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Warum Sie Lean im Büro einführen sollten und wie das geht!
Angela Reeg-Muller Exzellenta – Effizienz für Geschäftsprozesse
Warum Sie Lean im Büro einführen sollten und wie es geht
Mannheim, den 09.02.17
LeanAroundTheClock
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 2
Lean bedeutet
Werte schaffen
Input Leistung Output Prozesse straffen
Verschwendung vermeiden
. . .
Mitarbeiter entwickeln . .
. . .
Kunden begeistern
Durchlaufzeiten kürzen
Kosten senken
Mitarbeiter motivieren .
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 3
..
Überblick
Lean im Büro – warum?
Büro – Welche Herausforderungen?
Lean im Büro – wie?
Und was braucht es sonst noch?
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 4
www.exzellenta.de/blog
www.exzellenta-online-academy.de
Effizienz für Geschäftsprozesse
Einfach – Praktisch – Schnell
Wann immer – wo immer
www.exzellenta.de
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 5
Angela Reeg-Muller Lean Six Sigma Black Belt Spezialisiert auf Administration Autorin, Lehrbeauftragte Wirtschaftswissenschaftlerin
Überblick
Lean im Büro – warum?
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 6
Zeit
~10000 v.Chr. 1800 2000
1. Megatrend Wissensgesellschaft
7
Agrar-
gesellschaft
Industrie-
gesellschaft
Wissens-
gesellschaft
Quelle: nach Zukunftsinstitut. 2010. Eigene Darstellung.
Exzellenta, Angela Reeg-Muller
2. Geänderte Marktsituation
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 8
Kosten + Gewinn = Preis
Preis – Kosten = Gewinn
Bildnachweis (c) panthermedia.net / Philippe Renaud
3. Kundenbeschwerden
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 9 Bildnachweis (c) panthermedia.net / Robert Kneschke
4. Demografischer Wandel
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 10 Bildnachweis (c) panthermedia.net / Randolf Berold
5. Info-Fluss steuert Materialfluss
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 11
Materialfluss
Material Infos
Info-Fluss
1. Megatrend Wissensgesellschaft
2. Geänderte Marktsituation
3. Kundenbeschwerden
4. Demografischer Wandel
5. Info-Fluss dominiert Materialfluss
Zusammenfassung: Wir müssen im Büro etwas tun, weil ...
Überblick
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Büro – Welche Herausforderungen?
Herausforderung No 1: zu viel – zu viel parallel – zu wenig koordiniert
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 14
Bildnachweis: panthermedia.net /Tomas Griger
!
Herausforderung No 2 Arbeitsergebnisse im Büro sind „unsichtbar“
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• Fehlende Transparenz
•Keine sichtbaren Lager
• Stillstand nicht sichtbar
•Keine sichtbaren Zwischenprodukte
•Nacharbeit nicht sichtbar
•Überlastung nicht sichtbar
Bildnachweis: presentermedia
Zusammenfassung: Fehler im Büro
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 16
• haben die teuersten Auswirkungen
• sind am leichtesten zu begehen
• sind am schwierigsten zu finden
Quelle?
Und in vielen Fällen fehlt das Bewusstsein dazu
Überblick
• Prozesse visualisieren
• Arbeitsverteilung sichtbar machen
• Für Verschwendung sensibilisieren
Lean im Büro – wie?
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Prozesse visualisieren: Prozessfunktionsdiagramm
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 18
Im Team, mit den Prozessbeteiligten Zeigt den Arbeitsfluss Bringt Überblick und Transparenz Probleme kennzeichnen Unterstützt Schnittstellenanalyse
50 unbearbeitete Bestellungen im System
Arbeitslast sichtbar machen: Kanban fürs Büro
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Arbeitsbestand erledigt In Bearbeitung
Arbeitslast sichtbar machen: Kanban fürs Büro
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Arbeitsbestand erledigt In Bearbeitung 3
Arbeitslast sichtbar machen: Kanban fürs Büro
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Blockaden werden sichtbar Parallele Arbeiten werden sichtbar Voraussetzung: Feedback-Schleifen Konsequenz in der Umsetzung! Und Geduld!
Für Verschwendung im Büro sensibilisieren
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T I M W O O D
Transport
Inventory = Bestände
Motion = unnötige Bewegung
Waiting
Übererfüllung/Nutzlose Tätigkeiten
Überproduktion
Fehler
Nicht richtig genutztes Mitarbeiterpotenzial
Verspätung
Unnötige Bewegung Unklare Kommunikation Doppelarbeit
Verpasste Chance
Verschwendung beim / für den Kunden
Aufgabe Führung Mitarbeiter coachen, Verschwendungen zu erkennen
Überblick
Und was braucht es sonst noch?
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Was es NICHT braucht
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Tools und Methoden statt Haltungsänderung Hauruck-Mentalität Schreibtischordnung vorschreiben Laufwege abgehen Vorgaben anstelle von Beteiligung der
Beschäftigten Keine Zeitansätze für Lean – Aktivitäten Entlassungen, weil optimiert wurde
Was die Einführung von Lean im Büro braucht
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Einen langen Atem – Lean ist die Art, zu arbeiten Einen breiten Ansatz – Lean auf allen Ebenen Neue Denkweisen der Führungskräfte
Vorbild Mitarbeiterentwicklung statt Vorgaben
Kommunikation – Kommunikation - Kommunikation Einführung mit Change-Management begleiten Qualifizierungen
der Führungskräfte der Beschäftigten
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Kostensenkungen >> Wettbewerbsvorteil Glückliche Kunden >> Loyale Kunden
Zufriedene Mitarbeiter >> Motivierte Mitarbeiter Organisches Wachstum >> Gesicherte Zukunft
Wenn wir alles richtig machen, haben wir
Exzellenta Angela Reeg-Muller [email protected] Morseweg 24, 53125 Bonn 0228 534 632 66
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Fragen? Einwände? Anregungen?
Herausforderung No 1: zu viel – zu viel parallel – zu wenig koordiniert
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Bildnachweis: panthermedia.net /Tomas Griger
Warum Sie Lean im Büro einführen sollten Und wie es geht
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