T.C

DUMLUPINAR ÜNİVERSİTESİ

İç Denetim Birim Başkanlığı

2017 TAKVİM YILI

İÇ DENETİM FAALİYET RAPORU

OCAK 2018

2017 TAKVİM YILI İÇ DENETİM FAALİYET RAPORU İÇ DENETİM BİRİM BAŞKANLIĞI SUNUŞU ___________________________________________________________________3

I-GENEL BİLGİLER ____________________________________________________________________________________4

A-Misyon ve Vizyon ____________________________________________________________________________________4

MİSYONUMUZ _____________________________________________________________________________________4

VİZYONUMUZ _____________________________________________________________________________________4

B-İç Denetim Birimine İlişkin Bilgiler ______________________________________________________________________4

1-Fiziksel Yapı ______________________________________________________________________________________4

2-Örgüt Yapısı ______________________________________________________________________________________4

3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar ________________________________________________________________________4

4- İnsan Kaynakları __________________________________________________________________________________4

5- Bütçe Ödeneği ve Harcama Durumu __________________________________________________________________4

C-İdarenin Teşkilat Yapısı _______________________________________________________________________________4

II-AMAÇ VE HEDEFLER _________________________________________________________________________________5

A-İç Denetim Faaliyetinin Amaç ve Hedefleri _______________________________________________________________5

B- Temel Politikalar ve Öncelikler _________________________________________________________________________5

III.FAALİYET VE PERFORMANS BİLGİLERİ ___________________________________________________________________6

A-Program Dönemi Faaliyet ve Performans Bilgileri __________________________________________________________6

1-Denetim Programı Gerçekleşme Durumu(Sapma Varsa Nedenleri) __________________________________________6

2-Program Dışı Denetim ve Danışmanlık Faaliyetleri ________________________________________________________6

3-Önem Düzeyi Yüksek Kritik Tespit ve Öneriler ___________________________________________________________7

4-Kabul Edilmeyen Bulgular _________________________________________________________________________ 11

5-İzleme Faaliyetleri: Plan Dönemi Uygulanan –Uygulanmayan Öneriler ______________________________________ 11

B-Plan Dönemi Faaliyet ve Performans Bilgileri ___________________________________________________________ 11

1)Denetim Planı Gerçekleşme Durumu ________________________________________________________________ 11

2)Denetim Evreni: Denetlenen-Denetlenmeyen Alanlar ve Planlamaya İlişkin Değerlendirme _____________________ 11

C)Kalite Güvence ve Geliştirme Programı Uygulama Sonuçları _______________________________________________ 12

1)İç Değerlendirme Sonuçları _______________________________________________ Hata! Yer işareti tanımlanmamış.

2)Dış Değerlendirme Sonuçları _______________________________________________________________________ 12

3)Performans Göstergeleri ve Gerçekleşme Durumu _____________________________________________________ 14

D)Program Dönemi Eğitim Faaliyetleri ___________________________________________________________________ 14

1)Alınan Eğitimler _________________________________________________________________________________ 14

2)Verilen Eğitimler_________________________________________________________________________________ 14

IV-İÇ DENETİMİN KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ ______________________________________________14

A)İç Denetim Faaliyetine İlişkin Kaynak Sınırlamaları ve Olası Etkileri _________________________________________ 16

B)Alınacak/Alınması Geren Tedbirler ____________________________________________________________________ 16

V-İDARE DÜZEYİNDE ÖNEMLİ DEĞİŞİKLİKLER VE OLASI ETKİLERİ ______________________________________ 16 VI- KAPSAMLI GÖRÜŞ _______________________________________________________________________ 16

İÇ DENETİM BİRİM BAŞKANLIĞI SUNUŞU

İç denetim, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 63. maddesinde; kamu

idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların, ekonomiklik, etkililik ve

verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla

yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyeti olarak tanımlanmaktadır.

İç denetim faaliyeti, idarelerin yönetim ve kontrol yapıları ile malî işlemlerinin risk yönetimi

ile yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek yönünde sistematik,

sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve genel kabul görmüş standartlara uygun olarak gerçekleştirilir.

Bu çerçevede iç denetim, kurum kaynaklarının ekonomik, etkili ve verimli kullanılması

yönünde değerlendirmelerde bulunmayı, idarenin çalışma ve faaliyetleri sonucu elde edilen

bilgilerin saydamlığı ve güvenilirliğini sağlamayı amaç edinmektedir.

İç denetim faaliyeti ile kurumun genel yönetim, iç kontrol ve risk yönetimi süreçlerinin

etkinliğini, bir başka ifade ile bu sistemlerin hedeflenen şekliyle işleyip işlemediğini

değerlendirmek, varsa sapmaların ve olumsuzlukların giderilmesini sağlayarak hedeflenen sonuçlara

ulaşılıp ulaşılamayacağı konusunda makul bir güvence verilmesi hedeflenmektedir.

Bu amaç ve hedefler doğrultusunda 2017 yılı itibariyle denetim faaliyeti yanında özellikle iç

denetimin danışmanlık faaliyeti boyutuyla çalışmalar yapılmış olup iç denetim adına farkındalık

oluşturulması, iç denetimin fonksiyonu ile uygulamalarının kavranılması önceliğinde iç denetim

metodolojisine uygun olarak iç denetim faaliyetleri yerine getirilmiştir.

İç denetim birimi başkanlığı olarak yürüttüğümüz iç denetim faaliyetleri sırasında her türlü

katkı ve desteği veren Üst Yöneticimiz ile çalışmalarımızda bizlerle bilgi paylaşımı ve özverili

desteklerini esirgemeyen idarecilere ve çalışanlarımıza teşekkür ederiz.

