CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCION

1.1 Razón Social: Inversiones “El Constructor” SAC.1.2 Giro del Negocio: Venta de artículos de ferretería y

acabados de construcción1.3 Ubicación Geográfica: La empresa Inversiones “El

Constructor” SAC., se encuentra ubicado en el Jr.Chanchamayo N°467 de la provincia de- Tarma, tal y comose observa en el anexo N°1.

1.4 ORGANIZACIÓN

1.4.1 Objetivos empresariales:

Ofrecer una variedad de productos a disposicióndel cliente.

Brindar productos ferreteros y acabados deconstrucción de calidad para la satisfacción delos clientes.

Generar ingresos económicos que permita eldesarrollo de la empresa.

Buscar el desarrollo del personal mediantecapacitaciones y cursos técnicos.

Brindarle al personal un ambiente laboral, cálidoy retribuir adecuadamente en labor quedesempeña.

Brindar servicio social a la comunidad. Lograr el reconocimiento de la población por

nuestros productos y servicios. Buscar el crecimiento de la empresa en el aspecto

económico y organizacional.

1.4.2 Relación entre objetivos:

Ofrecer una variedad de productos ferreteros yacabados para brindar servicio de calidad quepermite la satisfacción de los clientes y generaringresos económicos para el desarrollo de laempresa, buscar el desarrollo del personalmediante capacitaciones y cursos técnicos y

bríndale al personal un ambiente laboral, cálidoy retribuir adecuadamente en el labor quedesempeña, lo cual servirá para brindar unservicio social a la comunidad; todo ello ayudaraal reconocimiento de la población hacia nuestrosproductos y servicios por tanto contribuirá elcrecimiento de la empresa en el aspecto económicoy organizacional.

1.4.3 Organigrama

1.4.4 Funciones Generales

GERENCIA GENERAL: Selecciona al personal idóneo. Mantiene buenas relaciones con los empleados y clientes. Evalúa, coordina funciones y proyecciones para todas las áreas. Ejecuta las metas de la empresa y presentar resultados.

Gerencia General

Administración

Contabilidad

Ventas Logística

Personal

INVERSIONES “EL CONSTRUCTOR” SAC.

JefeAlmacén

Compras

Almacén

1.4.4 FUNCIONES GENERALES

GERENCIA GENERAL

El área de Gerencia se encarga de planear, proponer,aprobar, dirigir, coordinar y controlar lasactividades administrativas, comerciales, operativas yfinancieras de la empresa, así como resolver losasuntos que requieran su intervención.

Sus funciones específicas son:

a) Ejercer la dirección administrativa, operativa yfinanciera de la empresa.

b) Representar judicial y legalmente a la empresa.

c) Elevar los estados financieros, la memoria anual dela empresa, y el cuadro de asignación de personal.

d) Proponer y sustentar las operaciones de crédito quesuperen las facultades crediticias que le han sidoconferidas.

e) Supervisar las operaciones de la empresa, loslibros de contabilidad y cuidar que la contabilidadesté al día.

f) Aprobar y difundir los documentos normativos de laempresa.

g) Girar, aceptar y endosar letras, abrir cuentascorrientes, girar cheques y endosar los mismos, firmarvales y pagarés, retirar depósitos y firmar contratosen representación de la empresa.

h) Contratar, promover, amonestar, suspender ydespedir de acuerdo a las disposiciones vigentes a los

PersonalAsistent

empleados, así como conceder licencia al personal deacuerdo a la normatividad interna establecida.

ADMINISTRACIÓN

El área de Administración desarrolla una laborimportante para el cumplimento de los fines yobjetivos de la empresa. Bajo supervisión de laGerencia dirige, coordina y supervisa las actividadesadministrativas de la empresa.

