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Este archivo contiene un breve resumen sobre los documentos administrativos vistos en clase.
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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS VISTOS EN CLASE
Por: Karem Peña Rincón
1002° J.T
¿QUÉ SON DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS?
La actividad administrativa se distingue por su carácter
documental, es decir, por reflejarse en documentos que
constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los
documentos administrativos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de la Administración Pública, la
forma externa de dichos actos.
FUNCIONESSon dos las funciones primordiales
que cumplen los documentos administrativos:
Función de constancia.
El documento asegura la pervivencia de las
actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.
Función de comunicación
Los documentos administrativos
sirven como medio de
comunicación de los actos de la
Administración.
CARACTERÍSTICAS Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento
pueda ser calificado como documento administrativo.
Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos
documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por
ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre
producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento
administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran
la organización de una Administración Pública.
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos
formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad
administrativa.
TIPOS DE DOCUMENTOS «SEGÚN LOS QUE VIMOS
EN CLASE» Carta
Circular
Hoja de Vida corporativa
Sobre
Constancias
Certificados
Actas
Memorandos
LA CARTA
Una carta es un medio de
comunicación escrito por
un emisor (remitente) y
enviado a
un receptor (destinatario).
ESTILOS :Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de
correspondencia de ámbito profesional, laboral,
institucional...etc.
Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se
usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.
Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la
única diferencia de que ésta es específicamente para
familiares.
Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor
con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se
dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.:
Directora de la institución).
PARTES DE LA
CARTA: Encabezado: nombre,
dirección a quien va
dirigida, fecha del día y
lugar al que se dirige.
Saludo: personal o
consolidado en fórmulas
establecidas.
Exposición: del asunto, con
los temas pertinentes.
Despedida: cortesía con la
que se da término a la
carta.
Firma: clara, o en
sustitución también puede
llevar el nombre en
extenso.
Las cartas también pueden incluir: Membrete: nombre, dirección, teléfono y
ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
Antefirma: razón social o denominación de la causa.
Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.
CIRCULAR
Es un documento de uso interno que
dirige una autoridad superior a
todos o aparte de sus subalternos
simultáneamente para darle a
conocer disposiciones o asuntos
internos para que se cumplan a
cabalidad.
FUNCIÓN Y USOSSirve para dictar órdenes y también para
informar. El mensaje que transmite es específico
y de interés general para todos sus
destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se
puede comunicar:
Cambios de horario.
Rotación de jefes.
Nombramiento de comisión reorganizadora.
Ascensos del personal.
Aplicación de encuesta.
Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).
Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.
Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.
PARTESa) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le correspondeb) Fecha. Se escribe el día, mes y año.c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Es un documentos que se genera dentro
de la organización y se registra la
información del personal que labora
dentro de la organización especificando,
información laboral, académica, y
competencias de la persona. Y es
registrada y archivada por el
departamento de Talento Humano de la
compañía.
CARACTERÍSTICAS
Este documento es estipulado por cada
organización para la decisión del manejo
de información interno se puede archivar
de manera física o digital.
Se recomienda que la información sea
breve, veraz y eficaz
SOBRE
Es una cubierta que reserva y guarda
comunicaciones escritas o documentos comerciales.
Es el complemento de la Carta, por esto siempre que
realizamos cartas, elaboramos el sobre
correspondiente.
El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento. Tercio izquierdo: Se emplea para anotaciones tales como: Confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, cinta magnética, muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del texto.
PARTES
Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo.
Datos del destinatario: Centrados en el segundo tercio
sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.
Tratamiento: Título académico, con mayúscula inicial.
Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula
sostenida o mayúscula inicial, se escriben los dos
apellidos. Sin negrilla.
Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.
Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, con su
denominación: Razón social, sigla o acrónimo.
Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos.
Destino: Puede ser local, nacional o internacional.
CONSTANCIAS
Documento de carácter
probatorio en el que se
escribe hechos o
circunstancias que no
requiere solemnidad.
CERTIFICADOS
El certificado es un tipo de texto administrativo
empleado para constatar un determinado hecho. En el
proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial
cuando se trata de una institución oficial, los certificados
son fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia. Es un tipo de texto que se produce
normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una
persona con autoridad suficiente dentro de la institución
para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el
documento. Si llega haber alguna irregularidad o
falsedad en lo declarado, puede ser sancionado por la ley.
ACTASlas actas son colecciones de trabajos
académicos que se publican en el
contexto de una reunión académica
(congreso, conferencia, jornadas). Por lo
general son distribuidas en forma de
libros impresos (y/o, a veces en formato
de CD-ROM), ya sea antes del inicio de
la reunión o después de la misma. Las
actas contienen las aportaciones
realizadas por los investigadores en la
conferencia. Son, por tanto, el registro
escrito de la obra que se ha presentado
a los asistentes a la reunión y al resto de
la comunidad científica
MEMORANDOSEl memorando es un escrito breve por el que se
intercambia información entre diferentes departamentos
de una organización para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción o disposición.
En algunos países, también es utilizado para incluir una
sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo,
lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro
trabajo y afectar su vida laboral.
El memorando también es una forma de comunicación
breve, como lo es la carta y la correspondencia.
El memorando (memorándum) también es un texto que se
redacta generalmente de manera interna en las empresas,
es menos formal que una carta y puede utilizarse para
recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.