Laporan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi kelulusan matakuliah Praktek Kerja Lapanganpada Jurusan Teknik Informatika

Oleh :

REJA ABDILLAH 1.12.3.109

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKAPOLITEKNIK POS INDONESIA

BANDUNG2015

LEMBAR PENGESAHAN



Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa,

disetujui dan diseminarkan di

Bandung, Mei 2015

Oleh :

Pembimbing Lapangan,

Pembimbing,

Iwan Irwansyah Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom.

NIK. 103.750.56 NIK.

103.820.70

Menyetujui,

Ka. Prodi DIII Teknik Informatika

Iwan Setiawan, ST., MTNIK : 105.760.82

LEMBAR PENGESAHAN



Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa,

disetujui dan diseminarkan di

Bandung, . . . Mei 2015

Oleh :

Penguji I,

Penguji II,

Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom. Azizah Zakiah, S.Kom.,MT

NIK. 103.820.70 NIK. 109.83.130

Menyetujui,

Koordinator Praktek Kerja Lapangan

Azizah Zakiah, S.Kom.,MTNIK. 109.83.130

ABSTRAK

Perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya,

menghasilkan suatu rekaman dari suatu proses yang dikenal

dengan istilah arsip. Arsip dapat difungsikan sebagai

acuan dalam pengambilan suatu kebijakan, pendokumentasian

bagi suatu perusahaan. Potensi manfaat arsip yang ada

diatas kurang begitu digali dan dimanfaatkan oleh

beberapa perusahaan baik pemerintahan, maupun instansi

swasta.

Pembuatan aplikasi ini dibangun untuk pengelolaan

surat masuk, surat keluar dan surat keputusan. Untuk

mewujudkan itu, maka perlu dibuat aplikasi Arsip Surat

Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ).

Bertujuan untuk membuat suatu sistem pendataan arsip

surat secara terkomputerisasi. aplikasi Arsip Surat

Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yang

akan dibangun, dibuat dengan menggunakan tools seperti

bahasa pemrograman menggunakan PHP. Web editor

menggunakan Adobe Dreamweaver 8, database menggunakan

MySQL. Tujuan Penelitian adalah untuk menghasilkan

aplikasi Arsip Surat Berbasis Web di PT. Pos Indonesia.

Kata Kunci : Arsip surat, PHP, MySQL.

ABSTRACT

Company in conducting the business processes,

generate documentation of a process or known as the

archive. Archive can be used as a reference in a

policy-making, documentation for an company. the

potential benefits of existing archives can be utilized

by company less government, private institutions.

Applications Archive Documents and Letters built

for the management of incoming mail, outgoing mail and

decrees. To realize that it needs to be made Web Based

Application Archive Letters ( Case Study: PT. Pos

Indonesia ). The objective of research to create a data

collection system archives documents and computerized.

Web Based Application Archive Letters ( Case Study: PT.

Pos Indonesia ) to be built, made by using tools such

as programming languages using PHP. Web editor using

Adobe Dreamweaver 8, using a MySQL database. Objective

to generate Web Based Application Archive Letters in

PT. Pos Indonesia.

Keywords : Mail archive, PHP, MySQL.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan

kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan

Karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyusun

laporan aplikasi yang berjudul “Aplikasi Arsip Surat

Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia

)” tepat pada waktunya.

Proyek ini dibuat untuk memenuhi kelulusan dari mata

kuliah Praktek Kerja Lapangan pada Program Studi D3

Teknik Informatika di Politeknik Pos Indonesia. Disadari

sepenuhnya bahwa dalam pembuatan laporan Praktek Kerja

Lapangan ini tidak terlepas dari berbagai kekurangan baik

dari segi isi maupun bahasa, oleh karena itu kritik dan

saran penulis harapkan untuk perbaikan di masa yang akan

datang.

Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada semua

pihak yang telah membantu penulis baik berupa moril

maupun materi. Dengan hati tulus penulis mengucapkan

terima kasih banyak kepada :

1. Dr. Ir. Agus Purnomo, M.T., selaku Direktur

Politeknik Pos Indonesia.

2. Iwan Setiawan, ST, selaku Ketua Program Studi D3

Teknik Informatika Politeknik Pos Indonesia.

3. Iwan Irwansyah, selaku Pembimbing Lapangan di PT.

Pos Indonesia.

4. PT. Pos Indonesia, Cabang Bandung Cihapit Jl. Banda

No. 30 Bandung 40114A, Kelurahan Cihapit, Kecamatan

Bandung Wetan, Provinsi Jawa Barat, Indonesia.

5. Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom., selaku Dosen

Pembimbing di Politeknik Pos Indonesia.

6. Orang tua kami tercinta, yang telah tulus dan ikhlas

membantu kami baik berupa moril maupun materil.

Bandung, 08 Mei 2015

Penulis

http://id.wikipedia.org/wiki/Indonesia

http://id.wikipedia.org/wiki/Jawa_Barat

http://id.wikipedia.org/wiki/Ngamprah,_Bandung_Barat

DAFTAR ISI

Abstrak …………………………………………………………………….. i

Abstract ……………………………………………………………………. ii

Kata Pengantar …………………………………………………………….. iii

Daftar Isi …………………………………………………………………… iv

Daftar Gambar ……………………………………………………………... v

Daftar Tabel ………………………………………………………............. vi

Daftar Simbol ………………………………………………………........... vii

BAB I Pendahuluan ………………………………………………………... I-1

1.1 Latar

Belakang ……………………………………………….... I-1

1.2 Identifi

kasi Masalah …………………………………………… I-2

1.3 Tujuan

…………………………………………………………. I-2

1.4 Ruang

Lingkup ……………………………………………….... I-2

1.5 Sistemat

ika Penulisan ………………………………………….. I-2

BAB II Landasan Teori ……………………………………………………. II-1

2.1 Arsip ………………………………………………………….... II-1

2.2 Surat ……………………………………………………………. II-1

2.3 Sistem

………………………………………………………….. II-1

2.3.1

Karakteristik Sistem …………………………………….. II-1

2.4

Informasi ………………………………………………………. II-3

2.4.1 Siklus

Informasi ………………………………………… II-4

2.4.2 Kualitas

Informasi ………………………………………. II-5

2.5

Website ...………………………………………………………. II-6

2.6 XAMPP

………………………………………………………... II-6

2.7 PHP

……………………………………………………………. II-7

2.8 MySQL ………………………………………………………… II-8

2.9 PT. Pos Indonesia ……………………………………………… II-8

2.9.1 Visi,

misi dan moto PT. Pos Indonesia ……………….... II-9

2.9.2 Struktur

Organisasi PT. Pos Indonesia …………………. II-10

BAB III Analisis dan Perancangan ………………………………………… III- 1

3.1 Analisis

………………………………………………………… III-1

3.1.1 Analisis

Sistem yang sedang berjalan ………………….. III-1

3.1.1.1 Analisis

Prosedur / Flow Map

yang sedang berjalan ………………………….. III-2

3.1.2 Analisis

Sistem yang akan dibangun …………………… III-2

3.1.2.1 Analisis

Prosedur / Flow Map

yang akan dibangun …………………………… III-3

3.1.2.2 Analisis

kebutuhan aplikasi …………………… III-20

3.1.2.3 Analsis

kebutuhan perangkat lunak

dan perangkat keras ……………………………. III-21

3.2

Perancangan ……………………………………………………. III-21

3.2.1 Proses

Bisnis ……………………………………………. III-22

3.2.2 Unified

Modeling Language ( UML ) …………………... III-22

3.2.3 Use Case

Diagram ………………………………………. III-23

3.2.4 Class

Diagram …………………………………………... III-62

3.2.5 Sequence

Diagram …………………………………….... III-45

3.2.6

Collaboration Diagram ………………………………….. III-56

3.2.7 Activity

Diagram ………………………………………... III-59

3.2.8

Statechart Diagram ….…………………………………... III-72

3.2.9

Component Diagram ……………………………………. III-79

3.2.10

Deployment Diagram …………………………………… III-80

3.2.11 Struktur

Menu …………………………………………… III-80

3.2.12

Perancangan Antarmuka ………………………………... III-81

BAB IV Implementasi dan Pengujian ……………………………………... IV-1

4.1

Lingkungan Implementasi ……………………………………... IV-1

4.2

Pembahasan hasil Implementasi ………………………………. IV-2

4.3

Pengujian dan hasil Pengujian …………………………………. IV-6

Bab V Kesimpulan dan Saran ……………………………………………… V-1

5.1

Kesimpulan …………………………………………………….. V-1

5.2 Saran

…………………………………………………………… V-1

Daftar Pustaka ……………………………………………………………… viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Informasi ………………………………………….... II-5

Gambar 2.2 Struktur Organisasi ………………………………………… II-10

Gambar 3.1 Proses Bisnis ……………………………………………….. III-22

Gambar 3.2 Use Case Diagram aplikasi ………………………………… III-23

Gambar 3.3 Class Diagram ……………………………………………… III-44

Gambar 3.4 Sequence Diagram proses Login …………………………… III-

45

Gambar 3.5 Sequence Diagram lihat data surat dan cari data

surat

di halaman web Dokumen …………………………………. III-46

Gambar 3.6 Sequence Diagram kelola surat masuk ……………………..

III-47

Gambar 3.7 Sequence Diagram disposisi data surat masuk

…………….. III-49

Gambar 3.8 Sequence Diagram kelola surat keluar ……………………..

III-51

Gambar 3.9 Sequence Diagram kelola pengguna ………………………. III-

53

Gambar 3.10Sequence Diagram cetak data surat

di halaman we Laporan ……………………………………. III-55

Gambar 3.11

Sequence Diagram proses Logout …………………………. III-

56

Gambar 3.12

Collaboration Diagram kelola Dokumen …….…………….

III-57

Gambar 3.13

Collaboration Diagram kelola Surat Masuk ………………..

III-58

Gambar 3.14

Collaboration Diagram disposisi surat masuk

……………... III-58

Gambar 3.15

Collaboration Diagram kelola Surat Keluar

……………......III-59

Gambar 3.16

Collaboration Diagram kelola pengguna …………………...

III-59

Gambar 3.17

Statechart Diagram proses Login ………………………….. III-

72

Gambar 3.18

Statechart Diagram lihat data surat dan cari data

surat

di halaman web Dokumen …………………………………. III-73

Gambar 3.19

Statechart Diagram kelola surat masuk …………………….

III-74

Gambar 3.20

Statechart Diagram disposisi surat masuk ………………….

III-75

Gambar 3.21

Statechart Diagram kelola surat keluar ……………………..

III-76

Gambar 3.22

Statechart Diagram kelola pengguna ……………………….

III-77

Gambar 3.23

Statechart Diagram cetak data surat ………………………..