De ella depende la correcta confección de herramientasde gestión como son los informes administrativos, lospresupuestos que son la base de la planificación,además de los frecuentes informes elaborados para supresentación ante terceros. Sus funciones específicasson:

a) Programar, dirigir, coordinar y supervisar laslabores del personal a su cargo.

b) Elaborar proyectos de políticas, normas yprocedimientos en materia administrativa, quefaciliten el desarrollo y la ejecución de lasfunciones y operaciones de la institución.

c) Controlar y supervisar todas las operaciones decarácter administrativo a su cargo, de manera que sedesarrollen acorde a la programación establecida.

d) Detectar posibles problemáticas en las áreasadministrativas y proponer alternativas de solución.

e) Velar por el buen mantenimiento y funcionamiento delas áreas físicas, materiales y equipos de la empresa.

f) Velar por la aplicación del régimen ético ydisciplinario en la empresa.

g) Solicitar asignaciones de fondos, cheques y otros.

h) Elaborar el presupuesto y la memoria anual delárea.

i) Supervisar las funciones de compra y de losservicios generales, así como la realización deinventarios de los activos fijos de la empresa.

j) Llevar control del cumplimiento de los programas depago de las obligaciones contraídas por la empresa.

k) Firmar, conjuntamente con la Gerencia, documentostales como: solicitud de desembolsos, nóminas,cheques, entre otros.

l) Coordinar las acciones concernientes al pago depersonal.

m) Autorizar solicitudes de fondos para cubrir gastosinternos de la institución.

o) Cumplir las metas que le sean asignadas y loscompromisos que ellas conlleven, conforme a lanaturaleza del cargo.

p) Realizar otras tareas afines y complementarias,conforme a lo asignado por su superior inmediato.

q) Elaboración de los presupuestos anuales deejecución de recursos materiales y humanos de laempresa

r) Consolidación y planeamientos de viabilidad a medioy largo plazo de la empresa.

CONTABILIDAD

El área de Contabilidad esta encarga de instrumentar yoperar las políticas, normas, sistemas yprocedimientos necesarios para garantizar la exactitudy seguridad en la captación y registro de lasoperaciones financieras, presupuestales y deconsecución de metas de la entidad, a efecto desuministrar información que coopere a la toma dedecisiones

a) Establecer y operar las medidas necesarias paragarantizar que el sistema de contabilidad delCentro este diseñado para que su operación facilitela fiscalización de los activos, pasivos, ingresos,costos, gastos, que permitan medir la eficacia yeficiencia del gasto público federal. 

b) Llevar a cabo la contabilidad del Centro en lostérminos que establece la Ley de Presupuesto,Contabilidad y Gasto Público. 

c) Emitir por escrito las principales políticascontables necesarias para asegurar que las cuentasse operen bajo bases eficientes y consistentes, asícomo para la clara definición y asignación deresponsabilidades de funcionarios y empleados. 

d) Elaborar, analizar y consolidar los EstadosFinancieros del Centro y de las Unidades Foráneas. 

e) Controlar las disponibilidades de las cuentasbancarias de cheques y de inversión, realizandoconciliaciones mensuales contra los saldosreportados en los estados de cuenta bancarios y porel Departamento de Tesorería y Caja, paragarantizar la exactitud en el registro de fondos, yapoyando a una correcta toma de decisiones. 

VENTAS

El área de Ventas es planear, ejecutar y controlar lasactividades en este campo. Debido a que durante eldesarrollo de los planes de venta ocurren muchassorpresas, el departamento de ventas debe de darseguimiento y control continuo a las actividades deventa. 

a) Elaborar pronósticos de ventas.

b) Establecer precios

c) Realizar publicidad y promoción de ventas

d) Llevar un adecuado control y análisis de lasventas.

e) El departamento de ventas debe mantener unarelación directa con el almacén a fin de contar consuficiente inventario para cubrir la demanda.

f) Los vendedores deben tener una relación estrechacon el departamento de créditos para evitarvender a clientes morosos, conocer las líneas decrédito, así como el saldo de cada cliente.

g) No deben existir preferencias entre clientes encuanto a plazos, descuentos, a menos que seanautorizados por la gerencia general.

COMPRAS

Se encarga de comprar las mercaderías (accesorios deferretería y acabados de construcción) al por mayorpara luego pasarla al área de almacén y luego al áreade ventas para su posterior comercialización.

LOGÍSTICA

Se maneja todos los bienes materiales de la empresa,recepción y revisión de productos. Verificación yregistro del inventario. Clasificación y codificaciónde productos. Custodia y control de la mercancía.

La función logística gestiona directamente losflujos físicos e indirectamente los flujosfinancieros y de información asociados. Losflujos físicos son generalmente divididos entrelos “de compra” (entre un proveedor y sucliente), “de distribución” (entre un proveedor y

el cliente final), “de devolución” (logísticainversa).

