ANALISA & PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Pert. 1

Referensi

A.S, Rosa dan Shalahuddin, M. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur danBerorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung, 2014.

Pratama, I Putu Agus Eka. Sistem Informasi dan Implementasinya.Bandung: Informatika Bandung, 2014.

Tohari, Hamim. Astah, Analisa serta Perancangan Sistem Informasi melaluiPendekatan UML. Yogyakarta: Andi Offset, 2013.

ANALISIS

Analisis sistem adalah mendefinisikan kebutuhan terkait sistem yang akandikembangkan.

Kegiatan analisis sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudahberjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudianmendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem baru.

Hal pertama yang dilakukan dalam analisis sistem adalah melakukanpengumpulan data. Ada beberapa teknik pengumpulan data yang seringdilakukan:

a. Wawancara

b. Observasi

c. Kuisioner

Keuntungan & Kelemahan Wawancara

Kelemahan:

a. Sulit dilakukan jika narasumber kurang dapatmengungkapkan kebutuhannya.

b. Pertanyaan dapat menjadi tidak terarah, terlalu fokus padahal-hal tertentu dan mengabaikan bagian lainnya

Keuntungan:

a. Lebih mudah dalam menggali bagian sistem mana yang dianggap baik danbagian mana yang dianggap kurang baik

b. Jika ada bagian yang perlu digali lebih dalam, dapat langsung menanyakankepada narasumber

c. Dapat menggali kebutuhan user secara bebas

d. User dapat mengungkapkan kebutuhannya secara bebas

Beberapa Panduan dalam Wawancara:

a. Buatlah jadwal wawancara dengan narasumber dan beritahukan maksuddan tujuan wawancara

b. Buatlah panduan wawancara yang akan dijadikan arahan agar pertanyaandapat fokus kepada hal-hal yang dibutuhkan

c. Gunakan pertanyaan yang jelas dan mudah dipahami

d. Cobalah untuk menggali mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yangtelah berjalan sebelumnya

e. Improvisasi, dengan mencoba menggali bagian-bagian penting.

f. Catat hasil wawancara

Keuntungan & Kelemahan Observasi

Kelemahan:

a. Membutuhkan waktu cukup lama, jika observasi waktunya terbatas makagambaran sistem secara keseluruhan akan sulit diperoleh

b. Orang-orang yang sedang diamati biasanya perilakunya akan berbedadengan perilaku sehari-hari (cenderung berusaha terlihat baik)

c. Dapat mengganggu pekerjaan orang-orang pada bagian yang diamati

Keuntungan:

a. Analis dapat melihat langsung bagaimana sistem lamaberjalan

b. Mampu menghasilkan gambaran lebih baik jika dibandingdengan teknik lainnya.

Petunjuk melakukan Observasi:

a. Tentukan hal-hal apa saja yang akan diobservasi agar kegiatan observasimenghasilkan sesuai dengan yang diharapkan

b. Mintalah ijin kepada orang yang berwenang pada bagian yang akandiobservasi

c. Berusaha sesedikit mungkin agar tidak mengganggu pekerjaan orang lain

d. Jika ada yang tidak dimengerti, cobalah bertanya. Jangan membuatasumsi sendiri.

Keuntungan & Kelemahan Kuisioner

Kelemahan:

a. Responden cenderung malas untukmengisi kuisioner

b. Sulit untuk membuat pertanyaanyang singkat, jelas, dan mudahdipahami.

Keuntungan:

a. Hasilnya lebih objektif, karenakuisioner dapat dilakukan kepadabanyak orang sekaligus.

b. Waktunya lebih singkat

Teknik membuat Kuisioner:

a. Hindari pertanyaan isian, lebih baik pilihan ganda.

b. Buatlah pertanyaan yang tidak terlalu banyak

c. Batlah pertanyaan yang singkat, padat dan jelas.

