Tổng Quan Về Tổ Chức Sự Kiện

Chương 1: Tổng quan TCSK Học kỳ I – Năm học 2013-2014 1

TỔ CHỨC SỰ KIỆNTỔ CHỨC SỰ KIỆN

Chương 1: Tổng quan TCSK 22

NỘI DUNG HỌC PHẦNChương 1: Tổng quan về tổ chức sự kiện1

Chương 2: Quy trình tổ chức sự kiện2

Chương 3: Dự toán ngân sách33

Chương 4: Xác định không gian và thời gian44

Chương 5: Khách mời5

Chương 6: Sử dụng các PT kỹ thuật và truyền thông 36

Chương 7: Tổ chức nhân sự7

Chương 8: Những kỹ năng tổ chức sự kiện8

Chương 1: Tổng quan TCSK 3 3

CHƯƠNG 1

www.viethanit.edu.vn

TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN


NỘI DUNG CHƯƠNG

1

2

3

4

Thế nào là TCSK

Vai trò - mục tiêu - nguyên tắc TCSK

Phân loại sự kiện

Các yếu tố cấu thành nên sự kiện

Các yếu tố ảnh hưởng đến TCSK5


Khái niệm về tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì?

Là tất cả các chương trình, hoạt động nhằm mục tiêu hỗ trợ việc tiếp thị trực tiếp SP, công bố chương trình mới hoặc xây dựng tên tuổi lâu dài cho công ty/tổ chức Là tất cả những gì có tính chất “điểm tụ” thu hút số đông nhằm nói lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự việc khi huớng tới đối tượng của họ


Vai trò của tổ chức sự kiện

Xác định được KTG mục tiêu

Đánh bóng thương hiệu

Truyền tải được thông điệp của tổ chức

Là một trong những công cụ của chiến lược truyền thông công ty


Mục tiêu của tổ chức sự kiện

Mục tiêu Mục tiêu của tổ của tổ

chức sự chức sự kiệnkiện Mục tiêu Mục tiêu

kinh doanhkinh doanh

Mục tiêu Mục tiêu thông tinthông tin

Mục tiêu Mục tiêu tạo mối tạo mối quan hệquan hệ

Tiếp thị,Tiếp thị,quảng bá quảng bá

thương thương hiệuhiệu

+ Tăng cường sản lượng bán+ Giới thiệu SP mới+ Thiết lập hệ thống KPP+ Gia tăng lợi nhuận cho tổ chức

- SK là nơi tập trung các đối tượng công chúng. - Thông qua sự kiện, có thể thiết lập các MQH.

- Gây sự chú ý cho SP/DV của DN- Tạo sự quan tâm hơn nữa từ KH => giúp tăng doanh số bán của DN.


Nguyên tắc tổ chức sự kiện1.Phải kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị.2.Phải được xem như 1 thành phần không thể thiếu trong chiến lược

marketing mix.3.Xác định đối tượng KH mục tiêu.4.Đặt mục tiêu cụ thể5.Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng6.Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương

mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày.7.Quảng bá sự kiện8.Thiết lập và theo sát các mối liên hệ.9.Nhân lực là yếu tố quan trọng. 10.Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

11.(www.truyenthonghanoi.com)

Chương 1: Tổng quan TCSK 9www.viethanit.edu.vn

1. TCSK phải là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thịTổ chức sự kiện phải là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: + Hoạt động bán hàng, + Quản lý thông tin khách hàng, + Quan hệ công chúng, + Nghiên cứu thị trường+ Xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường.

Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty.

02/05/23 9

Nguyên tắc tổ chức sự kiện


2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp.

Doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Lưu ý: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

02/05/23 10



3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua

số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.

Dù sự kiện có quy mô “tầm cỡ” đến đâu, tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.

Cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

02/05/23 11


Chương 1: Tổng quan TCSKHọc kỳ I – Năm học 2013-2014 12

4. Đặt mục tiêu cụ thểKhó mà “cân đo” được những kết quả mà tổ chức sự kiện mang lại

cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến.

Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, đóng vai trò then chốt cho sự thành công của sự kiện

02/05/23 12



5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng

Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của tổ chức sự kiện.

Ví dụ: Một cuộc triển lãm sẽ không mang lại hiệu quả cao trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương.

02/05/23 13



6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp.

Hãy luôn nhớ rằng, các doanh nghiệp quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện chứ không phải là toàn bộ chiến dịch

02/05/23 14



7. Quảng bá sự kiệnQuảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần

thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại => Doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia.

Đối với những sự kiện có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

02/05/23 15



8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ.Sau khi kết thúc một sự kiện, phải theo sát các mối liên hệ đã

tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho tổ chức. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn.

Cần phải chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Lưu ý: hãy nhớ làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để

đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.

02/05/23 16



9. Nhân lực là yếu tố quan trọng. Yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá của tổ chức sự kiện chính là chủ

thể tham gia ở cả hai phía: người tiếp nhận và người thực hiện việc truyền tải thông tin.

+ Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng trong sự kiện.

+ Việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần

quan trọng.

02/05/23 17



10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanhTổ chức sự kiện là một hoạt động cực kỳ phức tạp: + Nó phải vừa là một sự kiện hấp dẫn, thu hút + Phải tạo được tinh thần hiếu khách, + Đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số

những yếu tố khác.Tuy nhiên, Tổ chức sự kiện “cũng chỉ là một yếu tố”, một

thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

02/05/23 18



Các loại hình sự kiện

Phạm vi không gian

Nội dung sự kiện

Lĩnh vực

Tiêu chí

phân loại

Khai trương, khánh thành, động thổ, giới thiệu SP,…Hội thảo, hội nghị, lễ kỷ niệm… Biểu diễn nghệ thuật, tiệc chiêu đãi

Sự kiện trong nhà Sự kiện ngoài trời

Sự kiện chính trị Sự kiện văn hóa Sự kiện kinh tế Sự kiện XH Sự kiện giải trí


Theo phạm vi không gian


Theo nội dung Sự kiện


Theo lĩnh vực

* Sự kiện chính trị


Theo lĩnh vực

* Sự kiện văn hóa


Theo lĩnh vực

* Sự kiện Kinh tế


Theo lĩnh vực

* Sự kiện Xã hội


Theo lĩnh vực

* Sự kiện Giải trí


Các yếu tố tạo nên sự kiện

Công việcKhông gian

Trang thiết bị, kỹ thuật

Tài chính

Thời gian

Con người

Các yếu tố Các yếu tố cấu thànhcấu thành


Các yếu tố ảnh hưởng đến TCST

1

2

3

4Các yếu tố ảnh hưởng Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động TCSKđến hoạt động TCSK

Nhân lực

Văn hóa

Tài chính

Thời tiết

Chương 1: Tổng quan TCSK Học kỳ I – Năm học 2013-2014 29

Business

Tổng Quan Về Tổ Chức Sự Kiện