MICROSOFT ACCESS

UPT. PUSKOM NGUDI WALUYO

Apa Itu Access?

Merupakan salah program pengolah database yang

cukup canggih dengan berbagai kemudahan yang

ada seperti pengaturan data, pembuatan form,

pembuatan laporan, menyaring data dan lain-lain

.Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa

aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft

Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint.

Apa itu Database?

Database atau biasa juga disebut basis data adalah

kumpulan data yang berhubungan dengan suatu

objek, topic atau tujuan khusus tertentu, sebagai

contoh buku telpon, kamu bahasa, catalog buku

diperpustakaan, data koleksi music dan video, data

siswa, data guru, data persediaan barang, data

supplier, data pegawai, dan lain-lain

Objek-objek dalam membuat

Database

Ada 4 bagian yang harus dibuat dalam Ms. Access, sehingga

dapat di sebut suatu database

Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data

Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan

urutan yang diinginkan

Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data/informasi

yang ada di dalam suatu database dengan menggunakan

tampilan formulir

Digunakan untuk menampilkan, mencetak data atau informasi

dalam bentuk laporan

Table

Query

Form

Report

Mengenal Table, Query, Form dan Repot

Pengertian Table

Table adalah sekumpulan data yang terhubung

terdiri atas beberapa Field dan Record.

Record

Field

Identitas

Keterangan :

• Field adalah tempat dimana data atau informasi dalam

kelompok yang sama atau sejenis. Field umumnya tersimpan

dalam bentuk kolom secara vertical pada tabel.

• Record adalah data lengkap dalam jumlah tunggal yang

biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada

table. Record sendiri merupakan bagian terkecil dari database.

Pengertian Query

Query umumnya digunakan untuk memanipulasi

data, record dan field, yang terletak satu atau

beberapa tabel. Secara lebih spesifik query

dirancang untuk merelasi record, data dan field,

antara tabel-tabel, lalu menciptakan field baru

beserta record dan data baru dalam query itu

sendiri dan menyajikan bahan untuk membuat form

Pengertian Form

Form dirancang untuk menampilkan field-field

yang dibutuhkan dan tabel penjelasannya dalam

format tampilan yang lebih menarik. Sebuah form

menitik beratkan pada informasi yang dibutuhkan.

Fungsi operasinya adalah untuk memanipulasi

record, dan secara lebih spesifik untuk

memanipulasi data.

Pengertian Report

Report dapat diartikan dengan sebuah kata:

„laporan‟. Report merupakan salah satu fungsi

pada Microsoft Access yang berguna untuk

membantu kita membuat laporan mengenai data

– data yang ada dalam database kita.

Membuat Database Baru

Field ID NAMA NIS KELAS

Table: anggota Field

KODE BUKU JUDUL BUKU PENGARANG PENERBIT TAHUN TERBIT STOK

Table: koleksi buku

Field TGL PINJAM ID KODE BUKU TGL KEMBALI

Table: transaksi pinjam

DBPERPUSTAKAAN

Ribbon

Pada Access 2007 terdapat empat tab yakni Home,

Create, External Data dan Database Tools.

Pada tab Home terdiri dari tujuh group :

Views: Group ini memudahkan pengguna dalam

melihat/mengedit Database-nya. Terdapat beberapa

pilihan yang berbeda-beda tergantung dengan objek

Database yang dipilih atau yang sedang dikerjakan.

Clipboard : Berisi perintah-perintah dasar seperti Cut,

Copy, Paste dan Format

Font : Berisi pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran,

warna, perataan dan sebagainya.

Rich Text : Berisi kumpulan untuk memperkaya format

teks, seperti pengaturan paragraph, Indentasi, Bullet

and Numbering.

Record : Berisi perintah-perintah untuk pengolahan

record.

Sort & Filter : Group ini sering digunakan karena berisi

perintah untuk melakukan penyaringan atau juga

mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu.

Find : Untuk berisi perintah untuk mencari dan juga

dapat mengganti data yang Anda cari dengan data

yang lain.

Pada tab Create terdiri dari empat group :

Tables : Untuk membuat tabel data atau juga

menentukan tipe tabel yang akan kita buat.

Forms : Form merupakan Input bagi user ketika ingin

memasukan data baru. Di tab ini terdapat berbagai

pilihan pengaturan form.

Reports : Atau laporan, penyajian akhir dalam bentuk

laporan data-data. Anda dapat membuat dan mengatur

seperti apa report yang akan Anda gunakan.

Other : Di group ini terdapat dua pilihan utama untuk

pembuatan Query dan Macro

Pada tab External Data terdiri dari empat group :

Import : Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin

memasukan document lain dalam database

Export : Kebailikan dari import, Anda dapat

mengexport database yang telah Anda buat ke

program aplikasi lain.

Collect Data : Berhubungan dengan pengiriman

database melalui E-mail.

SharePoint List : Dalam group ini kita dapat melakukan

sinkronisasi database dengan SharePoint.

Pada tab Databasa Tools terdiri dari lima group :

Macro : Berisi rangkain perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Di group ini kita dapat menggunakan Visual Basic dalam pembuatan perintahnya

Show/Hide : Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan juga perintah lainnya.

Analyze : Anda juga dapat menganalisa performa dari database yang Anda buat pada group ini dan juga menganalisa keefektifan penggunaan tabel.

Move Data : Database yang telah Anda buat dapat digunakan (move) menjadi SQL Server atau Database Access. Tentunya dalam mengubah database Anda menjadi SQL Server dibutuhkan Program SQL Server pada komputer kita.

Database Tools : Salah satu fitur advance yang ada pada Access 2007 seperti kita dapat memberikan melakukan enkripsi database dengan menggunakan password dan juga fitur-fitur advance lainnya.

Yang diperhatikan dalam Design Tabel

1. Table

Primary key

Field yang jadi patokan, seperti field Kode atau

yang lainnya.

Field name

Diisi dengan nama field. Apa itu field?? Field itu

judul dari tiap data-data yang akan dimasukkan.

Data type

Terdapat banyak sekali type data yang

disediakan, diantaranya adalah:

Jenis Data Keterangan Text

Dapat menerima huruf, angka, symbol, spasi dan tanda baca. Jumlah karakter

yang dapat ditampung sampai 255 karakter. Memo

Untuk pemasukkan teks yang panjang dan berguna untuk memberikan

keterangan/catatan dan lain-lain. Jumlah karakter maksimum 64.000 karakter. Number

Untuk pemasukkan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Ukuranya

tergantung dari property Field Size yang digunakan Date/Time

Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam dan menit.

Currency Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.

Auto Number Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record.

Yes/No Untuk menampung dua macam keadaan atau pilihan, Yes (ya) atau No (tidak).

OLE Object Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object

Linking dan Embedding). Ukuran yang disediakan bisa mencapai 1 GB. Hyperlink

Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi dengan alamat hyperlink

agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu. Lookup Wizard

Memungkinkan anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk

pemilihan nilai dari tabel atau daftar.

Description

Diisi dengan penjelasan mengenai field itu sendiri. Pada

bagian ini, kita bisa mengabaikannya

2. Field properties

Field size

Field size digunakan untuk menentukan ukuran

maximal dari karakter yang dapat dimasukkan ke

dalam table.

Format

Format digunakan untuk menentukan format

penulisan data. (misalnya ketika kita memilih

date/time pada data type maka kita bisa memilih

general date, long date short Date)

Memulai Ms. Access

Pilih Blank Database

Ketikkan Perpustakaan

Tampilan Ms. Access

Beri nama tabel yang akan

kita buat dengan nama

Anggota, kemudian klik OK

Table

Filed Name Data Type Filed

Properties ID (Primary Key) Number Field Size (5)

NAMA Text Field Size (20)

NIM Text Field Size (10)

KELAS Text Field Size (5)

Anggota

ID Nama NIM Kelas

11 Alvin 0115001 III

12 Irma 0115002 III

13 Andi 0115003 II

14 Sinta 0115004 II

15 Indah 0115005 I

16 Dodi 0115006 I

17 Selvi 0115007 II

18 Doni 0115008 I

19 Dean 0115009 III

20 Vani 0115010 II

Membuat Tabel Baru

Setelah menyelesaikan tabel “anggota” dan memahami langkah langkah dalam

membuat sebuah tabel, selanjutnya kita buat table baru yang langkah dan cara

pembuatannya tidak jauh berbeda dengan membuat tabel pertama

Selanjutnya akan muncul sebuah Tabel baru yang berada di bawah tabel

“anggota”.

Selanjutnya beri nama tabelnya dengan mengklik View dan Klik Design View

yang berada tepat di bawah Office Button.

Beri nama “koleksi buku” pada tabel tersebut.