III-78

Gambar 3.24

Statechart Diagram proses Logout …………………………. III-

79

Gambar 3.25

Component Diagram aplikasi ……………………………… III-80

Gambar 3.26

Deployment Diagram aplikasi ……………………………... III-

80

Gambar 3.27

Struktur Menu ……………………………………………… III-81

Gambar 3.28

Antarmuka Login ………………………………………….. III-81

Gambar 3.29

Antarmuka Home ………………………………………….. III-82

Gambar 3.30

Antarmuka Pos Indonesia ………………………………….. III-82

Gambar 3.31

Antarmuka Dokumen ………………………………………. III-83

Gambar 3.32

Antarmuka Surat Masuk …………………………………… III-83

Gambar 3.33

Antarmuka Surat Keluar …………………………………… III-84

Gambar 3.34

Antarmuka Disposisi ………………………………………. III-84

Gambar 3.35

Antarmuka Laporan ………………………………………... III-85

Gambar 3.36

Antarmuka Pengguna ………………………………………. III-85

Gambar 3.37

Antarmuka Contact Us …………………………………….. III-86

DAFTAR TABEL

Tabel viii

Daftar Simbol Flowmap …………………………………… viii-

1

Tabel viii

Daftar Simbol Use Case Diagram ………………………….

viii-1

Tabel viii

Daftar Simbol Sequence Diagram

……………………......... viii-

2

Tabel viii

Daftar Simbol Activity Diagram ..……………………….....

viii-3

Tabel viii

Daftar Simbol Collaboration Diagram ……………………...

viii-3

Tabel viii

Daftar Simbol Statechart Diagram …………..……………...

viii-4

Tabel viii

Daftar Simbol Class Diagram …………..…………………..

viii-4

Tabel 3.1

Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang

berjalan ………. III-2

Tabel 3.2

Flowmap proses Login …………………………………….. III-3

Tabel 3.3

Flowmap halaman utama ( Home ) ………………………… III-4

Tabel 3.4

Flowmap halaman web Pos Indonesia ……………………..

III-5

Tabel 3.5

Flowmap halaman web Dokumen …………………………. III-6

Tabel 3.6

Flowmap halaman web Surat Masuk ……………………….

III-7

Tabel 3.7

Flowmap halaman web Surat Keluar ……………………….

III-11

Tabel 3.8

Flowmap halaman web Disposisi …………………………..

III-14

Tabel 3.9

Flowmap halaman web Laporan …………………………… III-

17

Tabel 3.10

Flowmap halaman web Contact Us ………………………..

III-19

Tabel 3.11

Flowmap halaman web Log Out …………………………... III-

20

Tabel 3.12

Deskripsi Aktor ……………………………………………. III-

23

Tabel 3.13

Deskripsi Menu Website …………………………………… III-

24

Tabel 3.14

Skenario proses Login ……………………………………… III-

25

Tabel 3.15

Skenario tampil halaman utama ( Home ) ………………….

III-25

Tabel 3.16

Skenario tampil halaman web Pos Indonesia

……………… III-26

Tabel 3.17

Skenario lihat data surat di halaman web

Dokumen ………. III-

26

Tabel 3.18

Skenario cari data surat di halaman web Dokumen

……….. III-27

Tabel 3.19

Skenario lihat data surat di halaman web Surat

Masuk ……. III-28

Tabel 3.20

Skenario input data surat masuk di

halaman web Surat masuk …………………………………. III-

28

Tabel 3.21

Skenario edit data surat masuk

di halaman web Surat masuk ………………………………. III-

29

Tabel 3.22

Skenario hapus data surat


30

Tabel 3.23

Skenario detail surat di halaman web Surat

masuk ………... III-

31

Tabel 3.24

Skenario cari data surat masuk


32

Tabel 3.25

Skenario disposisi data surat masuk ………………………..

III-33

Tabel 3.26

Skenario lihat data surat keluar

di halaman web Surat Keluar ………………………………. III-

34

Tabel 3.27

Skenario input data surat keluar


34

Tabel 3.28

Skenario edit data surat keluar


35

Tabel 3.29

Skenario hapus data surat keluar


36

Tabel 3.30

Skenario detail surat keluar


37

Tabel 3.31

Skenario cari data surat keluar


38

Tabel 3.32

Skenario tambah pengguna di halaman web

Pengguna ……. III-

39

Tabel 3.33

Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna

……….. III-39

Tabel 3.34

Skenario cetak data surat masuk

di halaman web Laporan …………………………………… III-

40

Tabel 3.35

Skenario cetak data surat keluar

di halaman web Laporan …………………………………… III-

41

Tabel 3.36

Skenario cari data surat masuk di halaman web

Laporan ….. III-

42

Tabel 3.37

Skenario halaman web Contact Us …………………………

III-43

Tabel 3.38

Skenario halaman web Log Out …………………………… III-

43

Tabel 3.39

Activity Diagram proses Login …………………………….

III-60

Tabel 3.40

Activity Diagram lihat data surat dan cari data

surat

di halaman web Dokumen …………………………………. III-

61

Tabel 3.41

Activity Diagram kelola surat masuk ………………………

III-62

Tabel 3.42

Activity Diagram disposisi data surat masuk

……………… III-64

Tabel 3.43

Activity Diagram kelola surat keluar ……………………….

III-66

Tabel 3.44

Activity Diagram kelola pengguna …………………………

III-68

Tabel 3.45

Activity Diagram cetak data surat ………………………….

III-70

Tabel 3.46

Activity Diagram proses Log Out ………………………….

III-71

DAFTAR SIMBOL

FlowmapSimbol Keterangan

Simbol untuk menyatakan mulai (start)

atau pun berhenti.Kotak Masukan, untuk membaca data yang

kemudian diberikan sebagai harga suatu

variabel.

Kotak Penugasan, untuk memberi harga

kepada suatu variabel atau untuk

melakukan perhitungan matematika yang

hasilnya diberikan sebagai harga suatu

variabel.Kotak Keluaran, untuk mencetak

(dan/atau menyimpan)hasil keluaran.

Kotak keputusan, untuk memutuskan arah

atau percabangan yang diambil sesuai

dengan kondisi benar atau salah.Simbol penghubung, untuk penghubung

bila diagram alur terputus ( masih

dalam satu halaman ).Simbol penghubung, untuk penghubung

bila diagram alur terputus ( dihalaman

yang berbeda ).Tabel vii Daftar Simbol Flowmap

Use Case DiagramNama

Komponen

Keterangan Simbol

Use Case

Use case digambarkan

sebagai lingkaran elips

dengan nama use case

dituliskan didalam elips

tersebut.

Actor

Actor adalah pengguna

sistem. Actor tidak

terbatas hanya manusia

saja, jika sebuah sistem

berkomunikasi dengan

aplikasi lain dan

membutuhkan input atau

memberikan output, maka

aplikasi tersebut juga bisa

dianggap sebagai actor.

Association

Asosiasi digunakan untuk

menghubungkan actor dengan

use case. Asosiasi

digambarkan dengan sebuah

garis yang menghubungkan

antara Actor dengan Use

Case.Tabel vii Daftar Simbol Use Case Diagram

Sequence DiagramNama

Komponen

Keterangan Simbol

Object Object merupakan instance dari

sebuah class dan dituliskan

tersusun secara horizontal.

Digambarkan sebagai sebuah

class (kotak) dengan nama

object didalamnya yang diawali

dengan sebuah titik koma.

Actor

Actor juga dapat berkomunikasi

dengan object , maka actor

juga dapat diurutkan sebagai

kolom. Simbol Actor sama

dengan simbol pada Actor Use

Case Diagram.

Lifeline

Lifeline mengindikasikan

keberadaan sebuah object

dalam basis waktu. Notasi

untuk Lifeline adalah garis

putus-putus vertikal yang

ditarik dari sebuah object.

Activation

Activation dinotasikan

sebagai sebuah kotak segi

empat yang digambar pada

sebuah lifeline.

mengindikasikan sebuah obyek

yang akan melakukan sebuah

aksi.

Message

Message, digambarkan dengan

anak panah horizontal antara

Activation Message

mengindikasikan komunikasi

antara object.Tabel vii Daftar Simbol Sequence Diagram

Activity DiagramSimbol Keterangan

Titik awalTitik akhirActivityPilihan untuk mengambil keputusanFork; Digunakan untuk menunjukkan kegiatanyang dilakukan secara parallel atau untukmenggabungkan dua kegiatan paralel menjadisatu.Rake; Menunjukkan adanya dekomposisi

Tanda waktuTanda pengirimanTanda penerimaanAliran akhir (Flow Final)

Tabel vii Daftar Simbol Activity Diagram

Collaboration DiagramNama

Komponen

Keterangan Simbol

Object

Object merupakan instance dari

sebuah class dan dituliskan

tersusun secara horizontal.

Digambarkan sebagai sebuah

class (kotak) dengan nama

object didalamnya yang diawali

dengan sebuah titik koma.

Actor

Actor juga dapat berkomunikasi

dengan object , maka actor

juga dapat diurutkan sebagai

kolom. Simbol Actor sama pada

Actor Use Case Diagram.

Message Message, digambarkan dengan

anak panah yang mengarah antar

obyek dan diberi label urutan

nomor yang mengindikasikan

urutan komunikasi yang terjadi

antar obyek.Tabel vii Daftar Simbol Collaboration Diagram

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah

mengalami percepatan yang tinggi membuat sebuah perubahan

yang sangat luar biasa bagi kehidupan manusia. Hal ini

menuntut semua sumber daya manusia untuk terus berpacu

dalam meningkatkan kinerja guna mengimbangi berkembangnya

teknologi. Setiap sumber daya manusia dituntut untuk

terus selalu update dengan perkembangan teknologi.

Penerapan teknologi yang jelas terlihat dalam suatu

perusahaan diantaranya adalah dalam bidang informasi.

Semakin besar dan beragamnya data atau informasi

yang terkumpul di perusahaan, menuntut adanya perlakuan

yang baik pada manajemen informasi. Tidak ubahnya juga

pada informasi mengenai arsip di suatu perusahaan, perlu

adanya manajemen arsip agar arsip yang ada pada

perusahaan tersebut dapat terkelola dengan baik. Arsip

adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar

ataupun bagan yang memuat keterangan - keterangan

mengenai sesuatu subyek ( pokok persoalan ) ataupun

peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan

orang.3

Pengelolaan arsip yang kurang maksimal di perusahaan

saat ini berawal dari lemahnya sumber daya manusia,

teknologi dan belum tumbuhnya kesadaran akan penting

arsip. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang surat

dan kearsipan, PT. Pos Indonesia harus dapat

memaksimalkan dan memanajemen arsip sehingga dapat

meningkatkan aktifitas perusahaan menjadi lebih baik.

Padahal bila dilihat dari fungsinya, arsip merupakan

sumber yang penting dan harus dikelola dengan baik.

Kearsipan merupakan tanda bukti dalam seluruh kegiatan

dalam suatu perusahaan, dan disamping itu merupakan pula

pusat ingatan, sumber informasi dan sumber atau bukti

sejarah.

Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik

untuk membuat suatu aplikasi kearsipan dengan berbasis

web. Penulis mengangkat masalah ini sebagai tugas Praktek

Kerja Lapangan guna melengkapi salah satu syarat

kelulusan Program Studi D-III Teknik Informatika di

Politeknik Pos Indonesia. Hal inilah yang menjadi latar

belakang penulis untuk mengambil judul Praktek Kerja

Lapangan tentang “Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web

( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )”.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat di

identifikasikan beberapa masalah yang menjadi persoalan

diantaranya :

1. Proses pengarsipan surat belum terkomputerisasi.

2. Proses pengarsipan kurang tertata.

1.3 Tujuan

Tujuan pembuatan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web (

Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) sebagai berikut :

1. Membuat proses pengarsipan surat secara

terkomputerisasi.

2. Proses pengarsipan menjadi lebih rapih.

1.4 Ruang Lingkup

Berdasarkan dari judul proyek aplikasi, ruang

lingkup dari implementasi aplikasi ini adalah pada bagian

pengelolaan data arsip yang ada di PT. Pos Indonesia,

Cabang Bandung Cihapit Jl. Banda No. 30 Bandung 40114A,

Kelurahan Cihapit, Kecamatan Bandung Wetan, Provinsi Jawa

Barat, Indonesia. Data arsip yang dimaksud adalah

pengelolaan data surat masuk, surat keluar, disposisi dan

laporan.

