Toplantı Yönetimi

Türker BAŞ

www.turkerbas.com

Genel

Toplantı

• Zaman kaybı

• Para kaybı

• Odağın kaybolması

• Morallerin bozulması

• Gevezelere platform oluşturması

• Entrika

• Karışıklık kaos

• Karar almak

• Sorunları çözmek

• Bilgi paylaşımı

• Koordinasyon

• İkna etmek

• Uzlaşma sağlamak

• Güven inşa etmek

www.turkerbas.com

Toplantı Öncesi

• Bilgilendirme

• Problem çözme

• Karar Alma

Ne?Amaç

Ne?Amaç

• Yer• Zaman• Süre

Nerede?Ne

Zaman?

Nerede?Ne

Zaman?

• Yöneticiler• Uzmanlar• Temsilciler

Kim?Katılımcılar

Kim?Katılımcılar

www.turkerbas.com

Ne?

Niçin toplanıyorsunuz?

www.turkerbas.com

Eğer

Toplanmayın!

• Konu birebir görüşme ile çözülebilecek nitelikte ise,

• Hazırlık için yeterli zamanınız yoksa,

• Diğer iletişim yöntemlerinin daha yararlı sonuç verecekse,

• Konu insanların zamanını almaya değecek kadar önemli değilse,

• Konu zaten karara bağlandıysa,

• Problem çok sıcak ve insanların kafası karışıksa

www.turkerbas.com

Kim?

Yönetici

Kolaylaştırıcı

Yazıcı

Uzman

Katılımcı

818

1800

www.turkerbas.com

Ne Zaman? Nerede?

www.turkerbas.com

Gündem

Kapsam

• Toplantının amacı,

• Ulaşılmak istenen hedef ve sonuçlar,

• Katılımcılar,

• Tarih, saat, yer,

• Toplantının süresi,

• Koordinatör

• Her bir katılımcının toplantıdaki rolü,

• Ele alınacak gündem maddeleri, sorumlu kişi, süre

• EK - Gerekli olduğu durumlarda bilgi notu

www.turkerbas.com

Genel Kurallar

İşleyiş

• Toplantıyı zamanında açın.

• Tartışılacak konuları / gündemi takdim edin.

• Toplantı kurallarını hatırlatın.

• Gündeme bağlı kalın.

• Katılımcıları fikirlerini beyan etmeye teşvik edin.

• Bütün görüşlerin dile getirildiğinden emin olun.

• Üzerinde mutabakat sağlanan konuları herkes tarafından görülebilecek bir yere not edin.

• Toplantının odağından sapmasına izin vermeyin.

• Toplantıyı kapatmadan önce alınan kararları, hangi görevi kimin üstlendiğini, atılması gereken sonraki adımları özetleyin.

• Toplantının önemli noktalarını kayda geçirin.

www.turkerbas.com

ProblemÇözme

Karar Alma

İşleyiş

• Katılımcıların sorun hakkındaki algılamalarının ne olduğunu anlayın.

• Sorunu net bir şekilde tanımlayın.

• Sorunun ne zamandır sürdüğünü ve o anki durumunu tartışın.

• Katılımcıların sorunun nedenleri hakkında ne düşündüğünü anlayın.

• Sorun çözülemediği durumda bunun yaratabileceği olası sonuçları başlıklar halinde tespit edin.

• Çözüm seçenekleri için beyin fırtınası yapın. Her bir seçeneğin üstün ve sakıncalı yanlarını açıklığa kavuşturun.

• Çözüm konusunda fikir birliği sağlayın.

www.turkerbas.com

İşleyiş

www.turkerbas.com

Temel Özellikler

Etkin

Üretken Zevkli

www.turkerbas.com

Bunlar Yeterli mi?