ALMACEN

El almacén es el edificio o parte deledificio destinado a guardar las mercancías,es decir, las instalaciones que la empresadestina al almacenamiento de sus existenciaso stocks. Nota: No debe confundirse elalmacén con el almacenamiento

El almacén tiene dos funciones básicas:

1. El mantenimiento de los productos.

2. La manipulación de las mercancías

Jefe de almacén: Es el encargado de manejarel sistema informático del almacén, puederealizar acciones como modificar, agregar yeliminar la información sobre el ingreso ysalida de los productos.

Personal Asistente: Puede visualizar lainformación del sistema informático delalmacén.

MODULOS DE ALMACEN

-Módulo de proveedores

-Módulo de lista de productos

-Módulo de ingresos

-Módulo de salida

-Módulo de reportes

PERSONAL:

Busca personal competente, para cumplir con losrequisitos de las vacantes. Está área lleva a cabo elproceso de selección, contratación, capacitación,administración y gestión del personal; también sepreocupa por el bienestar de los colaboradores, ademásde encargarse de los respectivos pagos a cada uno delos colaboradores.

2.1

VISIÓN

“Posicionarnos como empresa líder en el rubro, dereconocida confianza y excelente prestigioestablecido.”

Establecernos como una empresa líder en campoferretero y lograr el reconocimiento de nuestrosclientes por el servicio de calidad brindado,mejorando así la calidad de vida de nuestros usuarios.

De los Autores

2.2

MISIÓN

“Somos una empresa dedicada a la venta de Ferreteríaen general, Construcción y Acabados en general.Integrada por colaboradores con el espíritu deservicio hacia sus clientes, comprometidos con elcumplimiento de todo estándar de excelencia y calidaden la satisfacción de sus necesidades; lográndosesobre la base de la seguridad y confianza entrenosotros.”

Nuestra empresa está dedicada a la venta de productosde ferretería y acabados de construcción de calidadgarantizada, ccumpliendo con las expectativas denuestros clientes brindando calidad en la atención yfavoreciendo un clima de confianza entre el personal yel usuario.

De los Autores

2.3 Objetivos del área en estudio

Asignar un código a cada producto ingresado. Organizaran productos en categorías Ubicación del producto en Almacén Recepcionar orden de pedido Envió del producto del pedido Registrar la información de las acciones

realizadas en el sistema informático.

2.4 Mapa de Procesos (Operacionales, Apoyo y estratégicos)

PROCESOS ESTRATÉGICAS

ADMINISTRACION PLANIFICACIONESTRATEGICA

GESTIONRECUSOS

COMUNICACIÓN

PROCESOS OPERATIVOS

ATENCION ALCLIENTE VENTAS ENTREGA

PROCESOS APOYO/SOPORTE

COBRANZAPROMOCION CONTROLCOMPRAS

INGRESO A ALMACEN

SALIDA DEALMACEN

GESTIONCONTABLE

DEVOLUCION

REQUERIMIEN

PROVEEDOR

CLIENTE

SATISFACCIO

CLIENT

2.5. Levantamiento de la información

2.5.1 Entrevista

2.5.2 Encuesta

Análisis de la encuesta:

Se encuestaron a 3 personas que laborandentro de la empresa “Inversiones ElConstructor” SAC. Las cuales son elgerente, el encargado de logística y elencargado del almacén, obteniendo lossiguientes resultados:

1. Todos coincidieron en que siemprehan utilizado un sistema manual dedatos para administrar información delalmacén y este no es muy eficienteprovocando en la mayoría de lasocasiones inconvenientes en contra dela empresa.

2. Todos los controles de entradas ysalidas se manejan de forma manual enel área de almacén.

3. Todos coincidieron que un diseño desoftware es muy necesario paraadministrar información del almacén yaque tendrían un mejor control de todoslos productos que se almacenan.

Concluimos entonces que el área dealmacén es que más atención necesitadebido a falta de un software quepermita un mejor control de losproductos almacenados.

Tal como se observa en el Anexo N°2.