1.5 Sistematika Penulisan

http://id.wikipedia.org/wiki/Indonesia



http://id.wikipedia.org/wiki/Ngamprah,_Bandung_Barat

Dalam penyajian laporan ini terbagi dalam beberapa

bagian dan bab, adapun penyajianya adalah sebagai berikut

:

- BAB 1 Pendahuluan

Berisi latar belakang masalah, identifikasi

masalah, tujuan, ruang lingkup, sistematika

penulisan.

- BAB 2 Tinjauan Pustaka

Berisi teori - teori yang digunakan dalam membuat

laporan PKL termasuk didalamnya uraian tentang

gambaran umum Perusahaan dimana PKL dilaksanakan

meliputi uraian sejarah ringkas, bidang garapan (

produk / jasa ) perusahaan, struktur organisasi

serta deskripsi kerja unit / bagian terutama yang

terkait dengan proses PKL.

- BAB 3 Analisis dan Perancangan

Analisis :

Proses pencarian data dan informasi untuk

menentukan bentuk dari kebutuhan aplikasi baik

berupa kebutuhan pada saat membangun maupun pada

saat implementasi.

Perancangan :

Penjelasan perancangan dari aplikasi yang akan

dibuat terdiri dari perancangan alir program

( Flow Map ), data, perancangan input / output.

Perancangan program disesuaikan dengan pendekatan

dari pembuatan program baik yaitu dengan

menggunakan program terstruktur atau berbasis

objek.

- BAB 4 Implementasi dan Pengujian

Bab ini menjeleskan tentang sistem yang dibuat

dengan merinci komponen - komponen pendukung

berupa program, lingkungan implementasi, tampilan

antarmuka, petunjuk pemakaian, petunjuk

instalasi, serta pengujian perangkat lunak.

- BAB 5 Kesimpulan dan Saran

Bab ini merupakan penutup yang berisi tentang

kesimpulan dan saran.

Kesimpulan :

Berisi pencapaian tujuan dari aplikasi yang

dibuat di bagian akhir.

Saran :

berisi hal-hal atau tujuan dari pembuatan

aplikasi yang dirasa belum sempurna atau tidak

tercapai. Saran juga bisa berupa kondisi

implementasi yang optimal bagi aplikasi yang

dibuat.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Arsip

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam

bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan -

keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok persoalan )

ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya

ingatan orang.3

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

2.2 Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan

informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Surat membutuhkan perangko dan amplop untuk mengirimkan

surat sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Surat

secara umum ditinjau dari segi bentuk, isi dan bahasanya,

digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas

dan surat niaga. Digolongkan berdasrkan pemakaiannya,

surat dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi,

surat resmi, dan surat dinas.

http://id.wikipedia.org/wiki/Amplop

http://id.wikipedia.org/wiki/Perangko

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

http://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Lembaga_pendidikan&action=edit&redlink=1

http://id.wikipedia.org/wiki/Pemerintahan_daerah_di_Indonesia

http://id.wikipedia.org/wiki/Lembaga_negara

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

2.3 Sistem

Suatu sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup

hubungan fungsional antara tiap - tiap objek dan hubungan

antara ciri tiap objek, dan yang secara keseluruhan

merupakan suatu kesatuan secara fungsional4. Sistem

adalah suatu kesatuan yang

terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama

untuk memudahkan

aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu

tujuan.

2.3.1 Karakteristik Sistem

Jogianto HM mengemukakan sistem mempunyai

karekteristik atau sifat - sifat tertentu, yaitu sebagai

berikut :

1. Komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang

saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja

sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen

sistem atau elemen - elemen sistem dapat berupa

suatu subsistem atau bagian - bagian dari sistem.

Setiap subsistem mempunyai sifat - sifat dari sistem

untuk menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi

proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan sistem

http://id.wikipedia.org/wiki/Energi

http://id.wikipedia.org/wiki/Materi

http://id.wikipedia.org/wiki/Informasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Elemen

http://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Komponen&action=edit&redlink=1

Batasan sistem ( boundary ) merupakan daerah yang

membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang

lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan

suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem

tersebut.

3. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar ( evinronment ) dari suatu sistem

adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi

operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan

sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan

berupa energi dari sistem dan dengan demikian harus

tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan

luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,

kalau tidak maka akan menggangu kalangsungan hidup

dari sistem.

4. Penghubung sistem

Penghubung ( interfance ) merupakan media penghubung

antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya.

Melalui penghubung ini memungkinkan sumber - sumber

daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang

lainya. Dengan penghubung satu subsistem dapat

berintegrasi dengan subsistem yang lainya membentuk

satu kesatuan.

5. Masukan sistem

Masukan ( input ) sistem adalah energi yang masukan

kedalam sistem. Masukan ( input ) dapat berupa

masukan perawatan ( maintenance input ) dan masukan

sinyal ( signal input ). Maintenance input adalah

energi yang dimasukan supaya tersebut dapat

beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses

untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam

komputernya dan data adalah signal input untuk

diolah menjadi informasi.

6. Keluaran sistem

Keluaran ( output ) sistem adalah hasil dari energi

yang diolah dan diklafikasikan menjadi keluaran yang

berguna dan sisa pembuangan. Misalnya untuk sistem

komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang

tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,

sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolahan sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah

yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu

sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan

baku dan bahan - bahan yang lain menjadi keluaran

berupa barang jadi.

8. Sasaran sistem

Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun

tujuan. Dengan adanya sasaran sistem, maka kita

dapat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan

keluaran apa yang akan dihasilkan sistem tersebut

dapat dikatakan berhasil apabila mencapai / mengenai

sasaran atau pun tujuan.5

2.4 Informasi

Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang

telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan

saat ini atau mendatang. Informasi memiliki beberapa ciri

sebagai berikut :

1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan

realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang

salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang

benar.

2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar

bagi penerimanya.

3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau

memberikan tambahan baru pada informasi yang telah

ada.

4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas

informasi salah tau palsu sebelumya.

5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang

telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan

persepsi penerimanya atas kebenaran informasi

tersebut.2

2.4.1 Siklus Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai

hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang

menggambarkan suatu kejadian - kejadian yang nyata yang

digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari

informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan

nyata. Kejadian - kejadian adalah sesuatu yang terjadi

pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian -

kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan

dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata

adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan

orang yang betul - betul ada dan terjadi.

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat

bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data

diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi.

Data dapat berbentuk simbol - simbol semacam huruf,

angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi

informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut,

membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang

berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan

membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan

ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu

model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus

informasi ini dapat digambarkan yaitu sebagai berikut :

Gambar 2.1 Siklus Informasi6

2.4.2 Kualitas Informasi

Menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo, kualitas

informasi ditentukan oleh beberapa faktor yaitu sebagai

berikut :

1. Keakuratan dan teruji kebenarannya.

- Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan

dan tidak menyesatkan.

2. Kesempurnaan informasi

- Informasi disajikan dengan lengkap tanpa

pengurangan, penambahan, dan pengubahan.

3. Tepat waktu

- Infomasi harus disajikan secara tepat waktu,

karena menjadi dasar dalam pengambilan keputusan.

4. Relevansi

- Informasi akan memiliki nilai manfaat yang

tinggi, jika Informasi tersebut dapat diterima

oleh mereka yang membutuhkan.

5. Mudah dan murah

- Apabila cara dan biaya untuk memperoleh informasi

sulit dan mahal, maka orang menjadi tidak

berminat untuk memperolehnya, atau akan mencari

alternatif substitusinya. 1

2.5 Website

Website ( situs web ) adalah merupakan alamat ( URL

) yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan

informasi dengan berdasarkan topik tertentu. Web Page

( halaman web ) merupakan halaman khusus dari situs web

tertentu yang tersimpan dalam bentuk file. Dalam web page

tersimpan berbagai informasi dan link yang menghubungkan

suatu informasi ke informasi lain baik itu dalam page

yang sama ataupun web page lain pada website yang

berbeda.

2.6 XAMPP

XAMPP adalah perangkat software gratis yang

mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari

beberapa program. Fungsi XAMPP adalah sebagai server

offline yang berdiri sendiri ( localhost ). XAMPP terdiri

dari beberapa program yaitu Apache ( web server ), MySQL

( database ), PHP ( server side scripting ), Perl, FTP

Server, phpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya.

XAMPP terkenal sebagai program web server ( localhost )

yang mudah digunakan ( user friendly ).

XAMPP ini adalah sebuah singkatan yang masing –

masing hurufnya memiliki penjelasan, yaitu sebagai

berikut :

1. X

XAMPP dapat dijalankan ( kompatibel ) di berbagai

sistem operasi seperti Windows, Linux, Mac OS dan

Solaris.

2. A

A adalah kepanjangan dari program Apache. Apache

merupakan sebuah aplikasi web server. Tugas utama

Apache adalah menghasilkan halaman web yang benar

kepada user ( menerjemahkan ) berdasarkan kode PHP

dan MySQL yang ditulis oleh web programmer.

3. M

M adalah singkatan dari program MySQL. MySQL adalah

sebuah aplikasi database server, MySQL dapat

digunakan untuk membuat dan mengelola database

beserta isinya. MySQL dapat digunakan untuk

menambahkan, mengubah dan menghapus data yang berada

dalam database.

4. P

P pertama adalah singkatan dari program PHP. PHP

adalah sebuah aplikasi bahasa pemrograman untuk

membuat sebuah web yang sifatnya adalah server -

side scripting. PHP akan memungkinkan pengguna dalam

membuat halaman web yang bersifat dinamis.

5. P

P terkahir adalah singkatan dari program Perl. Perl

adalah sebuah aplikasi Bahasa pemrograman.

2.7 PHP

PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor,

PHP adalah sebuah aplikasi bahasa pemrograman untuk

membuat sebuah web yang sifatnya adalah server - side

scripting. PHP yaitu bahasa pemrograman yang banyak

digunakan secara luas dan bisa digunakan bersamaan

dengan HTML.

Fungsi yang utama dari PHP adalah kemampuannya

sebagai server side programming atau scripting language

dalam pembuatan website atau aplikasi yang berbasis

website. Server side programming atau scripting language

adalah bahasa yang berjalan pada sisi server ( dalam hal

ini web server ) sehingga komputer ( client / web browser

) tidak mengetahui apa yang terjadi di dalam web server.

Keunggulan PHP :

1. PHP memiliki tingkat akses yang lebih cepat.

2. PHP memiliki tingkat lifecycle yang cepat sehingga

selalu mengikuti perkembangan teknologi internet.

http://id.wikibooks.org/w/index.php?title=HTML&action=edit&redlink=1

http://www.php.net/

3. PHP mampu berjalan di beberapa server web, seperti

Apache, Microsoft IIS, PWS, phttpd, fhttpd,

AOLServer dan Xitami.

4. PHP mampu berjalan di Linux sebagai platform Sistem

Operasi yang utama, juga dapat berjalan di FreeBSD,

Unix, Solaris, dan Windows.

5. PHP mendukung akses ke beberapa database baik yang

bersifat gratis atau komersial, seperti mSQL, MySQL,

Informix, dan MicrosoftSQL Server.

6. PHP bersifat Open Source.

2.8 MySQL

MySQL merupakan Bahasa pemrograman open-source yang

paling popular dan banyak digunakan di lingkungan Linux.

