الربحية غير المنظمات إدارة

اإلدارية: الهيئة أوًال�تعريفها:

من ديمقراطية بطريقة انتخابهم يتم أعضاء من تتكون التي الهيئة هيلسياسات التنفيذية السلطة اإلدارية الهيئة وتعتبر للمنظمة، العامة الهيئة

. المنظمة وأهدافإال األخرى، المنظمات عن تميزها بسمات منظمة كل اتسام من وبالرغم

أنواع مختلف في تتشابه أعضائها وتشكيل اإلدارية الهيئات مسؤوليات أنمهام أو تشكيلها أو اإلدارية الهيئة لمهام موحد نموذج يوجد وال المنظمات،

أعضائها.

: الناجحة اإلدارية الهيئة مواصفات

العوامل تتوفر أن يجب بالنجاح وأعمالها اإلدارية الهيئة تتسم حتى: وهي فيها، التالية

1.. أعضائها لدى القيادة ومهارات عنصر توفر2.. متكاملة أعضائها وخبرات خلفياتوأعمال .3 أداء تحسين حول التطبيق، ممكنة وتصورات، توقعات لديها

المنظمة.تجاه .4 التزام ولديهم المنظمة، ألهداف ومشترك واضح تصور أعضائها لدى

. األهداف تلك5.. كافية وقدرات بمهارات أعضاؤها يتمتع أن6.. قوية عامة وعالقات اتصال قنوات لديها7.. المنظمة أو الهيئة عمل يعترض إشكال أي مع بانفتاح تتعامل8.. والتوقيتات المهام محدد عمل برنامج وفق تعمل9.. دوري بشكل النتائج وتقيم المنظمة عمل باستمرار تتابع

10.. فيها والعاملين المنظمة إدارات مع تواصل لديها

: اإلدارية الهيئة نجاح تعترض عقبات1.. اإلدارية الهيئة أعضاء انتخاب معايير ضعفدقيق .2 بشكل األعضاء لدى محددة غير المنظمة وسياسات توجهات

ومكتوب.اهتمامات .3 عن خارجة أفكار على اإلدارية الهيئة أعضاء اعتماد

. المنظمة وأهدافعلى .4 العامة الهيئة وأعضاء الموظفين اإلدارية الهيئة إطالع عدم

. المنظمة بأعمال الخاصة والتطورات المستجداتالعتمادها .5 أو الموارد لضعف إما لها المنسوبة للمهام الهيئة إهمال

الوقت توفر لعد أو باألعمال بالقيام والموظفين التنفيذي المدير على. اإلدارية الهيئة أعضاء لدى

6.. الحكومية غير المنظمات إدارة بأساليب المعرفة ضعف

: اإلدارية الهيئة أعضاء4-1: الرئيس الرئيسونائب

1

: الرئيس مواصفاتالمنظمة .1 وبرامج وأهداف بغايات ملتزم2. ( ومجاالت وسائل يبتكر به، المحيطين يشجع قيادية بمؤهالت يتمتع

العمل، ...( تطوير على يعمل للمنظمة، جديدة عملوالتواصل .3 االتصال في عالية بمهارات يتمتعاإلدارية .4 الهيئة أعضاء واحترام بثقة يتمتعالمنظمة .5 في للعمل الكافي الوقت يمنح

: اإلدارية الهيئة رئيس ومسؤوليات مهامالعامة .1 والهيئة اإلدارية الهيئة أعمال ترؤسالبرامج .2 وتصميم التخطيط عملية في اإلدارية الهيئة قيادة

والنشاطاتاإلدارية .3 الهيئة في المتنوعة اآلراء دمجالهيئة .4 أعضاء كافة مشاركة تشجيعوالقضائية .5 الرسمية الهيئات لدى المنظمة تمثيلعنها .6 المنبثقة واللجان المنظمة أعمال كافة على اإلشرافبها .7 وتعريفهم المنظمة وفود استقبال في المشاركةإعداد .8 المعنيين من والطلب المختلفة المنظمة أعمال على اإلشراف

تقييمية تقاريراتفاقياتها .9 وتنفيذ التزاماتها بتسديد المنظمة قيام من التأكد

بأهداف .10 المعنية والرسمية األهلية الجهات مع اتصال قنوات فتحالمنظمة

في .11 واتخاذه القرار صنع عملية في المشاركة وتشجيع مساعدةالمنظمة

المنظمة .12 في والعاملين األعضاء لدى الفريق روح تنميةحال .13 في اإلدارية الهيئة رئيس أعمال بكافة الرئيس نائب ويقوم

غيابه.

