Upload
expoforum-international
View
222
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Â
Citation preview
МЕЖДУНАРОДНАЯ КОНВЕНЦИЯ «СПОРТАККОРД»
26 – 31 МАЯ 2013 САНКТ-ПЕТЕРБУРГ
«СпортАккорд» — ежегодная международная конвенция, которая собирает представителей: • Международного олимпийского комитета • международных спортивных федераций • ассоциаций международных федераций летних и зимних олимпийских видов спорта • организаторов спортивных мероприятий • широкий круг коммерческих структур
В 2013 году «СпортАккорд» впервые прошел в России
Мероприятия в выставочном комплексе «Ленэкспо» посетили: • 2354 делегата из 58 стран мира, в том числе – Президент России Владимир Путин,
председатель Международного олимпийского комитета Жак Рогге • 107 различных международных федераций • министры спорта 8 стран • 912 компаний и организаций, работающих в спортивной индустрии • 365 журналистов из 20 стран мира
СпортАккорд. Впервые в России
2
Принимающая сторона
Федеральный уровень – Министерство спорта Российской Федерации Региональный уровень – Правительство Санкт-Петербурга Комитет по физической культуре и спорту Оператор – ЗАО «ЭкспоФорум»
3
конгресс-менеджмент
организация выставки
транспортное обслуживание
туристические услуги
кейтеринг
обеспечение безопасности
рекламное и медиа-обслуживание
«ЭкспоФорум» оказал полный комплекс услуг по организации мероприятия под ключ:
«ЭкспоФорум» – оператор конвенции «СпортАккорд»
4
НА ЦЕРЕМОНИИ ОТКРЫТИЯ ПРИСУТСТВОВАЛО 1500 ЧЕЛОВЕК
С приветствием к делегатам обратились: • помощник Президента РФ Юрий Трутнев от имени
Президента РФ Владимира Владимировича Путина • губернатор Санкт-Петербурга Георгий Сергеевич Полтавченко • президент Международного олимпийского комитета
г-н Жак Рогге • председатель конвенции «СпортАккорд»,
президент ассоциации «СпортАккорд» г-н Хайн Вербрюгген
Санкт-Петербургский детский ледовый театр представил спектакль на льду «Принцесса Анастасия» НА ЦЕРЕМОНИИ ЗАКРЫТИЯ ПРИСУТСТВОВАЛО 1200 ЧЕЛОВЕК Было организовано ресторанное обслуживание и развлекательная программа, включающая в себя выступление группы «Терем Квартет»
Конгресс-менеджмент. Церемонии открытия и закрытия
5
В рамках конгрессной программы Конвенции были проведены: • 23 официальные встречи • 18 официальных мероприятий • 7 конференций • 4 пресс-конференции
На саммите выступили: • министр спорта РФ Виталий Мутко • заместитель Председателя Государственной Думы
ФС РФ Александр Жуков • заместитель Председателя Правительства РФ
Дмитрий Козак
Конгрессная программа
6
В течении 5 дней работы Конвенции для делегатов были организованы экскурсии:
• в Государственный Эрмитаж • в Государственный музей-заповедник Петергоф • по спортивным объектам города • по Санкт-Петербургу • по рекам и каналам
На экскурсии 29 мая в «Эрмитаже» побывали более 1000 делегатов, в этот день знаменитый петербургский музей принимал исключительно участников Конвенции
Конгресс-менеджмент. Культурная программа
7
ОБЩАЯ ПЛОЩАДЬ ЗАСТРОЙКИ ВЫСТАВОЧНЫХ СТЕНДОВ, КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛОВ, РАБОЧИХ И LOUNGE-ЗОН СОСТАВИЛА ОКОЛО 4700 м2
Работы по застройке выставочной и конгрессных площадок
8
ПЛОЩАДЬ ЗАСТРОЙКИ ВЫСТАВКИ – 1200 м2
Экспоненты – 92 компании: • международные спортивные организации
и правообладатели вещания спортивных программ
• города-претенденты на проведение мировых спортивных мероприятий, организаторы национальных мероприятий и спортивные комиссии
• города-организаторы мировых спортивных мероприятий оргкомитеты местных мероприятий и официальные организации в сфере строительства
• спортивные консультанты, юристы, поставщики услуг и спонсоры
• представители СМИ
Организация выставки
9
ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ КОНВЕНЦИИ • были задействованы:
– 65 двадцатиместных автобусов – 21 сорокопятиместный автобус – 7 автомобилей Audi – 1 минивэн Mersedes Viano
• предоставлены англоговорящие водители
• осуществлено 125 трансферных переездов из аэропорта Пулково, Московского и Финляндского вокзалов
• организована эксплуатация 15 автомобилей Audi Международного олимпийского комитета
• организована работа круглосуточного диспетчерского центра
Транспортное обслуживание
10
ДЛЯ УЧАСТНИКОВ КОНВЕНЦИИ
• была выделена отдельная линия для прохождения паспортного контроля
• было организовано обслуживание делегатов в VIP и бизнес-залах аэропортов, в том числе: – въезд автотранспорта обслуживаемых лиц на пандус терминала – встреча клиентов на пандусе в заранее оговоренное время – залы ожидания повышенной комфортности – индивидуальная регистрация билетов и багажа пассажиров – доставка пассажиров к воздушному судну при отправлении,
от воздушного судна при прибытии отдельным автотранспортом – упаковка багажа по желанию пассажиров – доставка багажа отдельным автотранспортом – индивидуальное прохождение таможенного, паспортного
и предполетного контроля
Транспортное обслуживание. Организация VIP сервиса в аэропортах
11
УЧАСТНИКИ КОНВЕНЦИИ БЫЛИ РАЗМЕЩЕНЫ В 7 ОТЕЛЯХ ГОРОДА
Туристические услуги
Отели Отель*день
Сокос Палас Бридж 5* 1341
Сокос Отель Васильевский 4* 971
Астория 5* 219
Англетер 5* 262
Домина Престиж 5* 131
Талеон Империал 5* 236
Парк Инн Прибалтийская 4* 3031
12
ОРГАНИЗАЦИЮ ПИТАНИЯ УЧАСТНИКОВ И ОБСЛУЖИВАЮЩЕГО ПЕРСОНАЛА ОБЕСПЕЧИЛА КОМПАНИЯ «КАРАМЕЛЬ КЕЙТЕРИНГ»
За пять дней для гостей и участников Конвенции были организованы: • кофе-брейки на 24 000 персон • обеды на 7500 персон • коктейли на 8200 персон
Организация питания
13
Принципы организации работы: • круглосуточная охрана помещений и оборудования на территории • охрана наружного периметра площадки • обеспечение порядка на объекте • регулировка проезда и парковки автотранспорта на площадке • обеспечение контрольно-пропускного режима
и общественного порядка
В целях обеспечения безопасности: • на площадке работали 76 охранников: в павильоне – 52,
на улице – 20 человек, дополнительный персонал в ночное время – 4 охранника
• мобильная группа – 2 охранника на автомобиле
Велось круглосуточное видеонаблюдение: • 30 стационарных видеокамер • 5 поворотных видеокамер
Медицинское обеспечение: • все дни работы Конвенции на территории дежурила карета
скорой помощи в составе: водитель-парамедик, врач-реаниматолог, медсестра
Обеспечение безопасности
14
Разработаны и подготовлены рекламно-информационные материалы:
• фирменный стиль и брендбук • наружная реклама и навигационные носители • полиграфическая продукция • сувенирная продукция, экипировка
для волонтеров и организаторов
Рекламное и медиа-обслуживание
15
Наружная реклама. Звуковая и видеореклама
РАЗРАБОТАН ДИЗАЙН ДЛЯ НАВИГАЦИОННЫХ И РЕКЛАМНЫХ НОСИТЕЛЕЙ (более 500 шт.)
16
Билборды 6 х 3 м (4 шт.)
Уличные флаги 0,6 х 1,8 м (20 шт.)
Звуковая и видеореклама:
• трансляция рекламного видеоролика на видеоэкранах Санкт-Петербурга
• трансляция звукового ролика на балюстрадах эскалаторов метрополитена
Полиграфия и сувенирная продукция
Разработан дизайн и изготовлена брендированная полиграфическая и сувенирная продукция:
• ежедневная газета The daily – 1500 экз. (5 выпусков за пять дней)
• гид по мероприятию – 2000 экз.
• карманный путеводитель – 2000 экз.
• блокнот делегата – 2000 экз.
• блокнот для комнат переговоров – 2000 экз.
• приглашения на мероприятия – 6000 экз.
• блокнот для записей – 1500 шт.
• ручка для записей – 2000 шт.
• «портфель» делегата – рюкзак – 2000 шт.
• зонт делегата – 2000 шт.