Kepopuleran ini karena ditunjang oleh performansi query

dari database-nya yang jarang bermasalah. MySQL ( My

Structure Query Language ) adalah sebuah program pembuat

database yang bersifat open source, artinya siapa saja

dapat menggunakannya secara bebas.

MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform

Linux. Karena sifatnya yang open source, MySQL dapat

berjalan pada semua platform baik Windows maupun Linux.

Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses

database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan

untuk aplikasi multiuser (banyak pengguna). Saat ini

database MySQL telah digunakan hampir oleh semua

pemrogram database, terlebih dalam pemrograman web.

Kelebihan lain dari MySQL adalah penggunaan bahasa

query yang dimiliki SQL ( Structured Query Language ).

SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur dan

telah distandarisasi untuk semua program pengakses

database seperti Oracle, PosgreSQL, SQL Server, dan lain

- lain.

Sebagai sebuah program penghasil database, MySQL

tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi

lain ( interface ). MySQL dapat didukung oleh hampir

semua program aplikasi baik yang open source seperti PHP

maupun yang tidak, yang ada pada platform Windows seperti

Visual Basic, Delphi, dan lainnya.

2.9 PT. Pos Indonesia

Kantor Pos pertama kali didirikan di Batavia

( sekarang Jakarta ) oleh Gubernur Jendral G.W Baron van

Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk

lebih menjamin keamanan surat - surat penduduk, terutama

bagi mereka yang berdagang dari kantor - kantor di luar

Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri

Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban

peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Pos Indonesia

merupakan Badan Usaha Milik Negara ( BUMN ) Indonesia

yang bergerak di bidang layanan pos. Bentuk usaha Pos

Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia Nomor 5 Tahun 1995 yang berisi tentang

pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa

Perusahaan Umum ( Perum ) menjadi sebuah Perusahaan

( Persero ).

2.9.1 Visi, Misi dan Moto PT. Pos Indonesia

Visi : Menjadi Perusahaan pos terpercaya

Misi :

1. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan

layanan yang selalu tepat waktu dan nilai terbaik.

2. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim

kerja yang aman, nyaman dan menghargai kontribusi.

3. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan

hasil usaha yang menguntungkan dan terus bertumbuh.

4. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada

masyarakat.

5. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan

terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan.

Moto : Terus bergerak maju

1. Vision : to be a trusted postal services

company.

2. Action : Operational effectiveness, cost

efficiency, overwhelming

challenge, & increase revenue.

3. Passion : Champion Postal Company in the Region.

4. Collaboration : Merger & acquisition.

2.9.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia

Gambar 2.2 Struktur Organisasi

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis

Dalam tahap analisis terdapat langkah - langkah

dasar yang harus dilakukan, yaitu sebagai berikut :

1. Pengenalan / identifikasi masalah

Langkah ini merupakan langkah awal yang harus

dilakukan serta mengidentifikasi permasalahan yang

ada sehingga sasaran yang ingin dicapai dapat

terlaksana.

2. Memahami kinerja dari sistem yang ada

Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara

rinci bagaimana jalannya sistem yang sudah ada.

3. Menganalisa hasil penelitian

Langkah yang perlu diperhatikan dalam tahap ini

adalah menganalisa kebutuhan informasi pemakai

sistem. Analisa dilakukan berdasarkan data yang

diperoleh atas dasar hasil penelitian.

4. Membuat laporan penelitian

Merupakan tahap akhir yang disusun dalam suatu

rangkuman dari langkah - langkah sebelumnya.

3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan

Analasis sistem yang sedang berjalan sekarang di PT.

Pos Indonesia yaitu sebagai berikut :

1. Surat masuk dari luar perusahaan dikirimkan oleh

jasa pengirim barang melalui kurir.

2. Kurir mendatangi PT. Pos Indonesia cabang Bandung

Cihapit untuk mengantarkan surat.

3. Kurir berbicara dengan petugas keamanan di luar.

4. Kurir mengantarkan surat kepada petugas, jika ya

surat akan diantarkan kepada bagian yang dituju,

jika tidak surat akan dikembalikan kepada kurir.

5. Surat dibaca oleh karyawan dari bagian yang dituju

dari surat.

6. Surat disimpan di rak khusus dan di berikan

keterangan mengenai surat tersebut.

3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang

berjalan

Berikut ini analisis prosedur / flow map yang sedang

berjalan yaitu sebagai berikut :

Pegawai

Tabel 3.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan

3.1.2 Analisis Sistem yang akan dibangun

Analisis Sistem / Prosedur yang akan dibangun yaitu

sebagai berikut :

1. Pengguna sebagai admin melakukan Login pada

aplikasi.

2. Pengguna dapat melihat profil perusahaan, data surat

masuk, data surat keluar.

3. Pengguna dapat melakukan kelola surat masuk, surat

keluar dan disposisi dengan menggunakan fungsi

input, edit, delete, cari, detail dan cetak data

pada aplikasi.

3.1.2.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang akan dibangun

1. Flowmap Login

User terdaftar Aplikasi Database

Tabel 3.2 Flowmap proses Login

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web

browser. Tampil halaman web login di web browser.

Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke

aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika

username dan password cocok maka akan tampil halaman web

home, jika tidak maka akan tampil halaman web login.

2. Flowmap tampil halaman utama ( Home )


Tabel 3.3 Flowmap halaman utama ( Home )







3. Flowmap halaman web Pos Indonesia


Tabel 3.4 Flowmap halaman web Pos Indonesia







Pengguna memilih menu Pos Indonesia. Tampil halaman web

Pos Indonesia.

4. Flowmap halaman web Dokumen


Tabel 3.5 Flowmap halaman web Dokumen







Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web

Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat

masuk.

5. Flowmap halaman web Surat Masuk


User terdaftar Aplikasi Database Dokumen

Tabel 3.6 Flowmap halaman web Surat Masuk








Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Tampil

halaman web Surat Masuk. Di dalam halaman web Surat Masuk

terdapat data surat masuk. Pengguna dapat melakukan

kelola surat masuk dengan memilih fungsi input, edit,

delete, detail, cari, cetak dan disposisi.

Jika pengguna melakukan fungsi input :

1. Pengguna memilih button tambah data.

2. Tampil form input data.

3. Pengguna melakukan input data.

4. Pengguna pilih button save.

5. Data surat masuk tersimpan ke database.

Jika pengguna melakukan fungsi edit :

1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di

rubah.

2. Pengguna memilih button edit dari data tersebut.

3. Tampil form edit data.


5. Pengguna memilih button save.


Jika pengguna melakukan fungsi delete :


hapus.

2. Pengguna memilih button delete dari data tersebut.

3. Data surat masuk terhapus di database.

Jika pengguna melakukan fungsi detail :

1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di lihat

secara detail.

2. Pengguna memilih button detail dari data tersebut.

3. Tampil data surat masuk secara detail.

Jika pengguna melakukan fungsi cari :

1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat

masuk yang ingin dicari.

2. Pengguna memilih button cari.

3. Jika data surat masuk tersebut ada dalam database

maka akan tampil, jika data surat masuk tersebut

tidak terdapat dalam database maka tidak akan

tampil.

Jika pengguna melakukan fungsi cetak :

1. Pengguna memilih button cetak data.

2. Tampil ketentuan print.

3. Pengguna pilih button print.

4. Data surat masuk di cetak.

Pengguna melakukan fungsi disposisi :

1. Pengguna memilih data surat masuk yang ingin

ditambahkan disposisi.

2. Tampil halaman web disposisi.

6. Flowmap halaman web Surat Keluar



Tabel 3.7 Flowmap halaman web Surat Keluar








Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Keluar. Tampil

halaman web Surat Keluar. Di dalam halaman web Surat

Keluar terdapat data surat keluar. Pengguna dapat

melakukan kelola surat masuk dengan memilih fungsi input,

edit, delete, detail, cari dan cetak.






5. Data surat keluar tersimpan ke database.


1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di

rubah.








hapus.


3. Data surat keluar terhapus di database.



lihat secara detail.


3. Tampil data surat keluar secara detail.



keluar yang ingin dicari.


3. Jika data surat keluar tersebut ada dalam database

maka akan tampil, jika data surat keluar tersebut


tampil.

Pengguna melakukan fungsi cetak :




4. Data surat keluar di cetak.

5. Flowmap halaman web Disposisi



Tabel 3.8 Flowmap halaman web Disposisi









halaman web Surat Masuk. Pengguna memilih data yang akan

di disposisi. Pengguna memiih button disposisi dari data

tersebut. Tampil halaman web Disposisi. Di dalam halaman

web Disposisi terdapat data surat masuk yang telah di

disposisi. Pengguna dapat melakukan kelola disposisi

dengan menggunakan fungsi input, delete dan cari.


1. Pengguna memilih button +.

2. Tampil form input disposisi.



5. Data disposisi tersimpan ke database.



hapus.



Pengguna melakukan fungsi cari :


masuk yang telah di disposisi ingin dicari.


3. Jika data surat masuk yang telah di disposisi

tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika

data surat masuk yang telah di dispossisi tersebut


tampil.

4. Flowmap halaman web Laporan


Tabel 3.9 Flowmap halaman web Laporan







Pengguna memilih menu Laporan. Tampil halaman web

Laporan. Fungsi yang terdapat dalam halaman web Laporan

adalah cari dan cetak. Fungsi utama dari halaman web

Laporan adalah cetak. Pengguna dapat mencetak data surat

masuk ataupun data surat keluar.


1. Pengguna melakukan input kriteria data dari data

surat yang ingin dicari.


3. Jika data surat tersebut ada dalam database maka

akan tampil, jika data surat tersebut tidak terdapat

dalam database maka tidak akan tampil.


1. Jika pengguna ingin mencetak data surat masuk, maka

pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Jika pengguna

ingin mencetak data surat keluar, maka pengguna

memilih sub menu Surat Keluar.




5. Data surat di cetak.

6. Flowmap halaman web Contact us


Tabel 3.10 Flowmap halaman web Contact Us







Pengguna memilih menu Contact Us. Tampil halaman web

Contact Us. Di dalam halaman web Contact Us terdapat

informasi kontak perusahaan.

7. Flowmap halaman web Logout


Tabel 3.11 Flowmap halaman web Log Out







Pengguna memilih menu Logout. Pengguna keluar dari

aplikasi. Tampil halaman web Login.

3.1.2.2 Analisis kebutuhan aplikasi

Analisis kebutuhan dari aplikasi yaitu sebagai

berikut :

1. Melakukan login

2. Melihat informasi perusahaan

3. Mengelola data surat masuk

4. Mengelola data surat keluar

5. Melakukan disposisi

6. Cetak data surat

7. Mengelola pengguna

8. Melihat informasi kontak perusahaan

3.1.2.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak dan

Perangkat Keras

Untuk memenuhi kebutuhan pembuatan program aplikasi

ini digunakan beberapa perangkat pendukung sebagai

berikut :

1. Perangkat Lunak

Perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam

pembuatan aplikasi yaitu sebagai berikut :

Sistem Operasi : Windows 8.1 Professional 64-bit

Bahasa Pemograman : PHP

Database : MySQL

Server offline : XAMPP

Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8

Tools : Microsoft Visio 2010, Star UML

Dokumentasi : Microsoft Word 2010

Microsoft Power Point 2010

2. Perangkat Keras

Perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam


Processor : Intel® Core™ i5-3230M CPU @ 2.60GHz

2.60GHz

Memory : 4.00 GB

Harddisk : 500 GB

VGA : Nvidia Geforce 710M 2.00 GB

3.2 Perancangan

Perancangan merupakan tahap setelah analisis untuk

mendefinisikan kebutuhan - kebutuhan fungsional yang

menggambarkan bagaimana suatu aplikasi dibentuk, yang

dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan

sketsa, atau pengaturan dari beberapa elemen yang

terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi,

termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen - komponen

perangkat lunak dan keras dari suatu aplikasi.

