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Assistance technique

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Bienvenue au cours Gestion des flux de travail pour ADP Workforce Now

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Gestion des flux de travail pourADP Workforce Now


Présentations et attentes

Votre nom Votre emplacement Votre rôle Montant de la paie, ressources humaines ou expérience en

horaires et présences Vos attentes

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Normes

Être responsable de son propre apprentissage. Participer activement. Poser toute question qui vous vient à l'esprit. Faire des erreurs, puisqu'il s'agit d'un environnement protégé. Mettre votre téléphone en sourdine durant la présentation.

–Appuyer sur *6 pour le mettre en sourdine.–Appuyer sur *7 pour désactiver la sourdine.

Ne mettez pas votre téléphone en attente.


Introduction au cours

But de ce cours

Ce cours vous prépare à utiliser les fonctions d'ADP Workforce Now® servant à automatiser les processus d'approbation et de notification de votre entreprise. Vous apprendrez comment personnaliser les flux de travail en fonction des données relatives aux tâches à effectuer et au personnel chargé de les exécuter.

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Introduction au cours

Objectif du cours

Au terme de ce cours, les participants seront prêts à effectuer les tâches suivantes :

Reconnaître les principes fondamentaux de la gestion des flux de travail

Configurer des flux de travail de base Configurer des flux de travail plus élaborés Accéder à des ressources de soutien après la formation

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Principes fondamentaux de la gestion des flux de travail

Vue d'ensemble La gestion des flux de travail permet d'automatiser les

processus de vérification, d'approbation et de notification de votre entreprise. Cette automatisation vous assure que toutes les étapes de ces processus sont exécutées dans les délais requis par votre entreprise.

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Que sont les flux de travail?

Avec la fonction de gestion des flux de travail, vous définissez le déroulement des tâches associées aux demandes, par exemple pour la modification des données personnelles ou des retenues d'impôt d'un employé.

Le flux de travail achemine les tâches nécessaires, détermine les évaluateurs ou les approbateurs appropriés et surveille le processus en effectuant des vérifications et des calculs qui permettent d'assurer l'exécution appropriée des tâches en temps opportun.

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Exemple

Krista Volker a ajouté son baccalauréat à partir de l'application libre-service des employés.

Votre entreprise exige que les modifications des données de scolarité soient approuvées par le supérieur de la personne. Le flux de travail de ce type de demande envoie une tâche d'approbation au supérieur de Krista, James Townsend, par l'intermédiaire du centre de messages.

Lorsque James approuve la demande, les données sur la scolarité de Krista sont mises à jour dans son dossier d'employé.

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Actions et descriptions

Lorsqu'une demande est entrée dans l'application libre-service des employés ou des gestionnaires, un des quatre résultats suivants peut se produire :


L’ organigramme de Gestion des flux de travail

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Renseignements importantsSeuls les praticiens et les gestionnaires détiennent des privilèges d'approbation. Les employéset les superviseurs des horaires et des présences ne peuvent pas donner d'approbations; ilspeuvent seulement recevoir des notifications. Cependant, les superviseurs des horaires et desprésences peuvent approuver des données spécifiques dans le module Horaires et présencesd'ADP Workforce Now.


Activité : Saisie et approbation des demandes

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Activité : Saisie et approbation des demandes

Scénario

Krista Volker a ajouté son baccalauréat à la Drew University dans l'application libre-service des employés.

Votre entreprise exige que les modifications des données de scolarité soient approuvées par le supérieur de la personne.

Le supérieur de Krista, James Townsend, reçoit une tâche dans le centre de messages pour l'approbation de cette demande.

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Instructions, partie 1 – L'employé entre la demande

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Instructions, partie 2 – Le gestionnaire approuve la demande

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Instructions, partie 3 – L'employé consulte sa demandeapprouvée

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Configuration d'un flux de travail de base


Configuration des flux de travail de base

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Activité : Configuration d'un flux de travail de base

Scénario

Votre entreprise exige que les modifications des données de scolarité soient approuvées par le supérieur de la personne. Vous devez définir un processus d'approbation par lequel le supérieur de l'employé approuve ce type d'activités. Le nom du processus d'approbation est Approbation du gestionnaire, et sa description est Un niveau supérieur, ce qui correspond au gestionnaire désigné pour l'employé. Vous devez rattacher ce processus d'approbation à l'activité utilisée pour les modifications des données de scolarité.


Instructions, partie 1 – Créer un processus d'approbation


Page Processus d'approbation – Champs et descriptions


Instructions, partie 2 – Rattacher un processus d'approbation à une activité

Renseignements importantsADP Workforce Now offre un ensemble d'activités libre-service standard que vous devez configurer en fonction des besoins particuliers de votre entreprise. Vous ne pouvez pas créer ou supprimer des activités standard, mais vous pouvez modifier n'importe quelle activité prédéfinie.


Page Configuration de l'événement – Sections et descriptions

Exercice pratique : Configuration d'un flux de travail de base


Scénario

Krista a reçu une certification en réanimation cardio-respiratoire et souhaite l'ajouter à son dossier. L'entreprise exige que son supérieur approuve ce genre de demande.

InstructionsConfigurez un flux de travail de base. Dites aux participants qu'ils peuvent se référer au manuel de cours.


Information pour les exercices pratiques


Réutilisation des processus d'approbation

Lorsque vous configurez un flux de travail, vous pouvez désigner un processus d'approbation comme étant le processus d'approbation par défaut de plusieurs activités standard.


Exemple

Votre entreprise exige que le gestionnaire d'un employé approuve les modifications apportées aux données suivantes :

Scolarité

Licences et certifications

Création, suppression ou mise à jour des objectifs des employés

Vous définissez un processus d'approbation dans lequel l'approbateur est au niveau hiérarchique suivant par rapport à l'employé. Vous nommez ce processus Approbation du gestionnaire. Ce processus d'approbation est utilisé par défaut pour toutes les activités standard d'employé affichées en surbrillance ci-dessus.

Configuration des flux de travail plus élaborés


Configuration des flux de travail plus élaborés

Vue d'ensemble

Il est parfois nécessaire qu'une modification soit approuvée par plusieurs personnes ou qu'une personne différente reçoive une notification lorsqu'un approbateur accepte une modification.


Activité d'apprentissage : Planification du flux de travail d'activités

ScénarioToutes les modifications de la paie dans votre entreprise doivent être approuvées par Patricia Conti ou Ann Marie Moran, qui sont des gestionnaires des ressources humaines. Les viceprésidents Anthony Albright et John Dexter doivent être avisés de toute modification de la paie ayant été approuvée.

Instructions

Groupe de Travail


Qu'est-ce qu'un groupe de travail?

Lorsque vous créez un groupe de travail, vous pouvez rechercher et sélectionner manuellement des employés spécifiques, ou bien définir une règle d'adhésion. Une règle d'adhésion est un processus par lequel un membre de groupe est sélectionné automatiquement en fonction de certains critères, comme le service auquel il est rattaché, au lieu de désigner individuellement les membres par leur nom. Ainsi, si un nouveau gestionnaire est affecté à ce service, il sera automatiquement ajouté en tant que membre de ce groupe de travail. Les règles d'adhésion doivent d'abord être définies pour pouvoir les utiliser dans des groupes de travail. Tout comme les processus d'approbation, vous pouvez réutiliser les règles d'adhésion et lesgroupes de travail.


Exemple

En tant que gestionnaires des ressources humaines, Patricia Conti et Ann Marie Moran approuvent les demandes relatives aux taux de paie. Vous pouvez ajouter manuellement ces personnes à un groupe de travail ou créer une règle d'adhésion qui stipule que les membres du groupe doivent être des gestionnaires du service des ressources humaines. De cette manière, si Patricia ou Ann Marie venait à quitter l'entreprise, le processus de gestion des flux de travail la retirerait automatiquement du groupe et y ajouterait son successeur.

Renseignements importantsComme les employés et les superviseurs des horaires et des présences ne détiennent pas de privilèges d'approbation, il est impossible de les inclure dans des groupes de travail. Vous pouvez toutefois inclure un employé ou un superviseur dans un processus d'approbation en tant qu'utilisateur devant recevoir des notifications.


Processus de configuration des flux de travail

Activité : Création d'un groupe de travail avec règle d'adhésion


Scénario

En tant que gestionnaires des RH, Patricia Conti et Ann Marie Moran doivent approuver toutes les modifications des données de paie de votre entreprise. Vous devez définir une règle d'adhésion nommée Approbateurs des RH, dont la description est Gestionnaires des RH. Pour utiliser la règle d'adhésion nouvellement créée, vous devez ensuite créer un groupe de travail à utiliser dans le processus d'approbation. Nommez le groupe de travail Approbateursdes RH et saisissez la description Gestionnaires des RH. Le groupe de travail comprendra la règle d'adhésion Approbation des RH.


Instructions, partie 1 – Créer la règle d'adhésion


Activité : Création d'un groupe de travail avec règle d'adhésion


Instructions, partie 2 – Créer le groupe de travail

Exercice pratique : Création d'un groupe de travail avec règle d'adhésion

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Scénario

Votre entreprise exige que toutes les promotions soient approuvées par un vice-président, soit Anthony Albright ou John Dexter. De plus, Anthony et John désirent être avisés de toute modification de la paie. Vous devez créer une règle d'adhésion pour y inclure les vice-présidents. Vous devez ensuite créer un groupe de travail qui comprendra la règle d'adhésion que vous venez de créer.

