativos)