12 1. Proyek Rekayasa Perangkat Lunak 2

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ATK

PADA AKADEMI ANGKATAN UDARA ADISUCIPTO

YOGYAKARTA

Oleh :

DENY WIRIA NUGRAHA, S.T., M.Eng.

1. LATAR BELAKANG

• Sistem Pengelolaan ATK (Alat-alat Tulis Kantor) di Akademi Angkatan

Udara Yogyakarta pada saat ini masih dilaksanakan secara manual,

dengan demikian masih sering terjadinya kesalahan informasi .

• Dengan kesalahan-kesalahan informasi tersebut, mengakibatkan

lambatnya pembuatan laporan rencana pemakaian barang untuk

pengajuan anggaran tahun yang akan datang. Dinas Logistik yang

berperan sebagai pemasok barang-barang ATK, lambat menerima

laporan dari bagian perlengkapan, keterlambatan pemasokan barang-

barang ATK ini secara tidak langsung akan mempengaruhi proses

lamanya pendidikan yang ada di masing-masing unit kerja.

• Setiap unit kerja/instansi pada akhir tahun harus mengajukan rencana

pemakaian ATK tahun berikutnya kepada bagian perlengkapan.

Bagian perlengkapan kemudian membuat rencana anggaran

pemakaian ATK. Agar rencana anggaran yang dibuat dapat mencukupi

kebutuhan ATK tahun berikutnya, maka perlu data tahunan tentang

pemakaian ATK.

• Adakalanya jumlah barang yang tercatat tidak sesuai dengan jumlah

barang yang ada di gudang, sehingga perlu adanya transaksi

penyesuaian jumlah barang. Data yang harus dicatat adalah rencana

pemakaian barang setiap unit kerja/instansi, transaksi pemakaian

barang, transaksi pengadaan barang, transaksi penyesuaian barang,

serta data awal barang.

• Dengan adanya permasalahan tersebut diatas perlu adanya suatu

sistem informasi dalam pengelolaan ATK.

2. RUMUSAN MASALAH

Lambatnya Pembuatan Laporan Anggaran Pengajuan Barang

Logistik Lambat Menerima Laporan, Akibatnya:

• Lambatnya pengiriman Barang

• Proses Pendidikan Terganggu

Diperlukan : Sistem Informasi Pengelolaan ATK

Diharapkan : • Mengurangi kesalahan-kesalahan informasi.

• Mempercepat proses pembuatan laporan rencana pengadaan barang.

• Mempercepat proses pengiriman barang dari Dinas Logistik.

3. TUJUAN

• Membuat suatu rancangan sistem informasi pengelolaan ATK yang

diharapkan dapat membantu dan mempercepat proses pembuatan

laporan pemakaian ATK.

• Mengurangi kesalahan informasi sehingga akan menghasilkan laporan-

laporan yang dapat dipertanggungjawabkan.

4. BATASAN SISTEM INFORMASI

• Sistem yang akan dibangun adalah sistem pengelolaan ATK yang ada

di Akademi Angkatan Udara Yogyakarta.

• Sistem akan dibagi menjadi empat level akses yang terdiri dari Bagian

Perlengkapan, Logistik, Kepala Unit dan Unit-Unit Kerja.

• Login untuk masing-masing level ditentukan oleh Bagian Perlengkapan.

• Implementasi yang diterapkan hanya laporan pengadaan barang dari

Bagian Perlengkapan ke Dinas Logistik.

Rencana Implementasi Perangkat Lunak yang akan digunakan : PHP, data base My SQL

5. PERANCANGAN SISTEM

Pendekatan perancangan yang akan kita gunakan adalah secara top

down. Kita mulai perancangan dari bentuk yang paling global, yaitu

diagram konteks, kemudian diagram konteks ini kita turunkan sampai

bentuk yang paling detil. Langkah-langkah yang lebih rinci adalah sebagai

berikut :

1. Pertama kita buat diagram konteks, yaitu model yang

menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan. Untuk

menggambarkan diagram konteks, kita deskripsikan data apa saja

yang dibutuhkan sistem dan dari mana sumbernya serta informasi apa

saja yang akan dihasilkan sistem dan kemana informasi tersebut akan

diberikan.

2. Setelah kita menggambarkan diagram konteks, kita turunkan diagram

konteks ini menjadi bentuk yang lebih detil, yaitu DFD level 0. Untuk

menurunkan diagram konteks menjadi DFD level 0, kita analisis

sistem untuk mendefinisikan proses apa saja yang terdapat dalam

sistem.