4-2: السر أمينسجالتها وحفظ اإلدارية للهيئة الكتابية األعمال عن المسؤول الشخص وهو

. اإلدارية الهيئة برئيس h إداريا ويرتبط الرسمية، الهيئات مع مراسالتها وإعداد: السر أمين مواصفات

عالية وكتابية إدارية بمهارات يتمتع أن

: السر أمين ومسؤوليات مهاماإلدارية .1 الهيئة اجتماعات محاضر وحفظ كتابةاإلدارية .2 الهيئة اجتماعات جدول بإعداد المعنيين مع التنسيقوالطارئة .3 العادية الهيئة اجتماعات عن لألعضاء إشعارات كتابةالرسمية .4 الجهات مع باالتصال المتعلقة المنظمة رسائل إعدادإيصالها .5 على واإلشراف المنظمة انتخابات بإجراءات الخاصة الرسائل إعداد

األعضاء إلىللمنظمة .6 األساسي النظام مع اإلدارية الهيئة أعمال انسجام متابعةالمنظمة .7 سجالت لحفظ نظام وضعللمنظمة .8 السنوي اإلداري التقرير إعداد

2

4-3: الصندوق أمينوالمحاسبية المالية األعمال بكافة القيام عن المسؤول الشخص وهو

ويرتبط المنظمة، محاسبي متابعة خالل من أو بنفسه سواء للمنظمة،. بالرئيس h إداريا

: الصندوق أمين ومسؤوليات مهامالخارجية -1 المالية بالمعامالت يتعلق فيما اإلدارية الهيئة قرارات تنفيذللمنظمة -2 المالي الوضع عم دوري وصف تقديمالمنظمة -3 مركز في المالية والمستندات الدفاتر حفظالمنظمة -4 وأموال إيرادات وإيداع تحصيلالسنوي -5 المالي التقرير إعدادمواردها -6 وتنمية المنظمة لتمويل مصادر عن المستمر البحثالمنظمة -7 ونشاطات برامج موازنات إعداد على اإلشراف

1-: اإلدارية الهيئة مهام

المنظمة 5-1 رسالة إعدادصلة له من كل إلى وتوضح توصل أن اإلدارية الهيئة عمل أولويات منالتي والغاية وجودها، تبرر التي األسباب بالمنظمة مباشرة غير أو مباشرةإعداد خالل من بذلك اإلدارية الهيئة وتقوم تحقيقها، إلى المنظمة تسعى

يسمى ما "وكتابة المنظمة" إلى رسالة واحدة فقرة بين ما تتراوح وهي ، كاملة. صفحة

رسالة وتتضمن األهداف المنظمة

تسعى إلى التي واآلليات تحقيقها

تعتمدها التيسبيل ذلك في

والفئة من المستفيدة

التي الخدماتالمنظمة. تقدمها

3

التالية العناصر المنظمة رسالة •تتناول المنظمة؟ توجد لماذا تخدمها التي الفئة من

المنظمة؟ المنظمة؟ نوع هو ما

الرسالة صياغة •مواصفات ومكثفة مركزة واضحة صورة تعطي بسيطة لغة تستخدم

المنظمة رسالة أهمية• نشاطات لكل المحرك هي المنظمة رسالة

المنظمة التخطيط إعداد عند خطوة أول هي

تفعل؟ ماذا سؤال على إجابة فهي االستراتيجي،؟والمشاريع البرامج في أولوياتك هي وما مع تعمل جهة أي مرجعية هي المنظمة رسالة

معها تتعاون أو منظمتك فهم نّوتكو المستقبلية، للخطوات دليل هي

الفريق بروح وإحساس مشترك

رسالة وكتابة بإعداد اإلدارية الهيئة قيام ضرورة على التأكيد ومعالتعديالت وإدخال دوري بشكل بمراجعتها كذلك مطالبة فإنها المنظمة،

والمتطوعون المنظمة أعضاء مع بالتعاون وذلك عليها المطلوبةوالمتعاونون.