Mustafa TAŞDELEN

İç Denetim Birim Başkanı

I-GENEL BİLGİLER

A-Misyon ve Vizyon

Misyonumuz

Üniversite kaynaklarının ekonomik, etkili ve verimli kullanılması için, kurumun yönetim ve

kontrol yapıları ile mali işlemlerine ilişkin karar ve tasarruflarını sistemli, sürekli ve disiplinli bir

yaklaşımla değerlendirmek, önleyici, tespit edici ve telafi edici önerilerde bulunmak, Üniversitenin

faaliyetlerine değer katmak ve geliştirmek suretiyle stratejik amaçlarına ulaşmasına yardımcı

olmaktır.

Vizyonumuz

Görevin gerektirdiği bilgi, beceri ve tecrübeye sahip, ulusal ve uluslararası iç denetim

standartlarına uygun denetim ve danışmanlık faaliyetleri sunan, bağımsız, tarafsız, doğruluk ve

sorumluluk duygusuyla görevini en iyi şekilde sürdüren, ilkeli ve örnek alınan bir birim olmaktır.

B-İç Denetim Birimine İlişkin Bilgiler

1-Fiziksel Yapı

İç denetim birimi, Üniversitenin Evliya Çelebi Yerleşkesinde Rektörlük binası içerisinde

faaliyetlerini sürdürmektedir. Birimin kullanımına tahsisli bir adet İç Denetim Birim Başkanlığı

odası, iki adet İç Denetçi odası ve bir adet sekreterlik odası bulunmaktadır.

Çalışma ortamı, yeri ve konumu itibariyle uygun olup; araç, gereç ve teçhizat yönünden

gerekli donanıma sahiptir.

2-Örgüt Yapısı

İç Denetin Birim Başkanlığı, Kurumun teşkilat yapısı içerisinde Rektöre bağlı olarak

faaliyetini sürdürmektedir.

3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

İç denetim biriminde dört dizüstü bilgisayar, bir adet masaüstü bilgisayar, dört adet lazer

yazıcı ve 1 adet çok fonksiyonlu faks makinası mevcuttur.

İç denetim biriminde iç denetim ile ilgili kanun ve yönetmelikler ile idarenin faaliyetleri ve

ilgili mevzuatlardan internet ortamında yararlanılmaktadır.

4- İnsan Kaynakları

Üniversitenin üç adet iç denetçi kadrosu olup kadroların tamamı doludur. İç denetçiler

dışında iç denetimde görevlendirilen bir adet büro personeli bulunmaktadır.

5- Bütçe Ödeneği ve Harcama Durumu

İç denetim için gerekli ödenekler Rektörlük Özel Kalem bütçesinden karşılanmakta olup

harcama yetkilisi görevi İç Denetim Birim Başkanı tarafından yürütülmektedir.

C-İdarenin Teşkilat Yapısı

Üniversitemiz 346.313 m2’lik kapalı ve 7.541.371 m2’lik açık alanda 741 idari personel ile

hizmet vermekte olup akademik yapı ile akademik personel durumu ve öğrenci sayıları aşağıdaki

gibidir.

Akademik Yapı

Enstitü Fakülte Yüksekokul Meslek Yüksekokulu

4 10 5 14

Akademik Personel

Profesör Doçent Yrd. Doçent Öğr. Görevlisi Arş. Görevlisi1 Okutman Uzman

73 88 311 226 348 77 16

Öğrenci Sayısı

Doktora Yüksek Lisans Lisans Ön Lisans

351 5426 31052 19502

II-AMAÇ ve HEDEFLER

A-İç Denetim Faaliyetinin Amaç ve Hedefleri

İç denetim faaliyeti ile Kurumun faaliyetlerinin, amaç ve politikalara, stratejik planlar ile

performans programlarına uygun olarak planlanıp, yürütülüp yürütülmediğinin değerlendirilmesi

amaçlanmaktadır.

Üniversitemiz kaynaklarının ekonomik, etkili ve verimli kullanılıp kullanılmadığını

değerlendirme konusunda rehberlik yapmak ile faaliyetler sonucu elde edilen bilgilerin saydamlığı,

güvenilirliği ve bilgilerin zamanında elde edilebilirliğinin sağlanması amaçlanmaktadır.

İç denetim faaliyeti ile hedeflenen; kurumun genel yönetim, iç kontrol ve risk yönetimi

süreçlerinin etkinliğini, bir başka ifade ile bu sistemlerin hedeflenen şekliyle işleyip işlemediğini

tespit etmek ve varsa sapmaların ve olumsuzlukların giderilmesini sağlayıcı hedeflenen sonuçlara

ulaşılıp ulaşılamayacağı konusunda makul bir güvence vermektir.

B- Temel Politikalar ve Öncelikler

İç denetim ve iç denetim faaliyetleri konusunda farkındalığın artırılması, denetime dâhil

edilen süreç ve faaliyetlerin; organizasyon yapısına katkı sağlayıcı bir yaklaşımla analiz edilmesi ve

kontrollerin yeterliliğinin ölçülmesi suretiyle değerlendirilmesi, iç denetimin temel politikasını ve

önceliğini oluşturmaktadır.

1 Araştırma görevlilerinin 98’i YÖK kanunun 35. maddesi uyarınca diğer üniversitelerde lisansüstü öğrenimlerine

devam etmektedirler.

III. FAALİYET VE PERFORMANS BİLGİLERİ

A-Program Dönemi Faaliyet ve Performans Bilgileri

1-Denetim Programı Gerçekleşme Durumu(Sapma Varsa Nedenleri)

Üniversitemiz 2017-2019 İç denetim planı dikkate alınarak 2017 yılı itibariyle bir birim

başkanı, iki adet İç Denetçi olmak üzere üç adet iç denetçi kaynağı üzerinden 6 adet denetim ve 1

adet danışmanlık alanı belirlenmiş ve programa alınmıştır. 2017 yılı denetim programında yer alan

süreçler ilgili birim bazında 6 adet denetim ve 1 adet danışmanlık tamamlanmış olup, 6 adet denetim

sonucu izleme işlemi tamamlanarak kapatılmıştır.