3.2.1 Proses Bisnis

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau

pekerjaan terstruktur yang

saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu

atau untuk menghasilkan produk atau layanan dan untuk

meraih tujuan tertentu. Proses bisnis dari Aplikasi Arsip

Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

yaitu sebagai berikut :

Gambar 3.1 Proses Bisnis

3.2.2 Unified Modeling Language ( UML )

Unified Modeling Language ( UML ) adalah himpunan

struktur dan teknik untuk pemodelan desain program

berorientasi objek ( OOP ) serta aplikasinya. UML adalah

metodologi untuk mengembangkan sistem OOP dan sekelompok

perangkat tool untuk mendukung pengembangan sistem

tersebut. UML adalah suatu bahasa yang digunakan untuk

menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan

mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dapat

digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap

sistem informasi. Penggunaan UML dalam industri terus

meningkat. Ini merupakan standar terbuka yang

menjadikannya sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam

industri peranti lunak dan pengembangan sistem.

INPUT OUTPUTBUSINESS PROSES

RESOURCE GOAL

Proses Bisnis :Memiliki tujuanMenerima inputMenghasilkan OutputMenggunakan sumber dayaMemiliki beberapa proses kegiatan didalamnya

3.2.3 Use Case Diagram

Use case diagram menampilkan sekumpulan use case

dan aktor ( pelaku ) dan hubungan diantara use case dan

aktor tersebut. Use case diagram digunakan untuk

penggambaran use case statik dari suatu sistem. Use

case menjelaskan apa yang dilakukan sistem (atau

subsistem) tetapi tidak tidak menspesifikasikan cara

kerjanya.

System

Adm in

Login

Kelola surat m asuk Kelola surat keluar Kelola penggunaCetak data

Input data

Edit data

Delete data

Detail data

Cari data

Cetak data

Disposisi

Input disposisi

Delete data

Cari data

Input data

Edit data

Delete data

Detail data

Cari data

Cetak data

<<include>><<include>><<include>><<include>><<include>><<include>>

<<include>><<include>><<include>>

<<include>><<include>><<include>><<include>><<include>><<include>>

Input data

Edit data

Delete data

Cari data

Disposisi

<<include>><<include>><<include>><<include>>

<<include>>

<<include>>

Login

<<include>>

Gambar 3.2 Use Case Diagram aplikasi

Tabel Deskripsi Aktor

Aktor Deskripsi

Admin

Orang yang memiliki account dan

password khusus untuk masuk pada

aplikasi dan untuk memperoleh hak akses

penuh.Tabel 3.12 Deskripsi Aktor

Tabel Deskripsi Menu Website

Menu Deskripsi

Login

Halaman web untuk melakukan proses

masuk kedalam aplikasi dengan

memasukkan identitas akun seperti

username dan password untuk mendapatkan

hak akses penuh.Home Halaman utama dari website.

Pos IndonesiaHalaman web yang berisi deskripsi dari

perusahaan PT. Pos Indonesia.

Dokumen

Halamman web yang berisi data surat

dalam bentuk grid view, dalam halaman

web Dokumen terdapat fungsi search.

Surat Masuk

Halaman web Surat Masuk merupakan sub

menu dari halaman web Dokumen. Halaman

web Surat Masuk digunakan untuk

mengelola surat masuk dan menggambarkan

operasi utama dalam proses pengarsipan

di dalam aplikasi, di dalam halaman web

Surat masuk terdapat fungsi input,

edit, delete, detail, disposisi, search

dan cetak.Surat Keluar Halaman web Surat Keluar merupakan sub

menu dari halaman web Dokumen. Halaman

http://temukanpengertian.blogspot.com/2013/01/pengertian-account.html

web Surat Keluar digunakan untuk

mengelola surat keluar dan

menggambarkan operasi utama dalam

proses pengarsipan di dalam aplikasi,

dalam halaman web Surat keluar terdapat

fungsi input, edit, delete, detail,

disposisi, search dan cetak.

Disposisi

Halaman web Disposisi merupakan sub

menu dari halaman web Surat Masuk yang

digunakan untuk melakukan persetujuan

surat masuk, terdapat fungsi input,

delete dan search.

LaporanHalaman web yang berisi fungsi cetak

data dan search.

Pengguna

Halaman web yang yang digunakan untuk

mengelola pengguna yang terdaftar ke

aplikasi, dalam halaman web Pengguna

terdapat fungsi input, edit, delete dan

search.

Contact us

Halaman web yang berisi informasi

kontak dari perusahaan PT. Pos

Indonesia.Tabel 3.13 Deskripsi Menu Website

Skenario proses Login

IdentifikasiNama LoginTujuan Masuk pada aplikasi, memiliki hak

akses penuhDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login

Aksi Aktor Reaksi Sistem1. Menjalankanaplikasi

2. Tampil form Login

3. Inputusername danpassword

4. Validasi username dan password

5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login.

Tabel 3.14 Skenario proses Login

Skenario tampil halaman utama ( Home )

IdentifikasiNama HomeTujuan Tampil halaman utama ( Home )DeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login

Aksi Aktor Reaksi Sistem1. Menjalankan aplikasi




5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login.

Tabel 3.15 Skenario tampil halaman utama ( Home )

Skenario tampil halaman web Pos Indonesia

IdentifikasiNama Pos IndonesiaTujuan Tampil informasi di halaman web Pos

IndonesiaDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login

Aksi Aktor Reaksi Sistem1. Menjalankan aplikasi




5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )7. Pilihmenu PosIndonesia

8. Tampil halaman web PosIndonesia

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menu

Pos Indonesia. Tampil halaman webPos Indonesia.

Tabel 3.16 Skenario tampil halaman web Pos Indonesia

Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen

IdentifikasiNama DokumenTujuan Melihat data surat di halaman web

DokumenDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login

Aksi Aktor Reaksi Sistem1. Menjalankan

aplikasi 2. Tampil form Login

3. Input username dan password


5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )7. Pilih menu

Dokumen 8. Tampil halaman web Dokumen

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Di dalam halaman web Dokumenterdapat data surat dalam bentukgrid view.

Tabel 3.17 Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen

Skenario cari data surat di halaman web Dokumen

IdentifikasiNama DokumenTujuan Mencari data surat di halaman web

DokumenDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login







9. Input kriteria data surat

10.Pilih button search

11. Tampil data surat

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform index. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor input kriteria data suratdalam text box. Aktor pilih buttonsearch. Jika data surat yang dicaritersedia, akan tampil data surat.

Jika data surat yang dicari tidaktersedia, data surat tidak akantampil.

Tabel 3.18 Skenario cari data surat di halaman web Dokumen

Skenario lihat data surat masuk di halaman web Surat

Masuk

IdentifikasiNama Surat MasukTujuan Melihat data surat masuk di halaman

web Surat MasukDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login







9. Pilih menu Surat Masuk 10.Tampil halaman web Surat Masuk

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.

Aktor memilih menu Surat Masuk.Tampil halaman web Surat Masuk. Didalam halaman web Surat Masukterdapat data surat masuk dalambentuk grid view.

Tabel 3.19 Skenario lihat data surat di halaman web Surat Masuk

Skenario input data surat masuk di halaman web Surat

Masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Menambah data surat masuk di halaman








9. Pilih menu Surat Masuk 10. Tampil halaman web Surat Masuk

11. Pilih button tambah data

12. Tampil form input data

13. Input data

14. Pilih button save

15. Data surat masuk tersimpan ke database

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada web

browser. Tampil form index. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat Masuk.Tampil halaman web Surat Masuk.Aktor memilih button tambah data.Tampil form input data. Aktormelakukan input data. Aktor pilihbutton save. Data surat masuktersimpan ke database.

Tabel 3.20 Skenario input data surat masuk di halaman web Surat

masuk

Skenario edit data surat masuk di halaman web Surat Masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Merubah data surat masuk yang sudah

ada di halaman web Surat MasukDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login








11. Pilih data surat masuk

12. Pilih button edit 13. Tampil form edit data

14. Input data

15. Pilih button save 16. Data surat masuk ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat Masuk.Tampil halaman web Surat Masuk.Aktor memilih data surat yang ingindirubah. Aktor pilih button edit.Tampil form edit data. Aktormelakukan input data. Aktor memilihbutton save. Data surat masuktersimpan ke database.

Tabel 3.21 Skenario edit data surat masuk di halaman web Surat masuk

Skenario hapus data surat masuk di halaman web Surat

Masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Menghapus data surat masuk di

halaman web Surat MasukDeskripsi

Tipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login









12. Pilih button delete

13. Data surat masuk terhapus dari database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat Masuk.Tampil halaman web Surat Masuk.Aktor memilih data surat yang ingindihapus. Aktor memilih buttondelete. Data surat masuk terhapusdari database.

Tabel 3.22 Skenario hapus data surat di halaman web Surat masuk

Skenario melihat detail surat masuk di halaman web Surat

Masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Melihat surat masuk secara detail di

halaman web Surat MasukDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login








11.Pilih data surat masuk

12.Pilih button detail

13. Tampil detail data surat masuk

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat masuk.

Tampil halaman web Surat Masuk.Aktor memilih data surat masuk yangingin dilihat secara detail. Aktorpilih button detail. Tampil detaildata surat masuk.

Tabel 3.23 Skenario detail surat di halaman web Surat masuk

Skenario cari data surat masuk di halaman web Surat Masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Mencari data surat masuk di halaman




3. Input username danpassword





11. Input kriteria data surat masuk

12. Pilih button search

13. Tampil data surat masuk

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, maka

aktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat Masuk.Tampil halaman web Surat Masuk.Aktor input kriteria data suratmasuk yang ingin dicari dalam textbox. Aktor pilih button search. Jikadata surat masuk yang dicaritersedia, akan tampil data suratmasuk. Jika data surat masuk yangdicari tidak tersedia, data suratmasuk tidak akan tampil.

Tabel 3.24 Skenario cari data surat masuk di halaman web Surat

masuk

Skenario disposisi data surat masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Melakukan disposisi data surat MasukDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login









12. Pilih button disposisi

13. Tampil halaman web Disposisi

14. Pilih button +

15. Tampil halaman web input data disposisi

16. Input data disposisi


18. Data disposisi tersimpan ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat Masuk.Tampil halaman web Surat Masuk.Aktor pilih data surat masuk yangingin ditambahkan disposisi. Aktormemilih button Disposisi. Tampilhalaman web Disposisi. Aktor memilihbutton +. Tampil halaman web inputdata disposisi. Aktor input datadisposisi. Aktor pilih button save.Data disposisi tersimpan kedatabase.

Tabel 3.25 Skenario disposisi data surat masuk

Skenario lihat data surat keluar di halaman web Surat

Keluar

Identifikasi

Nama Surat keluarTujuan Melihat data surat keluar di halaman

web Surat KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login







9. Pilih menu Surat Keluar

10.Tampil halaman web Surat Keluar

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat Keluar.Tampil halaman web Surat Keluar. Didalam halaman web Surat Keluarterdapat data surat keluar dalambentuk grid view.