التخطيط 5-2للمنظمة الحالي الوضع تحديد فيها يتم التي العملية هو التخطيط

ستستخدمها التي واآلليات والوسائل تحقيقها تنوي التي واإلنجازات . التي الهامة المؤشرات من التخطيط ويعتبر اإلنجازات تلك إلى للوصول

تقييمات باالعتبار يأخذ التخطيط أن حيث النجاح، على المنظمات تساعدالتي والمخاطر المتاحة والفرص المنظمة، داخل والضعف القوة عواملطويل التخطيط أن إلى باإلضافة عملها، محيط في المنظمة عمل تعترض

. المنظمة على المتعاقبة اإلدارات في واالستمرارية االستقرار يوفر المدىالتخطيط؟ عملية في يشارك كافة من يشارك أن الضروري من

لهم المشاركة هذه توفر لما المنظمة خطط وضع في اإلدارية الهيئة أعضاء. لتنفيذها استعدادهم وبالتالي الخطط هذه إلى باالنتماء شعور من

عملية أثناء الحيوية األسئلة إثارة اإلدارية الهيئة أعضاء من والمطلوب . اإلدارية الهيئة تفتح أن المفضل ومن لها الواقعية اإلجابات ووضع التخطيط

كالخبراء التخطيط، عملية في لتشاركها أخرى ألطراف المجالبخبراتهم الخطة جوانب بعض تطوير يستطيعون الذين والمستشارين

الهيئة أعضاء وتساؤالت الستفسارات العملية الحلول تقديم أو ومهاراتهمالعاملين. مشاركة إلى اإلدارية الهيئة تلجأ أن الممكن ومن اإلدارية

تقديم بإمكانهم أنه حيث التخطيط، عملية في المنظمة في والمتطوعينألعمال اليومية ممارستهم بحكم المنظمة عمل لواقع حقيقي تصور

التخطيط. عملية في األطراف كافة مشاركة فإن عام، وبشكل المنظمةعلى األطراف جميع تتفق بخطط الخروج إلى سيؤدي تعاوني بشكل

4

،h مستقبال تنفيذها في المنظمة على والجهد الوقت سيوفر ما وهو مضمونهاإقرار في اإلدارية الهيئة صالحية تنفي ال الواسعة المشاركة هذه أن كما

. للخطة النهائية الصيغةالمدى طويل التخطيط على اإلدارية الهيئة تركز أن المفضل ومن

في للمنظمة المستقبلية االحتياجات يلبي فهو االستراتيجي والتخطيط. والنمو االستمرار

المنظمة 5-3 وخدمات برامج ومتابعة وتقوية وضعالمنظمة، وبرامج خدمات تقييم اإلدارية للهيئة الرئيسية المهام من

البرامج هذه بتقوية تتعلق وواضحة جماعية مقترحات إلى والتوصل . أهمية وتكمن المنظمة تنفذها جديدة وبرامج خدمات اقتراح أو والخدمات

خدمات من المنظمات تقدمه ما كل أن في اإلدارية للهيئة المهمة هذهوالفئات أعضائها احتياجات تلبية في نجاحها لمدى مؤشر هو وبرامج

. وجودها من المستفيدةعلى يساعدها المنظمة وبرامج لخدمات اإلدارية الهيئة متابعة إن

تقدمها التي النشاطات حجم وبين والمالية البشرية إمكاناتها بين المالءمةوالتزامات بمسؤوليات المنظمة إرهاق عدم يكفل بما بينها التوازن وتحقيقالخدمات في أولوياتها ترتيب على المتابعة تساعدها كما قدراتها، تفوق

بمستوى المستفيدة والفئات األعضاء رأي على التعرف خالل من والبرامجيساعد ما وهو لرأيهم، باستطالع القيام خالل من والبرامج الخدمات تلك

. وتقويتها والبرامج الخدمات مستوى تحسين على كذلكموجود هو ما ومتابعة تقييم على اإلدارية الهيئة دور يقتصر ال أن ويجب

بخدمات ابتكاري بشكل بالتفكير تقوم أن بد ال بل وبرامج، خدمات منأمام المجال وتفتح وأهدافها رسالتها مع تتناسب للمنظمة جديدة وبرامج

الحتياجات وتستجيب المنظمة وجود من المستفيدين عدد توسيعاالجتماعية.

إدارتها 5-4 وحسن الالزمة الموارد توفير

أهدافها، لتحقيق الالزمة الموارد توافر على منظمة أي نجاح يتوقف . ومن اإلدارة مجلس مسؤوليات رأس على الموارد توفير كان ثم ومن

اإلدارية الهيئة اعتماد هي المنظمات من كثير منها تعاني التي المشاكلالمالية الموارد توفير في البرامج مدراء أو التنفيذي المدير على

األساسية. المعايير أحد يعد فعالة بطريقة األموال جمع إن للمنظماتعضو كل فإن ثم ومن وتأثيرها، والتزامها اإلدارية الهيئة قدرة مدى لقياس

المنظمة ربط على والعمل بالتفكير مطالب اإلدارية الهيئة أعضاء منمالية موارد توفير على المنظمة تساعد بوسائل التفكير أو تمويلية بمصادر