Activité : Création d'un processus d'approbation

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Scénario

Toutes les promotions au sein de votre entreprise doivent être approuvées par un gestionnaire des ressources humaines. Elles nécessitent également l'approbation du vice-président. Vous devez créer des processus d'approbation pour les promotions. Entrez « Promotions » comme nom et comme description de ce processus d'approbation.


Instructions


Scénario

Votre entreprise exige que toutes les modifications de la paie soient approuvées par la personne du niveau supérieur suivant dans la hiérarchie, puis par un gestionnaire du service des ressources humaines. De plus, les vice-présidents doivent être avisés de toute modification de la paie.


Scénario

Vous devez configurer un flux de travail pour les activités requises lors des modifications d'emploi. Le flux Promotions sera le flux d'approbation par défaut. Si aucune mesure n'a été prise après cinq jours, la tâche doit être transmise au niveau hiérarchique suivant.


Page Configuration de l'événement – Éléments et descriptions

Exercice pratique : Configuration d'un flux de travail avec recours hiérarchique


Scénario

Votre supérieur vous a demandé de définir une activité associée aux modifications de paie et il vous a donné les renseignements suivants :Le flux Modification de la paie sera le flux d'approbation par défaut.Si aucune mesure n'a été prise après sept jours, la tâche doit être transmise au niveau hiérarchique suivant.

Notification par Courriel


Qu'est-ce qu'une notification par courriel?

Lorsqu'une demande est entrée dans l'application libre-service des employés ou des gestionnaires, une tâche d'approbation est envoyée aux personnes désignées dans le flux de travail, par l'intermédiaire du centre de messages. ADP Workforce Now comprend également une fonction qui envoie automatiquement des notifications par courriel aux utilisateurs appropriés. Le système vous offre tous les modèles de courriel dont vous avez besoin pour répondre aux besoins de votre entreprise.


Exemple

Vos approbateurs reçoivent des tâches d'approbation dans le centre de messages. Ils reçoivent également un courriel leur indiquant qu'une intervention est requise pour une activité.



Règle Administrative

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Qu'est-ce qu'une règle administrative?

Les flux de travail permettent d'automatiser certaines tâches standard. Cependant, bon nombre d'entreprises doivent composer avec des situations particulières et des exceptions aux procédures standard. En substance, une règle administrative sert à définir une exception qui, lorsqu'elle se produit, déclenche un processus de rechange.Tout comme les processus d'approbation, les règles d'adhésion et les groupes de travail, vous pouvez réutiliser les règles administratives.


Exemple

Lorsque le service d'attache d'un employé est le 900000, les demandes de congé sont acheminées au V.P. pour approbation.

Pour tous les autres services, les demandes de congé à approuver seront acheminées au supérieur immédiat de l'employé.




Vérification des connaissances



1. Parmi les méthodes suivantes, laquelle ou lesquelles permettent d'ajouter des membres à un groupe de travail? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)

a) Ajout manuel par un gestionnaire

b) Ajout manuel par le praticien

c) Ajout automatique au moyen des règles d'adhésion

d) Ajout automatique au moyen des règles administratives



2. Un processus d'approbation peut désigner : (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)

a) Un utilisateur spécifique associé au type d'exécutant

b) Un groupe de travail associé au type d'exécutant

c) Un ou plusieurs niveaux dans la structure hiérarchique par rapport à l'exécutant

d) Une notification d'approbation pour le type d'étape



3. Parmi les énoncés suivants, lequel est vrai pour une activité standard?

a) Elle ne peut qu'être modifiée

b) Elle peut être supprimée ou modifiée

c) Elle peut être supprimée ou ajoutée

d) Elle peut être ajoutée, supprimée ou modifiée



4. Les activités standard servent à envoyer des tâches d'approbation vers quelle destination?

a) Onglet Activités d'employé

b) Gestionnaire du flux de travail

c) Centre de messages

d) Page Historique des approbations


Ressources de soutien après la formation

Ressources additionnelles Pour plus de renseignements, reportez-vous à l'aide en ligne et au

centre d'assistance. Vous y trouverez des guides d'utilisation, des aide-mémoire et des leçons d'apprentissage. Les leçons d'apprentissage sont de courtes démonstrations que vous pouvez consulter lorsque vous avez besoin d'aide sur une tâche particulière.


Instructions : Accès au centre d'assistance

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Conclusion du cours

Sommaire Pendant ce cours, vous avez exploré plusieurs des étapes

nécessaires pour personnaliser et utiliser les flux de travail de votre entreprise.

Objectif du cours

Vous savez maintenant comment : Reconnaître les principes fondamentaux de la gestion des flux de

travail Configurer des flux de travail de base Configurer des flux de travail plus élaborés Accéder à des ressources de soutien après la formation


Sondage

Quel est votre niveau de satisfaction à l'égard de la formation que vous avez suivie pour vous préparer à utiliser la solution ADP?

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