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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
Carrera de Administración de Empresas
IMPLEMENTACIÓN DE UN APLICATIVO WEB PARA MEJORAR LA GESTIÓN DOCUMENTARIA EN LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS DE LA FUERZA DE
INFANTERÍA DE MARINA
Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional
de Licenciado en Administración de Empresas
WILLIAMS FRANCISCO RAMOS MAZA
Asesor:
Mg. Luis Sotomayor Romero
Lima- Perú
2018
2
ÍNDICE
Resumen ........................................................................................................... 5
Abstract .............................................................................................................. 6
Introducción ...................................................................................................... 7
Capítulo I ........................................................................................................... 8
Generalidades de la Organización ..................................................................... 8
1.1 Datos generales ........................................................................................... 8
1.2 Nombre o razón social de la empresa ......................................................... 9
1.3 Ubicación de la empresa.............................................................................. 9
1.4 Giro de la Empresa .................................................................................... 9
1.5 Tamaño de la empresa ................................................................................ 9
1.6 Breve reseña histórica de la empresa ........................................................ 10
1.7 Organigrama de la Institución .................................................................. 12
1.8 Misión, Visión ........................................................................................... 13
1.9 Productos y Clientes ................................................................................ 13
1.10 Premios y Certificaciones ........................................................................ 13
1.11 Relación de la organización con la sociedad ........................................... 13
Capítulo 2 ........................................................................................................ 14
Planteamiento del Problema ............................................................................ 14
2.1 Caracterización del área............................................................................. 14
2.2 Contextualización y definición del problema ............................................... 18
2.2.1 Contextualización del problema .............................................................. 18
2.2.2 Formulación del problema ....................................................................... 19
2.3 Objetivos .................................................................................................... 19
2.4 Justificación ................................................................................................ 20
2.5 Alcances y Limitaciones ............................................................................. 20
Capítulo 3 ........................................................................................................ 22
Marco Teórico .................................................................................................. 22
3.1 Proceso administrativo ............................................................................... 22
3.2 Gestión de Calidad y mejora continua ........................................................ 22
3.3 Definición de gestión documentaria ........................................................... 22
3
3.4 Ciclo de Vida de los documentos ............................................................... 23
3.5 Ventajas implementación Sistema de Gestión documentaria ..................... 24
3.6 Importancia del uso de la tecnología .......................................................... 25
Capítulo 4 ........................................................................................................ 26
Desarrollo del Proyecto .................................................................................... 26
4.1 Alternativas de solución.............................................................................. 28
4.1.1 ImagingSoft 5.0 ....................................................................................... 28
4.1.2 Athento Beta ............................................................................................ 29
4.1.3 SISGEDMAR ........................................................................................... 30
4.1.4 Proceso de Gestión documental proyectado ........................................... 31
4.2 Evaluación de las alternativas de solución ................................................. 34
4.3 Elección y la viabilidad de la solución escogida ......................................... 35
Capítulo 5 ........................................................................................................ 36
Implementación de la Propuesta ...................................................................... 36
5.1 Implementación de la propuesta de solución ............................................. 36
5.2 Cronograma ............................................................................................... 37
5.3 Presupuesto ............................................................................................... 40
5.3.1 presupuesto asignado ............................................................................. 40
5.3.2 presupuesto proyectado .......................................................................... 42
5.3.3 presupuesto nueva gestión documental .................................................. 42
FIGURAS
Figura 1 Ubicación Base de Infantería de Marina .............................................. 9
Figura 2 Organigrama funcional Marina de Guerra del Perú ............................ 12
Figura 3 Organigrama funcional Infantería de Marina ...................................... 13
Figura 4 Organigrama funcional Comandancia Infantería ................................ 15
Figura 5 Proceso gestión documental tradicional ............................................. 17
Figura 6 Plataforma dinámica del aplicativo gestor documental Imaging ......... 28
Figura 7 Plataforma dinámica del aplicativo documental Athento .................... 29
Figura 8 Plataforma grafica del aplicativo web documental “SISGEDMAR” ..... 30
Figura 9 Proceso gestión documental proyectado ........................................... 33
4
TABLAS
Tabla 1 Comparativo alternativas gestión documental ..................................... 34
Tabla 2 Programación de actividades para implementación SISGEDMAR ...... 38
Tabla 3 Presupuesto de material administrativo ............................................... 38
Tabla 4 Presupuesto de impresiones diarias.................................................... 38
Tabla 5 Presupuesto total del gasto administrativo .......................................... 38
Tabla 6 Presupuesto equipos informáticos ...................................................... 38
Tabla 7 Presupuesto de material administrativo 2 ............................................ 38
Tabla 8 Presupuesto de impresiones diarias 2................................................. 38
Tabla 9 Presupuesto administrativo proyectado ............................................... 38
Tabla 10 Comparativo del Presupuesto anual del gasto administrativo ........... 38
ANEXOS
Anexo 1 Grupo Focal ....................................................................................... 49
Anexo 2 Juicio de expertos .............................................................................. 51
Anexo 3 Entrevista de Profundidad .................................................................. 62
Anexo 4 Diagrama Árbol causa efecto ............................................................. 64
Anexo 5 Diagrama Árbol medios y fines .......................................................... 65
Anexo 6 Ficha de catalogación y evaluación de software “athento beta” ......... 66
Anexo 7 Ficha de indicador software “Imaging Soft” ........................................ 67
Anexo 8 Ficha técnica aplicativo web MGP ..................................................... 69
Conclusiones .................................................................................................... 45
Recomendaciones ............................................................................................ 46
Referencias ...................................................................................................... 47
5
RESUMEN
El presente Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional de
Licenciamiento en Administración de Empresas, lo he denominado:
“Implementación de un Aplicativo Web para mejorar la Gestión Documentaria en
las Oficinas Administrativas de la Fuerza de Infantería de Marina”.
La ubicación de la organización afectada se encuentra ubicada en el
distrito de Ancón y orgánicamente forma parte de la Comandancia General de la
Marina de Guerra del Perú. Se identificó que dentro de las oficinas
administrativas de la citada dependencia militar, aún se sigue utilizando métodos
de gestión documentaria tradicional, para lo cual la impresión y fotocopiado
siguen siendo las únicas alternativas de toma de conocimiento y de información
por parte del personal superior; y subalterno de la organización. En el Manual de
procesos de la Comandancia de Infantería de Marina (MAPROINF), se
encuentra estandarizado el tiempo del citado proceso, el cual es de 2 días con 1
hora, asi mismo esto es corroborado por parte del personal responsable y
usuario final; para la obtención de estos datos se realizó la técnica “grupo focal”
de recolección de los datos.
Se utilizó la técnica del árbol causa y efecto para poder identificar las
debilidades y las consecuencias de ello, es asi que se pudo describir el problema
principal y secundarios, también se aplicó un juicio de expertos con personal
profesional especialista en la tramitación documentaria militar para conocer
cuáles eran las posibles soluciones, para ellos se describieron los objetivos que
tienen como finalidad dar una alternativa de solución para este problema
documentario.
En el desarrollo del proyecto se identificaron 3 posibles alternativas de
solución se optó por la mejor alternativa que es el SISGEDMAR, software
documentario desarrollado por personal militar especializado en desarrollo de
plataformas web pertenecientes a la Dirección de Telecomunicaciones de la
institución.
6
ABSTRACT
The present Work of Professional Sufficiency to choose the Professional
Degree of Licensing in Business Administration, I have denominated it:
"Implementation of a Web Application to improve the Document Management in
the Administrative Offices of the Marine Infantry Force".
The location of the affected organization is located in the district of Ancón
and organically is part of the General Command of the Navy of Peru. It was
identified that within the administrative offices of the aforementioned military unit,
traditional documentary management methods are still being used, for which
printing and photocopying are still the only alternatives for knowledge and
information to be taken by superior personnel; and subordinate of the
organization. In the Process Manual of the Marine Infantry Command
(MAPROINF), the time of the aforementioned process is standardized, which is
2 days to 1 hour, and this is corroborated by the responsible personnel and final
user; In order to obtain these data, the "focal group" technique of data collection
was performed.
The technique of the cause and effect tree was used to identify the
weaknesses and the consequences of it, so that the main and secondary
problems could be described, an expert judgment was also applied with
professional personnel specialized in the military documentary processing to
know what were the possible solutions, for them were described the objectives
that are intended to provide an alternative solution for this documentary problem.
In the development of the project, 3 possible alternative solutions were
identified. The best alternative was SISGEDMAR, a documentary software
developed by military personnel specialized in the development of web platforms
belonging to the Telecommunications Directorate of the institution.
.
7
INTRODUCCIÓN
La Marina de Guerra del Perú es una de las más prestigiosas instituciones
de nuestro país, es por ello que tiene como visión la de poseer un poder naval el
cual esté preparado en todo momento para defender los intereses nacionales.
Posee publicaciones y reglamentaciones de todo tipo de gestión. En la
que me he avocado es en la gestión documental, ya que se pudo identificar que
existe demora en la toma de conocimiento por parte de la superioridad naval y
del personal usuario, ya que aún se sigue utilizando un sistema de gestión
tradicional que se trabaja básicamente en la desimanación de copias y
fotocopias.
La institución ha descrito en directivas la aplicación de formas y procesos
para poder reducir la utilización del papel, para estar alineados en el cuidado del
medio ambiente, asi también, la reducción del mismo para poder tener un gasto
publico menor, contribuyendo a que ese presupuesto no utilizado pueda ser
destinado en posibles alternativas para la mejora de calidad de vida de nuestros
conciudadanos.