أو مشاريع تمويل مقترحات أو التبرع حمالت أو الشخصية كالمساهمات. المنظمuة تنميuة 1 اسuتثمارات في اإلداريuة الهيئuة دور تطuوير أجuل ومن

وسائل على االطالع اإلدارية الهيئة أعضاء فعلى للمنظمة المالية المواردهذا في مهاراتهم من تنمي دورات إلى واالنتساب المالية الموارد تنمية

المجال.يمتد بل فحسب، الموارد توفير على اإلدارية الهيئة دور يقتصر وال

مراقبة خالل من الموارد، هذه إدارة حسن على المباشر اإلشراف ليشملبالموازنة المتعلقة سواء ومصاريف، واردات من الموازنات بنود تنفيذ

5

. عام وبشكل المنظمة تنفذها التي والبرامج المشاريع بموازنات أو العامةبين التوازن تحقيق نحو جهدها من h جزءا توجه أن اإلدارية الهيئة على

كوادرها وتنمية تطبقها التي والبرامج تنفيذها إلى تسعى التي النشاطاتتهدد مالية بأزمات المرور تتجنب حتى المالية إمكاناتها وبين البشرية

. المنظمة استقرارالموارد لتنمية التالية المهارات من االستفادة اإلدارية للهيئة ويمكن

: للمنظمة الماليةخالل -2 من نفسها اإلدارية الهيئة من يبدأ للمنظمة المالية الموارد دعم

اإلدارية الهيئة أعضاء من الشخصية التبرعاتالوطنية -3 التمويلية المؤسسات وعناوين وهواتف بأسماء قوائم إعداد

البلد في الموجودة واألجنبية والعربيةحول -4 تصور لوضع التمويلية المؤسسات عمل برامج على التعرف

المؤسسات تمولها أن الممكن من والتي المنظمة تقدمها التي الخدماتالتمويلية

بل -5 المنظمة إلى األموال إيراد فقط يعني ال للمنظمة المالية الموارد تنميةنفقاتها ضبط كذلك يعني

التبرعات -6 لجمع سنوي حفل عقد أو التبرعات لجمع حمالت تنظيمواحد -7 مصدر على االعتماد وعدم المنظمة تمويل مصادر تنويع ضرورة

األخرى 5-5 الجهات مع عامة وعالقات اتصال قنوات فتحوجود هو المنظمة وأعمال استقرار تدعم التي الرئيسية العوامل من

هذه توفره لما العمل بيئة في لها الواسعة العامة العالقات من شبكةآفاق خلق ومن المنظمة إنجازات على يطلع واسع جمهور من الشبكة

. األخرى المنظمات مع جديدة وعمل تعاونالمحيطة والبيئة المنظمة بين ما الوصل حلقة هي اإلدارية الهيئة وألن

المتاحة الفرص استثمار اإلدارية الهيئة أعضاء واجبات أهم من كان بهافي للعمل فرص وخلق وبأهدافها بها والتعريف المنظمة عالقات لتقويةمن أو األهداف نفس على تجتمع التي األخرى المنظمات من تحالفات إطار. األهداف تلك إلى الجمهور أو العامة الشخصيات اهتمام استقطاب خالل

المنظمة 5-6 أداء تقييممن التأكد على المنظمة تساعد رئيسية مهمة التقييم عملية تعتبرمن التحقق على تساعدها كما أجلها، من أنشئت التي للغايات تحقيقهابها، المحيطة العمل بيئة على تأثيرها ومدى تقدمها التي الخدمات مستوى

ومدى المنظمة وضع تحديد على المنظمة تساعد التقييم عملية أن كماالدروس باستقاء التقييم يفيد كما أخرى، نشاطات تنفيذ على قدرتهانشاطاتها في منها لتستفيد المنظمة بها مرت التي التجارب من والخبرات

المستقبلية.التقييم؟ بعملية يقوم من

h نظرا بمفردها كلها التقييم عملية اإلدارية الهيئة تتولى أن الصعب منداخلية أطراف إلى اإلدارية الهيئة تلجئ وبالتالي أخرى، بقضايا النشغالها

بالمنظمة، العاملين أو التنفيذي كالمدير العملية بهذه للقيام المنظمة في. التقييم إجراءات على اإلدارية الهيئة أعضاء أحد إشراف من البد ولكن

بالتقييم؟ نقوم متى

6

بعد نقيم أن فيمكن التقييم، بعملية القيام لوقت موحد نموذج يوجد المن أكثر أو h سنويا التقييم يكون أن أو المنظمة، به تقوم نشاط كل إنجاز