3. Bila terdapat proses dalam DFD level 0 yang dirasa kurang detil, kita

turunkan proses tersebut untuk mendapatkan DFD level 1 dari proses

tersebut. Bila kita menemukan proses yang kurang detil, kita ulang

tahap ini sampai seluruh proses yang ada kita rasakan cukup detil.

4. Dari diagram konteks, kita dapat melihat informasi apa saja yang

mengalir dari dan ke dalam sistem. Bentuk detil dari informasi

tersebut kita gambarkan sebagai formulir dan struktur informasi

tersebut kita tuliskan sebagai data dictionary.

5. Untuk setiap proses yang paling detil dari DFD yang telah kita buat,

kita deskripsikan proses tersebut secara lebih jelas dengan

menggunakan spesifikasi proses.

6. Langkah berikutnya adalah pembuatan Entity Relationship Diagram

(ERD) dan Model Relational sistem serta kelengkapan model

relational yaitu definisi atribut, yang merupakan rancangan basis data

dari sistem. ERD akan menunjukan hubungan antar data dari sistem

sedangkan model relasional dan definisi atribut akan digunakan

sebagai bahan untuk mendefinisikan data dalam DBMS (Data Base

Management System) yang kita gunakan.

7. Selanjutnya kita deskripsikan sistem prosedur yang akan menjadi

acuan user untuk menjalankan sistem informasi ini.

5.1. Diagram konteks

Pertama kali yang akan kita buat adalah diagram konteks. Untuk

membuat suatu diagram konteks, kita analisa terlebih dahulu sistem

informasi yang akan kita buat akan menghasilkan informasi apa saja serta

membutuhkan data apa saja, dan selanjutnya kita tentukan sumber data

yang dibutuhkan sistem dan tujuan informasi yang dihasilkan sistem.

Setelah kita berhasil mendeskripsikan kebutuhan data dan informasi yang

harus dihasilkan, kita gambarkan sebuah panah mewakili data/informasi.

Dari analisa yang kita lakukan, kita peroleh diagram konteks sebagai

berikut:

Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Informasi Pengelolaan ATK

5.2. Even List

Berkaitan dengan data /informasi yang dibutuhkan maupun dihasilkan

sistem, kita tentukan kejadian-kejadian yang mengakibatkan mengalirnya

informasi dari dan ke dalam sistem. Kejadian-kejadian tersebut kita

daftarkan sebagai suatu daftar kejadian. Kejadian-kejadian yang berkaitan

dengan sistem informasi pengelolaan ATK adalah

• Pencatatan data awal barang.

• Pencatatan rencana pemakaian barang.

• Pencatatan pengadaan barang.

• Pencatatan pemakaian barang.

• Pencatatan penyesuaian.

• Laporan rencana pemakaian barang.

• Laporan pengadaan barang.

• Laporan penyesuaian stok.

• Laporan bulanan.

• Laporan tahunan.

• Laporan buku.

5.3. Data Flow Diagram Levelled

Langkah berikutnya adalah menurunkan Diagram konteks dalam

bentuk yang lebih detil, yaitu Data Flow Diagram (DFD) Levelled. Turunan

pertama dari diagram konteks adalah DFD Level 0. Bila dalam DFD Level

0 yang kita buat terdapat proses-proses yang masih terlalu global dan

dirasa perlu untuk diturunkan lagi, maka DFD Level 0 tersebut kita

turunkan menjadi DFD Level 1. Yang perlu diingat pada proses ini adalah

bahwa kita tidak diharuskan menurunkan setiap proses yang ada dalam

DFD. Ada kemungkinan bahwa suatu proses dalam DFD dirasa kurang

detil dan kita turunkan menjadi DFD yang lebih detil, sementara proses

yang lain mungkin tidak perlu diturunkan lagi. Pada tahap ini kita harus

mendeskripsikan tempat penyimpanan data yang masuk ke sistem. DFD

Level 0 dan level 1 dari sistem adalah sebagai berikut.

Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengelolaan ATK

Gambar 3. DFD Level 1 Tutup Buku dan Pelaporan

5.3.1. Terminator

Bagian barang dan Perlengkapan

Instansi/Unit Kerja

Logistik

Kepala Unit/Instansi

5.3.2. Data yang mengalir Data barang

Pemakaian barang

Pengadaan barang

Rencana pemakaian barang

Penyesuaian

Laporan triwulan pemakaian barang per instansi / unit kerja

Laporan tahunan

Laporan pemakaian barang

Laporan pengadaan baranag

Laporan penyesuaian stok

Laporan pemakaian barang

Laporan rencana pemakaian barang

5.3.3. Proses 1. Data awal

2. Pemakaian

3. Pengadaan

4. Rencana pemakaian barang

5. Tutup buku dan pelaporan

5.1. Laporan budget

5.2. Laporan pemakaian barang

5.3. Laporan bulanan

5.4. Tutup buku

5.5. Laporan penyesuaian

5.6. Laporan tahunan

5.7. Laporan pengadaan

5.8. Laporan triwulan pemakaian barang

6. Penyesuaian

5.3.4. Data Store

Barang

Pemakaian

Pengadaan

Budget

Penyesuaian

5.4. Formulir dan Data Dictionary

Suatu cara untuk melihat bentuk dari data dan informasi yang terlibat

dalam sistem, kita gambarkan formulir yang ada dan kita tuliskan struktur

informasinya sebagai Data Dictionary.

5.4.1. Formulir Masukan

Gambar 4. Formulir Data Barang

data-barang = kode-barang

+ nama-barang + satuan + persediaan-maksimum + persediaan-

minimum + harga satuan + jumlah-stok

kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang

kelompok-barang = [00 01…99]

nomor-urut-barang = [000000010002…9999]

nama-barang = 0{karakter}8

persediaan-maksimum = * 99.999.999.*

persediaan-minimum = * 99.999.999 *

harga-satuan = * 99.999.999 *

jumlah-stok = * 99.999.999 *

Gambar 5. Formulir Pemakaian Barang

pemakaian-barang = nomor-formulir + unit-kerja + tanggal + {nomor-urut

+ kode-barang + nama-barang + satuan + jumlah-permintaan + jumlah-

disetujui} + pegawai

nomor-formulir = 4{karakter}4

unit-kerja = kode-unit-kerja + nama-unit-kerja

kode-unit-kerja = 4{karakter}4

nama-unit-kerja = 0{karakter}30

tanggal = * tgl – bulan – tahun *

no-urut = 0{angka}2





satuan = 0{karakter}8

jumlah-permintaan = * 99.999.999.*

jumlah-disetujui = * 99.999.999.*

pegawai = no-pokok-pegawai + nama-pegawai

no-pokok-pegawai = [000000010002…9999]

nama-pegawai = 0{karakter}30

Gambar 6.Formulir Pengadaan Barang

pengadaan-barang = nomor-spk + tanggal + {no-urut + kode-barang +

nama-barang + satuan + jumlah-pengadaan + harga-satuan + total-

harga} + total

nomor-spk = 12 {karakter}12


no-urut = 0{angka}2






jumlah-pengadaan = * 99.999.999.*

harga-satuan = * 99.999 *

total-harga = * 99.999.999.*

total = * 99.999.999.*

Gambar 7. Formulir Penyesuaian Stock

penyesuaian = tanggal + {no-urut + kode-barang + nama-barang +

jumlah-barang + jumlah-faktual + selisih}


no-urut = 0{angka}2






jumlah-terhitung = * 999.999.*

jumlah-faktual = * 999.999.*

selisih = * 999.999.*

Gambar 8. Formulir Rencana Pemakaian Barang

rencana-pemakaian-barang = tahun + unit-kerja + {no-urut + kode-

barang + nama-barang + jumlah + satuan + harga-perkiraan + jumlah-

harga} + total

tahun = [19001901…2999]

unit-kerja = kode-unit + nama-unit

kode-unit = [00000001…9999]


no-urut = 0{angka}2





jumlah = * 999.999.*


harga-perkiraan = * 999.999.*

jumlah-harga = * 999.999.*

total = * 999.999.999 *

5.4.2. Formulir Keluaran

Gambar 9. Laporan Pemakaian Barang

laporan-pemakaian-barang = nomor-formulir + unit-kerja + tanggal +

pegawai + {nomor-urut + kode-barang + nama-barang + satuan +

jumlah-permintaan + jumlah-disetujui} nomor-formulir = 4{karakter}4

unit-kerja = kode-unit-kerja + nama-unit-kerja

kode-unit-kerja = 4{karakter}4



no-urut = 0{angka}2






jumlah-permintaan = * 99.999.999.*

jumlah-disetujui = * 99.999.999.*

pegawai = no-pokok-pegawai + nama-pegawai

no-pokok-pegawai = [000000010002…9999]

nama-pegawai = 0{karakter}30

Gambar 10. Laporan Pengadaan Barang

laporan-pengadaan-barang = nomor-spk + tanggal + {no-urut + kode-

barang + nama-barang + satuan + jumlah-pengadaan + harga-satuan +

total-harga} + total

nomor-spk = 12 {karakter}12


no-urut = 0{angka}2






jumlah-pengadaan = * 99.999.999.*

harga-satuan = * 99.999 *

total-harga = * 9.999.999.999.*

total = * 9.999.999.999.*

Gambar 11. Laporan Penyesuaian Stock

laporan-penyesuaian-stock = tanggal + {no-urut + kode-barang + nama-

barang + jumlah-barang + jumlah-faktual + selisih}


no-urut = 0{angka}2






jumlah-terhitung = * 999.999.*

jumlah-faktual = * 999.999.*

selisih = * 999.999.*

Gambar 12. Laporan Rencana Pemakaian Barang

laporan-rencana-pemakaian-barang = kode-barang + nama-barang +

satuan + harga-satuan + {unit-kerja + jumlah + nilai + total






harga-satuan = * 999.999.*


kode-unit = [00000001…9999]


jumlah = * 999.999.*

total = * 999.999.*

Gambar 13. Laporan Triwulan Pemakaian Barang Per Unit Kerja

laporan-triwulan-pemakaian-barang = unit-kerja + triwulan + {no-urut +

kode-barang + nama-barang + satuan + jumlah-permintaan + jumlah-

disetujui}+ budget + pengeluaran


kode-unit = [00000001…9999]


triwulan = [ I II III IV ]

no-urut = 0{angka}2






jumlah-permintaan = * 999.999 *

jumlah-disetujui = * 999.999.*

budget = * 999.999.999 *

pengeluaran = * 999.999.999 *

Gambar 14. Laporan Bulanan

Laporan-bulanan = bulan + { kode-barang + nama-barang + satuan +

jumlah-pengadaan + jumlah-permintaan + jumlah-disetujui +

penyesuaian + stok-akhir +harga-satuan-rata-rata + nilai-pengadaan +

nilai-pemakaian + nilai-penyesuaian + nilai-stock

Bulan = [Januari Februari Maret … Desember]






jumlah-pengadaan = * 999.999 *

jumlah-permintaan = * 999.999.*

jumlah-disetujui = * 999.999 *

penyesuaian = * 999.999 *

stok-akhir = * 999.999 *

harga-satuan-rata-rata = * 999.999.999 *

nilai-pengadaan = * 99.999.999.999 *

nilai-pemakaian = * 99.999.999.999 *

nilai-penyesuaian = * 99.999.999.999 *

nilai-stok = * 99.999.999.999 *

Gambar 15. Laporan Tahunan

Laporan-tahunan = tahun + { kode-barang + nama-barang + satuan +

jumlah-pengadaan + jumlah-permintaan + jumlah-disetujui +

penyesuaian + stok-akhir +harga-satuan-rata-rata + nilai-pengadaan +

nilai-pemakaian + nilai-penyesuaian + nilai-stock

tahun = [19001901…2999]






jumlah-pengadaan = * 999.999 *

jumlah-permintaan = * 999.999.*

jumlah-disetujui = * 999.999 *

penyesuaian = * 999.999 *

stok-akhir = * 999.999 *

harga-satuan-rata-rata = * 999.999.999 *

nilai-pengadaan = * 99.999.999.999 *

nilai-pemakaian = * 99.999.999.999 *

nilai-penyesuaian = * 99.999.999.999 *

nilai-stok = * 99.999.999.999 *

5.5. Process Specification

5.5.1. PS 1. Data Awal

Jenis Proses : Entri

Bentuk tampilan disesuaikan dengan Formulir Data Barang

Tempat penyimpanan : data store Barang

Validasi :

Kode barang. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu

ke dalam data store. Bila data ditemukan, data yang ada ditampilkan untuk

kemudian diedit. Pada saat melakukan pengeditan, data ini tidak boleh

diubah isinya.

Nama barang dan satuan. Tidak boleh diawali dengan angka, serta tidak

boleh kosong.

Persediaan maksimum, persediaan minimum, harga satuan, serta jumlah

stok. Tidak boleh negatif.

5.5.2. PS 2. Pemakaian


Bentuk tampilan disesuaikan dengan Formulir Pemakaian Barang

Tempat penyimpanan : data store Pemakaian

Validasi :

Nomor Formulir. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian lebih dahulu



diubah isinya.

Unit kerja. Tidak boleh kosong. Bila kode unit diisi, maka nama unit harus

ditampilkan sesuai dengan kode unit yang diisi.

No Urut. Nomor yang di-generate oleh komputer berdasarkan urutan data.

Kode Barang. Bila kode barang diisi, nama barang dan satuan harus

ditampilkan (data nama barang dan satuan diambil dari data store barang)

Jumlah permintaan dan jumlah disetujui, tidak boleh negatif

NPP. Bila data ini diisi, maka nama pegawai yang sesuai harus

ditampilkan.

5.5.3. PS 3. Pengadaan


Bentuk tampilan disesuaikan dengan Formulir Pengadaan Barang

Tempat penyimpanan : data store Pengadaan

Validasi :

Nomor SPK. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu



diubah isinya.




Jumlah dan harga. Tidak boleh negatif. Bila terjadi perubahan data pada

jumlah atau harga, maka harga harus dihitung dengan cara mengalikan

jumlah dengan harga. Total harga tidak diisi tetapi hanya ditampilkan.

5.5.4. PS 4. Rencana Pemakaian Barang


Bentuk tampilan disesuaikan dengan Formulir Rencana Pemakaian Barang

Tempat penyimpanan : data store Budget

Validasi :

Tahun dan unit kerja. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih

dahulu ke dalam data store. Bila data ditemukan, data yang ada

ditampilkan untuk kemudian diedit. Pada saat melakukan pengeditan, data

ini tidak boleh diubah isinya.




Jumlah dan harga perkiraan. Tidak boleh negatif. Bila terjadi perubahan

data pada jumlah atau harga, maka harga harus dihitung dengan cara

mengalikan jumlah dengan harga. Jumlah harga tidak diisi tetapi hanya

ditampilkan.

5.5.5. PS 5.1. Laporan Budget

Jenis Proses : Report

Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar dari Laporan Rencana

Pemakaian Barang di bawah ini.

Bentuk tampilan layar :

Gambar 16. Tampilan Layar Laporan Rencana Pemakaian Barang

Catatan : Setelah kode barang diisikan, program akan melakukan pencarian ke

data store budget. Bila ditemukan, program akan menampilkan informasi

mengenai nama barang, satuan dan harga satuan.

Sumber data: data store budget.

Proses Awal: tidak ada.

5.5.6. PS 5.2. Laporan Pemakaian Barang

Jenis Proses: Report

Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar dari Laporan Pemakaian

Barang berikut.

Bentuk tampilan layar:

Gambar 17. Tampilan Layar Laporan Pemakaian Barang

Catatan : Setelah nomor Formulir diisikan, program akan melakukan pencarian

ke data store Pemakaian Barang dan menampilkan data unit kerja, tanggal,

serta nama pemohon.

Sumber data : data store pemakaian.

Proses Awal : tidak ada.

5.5.7. PS 5.3. Laporan Bulanan


Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar dari Laporan Bulanan berikut.

Bentuk tampilan layar:

Gambar 18. Tampilan Layar Laporan Bulanan

Sumber data : data store pemakaian, barang, pengadaan, penyesuaian.

Proses Awal : Seluruh data dari data store pemakai, barang, pengadaan,

penyesuaian di sortir terhadap bulan yang sesuai, selanjutnya seluruh data

diakumulasi sehingga data menjadi unik berdasarkan bulan dan kode barang.

Data hasil akumulasi disimpan ke dalam data store sementara yang digunakan

pada saat menampilkan dan mencetak laporan.

5.5.8. PS 5.4. Tutup Buku

Jenis Proses : Proses.

Deskripsi proses

Hitung jumlah stok

Hitung harga rata-rata setiap stok

Simpan jumlah stok dan harga stok pada data store barang

Kosongkan data store pemakaian, pengadaan, penyesuaian

5.5.9. PS 5.5. Laporan Penyesuaian


Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar Laporan Penyesuaian Stok di

bawah ini.

Bentuk Tampilan :

Gambar 19. Tampilan Layar Laporan Penyesuaian Stock

Sumber data: penyesuaian.


5.5.10. PS 5.6. Laporan Tahunan


Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar Laporan Tahunan berikut.

Bentuk Tampilan layar:

Gambar 20. Tampilan Layar Laporan Tahunan

Sumber data: data store pemakaian, barang, pengadaan, penyesuaian.

Proses Awal: Seluruh data dari data store pemakaian, barang, pengadaan,

penyesuaian di sortir terhadap tahun yang sesuai, selanjutnya seluruh data

diakumulasi sehingga data menjadi unik berdasarkan tahun dan kode barang.

Data hasil akumulasi disimpan ke dalam data store sementara yang digunakan

pada saat menampilkan dan mencetak laporan.

5.5.11. PS 5.7. Laporan Pengadaan


Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar Laporan Pengadaan Barang di

bawah ini.


Gambar 21. Tampilan Layar Laporan Pengadaan Barang

Catatan : Setelah nomor formulir diisikan, program akan melakukan pencarian

ke data store Pengadaan dan menampilkan data tanggal.

