25.1.2017

Jääkö teillä tärkeää tietoa lojumaan työntekijöiden sähköposteihin?

2

Tänään äänessä

Veli-Matti RatinenNuance

Kaj Seestemarkkinointijohta

ja

Janne Lehtovaara

asiakaspäällikkö

3

Agenda Miten työhön liittyvät sähköpostiviestit liitteineen saadaan

organisaation tahtotilan mukaisesti talteen ja helposti kaikkien löydettäviksi?

4

Ongelmakohtia sähköpostin kanssa Sähköposti pursuaa yli

Saapuneet kansio täynnä Henkilön arkisto Huonot hakuominaisuudet Tieto yhden henkilön takana Usein sähköposti ei ole

loppumääränpää ko. tiedolle

Haaste Mikä on vaihtoehto?

5

Miksi hallinnoida sähköposteja?Neljä hyvää syytä

Tieto on organisaation hallussa Helpoin tapa toimia

ROI lasketaan minuuteissa Tiedonohjauksen ensimmäinen askel

Työhön liittyvät sähköpostiviestit liitteineen saadaan organisaation tahtotilan mukaisesti talteen ja helposti löydettäviksi

Käyttäjä kertoo vain, mitä tallennetaan. Paikka, siirrettävät metatiedot ja muu ”turha” kirjaaminen ja etsiminen jää pois

Jopa yksi tallennustapahtuma kuukaudessa riittää maksamaan ”investoinnin” takaisin

Sama organisaation tahdon mukainen toiminta voidaan helposti ulottaa kaiken dokumentaation hallintaan

21

3 4

6

Sähköposteissa oleva tieto haltuun

7

Tallennuksen ohjaus Outlookista Case-esimerkki

Yhteistyökumppanilta on tullut 60 sähköpostiviestiä, jotka tulisi liitetiedostoineen kohdentaa rakennusprojektille ja tallentaa liitetiedostot projektin SharePoint-kirjastoon metatietoineen.

Käyttäjä valitsee tallennuskohteeksi rakennusprojektin dokumenttikirjaston. Kirjastoon on määritelty tarvittavat metatiedot ja käyttäjä täyttää/valitsee metatiedot. Sähköpostiviesteistä luetaan automatisoidut metatiedot.

SharePointiin tallentuu käyttäjän valitsemat sähköpostiviestit ja/tai liitetiedostot metatietoineen.

DokumentitD

DokumentitD

DokumentitD

DokumentitD

DokumentitD

21

Kehityspolku parempaan dokumentinhallintaan

1.Sähköpostie

n hallinnointi

2. Dokumenttien hallinta

3.Prosessien tehostamin

en

Ensimmäiset askeleet tallennuksen ohjaamiseen

Helppo ja nopea Outlook – Sharepoint,

yms.

Organisaation tahtotilan mukainen toiminta suoraan asiakirjallisiin prosesseihin

Taustajärjestelmiä hyödynnetään

Helppo, vaikuttava – johtamisen väline

Compliance toteutuu käyttäjän valinnoilla

MS Office – Sharepoint, yms. Tieto kulkee asiakirjoissa

Organisaation tahtotilan mukainen toiminta on loppukäyttäjälle helpoin tapa tehdä omat prosessinsa.

Taustajärjestelmät häivytetään kokonaan.

Kuljetetaan ydintietoa Helpoin tapa (Käyttäjä voi

tehdä asian vain oikein), moninkertaisesti tehokkaampi ja johdon hallinnassa

Kiitos

Ota yhteyttä