2017 yılı denetim programı herhangi bir sapma olmadan tamamlanmıştır.

2017 Yılı Denetim Faaliyetleri

Denetim Alanı (Birim & Süreç) (Birim & Süreç) Denetim Türü İç Denetçi

Yurt İşlemleri Sağlık Kültür ve

Spor Daire Bşk.

Sistem

Denetimi

Mustafa

TAŞDELEN

Maaş Ödemeleri

F.E.F. Dekanlığı

İ.İ.B.F. Dekanlığı

Yapı İşleri ve Tek.

Dai. Bşk.

Sistem

Denetimi

Düriye

ÖZTÜRK

BESLER

YDGGY İdari Mali İşler

Dai. Bşk.

Sistem

Denetimi

Bayram

ADIGÜZEL

YİGGY Eğitim Fakültesi Sistem

Denetimi

Düriye

ÖZTÜRK

BESLER

BAP BAP

Koordinatörlüğü

Sistem

Denetim

Düriye

ÖZTÜRK

BESLER

Yemek Hizmetleri İdari ve Mali İşler

daire başk.

Sistem

Denetimi

Bayram

ADIGÜZEL

2-Danışmanlık Faaliyetleri

Faaliyet Adı Danışmanlık

Verilen Birim Tür İç Denetçi

Öğretim Elemanlarının Atanması Personel Daire

Bşk. Danışmanlık

Bayram

ADIGÜZEL

Hizmet Alım İşi Fiyat Farkı Talebi Hakkında

BAP Yönerge Taslağı Hakkında

Özel Güvenlik Hizmetleri Hakkında

DPÜ İslami Bil. İnşaatı Hakkında

Kıdem Tazminatı hakkında

YÖS Sınavı Hakkında

Yurt Dışından Öğrenci Kabulü/Yabancı Uyruklu Öğrenci Sınavı Hakkında

DPÜ Bisiklet Kullanım Yönergesi Hakkında

Yabancı Uyruklu Öğrenci Yemek Bursu Hakkında

DPÜ kart Akıllı Geçiş Sistemi Hakkında

DPÜ Kongre ve Kültür Merkezi Hakkında

Tazminat Borçlanması Hakkında

Staj Ücretleri Hakkında

Tavşanlı Tur. İşl. Ve Otl. Protokolü Hakkında

DPÜ-TTO Yönergesi Hakkında

Dersliklere Kamera Yerleştirilmesi Hakkında

DPÜ Kongre ve Kültür Merkezi İnşaat İşleri Hakkında

İLTEM Döner Sermaye Ek Ödeme Dağıtım Usul ve Esasları Hakkında

Afet ve Acil Durum Yönetimi Eğitim ve Uygulama ve Arş. Merkezi Yönetmeliği

Hakkında

Lisansüstü Eğitim Öğretim Programı Açılması ve Yürütülmesi Hakkında

Kıdem Tazminatı Hakkında

Görevi Dışında Çalıştırılan Personel Hakkında

Kıdem Tazminatı Hakkında

Fazla ve Yersiz Ödeme Hakkında

Banka Promosyonu Hakkında

3D Printerlar Hakkında

DPÜ Kongre ve Kültür Merkezi Hakkında

İş Güvenliği Hizmetleri Hakkında

Vekâleten Görevlendirmeler Hakkında

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Kampanya ve Duyurular Hakkında

İşbirliği Protokolü Hakkında

DİLMER Yönetmelik Taslağı Hakkında

Öğrenci Toplulukları Kuruluş, Genel Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi Hakkında

3-Önem Düzeyi Yüksek Kritik Tespit ve Öneriler

İç denetim faaliyetleri sırasında gerek denetim aşamasında gerekse taslak rapor aşamasında

bir kısım tespit ve öneriler, yapılan iç denetim çalışmaları sırasında değerlendirilmekte olup süreç

gerektiren ve rapora alınan tespit ve öneri sayıları ile uzlaşılamayan konular durumu aşağıdaki

gibidir.

Denetim Yapılan Birim & Süreç

Bulg

u S

ayıs

ı

Uzl

aşıl

amay

an

Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı-Fen Edebiyat Fakültesi-Mühendislik Fakültesi

-Maaş işlemleri Süreci 14 0

Öğretim Elemanı alınması süreci (Danışmanlık)

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı-Yurt Dışı Geçici Görev işlem süreci 5 0

Eğitim Fakültesi Yurt İçi Geçici Görev işlem süreci 4 0

BAP iş ve işlem Sürecinin Sistem Denetim Raporu 8 2

Personel Yemek Hizmetleri iş işlem süreci 8 1

Hüsnü Özyeğin Kız Öğrenci Yurdu iş ve işlemleri süreci 7 0

Tespitlerimiz Özetle:

“Hüsnü Özyeğin Kız Öğrenci Yurdu iş ve işlemleriyle ilgili ” sistem denetiminde;

Hüsnü Özyeğin Kız Öğrenci Yurdu iş ve işlemleriyle ilgili olarak, yapılan iç denetim

çalışmaları sırasında, denetim yapılan süreç ile ilgili olarak Kamu İç Kontrol Tebliğindeki Kamu İç

Kontrol Standartlarına uygun bir iç kontrol sisteminin henüz oluşturulmamış olduğu ancak

geçmişten beri uygulanan geleneksel kontrol prosedür ve kontrollerin uygulanmakta olduğu

görülmüştür.

Denetim sonucunda, bayan personele 24 saat nöbet hizmeti yaptırıldığı, yurt taşınır

işlemlerinin sağlık kültür ve spor dairesi başkanlığınca yapıldığı ayrı bir ambar ve tanır kayıt

sorumlusunun belirlenmediği, yurt ücretlerinin gecikmeli olarak tahsil edildiği ve muhasebe birimi

hesaplarına belirlenen süreler içerisinde aktarılmadığı, öğrenci yurtlarına ilişin Yönetmelik ve

yönerge hükümlerinin uyumsuz olduğu ve yönerge ile belirlenen ücretsiz muhtaç öğrenci alımında

sayısal sınırlara uyulmadığı tespit edilmiştir.