Se identificó que en la oficinas administrativas de la Comandancia de
Infantería de Marina, aun no se dan cumplimiento a estas directivas de mejora
del proceso documentario, se pudo conocer que el tiempo de toma de
conocimiento corresponde a 2 días con 1 hora, para lo cual es demasiado para
tomar decisiones en cumplimiento con la visión de la institución a la que
pertenezco.
Se han planteado tres alternativas de solución, que son la aplicación de
un software documentario para agilizar la toma de conocimiento y la reducción
del papel en el proceso de información. Se consideró la aplicación del
SISGEDMAR, el cual es un software de solución web documentario que ha
desarrollado la Marina de Guerra del Perú, el cual posee en su banco de
aplicaciones la dirección de Telecomunicaciones de la marina.
8
Capítulo 1
Generalidades de la Organización
La Comandancia de la Fuerza de Infantería de Marina es una organización
militar, es pilar fundamental de nuestra prestigiosa Marina de Guerra del Perú.
Desde su creación, ha demostrado la gran capacidad combativa cada vez que
su presencia ha sido requerida por el estado. Tuvo destacada participación en la
lucha contra el terrorismo, en Ayacucho desde el año 1983 hasta 1989.
Su alta capacidad como elemento disuasivo la puso en evidencia durante
el conflicto con Ecuador en el año 1995, a través de sus elementos de la
Compañía de Comandos Anfibios en el Alto Cenepa y el 22 de abril de 1997,
integraron con éxito el equipo de la Operación militar “Chavín de Huantar”, cuya
ejecución fue reconocida mundialmente como impecable al liberar a 72 rehenes
de la residencia del embajador de Japón en Lima.
En la actualidad esta fuerza de comando participa en la pacificación
nacional, en la lucha contra el narcoterrorismo en el VRAEM, en los
destacamentos fronterizos y en las diferentes operaciones de paz de las
Naciones Unidas. Desde el año 2004 conforman parte de la Compañía Perú,
desplegada en la República de Haití y el Congo.
1.1 Datos generales
La Comandancia de la Fuerza de Infantería de Marina, es una
organización vanguardista, está integrado por personal naval que en ejerciendo
de su lema “Acción y Valor” son capaces de trabajar y cumplir la misión en los
lugares más adversos, donde la superioridad lo disponga y la patria lo requiera,
superando cualquier obstáculo con profesionalismo. Tiene como parte
importante de su misión, ejecutar operaciones anfibias, terrestres, ribereñas, de
comandos y especiales, en situación de paz, crisis o guerra. Por ello, el Infante
de Marina ostenta una formación especial basada en valores como la disciplina,
la lealtad, el honor y espíritu de cuerpo.
9
1.2 Nombre o razón social de la Organización
Comandancia de la Fuerza de Infantería de Marina
1.3 Ubicación de la Organización
Dirección: Carretera Panamericana Norte KM 47.5
Teléfono: 514-2555; Anexo, 7839
Mapa de Ubicación:
Figura 1. Ubicación de la Base de Infantería de Marina. Se encuentra saliendo del periférico
norte de Lima, en el KM 47,5. Adaptado de “Infantería de Marina”, Google Maps. (2017, 30 de
noviembre).
1.4 Giro de la Organización
Defensa Nacional (Marítima, fluvial y lacustre).
1.5 Tamaño de la Organización
Empresa del sector Publico
10
1.6 Breve reseña histórica de la Organización
Al respecto, la Marina de Guerra del Perú, a través de su página web
institucional brinda la siguiente reseña histórica de la Comandancia de la Fuerza
de Infantería de Marina:
Después de la declaración de la independencia nacional y fundación de
la Marina de Guerra, el 23 de octubre de 1821; Jorge Martín Guise,
Comandante General de la Marina, solicitó una dotación de guarnición
constituida por 38 efectivos, los que fueron destinados a los bergantines
Balcarce y Belgrano y el 6 de noviembre del mismo año, solicitó al Ministro
de Guerra y Marina la formación del Batallón de Marina para la guarnición
de los buques de guerra y el arsenal naval.
Varios años después en 1847 el Presidente Ramón Castilla en su
programa de reorganización de la Armada, dispuso 6 compañías para
Infantería de Marina; ese mismo año, en el esfuerzo de integrar la
Amazonía, se envió efectivos del Batallón con el fin de implementar el
fuerte San Ramón en Chanchamayo.
La Fuerza ha participado en todas las actividades inherentes a su función
primaria, demostrado su capacidad combativa cada vez que su presencia
ha sido requerida, por ello, se puede señalar que hoy en día es una de las
fuerzas operativas de mayor alistamiento con probadas muestras de
profesionalismo ejecutadas al culminar exitosamente las misiones
encomendadas por la Institución en los casi 196 años de su existencia; su
11
calidad profesional y habilidades adquiridas a través de la experiencia en
combate, potencializada por su actitud vencedora, hacen de la Fuerza
de Infantería de Marina un elemento disuasivo y de altísima flexibilidad de
cara al cumplimiento de los nuevos compromisos operacionales derivados
de los roles estratégicos de las Fuerzas Armadas. (2017, Pagina
institucional Marina de Guerra del Perú).
12
1.7 Organigrama de la Institución
Figura 2. Organigrama funcional de la Marina de Guerra del Perú. (2017, 30 de noviembre). Recuperado de: www.marina.mil.pe
COMANDANCIA GENERAL DE LA MARINA
IPECAMAR Inspectoría General
de la marina
OCIMAR Órgano de Control
institucional de la Marina
CONSEJO Superior de la marina
CONSEJO Económico de la marina
JEMGEMAR Jefe del Estado Mayor de la Comandancia General de la Marina
SECOGRAL Secretaria de la Comandancia
General de la marina
COMOPERPAC Comandancia de
Operaciones del Pacifico
COMFAS Comandancia de la
Fuerza de Superficie
COMFOE Comandancia de
Operaciones Especiales
COMFASUB Comandancia de la
Fuerza de Submarinos
COMFUINMAR Comandancia de la Fuerza de Infantería
13
1.8 Misión, Visión
La Fuerza de Infantería de Marina, tiene como pilares fundamentales:
Misión, "Ejercer la vigilancia y protección de los intereses nacionales en
el ámbito marítimo, fluvial y lacustre, y apoyar la política exterior del
Estado a través del Poder Naval; asumir el control del orden interno,
coadyuvar en el desarrollo económico y social del país y participar en la
Defensa Civil de acuerdo a ley; con el fin de contribuir a garantizar la
independencia, soberanía e integridad territorial de la República y el
bienestar general de la población".
Visión, "Ser una fuerza anfibia altamente móvil, organizada, equipada y
entrenada adecuadamente, capaz de cumplir roles estratégicos de las
FF.AA., que contribuyan a garantizar los intereses del estado y la defensa
nacional siendo reconocida internacionalmente”. (2017, Pagina
institucional Marina de Guerra del Perú).
1.9 Productos y Clientes
Productos: Defensa Nacional y contribución al país
Clientes: Estado, Población Peruana.
1.10 Premios y Certificaciones
Ninguno.
1.11 Relación de la organización con la sociedad
La Marina de Guerra del Perú y la fuerza de infantería de marina, participan
activamente en apoyo de la población nacional en momentos dificultosos, tiene
como labor la reconstrucción de zonas dañadas por algún desastre natural; esto
se evidenció en el terremoto de la ciudad Pisco en el año 2007, así mismo, en el
apoyo hacia la evacuación de la población en el desborde de los ríos por efecto
del fenómeno del niño en varios puntos del territorio nacional en el año 2017.
14
Capítulo 2
Planteamiento del Problema
2.1 Caracterización del área
El área a ser analizada será la secretaria general de la Comandancia de
la Fuerza de Infantería de Marina, de igual manera las oficinas administrativas
subordinadas, las cuales tienen como función principal: la recepción,
transmisión, custodia y control de la documentación; tanto ordinaria como
secreta.
De manera diaria se reciben y transmiten diversos documentos hacia los
otros órganos de la Marina de Guerra del Perú. Este tipo de gestión documental
aún se realiza de manera tradicional, donde se prepondera el registro manual y
la distribución de la información a través de impresos y fotocopias. Las oficinas
administrativas están dotadas con personal militar de la especialidad de Infante
de Marina, Secretario Administrativo y Administrativo; los cuales cumplen
funciones específicas de acuerdo a las disposiciones navales.
Figura 3. Organigrama funcional de la Comandancia de la Fuerza de Infantería de Marina. La secretaria
general es la oficina responsable y encargada de la gestión documentaria. Adaptado de “Manual de
procesos administrativos de la Fuerza de Infantería de Marina” (MAPROINF).
COMFUINMAR Comandancia de la Fuerza de Infantería
Secretaria General
Recursos humanos
Operaciones Inteligencia Logística Telemática Planeamiento
Asesoría Legal
15
La Comandancia de la Fuerza de Infantería de Marina, también es parte
de una organización operativa y logística externa, en la cual tiene el control de
dependencias subordinadas, en las cuales para efecto de coordinaciones
también considera la tramitación de documentos de manera recurrente.
Figura 4. Organigrama funcional del Comandante de la Fuerza de Infantería de Marina y sus órganos
subordinados de acción. Adaptado de “Manual de procesos administrativos de la Fuerza de Infantería
de Marina” (MAPROINF).
