報告人 : 英福達公司 諶家偉 文書組 葉明源日 期： 100年 11月 14日 ( 星期二 )1400

「公文管理系統上線說明會」」

(( 承辦人承辦人 ))

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會議進程會議進程 上線重點說明 新舊系統操作差異說明 : 來文簽辦流程圖 創文辦理流程圖 實例說明與演示實例說明與演示

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系統登入位置 : Https://edoc.ntu.edu.tw

11/21 起新收來文與創文以新系統取號開始，原辦理中公文需在原公文系統中辦結。

初期上線以紙本流程為主，線上簽核功能預計 101 年元月啟用。 新系統公文文號 100 年度為與舊系統區隔，故以 10 萬號開始

取號，例如 1000100001 ( 收發同號 10 碼流水號連續累計，不區分單位 )

廠商駐點客服專線 (Call Center) 3366-2134( 文書組 ) 3366-2129 、 3366-2147 、 3366-5292

本系統上線日期為 100/11/21 起

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承辦人新舊系統操作差異說明

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收文 線上點選公文並簽收。 登記桌送交紙本公文

辦文 -存查公文

1. 紙本流程1.1於來文新增簽稿1.2製作簽稿1.3選取檔案1.4以「附貼簽稿」儲存並同時取得文號。1.5確認「流程設定」後送出。1.6列印出紙本簽稿並蓋職章後送長官陳核，並按「送下一關」。1. 線上簽核流程2.1〜 2.4同紙本流程 1.1〜 1.42.5簽稿於線上用印後送陳核2.6以自然人憑證簽核，並確認陳核及會簽流程後送出。

1. 存查公文逕於公文文面擬稿簽核，主管亦於公文文面批示。

2. 追蹤系統之公文流程均僅止於各單位登記桌。

1. 新系統上線後，承辦人於存查公文須創簽擬稿。

2. 於公文文面簽辦者，其公文仍視為未辦結公文。

3. 紙本公文之線上流程，僅送至單位登記桌，作流程紀錄，主管不上線簽收辦理。

4. 線上簽核公文，主管需上線批核。

辦文 - 回復或創稿公文

1. 紙本流程1.1 於來文新增函稿1.2 製作函稿1.3 選取檔案1.4 選取行文機關1.5 以「附貼簽稿」儲存並同時取得文號。1.6 確認「流程設定」後送出。1.7 列印出紙本簽稿並蓋職章後送長官陳核，並按「送下一關」。1. 線上簽核流程2.1〜 2.5 同紙本流程 1.1〜 1.52.6 簽稿於線上用印後送陳核2.7 以自然人憑證簽核，並確認陳核及會簽流程後送出。

1. 創稿或回函稿係於 word檔中擬稿後，列印送長官陳核。

2. 公文流程均僅止於單位登記桌

1. 紙本簽稿線上流程，僅送至單位登記桌，作流程紀錄，主管不上線簽收辦理。

2. 線上簽核公文，主管需上線批核。

上網公告公文

1. 來文需公告、轉知相關單位或人員，應以機關或單位書函轉發。2. 受文者應為校內單位或校園首頁佈告欄。3. 受文者無須加註「請文書組上網公告」。

公文受文對象為校內群組單位或來文簽請上網公告者，文書組即自行於公文公告系統上網公告。

個人公文與公文公告之讀取

1. 個人公文於「公文訊息」資料夾之「個人訊息」中收取。2. 周知類「公文公告」於「公文訊息」資料夾之「公文公告」中瀏

覽。

1. 個人公文均以紙本方式送達。2. 周知類公文則自行至本校公

文公告系統網頁中閱讀瀏覽。

作業項目操作說明

備 註新公文系統 現行公文系統

認識新系統畫面與重要功能

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個人密碼、分機、Emil 與憑證資訊

請假設定代理人請來此設定

校內發文，受文者與您有關的公文訊息請在此閱

讀。

現行公文、歷史公文、表單等資訊

查詢

線上說明手冊、 QA 、必要安裝工

具紙本流程文書類表單 (ex: 簽稿會核單、退文改分單 ..請在此下載使用 )