“Öğretim Görevlisi Atama İşlemleri Süreci ” sistem denetiminde

Danışmanlık çalışması sonucunda; Üniversitemiz akademik Birimleri itibariyle öğretim

elamanları atama işlemlerine ilişkin iş süreçlerinin oluşturulmaması, sayısal anlamda akademik

personel ihtiyacına ilişkin sayısal hedeflerin oluşturulmaması, öğretim elemanı alımlarında müracaat

işlemleri için objektif usullerin oluşturulmaması, akademik personel atama izinlerinin tam olarak

kullanılamaması ve akademik personel müracaatlarına ilişkin ön değerlendirme aşamasındaki

aksamalarla ilgili tespitlerde bulunulmuştur.

“Yurt Dışı Geçici Görev Yolluk Ödemeleri İşlemleri Süreci ” sistem ve mali denetiminde;

Yurt dışı yolluklarında dikkate alınması gereken kurlar ile gündeliklerde dikkate alınması

gereken yabancı para cinsi, uçak biletlerinin eklenmemesi ile yurt dışı görevlendirmelerinde yasal

dayanak maddesi ile ilgili hatalı uygulamalar ve sürecin organizasyon yapısı ve işleyişi ile ilgili bir

kısım geliştirilmesi gereken konular tespit edilmiştir.

“Yemek Hizmetleri Süreci ” denetimi sonucunda;

Malzemelerin resmi niteliği olmayan belgeler ile teslim alınması, Üniversite Personeli

olmayanlara da yemek hizmeti verilmesi, yemek maliyetlerini yükselten işçilik ücretleri ile kırmızı

et alımları, Özellikle ilçelerde fişli yemek verilmesine devam edilmesi, Yemek Hizmetleri yönetimi

ve Yönergenin Yönetmeliğe uygun olmayan hükümleri, Yanlış uygulanan vergi tevkifatı oranı ve

tevkifat beyanlarında Kurumun Vergi numarasının kullanılması, İşgücü kaynağı ve yemek bedeli

tahsilatındaki aksaklıklar ve yemeğin önemli orandaki kısmının atığa gitmesi gibi tespitler

yapılmıştır.

‘Maaş Ödemeleri Süreci’ Sistem ve Uygunluk Denetimiyle;

KBS’ye manuel olarak(elle) girilen derece, kademe ilerlemesi ve akademik unvan

değişikliklerinin sisteme doğru ve zamanında yansıtılmadığı, personele karşı başlatılan icra

takiplerinde icra kesintilerinin doğru ve zamanında yapılmadığı, döner sermaye gelirlerinin KBS

sistemine doğru ve zamanında yansıtılmadığı, personelin izin, geçici görevlendirme ve sağlık

raporları nedeniyle zam ve tazminatlarında gerekli kesintinin yapılmadığı, fazla ve yersiz aile

yardımı ödendiği, birimlerin yetki-görev envanterinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uygun

hazırlanmadığı görülmüştür.

‘Yurt İçi Geçici Görev Yolluğu Süreci’ Sistem ve Uygunluk Denetimiyle;

Süreçte iş akış şemasına uyulmadığı, yol masrafı ödenmesinde mevzuata uyulmadığı, fazla

ve yersiz konaklama ücreti ödendiği, fazla ve yersiz veya eksik gündelik ödendiği görülmüştür.

‘Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi İç Kaynaklı Bilimsel Araştırma

Projeleri Sürecinin’ Sistem ve Uygunluk Denetimiyle;

Ohal kapsamında açığa alınan personellerin proje yürütücüsü olduğu Bap projelerine

mevzuata uygun işlem yapılmadığı, ara rapor ve sonuç raporlarının zamanında veya hiç sunulmadığı,

Bap özel hesabına aktarılan tutardan satın alınan dayanıklı taşınırların proje süresi sonunda ortak

kullanıma sunulmadığı, Bap özel hesabına aktarılan tutarlardan satın alınan malzemelerin alımında

mevzuata uyulmadığı, Bap kapsamında verilen avansların zamanında mahsup edilmediği, Ohal

kapsamında ihraç edilen personellerin proje yürütücüsü olduğu Bap projelerine mevzuata uygun

işlem yapılmadığı, Bap projelerinde proje protokolüne uyulmadığı, Bap Koordinasyon Birimince

desteklenen projelerin mevzuata uygun belirlenmediği görülmüştür.

Önerilerimiz Özetle;

Denetim sonucunda, Hüsnü Özyeğin Kız Öğrenci Yurdu iş ve işlemlerinde, bayan

personele 24 saat nöbet hizmeti yaptırılmaması, yurt taşınır işlemlerinin sağlık kültür ve spor dairesi

başkanlığınca yapılmasına devam edilmesi ancak ayrı bir ambar ve tanır kayıt sorumlusunun

belirlenmesi, yurt ücretlerinin süresinde tahsil edilmesi ve muhasebe birimi hesaplarına belirlenen

süreler içerisinde aktarılması, öğrenci yurtlarına ilişin Yönetmelik ve yönerge hükümlerinin uyumlu

hale getirilmesi ve yönerge ile belirlenen ücretsiz muhtaç öğrenci alımında sayısal sınırlara uyulması

gerektiği önerilmiştir.