Jenis Kebutuhan

Kebutuhan (requirement) yang dikumpulkan dengan menggunakan wawancara,observasi, kuisioner atau gabungan dari ketiga hal tersebut dapat dikelompokkanmenjadi beberapa kategori sebagai berikut (tidak semua kebutuhan ini harus ada):

a. Funcional requirement, terkait dengan fungsi produk.

b. Development requirement, terkait dengan tools.

c. Deployment requirement, terkait dengan lingkungan dimana sistem informasiakan digunakan baik software maupun hardware.

d. Performance requirement, terkait dengan ukuran kualitas maupun kuantitas,khususnya terkait dengan kecepatan, skalabilitas, dan kapasitas.

e. Documentation requirement, terkait dengan dokumen yang akan disertakanpada produk akhir.

f. Support requirement, terkait dengan dukungan yang diberikan setelah sisteminformasi digunakan. Contohnya pelatihan bagi calon pengguna.

g. Miscellaneous requirement adalah kebutuhan tambahan lainnya.

DESAIN

Desain atau perancangan dalam pembangunan perangkat lunak merupakanupaya untuk mengonstruksi sebuah sistem yang memberikan kepuasan(mungkin informal) akan spesifikasi kebutuhan fungsional, memenuhitarget, memenuhi kebutuhan secara implisit atau eksplisit dari segiperformansi maupun sumber daya, kepuasan batasan pada proses desaindari segi biaya, waktu, dan perangkat.

Analisis dan perancangan sistem adalah suatu pendekatan yang sistematisuntuk:

a. mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan

b. mengidentifikasi arus data dan arus informasic. merancang sistem informasi

Peran Penganalisis Sistem :a. konsultan luar untuk bisnisb. ahli pendukung didalam bisnisc. agen perubahan

http://vhyo17.blogspot.com/2010/05/analisis-dan-perancangan-sistem.html

Sistem

Menurut Pratama (2014:7) “Sistem didefinisikan sebagai sekumpulanprosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung untuk melakukan suatutugas bersama-sama.”

Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variable yang saling terkait, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untukmencapai suatu tujuan. (Tohari, 2014:2)

Syarat-syarat sistem :1. sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan2. elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan3. adanya hubungan diantara elemen sistem4. unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material)5. tujuan organisasi lebih penting dari tujuan elemen

Secara Garis Besar Sistem Dapat Dibagi Menjadi 2 :

1. sistem fisik, kumpulan elemen-elemen atau unsur-unsur yang salingberinteraksi satu sama lain secara fisik, serta dapat diidentifikasikansecara nyata tujuan-tujuannya. contoh : sistem transportasi

2. sistem abstrak, sistem yang dibentuk akibat terselenggara tergantungide dan tidak dapat diidentifikasi secara nyata, tetapi dapat diuraikanelemennya. contoh : sistem pernapasan

Karakteristik Sistem

Karakteristik SistemSutabri, 2012:20

1. Komponen Sistem (Components), suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yangsaling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

2. Batasan Sistem (Boundary), ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasiantara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment), bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkupatau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut

4. Penghubung Sistem (Interface), media yang menghubungkan sistem dengan subsistemlain

5. Masukan Sistem (Input), energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukansistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

6. Keluaran Sistem (Output), hasil energi yang diolah akan diklasifikasikan menjadikeluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lainseperti sistem informasi.

7. Pengolah Sistem (Prosess), suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akanmengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi.

8. Sasaran Sistem (Objective), suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti danbersifat deterministic. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atautujuan yang telah direncanakan.

Informasi

“Informasi adalah data yang telahdiproses ke dalam suatu bentuk yangmempunyai arti bagi si penerima danmempunyai nilai nyata dan terasa bagikeputusan saat itu atau keputusanmendatang.” (Sutabri, 2012:1)

“Informasi merupakan hasil pengolahandata dari satu atau berbagai sumber,yang kemudian diolah, sehinggamemberikan nilai, arti, dan manfaat.”(Pratama, 2014:9)

“Nilai informasi ditentukan oleh dua hal,manfaat dan biaya untukmendapatkannya. Suatu informasidikatakan bernilai jika manfaatnya lebihefektif dibandingkan dengan biaya untukmendapatkannya.” (Sutabri, 2012:37).

