Time Time management management Как эффективно управлять своим Как эффективно управлять своим

временемвременем

Progression 2011

Когда Бог создавал время, Когда Бог создавал время, он создал его достаточноон создал его достаточно

Ирландская пословица Ирландская пословица

А значит нужно лишь А значит нужно лишь научится правильно научится правильно управлять своим временем управлять своим временем

Что создает максимум Что создает максимум трудностей в управлении трудностей в управлении временем?временем?

Трудность в выборе первостепенных объектов Трудность в выборе первостепенных объектов внимания внимания

Неспособность организовать свое время в соответствии Неспособность организовать свое время в соответствии с выбранными приоритетамис выбранными приоритетами

Отсутствие дисциплины для претворения планов в Отсутствие дисциплины для претворения планов в жизньжизнь

Вам будет легче планировать и Вам будет легче планировать и успевать текущие дела, если у Вас успевать текущие дела, если у Вас будет четкое представление о будет четкое представление о ваших целяхваших целях

?Есть ли у вас цель в жизниЕсть ли у вас цель в жизни

?Что вы хотите сделать в ближайший Что вы хотите сделать в ближайший годгод

?Какие у вас планы на выходныеКакие у вас планы на выходные

?Что вы должны успеть сегодняЧто вы должны успеть сегодня

КРАТКОСРОЧНЫЕ ЦЕЛИ

Список задач Составляйте полный список задач Включайте в него в том числе задачи Определяйте время на решение каждой

задачи Применяйте условные обозначения:

/ - в процессе, работаю над этим /Аня – делегировано V – сделано Х – отменить ! – срочно – перенесено

Расставляйте приоритеты!

Efficiency vs Effectiveness

Часто бывает, что те менеджеры которые работают больше всех показывают худшие результаты.

Это происходит, потому что они неправильно определяют приоритеты.

Недостаточно делать вещи ПРАВИЛЬНО. Нужно еще и делать ПРАВИЛЬНЫЕ вещи.

Производительность – не тоже самое что эффективность. Будьте эффективными

Приоритеты распределяются в зависимости от «важности» и «срочности».

«Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.Для удобства определения приоритетов существует Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

Профессиональный рост Создание и поддержание

ресурсов Поддержание

долгосрочных отношений Поиск новых

возможностей Планирование

Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с горящим

сроком исполнения

Отвлечения, некоторые телефонные звонки

Корреспонденция Некоторые заседания

Планирование результатов

Team building Наведение порядка на

рабочем месте

Содержание блоков

Профессиональный рост Создание и поддержание

ресурсов Поддержание

долгосрочных отношений Поиск новых

возможностей Планирование

Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с горящим

сроком исполнения

Отвлечения, некоторые телефонные звонки

Корреспонденция Некоторые заседания

Планирование результатов

Team building Наведение порядка на

рабочем месте

ManageLeadership & Quality

DeceptionWaste

Содержание блоков

Работа с матрицей:1. Распределите задачи и обязанности по

группам ABCD

2. «Правило Преимущества»: «важное» стоит перед «срочным»

3. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми их группы А

4. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат.

Работа с матрицей:

Yesterday is a cancelled cheque, Tomorrow is a promisory note, Today is a cash. Use it!

Не откладывайте на завтра Задачи из группы А не откладываются Если вы хотите отложить что-то –

подумайте, почему вы это откладываете. Если вы не нашли достойной причны – выполните задачу.

Боритесь с отвлекающими факторами Ограничивайте время на выполнение

задачи. Будьте беспощадны со сроками, но

вежливыми с людьми. Умейте говорить «Нет» Назначайте встречи сами себе и

приходите на них.

Делегирование Выбрать нужного исполнителя

(координатор, production, секретарь) Дать задание, договориться о:

Результатах («Что?») Сроках ( «Когда?»)

Оставить на его рассмотрение «Как?» Договориться о контрольных сроках Мотивировать исполнителя. Соответствующим образом поощрить (это

может быть и простая благодарность)

Встречи Встречи – потенциальная потеря времени,

если они неправильно организованы. Встречи – необходимое зло, которое

отвлекает от обычной работы. Заранее определите повестку встречи и

вышлите ее всем участникам. Время встречи должно быть ограничено,

также как время на решение каждого вопроса в рамках встречи.

Строго следуйте повестке встречи. И знайте: «Лучшая встреча – та, которая

не состоялась»

Используйте возможности Outlook Различные папки для ваших

клиентов/проектов Отправляйте себе письма с задачами Используйте приоритеты писем Используйте Follow up флаги Используйте календарь Outlook для

организации встреч Резервируйте в календаре время для

ваших задач.

Планируйте Составляйте CPS на проект и держите его

перед собой. Составляйте TO DO list каждый день.

Сверяйте свой TO DO list с CPS. Проводите статус по проекту и

сверяйтесь с CPS минимум 1 раз в неделю. Информируйте коллег о своем графике.

И помните!

Work expands so as to fill the Work expands so as to fill the time available for its time available for its completioncompletion

http://www.slideshare.net/talcpowder/new-time-mgt http://www.slideshare.net/shabbarsuterwala/effective-time-management http://www.slideshare.net/Bradygilchrist/kill-procrastination

Спасибо

СПАСИБО