Marketing de eventos

Repaso clase anterior�Orden de Precedencia

�Banderas

Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia CapdevilaCeremonial y marketing en la organización de eventos

�Aplicación al evento

�Público – Lista de invitados – BD

�Jerarquizar

�Lay out o plano del evento

�Definir un momento para OP

�Ceremonial Escrito

Orden de Precedencia• B. VillataBN y luego por orden alfabético

BN B 2

BNBV -BE

c

BN

Alternancia (Asimilar a autoridades en estrado – dobles cabeceras)

B 2 B 3


Orden de Precedencia

• Gotelli - Cuando no pueden ir en el centro métrico (espacio), se colocará la BN a la extrema derecha y luego las restantes por orden alfabético. (lineal)orden alfabético. (lineal)

BN B2 B3 B4


Ceremonial Escrito

• Conjunto de normas y pautas que regulan las comunicaciones escritas (oficial, ceremonias

eventos.

• De las normas del ámbito oficial se derivan las • De las normas del ámbito oficial se derivan las del empresario.

• Herramientas o aportes:

– Fórmulas de redacción, cortesía y tratamiento en función de jerarquías.


Ceremonial Escrito• En Argentina: Decreto 333

• Tipos de comunicaciones que regula

– Tarjetas (personales, profesionales, de invitación, de ubicación)

– Correspondencia

• Oficial / Comercial /Social – Amistosas


Ceremonial Escrito

• Redacción

• Partes. Frases Tratamiento, apertura, desarrollo, cierre

• Correspondencia: elementos, tipos• Correspondencia: elementos, tipos

• Confirmaciones - RSVP

• Uso de Mayúsculas


Ceremonial escrito


Ceremonial Escrito


Ceremonial Escrito

TARJETAS

• DE UBICACIÓN

– Para lugares

• DE INVITACIÓN

– Preimpresas (consulados) –Específicas. Datos. SRC



Programa del Evento

• Programa interno

• Programa preliminar

• Programa técnico

• Programa social

Evento Programa Interno

Fecha – hora Lugar

07hs Ingreso psnal, chequeo sonido, estrado, tarjetas de ubicación, banderas, etc

10 Acreditaciones – ingreso público

10.30 Apertura locutor – palabras:

-D1 / D2 / D3• Programa social

• Programa para acompañantes

-D1 / D2 / D3

12 Coffee Break

12.40 Distribución de talleres

13/15 Almuerzo

15/18 Taller 1 – Aula 1

Taller 2 – Aula 2

18.30 Conclusiones – cierre

19 Vino de Honor

21 Desarmado


Cronograma del evento• Visualización de la planificación

• Gráfico donde se plasman tareas, responsables y tiempos (deathlines)

• También se incluyen

Fecha Actividad Respons. Obs.

2/03 Reuniones organiz.

Todos

2/4 Prensa y comunicaciones

Juan

• También se incluyen observaciones-requisitos.

• Monitoreo y evaluación. Flexibilidad y ajustes

nes

10/11 Distrib. invitaciones

Juan

12/11 Servicios: comidas-espectáculos

Caro

10/12 EVENTO Todos

11/12 Evaluación María


Evaluación de un evento

• ¿Quiénes evalúan?

1. Público

2. Medios2. Medios

3. Autoevaluación

4. Cliente


Evaluación

• Público: Invitados o asistentes

– Encuestas en el lugar. Muestra

– Ej.: Congresos

– Encuestas posteriores– Encuestas posteriores

– Premios – estímulos a la participación

– Informantes clave o personalidades relevantes

• Prestadores


Evaluación

• Medios

– Archivo y registro de todas las instancias

– Pre evento, durante y posterior

– Espacios pagos y notas – repercusión– Espacios pagos y notas – repercusión

– En todos los medios (internos-externos)

– Sinergia comunicativa


AutoevaluaciónItem - Actividad Respons. MB-B-M Observac./ Perfectibles

Objetivos Todos

RR Juan

Marketing y publicidad Juan

Prensa y Comunicac. Andrea

Ceremonial Carolina

Personal – staff: sala, acred. Encargado

Servicios: comidas CaroServicios: comidas Caro

Servicios:espectáculos Todos

Serv.: iluminación/sonido María

Ambientación Contratado

Vestimenta empleados

Trato-atención

Timming Todos

Concurrencia

Imprevistos Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila

Ceremonial y marketing en la organización de eventos

Evaluación

Cliente

• Objetivos

• RR

• Costos- Beneficios - resultados• Costos- Beneficios - resultados

• Sensaciones

–Propias - Público

• Medios


COMIDAS

• Pertinencia

Debemos evaluar la importancia de la comida en el evento o ceremonia.