Tabel 3.26 Skenario lihat data surat keluar di halaman web Surat

Keluar

Skenario input data surat keluar di halaman web Surat

Keluar

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Menambah data surat keluar di

halaman web Surat KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login








10. Tampil halaman web Surat Keluar

11. Pilih button tambah data


13. Input data


15. Data surat keluar tersimpan ke database

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform index. Setelah tampil halaman

utama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat Keluar.Tampil halaman web Surat Keluar.Aktor memilih button tambah data.Tampil form input data. Aktormelakukan input data. Aktor memilihbutton save. Data surat keluartersimpan ke database.

Tabel 3.27 Skenario input data surat keluar di halaman web Surat

Keluar

Skenario edit data surat keluar di halaman web Surat

Keluar

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Merubah data surat keluar yang sudah

ada di halaman web Surat KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login









11. Pilih data surat

keluar12. Pilih

button edit 13. Tampil form edit data

14. Input data


16. Data surat keluar yang telah diedit tersimpan ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat Keluar.Tampil halaman web Surat Keluar.Aktor memilih data surat yang ingindirubah. Aktor memilih button edit.Tampil form edit data. Aktormelakukan input data. Aktor memilihbutton save. Data surat keluartersimpan ke database.

Tabel 3.28 Skenario edit data surat keluar di halaman web Surat

Keluar

Skenario hapus data surat keluar di halaman web Surat

Keluar

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Menghapus data surat keluar di

halaman web Surat KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario Utama

Kondisi Awal Tampil form loginAksi Aktor Reaksi Sistem

1. Menjalankanaplikasi 2. Tampil form Login







11. Pilih data surat keluar

12. Pilih button delete

13. Data surat keluar terhapus daridatabase

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat Keluar.Tampil halaman web Surat Keluar.Aktor memilih data surat yang ingindihapus. Aktor memilih buttondelete. Data surat keluar terhapusdari database.

Tabel 3.29 Skenario hapus data surat keluar di halaman web Surat

Keluar

Skenario detail surat keluar di halaman web Surat Keluar

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Melihat surat keluar secara detail

di halaman web Surat KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login







9. Pilih menu Surat Keluar 10. Tampil halaman web Surat Keluar


12. Pilih button detail

13. Tampil detail data surat keluar

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat Keluar.Tampil halaman web Surat Keluar.Aktor pilih data surat keluar yang

ingin dilihat secara detail. Aktorpilih button detail. Tampil detaildata surat keluar.

Tabel 3.30 Skenario detail surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario cari data surat keluar di halaman web Surat

Keluar

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Mencari data surat keluar di halaman

web Surat KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login







9. Pilih menu Surat Keluar 10. Tampil halaman web Surat Keluar

11. Input kriteria data surat keluar


13. Tampil data surat keluar yang dicari

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama

( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuDokumen. Tampil halaman web Dokumen.Aktor memilih menu Surat Keluar.Tampil halaman web Surat Keluar.Aktor input kriteria data suratkeluar yang ingin dicari dalam textbox. Aktor pilih button search. Jikadata surat keluar yang dicaritersedia, akan tampil data suratkeluar. Jika data surat keluar yangdicari tidak tersedia, data suratkeluar tidak akan tampil.

Tabel 3.31 Skenario cari data surat keluar di halaman web Surat

Keluar

Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Menambah data pengguna agar dapat

memperoleh hak akses penuh.DeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login






Pengguna 8. Tampil halaman web Pengguna

9. Pilih button


tambah data11. Input

data12. Pilih

button save13. Data surat keluar tersimpan ke

database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform index. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuPengguna. Tampil halaman webPengguna. Aktor memilih buttontambah data. Tampil form input data.Aktor melakukan input data. Aktormemilih button save. Data penggunatersimpan ke database.

Tabel 3.32 Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna

Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Merubah data surat keluar yang sudah

ada di halaman web Surat KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login










12. Pilih button edit 13. Tampil form edit data

14. Input data


16. Data surat keluar yang telah diedit tersimpan ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuPengguna. Tampil halaman webDokumen. Aktor memilih data penggunayang ingin dirubah. Aktor memilihbutton edit. Tampil form edit data.Aktor melakukan input data. Aktormemilih button save. Data penggunatersimpan ke database.

Tabel 3.33 Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna

Skenario cetak data surat masuk di halaman web Laporan

IdentifikasiNama LaporanTujuan Mencetak data surat masuk di halaman

web LaporanDeskripsi

Tipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login






Laporan 8. Tampil halaman web Laporan

9. Pilih menu Surat Masuk 10. Tampil data surat masuk

11. Pilih button cetakdata

12. Tampil ketentuan print

13. Pilih button print 14. Data surat masuk di print

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuLaporan. Tampil halaman web Laporan.Aktor memilih menu Surat Masuk.Tampil data surat masuk. Aktormemilih button cetak data. Tampilketentuan print. Aktor pilih buttonprint. Data surat masuk di cetak.

Tabel 3.34 Skenario cetak data surat masuk di halaman web Laporan

Skenario cetak data surat keluar di halaman web Laporan

Identifikasi

Nama LaporanTujuan Mencetak data surat keluar di

halaman web LaporanDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login







9. Pilih menu Surat Keluar 10. Tampil data surat keluar

11. Pilih button cetakdata

12. Tampil ketentuan print

13. Pilih button print 14. Data surat masuk di print

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuLaporan. Tampil halaman web Laporan.Aktor memilih menu Surat Keluar.Tampil data surat keluar. Aktormemilih button cetak data. Tampilketentuan print. Aktor pilih buttonprint. Data surat keluar di cetak.

Tabel 3.35 Skenario cetak data surat keluar di halaman web Laporan

Skenario cari data surat di halaman web Laporan

IdentifikasiNama LaporanTujuan Mencetak data surat di halaman web

LaporanDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login







9. Input kriteria data surat


11. Tampil data surat

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuLaporan. Tampil halaman web Laporan.Aktor input kriteria data surat yangingin dicari. Aktor pilih buttonsearch. Jika data surat yang dicari

tersedia, akan tampil data surat.Jika data surat yang dicari tidaktersedia, data surat tidak akantampil.

Tabel 3.36 Skenario cari data surat masuk di halaman web Laporan

Skenario Use Case halaman web Contact Us

IdentifikasiNama Contact UsTujuan Melihat informasi kontak perusahaan

di halaman web Contact UsDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login






Contact Us 8. Tampil halaman web Contact Us

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuContact Us. Tampil halaman webContact Us.

Tabel 3.37 Skenario halaman web Contact Us

Skenario proses Log Out

IdentifikasiNama Log OutTujuan Keluar dari aplikasiDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login






Log Out 8. Tampil form login

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada webbrowser. Tampil form login. Aktorinput username dan password. Jikausername dan password cocok, makaaktor akan masuk halaman utama( Home ). Jika username dan passwordtidak cocok, maka akan kembali keform login. Setelah tampil halamanutama ( Home ), aktor memilih menuLog Out. Tampil form login.

Tabel 3.38 Skenario halaman web Log Out

3.2.4 Class Diagram

Class diagram adalah diagam yang digunakan untuk

menampilkan beberapa kelas serta paket-paket yang ada

dalam sistem/perangkat lunak yang sedang kita gunakan.

Class diagram memberi kita gambaran (diagram statis)

tentang sistem/perangkat lunak dan relas-relasi yang ada

didalamnya. Class diagram adalah gambar grafis mengenai

struktur objek statis dari suatu sistem, menunjukan

class-class objek yang menyusun sebuah sistem dan juga

hubungan antara class objek tersebut.

Pengguna+username varchar+password varchar+Input()+Edit()+Delete()

Surat m asuk+id_surat_masuk varchar ( PK )+nomor_office varchar ( FK )+tanggal_surat date+perihal varchar+lampiran varchar+kategori varchar+keterangan text+fupload varchar+tujuan_disposisi varchar+batasan_waktu date+sifat_disposisi varchar+Input()+Edit()+Delete()

Surat keluar+id_surat_keluar varchar ( PK )+nomor_office varchar ( FK )+tanggal_surat date+perihal varchar+lampiran varchar+kategori varchar+keterangan text+Input()+Edit()+Delete()

Disposisi+nomor_office varchar ( FK )+batas_waktu date+tujuan varchar+sifat_disposisi varchar+Input()+Edit()+Delete()

Office+nomor_office varchar ( PK )+nama varchar+jabatan varchar+Input()+Edit()+Delete()

Laporan SM+id_surat_masuk varchar ( FK )+nomor_office varchar ( FK )+tanggal_surat date+perihal varchar+lampiran varchar+kategori varchar+keterangan text+Display()

Dokum en+nomor_office varchar ( FK )+id_surat_masuk varchar ( FK )+batas_waktu date+kategori varchar+keterangan text+Display()

Laporan SK+id_surat_keluar varchar ( FK )+nomor_office varchar ( FK )+tanggal_surat date+perihal varchar+lampiran varchar+kategori varchar+keterangan text+Display()

Gambar 3.3 Class Diagram

3.2.5 Sequence Diagram

Sequence diagram adalah suatu diagram interaksi

yang menekankan pada pengaturan waktu dari pesan -

pesan. Diagram ini menampilkan sekumpulan peran dan

pesan - pesan yang dikirim dan diterima oleh

instansi yang memegang peranan tersebut. Sequence

diagram adalah grafik dua dimensi dimana obyek

ditunjukkan dalam dimensi horizontal, sedangkan lifeline

ditunjukkan dalam dimensi vertikal.

Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan

skenario atau rangkaian langkah - langkah yang dilakukan

sebagai sebuah respon dari suatu kejadian / event untuk

menghasilkan output tertentu. Interaksi antar objek

tersebut termasuk pengguna, display dan sebagainya berupa

pesan / message.

Sequence Diagram proses Login

: Admin

Login Home DatabaseHome

1 : Menjalankan aplikasi()2 : Input username dan password()

3 : Validasi()

45 : Berhasil Login()

Gambar 3.4 Sequence Diagram proses Login







Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat di

halaman web Dokumen

: Admin

Home Login Home DatabaseDokumen

1 : Menjalankan aplikasi()

2 : Input username dan password()3 : Validasi()

45 : Berhasil login()

6 : Pilih menu()

7 : Tampil data surat dalam bentuk grid view()8 : Pilih menu()

9 : Input kriteria data yang ingin dicari()

10 : Cari data()

11 : Status data()

Gambar 3.5 Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat di

halaman web Dokumen









masuk. Pengguna melakuka fungsi cari, pengguna input

kriteria data surat masuk yang ingin dicari. Pengguna

pilih button cari. Data surat masuk tersebut tersedia di

database, maka data surat masuk tersebut akan tampil.

Sequence Diagram kelola surat masuk

: Admin

Login Home DatabaseHome Surat Masuk Form input data Form edit data


3 : Validasi()


6 : Pilih menu()

7 : Tampil data surat masuk dalam bentuk grid view()

8 : Pilih menu()9 : Tambah data()

10 : Input data()

11 : Simpan()

12 : Pilih menu()

13 : Pilih data yang akan dirubah() 14 : Pilih button edit dari data yang akan dirubah()

15 : Edit data()

16 : Simpan()

17 : Pilih menu()

18 : Pilih data yang akan dihapus() 19 : Pilih button delete dari data yang akan dihapus()

20 : Data dihapus()

21 : Pilih menu()

22 : Pilih data yang ingin dilihat detail() 23 : Pilih button detail()

24 : Pilih menu()


26 : Cari data()

27 : Status data()

Gambar 3.6 Sequence Diagram kelola surat masuk





















rubah.








hapus.





secara detail.










tampil.