Sumber data: data store pengadaan.


5.5.12. PS 5.8. Laporan Triwulan Pemakaian Barang


Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar dari Laporan Triwulan

Pemakaian Barang di bawah ini.


Gambar 22. Tampilan Layar Laporan Triwulan Pemakaian Barang

Sumber data: data store pemakaian, dan data store budget.

Proses Awal: Seluruh data dari data store pemakaian dan budget di-sortir

terhadap unit kerja dan triwulan yang sesuai, selanjutnya seluruh data

diakumulasi sehingga data menjadi unik berdasarkan unit kerja, triwulan dan

kode barang. Data hasil akumulasi disimpan ke dalam data store sementara

yang digunakan pada saat menampilkan dan mencetak laporan.

5.5.13. PS 6. Penyesuaian Jenis Proses : Entri

Bentuk tampilan disesuaikan dengan Formulir Penyesuaian Stok.

Tempat penyimpanan : data store Penyimpanan.

Validasi:

Tanggal. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke

dalam data store. Bila data ditemukan, data yang ada ditampilkan untuk

kemudian diedit. Sebelum data ditampilkan, untuk setiap kode barang harus

dihitung jumlah barang pada tanggal tersebut. Pada saat melakukan

pengeditan, data ini tidak boleh diubah isinya.



ditampilkan (data nama barang dan satuan diambil dari data store barang).

Jumlah menurut perhitungan. Data ini hanya ditampilkan, tidak untuk di-

edit.

Jumlah faktual. Data ini tidak boleh negatif. Diisi sesuai dengan jumlah

barang yang ada digudang.

Selisih. Data ini adalah selisih jumlah factual dengan jumlah menurut

perhitungan (Jumlah faktual – jumlah menurut perhitungan).

5.6. Entity Relationship Diagram dan Model Relasional

ERD berfungsi untuk menggambarkan hubungan antar setiap data

dari sistem. Model yang menjadi acuan ERD adalah DFD (data store)

serta data dictionary. Setelah kita gambarkan ERD, kita akan

deskripsikan ERD tersebut dengan model relasional ERD dari sistem

pengelolaan ATK tersebut.

5.6.1. Entity Relationship Diagram

Pemakaian_hd

Nomor_Formulir Kode_Unit Tanggal NPP

Pemakaian_dt

Nomor_Formulir No_Urut Kode_BarangJumlah_

PermintaanJumlah_disetujui

Penyesuaian

Tanggal No_Urut Kode_Barang Jumlah_Sesuai

Unit_Kerja

Kode_Unit

Nama_Unit

Budget_hd

Kode_Unit

Tahun

Pengadaan_hd

Nomor_spk

Tanggal

Karyawan

NPP

Nama

Budget_dt

Tahun No_UrutHarga_

PerkiraanJumlahKode_Barang

Barang

Kode_Barang

Nama_Barang

Satuan

Persediaan_

Maksimum

Persediaan_

Minimum

Harga_SatuanPengadaan_dt

Nomor_spk No_Urut Kode_Barang Jumlah Harga_Satuan

Saldo

Kode_BarangJumlah_

Stok

Gambar 23. Hubungan Antar Setiap Data (ERD)

5.6.2. Model Relasional dari ERD Pemakaian_hd (nomor_formulir, kode_unit,tanggal, npp).

Pemakaian_dt (nomor_formulir, no_urut, kode_barang, Jumlah_permintaan,

jumlah_disetujui).

Unit_kerja (kode_unit, nama_unit).

Penyesuaian (tanggal, no_urut, kode_barang, jumlah_sesuai)

Budget_hd (tahun, kode_unit).

Budget_dt (tahun, no_urut, kode_barang, jumlah, harga_perkiraan)

Barang (kode_barang, nama_barang, satuan, persediaan_maksimum,

persediaan_minimum, harga_satuan).

Saldo (kode_barang, jumlah_stok).

Pengadaan_hd (nomor_spk, tanggal).

Pengadaan_dt (nomor_spk, nomor_urut, kode_barang, jumlah,

harga_satuan).

Karyawan (npp, nama).