. المدى طويلة نشاطات أو برامج تنفذ المنظمة كانت إذا خاصة ذلكيمكن ولكن عام، كل تحدث التي تلك للتقييم الطرق أنسب فإن ،h وإجماالاإلدارة مجلس أعضاء يشعر كأن ذلك الضرورة اقتضت كلما تقييم إجراء. ككل المنظمة أداء أو النشاطات أو البرامج أحد أداء تقييم بضرورة

نقيم؟ ماذايلي وفيما المنظمة، عمل جوانب كافة التقييم عملية تشمل أن يمكن

: التقييم يتناولها أن المفترض من التي الرئيسية للجوانب عرض حققناها؟ التي األهداف ما أهدافنا؟ إلى للوصول أفضل طرق هناك وهل األهداف حققنا كيف المنظمة؟ قيادة في اإلدارية الهيئة دور كان كيف المنظمة؟ في والعاملين التنفيذي المدير أداء كان كيف للمنظمة؟ المالي الوضع ما

التقييم؟ نتائج هي ماالمالحظات ببعض h مدعما اإلدارية الهيئة على التقييم عرض يتم

: مثل المناسبة، القرارات واتخاذ عليه باالطالع الهيئة وتقوم والمقترحات،. تعديها يمكن التي الجوانب تعديل. تعديلها يمكن ال التي الجوانب تغيير. السابقة التجارب من االستفادة. للعمل تطويرية مالحظات وضع

الفرعية: اللجان ثانيا�

بمهام للقيام اإلدارية الهيئة تنشئها التي اللجان هي الفرعية اللجانوأخرى للمنظمة، دائمة مهام تنفيذ تتولى دائمة فرعية لجان وهناك محددة،

. األداة اللجان وتعتبر ألجله أنشئت الذي السبب بانتهاء وجودها ينتهي مؤقتةيوجد وال ونشاطاتها، برامجها لتنفيذ المنظمات إليها تلجأ التي الرئيسية

في االعتماد يتم بل المنظمات، في اللجان ومهام ونوع لعدد موحد نظام. المنظمة احتياجات على عادة تشكيلها

: اللجان حول عامة معلومات شهر كل مرة اجتماعاتها تعقد أن األفضل من الهيئة من والباقين اإلدارية الهيئة أعضاء من اثنين أو h عضوا تضم

العامة لجنة من أكثر في h عضوا أعضاؤها أحد يكون ال أن

7

: مهامها وأبرز اللجان أنواع ألهم عرض يلي وفيماالعامة -1 السياسات لجنة

وضع وتتولى للمنظمة، العامة السياسات رسم تتولى التي اللجنة وهي . إلى اللجنة هذه وتهدف اإلدارية الهيئة من بتكليف لها االستراتيجية الخطط

تهدف كما أهدافها لتحقيق المنظمة ستسلكه الذي الطريق معالم تحديد. المنظمة أهداف يخدم بما المجتمع في العامة السياسات في التأثير إلى

العضوية -2 لجنةوتحصيل لألعضاء الخدمات تقديم متابعة تتولى التي اللجنة وهي

أعضاء على المحافظة إلى اللجنة هذه تسعى كما السنوية، اشتراكاتهمالعضوية وعرض جدد بأفراد االتصال خالل من عددهم وزيادة المنظمةاستمرار يكفل بما لألعضاء تقدم التي الخدمات بتطوير تقوم كما عليهم،

. اللجنة هذه تقوم كما غيرهم واستقطاب الموجودين األعضاء استقطاب. وأعضائها المنظمة بين التواصل بتحقيق

المالية -3 الموارد تنمية لجنةوتنفيذ المنظمة الستمرار المطلوبة الموارد تحديد تباشر التي اللجنة وهيالمالية المنظمة موارد لتنمية المناسبة الخطط وتضع ونشاطاتها، برامجهاوالتبرع األموال جمع كحمالت تمويلية ومصادر طرق إلى الوصول خالل من

. تنموية مشاريع تمول مؤسسات على والتعرفالعامة -4 العالقات لجنة

8

اللجنة رئيس مهاماللجنة عمل خطة وضعالتي بالمعلومات اللجنة أعضاء تزويد

بمهامهم القيام لهم تكفلونتائج قرارات على اإلدارية الهيئة إطالع

اللجنة عملوالعاملين التنفيذي المدير مع التنسيق

اللجنة بعمل يتعلق فيما المنظمة فياللجنة أعضاء مهام تحديداجتماعات محاضر توزيع على يشرف

أعضائها على اللجنةاللجنة اجتماعات رئاسةاللجنة لعمل السنوي التقييم إعدادالمشاركة على اللجنة أعضاء يشجع