Nilai informasi didasarkan atas sepuluh sifat, yaitu:

1. Mudah diperoleh

2. Luas dan lengkap

3. Ketelitian

4. Kecocokan

5. Ketepatan waktu

6. Kejelasan

7. Keluwesan

8. Dapat dibuktikan

9.Tidak ada prasangka

10.Dapat diukur

Kualitas InformasiSutabri, 2012:41

1. Akurat (accurate), informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidakmenyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkanmaksudnya.

2. Tepat Waktu (timeline), informasi datang pada si penerima tidak boleh terlambat.Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasimerupakan landasan dalam pengambilan keputusan.

3. Relevan (relevance), informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Sistem Informasi

“Sistem informasi merupakangabungan dari empat bagian utama.Keempat bagian utama tersebutmencakup perangkat lunak (software),perangkat keras (hardware),infrastruktur, dan Sumber DayaManusia (SDM) yang terlatih.” (Pratama,2014:10)

Manfaat Sistem InformasiPratama, 2014:18

1. Data yang terpusat,

2. Kemudahan di dalam mengakses informasi,

3. Efisiensi waktu,

4. Cakupan dan penyebaran informasi menjadi lebih luas dan cepat,

5. Memudahkan proses bisnis dan pekerjaan,

6. Biaya murah untuk akses dan penyediaan informasi,

7. Menyimpan data lebih banyak dengan ruang yang lebih kecil,

8. Solusi komunikasi yang murah, hemat, dan andal.

9. Penyimpanan data dapat lebih berkembang sesuai kebutuhan.

Macam Sistem InformasiTohari, 2014:8

1. Sistem Informasi Akuntansi

2. Sistem Informasi Manufactur

3. Sistem Informasi SDM

4. Sistem Informasi Keuangan

5. Sistem Informasi Pemasaran

Jenis Sistem Informasi ditinjau dariKebutuhan Manajemen

Tohari, 2014:8

1. Transaction Processing System (TPS), dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji daninventarisasi,. Misalnya tracking order, payroll, dsb..

2. Manajemen Information System (MIS), menyajikan berbagai bentuk laporanyang diperlukan manajemen untuk analisis dan pengambilan keputusan.Menggunakan database untuk menyimpan hasil pengolahan transaksi oleh TPS.Misalnya inventory control, annual budget, dsb..

3. Decision Support System (DSS), merupakan pengembangan SIM yangdilengkapi dengan kemampuan analisis untuk menghasilkan beberapa alternatifpertimbangan keputusan atau informasi lain yang terkait dengan suatu fokuspengambilan keputusan sebagai penunjang keputusan yang akan tetap dilakukanoleh manajemen. Misalnya production scheduling, cost analysis, dsb.

Jenis Sistem Informasi ditinjau dariKebutuhan Manajemen

Tohari, 2014:8

4. Executive Information System (EIS), membantu para eksekutif ataumanajemen tingkat strategis dalam mengatur interaksi mereka denganlingkungan eksternal, memberikan berbagai informasi yang diperlukan terkaitdengan masalah-masalah strategis dan pengambilan keputusan yang tidakterstruktur.

5. Expert System (ES) atau Knowledge Work System (KWS), adalah sisteminformasi yang menggunakan ilmu, fakta dan Teknik berpikir dalampengambilan keputusan untuk masalah-masalah yang biasanya hanya dapatdiselesaikan oleh para ahli atau pakar untuk bidang tertentu, ES adalah bentuksistem Artificial Intelligence (AI).

AI adalah sistem yang memiliki karakteristik: berpikir seperti manusia, bertingkah seperti manusia, berpikir rasional, bertingkah rasional.

