Małgorzata Krawczyk

Analiza przypadków wdrożeń zintegrowanych

systemów zarządzania w polskich

przedsiębiorstwach pod kątem

zrealizowanych podczas wdrożenia innowacji

i ich skutków dla funkcjonowania organizacji.

Analiza ośmiu przedsiębiorstw różnych branż.

Analiza oparta jest na danych

udostępnionych przez te organizacje, na

wywiadach z przedstawicielami.

1. Powody wdrożenie: Słaba wydajność dotychczasowych systemów;

brak informacji kosztowo – zarządczych.2. Stopień reorganizacji: Zmiany, dotyczące obiegu dokumentów,

wykonane w trakcie wdrożenia.3. Korzyści z wdrożenia: Zmniejszenie kosztów obsługi i administracji TI;

lepsza jakość danych; szybsze raportowanie; kontrola dostępności zasobów i wyrobów gotowych.

4. Korzyści z reorganizacji: Nie wystąpiły.

1. Powody wdrożenia: Potrzeba dostarczania informacji zarządczo –

controllingowych; potrzeba monitorowania kosztów i w konsekwencji znacznego ich zmniejszenia; potrzeba osiągnięcia większej elastyczności w zakresie obsługi przedsiębiorstwa wielozakładowego.

2. Stopień reorganizacji: Zamodelowanie istniejących procesów gospodarczych przed

wdrożeniem; „lekkie” zmiany w trakcie wdrożenia tak, ażeby nie powodować zakłóceń; przesunięcie działań z jednych jednostek organizacyjnych do innych, tak aby procesy były bardziej „skoncentrowane”.

3. Korzyści z wdrożenia: Spójna informacja w obrębie całej firmy.4. Korzyści z reorganizacji: Skrócenie czasu trwania procesów.

1. Powody wdrożenie: Potrzeba centralizacji i ujednolicenia przepływu informacji

we wszystkich browarach, wchodzących w skład tworzącej się grupy; potrzeba wprowadzenia systemu, wspierającego całościowo nową strukturę.

2. Stopień reorganizacji: Zamodelowanie procesów gospodarczych; wdrożenie

poprzedzone zmianami organizacyjnymi, dotyczącymi integracji przepływu informacji i planowania zasobów.

3. Korzyści z wdrożenia: Zapewnienie spójnej i homogenicznej informacji wszystkim

jednostkom, wchodzącym w skład grupy.4. Korzyści z reorganizacji: Lepsze wykorzystanie mocy produkcyjnych wszystkich

browarów poprzez centralne planowanie zasobów.

1. Powody wdrożenia: Brak wsparcia poprzedniego systemu przez producenta, co

uniemożliwiało jego rozwój; brak przygotowania poprzedniego systemu do roku 2000; koncepcja ujednolicenia systemów informatycznych w ramach grupy kapitałowej.

2. Stopień reorganizacji: Analiza procesów gospodarczych i opis stanu istniejącego przed

wdrożeniem; procesowy charakter wdrożenia, nie powiązany z głębokim reeigineeringiem.

3. Korzyści z wdrożenia: Łatwość i szybkość uzyskiwania potrzebnej informacji zarówno dla

pracowników jak i Zarządu; system przyjazny dla Użytkownika; uzyskanie elastycznego systemu umożliwiającego w prosty sposób implementowanie koniecznych zmian; zintegrowanie działu produkcji z resztą systemu.

4. Korzyści z reorganizacji: Usprawnienie procesu sprzedaży.

1. Powody wdrożenia: Niemożność wsparcia informacyjnego nowej struktury

organizacyjnej.2. Stopień reorganizacji: Gruntowna reorganizacja kluczowego procesu zbierania

zamówień i dystrybucji.3. Korzyści z wdrożenia: Brak korzyści w obszarze finansowo – księgowym; nowa

informacja o używanych przez klientów akcesoriach; informacja na temat rozrachunków i kontaktów z klientami.

4. Korzyści z reorganizacji: Redukcja zatrudnienia; redukcja stanu zapasów; większa

kontrola pracowników terenowych; zwiększona ilość zamówień.