Sequence Diagram disposisi data surat masuk

: Admin

Home Login Home DatabaseDisposisSurat Masuk

1 : Menajalankan aplikasi()2 : Input username dan password()

3 : Validasi()


6 : Pilih menu()

7 : Pilih data surat masuk yang akan di disposisi()8 : Pilih button disposisi dari data surat masuk tersebut()

9 : Input data()

10 : Simpan()

Gambar 3.7 Sequence Diagram disposisi data surat masuk























hapus.











tampil.

Sequence Diagram kelola surat keluar

: Admin

Login Home DatabaseHome Surat Keluar Form input data Form edit data


3 : Validasi()


6 : Pilih menu()

7 : Tampil data surat keluar dalam bentuk grid view()


10 : Input data()

11 : Simpan()

12 : Pilih menu()

13 : Pilih data yang akan dirubah() 14 : Pilih button edit dari data yang akan dirubah()

15 : Edit data()

16 : Simpan()

17 : Pilih menu()

18 : Pilih data yang akan dihapus() 19 : Pilih button delete dari data yang akan dihapus()

20 : Data dihapus()

21 : Pilih menu()

22 : Pilih data yang ingin dilihat detail() 23 : Pilih button detail()

24 : Pilih menu()


26 : Cari data()

27 : Status data()

Gambar 3.8 Sequence Diagram kelola surat keluar





















rubah.








hapus.















tampil.






Sequence Diagram kelola pengguna

: Admin

Login Pengguna DatabaseHomeHome Inout data Edit data


3 : Validasi()

45 : Berhasil logn()


8 : Input data()

9 : Simpan()

10 : Pilih menu()11 : Edit data()

12 : Input data()

13 : Simpan()

14 : Pilih menu()

15 : Pilih data yang akan dihapus() 16 : Pilih button delete dari data yang ingin dihapus()17 : Data dihapus()

Gambar 3.9 Sequence Diagram kelola pengguna







Pengguna memilih menu Pengguna. Tampil halaman web

Pengguna. Pengguna dapat melakukan kelola pengguna dengan

memilih fungsi input, edit, delete dan cari.






5. Data pengguna tersimpan ke database.


1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di rubah.







1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di hapus.


3. Data pengguna terhapus di database.



pengguna yang ingin dicari.


3. Jika data pengguna tersebut ada dalam database maka

akan tampil, jika data penggua tersebut tidak

terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

Sequence Diagram cetak data surat di halaman we Laporan

: Admin

Home Data surat masuk Data surat keluarLaporan DatabaseHomeLogin Pengaturan print Cetak data


3 : Validasi()


6 : Pilih menu()

7 : Pilih data yang akan dicetak() 8 : Pilih data()

9 : Print()

10 : Menyesuaikan pengaturan()11 : Print()

12 : Pilih menu()

13 : Pilih data yang akan dicetak() 14 : Pilih data()15 : Print()

16 : Menyesuaikan pengaturan()17 : Print()

18 : Pilih menu()


20 : Cari data()

21 : Status data()

Gambar 3.10 Sequence Diagram cetak data surat di halaman we Laporan




























Sequence Diagram proses Log Out

: Admin

Login Home DatabaseHome

1 : Menjalankan aplikasi()2 : Input username dan password() 3 : Validasi()


6 : Pilih button Logout()

Gambar 3.11 Sequence Diagram proses Logout









3.2.6 Collaboration Diagram

Collaboration diagram menurut adalah perluasan dari

objek diagram. Objek diagram menunjukkan objek - objek

yang hubungannya satu dengan yang lain. Collaboration

diagram menunnjukkan message - message atau pesan dari

objek yang dikirim satu sama lain. Collaboration diagram

yaitu diagram yang mengelompokkan pesan pada kumpulan

diagram sequence menjadi sebuah diagram. Dalam

collaboration diagram tersebut terdapat method yang

dijalankan antara objek yang satu dan objek lainnya.

Collaboration diagram adalah suatu diagram yang

memperlihatkan atau menampilkan pengorganisasian

interaksi yang terdapat disekitar objek dan hubungannya

terhadap objek yang lainnya. Collaboration Diagram lebih

menekankan kepada peran setiap objek dan bukan pada waktu

penyampaian pesan.

Fungsi dari collaboration diagram adalah digunakan

sebagai pandangan dalam arti perilaku sistem, berfokus

pada link - link diantara objek – objek tersebut,

illustrasi dari suatu diagram usecase, menyatakan objek -

objek yang diperlukan untuk merealisasikan suatu layanan

dan memeriksa jalur - jalur pengaksesan.

Collaboration Diagram kelola dokumen

Gambar 3.12 Collaboration Diagram kelola dokumen

Collaboration Diagram kelola surat masuk

Gambar 3.13 Collaboration Diagram kelola Surat Masuk

Collaboration Diagram disposisi surat masuk

Gambar 3.14 Collaboration Diagram disposisi surat masuk

Collaboration Diagram kelola Surat Keluar

Gambar 3.15 Collaboration Diagram kelola Surat Keluar

Collaboration Diagram kelola pengguna

Gambar 3.16 Collaboration Diagram kelola pengguna

3.2.7 Activity Diagram

Activity diagram yaitu teknikn penggambaran berbagai

alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang,

bagaimana masing - masing alur berawal, decision yang

mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir. Activity

diagram memiliki lebih fokus kepada penggambaran proses

bisnis dan urutan aktivitas di dalam sebuah proses.

Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel

yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi di dalam

sebuah proses. Activity diagram dapat juga digunakan pada

business modeling untuk memperlihatkan urutan aktifitas

proses bisnis. Activity diagram sangat mirip dengan

flowchart karena memodelkan workflow dari suatu aktivitas

ke aktivitas lainnya atau dari aktivitas ke status.

Activity diagram dibuat berdasarkan sebuah atau beberapa

use case pada use case diagram.

Activity diagram berfungsi untuk menggambarkan

workflow atau aliran kerja dari suatu proses bisnis.

Suatu aliran kerja bisa saja dituangkan dalam bentuk

narasi atau teks, akan tetapi jika aliran kerjanya sudah

kompleks maka kita akan kesulitan untuk membayangkan

bagaimana proses itu terjadi. Oleh karena itu, dibuatlah

activity diagram sebagai salah satu cara untuk

menggambarkan aliran kerja tersebut.

Activity Diagram proses Login

Admin Aplikasi Database

Menjalankan aplikasi Login

Login

Input username dan password

Cek data

Tidak

HomeYa

Tabel 3.39 Activity Diagram proses Login







Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat di

halaman web Dokumen



Login


Cek data

Tidak

HomeYa

DokumenPilih menu

Cari suratInput kriteria data

Cek data

Tidak

Tampil dataYa

Tabel 3.40 Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat di

halaman web Dokumen









masuk. Pengguna melakuka fungsi cari, pengguna input

kriteria data surat masuk yang ingin dicari. Pengguna

pilih button cari. Data surat masuk tersebut tersedia di

database, maka data surat masuk tersebut akan tampil.

Activity Diagram kelola surat masukAdmin Aplikasi DatabaseForm input data Form edit data Detail surat


Login


Cek data

Tidak

HomeYa

DokumenPilih menu

Surat MasukPilih menu

Input data surat

Edit surat

Hapus surat

Detail surat

Cari surat

Input data suratPilih button tambah data

Data disimpanPilih button save

Pilih data

Input dataEdit data

Pilih button edit dari data yang ingin dirubah

Pilih button save

Pilih data

Hapus suratPilih button delete dari data yang ingin dihapus Data dihapus

Pilih data

Detail data suratPilih button detail dari data surat tersebutCari data

Input kriteria dataCek data

Pilih button searchTidak

Tampil data suratYa

Tabel 3.41 Activity Diagram kelola surat masuk





















rubah.








hapus.





secara detail.










tampil.










Activity Diagram disposisi data surat masuk

Admin Aplikasi Form input data Database


Login


Cek data

Tidak

Home

Ya

Dokumen

Surat Masuk

Pilih menu

Pilih menu

Tambah disposisi

Hapus disposisi

Input data disposisiPilih button disposisi


Pilih data

Hapus disposisiPilih button disposisi dari data tersebut

Data dihapus

Tabel 3.42 Activity Diagram disposisi data surat masuk























hapus.











tampil.

Activity Diagram kelola surat keluar

Admin Aplikasi DatabaseForm input data Form edit data Detail surat


Login


Cek data

Tidak

HomeYa

DokumenPilih menu

Surat KeluarPilih menu

Input data surat

Edit surat

Hapus surat

Detail surat

Cari surat

Input data suratPilih button tambah data


Pilih data

Input dataEdit data

Pilih button edit dari data yang ingin dirubah

Pilih button save

Pilih data

Hapus suratPilih button delete dari data yang ingin dihapus Data dihapus

Pilih data

Detail data suratPilih button detail dari data surat tersebutCari data

Input kriteria dataCek data

Pilih button searchTidak

Tampil data suratYa

Tabel 3.43 Activity Diagram kelola surat keluar





















rubah.








hapus.















tampil.






Activity Diagram kelola pengguna

Admin Aplikasi DatabaseForm input data Form edit data


Login Cek data


Tidak

HomeYa

Pengguna

Pilih menu

Tambah pengguna

Edit pengguna

Hapus pengguna

Tambah pengguna

Pilih button tambah pengguna


Pilih data

Edit dataPilih button edit dari data yang akan dirubah

Pilih button save

Pilih data

Hapus penggunaPilih button delete dari data tersebut Hapus data

Tabel 3.44 Activity Diagram kelola pengguna

















1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di rubah.







1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di hapus.


3. Data pengguna terhapus di database.



pengguna yang ingin dicari.


3. Jika data pengguna tersebut ada dalam database maka

akan tampil, jika data penggua tersebut tidak

terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

Activity Diagram cetak data suratAdmin Aplikasi Database Cetak data


Login


Cek data

Tidak

HomeYa

LaporanPilih menu

Cetak data surat masuk

Cetak data surat keluar

Surat Masuk

Surat Keluar

Pilih sub menu

Pilih sub menu

Print

Pilih button print

Pengaturan print

Setting pengaturan Cetak dataPilih button print

PrintPilih button print

Pengaturan print

Setting pengaturan Cetak dataPilih button print

Tabel 3.45 Activity Diagram cetak data surat




























Activity Diagram proses Log Out



Login


Cek data

Tidak

HomeYa

Log out

Login

Pilih button Log out

Tabel 3.46 Activity Diagram proses Log Out









3.2.8 Statechart Diagram

Menggambarkan transisi dan perubahan keadaan ( dari

satu state ke state lainnya ) suatu obyek pada sistem

sebagai akibat dari stimulans yang diterima. Keadaan dari

suatu obyek bergantung pada kegiatan dan keadaan yang

berlaku pada saat itu. Diagram StateChart menunjukan

kemungkinan dari keadaan obyek dan proses yang

menyebabkan perubahan pada keadaannya.

Statechart Diagram proses Login

Loginentry/Input [ Username dan password ]

Menjalankan aplikasi

Databaseentry/Cek [ data ]

Home Memenuhi syarat

Validasi

Gambar 3.17 Statechart Diagram proses Login







Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat

di halaman web Dokumen





Validasi

Dokumenentry/Displayentry/Search

Pilih menu


Tampil data suratentry/Display [ data ]

Gambar 3.18 Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat

di halaman web Dokumen









masuk dan pengguna dapat melakukan fungsi cari.