والمبادرة

تعمل الذي العمل بمحيط المنظمة عالقات تقوية تتولى التي اللجنة وهيأو سنوية وتقارير وأهدافها بالمنظمة تعريفية كراسات من يلزم ما وتعد به،

التي الفئات على توزيعها ليتم المنظمة نشاطات حجم تصف دورية. أخرى منظمات أو أفراد سواء المنظمة تستهدفها

والمشاريع -5 البرامج لجنةتتولى كما المنظمة، ونشاطات برامج تطوير بعملية تقوم التي اللجنة وهي

وندوات عمل وورش دورات من للمنظمة جديدة وبرامج مشاريع اقتراح. النشاطات أشكال من وغيرها ومؤتمرات

واألبحاث -6 الدراسات لجنةباهتمامات الخاصة واألبحاث الدراسات إعداد تتولى التي اللجنة وهي

المتصلة الموضوعات ذات المعلومات قواعد بإعداد تقوم كما المنظمة،. المنظمة عمل بمجال

العام -7 الوعي لجنةالمنظمة تتناولها التي بالقضايا العام الرأي بتوعية تهتم التي اللجنة وهي

هذه حول مشترك عام رأي لخلق المناسبة اإلعالمية الوسائل واستخدامالقضايا.

التطوع -8 لجنةنظام ووضع التطوعية بالجهود المنظمة موارد رفد تتولى التي اللجنة وهي

. بالمتطوعين سجالت بإعداد اللجنة هذه وتقوم المتطوعين المتيازات. المنظمة مقر في وتحفظها

العامة: اإلدارة ثالثا�

. المنظمة في الوظيفية والهياكل الفرعية اإلدارات مجموع عن عبارة وهي التنفيذي المدير

مواصفات ضمن اإلدارية الهيئة قبل من تعيينه يتم الذي الشخص وهوأعمال تنفيذ على واإلشراف تنفيذ من تؤهله عالية وعلمية شخصية

يلي وفيما بينها، فيما والتنسيق أجهزتها إدارة ومتابعة المتنوعة المنظمة: التنفيذي المدير بها يقوم التي المهام ألبرز عرض

والتوصيات االستشارة توفير خالل من اإلدارية الهيئة ومهام إدارة دعمالتقييم عملية في ومساعدتها لها والمعلومات

المنظمة في العاملين وبين اإلدارية الهيئة بين التواصل تحقيق اجتماعاتها في اإلدارية الهيئة على ويعرضها المنظمة إنجازات عن تقارير يعد

الدورية المعنيين مع بالتنسيق اإلدارية الهيئة اجتماعات جدول إعداد في يساعد ونشاطاتها اجتماعاتها حول اللجان رؤساء مع ينسق ويضع ومعدات موظفين من المنظمة احتياجات المعنيين مع يحدد

المطلوبة المواصفات المنظمة وأعضاء والعاملين اإلدارية الهيئة على المعلومات وتوزيع تجميع للمنظمة السنوي والمالي اإلداري التقرير بإعداد المعنيين مساعدة اإلدارات تلك أعمال على ويشرف المنظمة إلدارات العمل نظام يضع للمنظمة والمالية البشرية الموارد إدارة متابعة حسن على واإلشراف المنظمة في الوظيفية والعالقات العمل نظام وضع

تطبيقه

9

ولالستماع بالمعلومات ليزودهم والمتطوعين للعاملين دورية اجتماعات يعقدوتوصياتهم اقتراحاتهم إلى

تقارير إعداد منهم ويطلب العاملين وإنجازات أعمال مباشر بشكل يتابعإنجازاتهم تصف

معهم إجراءاتها ويناقش لهم عمل خطط وضع العاملين من يطلب على اإلدارية الهيئة رئيس ويطلع الموظفين ألداء دوري تقييم بعمل يقوم

التقييم هذا نتائج

المنظمة إداراتعملها وطبيعة المنظمة حجم على h اعتمادا المنظمة إدارات تتنوع

: التالية اإلدارات المنظمات تضم عام وبشكل وإمكاناتها، : المطلوب- المهام بتحديد اإلدارة هذه تقوم الموظفين شؤون إدارة

هذه بتنفيذ سيقومون الذين األشخاص وتحديد المنظمة في إنجازهاما لتنفيذ بهم توافرها الواجب من التي والمهارات والمواصفات المهام

أعمال بسير العاملين بإعالم القسم هذا يقوم كما منهم، مطلوب هوقسم أو إدارة لكل h مفصال h وصفا لهم يقدم عمل نظام ووضع المنظمة

. . العاملين وحوافز ترقيات نظام القسم هذا يضع كما المنظمة في : للشؤون- والتنظيم بالتخطيط المعنية اإلدارة هي المالية اإلدارة

الخاصة المحاسبية الكشوفات وإعداد المنظمة في والمحاسبة المالية. السنوية الموازنات وإعداد المنظمة لمالية والواردات بالنفقات : قواعد- بتوفير المعنية اإلدارة هي والتكنولوجيا المعلومات إدارةبتوفير العالقة ذات الشؤون وكل وفهرستها وتجميعها المعلومات

تكنولوجيا على تعتمد التي الطرق وبالتحديد إيصالها وطرق المعلوماتالمعلومات.