Beberapa aplikasi AI selain ES adalah: robotic, fuzzy logic, neural network, natural language, speech recognition, virtual reality, dsb.

Jenis Sistem Informasi ditinjau dariKebutuhan Manajemen

Tohari, 2014:8

6. Office Automation System (OAS)

Mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan barumelainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untukmentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentusebelum membagi atau menyebarkannya. Aspek-aspek OAS seperti: wordprocessing, spreadsheet, desktop, publishing, electronic scheduling dankomunikasi melalui voice mail, email, dan video confrencing.

6. Group Decision Support System (GDSS) atau Computer SupportedCollaborative Work (CSCW)

Adalah sistem yang digunakan untuk membuat keputusan semi terstruktur olehkelompok pengambil keputusan, mendukung berbagai konfigurasi yangberbeda-beda baik secara hardware maupun software. GDSS membawakelompok (groupware) Bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberibantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi, dan skenario.

Analisis Sistem

Orang yang merancang sistem disebut Analis Sistem (System Analyst)

Fungsinya:

1. Mengidentifikasikan masalah-masalah dari user

2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhikebutuhan user

3. Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah

4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai denganpermintaan user.

4 Langkah Dasar yang Harus Dilakukanoleh Analis Sistem

1. Identify

a. Mengidentifikasi penyebab masalah

b. Mengidentifikasi titik keputusan

c. Mengidentifikasi personil-personil kunci

2. Understand

3. Analyze

4. Report

Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem atau feasibility adalah tahap pertama yang harusdilakukan sebelum mulai melakukan pengembangan sistem informasi.

Perencanaan Sistem adalah proses membuat sebuah Laporan PerencanaanSistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan danmendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.

Perencanaan sistem berhubungan dengan perencanaan bisnis dari suatuorganisasi.

Perencanaan Sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan fisik, tenagakerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistemserta operasinya.

Fase Perencanaan Sistem

Pengembangan SistemTohari, 2014:3

Sistem yang lama perludiperbaiki atau digantidisebabkan karena:

1. Problems

2. Opportunities

3. DirectivesPermasalahanKesempatanInstruksi

Pengembangan sistem

Sistem yang baru

Memecahkan masalahMeraih kesempatanMemenuhi instruksi

Sistem yang ada

Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi sering diartikan sebagai aktivitas dalammembangun suatu sistem baik secara keseluruhan atau sebagaian dengantujuan untuk melengkapi sistem sebelumnya.

Pengembangan sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai menyusunsuatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secarakeseluruhan.

Proses pemilihan suatu teknologi informasi yang baru danmengimplementasikannya kedalan sistem dengan tujuan untuk memecahkanmasalah – masalah manajerial sehingga dapat meningkatkan value danmencapai tujuan yang sudah ditetukan perusahaan.

Pengembangan Sistem Informasi,3 Hal Utama yang harus diperhatikan

1. Produk → produk yang harus dihasilkan pada setiap tahappengembangan sistem informasi. Kesalahan dalam pembuatan produkdalam setiap tahap akan menyebabkan kesalahan yang semakin besarpada produk akhir.

2. Proses → Proses ini meliputi tahapan pengembangan mulai dari tahapfeasibility sampai implementation. Jika proses tersebut tidakdilaksanakan sesuai dengan jadwal maka kemungkinan kegagalan proyekmenjadi semakin besar.

3. Biaya → Biaya merupakan hal yang sangat krusial dalam prosespengembangan sistem informasi. Besarnya biaya yang dikeluarkanmerupakan dampak dari besarnya pengembangan sistem yang harusdiselesaikan. Proses merupakan bagian terpenting dari pembengkakanbiaya yang harus di tanggung sebagai akibat dari ketidaksesuaianantara jadwal dan hasil akhir yang dicapai.