“Öğretim Görevlisi Atama İşlemleri Süreci ” danışmanlık çalışması ile sonucunda;

Akademik personel yapısı ve ihtiyacı konusunda kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerin belirlenmesi ve

hedefler doğrultusunda gerçekleşmesi için gerekli tedbirlerin alınması, Akademik personel alımları

ile ilgili tüm müracaat evrakları ve eklerinin, kullanılan elektronik belge yönetim sistemi üzerinden

alınması için gerekli düzenleme ve tedbirlerin alınması, Akademik atama işlemleri sürecinin yılın

ilk günlerinden başlayarak yürütülmesi, öğretim üyeliğine yükseltilme ve atanma işlemlerinin de

objektif kriterler belirlenerek yapılması, Aynı nitelikteki akademik alımlarda birden fazla başvuruyu

engelleyici tedbirler geliştirilmesi ve Sürece ilişkin iş ve işlemlerin kayıt, süre ve belge kontrolü

yönünden her işlem bazında ilave kontrol noktası oluşturulması ve arşivlemenin geliştirilmesi,

gerektiği gibi öneriler geliştirilmiştir.

“Yurt Dışı Geçici Görev Yolluk Ödemeleri İşlemleri Süreci ” denetimi sonucunda;

Yurt dışı görevlendirmelerinde yasal dayanağının doğru belirlenmesi, süreçte hiyerarşik kontrollerin

yapılabileceği ve görevler ayrılığı ilkesine uygun görev yetki ve sorumlulukların belirlenmesi,

sürecin sağlıklı işleyişi ve eklenmesi gereken belgeler konusunda genelge veya usul ve esaslar

hazırlanması için gerekli tedbirlerin alınması, Uçak Biletlerinin Yurt dışı yolluk bildirimlerine

mutlaka eklenmesinin sağlanması, gündeliklerin hesaplanmasında esas alınacak döviz kurunun esas

doğru alınması için gerekli tedbirlerin alınması, kullanılması gereken yabancı para birimi yönünden

ilgili Bakanlar Kurulu Kararlarının daha dikkatli takibi ve kontrolü için gerekli tedbirlerin alınması

gibi öneriler geliştirilmiştir.

“Yemek Hizmetleri Süreci ” denetimi sonucunda;

Malzemelerin irsaliyeli fatura, İrsaliye ve Fatura ile veya resmi sevk irsaliyesi ile teslim alınması,

Üniversite personeli olmayan kişilere süreklilik arz edecek şekilde yemek verilmemesi için gerekli

tedbirlerin alınması, yemek maliyetlerini azaltıcı tedbirler geliştirilmesi, yemek hizmetlerinin

tamamen personel kartı ile alınabilmesi için gerekli tedbirler geliştirilmesi, yemek hizmetleri

yönetiminin yeniden oluşturulması, yönergenin yönetmeliğe uygun hale getirilmesi, Tevkifat

oranları ve beyanlarla ilgili yanlış uygulamanın düzeltilmesi için tedbir alınması ve artığa giden

yemek miktarının azaltılması için gerekli tedbirlerin alınması önerilmiştir.

Denetim sonucunda, Maaş Ödemeleri Süreci faaliyetinde; birimlerin yetki-görev

envanterlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uygun hazırlanması, personele karşı başlatılan icra

takiplerinde icra kesintilerinin doğru ve zamanında yapılması ve gecikmeksizin ivedilikle Strateji

Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilmesi,, fazla ve yersiz aile yardımı ödenmemesi için aile

yardımı alan personellerin eşlerinin hizmet dökümlerinin Sosyal Güvenlik Kurumundan 6 aylık veya

1 yıllık periyotlarla talep edilmesi ve maaş ödemelerinde bu bilgilerin kullanılması, fazla ve yersiz

ödemelerin engellenmesi için personelin izin, geçici görevlendirme ve sağlık raporlu olduğu günlere

ait bilgilerin kadro yerlerinde toplanıp şablon haline getirilmesi, döner sermaye gelirlerinin KBS

sistemine doğru ve zamanında yansıtılması için Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünce döner

sermaye gelirleri verilerinin gecikmeksizin ilgili harcama birimine ve Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığına bildirilmesi, KBS sistemine manuel olarak(elle) girilen verilerin maaşlara zamanında

ve doğru yansıtılıp yansıtılmadığı ve hesaplamaların doğru yapılıp yapılmadığı hususunda ara

kontrol noktaları geliştirilmesi önerilmiştir.

Denetim sonucunda,BAP Koordinasyon Birimi İç Kaynaklı Bilimsel Araştırma

Projeleri Süreci faaliyetinde ;

Personelin açıkta kalma süresinin uzaması gibi uzun süreli durumlarda yönergenin 22.

Maddesi gereğince yeni proje yürütücüsü görevlendirmesi yapılması, yeni proje yürütücüsü

görevlendirmesi yapılamıyorsa projenin iptal edilmesi, süreçte ara rapor ve sonuç raporlarının

zamanında verilmesini sağlayacak proje ilerleme raporları ile mali desteğin bağlantısını kuracak bir

işlem akışının sağlanması, Bap projeleri tamamlanınca dayanıklı taşınırların proje yürütücüsünden

alınarak ilgili birim tarafından ortak kullanıma sunulması, yapılan alımlarda mevzuatta belirtilen

süre ve usul şartlarına dikkat edilmesi, süresinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında mevzuatta

yer alan yaptırımların uygulanması, Ohal kapsamında ihraç edilen personellerin projelerine projede

çalışanlarından birine veya o alanda uzmanlaşmış bir kişiye devredilmesi, proje bütçesi

kullanılmamışsa veya projeyi devralmak isteyen öğretim üyesi bulunmuyorsa projenin iptal edilmesi

veya projenin yürürlükten kaldırılması, proje protokolünde belirtilen hususlara uyulması, projelerin

değerlendirilmesinde objektif değerlendirme kriterleri belirlenmesi, Lisansüstü Tez Projeleri için

ayrı format belirlenmesi önerilmiştir.