Statechart Diagram kelola surat masuk





Validasi

Pilih menu

Surat Masukentry/Input [ data ]entry/Edit [ data ]entry/Delete [ data ]entry/Display [ data ]entry/Search [ data ]

Input dataentry/Input [ data ]

Edit dataentry/Edit [ data ]

Surat Masukentry/Delete [ data ]

Surat Masukentry/Display [ data ]

Surat Masukentry/Search [ data ]

Databaseentry/Simpan [ data ]entry/Hapus [ data ]entry/Tampil [ data ]

Detail dataentry/Display [ data ]

Gambar 3.19 Statechart Diagram kelola surat masuk













Statechart Diagram disiposisi surat masuk





Validasi

Surat Masuk

Disposisientry/Input [ data ]entry/Edit [ data ]entry/Delete [ data ]

Pilih menu

Pilih menu

Databaseentry/Simpan [ data ]entry/Hapus [ data ]

Gambar 3.20 Statechart Diagram disposisi surat masuk















Statechart Diagram kelola surat keluar





Validasi

Pilih menu

Surat Keluarentry/Input [ data ]entry/Edit [ data ]entry/Delete [ data ]entry/Display [ data ]entry/Search [ data ]

Input dataentry/Input [ data ]

Edit dataentry/Edit [ data ]

Surat Keluarentry/Delete [ data ]

Surat Keluarentry/Display [ data ]

Surat Keluarentry/Search [ data ]

Databaseentry/Simpan [ data ]entry/Hapus [ data ]entry/Tampil [ data ]

Detail dataentry/Display [ data ]

Gambar 3.21 Statechart Diagram kelola surat keluar













Statechart Diagram kelola pengguna





Validasi

Penggunaentry/Input [ data ]entry/Edit [ data ]entry/Delete [ data ]

Databaseentry/Simpan [ data ]entry/Hapus [ data ]

Pilih menu

Gambar 3.22 Statechart Diagram kelola pengguna










Statechart Diagram cetak data surat





Validasi

Laporanentry/Print [ data ]

Cetak data

Pilih menu

Gambar 3.23 Statechart Diagram cetak data surat












Logout





Validasi

Logout

Pilih menu

Gambar 3.24 Statechart Diagram proses Logout









3.2.9 Component Diagram

Component Diagram menunjukkan struktur dan hubungan

antar komponen software termasuk ketergantungan (

dependency ) diantara komponen-komponen tersebut.

Component Diagram

Database

Surat m asuk

Surat keluar

Disposisi

Laporan

M enu utam aAplikasi arsip surat

Pengguna

Adm in

Gambar 3.25 Component Diagram aplikasi

3.2.10 Deployment Diagram

Deployment Diagram menunjukkan konfigurasi komponen

dalam proses eksekusi aplikasi, Deployment Diagram

menggambarkan arsitektur system. Diagram deployment

mewakili pandangan pengembangan sistem sehingga hanya

akan ada satu diagram deployment untuk satu sistem.

Deployment diagram adalah diagram yang digunakan

memetakan software ke processing node. Menunjukkan

konfigurasi elemen pemroses pada saat run time dan

software yang ada di dalamnya.

Deployment Diagram

Database serverApplication serverClient : Brow ser

arsipAplikasi arsip surat

Kelola surat m asuk

Kelola surat keluar

Kelola user

Gambar 3.26 Deployment Diagram aplikasi

3.2.11 Struktur Menu

Struktur menu dari Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web

( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yaitu sebagai berikut

:

Gambar 3.27 Struktur Menu

Menjalankan

aplikasi

Login

Home

Pos Indonesia

Dokumen

Surat masukSurat keluar

Contact Us

Log Out

Pengguna

Laporan

3.2.12 Perancangan Antarmuka

1. Login

Gambar 3.28 Antarmuka Login

2. Home

Gambar 3.29 Antarmuka Home

Gambar

Aplikasi Arsip Surat

UsernameUsername

UsernamePassword

Login Reset

Gambar

Home

GambarGambar

PT. Pos Indonesia

3. Pos Indonesia

Gambar 3.30 Antarmuka Pos Indonesia

4. Dokumen

Gambar

Pos Indonesia

Informasi

GambarLayanan Pelanggan

Produk

Informasi

Informasi

Gambar 3.31 Antarmuka Dokumen

5. Surat Masuk

Gambar 3.32 Antarmuka Surat Masuk

Gambar

Dokumen

Surat Masuk

Jumlah data : 3

Data Grid View

Cari

Surat Keluar

Gambar

Surat Masuk

Surat Masuk

Jumlah data : 3

Data Grid View

Cari

Surat KeluarTambah data

Cetak data

Detail

Disposisi

Edit

Delete

6. Surat Keluar

Gambar 3.33 Antarmuka Surat Keluar

7. Disposisi

Gambar 3.34 Antarmuka Disposisi

Gambar

Surat Keluar

Surat Masuk

Jumlah data : 3

Data Grid View

Cari

Surat KeluarTambah data

Cetak data

Detail

Edit

Delete

Gambar

Disposisi

Surat Masuk

Jumlah data : 3

Data Grid View

Cari

Surat Keluar

+ Delete

8. Laporan

Gambar 3.35 Antarmuka Laporan

9. Pengguna

Gambar 3.36 Antarmuka Pengguna

Gambar

Laporan

Surat Masuk

Jumlah data : 3

Data Grid View

Cari

Surat Keluar

Cetak data

Gambar

Pengguna

Jumlah data : 3

Data Grid View

Cari

Tambah pengguna

10. Contact Us

Gambar 3.37 Antarmuka Contact Us

Gambar

Contact Us

Informasi

GambarLayanan Pelanggan

Produk

Informasi

Informasi

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

4.1 Lingkungan Implementasi

Lingkungan implementasi dari suatu program aplikasi

adalah berisi keterangan detail perangkat keras dan

perangkat lunak serta program aplikasi lainnya yang

digunakan saat melakukan perancangan aplikasi. Untuk

memenuhi kebutuhan pembuatan program aplikasi ini

digunakan beberapa perangkat pendukung sebagai berikut :

1. Perangkat Lunak

Perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam


Sistem Operasi : Windows 8.1 Professional 64-bit

Bahasa Pemograman : PHP

Database : MySQL

Server offline : XAMPP

Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8

Tools : Microsoft Visio 2010, Star UML

Dokumentasi : Microsoft Word 2010

2. Perangkat Keras

Perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam


Processor : Intel® Core™ i5-3230M CPU @ 2.60GHz

2.60GHz

Memory : 4.00 GB

Harddisk : 500 GB

VGA : Nvidia Geforce 710M 2.00 GB

4.2 Pembahasan hasil Implementasi

1. Login

Gambar 4.1 Login

2. Halaman utama ( Home )

Gambar 4.2 Halaman utama ( Home )

3. Halaman web Pos Indonesia

Gambar 4.3 Halaman web Pos Indonesia

4. Halaman web Dokumen

Gambar 4.4 Halaman web Dokumen

5. Halaman web Surat Masuk

Gambar 4.5 Halaman web Surat Masuk

6. Halaman web Surat Keluar

Gambar 4.6 Halaman web Surat Keluar

7. Halaman web Laporan

Gambar 4.7 Halaman web Laporan

8. Halaman web Pengguna

Gambar 4.8 Halaman web Pengguna

9. Halaman web Contact Us

Gambar 4.9 Halaman web Contact us

4.3 Pengujian dan Hasil Implementasi

4.3.1 Black Box

Black box testing adalah pengujian yang dilakukan

hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan

memeriksa fungsional dari perangkat lunak. Jadi

dianalogikan seperti kita melihat suatu koatak hitam, kit

hanya bisa melihat penampilan luarnya saja, tanpa tau ada

apa dibalik bungkus hitam nya. Sama seperti pengujian

black box, mengevaluasi hanya dari tampilan luarnya

( interface ), fungsionalitasnya, tanpa mengetahui apa

sesungguhnya yang terjadi dalam proses detilnya ( hanya

mengetahui input dan output ).

1. Login

Kelas Uji Skenario Uji Hasil yangdiharapkan Kesimpulan

Login


Status menjadi admin

Berhasil

Validasi username dan password

Masuk aplikasi

Login Mengoperasikan aplikasi

Tabel 4.1 Pengujian Login

2. Pengujian Menu Utama


Menu Utama Memilih sub menu

Masuk sub menu

Berhasil

Tampil sub menuTabel 4.2 Pengujian Menu Utama

3. Pengujian form Surat Masuk


Input data

Memilih form Surat Masuk

Masuk form Berhasil

Tampil form Surat MasukInput data Data masuk

databaseEdit data Memilih form

Surat MasukMasuk form Berhasil

Tampil form Surat MasukInput data Data masuk

databaseDelete data Memilih form


Tampil form Surat MasukInput data Data terhapus

di databaseCari data Memilih form


Tampil form Surat MasukInput data Data tampil

Tabel 4.3 Pengujian form Surat Masuk

4. Pengujian form Surat Keluar


Input data

Memilih form Surat Keluar

Masuk form Berhasil

Tampil form Surat KeluarInput data Data masuk


Surat KeluarMasuk form Berhasil

Tampil form Surat KeluarInput data Data masuk



Tampil form Surat KeluarInput data Data terhapus

di databaseCari data Memilih form


Tampil form Surat Keluar

Input data Data tampilTabel 4.4 Pengujian form Surat Keluar

5. Pengujian form Disposisi


Input data

Memilih form Disposisi

Masuk form Berhasil

Tampil form DisposisiInput data Data masuk


DisposisiMasuk form Berhasil

Tampil form DisposisiInput data Data masuk


DisposisiMasuk form Berhasil

Tampil form DisposisiInput data Data terhapus

di databaseTabel 4.5 Pengujian form Disposisi

6. Pengujian form Pengguna


Input data

Memilih form Pengguna

Masuk form Berhasil

Tampil form PenggunaInput data Data masuk

database

Edit data Memilih form Pengguna

Masuk form Berhasil

Tampil form PenggunaInput data Data masuk


PenggunaMasuk form Berhasil

Tampil form PenggunaInput data Data terhapus

di databaseTabel 4.6 Pengujian Pengguna

7. Logout


LoginPilih button Logout

Kembali ke form Login

Belum sempurna

Tabel 4.7 Pengujian proses Logout

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari analisis, observasi dan

perancangan yang telah dilakukan mengenai Aplikasi Arsip

Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

dapat dicapai beberapa tujuan sebagai berikut :

1. Aplikasi membantu pengguna secara terkomputerisasi

2. Pendataan arsip surat menjadi lebih rapih.

5.2 Saran

Saran yang diharapkan dari hasil analisis, observasi

dan perancangan yang telah dicapai maupun untuk proses

pengembangan mengenai Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web (

Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) di masa yang akan

datang dapat ditarik simpulkan sebagai berikut :

1. Melakukan penambahan fasilitas – fasilitas pada

aplikasi.

DAFTAR PUSTAKA

x

[1

]

Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Perancangan dan Pengembangan

Sistem Informasi. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2002.

[2

]

Gordon B. Darvis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen

Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo. Jakarta, Indonesia:

Bumi Aksara, 1991.

[3

]

H. Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. Jakarta,

Indonesia: Bumi Aksara, 2003.

[4

]

Harijono Djojodihardjo, Pengantar Sistem Komputer.

Bandung, Indonesia: Erlangga, 1984.

[5

]

Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta,

Indonesia: Andi, 2005.

[6

]

Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta,

Indonesia: Andi, 2005.x