17
Для регистрации участников Конвенции использовалась программа Ticket, позволяющая формировать базы данных посетителей, импортировать их из сторонних источников, печатать бейджи и получать статистические данные
Всего было аккредитовано 3791 человек, включая: • делегатов Конвенции
• персонал
• охрану
• медицинских работников
• волонтеров и водителей
Аккредитация
18
Кадровое обеспечение
ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ КОНВЕНЦИИ ПРИВЛЕКАЛИСЬ: • 400 волонтеров со знанием английского языка • 60 человек – временный персонал (VIP-ассистенты, регистраторы, медсестра, диктор) • 124 человека – штатный персонал ЗАО «ЭкспоФорум» • 19 человек – штатный персонал ООО «ЭкспоФорум-Интернэшнл»
Для 15 VIP-делегатов Международного олимпийского комитета был выделен персональный ассистент со знанием английского языка
19
РАБОТУ КОНВЕНЦИИ ОСВЕЩАЛИ 365 ЖУРНАЛИСТОВ ИЗ 21 СТРАНЫ МИРА • Помещение пресс-центра (80 рабочих мест
с подключением к сети Интернет) и зал для пресс-мероприятий (120 мест за столами и 117 мест, рассадка – «театр») были оборудованы плазменными панелями, мультимедийными проекторами, конференц-системами, кабинами синхронного перевода
• В ходе Конвенции было проведено 20 пресс-мероприятий
Работа со СМИ
20
Общее количество опубликованных материалов – 754 • Центральная пресса – 18
• Центральные информагентства – 253
• Центральные ТВ и радио – 13
• Региональная пресса – 41
• Региональные информагентства – 54
• Региональное ТВ и радио – 37
• Информагентства СНГ – 1
• Центральные Интернет-издания – 171
• Региональные Интернет-издания – 92
• Зарубежные Интернет-издания – 11
• Зарубежные СМИ – 63
Работа со СМИ
21
Нис Хатт, директор Международной конвенции «СпортАккорд»: Для нас было большим удовольствием проводить Конвенцию здесь в Санкт-Петербурге, где нам был оказан такой теплый прием. На Конвенции побывали самые высокопоставленные чиновники – Президент Владимир Путин, его помощник Юрий Трутнев, министр спорта Виталий Мутко, представители Олимпийского комитета и международных спортивных федераций. Сотрудничество с командой компании «ЭкспоФорум» привело к впечатляющему результату. Я с уверенностью могу сказать, что Конвенция прошла очень успешно!
Джей Стюарт, руководитель по связям со СМИ Международной конвенции «СпортАккорд»: Это была не простая работа, но сотрудники пресс-центра сделали ее максимально комфортной и приятной. Мы со стороны конвенции «СпортАккорд» очень довольны уровнем организации работы пресс-центра. Я хотел бы поблагодарить всех, кто работал здесь за их доброжелательность, профессионализм и готовность помочь. Мы получили очень много положительных отзывов о работе пресс-центра.
Эрскин МакКалоу, советник президента Европейских Олимпийских комитетов: Я приятно поражен уровнем организации Конвенции: транспорт, размещение в гостиницах, навигация, все было сделано на высшем уровне. Как правило, обслуживание такого большого количества делегатов вызывает трудности, но не в этом случае. Я впервые вижу, чтобы все организационные вопросы решались так легко. И, конечно, я счастлив, что конвенция «СпортАккорд» прошла в этом году в Санкт-Петербурге – это один из самых красивых городов мира!
Исполнительный директор ЗАО «ЭкспоФорум» Сергей Воронков: Эта была одна из лучших конвенций «СпортАккорда». Мы смогли продемонстрировать, что в России и в Санкт-Петербурге умеют принимать мероприятия мирового уровня. Нами был обеспечен весь комплекс услуг: регистрация делегатов, их расселение, транспортировка, культурная программа, питание, застройка и организация самого мероприятия. Председатель Комитета по физической культуре и спорту Юрий Васильевич Авдеев : С 26 по 31 мая 2013 в Санкт-Петербурге проведена Международная Конвенция «СпортАккорд» получившая высокую оценку и признательность со стороны всех участников данного мероприятия. Конвенция гармонично вписалась в жизнь города и продемонстрировала мировым лидерам спортивной индустрии истинный спортивный дух Санкт-Петербурга, гостеприимство и высокую культуру его жителей. Успех проведения Конвенции зависел от слаженной, добросовестной работы большого коллектива людей, как на стадии подготовки, так и во время проведения мероприятия.
Отзывы об организации Конвенции «СпортАккорд»
22