Denetim sonucunda, Yurt İçi Geçici Görev Yolluğu Süreci faaliyetinde;

Görevlendirme tarihleri ile yolluk bildiriminde belirtilen tarihlerin uyuşup uyuşmadığı, mutat

taşıt dışında başka bir araç veya başka bir yol kullanılacaksa yetkili makamdan onay/olur alınıp

alınmadığı ve uçak biletlerinin mevzuatta belirtilen usul ve şekle uygun olup olmadığı hususlarında

kontrol yapılması, süreçte gerekli belgelerin tam ve imzalı olup olmağı hususunda kontrol yapılması,

gündelik ödemelerinde 6245 sayılı Yasaya uygun ödeme yapılması, konaklama bedeli ödemelerinde

konaklama bedeli faturalarının mevzuata uygun olup olmadığı, fatura tarihleriyle görevlendirme

tarihlerinin uyuşup uyuşmadığı hususunda kontrol yapılması ve Bütçe Kanunu H cetvelinde

belirtilen miktarda ödeme yapılması önerilmiştir.

4-Kabul Edilmeyen Bulgular

Denetim uzlaşılmayan 3 adet bulgu bulunmakta olup Üst yönetici tarafından kabul edilmiştir.

5-İzleme Faaliyetleri: Plan Dönemi Uygulanan –Uygulanmayan Öneriler

2017 yılı içerinde yapılan izleme faaliyetlerinde genel olarak öneriler doğrultusunda işlem

yapılmış, bulgular tamamlanmıştır. Ancak;

Yurtdışı geçici görev yolluğu ödemeleri sürecinde 4 adet bulgu tamamlanmış, 1 adet bulgu

da RİSK ÜSTLENİLMİŞTİR.

Hüsnü Özyeğin Kız Öğrenci Yurdu işlemlerinde, 2 adet bulgu tamamlanmış, 5 adet bulguda

RİSK ÜSTLENİLMİŞTİR.

Yemek Hizmetleri işlemlerinde, 7adet bulgu tamamlanmış, 1 adet bulguda RİSK

ÜSTLENİLMİŞTİR.

B-Plan Dönemi Faaliyet ve Performans Bilgileri

1)Denetim Planı Gerçekleşme Durumu

2017-2019 Dönemi İç Denetim Planı, İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında

Yönetmeliğin 36. ve 39. maddeleri ile Kamu İç Denetim Genel Tebliğinin 5. Maddesi uyarınca

hazırlanmıştır. Planın hazırlanması sırasında ,İç Denetim Koordinasyon Kurulunca yayımlanan

Kamu İç Denetimi Strateji Belgesi ve Kamu İç Denetimi Rehberinde belirtilen esas ve usuller de

dikkate alınmıştır.

Üniversitemiz 2017-2019 İç denetim planı dikkate alınarak 2017 yılı itibariyle üç adet İç

Denetçi kaynağı üzerinden 7 adet denetim alanı belirlenmiş ve programa alınmıştır.

2017 yılı içerinde denetim programında yer alan 1 adet danışmanlık ve 6 adet denetim

alanının tamamı denetlenmiştir. Programda yer alan denetim alanlarının denetim sonucu izleme

işlemi tamamlanarak kapatılmıştır.

2)Denetim Evreni: Denetlenen-Denetlenmeyen Alanlar ve Planlamaya İlişkin Değerlendirme

Temel denetim stratejileri göz önünde bulundurularak kurumumuzun tüm işlem ve

faaliyetlerini kapsayacak şekilde hazırlanmış olan denetim evreninde yer alan bütün denetim

alanlarının denetim kapsamına alınabilmesi için detayları denetim planı ekinde yer alan çizelgede

belirtildiği üzere 2 iç denetçi daha istihdam edilmesi gereklidir. Söz konusu insan kaynağı

ihtiyacının, ilave iç denetçi istihdamı çalıştırılması yöntemiyle karşılanması gereklidir. Gerekli insan

kaynağının temin edilememesi halinde denetimlerimizin en yüksek risk düzeyine sahip denetim

alanlarından başlanılarak yürütülmesi planlanmıştır.

C)Kalite Güvence ve Geliştirme Programı Uygulama Sonuçları

Dönemsel Gözden Geçirme sonuçlarının iç denetim fonksiyonu bünyesinde bulunan süreç

ve alt süreçlere etkisi ile bu başlıklar altında yer alan mevcut durum ve önerilerin özetine aşağıda

yer verilmektedir.

Yönetim ve Organizasyon

Mevcut Durum/İyi Uygulamalar;

Organizasyon şemasında İç denetimin Üst Yöneticiye direk bağlılığı açıkça görülmektedir.

Plan ve Programlar Üst Yönetici tarafından onaylanmaktadır.

Raporlama Üst Yöneticiye yapılmaktadır.

İç Denetçi görevlendirmeleri Üst Yönetici ve/veya İDB Başkanı dışında yapılmamaktadır.

İç Denetim Yönergesi İçerik olarak Standartlara uygun olup Web Sayfasında yayınlanmıştır.

Basılı olarak Üst Yöneticiye verilmiştir.

Öneriler;

İç denetim Yönetimi ve Faaliyetlerinde Bağımsızlık ve Tarafsızlığın sürdürülmesine devam

edilmesi,

İç denetim Yönergesi güncelleme çalışmaları ile ilgili katılımlara ilişkin işlemlerin

dokümante edilmesi,

İç denetçilerin İDKK eğitimleri dışında da eğitim faaliyetlerine katılımlarının sağlanması ve

Uluslararası Sertifika almaları için altyapı oluşturulması,

Denetim Faaliyetlerinin İç-Den yazılımı üzerinden sürdürülmesine devam edilmesi, İç

Denetim faaliyetlerinde Bireysel Performans ölçümlerinin yapılması önerilir.

İnsan Kaynakları

Mevcut Durum/İyi Uygulamalar;

İç Denetçiler yetkinlik düzeylerinin yeterli olduğu değerlendirilmektedir. Çalışma kâğıtları,

yeterli kanıtı sağlamaktadır, risk değerlendirmesi yapıldığına ilişkin kanıtlar bulunmaktadır.