: الداخلية- العالقات تقوية واإلعالم والتسويق العامة العالقات إدارةمع للمنظمة الخارجية العالقات وكذلك ومنتسبيها، الهيئة بين للمنظمة

كافة واستخدام معها، للتعامل المنظمة تسعى التي األخرى الهيئات. وغاياتها بالمنظمة للتعريف واالتصال اإلعالم وسائل

البشرية الموارد إدارة

الوظيفي - والوصف التوظيفوخبراته مؤهالته إلى الماسة الحاجة ما شخص توظيف يعكس

. أن يجب صحيحا االختيار وليكون الجمعية أقسام أحد في ومهاراته،: التالية العناصر من التوظيف عملية تشمل

عن اإلعالن قبل المتطلبات من األدنى الحد تحديدالوظيفة.

10

تقييم ثم خاصة، لجنة قبل من اختيار آلية واعتماد مقابالت إجراءعدم االعتبار بعين آخذين المؤسسة، متطلبات على اعتمادا األشخاص

االختيار عند التحيزأن كما ومضمونه، العمل حاجة وفق يتم للموظفين الجيد فاالختيار

ويتوجب بالعمل بدئهم قبل ضروري أمر الجدد لألشخاص التخطيطوالعاملين وبرامجها المنظمة بأقسام العمل مباشرتهم قبل تعريفهم

فيها.

يتم ما عادة فإنه المنظمة في الموظف ومسؤوليات مهام ولتحديدأهم ومن فيها، العاملين لكل وظيفي وصف إعداد إلى اللجوء

ومحددة واضحة بطريقة يصاغ أنه هو الوظيفي الوصف مواصفاتولوضع تفسيرات، عدة تتحمل أو غامضة غير لغة ويستعمل ومرنة

: التالية الرئيسية األمور يتضمن أن يجب دقيق وظيفي وصف

: مشاريع، مدير برامج، مدير تنفيذي، مدير الوظيفة عنوان. ... إلخ سكرتير مساعد، باحث باحث،

: لطبيعة ملخص عن عبارة وهي الوظيفة من الغايةومجال تحقيقها الوظيفة هذه من المنظمة تتوقع التي واألهداف الوظيفة

. الوظيفة هذه عمل : المهارات عن عبارة وهي والمهارات المواصفات

كالخبرات الوظيفة، هذه ألداء الموظف في توافرها الواجب األساسية. األخرى الشخصية والمهارات الكمبيوتر واستخدامات العلمية والشهادة

:كافة الوظيفي الوصف من القسم هذا ويعرض المهامويتم الوظيفة، لهذه والفرعية والمستمرة الرئيسية والمسؤوليات المهام

. األهمية حسب عرضها : المسمى هذا عالقة القسم هذا ويحدد واألدوار العالقات

كل دور ويحدد به، عملها يتصل التي الوظيفية المسميات بباقي الوظيفيمنها.

الموظفين - تدريب

11

كفاءة رفع إلى مستمر وبشكل المنظمة تسعى أن يجبعلى تساعدهم مواضيع على وتدريبهم فيها العاملينبين العدالة يحقق إطار ضمن النوعي، أدائهم رفع

أو. مهاراتهم وصقل الموظفين فتدريب الموظفينيجب التي الهامة المواضيع من جديدة مهارات إكسابهمتنمية على سينعكسذلك لما اهتمامها المنظمة توليها أن . يمكن التي المواضيع وتتنوع البشرية كوادرها قدرات

بالمهارات يتعلق ما فمنها عليها العاملين تدريب . ومن وغيرها الكمبيوتر، واستخدامات واإلدارة الشخصية

المدير مع بالتنسيق الدوائر مدراء يقوم أن المفضليحتاجها التي التدريبية اًالحتياجات بتحديد التنفيذي

. ألخرى فترة من المنظمة موظفو

الموظفين - تحفيز ومهارات وسائلهو ما، التحفيز شيء لعمل تدفعنا التي الدوافع مجموعة

يوجد أن يستطيع ولكنه مرؤوسيه تحفز أن يستطيع ال فالمسؤولوسرعة إتقان على وتحفزهم تدفعهم التي بالدوافع يذكرهم أو لهم

العمل.