Filed Name Data Type Filed Properties

KODE BUKU (Primary Key) Text Field Size (5)

JUDUL BUKU Text Field Size (30)

PENGARANG Text Field Size (30)

PENERBIT Text Field Size (30)

TAHUN TERBIT Number Field Size (Integer)

STOK Number Field Size (Integer)

Koleksi Buku

Kode Buku Judul Buku Pengarang Penerbit Tahun Terbit Stok

P001 Maternitas Asnawi Gramedia 2010 10

P002 Obstetri Rudiyanto Andi Offsett 2011 5

P003 Ms. Access Sartono Kompas 2014 2

P004 Internet Wanda Gramedia 2013 5

P005 Nutrisi Sugeng

Maryanto

Kita Karya 2012 8

P006 Obat Alami Djatmiko Trinita 2013 5

P007 Desa Sehat Auly tarmaly Cita Karya 2014 5

Selanjutnya membuat table baru yakni “transaksi pinjam” dengan data sebagai

berikut :

Filed Name Data Type Filed Properties

TGL PINJAM Date/Time Format (Medium Date)

ID Number Field Size (Long Integer)

KODE BUKU Text Filed Size (5)

TGL KEMBALI Date/Time Format (Medium Date)

Transaksi Pinjam

Tgl Pinjam ID Kode Buku Tgl Kembali

01-Des-15 11 P002 08-Des-15

02-Des-15 12 P001 09-Des-15

01-Des-15 13 P005 08-Des-15

03-Des-15 13 P002 10-Des-15

04-Des-15 15 P001 11-Des-15

Query

Pilih Query Design

Pilih semua Tabel Add

Gambar diatas Nampak sebuah disain Query yang baru saja dibuat, dan

terdapat 2 buah garis Relation/penghubung yang tertuju pada 1(satu) table

yakni table “transaksi pinjam”. Dapat disimpulkan bahwa table “transaksi pinjam”

merupakan table yang bersifat rutinitas input dan terdapat record data yang

mewakili data dari tabel “anggota” dan “koleksi”

Selanjutnya menentukan informasi data yang akan ditampilkan pada

bagian baris informasi data. Pada bagian ini lakukan pemilihan data pada

baris Table terlebih dahulu, kemudia menentukan pada baris Filed-nya

Jika telah menentukan Informasi data yang dibutuhkan, maka selanjutnya kik icon

“RUN” yang berbentuk “Tanda Seru Merah”

Selanjutnya Simpan query tersebut dengan nama “Peminjaman

Form

Berikut langkah membuat Form :

Klik menu Create, kemudian pada Group Form pilih More Form dan Klik

tanda panahnya sehingga muncul drop list pilihan membuat form.

Selanjutnya, klik Form Wizard dan

akan muncul kotak dialog Form Wizad

Selanjutnya Pindahkan Posisi “Table/Queries” pada Query:

PEMINJAMAN, serta pindahkan Data yang berada pada kotak

“Available Fields” ke dalam kotak “Selected Fields” dengan men-klik

tombol bertanda “>>”

Selanjutnya klik tombol “Next >”

hingga muncul bagian proses

Layout

Klik Finish

Kemudian tampil Form Peminjaman

Report

Berikut cara membuat Report :

Klik Menu/Tab “Create” kemudian pada Groups “Report” klik tombol icon

“Report Wizard”

Selanjutnya tampilan kotak

dialog “Report Wizard”

Posisikan Tables/Queries pada posisi “Query: PEMINJAMAN”,

selanjunya pindahkan data yang berada pada Available Fields ke

Selected Fields dengan men-klik tombol “>>”. Lanjutkan dengan men-

klik “Next >”.

muncul proses pemilihan pen-sortiran atau pengurutan tampilan data

Lakukan pemilihan atau pensortiran data berdasarkan Filed yang

diinginkan, jika dirasa tidak perlu langsung saja klik tombol “Next

>”.

Pada proses selanjunya, pilih Layout Report yang diinginkan,

disediakan juga pilihan Orientation kertas Reportnya. Selanjutnya klik

“Next >”

Pada proses ini, pilih Style Report yang diinginkan, selanjunta klik

tombol “Next >”, dan proses akhir dari pembuatan Report akan

muncul

Pada bagian Proses Akhir, Gantilah nama PEMINJAMAN yang tertera

dengan nama “LAPORAN PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN”,

kemudian klik Finish