1. Powody wdrożenia: Potrzeba szczegółowej kontroli kosztów; potrzeba wdrożenia

elastycznego systemu, wspierającego zmiany organizacyjne zarówno w chwili obecnej jak i w przyszłości.

2. Stopień reorganizacji: Reorganizacja procesów po wdrożeniu systemu; identyfikacja

głównych grup klientów i utworzenie odrębnych jednostek organizacyjnych do obsługi każdej grupy; wsparcie nowej struktury organizacyjnej przez wdrożony wcześniej system.

3. Korzyści z wdrożenia: Dostępność informacji zarządczej; redukcja redundancji przy

wprowadzaniu danych; zmniejszenie kosztów utrzymania systemu w związku z centralizacją utrzymania systemu.

4. Korzyści z reorganizacji: Większa koncentracja na klientach; lepsze rozpoznanie potrzeb

klientów; lepsze dopasowanie wyrobów i usług towarzyszących do potrzeb klientów; zwiekszenie szybkości i dokładności obsługi klientów.

1. Powody wdrożenia: Redundancja czynności, spowodowana koniecznością wpisywania

danych do kilku systemów; utrudniony dostęp użytkowników do informacji; potrzeba racjonalizacji zarządzania finansami; potrzeba uproszczenia wybranych procesów eksploatacyjnych, remontowych i inwestycyjnych.

2. Stopień reorganizacji: Zamodelowanie procesów gospodarczych przed rozpoczęciem

wdrożenia przez firmy konsultingowe; przeanalizowanie 12 procesów; reorganizacja 2 procesów, dotyczących obsługi klienta.

3. Korzyści z wdrożenia: Lepszy i szybszy dostęp do informacji; lepsza jakość informacji.4. Korzyści z reorganizacji: Skrócenie czasu wykonania procesów fakturowania klientów oraz

wydawania warunków technicznych.

1. Powody wdrożenia: Brak możliwości budżetowania projektów;

wprowadzanie nowego systemu raportowania.2. Stopień reorganizacji: Zmiany w procesach informacyjnych; drobne

zmiany organizacyjne.3. Korzyści z wdrożenia: Możliwość prowadzenia budżetów; zmniejszenie

stanu zapasów dzięki lepszej informacji o stanach magazynów; lepszy dostęp do informacji.

4. Korzyści z reorganizacji: Nie wystąpiły.

1. Wdrożenie systemu ERB spowodowało: Wyeliminowanie redundancji przy wprowadzeniu

danych do systemów; Ujednolicenie informacji w obrębie

przedsiębiorstwa; Łatwość uzyskiwania informacji z systemów

przez jego użytkowników, bez potrzeby odwoływania się do pomocy informatyków;

Lepszą jakość i dopasowanie informacji do potrzeb użytkowników;

Oraz zmniejszenie kosztów administracji systemu, ze względu na centralizację związanych z tym czynności.

2. System zintegrowany wpływa na polepszenie jakości informacji w przedsiębiorstwie – jej dopasowania do potrzeb, dostępności, czasu uzyskania, aktualności. Nie wpływa natomiast bezpośrednio na usprawnienie działania organizacji.

3. Czynności, związane ze zmianą procesów gospodarczych skutkowały bezpośrednio usprawnieniem działania organizacji, a wielkość tych usprawnień i ich wpływ na skuteczność działania organizacji jako całości zależał bezpośrednio od skali i zakresu zmian czyli od tego, jakie procesy były zmieniane i jak głębokie były te zmiany.

Przedstawione przykłady wdrożeń zakończyły się powodzeniem.

We wszystkich przedsiębiorstwach projekt przebiegał zgodnie z zasadami.

Wszystkie firmy osiągnęły korzyści związane z lepszą dostępnością i jakością informacji, które to korzyści wynikają bezpośrednio z udanego wdrożenia systemu.

Dodatkowe korzyści uzyskały te przedsiębiorstwa, które w trakcie realizacji wdrożenia przeprowadziły zmiany organizacyjne – zmieniały sposób wykonywania pracy.