Se describe
nuestro proceso de gestión documental, a la recepción y emisión de
documentos; las actividades requeridas para la administración de las
documentaciones, se efectúa teniendo en consideración las normas y
procedimientos establecidos en las publicaciones institucionales “Instrucciones
sobre la correspondencia naval” (ISCOVAL) y “manual de procesos de la fuerza
de infantería de marina” (MAPROINF). Cabe señalar que la información recaba
se obtuvo luego de realizar la técnica “grupo focal”, donde los participantes
laboran en la secretaria general y oficinas administrativas; pudieron dar detalle
de las actividades que realizan. (ver anexo 1)
COMANDANTE de la Fuerza de la
Fuerza de Infantería
COMFUINMAR Comandancia de la Fuerza
de Infantería de Marina
COMBRIGANF Brigada Anfibia
COMBAVETAC Vehículos Tácticos
COMBATAR Artillería Naval
COMBACOM Batallón de Comandos
COMBIM-1 Batallón ima-1
COMBIM-2 Batallón ima-2
16
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTARIA
PROVEEDORES
COMANDANCIA DE LA FUERZA DE INFANTERÍA DE MARINA
CLIENTES/USUARIOS DIRECTOR/ SUB DIRECTOR
SECRETARIA GENERAL DEPARTAMENTOS Y
OFICINAS OFICIAL SECRETARIO
SECRETARIO ADMINISTRATIVO
0 días, 4 horas 0 días, 4 horas 0 días, 3 horas 0 días, 6 horas 2 días, 1 hora
Figura 5. Todo el proceso de gestión documental tradicional demora 2 días con 1 hora. Se ha encasillado en rojo las zonas críticas del proceso.
Recuperado del manual de proceso de la Comandancia de Infantería de Marina (MAPROINF).
UNIDADES Y DEPENDENCIAS/ ORGANISMOS EXTRA
INSTITUCIONALES/ PERSONAL NATURAL
DEPARTAMENTOS Y/O OFICINAS
Remite oficio, carta u solicitud para acción o
conocimiento
Recibe y registra en el cuaderno de registro y
SISCON
Toma conocimiento y clasifica documentación
para despacho Toma conocimiento, visa, dispone acción y devuelve
documentación de su responsabilidad
Toma conocimiento de acciones dispuestos y dispone distribución
Descarga las acciones dispuestas en el cuaderno
de registro y distribuye
Toma conocimiento de acuerdo a lo dispuesto
¿Acción?
Toma conocimiento y devuelve para su archivo
TÉRMINO
INICIO
INICIO
. Emite documentación interna y externa
. Elabora proyecto documento respuesta
Revisa
¿Conforme?
Despacha Director/ Sub Director
Revisa
¿Conforme?
Firma documento de su responsabilidad y devuelve
Dispone tramite Registra, prepara
documento, distribuye y archiva
TÉRMINO
Recibe y toma conocimiento de la
documentación
UNIDADES Y DEPENDENCIAS/ ORGANISMOS EXTRA
INSTITUCIONALES/ PERSONAL NATURAL
DEPARTAMENTOS Y/O OFICINAS
TIEMPO TOTAL DE EJECUCIÓN
1
2
4 5
6
7
8
9
10
11 13
3
1 H 1
1 H 1
2 H 1
1 H 1
1 H 1
1 H 1
1 H 1
1 H 1
1 H 1
1 H 1
1 H 1
1 H 1
4H
SI
NO
NO
SI
NO
SI
SI
NO
17
El proceso de gestión documentaria se inicia en la recepción o en la
tramitación de una documentación, las primeras personas que tienen contacto
con la citada información, es el personal que labora en la Secretaria General,
tanto el Oficial Secretario como el personal administrativo; antes de entregar el
cargo se efectúa una revisión minuciosa sobre las formalidades de acuerdo a
reglamento de instrucciones de correspondencia naval (ISCOVAL).
Cuando una documentación es emitida por otro ente jurisdiccional, se
distribuye al Director o en su defecto al Sub Director, con la finalidad de que ellos
puedan ordenar la disposición de acción a las secciones que correspondan; las
secciones toman conocimiento a través de impresos y fotocopias. Asimismo, si
la información es emitida por la Comandancia de la Fuerza de Infantería de
Marina, el proceso se inicia desde las secciones, presentando un proyecto de
acción al Director o Sub Director, esa información se transfiere a la Secretaria
General para que el personal especialista pueda hacer las correcciones
pertinentes, tanto en la redacción como en formalidades documentarias; una vez
subsanado estos detalles, pasa nuevamente al Director o Sub Director para la
firma correspondiente y autorización de transmisión.
De acuerdo a información recibida por El Oficial de tramitación y
supervisor de cargo de la secretaria general, confirma que el proceso de gestión
documental demora en promedio de 2 a 3 días; la citada información concurre
con el proceso de gestión documental actual, el cual demora 2 días con 1 hora,
de acuerdo al Manual de Proceso de la comandancia de Infantería de Marina
(MAPROINF); para ello cada 3 años la Comandancia General de la Marina
dispone a sus entes subordinados la actualización del referido proceso, teniendo
como gran opción la mejora y retroalimentación del mismo.
18
2.2 Contextualización y definición de problema
2.2.1 Contextualización del problema
Para poder definir la problemática de la gestión documental, se ha hecho
un análisis dentro de la organización, específicamente en la Secretaria General,
se ha recopilado la información a través de un grupo focal, con ello se ha aplicado
la técnica de “Causa y Efecto”. Cabe señalar que para corroborar esta
información se tuvo que aplicar un “juicio de expertos”, que en este caso tuvo
participación el oficial secretario y el supervisor de cargo de la secretaria general,
este último es el más antiguo y está a cargo del personal administrativo; y conoce
a la perfección la gestión documental actual. (ver anexo 2).
Causas:
1. Limitada utilización de recursos tecnológicos (aplicativo web)
1.1. Personal del área de sistemas mal preparados y poco
comprometidos
1.2. Deficiente coordinación con la dirección de telemática de la
Marina de Guerra del Perú para el desarrollo de aplicativo web
documentario
2. Deficiente aplicación de las políticas vigentes de tratamiento
documentario
2.1. Desconocimiento de las publicaciones y directivas sobre
tratamiento documentario
2.2. Cumplimiento parcial del rol de academias sobre tratamiento
documentario
3. Limitado número de personal de la especialidad secretarios
administrativos
3.1. Personal de las secretarias y oficinas administrativas con poco
conocimiento sobre labores administrativas.
19
Efectos:
1. Demora en el proceso de toma de acción y conocimiento de la
información
1.1. Incumplimiento de órdenes y plazos
1.2. Sanciones administrativas
2. Mayor uso de recursos materiales
2.1. Solicitar partidas extraordinarias para la adquisición de
materiales
2.2. No estar ligados a las nuevas tendencias del cuidado del medio
ambiente a través de la reducción del uso del papel. (ver anexo 3)
2.2.2 Formulación del problema
Por lo anteriormente expuesto se formular el problema de la siguiente manera:
“Deficiente gestión documentaria en las oficinas administrativas de la
Fuerza de Infantería de Marina”.
2.3. Objetivos
Objetivo General.
Optimizar la gestión documentaria en las oficinas administrativas de la
comandancia de la Fuerza de Infantería de Marina a través de un
aplicativo web.
Objetivos Específicos.
1. Optimizar la utilización las herramientas tecnológicas (aplicativo
web) para mejorar el proceso documentario.
2. Dar cumplimiento a las políticas (publicaciones y directivas)
vigentes de tratamiento documentario.
3. Dotar la secretaria general y oficinas administrativas de personal
calificado de la especialidad de secretarios administrativos. (ver
anexo 4).
20
2.4 Justificación
El presente trabajo permitirá a la secretaria general y las oficinas
administrativas de la Fuerza de Infantería de Marina, contar con un renovado
proceso de gestión documental, a través de la utilización de un aplicativo web, el
cual contribuirá favorablemente en la toma de conocimiento e información más
rápida, precisa y efectiva, contribuyendo así a acatar las órdenes y disposiciones
emitida por la superioridad en el menor tiempo posible con la finalidad de
alcanzar los objetivos de la institución.
El desarrollo y la implementación de un aplicativo web favorecerán de
manera positiva en la actualización del sistema documentario tradicional en las
oficinas administrativas de la Marina de Guerra del Perú. El personal que laboran
en las oficinas administrativas podrán estar alineados a los recursos tecnológicos
y sus beneficios que nos brinda hoy en día la globalización.
Como efecto de la utilización de un aplicativo web documentario en las
oficinas administrativas de la fuerza de infantería de marina, se estará
contribuyendo con las políticas de reducción del uso del papel y por ende al
cuidado del medio ambiente, mejorando así nuestra imagen institucional, aquello
está plasmado en la “directiva para normar las medidas de austeridad,
racionalidad, disciplina y de ecoeficiencia en el gasto público de la institución”.
2.5 Alcances y Limitaciones
Alcances
El presente estudio propone la implementación de un aplicativo web
documentario en la secretaria general y oficinas administrativas de la
Comandancia de la Fuerza de Infantería de Marina, el cual será beneficioso en
el proceso de toma de conocimiento y de acciones por parte del personal Naval
para el cumplimiento de los objetivos de la institución de manera eficiente, en el
menor tiempo posible.
21
El citado proyecto abarca a la secretaria general como ente control de las
documentaciones recibidas y enviadas hacia otros órganos, también están
consideradas las oficinas administrativas subordinadas las cuales se encuentran
dentro de la base de Infantería de Marina en el distrito de Ancón.