提供離線使用公文製作繕打

功能

提供來文主動彈跳訊息 ( 類似 msn)

創簽稿製作

發文完成、或其他人傳閱給您參考

的公文申請線上調卷核准的結

果

稽催通知訊息與線上回復原

因

工作桌與待處理公文夾

承辦人

申請改分與重分的區別

6

申請申請重分重分申請申請改分改分

線上執行退文改分單並選取建議改分單位，由送請單位主管核准後改分其他單位。

線上執行退文改分單並選取建議改分單位，由送請單位主管核准後改分其他單位。

填寫退回理由，線上退回給分文者 ( 登記桌或主管 ) ，請分文人員重新指派其他人

填寫退回理由，線上退回給分文者 ( 登記桌或主管 ) ，請分文人員重新指派其他人

跨 ( 一級 )單位的改分 屬於本 ( 一級 )

單位內部改分屬於本 ( 一級 )單位內部改分

承辦人承辦人來文辦理來文辦理作業流程圖點選[工作桌]或揭示板

點選[待處理公文]資料夾

選取欲辦理之來文(狀態需為承辦人辦理中)

執行[新增簽稿]功能

開啟[公文製作]軟體

有舊檔？ 開啟舊檔有 修改公文內容

選取公文範本或定型搞

選擇公文[聯絡方式]、[速別]、[密等]

輸入公文[主旨]、[說明]欄位

選擇行文機關(正副本欄位)

存檔(另存新檔)

登錄取號

新增文件

無

簽收確認(拿到書面紙本)

執行[流程設定]指定核判區分

有附件？

新增附件檔案描述 有

回到公文版面列印紙本

無

執行[送下一關]公文傳送給登記桌

線上簽核？

否

蓋電子章、憑證加簽後送出 是

承辦人承辦人創簽稿作業流程

支援多簽多稿，以達到先簽後稿、簽稿並陳、以稿代簽。附件可選擇發文附件或參考附件，可標示為電子或紙本附件。

點選工具列中[創文]工具

開啟[公文製作]軟體

選取公文[文別]

輸入公文[速別]、[密等]

輸入公文[主旨]、

[說明]欄位

輸入行文機關(正副本欄位)

存檔(另存新檔)登錄取號

有舊檔？

無

開新檔

開啟舊檔(暫存檔)

有 修改檔案內容

執行[流程設定]

有附件？新增電子附件檔案

回到公文版面列印紙本

有

無

執行[送下一關]給登記桌

線上簽核？

否

電子核章、憑證加簽送出

是

發文稿受文者的傳遞方式

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一、公文訊息 : 校內受文者，對方可透過公文訊息轉發給單位內相關人員，並會留下閱讀紀錄。二、電子交換 : 當本文與附件均為電子檔，且對方屬性為交換機關，可選用此方式。三、紙本 : 當附件為實體或受文者必須郵寄時採用紙本發文方式，唯校外受文者必須填寫地址資訊。四、自行寄送 : 當發文繕打用印完成後自行前往文書組取件自行遞送。

受文者選取的四種傳遞方式 :

一、公文訊息二、電子交換三、紙本四、自行寄送

案例說明

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例如某學院收到校發文給各院系所，需填報具名額限制之彙整公文公文簽辦 :一、擬影印本函 ( 含附件 ) 分送各系所。二、申請案請於 100年 12月 16日 ( 星期五 ) 以前先行送院彙整。( 另印送 OOO 知照 ) 以上由院長決行後要直接分送到各系所，各系統簽辦後再送到院，此狀況該如何由新系統操作？

利用新公文系統可透過兩種方式處理 :

A 、請長官指派院承辦人依據此文另創簽稿並會辦各院系所，待會畢後另將結果發文回覆主辦單位。

B 、登記桌於公文訊息內收到此公文，並於公文上加註意見後線上請示主管，主管批示後可轉發或退給登記桌人員線上轉發各院系所相關人員，各院系所收到公文訊息後另辦公文回覆。( 由於系統初期尚未開放線上簽核 ( 主管暫不上線，建議採 A 方案 )

簡 報 結 束

意見交流

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