1

ИНФОДОКУМ-2011

Проблемы определения сроков хранения документов в стандартах ИСО по управлению документами

Иритикова Вера Степановна,

заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии управляющих документацией

Мастер-класс,

8 декабря 2011 г.

2

Эффективный архив

Основные нормативные и методические документы для отбора документов на хранение или уничтожение

Экспертиза ценности документов

Методология выбора носителя информации

3

Эффективный архив

Основные нормативные и методические документы:

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477с изменениями, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти/утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76

Нормативные правовые акты министерств и ведомств, регулирующие управленческие процессы, процессы оказания государственных услуг и реализации государственных функций, которые федеральные органы исполнительной власти издают в пределах своей компетенции.

4

Эффективный архив

Основные правила работы архивов организаций. М., 2002

В настоящее время разработаны и направлены на согласование Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения/утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 19.09.2011 № 38

5

Эффективный архив

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения/утв. приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182. М., 2008

Приказом Минкультуры России от 28.04.2011 № 412 внесены изменения в данный Перечень.

Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности/ утв. приказом Росархива от 29.04.2011 № 32

6

Эффективный архив

Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения/Согласовано ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г., опубликовано 16.09.2011.

Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Типовые и примерные номенклатуры дел

7

Эффективный архив

Экспертиза ценности – изучение документов на основании критериев х ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на постоянное хранение (отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации).

Принципы экспертизы ценности документов:

системность, историзм, целостность, доказательность (правовая

функция документа).

Этапы экспертизы ценности документов:

в делопроизводстве – в процессе разработки номенклатуры дел и подготовке дел к сдаче в архив организации;

в архиве организации - в процессе архивного хранения и в процессе подготовки к сдаче документов в государственный или муниципальный архив.

8

Эффективный архив

В Перечне описательная статья – наименование категории документов.

Категория – описание в сжатом виде вида или разновидности документа во взаимосвязи с их содержанием, отражающим отдельные направления/отрасли деятельности конкретных организаций.

Статья в номенклатуре дел – заголовок конкретного дела.

Заголовок – описание состава и содержания документов, сформированных в данное дело, образующих данный первичный комплекс.

9

Эффективный архив

Инновации – внедрение концепции управления документами.

Управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций (ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования).

10

Эффективный архив

ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»

ГОСТ Р ИСО 23081-1 2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»

ГОСТ Р ИСО 22310 – 2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». Вступил в действие 01.07.2010

Официальный перевод стандарта МЭК 82045-1 «Управление документами. Часть 1. Принципы и методы». Зарегистрирован ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» 31.12.2009 № 4366/IEC

11

Эффективный архив

ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»:

-выбор материального носителя информации зависит от сроков хранения документов;

- при проектировании системы управления документами следует выбирать подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты информации, процедуры обработки и системы хранения.

Алгоритм управления документами:

функция/процесс – вид документа/разновидность – срок хранения – форма представления/выбор носителя – подлинник/копия – ответственный за создание/сохранность/уничтожение.