Limitaciones
El uso de un aplicativo web en la gestión documentaria de la Fuerza de
infantería de Marina, será únicamente para el tratamiento y manejo de
información de carácter “Ordinario”, excluyendo la información de carácter
“secreta y reservada” dando así cumplimiento a las disposiciones del reglamento
de seguridad naval.
22
Capítulo 3
Marco Teórico
3.1 Proceso administrativo
Chiavenato (2014) en su investigación “Proceso administrativo de la
administración”, señala que el planearse, organizarse, dirigirse y controlarse son
los pilares fundamentales en el proceso de toda organización, para poder cumplir
con los objetivos y metas, será importante que estas características trabajen de
manera conjunta ya que no cumpliendo con una de ellas el proceso
administrativo no sería eficiente. Este proceso no es estático sino continuo y
dinámico donde no existe un punto final y donde una depende de las otras.
3.2 Gestión de Calidad y mejora continua
Carro & Gonzales (2012), en su libro “Administración de la calidad total”
define a la calidad como la totalidad de los rasgos y características de un
producto o servicio que se sustenta en la habilidad para satisfacer las
necesidades establecidas o implícitas y la bastante similar planteada en
la norma internacional ISO 9000 que indica que la calidad es la totalidad
de las características de una entidad (proceso, producto, organismo,
sistema o persona) que le confieren aptitud para satisfacer las
necesidades establecidas en implícitas.
3.3 Definición de gestión documentaria
El Grupo Telecom (TBS) explica que “es el proceso de realizar la captura
y organización de todos los documentos para facilitar la tarea de encontrar
la información en la empresa. Los documentos en papel son escaneados
con destino el sistema de gestión documental, por parte del responsable
gestor documental”. (2015, Telecom Business Solutions).
23
3.4 Ciclo de Vida de los documentos
Son las etapas por las que pasa un documento desde su recepción o
producción hasta su disposición final, el Ministerio de Cultura establece los
siguientes procesos:
1. Producción Documental: Es la generación de documentos de las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.
2. Aprobación de documentos: Conjunto de operaciones de verificación
y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica.
3. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su destinatario.
4. Organización documental: Se define como el conjunto de acciones
orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos.
5. Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen.
6. Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas
o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional
de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
7. Disposición final: Allí se determinó decisión resultante de la valoración
hecha en la tercera etapa del ciclo vital de los documentos, resultado
de la valoración secundaria determinando su valor permanente, su
eliminación, selección por muestreo, así como la implementación para
la conservación en una Tecnología de imagen (digitalización). (2012,
Decreto 2609, artículo 9° procesos de gestión documental, Ministerio
de Cultura).
24
3.5 Ventajas de la implementación un Sistema de Gestión
documentaria
Russo (2009), en su investigación “Gestión documental en las
organizaciones”, da detalle de las razones e importancia de la aplicación
de un SGD:
o Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la
documentación en papel; esto es un punto muy importante en el
desarrollo de una organización ya que aplicar la citada reducción, no
solamente se está ahorrando en la compra de material de escritorio
(papel), sino que hace que la empresa inicie una relación responsable
con el cuidado del medio ambiente, esto conlleva a una buena imagen
de la organización ante las demás entidades y población.
o Reduce el costo del proceso de almacenamiento y conservación de los
documentos, es preciso saber que, trabajando bajo un proceso
tradicional, es más que necesario tener un espacio físico amplio,
además de la mano de obra que labora en los gigantescos archivos de
documentación antigua y por ende encarece el tener un sistema de
gestión documentario antiguo.
o Agiliza los procesos de trabajo, ya que contando con un SGD se
podrán tomar las acciones con el menor de tiempo posible,
repercutiendo en el cumplimiento de los objetivos de manera eficiente
en la institución.
o Reduce el costo de mantenimiento y de apoyo; al utilizar un SGD a
través de una plataforma web no se necesitará de grandes almacenes
para ubicar los documentos físicos, sino que todo se guardará en
dispositivos de almacenamiento, en este caso de un servidor
informático.
25
3.6 Importancia del uso de la tecnología en la gestión documentaria
(aplicativo web)
Hoy en día los sistemas de gestión documentaria están creciendo a pasos
agigantados, las empresas e instituciones públicas cada vez gestionan mayor
documentación y es esencial contar con un aplicativo web, el cual brinden un
eficiente almacenaje, administración y control de los documentos.
Hay una gran necesidad de las empresas de generar responsabilidad
social a través del cuidado del medio ambiente, es por ello, que están aplicando
políticas del no uso del papel y copias.
Sergio Luján M. (2001), en su libro “programación en internet: clientes
web” define que una aplicación web (web-based application) es un tipo
especial de aplicación cliente/servidor, donde tanto el cliente (el
navegador, explorador o visualizador) como el servidor (el servidor web)
y el protocolo mediante el que se comunican (Hyper Text Transfer Protocol
(HTTP)) están estandarizados y no han de ser creados por el programador
de aplicaciones.
26
Capítulo IV
Desarrollo del Proyecto
Para la realización del presente proyecto se efectuará un estudio
descriptivo, analítico y de campo.
El estudio descriptivo, me permitirá dar detalle de la conformación actual
de nuestro archivo, tanto en la secretaria general y oficinas administrativas de la
comandancia de la Fuerza de Infantería de Marina. Para este proyecto se
realizarán las siguientes actividades:
Recopilación de la información de nuestra organización, de su reglamento
orgánico, políticas administrativas de nuestra institución, procesos archivísticos
que se realizan, así mismo la aplicación de entrevistas con el personal
administrativos para conocer las funciones generales y específicas de la
secretaria general y oficinas administrativas.
Se realizará una descripción actual de la gestión documental tradicional
donde se pueda especificar cada una de las funciones administrativas y los
procesos internos de la secretaria general para poder identificar las falencias en
el proceso y así plantear las posibles soluciones que puedan hacer falta para
mejorarlo.
También se realizará un diagnóstico de las cantidades de documentación
recibida y enviada de las diversas clasificaciones para establecer cuáles serían
las posibles prioridades para realizar la digitalización del material documental.
El estudio analítico, permitirá poder detallar la problemática que está
aquejando la gestión documentaria dentro de la secretaria general y las oficinas
administrativas subordinadas y la afección que puede tener la comandancia de
la Fuerza de Infantería de Marina al no poder contar con una eficiente
sistematización de envío y recepción de documentos. Para el presente estudio
se tendrá que realizar las siguientes actividades:
27
Determinar la técnica de estudio para resolver nuestra problemática
Para el presente estudio se tendrá que utilizar la técnica del grupo focal,
juicio de expertos y árbol causa y efecto, así, de este modo poder dar
detalle de los orígenes que aquejan el proceso documentario y las
consecuencias que la conllevan.
Análisis de la información recopilada
Realizar la búsqueda y consulta de directivas; y ordenes internas para
poder determinar cuál es el presente proceso de gestión documentaria.
Establecer el modelo de gestión documental
Determinar el adecuado aplicativo web para la gestión documentaria en
coordinación con la dirección de telemática para así poder tener un
sistema que cumpla con las políticas de seguridad naval.
Realizar pruebas técnicas para verificar la efectividad del modelo de
gestión documental.
A través de unas pruebas internas se podrá determinar la viabilidad del
aplicativo web, el cual cumplirá con estándares de seguridad, asimismo,
se podrá tener conocimiento de las repercusiones y beneficio en la parte
económica.
Para el estudio de campo, se tendrá que aplicar tres técnicas importante,
la primera, es realizar un “grupo focal” con el personal que labora en la secretaria
general y representante de las oficinas administrativas, se prepara un balotario
de preguntas para ser consultadas con ellos; segundo, para poder corroborar y
darle valor a los resultados se tendrá que realizar un “juicio de expertos” con el
oficial y/o responsable de la secretaria general; y como tercer punto, se efectuará
una visita a las instalaciones de la Dirección de Telemática de la Marina con la
finalidad de obtener una “entrevista de profundidad” con el personal técnico, que
labora en el departamento de desarrollo para obtener información sobre las
políticas de seguridad de información y de las pruebas necesarias de un software
de gestión documentario con un VPN de seguridad. (ver anexo 2)
28
4.1 Alternativas de solución
De acuerdo al análisis realizado se ha podido determinar que, para
mejorar el proceso de gestión documentario dentro de la secretaría general y
oficinas administrativas de Comandancia de Infantería de Marina, es necesario
la implementación de un aplicativo web, para que el proceso sea eficiente en
toma de acciones e información, reducción en el tiempo que lo conlleva y
disminución del gasto público, ya que al utilizar el citado proceso se reducirán la
utilización de impresos y fotocopias. para ello tenemos 3 alternativas; dos de las
cuales son alternativas civiles y una militar:
4.1.1 ImagingSoft 5.0
Es un aplicativo web diseñado para trabajar con material documentario
digitalizados y electrónicos sin la necesidad de acudir a múltiples bases de datos
u hojas de cálculo. Mejora el manejo de la información, segmentándola según
los requerimientos del usuario y brinda la información al instante cuando el
usuario la requiera.
Utiliza una tecnología que está orientada a automatizar los procesos que
involucran la captura masiva de información. Utiliza una tecnología llamada
OMR, la cual es una tecnología de captura de datos utilizada cuando se requiere
un alto grado de precisión y a diferencia de otras tecnologías, la captura se
realiza directamente mediante el dispositivo de lectura.
Figura 6. Plataforma dinámica del aplicativo gestor documental. Recuperado de:
www.imagingperu.com.pe/web/index.html#project_area
29
La empresa proveedora se llama Imaging Perú S.A.C., Es una empresa
peruana que se dedica a ofrecer servicios especializados, ofreciendo soluciones
para la gestión documental y archivos mediante sistemas informáticos y
procesos de alta tecnología.