Gündem

Kurallar

Tutanak

www.turkerbas.com

Problem

Hiçbir işiniz olmasa dahi toplantı yapmak ister misiniz?

www.turkerbas.com

Problem

Film izlemeyi mi, yoksa toplantıya katılmayı mı tercih edersiniz?

www.turkerbas.com

Problem

Filmlerin sizi etkileyen ortak yanları nelerdir?

www.turkerbas.com

Problem

www.turkerbas.com

Çözüm

İlk 10 Dakika

SİLKELE

İlk 10 Dakika

SİLKELE

10 Dakikadan Sonra

ÇATIŞMA YARAT

10 Dakikadan Sonra

ÇATIŞMA YARAT

www.turkerbas.com

Çözüm

Toplantıları Sorunların Çözüme Kavuşturulduğu Yer Haline Getirmek

Toplantıları Sorunların Çözüme Kavuşturulduğu Yer Haline Getirmek

www.turkerbas.com

Problem

Klasik Toplantı (09:00 -11:00);

• Yönetici 5-6 maddelik gündemi toplantı öncesi katılımcılara gönderir.

• 09:10 – 09:25 Genel görüşme

• 09:20 – 10:15 Birinci gündem maddesi

• 10:15 – 10:55 İkinci gündem maddesi

• 10:55 – 11:15 Üçüncü gündem maddesi

• 11:15 – 11:20 Kapanış!

www.turkerbas.com

Problem

• Ali: Toplantının zamanında tamamlanmamasından

şikayetçidir.

• Veli: İlgilendiği konuya yeterli zaman ayrılmamıştır.

Ayrıca dikkatler dağılmıştır.

• Selami: Sorunlara çok yüzeysel bakılmış stratejik

konulara girilmemiştir.

• Ayşe: Piknik günü ve yeri yine konuşulmamıştır.

Toplantı Sonrası İzlenimler

www.turkerbas.com

Problem

Günlük Haber Başlıkları 5 Dakika

Haftalık Dizi 50 Dakika

15 Gün Film 1,5 Saat

Aylık Açık Oturum 3-4 Saat

www.turkerbas.com

Problem

Strateji

TaktikGünlük Konular

Toplantı Çorbası

www.turkerbas.com

Çözüm

3/6 AylıkDeğerlendirme

AylıkStratejik

GünlükYoklama

HaftalıkTaktik

www.turkerbas.com

Çözüm

Günlük Yoklama

5 dakika.

Ayak üstü. Hepsi bu.

• İnsanların birbirlerinin nasırlarına

basmalarını engeller.

• Aynı yer ve saatte yapılmalı.

• Kesinlikle iptal edilmemeli.

• Ayakta olmalı.

• Sadece o güne ait işler konuşulmalı.

• Koordinasyon zaman harcanmasını önler.

www.turkerbas.com

Çözüm

Haftalık Taktik

45 – 90 Dakika

İki Haftada Bir Olabilir

• Herkes kendi ile ilgili konuları 60 saniyede

özetler.

• Gündem önceden saptanmamalı.

• Paslaşmalar sırasında ayrıntıya girilmemeli.

• Uzun vadeli stratejik konular tartışılmamalı.

• İlerleme değerlendirmesi. 5 dakika.

• Gerçek zamanlı gündem

www.turkerbas.com

Çözüm

Aylık Stratejik

3 Saatİki – Üç Önemli

Gündem Maddesi

• Haftalık toplantılarda su yüzüne çıkan

sorunlar ele alınır.

• Gündeme çok fazla konu yüklenmemelidir.

• Toplantıya gerekli araştırma ve hazırlık

yapılarak gelinmelidir.

• Çatışma korkusu yenilmelidir.

www.turkerbas.com

Çözüm

Üç AylıkDeğerlendirme

1 Gün

Ofis Dışında

• Kapsamlı strateji değerlendirmesi yapılır.

• Bölümlerin, ekiplerin performansları gözden

geçirilir.

• Toplantının aşırı yapılı, aşırı yüklü hale

gelmesi önlenmelidir.

• Aşırı aktivite planlanmamalıdır.

• Çevre şartları (rekabet / sektör)

değerlendirilir.

Türker BAŞ