5.6.3. Definisi Atribut

Tabel 1. Definisi Atribut

Nama Atribut Domain Constraint dan

Keterangan

harga-perkiraan

harga-satuan

jumlah

jumlah-disetujui

jumlah-permintaan

jumlah-sesuai

jumlah-stok

jumlah-barang

kode-unit

nama

nama-barang

nama-unit

no-urut

nomor-spk

npp

persediaan-maksimum

persediaan-minimum

satuan

tahun

tanggal

num (6)

num (6)

num (8)

num (8)

num (8)

num (6)

num (8)

char (6)

char (4)

char (30)

char (30)

char (30)

num (2)

char (12)

char (4)

num (8)

num (8)

char (8)

num (4)

date

> = 0

> = 0

> = 0

> = 0

> = 0

> = 0

not null

not null

not null

not null

not null

not null

not null

0000….9999

> = 0

> = 0

not null

1900..2999

Model relasional dan definisi atribut digunakan untuk pendefinisian tabel-

tabel yang digunakan dalam sistem.

5.7. Sistem Procedure

Prosedur sistem digunakan sebagai manual bagi user untuk

menjalankan sistem informasi ini.

permintaan

Penerimaan

Laporan pengiriman

pengadaan

Pencatatan Permintaan & Persetujuan

Permintaan

yang disetujui

Pengiriman

Laporan Pengadaan

Laporan Pengadaan

Stock

Update

Form Penyesuaian

Data

ATK

Pencatatan Penyesuaian

Pembuatan Laporan

Laporan Stock

Laporan Tahunan

Laporan Pengadaan

Laporan Triwulan

Laporan Penyesuaian

Permintaan &

pengiriman

UNIT KERJA BAGIAN BARANG DAN PERLENGKAPAN

Bag.Logistik

Gambar 24. Prosedur Sistem Informasi Pengelolaan ATK

6. Implementasi Sistem

Bahasa pemrograman yang dipakai adalah bahasa pemrograman

script PHP, untuk basis data digunakan MySQL, sedangkan web server

yang digunakan adalah Appserv-win32-2.5.9.

6.1. Implementasi Antarmuka Pengguna

6.1.1. Modul Login

Modul login berfungsi untuk membatasi hanya pengguna yang

bersangkutan yang dapat mengakses sistem sesuai dengan peran

masing-masing. Pengguna yang tidak bersangkutan akan ditolak. Jika

salah memasukkan login maka akan disampaikan pesan kesalahannya.

Pada sistem informasi ini terdapat dua login yaitu login untuk user dan

login untuk administrator.

Gambar 25. Login Untuk User

Gambar 26. Login Untuk Administrator

6.1.2. Modul Menu Utama

Modul menu utama akan menampilkan deskripsi sistem secara

singkat. Modul ini membatasi hanya pengguna yang bersangkutan yang

dapat mengakses sistem. Modul menu utama ini memiliki beberapa

fasilitas layanan. terdapat dua modul menu utama yaitu modul menu

utama untuk user dan modul menu utama untuk admin.

Gambar 27. Modul Menu Utama Untuk User

Gambar 28. Modul Menu Utama Untuk Admin

6.1.3. Modul Data ATK

Modul ini berisi informasi mengenai data barang ATK yang telah

diinputkan oleh admin sebelumnya. User dapat melihat daftar data

barang ATK yang dibutuhkan.

Gambar 29. Modul Data ATK

6.1.4. Modul Pemakaian ATK

Modul ini berfungsi untuk memasukkan permintaan kebutuhan ATK

dari unit-unit kerja yang ada pada Akademi Angkatan Udara Yogyakarta.

Modul ini terdiri dari Unit Kerja, Kode Unit, Nama Unit, jumlah

Permintaan Barang dan Nama Pegawai yang mengoperasikan.

Gambar 30. Modul Pemakaian ATK

6.1.5. Modul Data Karyawan

Modul ini berisi informasi daftar data karyawan/pegawai yang

bertugas di Akademi Angkatan Udara Yogyakarta.

Gambar 31. Modul Data Karyawan

6.1.6. Modul Laporan

Modul laporan yang terdapat pada system informasi ini terdiri dari

laporan data ATK dan laporan pemakaian ATK. Laporan data ATK

berfungsi sebagai acuan untuk melihat jumlah barang yang ada di

gudang dan dapat digunakan untuk merencanakan pengadaan barang

pada tahun berikutnya.

Laporan pemakaian ATK digunakan sebagai acuan bagian logistik untuk

mengetahui berapa banyak barang yang dibutuhkan oleh unit-unit kerja

yang ada.

Gambar 32. Modul Laporan Data ATK

Gambar 33. Modul Laporan Pemakaian ATK

6.1.7. Modul Input Data Barang ATK

Merupakan modul yang digunakan oleh admin untuk memasukkan

daftar barang yang tersedia di gudang. Modul ini terdiri dari nama

barang, kode barang, satuan, persediaan maksimum, persediaan

minimum, jumlah stok, harga satuan, kelompok barang dan tanggal

pemasukkan barang.