4.1.2 Athento Beta
Es una herramienta web la cual me permite importar documentos de
distintas maneras: Desde Dropbox, desde correo electrónico, arrastrar y soltar
desde la interfaz de usuario, carpetas monitorizadas, subida de metadatos desde
archivos CSV, sincronización con un repositorio CMIS y más. Diferentes tipos de
documentos e imágenes son soportados (PDF, TIFF, PNG, JPG, etc.).
Este software me permitiría definir plantillas de documentos directamente
desde la interfaz del producto. Distintos métodos de clasificación están
disponibles: patrones textuales (whitewords), anclajes de tipo imagen, (template
matching), comparación de similitud de texto, clasificación vía niveles de blanco
o ruido.
Figura 7. Plataforma dinámica del aplicativo documental Athento. Recuperado de:
http://www.athento.com/es/gestion-documental-inteligente/
30
La empresa proveedora de este servicio es de bandera española, tiene
como propósito brindar a las organizaciones privadas como estatales
herramientas de gestión documental ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión
documental.
4.1.3 SISGEDMAR
Es un aplicativo web diseñado para la gestión documental, tiene como
principal objetivo el brindar un software de alta tecnología para el ahorro de
tiempo y recursos económicos de la organización.
El software que soporta al SISGEDMAR, se puede utilizar en plataformas
web de Microsoft y Linux, puede trabajar con un sistema operativo de 64bits y
procesador por encima de los x64.
Es una herramienta en la cual se podrán cargas y visualizar los archivos
únicamente en PDF, asimismo tiene una plataforma de consultas de documentos
por fechas, nombres e indicativos. Para poder acceder al citado sistema se tiene
que generar un usuario y password.
Figura 8. Plataforma grafica del aplicativo web documental “SISGEDMAR”, desarrollado por:
Dirección de Telemática de la Marina de Guerra del Perú.
MARINA DE GUERRA DEL PERÚ Sistema de Gestión Documental
SISGEDMAR
31
El sistema de gestión documental, está diseñado para operar
conjuntamente con un software VPN que brinde seguridad en la información
almacenada. El SISGEDMAR, es actualmente generado por el personal que
labora en la dirección de telemática de la marina de guerra del Perú,
específicamente en el área de desarrollo.
4.1.4 Proceso de Gestión documental proyectado
El proceso de gestión documental de la Comandancia de la Fuerza de
Infantería de Marina se puede actualizar cada tres años, ya que obedece a lo
dispuesto en las publicaciones de la institución “Instrucción sobre la
correspondencia naval” (ISCOVAL) y “Manual de procesos de Infantería de
Marina” (MAPROINF), los cuales dan detalle sobre las políticas de
retroalimentación en el citado proceso, asimismo también indican cuales son los
pasos a seguir para poder darle forma a un documento, sobre la redacción del
mismo, desde la idea hasta la tramitación.
De acuerdo a la directiva “Especificaciones de racionalidad, austeridad y
protección al medio ambiente”, brinda las instrucciones específicas para ser más
eficientes con las políticas de ahorro en la utilización del presupuesto asignado
anualmente; es por ello que se tiene previsto que, a través de esta renovada
gestión documentaria, se pueda reducir el uso del papel y copias, que las
ordenes y disposiciones se puedan dar a través del sistema que estamos
proponiendo, para así estar a la vanguardia en el uso de los recursos
tecnológicos y el cuidado del medio ambiente.
En esta renovada propuesta de gestión, se están excluyendo dos
acciones, primero: la segunda revisión del oficial secretario luego de la toma de
conocimiento y disposición del Director, para ello en el sistema se le considerará
como un abonado de conocimiento del proceso, para que en todo momento
pueda tener acceso al flujo de información, también para que pueda tener pleno
control de la información que está bajo su cargo; segundo, la disposición de
tramite luego de la última firma del Director a la documentación, de esta manera
se está disponiendo que pase directamente a la secretaria general para su
trámite respectivo.
32
con la utilización de este recurso se reducirá el tiempo de cada proceso,
ya que la información viajará por medio digital para tener conocimiento de la
documentación más fácil y rápido, así poder disponer de ella en tiempo real.
De acuerdo a la información que se pudo procesar con el Oficial de
tramitación y supervisor a cargo de la secretaria general, el tiempo estimado para
todo el proceso se reducirá en promedio en 5 horas con 55 minutos, en
comparación con el tiempo del proceso tradicional que demora 2 días con 1 hora,
esta información pudo corroborarse a través de la entrevista de profundidad que
tuve con los especialistas de la sección de desarrollo de la Dirección de
Telemática, los cuales llegaron a la conclusión de que el proceso con esta nueva
plataforma web podrá reducir el tiempo de la gestión en un 50%.
33
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTARIA
PROVEEDORES
COMANDANCIA DE LA FUERZA DE INFANTERÍA DE MARINA
CLIENTES/USUARIOS DIRECTOR/ SUB DIRECTOR
SECRETARIA GENERAL DEPARTAMENTOS Y
OFICINAS OFICIAL SECRETARIO
SECRETARIO ADMINISTRATIVO
0 días, 50 minutos 0 días, 55 minutos 0 días, 1.35 horas 0 días, 2.35 horas 5 horas, 55 min.
Figura 9. Proceso de gestión documental de la secretaria general, tiempo de ejecución 5 horas, 55 minutos. Recuperado del manual de proceso de la
Comandancia de Infantería de Marina (MAPROINF).
UNIDADES Y DEPENDENCIAS/ ORGANISMOS EXTRA
INSTITUCIONALES/ PERSONAL NATURAL
DEPARTAMENTOS Y/O OFICINAS
Remite oficio, carta u solicitud para acción o
conocimiento
Recibe, escanea y registra en nuevo sistema de gestión
documentario
Toma conocimiento y clasifica documentación
Toma conocimiento y dispone acción
Descarga las acciones dispuestas en nuevo
sistema de gestión doc.
Toma conocimiento de acuerdo a lo dispuesto
¿Acción?
Lo mantiene en su historial de información
TÉRMINO
INICIO
INICIO
. Emite documentación interna y externa
. Elabora proyecto documento respuesta
Revisa
¿Conforme?
Envía doc. a Director/ Sub Director
Revisa
¿Conforme?
Autoriza el documento de su responsabilidad y autoriza
tramite.
Registra, prepara documento, distribuye y
archiva
TÉRMINO
Recibe y toma conocimiento de la
documentación
UNIDADES Y DEPENDENCIAS/ ORGANISMOS EXTRA
INSTITUCIONALES/ PERSONAL NATURAL
DEPARTAMENTOS Y/O OFICINAS
TIEMPO TOTAL DE EJECUCIÓN
1
2
4
5
6
7
8
10
11 12
3
30
30
10
20
5
30
30
20
45
30
5
2H
SI
NO
NO
SI
NO
SI
9
34
4.2 Evaluación de las alternativas de solución
Luego de haber detallado las características y bondades de los diferentes
sistemas de gestión documental, se presente el presente cuadro comparativo
entre las plataformas. Ver tabla 1.
Aspecto Sistema gestión documental
ImagingSoft Athento Beta SISGEDMAR
Característica
Resaltante
Posee una plataforma
de consulta muy
dinámica la cual la
hace atractiva a la
hora de hacer una
consulta en el sistema
de gestión.
se pueden cargar los
archivos en diversos
formatos, tales como:
PDF, cuadros de
Excel, txt, Word.
para poder utilizar el
sistema de gestión
documental,
previamente se tiene que
acceder a una
plataforma de seguridad
(VPN), el cual le brinda la
seguridad a la
información cargada.
Seguridad de
Almacenamiento
La información se
guarda en servidores
ubicados en
instalaciones de la
empresa
La información se sube
a la nube en tiempo
real en servidores
desconocidos.
La información es
almacenada en
servidores del área de
sistemas de la dirección
de telemática
Económico
(precio anual) S/. 18,800 $ 8,250 S/. 43,824
Manejo de
Versión
Se actualiza en
automático, cada vez
que el proveedor lo
dispone.
Se actualiza en
automático, cada vez
que el proveedor lo
dispone.
Por temas de seguridad
la actualización de
versión se realiza a
través del personal de
informática de la
dirección de telemática.
Procedencia Peruana Española Peruana
Nota, en el presente cuadro se puede comparar las alternativas de solución a través de variables, las cuales son importantes para el proceso de gestión documental. Elaboración propia bajo recomendación en entrevista de profundidad por experto.
Tabla 1
Comparativo de alternativas
35
4.3 Elección y la viabilidad de la solución escogida
Para el presente proyecto se ha optado por elegir a la alternativa
“SISGEDMAR” (sistema de gestión de datos); ya que cumple con los
requerimientos, bondades necesarias y establecidas para una organización
militar, donde es fundamental no sacrificar la característica de seguridad en la
información.
El referido sistema de gestión documental también es viable ya que está
diseñado y programado para que pueda ser compatible con otros sistemas
informáticos desarrollados íntegramente por la Marina de Guerra del Perú, tanto
con el VPN (software de seguridad) y con la plataforma de consulta del sistema.
Hoy en día en la Dirección de Telemática de la Marina de Guerra del Perú,
existe la sección de Desarrollo, en la cual el personal militar de procesamiento
de datos trabaja para darle forma a nuevas plataformas de soluciones
informáticas, es por ello que se desarrolla el SISGEDMAR, con la finalidad de
mejorar la gestión documental dentro de la secretaria y oficina administrativas de
la Fuerza de Infantería de Marina, teniendo como objetivo a largo plazo, el
masificar el citado sistema en todos los entes jurisdiccionales de la institución,
para así poder tener un estándar de gestión documental.
