Bienvenidos !!!Curso-Taller

Manejo Efectivo del Dpto. de Recepción & Reservas de un Hotel

La Facilitadora , titulada como Licda. En Lenguas

Modernas, de la escuela de Turismo UAPA. Titulada con un MBA,

en Dirección y Gestión de empresas turísticas , por la EOI,

España. Ha realizado estudios de protocolo y comunicación y de

gestión informática hotelera, diplomados y certificados por distintos

centros del ámbito nacional. Hoy día desarrolla su carrera

profesional en hostelería , además de proyectos personales en el

ámbito turístico.

Daysi Karina Acosta Alonzo

Dpto. de Reservaciones

Funciones Del Dpto. De Reservas

El Departamento de reservaciones del hotel desempeña un muy importante papel

dentro del trabajo de Recepción. Del mismo depende en gran medida el éxito del

trabajo de la Recepción en particular y del hotel en general, pues como se ha puesto

de manifiesto un fallo en el correcto desempeño de esta actividad acarrearía serios

problemas que conducirían a crear molestias a los clientes con las seguras

consecuencias negativas para la instalación. De la exactitud en el trabajo de la

reserva depende la prevención a tiempo de situaciones de Overbooking o de

temporadas bajas.. En el primero de los casos, se actuaría de manera rápida para

evitar que tal situación ocurra o se trataría de reducirla al mínimo y así atenuar sus

consecuencias. En el segundo caso se trabajaría para aumentar la comercialización

del hotel y así elevar los índices de reservaciones en tales temporadas.

Diferentes Vías De Reservaciones TTOO VS OTAS

Pasos para realizar una reserva Tener contacto con el cliente vía telefónica o email. Ofrecer las mejores tarifas en oferta. Convencer al cliente que eres(COMO HOTEL) su mejor opción.

Una vez realizados estos pasos y el cliente decide reservar en el hotelprocedemos con lo siguiente:

Enviamos cotización al correo del cliente para tener constancia de lo hablado. Realizamos el cobro al cliente, el % a cobrar va a depender de las políticas del hotel. Enviamos carta de confirmación de la reserva. Creamos reserva en el sistema operativo que use el hotel. Realizamos la creación de un soporte físico que te permitirá tener un control de las

reservas recibidas. Además funciona para futuras auditorias departamentales.

Nuestros Servicios incluyen, Wifi gratis, Servicios de

lavanderia, Cancha de tenis, etc etc…

Nuestras tarifas para las fechas solicitadas son:

(Ofrecer las mejores tarifas)

Primeros 3 ejemplosReservaciones, Karina le

asiste. En que puedo servile…

Estimado(a)  Sr(a)., Muchas gracias por su solicitud y confianza en ( Nombre del hotel).Por favor ver a continuación el detalle de la cotización solicitada para las fechas desde (fecha) hasta (fecha): 

BestAvailableRate (tarifa o promoción)2 Adultos1 (Tipo de habitación)

Tarifa por noche US$ XXXX mas 28% de impuesto y servicio

Total por 2 noches US$ XXXX incluye impuesto y servicio

Tarifa incluye: Desayuno y alojamiento

Estamos en la mejor disposición para cualquier información adicional que usted pueda necesitar. Saludos cordiales,(FIRMA DEL HOTEL)

Formato Cotización Reserva

Política de depósito y cancelación:

Un depósito de 100% de la estadía se requiere al momento de la reserva. Cancelación hecha con 15 días o más antes de la fecha de llegada son

reembolsables, menos una penalidad de $100 USD por habitación reservada.  Una cancelación hecha dentro de los 14 días de la llegada será penalizada con el 100% del depósito.

En caso de No shows, salidas anticipadas o noches no usadas, estas serán penalizadas perdiendo la totalidad del valor completo de la noche. Las penalidades serán cobradas a la tarjeta de crédito usada al momento de la reserva. Todo cambio está sujeto a un cargo de US$100 no reembolsable. Las penalidades no son reembolsables o acreditadas a una estadía futura.

Políticas de Cancelación

Estimada Sra. Karina Acosta,Muchas gracias por preferir ( Nombre del Hotel).Anexo los detalles de su reservación para las fechas solicitadas: Confirmación  #: xxxx Huésped : Sra. Karina Acosta Llegada : Junio 13, 2015 Salida : Junio 14, 2015 Tipo de alojamiento: 1 Apartamento de una habitación Precio por noche: xxxx (+18%Itbis+10% de servicio ) TOTAL ESTADIA: xxxxEsto incluye:1 noche en un 1 Apartamento de una habitaciónDesayuno Incluido. Deposito:  Hemos realizado el cobro del 100% de su estadía.

Información:Check in a las 3:00pm Check out 12:00 pm.

Política de depósito y cancelación:Las mismas explicadas en la pagina anterior.Estamos en la mejor disposición para cualquier información adicional que usted pueda necesitar.

Esperamos su visita! 

Saludos Cordiales,( Firma del Hotel)

Carta de confirmación

Manejo Efectivo De Reservaciones

La Recepción: La Cara del Hotel

Check in-Registración Cliente

Funciones Del Dpto. De Recepción Hacer el pre registro de clientes o grupos.

Asignar habitaciones reservadas. Elaborar listas de grupo y distribuirlas.

Registrar huéspedes y grupos. Asignar habitaciones a los walk in.

Recibir y entregar mensajes para clientes y para el hotel. Autorizar cambios de habitaciones. Llenar requisiciones para Almacén. Controlar llaves de habitaciones. Dar salida a las habitaciones.

Verificar reportes de ama de llaves. Atender problemas de los huéspedes. Solicitar trabajos a mantenimiento. Solicitar trabajos al Ama de llaves.

Autorizar envíos de camas y cunas extra. Atender el Departamento de Reservaciones, cuando está cerrado.

Promover los servicios del hotel. Solicitar servicios médicos cuando el huésped lo requiere..

Mantener limpia la recepción.

Manejo Efectivo De la Recepción