İç Denetçilerin Performans değerlendirmeleri yapılmamaktadır. İç denetçiler İDKK nın

düzenlemiş olduğu eğitimlere katılımları sağlanmaktadır.

Öneriler;

Öncelikli Bilgi teknolojileri denetimi alanında olmak üzere İç denetçilerin mesleki

gelişmelerini artıracak eğitimler almasının sağlanması,

Denetim ve danışmanlık faaliyeti sonrası Performans değerlendirmelerinin yapılabilmesi için

gerekli altyapının oluşturulması önerilir.

Faaliyetlerin Planlanması

Mevcut Durum/İyi Uygulamalar;

Denetim planı ve programının hazırlığı sırasında Üst yönetici görüşü alınmaktadır. Risk

güncellemeleri yapılmaktadır. Danışmanlık talepleri için denetim programında kaynak

ayrılmaktadır.

Bilgi teknolojileri denetimi yapılmamıştır. Dönemsel raporlama yapılmaktadır. Kurumun

Risk Yönetimi sistemi bulunmamaktır.

Öneriler;

Denetim programlarının uygulanabilirliği yüzdesinin artırılması için gerekli tedbirlerin

alınması,

İç Denetçilerin Uluslararası sertifika almaları için gerekli altyapının oluşturulması,

Kurumun Risk Yönetimi Sistemi Oluşturulmasına katkı sağlanması önerilir.

Görevlerin Yürütülmesi

Mevcut Durum/İyi Uygulamalar;

Görevlerin Planlamasında amaç kapsam ve hedefler açıkça belirlenmekte ve kaynak

planlaması yapılmaktadır.

Denetim ve Danışmanlık görevlerinin yürütülmesinde muhtemel riskler, kontroller ve

kontrollerin etkinliği değerlendirilmektedir. Denetimlerin yürütülmesinde denetim testleri ile

ilgili çalışma kâğıtları oluşturulmaktadır. Denetimlerin yürütülmesinde test yöntemlerine,

uygun analiz ve değerlendirmelere yer verilmektedir.

Danışmanlık talepleri program dışı görüş verilmesi biçiminde yerine getirilmektedir. Süreç

denetimlerinde birden fazla birim alınmamaktadır.

Öneriler;

İç Denetim Plan ve Programlarında Danışmanlık Konularının da dikkate alınması

Danışmanlık Faaliyetlerinin de İç-Den üzerinden raporlanması için gerekli tedbirlerin

alınması, Denetim ve Danışmanlık Raporlarının sonuçları ile ilgili olarak Üst Yöneticiye

Raporlama yapılması önerilir.

İletişim ve Raporlama

Mevcut Durum/İyi Uygulamalar;

Sonuçların Raporlanmasında Standartlara uygun hareket edilmektedir.

Denetlenen birim yöneticisiyle mutabakata varılamayan bir durum olmamıştır. Tespit edilen

bulguların denetim raporlarına alınmaması talebi gibi bir engelleme olmamıştır. İzleme

sonuçları Üst Yöneticiye raporlanmaktadır.

Denetlenen birimlerden değerlendirmeler alınmamaktadır. Kapsamlı Görüş verilmemiştir.

Sürekli rutin toplantı ve bilgilendirme ve süreklilik arzeden İzleme yapılmamaktadır.

Öneriler;

Kapsamlı Görüş verilmesi,

Denetimler sonrası denetlenen birimlerden değerlendirmeler alınması, iç değerlendirme

sonuçlarına göre iyileştirmeler yapılması için tedbirler geliştirilmesi,

İç denetim faaliyetleri ile ilgili Üst Yönetici ile rutin toplantı imkânlarının zorlanması

önerilir.

Bu Rapor kapsamındaki çalışma, rapor tarihi itibariyle güncel Kamu İç Denetim Standartları

çerçevesinde gerçekleştirilmiştir. İyileştirme önerileri uygulamaya alınmadan önce tüm yönetsel ve

operasyonel etkileri Üst Yönetici tarafından göz önünde bulundurularak değerlendirilmelidir.

2)Dış Değerlendirme Sonuçları

2017 yılı içerisinde İç Denetim Birimi Başkanlığı’na dış değerlendirme yapılmamıştır.

3)Performans Göstergeleri ve Gerçekleşme Durumu

2017 yılı içerinde denetim programında belirlenen 7 denetim alanının tamamı denetlenmiş,

denetimlere ait 7 adet izleme faaliyeti tamamlanmıştır. 2017 yılı içerisinde yapılan denetim

programına göre denetlenemeyen alan bulunmamaktadır.

Kamu İç Kontrol Standartlarına uygun olarak iç kontrol sisteminin henüz tam olarak

kurulamaması ve uygulanabilir olmaması, program dışı yazılı ve sözlü yoğun danışmanlık talepleri

de karşılanarak iç denetim çalışmalarının belirlenen programa uygun olarak gerçekleşmesi tarih

açısından gecikmeli de olsa sağlanacak olup, 2017 yılı itibariyle oldukça yoğun ve verimli çalışmalar

gerçekleştirilmiştir.

D)Program Dönemi Eğitim Faaliyetleri

1)Alınan Eğitimler

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 65 inci maddesine istinaden

hazırlanarak uygulamaya konulan İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin

33. maddesinde; “ İç denetçilere, her üç yılda asgari yüz saat meslek içi eğitim sağlanır. Bu sürenin

otuz saati, Kurulun koordinatörlüğünde Maliye Bakanlığınca verilir. Kalan süre, Kurulun eğitim

konusundaki düzenlemelerine riayet edilerek, ilgili kamu idarelerinin ihtiyaçlarına göre iç denetim

birimlerince programlanır.