Es importante destacar que la Marina de Guerra del Perú tiene como una
de las políticas principales, velar por la seguridad de la información, es por ello
que, a través de la Dirección de Telemática, posee grandes almacenes digitales
dentro de una WAN naval, donde es casi imposible la vulnerabilidad de
información digital hacia la nube externa.
Desde un punto económico, será de vital importancia la utilización del
citado sistema, ya que, por ser desarrollado e implementado por el personal
militar, este no generará algún gasto extraordinario, así contribuyendo al cuidado
del gasto público.
36
Capítulo V
Implementación de la Propuesta
5.1 Implementación de la propuesta de solución
Para poder implementar y ejecutar el sistema de gestión documentario
(SISGEDMAR), describimos las siguientes actividades:
Actividad 1.
Se pedirá autorización al comandante de la Fuerza Infantería de Marina
para la disposición y apoyo de la oficina de informática para el
acondicionamiento informático e instalación del software en las diferentes
terminales de la secretaria general y oficinas administrativas.
Actividad 2.
Se solicitará a la Dirección de Telemática el apoyo del personal idóneo de
la oficina de desarrollo para que efectúe coordinaciones con la oficina de
informática de la Comandancia de la Fuerza de Infantería para la
instalación del sistema SISGEDMAR.
Actividad 3.
Se solicitará a la sección de Recursos Humanos de la Comandancia de la
Fuerza de Infantería de Marina para que efectúe coordinaciones con la
Dirección General de Personal de la Marina para que pueda dotar la
secretaria general y oficinas administrativas de personal idóneo
(secretarios administrativos, administrativos e infantes de marina
capacitados en tramitación documentaria) en la operación y control del
material documentario.
Actividad 4.
Se efectuará la instalación del citado sistema, así mismo el software de
seguridad (VPN) en los terminales de la secretaria general y las oficinas
administrativas.
37
Actividad 5.
Se efectuarán las pruebas necesarias (test) para verificar el
acondicionamiento del sistema de gestión documentario en los terminales.
Actividad 6.
El personal de desarrollo de la dirección de telemática de la Marina,
brindara capacitación al personal responsable del sistema, así como a los
usuarios finales (operadores).
Actividad 7.
El personal responsable y usuarios finales tendrán pruebas internas para
familiarizarse con la operación y ejecución del sistema, asimismo tomarán
conocimiento de las políticas de tratamiento documentario, de la
seguridad de información.
Actividad 8.
Se efectuará un reporte semanal de control de la documentación recibida
y enviada para poder comparar tiempo – dinero con el proceso anterior.
5.2 Cronograma
Para poder ejecutar la propuesta se desarrollará un diagrama de Gantt
donde se podrán describir las actividades, la sección responsable y el
tiempo estimado para la realización de cada acción, todos alineados con
los objetivos de la propuesta.
38
No. Actividad Responsable
y/o involucrado
Tiempo estimado
Agosto Setiembre
1 2 3 4 1 2
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M
1
Se pedirá autorización al comandante de la Fuerza Infantería de marina para la disposición y apoyo de la oficina de informática para el acondicionamiento informático e instalación del software en las diferentes terminales de la secretaria general y oficinas administrativas
Secretaria General
2
Se solicitará a la dirección de telemática el apoyo del personal idóneo de la oficina de desarrollo para que efectúe coordinaciones con la oficina de informática de la Comandancia de la Fuerza de Infantería para la instalación del sistema SISGEDMAR
Oficina sistemas
3
Se solicitará a la sección de Recursos humanos de la Comandancia de la Fuerza de Infantería de Marina para que efectúe coordinaciones con la dirección general de personal de la marina para que pueda dotar la secretaria general y oficinas administrativas de personal idóneo (secretarios administrativos, administrativos e infantes de marina capacitados en tramitación documentaria) en la operación y control del material documentario
Recursos Humanos
4
Se efectuará la instalación del citado
sistema, así mismo el software de
seguridad (VPN) en los terminales de la
secretaria general y las oficinas
administrativas
Oficina de sistemas
Secretaria General
Tabla 2
Programación de actividades para implementación de “SISGEDMAR”
39
No. Actividad Responsable
y/o involucrado
Tiempo estimado
Agosto Setiembre
1 2 3 4 1 2
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M
5
Se efectuarán las pruebas necesarias (test) para verificar el acondicionamiento del sistema de gestión documentario en los terminales
Oficina de Sistemas
6
El personal de desarrollo de la dirección de telemática de la Marina, brindara capacitación al personal responsable del sistema, así como a los usuarios finales (operadores) del citado sistema
Oficina de sistemas
Secretaria General
7
El personal responsable y usuarios finales tendrán pruebas internas para familiarizarse con la operación y ejecución del sistema, asimismo tomarán conocimiento de las políticas de tratamiento documentario, de la seguridad de información
Secretaria General
8
Se efectuará un reporte semanal de control de la documentación recibida y enviada para poder comparar tiempo – dinero con el proceso anterior.
Secretaria General
Nota, El tiempo que demorar la implementación de la nueva gestión documental será de un plazo máximo de un mes y 1 semana, para el cumplimiento y pie en marcha del
mismo. Elaboración propia.
40
5.3 Presupuesto
5.3.1 presupuesto asignado
La Marina de Guerra del Perú y sus órganos administrativos realizan sus
compras corporativas a través del Órgano Supervisor de las Contrataciones del
Estado (SEACE). La Comandancia de la Fuerza de Infantería de Marina tiene un
presupuesto anual de alrededor S/. 230,000 soles de concepto de gastos, tantos
administrativos como operacionales. Los gastos administrativos representante el
40%, lo cual asciende a S/. 92,000 soles. los gastos por concepto de adquisición
de hojas y pago de servicio de impresión representan el 70% del citado monto,
lo cual representa S/. 64,400 soles, este último es el presupuesto anual para la
gestión documental dentro de la jurisdicción Anconera.
La comandancia se alinea a las políticas de contrataciones dispuestas por
la Dirección de Economía de la Marina de Guerra del Perú, dispone que los
materiales de impresoras corporativas se alquilen, en el tal sentido para esta
comandancia se requieren de nueves (9) impresoras láser, lo cual asciende en
S/. 32,400 soles al año en este concepto, lo cual representa el 51% del
presupuesto de gastos administrativos. El detalle en la tabla 3.
Tabla 3
Presupuesto de material administrativo
tipo marca y modelo precio
alquiler mes
N° Impresoras
total mes
Impresora laser
impresora ricoh aficio mp 171
S/300 9 S/2,700
Total año S/32,400
Nota, cada oficina está dotada de una impresora ejecutiva, la cual tiene un valor de s/. 300 soles de alquiler mensual. “sección de administración y logística” de la Comandancia de la Fuerza de Infantería de marina.
La Comandancia de la Fuerza de Infantería de Marina cuenta con una Secretaria
General y ocho oficinas administrativas a su cargo. Cada oficina está dotada de una
impresora láser de alto rendimiento para el uso del personal que labora en ellas. En el
siguiente cuadro se muestran las cantidades de impresiones que se utilizan, el
presupuesto anual de este concepto asciende a S/. 25,581 soles. este monto representa
un 40% del presupuesto del gasto administrativo. ver tabla 4.
41
Tabla 4
Presupuesto de impresiones diarias
N° Sección Imp. por
día días lab.
Total Imp. mes
S/. imp. hoja
Total Mes
1 Secretaria General 180
22
3960
S/0.085
336.60
2 Recursos Humanos 150 3300 280.50
3 Inteligencia 90 1980 168.30
4 Operaciones 120 2640 224.40
5 Logística 150 3300 280.50
6 Comunicaciones 160 3520 299.20
7 Doctrina y Planeamiento 90
1980 168.30
8 Administración 120 2640 224.40
9 Asesoría Legal 80 1760 149.60
Total S/2,131.80
Total anual 12 S/25,581.60 Nota, tenemos un monto de s/. 2,131.80 soles con respecto a la cantidad de impresiones y fotocopias de manera mensual “sección de administración y logística” de la Comandancia de la Fuerza de Infantería de marina.
La Comandancia al año adquiere un promedio de 300 millares de hojas
para trabajos administrativos, el precio del cada medio millar de hoja es de S/.
9.5 Soles, el total asciende a S/. 5,718 soles al año, esto representa el 9% del
presupuesto de gasto administrativo.
Presupuesto anual para gastos de material mobiliario (hojas), alquiler de
impresoras y precio por cada impresión. Ver tabla 5.
Tabla 5
Presupuesto total del gasto administrativo
N° Concepto Total mes Meses Total año
1 alquiler impresoras 2700.00
12
32,400.00
2 adquisición hojas 476.52 5,718.24
3 impresiones por hoja 2131.80 25,581.60
presupuesto total anual S/63,700 Nota, el presupuesto administrativo total es de s/: 63,70 soles. “sección de administración y logística” de la Comandancia de la Fuerza de Infantería de marina.
42
5.3.2 presupuesto proyectado
Para la implementación de la renovada gestión documental, será
importante dotar de un servidor informático para que la oficina de sistemas pueda
administrar el volumen de información que se almacenara en el citado material;
la secretaria general y las oficinas administrativas dispondrán de scanner
profesional para que puedan cargar sus archivos del papel hacia una información
digital, para ello se ha proyectado un presupuesto de adquisición que asciende
en S/. 8,900 soles. ver tabla 6.