Gambar 34. Modul Input Data Barang ATK

6.1.8. Modul Input Karyawan

Modul ini berfungsi untuk memasukkan data-data lengkap karyawan

yang bertugas di Akademi Angkatan Udara Yogyakarta. Data karyawan

yang dimasukkan dalam modul ini yaitu nama, alamat, tempat tanggal

lahir, agama, nomor telepon, pendidikan terakhir, status perkawinan,

status jabatan, jabatan, mulai kerja, dan password dari karyawan yang

bersangkutan.

Gambar 35. Modul Input Karyawan

6.2. Administrator Sistem

Administrator sistem dalam hal ini Bagian Perlengkapan

mempunyai hak akses terhadap keseluruhan tabel-tabel dalam basis

data. Ia bertanggung jawab atas kelancaran keseluruhan sistem. Hak-

hak yang dimiliki oleh administrator sistem adalah sebagai berikut :

Melihat dan mengatur keseluruhan data dalam basis data.

Memberikan hak akses kepada seseorang sesuai dengan tugasnya

masing-masing dengan memberikan user id dan password kepada

orang tersebut.

Menghapus data-data yang tidak benar, atau tidak jelas asal-usulnya.

6.3. Pengujian Sistem

Tabel-tabel yang telah diimplementasikan dengan menggunakan

My SQL, harus dilakukan pengujian apakah sudah berfungsi dengan

baik atau belum. Pengujian yang dilakukan meliputi pengujian untuk

melihat data, pengujian terhadap fungsi-fungsi query yang digunakan.

6.3.1. Pengujian Query

Pengujian query-query yang digunakan dalam sistem ini dilakukan

dengan memasukan data ke dalam tabel-tabel yang telah

diimplementasikan. Kemudian data-data yang telah dimasukan tersebut

ditampilkan kembali, apakah data-data yang dimasukan tersebut telah

sesuai atau belum.

6.3.2. Pengujian Aplikasi

Pengujian berbagai aplikasi yang ada dalam sistem pengelolaan

ATK dilakukan untuk memastikan bahwa semua fungsi yang ada dapat

bekerja dengan semestinya. Pengujian dilakukan melalui form-form

yang ada dalam perangkat lunak sistem ini. Pengujian pemasukan data

dilakukan dengan memasukan data melalui form pemasukan data. Hal

ini berfungsi untuk memastikan bahwa data dapat dimasukan ke dalam

basis data dengan baik.

Semua form yang ada telah dilakukan pengujian untuk memastikan

bahwa semua aplikasi, baik aplikasi update, insert, maupun select telah

terhubung ke basis data dengan baik. Begitu juga pengecekan data

input yang dikirim bagian perlengkapan dapat diterima dengan baik di

bagian logistik.

7. KESIMPULAN DAN SARAN

7.1. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil adalah :

Sistem pengelolaan ATK secara manual yang masih digunakan saat

ini kurang efektif, kemungkinan terjadinya kesalahan data dan

informasi sangat besar.

Perancangan sistem ini merupakan pengembangan dari kegiatan

pengelolaan ATK yang dilakukan secara manual.

Sistem diharapkan dapat membantu dalam Membuat suatu

rancangan sistem informasi pengelolaan ATK yang diharapkan

dapat membantu dan mempercepat proses pembuatan laporan

biaya pemakaian ATK.

Sistem aplikasi ini dapat menghasilkan laporan tahunan tentang

biaya pemakaian ATK, yang akan menjadi acuan (Bagian

Perlengkapan) untuk pengajuan anggaran serta memberikan bukti-

bukti yang akurat baik itu penerimaan barang maupun pemakaian

barang kepada bagian Logistik.

7.2. Saran

Beberapa saran yang dapat diberikan untuk penerapan sistem

pengelolaan ATK di Akademi Angkatan Udara AdisuciptoYogyakarta

adalah sebagai berikut:

Akademi Angkatan Udara harus mempersiapkan sumber daya

manusia sesuai dengan peran masing-masing dalam mendukung

sistem secara keseluruhan.

Persiapan infrastruktur dalam mendukung sistem pengelolaan ATK

ini sangat diperlukan seperti komputer, jaringan komputer dan lain-

lain.

Akademi Angkatan Udara harus mempersiapkan dana yang cukup

guna terlaksananya sistem pengelolaan ATK ini.

8. LAMPIRAN

8.1. Database MySQL

Gambar 36. Database Proyek Asas Sistem Informatik

Documents

12 1. Proyek Rekayasa Perangkat Lunak 2