2)Verilen Eğitimler

Eğitim Konusu Eğitimi Düzenleyen Tarih ve Süre İç Denetçi

657 Sayılı Devlet

Memurları Kanunu

Dumlupınar Üniversitesi 31.10.2017

6 saat

Mustafa

TAŞDELEN

5510 Sayılı Sosyal

Sigortalar Kanunu

Dumlupınar Üniversitesi 09.11.2017

4 saat

Mustafa

TAŞDELEN

6245 Sayılı

Harcırah Kanunu

Dumlupınar Üniversitesi 10.11.2017

3 saat

Mustafa

TAŞDELEN

657 Sayılı Devlet

Memurları Kanunu

Dumlupınar Üniversitesi 14.11.2017 6 saat Mustafa

TAŞDELEN

5510 Sayılı Sosyal

Sigortalar Kanunu

Dumlupınar Üniversitesi 23.11.2017

4 saat

Mustafa

TAŞDELEN

Resmi

Yazışmalarda

Uygulanacak Usul

ve Esaslar

Hakkında

Yönetmelik

Dumlupınar Üniversitesi 30.10.2017

2 saat

Düriye ÖZTÜRK

BESLER

3628 Sayılı Mal

Bildiriminde

Bulunulması

Rüşvet ve

Yolsuzlukla

Mücadele Kanunu

Dumlupınar Üniversitesi 01.11.2017

1 saat

Düriye ÖZTÜRK

BESLER

Kamu Zararlarının

Tahsiline İlişkin

Usul ve Esaslar

Hakkında

Yönetmelik

Dumlupınar Üniversitesi 02.11.2017

1 saat

Düriye ÖZTÜRK

BESLER

Kamu Zararlarının

Tahsiline İlişkin

Usul ve Esaslar

Hakkında

Yönetmelik

Dumlupınar Üniversitesi 03.11.2017

1 saat

Düriye ÖZTÜRK

BESLER

Resmi

Yazışmalarda

Uygulanacak Usul

ve Esaslar

Hakkında

Yönetmelik

Dumlupınar Üniversitesi 13.11.2017

2 saat

Düriye ÖZTÜRK

BESLER

3628 Sayılı Mal

Bildiriminde

Bulunulması

Rüşvet ve

Yolsuzluklarla

Mücadele Kanunu

Dumlupınar Üniversitesi 15.11.217

1 saat

Düriye ÖZTÜRK

BESLER

Kamu Zararlarının

Tahsiline İlişkin

Usul ve Esaslar

Hakkında

Yönetmelik

Dumlupınar Üniversitesi 16.11.2017

1 saat

Düriye ÖZTÜRK

BESLER

IV-İÇ DENETİMİN KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ

A)İç Denetim Faaliyetine İlişkin Kaynak Sınırlamaları ve Olası Etkileri

Temel denetim stratejileri göz önünde bulundurularak kurumumuzun tüm işlem ve

faaliyetlerini kapsayacak şekilde hazırlanmış olan denetim evreninde yer alan bütün denetim

alanlarının denetim kapsamına alınabilmesi için detayları 2017-2019 denetim planı ekinde yer alan

çizelgede belirtildiği üzere 2 iç denetçi daha istihdam edilmesi gereklidir.

İDB ‘de mevcut 3 iç denetçi kaynağıyla üç yıllık dönemde kurumumuz faaliyetlerinin önemli

bir bölümünün denetlenememesi dolayısıyla kurumumuzun birçok faaliyetindeki iş ve işlemlerin

güvenirlilik düzeyinin belirlenememesi söz konusudur.

Söz konusu insan kaynağı ihtiyacının, ilave iç denetçi istihdamı yöntemiyle karşılanması

gereklidir. Gerekli insan kaynağının temin edilememesi halinde denetimlerimizin en yüksek risk

düzeyine sahip denetim alanlarından başlanılarak yürütülmesi planlanmaktadır.

B)Alınacak/Alınması Geren Tedbirler.

İç denetimin geleneksel denetimden farkının anlatılabilmesi sonucu idari yapı ile takım

çalışması oluşturulabilmesi, Kurumun iç dinamiklerinin harekete geçirilebilmesi, bilgi teknolojisinin

daha etkin kullanılabilir hale getirilmesi halinde iç denetimde istenilen amaç ve hedeflere

ulaşılabilecektir.

İç denetim faaliyetlerinin etkin ve verimli yürütülebilmesi, iç denetim faaliyetlerinin Kuruma

katma değer sağlayabilmesinin en temel şartının Üst Yöneticinin iç denetim olgusunu sahiplenmesi

ve iç denetim faaliyetleri geliştirilen önerilerin uygulanabilirliğinin sağlanması ve takibi ile mümkün

olacağı düşünülmektedir

İç denetim faaliyetlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına ve Uluslararası iç denetim

standartlarına uygun yapılabilmesi adına iç denetçilerin, mesleki eğitim ile dil eğitimi ve bilgi

teknolojileri eğitimi almaları konusunda gerekli destek ve imkânların sağlanması, uluslararası iyi

uygulama örnekleri konusunda bilgi sahibi olmaları için yurtdışı eğitim imkânlarından da

faydalandırılması gerektiği düşünülmektedir

V-İDARE DÜZEYİNDE ÖNEMLİ DEĞİŞİKLİKLER VE OLASI ETKİLERİ

2017 yılı içesinde kurum idaresi düzeyinde değişiklik olmamıştır.

VI- KAPSAMLI GÖRÜŞ

2017 yılı içerisinde kapsamlı görüş çalışması yapılmamış olup, üst yönetimle yapılacak

görüşme sonucunda talep edilmesi halinde kapsamlı görüş çalışması yapılacaktır.

Kamu Zararlarının

Tahsiline İlişkin

Usul ve Esaslar

Hakkında

Yönetmelik

Dumlupınar Üniversitesi 17.11.2017

1 saat

Düriye ÖZTÜRK

BESLER