Tabla 6
Presupuesto equipos informáticos
N° Material Precio
Unitario. Cant.
Precio Total
1 Servidor Intel 2Tb. 2,600 1 2600
2 Scanner profesional 3.1 630 10 6300
total S/8,900 Nota, el precio total de la inversión para la aplicación del nuevo sistema de gestión documental
será de S/. 8,900 soles. Elaboración propia.
5.3.3 presupuesto nueva gestión documental
Con la actualizada gestión documental de la Comandancia de la Fuerza
de Infantería de Marina y su renovado trabajo, el gasto presupuestal se reducirá,
ya que con la utilización del aplicativo web dentro de la secretaria general y las
oficinas administrativas se reducirá la utilización de las impresiones y material
administrativo.
De acuerdo a la información recabada en las entrevistas que tuvimos con
el personal administrativo que labora en las citadas oficinas, indican que la
información ordinaria representa el 80%, de la cual el 60% es información
recibida, de acuerdo a coordinaciones con la dirección de telemática de la marina
y dando cumplimiento al reglamento de seguridad naval, se podrá producir a
través de data, la información se cargara en el citado sistema y podrán
disponerse las ordenes a través de ella.
43
En sentido de que ya no vamos a utilizar mucha documentación física, de
las 9 impresoras que utilizamos, vamos a reducir en solo 3 impresoras, cada
impresora será compartida por tres oficinas. Asimismo, la cantidad de
impresiones y de hojas se reducirán en un 60%.
Tabla 7
Presupuesto de material administrativo 2
tipo marca y modelo precio
alquiler mes N°
Impresoras total mes
Impresora laser impresora ricoh aficio mp 171 S/300 3 S/900
Total año 12 S/10,800 Nota, se tiene proyectado reducir de 9 a 3 impresoras, ya que no será necesario tener 1
impresora por oficina ya que el trabajo digital reemplazará a las copias; una impresora será
compartida por tres oficinas. Elaboración propia.
Tabla 8
Presupuesto de impresiones diarias 2
N° Sección Imp. día
Reduc. Días lab.
Total Imp. mes
S/. Imp. hoja
Total
60%
1 Sec. General 180 72
22
1584
S/0.085
134.64
2 RR.HH. 150 60 1320 112.20
3 Inteligencia 90 36 792 67.32
4 Operaciones 120 48 1056 89.76
5 Logística 150 60 1320 112.20
6 Comunicaciones 160 64 1408 119.68
7 Planeamiento 90 36 792 67.32
8 Administración 120 48 1056 89.76
9 Asesoría Legal 80 32 704 59.84
Total mensual S/852.72
Total anual 12 S/10,232.64 Nota, al digitalizar el 60% de la información recibida, se ha reducido la cantidad de impresiones
diarias. Elaboración propia.
44
Tabla 9
Presupuesto administrativo proyectado
N° Concepto Total mes Meses Total año %
1 alquiler impresoras 900.00
12
10,800.00 46%
2 adquisición hojas 190.61 2,287.30 10%
3 impresiones por hoja 852.72 10,232.64 44%
presupuesto total anual S/23,320 100% Nota, en el siguiente cuadro observamos el gasto administrativo total referente a la gestión
documental dentro de la secretaria general y oficinas administrativas de la comandancia de
infantería de marina. Elaboración propia.
Posteriormente de haber aplicado el gasto administrativo de la nueva
gestión documental, he podido proyectar que el citado gasto se reduce en
promedio en un 60% del gasto anterior, teniendo una reducción de un
significativo monto de s/. 40,380 soles, solamente en la jurisdicción de Ancón.
Esta reducción me alienta a ver otro panorama de eficiencia, tratando de que, a
través de esta renovada gestión documentaria, pueda repercutir y recomendarse
para que las demás unidades y dependencias de la Marina de Guerra del Perú,
puedan hacer uso de ella. Con ello llegar al objetivo del gasto público y de la
directiva la cual norma las medidas de austeridad, racionalidad y de ecoeficiencia
en el gasto público.
Tabla 10
Comparativo del Presupuesto anual del gasto administrativo
Presupuesto anual gasto administrativo
proceso tradicional proceso proyectado diferencia Dif. %
S/63,700 S/23,320 S/40,380 60% Nota, se ha reducido aproximadamente en un 60% el gasto administrativo de la comandancia
de infantería de marina. Elaboración propia.
45
Conclusiones
1. Con la aplicación de la renovada gestión documental, mejorará de manera
eficiente la distribución de la información en el menor tiempo posible,
generando una adecuada toma de acciones dentro de la secretaria general
y oficinas administrativas de la fuerza de infantería de marina.
2. La implementación del recurso tecnológico a través de un aplicativo web
diseñado por la Marina de guerra del Perú, denominado “SISGEDMAR”,
regenerará una gestión documental tradicional a una con aspectos
vanguardista, con ello reduciendo considerablemente la utilización del papel
(impresos y fotocopias), para que así la institución potencie las políticas de
apoyo al cuidado del medio ambiente.
3. Con la adecuada aplicación de las políticas plasmadas en publicaciones y
directivas de tratamiento documental, se identificó que se reducirán las
incidencias en el tratamiento documental de la información militar.
4. Con la correcta distribución del personal en las oficinas administrativas de
acuerdo a la planta orgánica vigente (militares de la especialidad de
secretarios administrativos) y la capacitación al personal no calificado,
mejorará el trabajo en equipo de la Comandancia.
46
Recomendaciones
1. Implementar la renovada gestión documental para así poder mejorar el
proceso de distribución y toma de conocimiento de la información dentro de
la secretaria general y oficinas administrativas de la comandancia de la
fuerza de infantería de marina, con ello repercutir favorablemente en la
reducción y adecuada utilización del gasto público.
2. Efectuar las coordinaciones pertinentes con la sección de desarrollo de la
dirección de Telemática, para la disposición de personal técnico
especializado con la finalidad de efectuar trabajos de implementación de un
aplicativo web denominado “SISGEDMAR” (Sistema de gestión documental
de la marina) en la secretaria general y oficinas administrativas de la fuerza
de infantería de marina.
3. Disponer la correcta programación de inducción y academias al personal
militar que labora en las oficinas administrativas, de las disposiciones
plasmadas en las publicaciones y directivas vigentes respecto al tratamiento
documental, así mismo nombrar mediante orden interna a un responsable y
alterno para tener un control adecuado.
4. Solicitar a la dirección de personal de la marina, el nombramiento y traslado
de militares de la especialidad de secretarios administrativos, para que
puedan ejercer funciones de acuerdo a su carrera, así mismo disponer la
capacitación al personal de la especialidad de infantes de marina no
calificados en temas de gestión y tratamiento documental.
47
Referencias
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Titulación en la Escuela de Ingeniería de Sistemas de la Universidad
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_2013.pdf
49
Grupo Focal
1. Segmento a Investigar:
Militares con el grado de oficiales de mar, tecnicos y supervisores, que
laboran en la secretaria general y oficinas administrativas de la Comandancia de
la fuerza de Infanteria de Marina.
2. Muestra
Se llevo a cabo un Focus group en las instalaciones de la Secretaria
general de la comandancia de Infanteria de Marina, con direccion Carretera
Panamericana Norte KM 47.5., el número de participantes es de 6 militares.
N° Grado Nombre y Apellido Cargo
1 Supervisor 2do. Moises Suarez Supervisor Brigada
2 Supervisor 2do. Weyder Vargas Supervisor de Personal
3 Tecnico Primero Victor Yrrazabal Encargado Secretaria
4 Tecnico Segundo Jose Carrera Encargado Publicaciones
5 Tecnico Segundo Piero Rondan Encargado de Sistemas
6 Tecnico Tercero William Trebejo Encargado de Registros
3. Presentación
Se comunicó al personal antes nombrado a traves de un Memorandum
sobre una reunion previa autorizacion del Director y Oficial Secretario, con la
finalidad de poder tener una conversacion sobre el tema de la Gestion
documentaria actual. Se les explicó la condicion del focus group, asi mismo, no
tuvieron problemas en que puedan ser grabados a la hora de la entrevista.
4. Preguntas generales de Apertura
a. ¿Cuál es el grado de instrucción que obstenta?
b. Que especialidad posee dentro de la Marina de Guerra del Perú?
c. Cual su cargo dentro de la organización?
ANEXO 1
50
5. Preguntas de Transición
a. ¿Cuánto tiempo llevan laborando en la Comandancia de Infantería de
Marina?
b. Que cantidad de personal tienen a su cargo?
c. Que grado de instrucción y especialidad tienen el personal a su cargo?
d. Es adecuada la planta de personal que poseen en sus oficinas?
e. El personal a su cargo esta debidamente actualizado con los procesos
administrativos?
6. Preguntas especificas
a. Podria explicarme como es el proceso de gestion documentario en la
actualidad?
b. Que tipo de documentacion manejan?
c. Cual es el grado de clasificacion de los documentos que recepcionan y
envian?
d. De que manera llevan el registro y control del material documentario?
e. ¿Cómo toman conocimiento de la documentación el director, sub director
y secciones de la Comandancia de Infantería de Marina?
f. Cuanto tiempo toma en promedio la gestión documentaria, ¿desde la
recepción hasta la toma de acción?
g. ¿Poseen contometro de impresiones, fotocopias?
h. ¿Hay algún tipo de sistema que apoye a gestión documentaria actual?
i. ¿Cómo es la coordinación con las otras oficinas, en especial con la oficina
de informática, para temas de soluciones tecnológicas?
