Control(Último elemento de la administración)

Función administrativa de control

• Es la medición y corrección del desempeño a fin de

garantizar que se han cumplido los objetivos de la

empresa y los planes ideados para alcanzarlos.

Los controles requieren planes

• Es claro que para poder utilizar una técnica de

control o para poder utilizar un sistema, los controles

deben basarse en planes, y conforme más claros,

completos e integrados sean, más efectivos serán los

controles.

Los controles requieren una

estructura clara de organización

• Un prerrequisito del control es la existencia de una

estructura de organización y, al igual que en el caso

de los planes, conforme más clara, completa e

integrada sea la estructura, más efectiva pueden ser

las acciones de control.

Proceso básico de control

• El proceso básico de control implica tres etapas:

• Establecimiento de normas

• Medición del desempeño con base en esas normas

• Corrección de las desviaciones respecto a normas y planes.

Establecimiento de normas

• El primer paso del proceso de control es establecer

planes. Sin embargo, puesto que los planes varían en

lo que se refiere a su grado de detalle y complejidad y

debido a que por lo general los administradores no

pueden vigilarlo todo, es preciso establecer normas

especiales.

Establecimiento de normas

• Normas son criterios de desempeño. Son lospuntos elegidos en un programa total deplaneación en los que se realizan medicionesde desempeño que proporcionan a losadministradores indicadores con respecto acómo funcionan las actividades, sin que seanecesario que éstos observen toda laejecución de los planes.

Medición del desempeño …

• La medición del desempeño con base en normas

debe realizarse idealmente con fundamento en la

previsión, a fin de que las desviaciones puedan

detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante

las acciones apropiadas.

Medición del desempeño …

• El administrador alerta y previsor puede predeciren ocasiones probables incumplimientos de lasnormas.

• Si las normas son adecuadamente trazadas y si sedispone de medios para determinar con todaprecisión que hacen los subordinados, laevaluación del desempeño real se facilitaenormemente.

Corrección de desviaciones

• La corrección de desviaciones es el punto donde

puede concebirse como parte del sistema total de

administración y ponerse en relación con las demás

funciones administrativas.

Corrección de desviaciones …

• Los administradores pueden corregir desviaciones

rediseñando sus planes o sus metas, o bien pueden

corregirlas ejerciendo su función de organización, ya

sea reasignando o aclarando deberes.

Puntos críticos de control, normas y

evaluación comparativa

• Uno de los principios de control de puntos críticos

sostiene:

• Que para ser eficaz, el control implica particular atención a

los factores críticos para la evaluación del desempeño con

base en los planes.

Preguntas para la selección de puntos

críticos de control

• La capacidad de seleccionar puntos críticos decontrol es una de las artes de la administración, yaque el control fidedigno depende de ellos.

Preguntas para la selección de puntos

críticos de control

• Los administradores deben hacerse preguntascomo las siguientes:

• ¿Qué reflejará mejor las metas de midepartamento?

• ¿Cuál será la mejor señal de que estas metas noestén cumpliéndose?

• ¿Con qué recurso puedo medir las desviacionescríticas?

• ¿Qué me indicará quién es responsable decualquier falla?

Tipos de normas

• Normas de ingresos: Son resultado de la atribución

de valores monetarios a las ventas. Puede incluir

normas tales como ingresos por ventas promedio por

cliente y ventas per cápita en un área de mercado

dada.

Tipos de normas

• Normas de programas: A un administrador se le

suele encomendar la ejecución de un programa de

presupuestos variable, un programa para el

seguimiento formal del desarrollo de nuevos

productos o un programa para la elevación de calidad

de la fuerza de ventas.

Tipos de normas

• Normas intangibles: Las normas noformuladas con medidas físicas nimonetarias son más difíciles de establecer.

• En las empresas existen muchas normasintangibles, como juicios personales, elmétodo de prueba y error, y en ocasiones,incluso meras corazonadas.

Requisitos para un control adecuado

• Se puede decir que para que los controlesfuncionen se deben considerar los siguientesrequisitos:

• Los controles deben de hacerse a la medida de losplanes y puestos

• Los controles deben hacerse a la medida de losadministradores específicos y sus personalidades

• Los controles deben señalar las excepciones enpuntos principales

Requisitos para un control adecuado

• Se puede decir que para que los controles funcionen sedeben considerar los siguientes requisitos:

• Los controles deben ser objetivos

• Los controles deben ser flexibles

• Los sistemas de control deben ajustarse al clima de laorganización

• Los controles deben de ser económicos

• Los controles deben de conducir a accionescorrectivas

Principio de la eficiencia de los

controles

• El principio dice lo siguiente:

• Las técnicas y métodos de control son eficientes cuando

detectan e iluminan las causas de desviación reales o

potenciales con respecto a los planes, con el mínimo de

costos y de consecuencias indeseables.

Técnica tradicional de control: El

presupuesto

• Los presupuestos son un instrumento que se utiliza

en forma amplia para el control en administración.

Algunas veces se a considerado que los presupuestos

son el principal instrumento para lograr el control.

Presupuestación

• Presupuestación: Es la elaboración de planes para un

período futuro determinado, en términos numéricos.

• Los presupuestos son planteamientos de los

resultados que se anticipan, en términos financieros o

no financieros.

Tipos de presupuestos

• Presupuestos de Ingresos y Gastos: Son en su

mayoría los presupuestos de negocios más comunes y

detallan los planes de ingresos y gastos de operación

en términos monetarios.

Tipos de presupuestos

• Presupuestos de tiempo, espacio, materiales yproducto: Son los presupuestos que se expresan

mejor en términos físicos que en términos

monetarios y tienen mayor significado si se les

expresa de ésta manera.

Tipos de presupuestos

• Presupuestos de gastos de capital: Estos

presupuestos son los que consideran los gastos de

capital para instalaciones fabriles, maquinaria, equipo,

inventarios y otros conceptos.

Tipos de presupuestos

• Presupuestos de efectivo: Estos presupuestos son

un pronóstico de los ingresos y egresos de efectivo

para medir su comportamiento real. Nos muestran la

disponibilidad de exceso de efectivo, lo cual hace

posible la inversión de sobrantes.

Tipos de presupuestos

• Presupuestos de balances generales: En estos

presupuestos se pronostica el estado de los activos,

pasivos de la cuenta de capital para momentos

específicos del futuro.