2.5.3 Observación directa

Según la entrevista al gerente y la encuestarealizada a algunos empleados de “INVERSIONES ELCONSTRUTOR” SAC. Además del análisis de todas lasáreas realizado por parte de nosotros, se observóque hay una deficiencia en el área de almacén yaque esta se encuentra en un estado dedesorganización, a diferencia de otras áreas quesi están bien organizadas, tal y como se observaen el anexo N°3 y N°4.

2.6 Descripción de la Realidad. Modelo mental

2.7 Análisis empresarial (estratégico):

FORTALEZA (Interior de la organización)

1. Contar con un organigrama de la empresa2. Ofrecer productos de calidad garantizados3. Contar con personal con experiencia en atención al

publico4. Contar con publicitad por medios radiales y web.

SALIDA DEL PRODUCTO DELALMACEN

INGRESAR PRODUCTOS AL ALMACEN

ENTREGA DEL PEDIDO

GENERAR ORDEN DE VENTA

COMPRAR PRODUCTOS FERRETEROS

5. Tener un local propio

OPORTUNIDADES (Entorno social exterior)

1. Ubicación de la empresa en un lugar estratégico.2. Proveedores que ofrecen productos de calidad a precios

bajos3. Tener la distribución de la mayoría de productos.4. Buena imagen de la empresa ante la competencia.5. Ofrecer nuevos productos y servicios.

DEBILIDADES (Interior de la organización)

1. No cuenta con un almacén propio2. Falta de organización en el área de almacén3. El local es pequeño4. Falta de personal en el área de almacén.

AMENAZAS (Entorno social externo)

1. Se encuentra competencia desleal 2. Se encuentra numerosa competencia directa3. Oferta de productos por parte de la competencia que no

se encuentren en la ferretería.

CAP. III PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN

FORMULACION DEL PROBLEMA

El almacén de INVERCIONES “EL CONSTRUCTOR” no cuenta con una organización adecuada.

Ya que no cuenta con un área específica para almacenar cada producto además carece de un software para controlar el ingreso y salida de cada uno de los productos

ANEXOS

ANEXO N°1: MAPA DE UBICACIÓN

FUENTE: Internet

ANEXO N°2: PLANTILLA DE LA ENCUESTA

ENCUESTA A EMPLEADOS DE “INVERSIONES EL CONSTRUCTOR” S.A.C.

Esta encuesta está dirigida al personal de “INVERSIONES ELCONSTRUCTOR” S.A.C.

Objetivo: Obtener información sobre el funcionamiento delárea del almacén dentro de la empresa.

Instrucciones generales:

* Unidad de información: La información que sesolicita en este cuestionario se refiere a un áreaespecífica de la empresa, en este caso el área dealmacén.

* Periodo de referencia: Los datos deben referirse alperiodo actual.

* Forma de anotar los datos: Completar los datosclaramente.

Cuestionario:

1. ¿Cuánto tiempo lleva utilizando un sistema manual dedatos para administrar la información del almacén?

a) Menos de un año b) Entre uno y tres años

c) Más de tres años d) Nunca lo he utilizado

2. ¿Qué registros manejan dentro del almacén de la empresa?

a) Registro de Ventas b) Registro de Compras

b) Registro de Clientes d) Registro de Proveedores

3. ¿Qué tipo de procedimientos maneja para el registro desalidas en su almacén dentro de la empresa?

a) Salidas por día b) Salidas por vendedor

c) Salida por mes d) Salidas por marca

4. ¿Qué tipo de proceso maneja para el registro de entradasen su almacén dentro de la empresa?

a) Entrada por proveedores b) Entrada por tipo deproducto

c) Entradas por marcas

5. ¿Cuál o cuáles serían los motivos por los que crearíauna base de datos?

a) Ahorro de tiempo b) Ahorro de papeleo

c) Ampliar la cartera decompradores/vendedores/proveedores

d) Otro (especificar) ______________________

6. ¿Cree usted que el diseño de un software ayudaría alárea de almacén dentro de la empresa? ¿Por qué?

a) Si ___________________________________________________

b) Poco ________________________________________________

c) No __________________________________________________

Gracias por suatención

FUENTE: Los Autores

ANEXO N°3: DEFICIENCIA EN EL AREA DE ALMACEN

FUENTE: La Empresa

ANEXO N°4: AREAS ORAGANIZADAS

FUENTE: La Empresa