7. Preguntas de cierre
a. ¿De acuerdo a su experiencia, que acciones recomienda para mejorar la
gestión documentaria de la institución?
b. ¿Desearía una renovación y actualización de la gestión documentaria?
51
Juicio de Expertos
Luego de haber analizado la información recolectada en el grupo focal, se
tuvo que llevar al siguiente nivel, que es corroborar o deshacer el resultado de la
información, con ello poder definir las causas y los efectos lo conllevan. Se consideró
como personal experto al siguiente personal:
N° Grado Nombre y Apellido Cargo
1 Teniente Primero Jaime III Escudero San Martin Oficial secretario
2 Supervisor 1ro. José Cubas Rodas Supervisor de Cargo
Cabe señalar que los citados militares, llevan años de experiencia asumiendo
cargos de alta responsabilidad, el teniente primero Jaime escudero es el encargado
directo de la secretaria general por ello tiene la responsabilidad de la gestión de su
oficina; el supervisor José Cubas, es el supervisor a cargo de la gestión
documentaria y del personal que labora en las oficinas administrativas.
ANEXO 2
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61
62
Entrevistas de Profundidad
Luego de haber definido con el personal técnico de la secretaria general de
la necesidad de mejorar y actualizar la gestión documentaria en las oficinas
administrativas de la Comandancia de Fuerza de Infantería de Marina, se determinó
que se podría hacer a través de la implementación de un software de gestión
documentaria; para ello visitamos la Dirección de Telemática, ente encargado de
brindar soporte tecnológico y de seguridad informática a la Marina de Guerra del
Perú. Me dirigimos a la oficina de desarrollo, donde me entrevisto con el personal
técnico especializado en soluciones informáticas, donde me pudieron dar detalle del
banco de software que posee la Marina en temas sistemáticos de gestión. Se le
hicieron todas las consultas pertinentes de la implementación hasta la
homogeneidad con los demás sistemas que se manejan en las oficinas
administrativas de la fuerza.
N° Grado Nombre y Apellido Cargo
1 Técnico segundo Ángel salas Santillán Supervisor de Cargo
Ángel Salas Santillán con más de 20 años de experiencia en la Marina de Guerra
del Perú, es ingeniero de telecomunicaciones y actualmente labora en la Dirección de
telemática de la Marina, es el responsable de la sección de desarrollo de softwares de
gestión.
Se le planteo el proyecto “Implementación de un aplicativo web para mejorar la
gestión documentaria en las oficinas administrativas de la Fuerza de Infantería de
Marina”, se le dieron los detalles respectivos para que pueda entender a se apunta con
esta gestión. Indica que la idea de implementar un aplicativo web en las labores
administrativas es de gran ayuda, ya que esto lleva a ser más eficiente el trabajo y se
reduzcan las horas que demandan.
Indicó que la dirección de telemática a través de la oficina de desarrollo se
encuentran en constante elaboración de nuevas soluciones informáticas y que dentro
de ellas ya poseen dos aplicativos web para gestión documental y que aún no se ha
puesto en prueba ya que por necesidades del servicio estuvieron abocados a otras
necesidades, tales como, crear softwares médicos para las plataformas itinerantes de
la amazonia, además que se cubren las necesidades de acuerdo a las solicitudes que
puedan tener.
ANEXO 3
63
De acuerdo a sus datos, indica que, con la implementación de un aplicativo web,
el tiempo que conlleva se reduce entre un 70% y 50%, ya que la comunicación se hace
en casi tiempo real y que el único trabajo que hace el personal es de escanear el
producto recién recibido y el resto de trabajo lo hace el mismo software.
Es consiente del beneficio económico que puede repercutir en las
organizaciones de la marina, pero que no habían hecho un estudio administrativamente,
solo pruebas del mismo software.
Indicó que, como protocolo y política de seguridad, todo sistema de Marina
trabaja a través de niveles de seguridad, siendo esto un nivel alto, ya que se trata de
tratamiento de información, para lo cual el sistema contiene además de una llave
electrónica de seguridad y un software de seguridad de desarrollado por la Marina.
Se le plantío el cuadro comparativo de plataformas web y recomienda que se
utilice el que desarrolla la Dirección de Telemática por que existe un reglamento
(Soluciones informáticas administrativas) en el cual obliga a las dependencias de la
Marina de Guerra del Perú a contar solo con softwares desarrollados o contratos por la
organización militar.
64
Diagrama Árbol causa efecto. Adaptado de “Evaluación de herramientas de gestión para mejorar el desempeño de los proyectos”, por Oficina de Evaluación del Banco interamericano de desarrollo, (1997).
ANEXO 4
65
Diagrama Árbol medios y fines. Adaptado de “Evaluación de herramientas de gestión para mejorar el desempeño de los proyectos”, por Oficina de Evaluación del Banco interamericano de desarrollo, (1997).
ANEXO 5
66
FICHA DE CATALOGACIÓN Y EVALUACIÓN DE SOFTWARE “Athento Beta”
Nombre del Programa
Text Spain Athento Beta Versión: 3.0 bt Idiomas: inglés, español, francés italiano, portugués, alemán, japonés, chino tradicional, Hiragana, etc.
Proveedor (+ e-mail)
http://www.athento.com/es Athento
Descripción
Athento permite importar documentos de distintas maneras: Desde Dropbox, desde correo electrónico, arrastrar y soltar desde la interfaz de usuario, carpetas monitorizadas, FTPs, subida de metadatos desde archivos CSV, sincronización con un repositorio CMIS y más. Diferentes tipos de documentos e imágenes son soportados (PDF, TIFF, PNG, JPG, ect).
Requisitos técnicos de instalación
Hardware, tarjeta de video 640x480, 16bpp (miles de colores), procesador de 32 bips a 64bips. Software, sistema operativo, Windows 2000, Windows NT, Windows 7, 10, Mac OS X, versión 10.3.9, Linux.
Valores potenciadores
Creación de usuarios desde la interfaz del producto. Asignación de passwords o invitación de usuarios para que completen el proceso de registro.
Autenticación IdM SAMLIdM Kerberos Shibboleth Servers SSO Servers (CAS Server, Site Minder).
Firma digital El plugin de firma digital incorpora al gestor documental la capacidad de firmar documentos PDF.
Almacenamiento Bancos de servidores, 65,000 servidores OTP, switch potenciados. Hubs central en España
Presupuesto de Implementación $8,250.00 dólares americanos anual
Recuperado de: http://www.athento.com/es/gestion-documental-inteligente/
ANEXO 6
67
FICHA DE INDICADOR SOFTWARE “Imaging Soft”
ELEMENTO CARACTERÍSTICAS
Indicador
Aplicativo web de gestión documental
Software
Versión 5.0 magingSoft es una aplicación diseñada para trabajar con documentos digitalizados y electrónicos sin la necesidad de acudir a múltiples bases de datos u hojas de cálculo.
Captura de Datos
OCR, ICR Y OMR El ICR y el OCR son tecnologías de reconocimiento usados sobre imágenes previamente capturadas. El OMR es una tecnología de captura de datos utilizada cuando se requiere un alto grado de precisión y a diferencia de las tecnologías anteriores, la captura se realiza directamente mediante el dispositivo de lectura.
Digitalización videos
analógico (Matic, etc) a formato digital en CD.
Impresión digital
El diseño, la impresión, la lectura y la generación de reportes de salida de formularios OMR. Así como también la impresión de fichas de data variable.
Firma digital
El plugin de firma digital incorpora al gestor documental la capacidad de firmar documentos PDF.
Requisitos técnicos
Hardware, tarjeta de video 640x480, 16bpp (miles de colores), procesador de 32 bips a 64bips. Software, sistema operativo, Windows NT, Windows 7, 10, Mac OS X, versión 10.3.9, Linux.
Presupuesto S/. 18,800 soles, anualmente Implementación y soporte
Recuperado de: www.imagingperu.com.pe/web/index.html#project_area
ANEXO 7
68
FICHA TÉCNICA APLICATIVO WEB MGP
Título del programa SISGEDMAR(Sistema de Gestión Documental)
Versión 3.0 Acces point
Descripción El software SISGED, es un aplicativo de soporte web, diseñado para la gestión documental.
Aspectos técnicos Entorno audiovisual, monitor, tarjeta de video, ratón (cualquier dispositivo que actúa como ratón es compatible), por ejemplo: pantalla táctil, tabla de entorno, Tablet, pc, medio de desplazamiento, lápiz óptico, etc. Calidad de contenido, alta y excelente favorable, imágenes, siluetas, líneas, formas, textos, colores, efectos.
Manejo de Versión Manual a través software de seguridad de sistemas de publicaciones navales (Sispunav)
Requisitos técnicos
Hardware, tarjeta de video 480x720, 32bpp (miles de colores), procesador de 64bips. Nvds, corel i3 como mínimo. Memoria ram 4gb Memoria interna, 500 gb Software, sistema operativo, Windows NT, Windows 7, 10, Mac OS X, versión 10.3.9, Linux 1.0 Linux 2.3.
Valores potenciadores Plataforma de distribución. Plataforma de conexión e interface Concatenada de distribución
Autenticación
VPN security MGP. Software de interfaz modelo aplicado User navy. Llave electrónica digital MGP, versión 2.1
Presupuesto
s/. 43,824 soles.
Fuente: elaborado por la sección de desarrollo de Dirección de Telemática de la Marina de
Guerra del Perú.
ANEXO 8