Por ej.:

Evento social elemento principal

Evento académico rol secundario

Tipos de comidas en un evento

•Desayuno

•Coffee Break

•Té- Merienda

• Recepciones:• Recepción • Cocktail• Vino de Honor

Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila

•Té- Merienda

•Brunch- High Tea

•Lunch –Almuerzo

• Buffet-Comida Americana

• Comida de Negocios - Cena

Desayuno de Trabajo

�Para comenzar el día de trabajo con un efecto motivador �Puede ser para público: interno, externo o mixto�Es una tendencia que viene de Estados Unidos

Temas:


Temas:•Específico entre las partes. Informar una novedad a un grupo de personas a cargo. Evaluar un negocio. Presentar propuestas. Una presentación a la prensa

Tipos: continental, americano, vienés, brasileño…

Lugares:•Dentro de la institución: en sala de reuniones•Fuera de la institución: en sala de un hotelNUNCA en bar o restaurante, para mantener la privacidad

Horario:•Inicio entre las 8 y las 10


•Inicio entre las 8 y las 10•Duración: entre una a dos horas•Si la invitación es a las 10 , la reunión debe ser breveRESPETAR EL HORARIO HABITUAL DEL PERSONAL DE LA INSTITUCION•Conviene servir el desayuno previamente y en otra sala

Coffee Break•Es un corte en el transcurso de una jornada de trabajo•Sirve para tener unos minutos libres para distenderse, salir de la sala beber algo, ir al baño, contestar llamadas


contestar llamadas •Duración: depende de la cantidad de gente y del objetivo de interrelación que tenga (nunca menos de 15 minutos, ni más de 40 minutos)•Lugar: realizarlo en un espacio con luz natural, en especial cuando la jornada transcurre en sala con iluminación artificial

Té - Merienda

•En Argentina el Té es una reunión social o familiar propia de los fines de semana.

•En días laborales se toma entre mujeres


•Horario: 17 a 19

•No tiene la formalidad de las comidas en cuanto a horarios, puntualidad, vestimenta y distribución de los comensales ( a medida que llegan se van ubicando)

Brunch•Es de origen anglo-americano•Es una combinación entre el desayuno y el almuerzo (en el ámbito social, en las principales ciudades del mundo se organizan los domingos , día en el que las familias se levantan más tarde)•En Argentina se usa como evento ejecutivo en días laborables


laborables•Horario: entre las 11 y las 15 y se presenta como un buffet sofisticado•Duración: más que el desayuno por la variedad de comida, los invitados se sirven varias veces•Se presentan grandes mesas con comidas, los asistentes se sirven y luego pasan a una mesa aparte

Almuerzo de trabajo•Se realizan los días hábiles para tratar temas laborales

•Fuera del ámbito de la oficina

•Lugares: restaurantes exclusivos, hoteles o


•Lugares: restaurantes exclusivos, hoteles o salones privados, deben reservarse con anterioridad a nombre del anfitrión

•En casos excepcionales se realizan en la oficina en una sala privada, o en el comedor del directorio, NUNCA en el comedor de la institución

Almuerzo de trabajo•La puntualidad es rigurosa, porque el tiempo es acotado•Duración: dos horas•Constará de: primer plato, plato principal, postre y café. El menú será a elección de cada comensal o establecido previamente por el anfitrión•No incluye bebidas alcohólicas, ni comidas


•No incluye bebidas alcohólicas, ni comidas recargadas•No es necesario tomar una copa previa porque alargaría los tiempos•Corresponde retirarse después del café luego del homenajeado (si lo hubiere)

Cocktail - Recepción�Los invitados están de pie (no hay precedencias ni ubicaciones especiales)�Favorece la interrelación entre los asistentes�Debe contratarse bastante personal, ya que se acercarán a los invitados con bandejas y bebida

Diferentes clasificaciones:


Diferentes clasificaciones:�Cocktail ámbito privado

�Se sirve antes de las comidas�Hora de inicio: entre las 19 y las 20 , �Duración 2 horas

� Recepción ámbito oficial�Algunos usan ese nombre para reunión antes del almuerzo

Cocktail - Recepción

�Se utiliza para lanzamiento de productos o servicios, exposiciones, conferencias o celebraciones de aniversario o fin de año.Lugares: en la institución, hoteles u otra locación menos habitual


menos habitual�Se realiza luego del horario laboral, si es importante y formal, después de las 20

Vino de Honor- Vernissage

•Celebración más sencilla que un cocktail•Es de menor presupuesto y duración más corta (una hora)•Luego de la presentación de un libro, una conferencia o al inaugurar una exposición de arte


conferencia o al inaugurar una exposición de arte•Los invitados permanecen de pie•Mesa central con mantel y arreglo floral•Se ofrece vino o champagne, acompañado por pocos bocaditos salados por persona

Buffet

•Comida sentados en la mesa, pero se presenta la comida en fuentes distribuidas en mesa auxiliar•Debemos calcular bien el espacio•Las bebidas se presentan en jarras de vidrio o cristal que también se colocan sobre una mesaHorario: igual al de una comida pero por sus


Horario: igual al de una comida pero por sus características puede prolongarse•Se invita a las 21 y si es con baile dura más de 4 horasTipos:•Buffet Froid (sólo comida fría)•Buffet Foid et Chaud (se le agregan platos calientes o cazuelas)

