1

Электронный архив

ПЕРМСКОГО КРАЯ

2

Цель и задачи проекта

Цель: повышение эффективности деятельности объединенного государственного архива по исполнению запросов органов власти, учреждений и граждан на получение ретроспективной архивной информации за счет внедрения средств автоматизации хранения, обработки, поиска и выдачи электронных документов.

Основные задачи, решаемые ЭА: Обеспечить интеграцию с действующими системами

документационного обеспечения управления органов власти края; Создать страховой фонд архивных документов; Обеспечить оперативный регламентированный доступ к хранимым

документам; Формировать коллекции исторически и социально значимых архивных

документов и предоставлять возможность пользования ими, в том числе через Интернет

3

Население края

Участок ввода документов и дел

Хранилище электронныхархивных

документов

Хранилище электронныхархивных

документов

Пользователивнешних

автоматизированных систем СЭД,

музеи, библиотеки и др.

Модуль текущего ввода

документов

1

Модуль доступа

к документам

3

Модуль интеграции с внешними системами

4 Модуль управления

доступом

5

Модульавтоматизацииархивного дела

6 МодульАдминистри–

рования

7

Сотрудники архивов

2

Модульхранения

Общие требования и структура Электронного архива Пермского края

Обеспечить надежное хранение электронных копий документов Обеспечить надежное хранение электронных копий документов

2

Обеспечить оперативный поиск электронных документов Агентства и

архивов

Обеспечить оперативный поиск электронных документов Агентства и

архивов

3Обеспечить возможность

поиска документов исследователей и населения

Обеспечить возможность поиска документов

исследователей и населения

3

Осуществить интеграцию с автоматизированными системами,

органов власти края

Осуществить интеграцию с автоматизированными системами,

органов власти края

4Реализовать защиту

электронных документов от несанкционированный

действий

Реализовать защиту электронных документов от

несанкционированный действий

5

Обеспечить автоматизацию архивного дела, включая

подготовку архивных отчетных документов

Обеспечить автоматизацию архивного дела, включая

подготовку архивных отчетных документов

6 Обеспечить управление функционированием

Компонента (загрузка ресурса, резервное копирование и

восстановление данных после сбоев)

Обеспечить управление функционированием

Компонента (загрузка ресурса, резервное копирование и

восстановление данных после сбоев)

7

Преобразовать в электронный вид бумажные архивные документы и

провести их ввод в Компонент

Преобразовать в электронный вид бумажные архивные документы и

провести их ввод в Компонент

1

4

Вариант организации хранения Объединенного информационного ресурса

Среда электронного взаимодействия

Портал, для обеспечения

доступа граждан

Локальные архивные документы

Общедоступные архивные документы

Хранилище ведомства 1

Локальные архивные документы

Общедоступные архивные документы

Хранилище ведомства 2

Локальные архивные документы

Общедоступные архивные документы

Хранилище ведомства N…

Общедоступные архивные документы ведомства N

Общедоступные архивные документы ведомства 2

Общедоступные архивные документы ведомства 1

Документы Правительства

Объединенное хранилище электронных документов

…

Преимущества:

-создания единого информационного ресурса документов -создание одного высоконадежного хранилища с возможностью создания на местах «облегченных» вариантов хранилищ (снижение стоимости); - повышение оперативности и полноты поиска документов; -исключение дублирования документов.

Недостатки:

сложное администрирование системы.

5

Структура технических средств

RAID

АРМ участка текущего ввода документов и

дел

Удаленные пользователи

АРМ архивистов, руководителя архивов и сотрудников Агентства и

читального зала

электронное хранилище страхового

фонда

АРМ администратора

Пользователи внешних систем (библиотеки, музеи, учебные учреждения)

Внешние информационные системы Края

Объединенная сеть

Объединенное

хранилище электронны

х документов

Интернет

6

Преимущества использования архивного электронного информационного ресурса

■ Реализация прав граждан и организаций на получение информации;

■ Повышение эффективности работы архивистов;

■ Сохранность оригиналов документов за счет ограничения физического доступа к ним;

■ Возможность подготовки электронных публикаций, выставок и коллекций;

■ Автоматизация поиска архивной информациив централизованной базе данных

7

Результаты: Информационный ресурс открытого доступа государственных и

муниципальных архивов Пермского края: Сводный фондовый каталог архивной службы Пермского края; Возможность взаимодействия с органами власти в части

предоставления индикативных показателей направлений и результатов деятельности архивной службы;

Интернет-портал архивной службы Пермского края: Информация об учреждениях архивной службы, их времени и порядке

работы, ответственных сотрудниках учреждений; Законодательная база Пермского края в области архивного дела; Сведения об услугах, предоставляемых архивными учреждениями и

порядке их предоставления; Возможность подачи запроса в архивное учреждение, обратная связь; Поиск по объединенному информационному ресурсу архивов с

возможностью просмотра электронных копий; Обслуживание пользователей архивов через «удаленный читальный

зал».