أنه الموظف شعور ،h أوال الموظف؛ على تأثر عوامل عدّة وهناك . له، فشل وفشلها له نجاح نجاحها المنظمة هذه من يتجزأ ال جزءمعه العاملين إلى المفاهيم تلك يوصل أن المسؤول استطاع فإذا

لصالح يعملون ال فهم لهم، حافز أكبر على يده وضع قد فسيكون. ككل المنظمة لصالح يعملون هم بل كل المسؤول اقتناع ،h ثانيا

. h صغيرا عمله كان فمهما فيها مهم عضو أنه المنظمة في موظفللمنظمة بالنسبة بأهميته العامل شعر فإذا تافه، عمل h أبدا يوجد فال

بل عمله، في أدائه لتحسين h كبيرا h دافعا ذلك سيكون فيها يعمل التي. العمل لذلك أدائه كيفية في االبتكار على h إصرارا h، سيزيده ثالثا

لالختيار مساحة مساحة .وجود يترك أن الناجح للمسؤول البدلحلها، بدائل ويطرح المشكلة، عليهم فيطرح معه، للعاملين لالختيار

من بديل على اختيارهم وقع إذا حتى معه العاملين ويستشيرلدى وأصبح المدير، مع مسؤوليتها تحملوا عليهم المطروحة البدائل

. العمل ذلك نجاح إتمام على القوي الحافز منهم واحد كل

12

الموظفين تحفيز مهارات

بهم. مهتم أنك العاملين أشعر-

المسؤولية تحمل في يشاركوا أن للعاملين المجال أفسح-

.ذلك على تدريبهم على واعمل العمل، لتحسين

المزيد منهم واطلب تصوراتك، في معك العاملين أشرك-

األفكار. من

بأنفسهم، األشياء ينجزوا كيف اآلخرين تعليم على اعمل-

ذلك. على وشجعهم

بالمعايير وليس للعمل، الجيد باإلنجاز العالوات اربط-

.العمل في واألقدمية الوظيفية

.الخاصة المبادرات شجع-

بأنفسهم. العمل مشاكل حل على العاملين شجع-

�م- �ن العاملين، إنجازات قي �م وبي هذه تهاأضاف التي الق�ي

.للمنظمة اإلنجازات

�رهم- به. يقومون الذي العمل بأهمية ذك

العاملين. مع وتواصل تفاعل-

كثيرة. أشياء في رغباتهم يثير ما للعاملين توفر أن حاول-

يصف بأن التخويف كطريقة الموظفين، لتحفيز طرق عدّة وهناكالوقت وإدراك المنظمة بعمل تحيط التي الصعاب المسؤول لهموالحوافز المكافآت طريق عن أو المخاطر، وصف من وغيرها لهم

القرار صنع في بالمشاركة لهم الفرصة إتاحة طريق عن أو المادية،. اتخاذه أو

الموظفين - أداء تقييمتقييم بإجراء أخرى إلى فترة من التنفيذي المدير يقوم أن المفترض من

لهم تقييمي تقرير إعداد خالل من بذلك ويقوم المنظمة، في العاملين ألداء

13

المنظمة داخل العمل احتياجات حسب هو يحددها رئيسية عناصر يتضمن. المنظمة في عامل لكل الوظيفي المسمى وحسب

تقييمي تقرير بإعداد فيها العاملين إلى بالطلب المنظمات بعض وتقوم. أشهر ثالثة تكون ما عادة معينة مدة خالل أنجزوها التي لألعمال

ويجعلها التقارير هذه يراجع أن التنفيذي المدير على الحالتين، كلتا وفيفي طرفهم من الحاصل للتقصير انتباههم لفت أو العاملين لمكافأة h أساسا . التي الهامة الوثائق من التقارير هذه وتعتبر منهم المطلوبة المهام إنجاز

تحديد وبالتالي البشرية مواردها إمكانات تحديد على المنظمة تساعد. وتحسين تطوير من المجال هذا في احتياجاتها

14

تم إعداد هذه الفقرة باالعتماد على كتيب "المسؤوليات العشر األساسية لمجالس 1 ، ريتشارد ت. إنجرام، ترجمة سالمة14-12اإلدارة في المنظمات غير الربحية"، ص.

البابلي، سلسلة المركز القومي لمجالس اإلدارة غير الربحية، إصدارات الجمعية المصرية لنشر المعرفة ولثقافة العالمية، القاهرة،ج.م.ع، الطبعة العربية األولى،

1998.

15