TÀI LIỆU LIÊN THÔNG IGATE - IOFFICE

TÀI LIỆU LIÊN THÔNG IGATE - IOFFICE VNPT NINH BÌNH – THÁNG 03/2022

1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

LIÊN THÔNG VỚI HỒ SƠ IGATE

I. GIỚI THIỆU LUỒNG XỬ LÝ HỒ SƠ LIÊN THÔNG IGATE – IOFFICE

II. GỬI HỒ SƠ TỪ HỆ THỐNG CỔNG DVC&MCĐT (VNPT-iGATE)

1. Cấu hình quy trình thủ tục hành chính có liên thông với UBND tỉnh

(Chức năng này dùng cho cán bộ quản trị của Cơ quan hoặc người được phân quyền

cấu hình thủ tục hành chính)

Khi cấu hình quy trình thủ tục, tại các bước được xử lý tại Sở, Ban ngành, cán bộ

cấu hình như bình thường.

Nhưng khi đến bước Văn thư Sở, Ban ngành đẩy hồ sơ liên thông sang iOffice, cán

bộ cấu hình quy trình thủ tục như sau:

Bước 1: Văn thư Sở - CHUYỂN UBND TỈNH XỬ LÝ HỒ SƠ


2

Bước 2: Văn thư UBND Tỉnh – UBND TỈNH XỬ LÝ HỒ SƠ

Bước 3: Văn thư Sở - XỬ LÝ KẾT QUẢ TỪ IOFFICE UBND TỈNH

Bước 1: Văn thư Sở chuyển iOffice UBND tỉnh xử lý hồ sơ:

Cấu hình như sau:

- Cấu hình đơn vị như bình thường, tổ chuyên môn thực hiện chọn phòng ban có văn thư

sở ban ngành

- Cán bộ khi cấu hình chọn Loại công việc là CHUYỂN UBND TỈNH XỬ LÝ HỒ SƠ

Lưu ý quan trọng: Phải tích vào ô Liên thông iOffice (NBH) thì mới hiển thị chức năng

cho cán bộ xử lý hồ sơ

Ví dụ:

Bước 2: UBND tỉnh xử lý hồ sơ trên iOffice


3


- Cán bộ cấu hình chọn Loại công việc là UBND TỈNH XỬ LÝ HỒ SƠ

- Chỉ cấu hình duy nhất 1 bước, thời gian cấu hình bằng tổng thời gian xử lý của UB tỉnh

được ban hành trong quyết định TTHC

Ví dụ văn bản ban hành các bước tại UBND tỉnh như sau:

Thì cán bộ sẽ cấu hình bước này trên hệ thống Một cửa điện tử thời gian tổng là: 104 giờ


4

- Khi thêm mới bước, chọn Cơ quan thực hiện là “UBND tỉnh” và chọn Đơn vị thực hiện

là “Văn phòng UBND Tỉnh” như ảnh sau:

- Khi thêm mới công việc, cán bộ chọn Người thực hiện là “Văn thư UBND Tỉnh” như

ảnh sau:


5

Bước 3: Văn thư sở nhận lại hồ sơ từ UB tỉnh gửi về và xử lý tiếp


- Cán bộ cấu hình thông tin như bước 1, chỉnh lại thời than sao cho hợp lý với quy trình

thủ tục được ban hành

- Lưu ý chọn Loại công việc là XỬ LÝ KẾT QUẢ TỪ IOFFICE UBND TỈNH

Chú ý quan trọng: Bước này phải chọn Loại công việc là XỬ LÝ KẾT QUẢ TỪ IOFFICE

UBND TỈNH, nếu không iOffice sẽ không đẩy được hồ sơ về


6

2. Thao tác xử lý của cán bộ chuyển hồ sơ sang UBND tỉnh và nhận hồ sơ về từ UBND

tỉnh

2.1. Thao tác chuyển hồ sơ sang UBND tỉnh

- Cán bộ nên cấu hình mail công vụ trong phần thông tin tài khoản

- Cán bộ đầu mối (thường là văn thư Sở) chuyển HS thao tác như sau:

Bước 1: Khi đăng nhập vào hệ thống, đối với những hồ sơ cần chuyển sang UBND tỉnh,

cán bộ sẽ thấy hồ sơ trên menu nhắc việc có tên là Chuyển UBND tỉnh xử lý hồ sơ:

Bước 2: Cán bộ chọn vào hồ sơ để xử lý, tại giao diện xử lý hồ sơ, cán bộ sẽ thấy xuất hiện

nút Văn bản liên thông iOffice màu vàng:

Bước 3: Chọn vào nút Văn bản liên thông iOffice đấy, hệ thống sẽ hiện ra thông tin để

cán bộ nhập:


7

- Đơn vị nhận: Cán bộ chọn sở của mình

Ví dụ: từ Sở Kế hoạch và Đầu tư gửi sang UBND tỉnh thì chọn Đơn vị nhận là Sở Kế hoạch

và Đầu tư

- Các thông tin khác cán bộ nhập và chọn thông tin cho phù hợp

- Tệp tin: Cán bộ tích vào những tệp tin mà cần gửi sang UBND tỉnh

→ Sau khi chọn và nhập xong các thông tin cần thiết, cán bộ ấn nút Gửi VB liên thông và

chuyển bước kế tiếp

Bước 4: Kiểm tra lại xem hồ sơ đã được gửi chưa:

Sau khi gửi hồ sơ thành công, hệ thống sẽ hiện ra thông báo như sau:

Cán bộ chọn nút OK thì trang sẽ được tải lại, đợi 1 chút thì sẽ hiển thị giao diện như sau:


8

Cán bộ có thể chọn Thao tác → Xem quy trình để kiểm tra hồ sơ:

2.2. Thao tác nhận lại kết quả hồ sơ từ UBND tỉnh gửi về

Bước 1: Khi đăng nhập vào hệ thống, đối với những kết quả hồ sơ được gửi về từ UBND

tỉnh, cán bộ sẽ thấy hồ sơ trên menu nhắc việc có tên là Xử lý kết quả từ iOffice UBND

tỉnh:

Bước 2: Cán bộ chọn vào chi tiết hồ sơ để kiểm tra và xử lý, thông tin UBND tỉnh gửi về

sẽ hiển thị lên như trong ảnh:


9

Bước 3: Cán bộ thao tác kiểm tra xử lý và chọn chuyển bước tiếp theo như bình thường:


10

III. XỬ LÝ HỒ SƠ PHÍA QLVB (VNPT-iOFFICE)

1. Văn thư UBND Tỉnh tiếp nhận và chuyển thực hiện văn bản iOffice.

Văn thư tiếp nhận văn bản liên thông được gửi từ hệ thống Cổng DVC&MCĐT tỉnh

Ninh Bình từ menu Văn bản đến → Chờ lưu trữ. Khi xem chi tiết văn bản đến sẽ có

thông tin về Hồ sơ Một cửa có liên thông với văn bản (xem ảnh), lúc này văn thư sẽ bấm

nút Lưu để phát hành văn bản để chuyển thẳng văn bản đến các phòng ban được phân

công xử lý (theo thủ tục đã thống nhất trước – được cấu hình sẵn trong hệ thống iOffce),

chứ không gửi Chánh văn phòng như văn bản đến thông thường.

Tiếp theo, phần mềm sẽ hiện ra danh sách các phòng ban để văn thư chuyển văn bản

đến, các phòng ban được chọn mặc định bao gồm các phòng ban Lãnh đạo, các phòng ban

được chỉ định trước theo thủ tục, văn thư có thể chọn thêm phòng ban (nếu cần):

2. Chuyên viên/Trưởng phòng xử lý văn bản.

Chuyên viên/Trưởng phòng vào menu: Liên thông một cửa ĐT → Hồ sơ MCĐT

đến để xem các Hồ sơ đang chờ xử lý. Tại đây các thao tác để xử ý văn bản tương tự như

xử lý văn bản thường, phần mềm có hiện thông tin hồ sơ, hạn xử lý, bộ đếm ngược thời

gian để người dùng tiện theo dõi, xử lý cho kịp hạn:


11

Chi tiết văn bản Liên thông Một cửa ĐT:

Lúc này Trưởng phòng có thể đăng ký văn bản trả lời hoặc phân công cho Chuyên

viên xử lý. Nếu phân công xử lý, Chuyên viên được phân công cũng sẽ nhận văn bản này

tại menu Liên thông một cửa ĐT → Hồ sơ MCĐT. Thao tác trả lời văn bản Liên thông

Một cửa cũng giống xử lý văn bản đến thông thường: người dùng bấm nút Đăng ký VB đi

sau đó chuyển Trưởng phòng/Lãnh đạo duyệt phát hành.

3. Trưởng phòng duyệt văn bản trả lời Hồ sơ Một cửa.

Trưởng phòng duyệt văn bản Trả lời văn bản Liên thông Một cửa bằng cách vào

menu Liên thông một cửa ĐT → VB trả lời Hồ sơ MCĐT

Tại đây Trưởng phòng mở chi tiết văn bản sẽ có thông tin về Hồ sơ cần trả lời:

Lúc này Trưởng phòng có thể xác nhận và chuyển Lãnh đạo duyệt phát hành như

văn bản thường.


12

4. Lãnh đạo duyệt phát hành văn bản trả lời Hồ sơ Một cửa.

Lãnh đạo có thể xem các văn bản Trả lời Hồ sơ Một cửa qua menu Liên thông một

cửa ĐT → VB trả lời chờ duyệt. Thao tác duyệt giống duyệt văn bản đi thông thường.

5. Chuyên viên xem các văn bản đã được duyệt phát hành.

Chuyên viên có thể theo dõi các văn bản trả lời đã được Lãnh đạo duyệt phát hành

tại menu Liên thông một cửa ĐT → VB trả lời đã duyệt p/h. Các thao tác chuyển văn

thư phát hành giống xử lý văn bản đi thông thường.


13

6. Văn thư phát hành văn bản trả lời Hồ sơ.

Văn thư vào menu Liên thông một cửa ĐT → VB trả lời chờ p/h để xem các văn

bản trả lời chờ phát hành.

Các thao tác phát hành tương tự văn bản đi thông thường, phần mềm có hỗ trợ tự

tích chọn đơn vị nhận mặc định là đơn vị đã gửi Hồ sơ Một cửa.

Sau khi Văn thư phát hành văn bản trả lời, hệ thống sẽ tự động hoàn tất bước xử lý

của UBND Tỉnh bên hệ thống Một cửa Điện tử./.

--- HẾT ---

Documents

TÀI LIỆU LIÊN THÔNG IGATE - IOFFICE