PrinsipPengembangan Sistem Informasi

1. Prinsip 1 → Pengembangan sistem harus melibatkan manajemen (pemilik)dan pengguna.

2. Prinsip 2 → Mengunakan metode pendekatan pemecahan masalah(Mempelajari & memahami masalah yang ada, mengidentifikasi solusidari setiap masalah, menentukan alternative solusi, mengevaluasidampak solusi yang ditawarkan, memberikan hasil analisis kelebihan dankekurangan dari solusi yang ditetapkan

3. Prinsip 3 → Menentukan Tahapan & aktivitas pengembangan sisteminformasi yang melingkupi batasan dan lingkup, analisis masalah, analisispersyaratan/requirement, desain logis dan alur proses, analisiskeputusan, desain fisik (input-ouput) dan mekanisme integrasi sistem,konstruksi dan testing serta instalasi & perawatan sistem

PrinsipPengembangan Sistem Informasi…

4. Prinsip 4 → Menentukan Stadard Pengembangan (Database, PerangkatLunak, Interface) & Dokumentasi Sistem sejak awal proses dimulai. Halini untuk menjaga kualitas dan konsistensi proses pengembangan sistem.Penetapan standar dan metodologi untuk menghindari penggunaanstandard lain.

5. Prinsip 5 → Tetapkan bahwa sistem merupakan investasi modal. Dengandemikian, personil sistem akan menyeleksi berbagai macam alternatifsolusi dan akan memilih solusi terbaik dan paling efektif.

6. Prinsip 6 → Mengatur & mengelolah aktivitas proses pengembangansecara berkala dan melakukan evaluasi, pengawasan serta respekterhadap setiap perubahan yang terjadi akibat meningkatkanyakebutuhan sistem demi menjaga kualitas sistem yang akan dihasilkan.

PrinsipPengembangan Sistem Informasi…

7. Prinsip 7 → Merencanakan proses pengembangan sistem lebih lanjut danpemeliharaan sistem. Hal ini dilakukan karena sistem yang dirancangtidak hanya untuk menanggapi kebutuhan saat ini saja namun mampumenaggapi pertumbuhan yang terjadi dan perubahan kondisi bisnis yangcepat sampai beberapa periode.

8. Prinsip 8 → Jangan takut membatalkan dan meperbaiki lingkup proyekpengembangan sistem. Pembatalan proyek, jika tidak memadai, akanlebih baik daripada memaksakan sistem yang tidak layak karena potensikerugian di masa depan akan lebih besar.

9. Prinsip 9 → Sistem harus dibagi-bagi menjadi bagian yang lebih kecil(sub sistem) sehingga penganalisaan lebih mudah dilakukan.

DampakPengembangan Sistem Informasi

1. Performance → Peningkatan terhadap kinerja sistem yang barusehingga menjadi lebih efektif.

2. Information → Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

3. Economy → Peningkatan terhadap manfaat-manfaat/keuntungan-keuntungan/penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

4. Control → Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi danmemperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yangdan akan terjadi.

5. Efficiency → Peningkatan terhadap efisiensi operasi.

6. Services → Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Faktor Penyebab KegagalanPengembangan Sistem Informasi

Dalam proses pengembangan sistrem informasi, tentunya tidak selaluberjalan sesuai dengan harapan, ada beberapa faktor penyebab kegagalanpengembangan sistem informasi, diantaranya :

1. Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem2. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai3. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya4. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan5. Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yg tidak

direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai6. Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara7. Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik

Tim Pengembangan Sistem Informasi

1. System Analyst → Untuk melakukan analisis terhadap kebutuhan userdan mendokumentasikan kebutuhan user dalam suatu dokumen teknisyang mudah dipahami oleh anggota tim pengembangan sistem informasi.

2. System Designer → Untuk mendesain sistem berdasarkan dokumenkebutuhan user & user friendly.

3. Programmer → Untuk mengimplementasikan desain yang telahditentukan menjadi kode program.

4. Software Quality Assurance → Untuk memastikan semua prosespengembangan sistem informasi berjalan dengan baik dan memastikanproduk yang dihasilkan sesuai yang diharapkan.

Draft Pengembangan Sistem Informasi