Comida de negocios - cena•Se realizan de noche y se procede de la misma forma que para los almuerzosHorario: comienzan entre las 20.30 y las 22Lugar: en restaurantes, salones, o en la casa de alguno de los directivos

• Plano – lay out


alguno de los directivos•Se reúnen pares de la misma o diferentes instituciones para afianzar relaciones•Al ser de noche , pueden servirse bebidas con alcohol•En algunas ocasiones participan también los cónyuges

TIPOS DE PLATOS


CÓMO COLOCAR LOS CUBIERTOS

Tenedores dientes hacia arriba a la izquierda del platoCucharas con la concavidad hacia arriba a la derecha del

platoCuchillo con el filo hacia adentro

Los cubiertos se colocan con criterio inverso al orden de uso


Cómo usar los cubiertos

•Una vez que se comienzan a usar, reposan sobre el plato, como se ve en el dibujo


•El plato de pan no se comparte, es uno por comensal

•Se comienzan usando los cubiertos que están más lejos del plato y por último, los que están más cerca.


CUBIERTOS DE POSTRE

Pueden colocarse antes o en el momento de servir el postreNo se usa cuchillo para este plato, a menos que sea fruta. En ese caso, será el cubierto más cercano al plato colocado con el filo hacia adentro


Uso de las copasSe ubican en diagonal al extremo superior derecho al platoLa cantidad de copas dependerá de la variedad de bebidas que se servirán y de su tipoLas copas se ordenan de mayor a menor y de izquierda a derecha


Uso de la servilleta

•El comensal toma la servilleta y la coloca sobre la falda, plegada por la mitad, con el borde hacia las rodillas•Si durante la comida tuviera que levantarse, la servilleta será apoyada sobre la silla•Una vez finalizada la comida se deja a un costado del plato –sin doblar- de esta manera se indica que el plato


plato –sin doblar- de esta manera se indica que el plato puede ser levantado•El tamaño de las servilletas varía según el tipo de comida para un evento (la que se utiliza en Recepciones o Cocktails es más pequeña que la de Almuerzos o Cenas)

Presentación mesa para comida formal.

Las botellas NO se colocan sobre la mesa, ya que habrá personal que se encargue de servirEn una comida informal, el agua se sirve en jarras y el vino en botellones de cristal


Al finalizar la comida

•Al terminar, se colocan todos los cubiertos sobre el plato, independientemente de que hayan sido usados o no, en cualquiera de las dos formas presentadas•El tenedor con los dientes hacia arriba, el cuchillo con el filo hacia adentro•El modo más utilizado es el de la figura de la derecha


Comidas


Comidas


Comidas


Eventos - comidas


Eventos - comidas


Eventos - comidas


ComidasRECEPCIONES:

• Recepción: A la misma hora que un cocktail, pero dura mas tiempo (4 horas). generalmente se invita a las 19hs. comida más importante que el cocktail (debe contemplarse que dura más e incluir platos como fiambres, etc.). Recordar que no es comida. Priman los bocaditos. CASAMIENTOS.

• Cocktail

Forma más fácil y menos ceremoniosa para recibir.Duración preestablecida (2 horas), en general, se estila

Plano del evento – lay out

Duración preestablecida (2 horas), en general, se estilade 11 a 13hs. o de 19 a 21 – 18 a 20hs. Respeto estricto del horario de llegada y partida.Tipos:

– Con bandeja– con plato

• Vino De Honor

• Se utiliza sobretodo para eventos internos de las instituciones, después de una conferencia, presentación de un libro, etc. Puede incluir brindis.


Cabeceras

• Estilo Inglés • Estilo Francés


Tipos de Mesas


Tipos de Mesas


Tipos de Mesas

Mesa

en T


Tipos de Mesas

Mesa

en

peine


Tipos de Mesas


Tipos de Mesas


Ceremonial - Organización

Actividades posterior al evento

-Cartas de agradecimiento a personal, prestadores o proveedores, equipo, invitados especiales, disertantes, etc.


-Esquelas y presentes

-Registro y aprendizajes de la organización (sedes, servicios)

-Aprendizajes sobre clientes/jefes, públicos, intereses y preferencias, etc.

Presentación del Trabajo Final

Carpeta con todos los puntos del brief

Módulo Prof. Jobani y Capdevila

CD con PPT con los puntos más relevantes (como si fuera presentación al cliente) y word mas todos los anexos

Presentación oral de 5 a 10 minutos. Grupal.

-Aspectos principales del brief


-Aspectos principales del brief-Cliente-Evento (tipo) descripción-Sede, fecha-Públicos-Objetivos-Recursos -Aspectos distintivos-Lay out con OP – Comidas del evento-Programa – Cronograma-Aspectos de mkt y comunicación vinculados (indicaciones de Prof. Jobani)

[email protected] DEL 30

Sábado 30 de octubre


Sábado 30 de octubreInvitados especialesConsultas y correcciones antes de la presentación final

Sábado 6 de noviembrePresentación. Carpeta. CD con PPT

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