Oegentligheter

GRC 2014

Andreas Persson

Johanna Conradsson

Innehåll

1. Statistik och uppmärksammade fall

2. Varför begås oegentligheter?

3. Vem begår och hur upptäcks det?

4. Hur kan organisationen arbeta förebyggande mot oegentligheter?

5. Hur kan man arbeta riktat för att upptäcka oegentligheter?

6. Vems ansvar?

7. Våra erfarenheter!

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

”Key Findings & Highlights” senaste

rapporten

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

The typical organization loses 5% of its revenues to fraud each year

The smallest organizations in our study suffered the largest median losses

The median loss caused by the occupational fraud cases in our study was $140,000

The frauds reported to us lasted a median of 18 months before being detected

Oegentligheter i nyheterna

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

Skoladministratör förskingrar 20 miljoner från Gävle Kommun

(DN)

Riskchefens hustru har drömavtal med SEK (Dagens industri)

20 gruvarbetare varslas efter arbetstidsfusk

(DN)

Panaxia-ledningen tog till bedrägerier för att blåsa upp värdet

(Dagens Nyheter)

Konsekvenser vid oegentligheter

• Direkt ekonomisk förlust

• Varumärkespåverkan

• Omotiverade anställda

• Svårt att behålla/rekrytera kompetent

personal

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

Varför begås oegentligheter?

Fraudtriangeln

Motiv

Tillfälle

Oegent-ligheter

Rational-isering

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

Motiv

• Girighet

• Ekonomiska svårigheter

• Press från familj och/eller vänner

• Personliga svårigheter

• Spel-/narkotikaberoenden

• Brist på personlig utveckling

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

Tillfälle

• Brister i den interna kontrollen

• Bristande ansvarsfördelning

• Personberoende

• Inga åtgärder har tagits vid tidigare

incidenter

• Möjlighet att utnyttja sin position

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

Rationalisering

• Alla andra gör det

• Jag ska bara låna

• Jag slutar så fort jag är skuldfri

• Det drabbar ingen fattig

• Chefen gör det säkert också

• Jag har jobbat här i femton år - de skyldiga mig detta

• Det är rätt åt dem

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

Vem begår oegentligheter?

Den ’typiske’

bedragaren

• Man mellan 36 och 45 år

• Ledande befattning inom ekonomi/finans

• Anställd i bolaget mer än 5 år

• God kännedom om verksamheten

• Innehar stort förtroende i organisationen

• Har möjlighet att ”täcka över”

• Inga tidigare anmärkningar

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

Varningsflaggor (Red flags)

• Lever över sina tillgångar (43%)

• Genomgår ekonomiska svårigheter (36%)

• Ovilja att dela uppgifter med andra (23%)

• Ovanligt nära relationer till leverantörer eller kunder (22%)

• Problem med beroenden (12%)

• Ovilja att ta semester (10%)

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

Hur upptäcks oegentligheter?

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

Hur kan organisationen arbeta

förebyggande mot

oegentligheter?

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge

AB

2013

Har organisationen ett systematiskt sätt

att arbeta med oegentligheter?

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge

AB

2013

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge

AB

2013

Komponent Exempel

Kontrollmiljö Engagerad leding som sätter ”tonen på toppen”, etikpolicy, Code of

conduct, styrning av strategiska HR-frågor.

Riskvärdering Löpande analys av oegentlighetsrisker, gärna som del i enterprise

risk management.

Kontrollaktiviteter Policies och rutiner på plats, BoA, attestregelverk, segregation of

duties, metod för oegentlighetsutredningar, behörighetskontroller,

fysisk säkerhet och informationssäkerhet, kontroll av affärspartners.

Information och

kommunikation

Riktad utbildning av medarbetare kring risker och policies.

Uppföljning Uppföljning av högrisktransaktioner (utbetalningsloggar, höga

behörigheter). Fellistor, klagomålshantering.

Förebyggande styrning och kontroll

Kontrollmiljön är grunden

Hur bryter man ned begreppet till konkreta delar?

• etik och värdegrund

• ledningens filosofi och sätt att leda

• befogenheter och ansvar

• organisationsstruktur

• HR-strategi och policy

• kompetens

Hur jobbar man med denna typ av frågor?

• utvärdera utifrån mognadsskala

• granskning kan behöva göras ”outside the box”

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge

AB

2013

Högriskprocesser

Varierar mellan organisationer, egen riskanalys ska göras

per verksamhetsprocess. Men vanligtvis har dessa

processer en högre risk:

• inköp/upphandling

• lön

• utbetalningar

• kreditbeviljningsprocesser

• rekrytering

• etcetera

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge

AB

2013

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

Hur kan man arbeta riktat för att

upptäcka oegentligheter?

Upptäckande

kontrollåtgärder

• kombinera regelbunden revision med ”överraskningsmoment”

• whistleblower

• rutin för exit-intervjuer

• riktade enkäter till medarbetare

• riktade dataanalysuppdrag och övervakning av transaktioner

• årlig attest/kvittens av uppförandekod

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge

AB

2013

Vems ansvar?

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

013

Första och andra försvarslinjen

• Det är första försvarslinjens ansvar att etablera

ett ramverk för att hantera organisationens

oegentlighetsrisker.

• Kontrollfunktioner såsom internkontroll och

risk är etablerade för att utgöra specialiststöd i

detta arbete.

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge

AB

2013

Internrevisorns ansvar

Internrevisionen ska värdera risken för oegentligheter i

verksamheten. I alla granskningar ska oegentlighetsrisken

värderas och internrevisorn ska vara uppmärksam på

indikatorer (red flags). (IIA standards). Detta genom att:

• granska verksamhetens rutiner, aktiviteter och

kontroller för att hantera oegentlighetsrisken

• granska hela systemet för hantering av

oegentlighetsrisker som finns på bolaget

• granska högriskprocesser

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

013

Våra erfarenheter

• Oegentligheter begås

• Agera preventivt och etablera riskbaserade

kontrollåtgärder

• Riskanalysen eftersatt i Sverige

• Följ upp och utvärdera befintliga kontroller

• Upptäckande kontroller på frammarsch

• Informera om skyddsåtgärder och incidenter

• Kontrollmiljön är viktig

© T

ran

scen

den

t G

rou

p A

B 2

012

www.transcendentgroup.com