«Объект управления: ФОРСАЙТ»

Управление и административно-техническое сопровождение

Катерина Лукша

Объект управления - Форсайт

• Форсайт – это динамическая среда с высокой степенью неопределенности. Вы всегда должны быть готовы к неожиданным ситуациям в ходе подготовки / проведения / упаковки результатов форсайт-сессии.

• Форсайт – это пространство творчества и креатива. Ваш страх перед непредсказуемостью процесса, невыполнением «расписания» и «методики» ограничивает и блокирует процесс коммуникации. Ваша гибкость и готовность к неожиданному освобождает других членов команды.

• Форсайт – это не просто применение методики для решения поставленных задач, форсайт – это состояние, процесс глубокой и честной коммуникации внутри коллективного субъекта – заказчика, участников, команды – по достижению определенных целей.

• Управление форсайтом – это психологическая, экономическая и стратегическая «игра», в которой Вы – «создаете» и развиваете юнитов, пространство и инфраструктуру, добываете и перераспределяете ресурсы, если это необходимо. Помните, что вы сами так же являетесь ресурсом.

• Форсайт-команда – это не отдельные люди, а живой организм такой же динамичный и непредсказуемый. Ваша задача – сделать так, чтоб этот организм был «подвижным» и не блокировался в отдельных точках (на отдельных людях, в т. ч. и на вас самих).

Гигиена внутри команды

Ясность мыслей, слов и поступков

Взаимоподдержка и взаимопомощь

Зона ответственности каждого – весь проект, а не перечень своих работ

Командные цели важнее личных целей

Готовность слушать и слышать других (критика помогает)

«Здесь все хорошие!» Рефлексия о команде только после проекта

Все мы – часть процесса, а не «моя хата с краю», «я только провожу».

Кто такой менеджер форсайта? • Вы управляете ресурсами (в связке с руководителем проекта). Вся

команда – это ресурсы, в т.ч. и ведущий / руководитель проекта, и вы сами. Вы обладаете знанием про компетенции всех потенциальных участников форсайт-команды.

• Вы управляете «дорогами» - все коммуникации проходят через вас и руководителя проекта: внутри команды, с заказчиком, с партнерами, с подрядчиками.

• Вы управляете временем. Вы всегда знаете на какой стадии находится форсайт, где и чем заняты остальные члены команды, не являются ли они блоком в процессах форсайта

• Вы управляете сокровищами. Вы всегда знаете, сколько и чего нужно для успешного проведения сессии: материальное обеспечение, трансфер, питание, запасные ресурсы (компетенции вне команды. Кого можно подключить / заменить / как перераспределить человеческий ресурс)

• Вы управляете казной. Все финансовые вопросы контролируются вами. Разумное потребление и экономия обеспечат команде и заказчику комфортное «проживание» совместного процесса форсайта.

• Вы управляете атмосферой команды. Научитесь управлять собой, ведь ваше состояние отражается на членах команды. Вы – камертон. Вы способны передавать правильное состояние команде.

Зоны внимания в управлении форсайтом

СОДЕРЖАНИЕ ЛЮДИ

Участники Команда 1. Запрос заказчика /

возможности

команды

2. Образ результата

3. Программа

4. Понимание

необходимых ролей

5. Упаковка

1. Подготовка списков

2. Коммуникации 3. Дальнейшая

работа (обратная связь, партнерство)

1. Управление компетенциями команды

2. Выполнение командой поставленных задач

3. Перераспределение ресурсов

4. Оплата

ПЛОЩАДКА

1. Материальное обеспечение

2. Логистика 3. Комлпектация

аудиторий 4. Техника 5. Питание 6. Навигация

PR

1. Пресс-релизы 2. Фото-видео 3. Упаковка и презентация

результатов 4. Обратная связь по

применению результатов

1. Продажа Форсайта

2.Ведение договора

ФИНАНСЫ

Позиции и связи внутри форсайт-команды

Ведущий / руководитель

проекта

Менеджер проекта

Первый модератор

Второй модератор

Аналитик

Летописец / визуализатор

карты

Администратор

Эксперт Бэк-офис (может

быть предоставлен заказчиком), подчиняется менеджеру /

администратору

Аутсорсинг: - Дизайнер

карт - IT-менеджер - фото/видео

- Механика форсайта - Базовая карта

будущего - Комментарии к

документации - Блок вопросов к

заказчику

- Проекты развития - Дорожная карта

Типовая схема проведения форсайта

Анализ документации, мировые экспертизы сектора, разработка сценария подготовка

базовой карты

Подготовка

Люди: 5 чел Аналитик Ведущий Модераторы

Критика и достройка карты

будущего сектора, построение общего

образа будущего

Люди: 25-100 чел Эксперты отрасли: 4/7 Эксперты смежных отраслей: 2/7 Пользователи: 1/7

Формирование карты будущего

Формирование карты возможностей

Формирование треков по

достижению образа будущего .

Построение дорожной карты

Треки достижения образа будущего

Люди: 10 – 15 чел ЛПР: 1/5 Эксперты отрасли: 3/5 Эксперты смежных: отраслей 1/5

- Развернутая карта будущего: тренды, технологии, форматы

- События, подтверждающие тренды и технологии

- Карта возможностей и угроз

- Карта проектов - Ставки на будущее

Люди: 25-100 чел Эксперты отрасли: 4/7 Эксперты смежных отраслей: 2/7 Пользователи: 1/7

Определение новых

потенциальных возможностей и

угроз

Время: несколько дней.

Время: 4 -5 часов

Время: 4 -5 часов

Время: 3 - 6 часов

1-й день

2-й день

Алгоритм управления форсайтом Помните, что управление форсайтом – это творчество, искусство. Каждый проект –

своеобразен и уникален. Понять как управлять, можно только управляя, делая ошибки и не боясь их. Но есть вехи, через которые вы обязательно будете проходить.

Получение заказа на форсайт

Коммуникация с заказчиком

- Результаты по итогам форсайта для конкретного заказчика

- Материалы по успешным кейсам

- Подготовка презентации о методике

- Проект договора

- Понимание заказчика и сферы форсайта

- Задачи на форсайт - Ожидаемые результаты - Необходимые материалы от

заказчика для подготовки - Участники, помещение, трансфер - Стоимость работ / подбор

механизма оплаты - Оформление и подписание

договора

Подготовка форсайта

- Построение модели команды и сборка команды

- Расчет финансовой модели - Управление подготовкой материалов:

аналитика, вопросы, оргвстречи - Управление площадкой: помещение,

мат. и технич. ресурсы, питание и пр. - Материалы для сессии от ведущего:

презентация, программа, постановка - Подготовительные материалы от

модераторов

Проведение форсайта

- Управление ресурсами на площадке (мат/тех обеспечение, питание, участники, модераторы)

- Связанность команды и ведущего - Коммуникации с экспертами - Коммуникация с участниками: ответы

на вопросы.

- Знать конфигурацию отчетности форсайта: карта, аналитическая записка, дорожная карта, аналитический отчет, рекомендации и т.п. Подобрать заранее необходимых исполнителей для сборки отчетности.

- Обеспечить своевременную сдачу итоговых материалов, собрать комментарии заказчика, обеспечить доработку и т.п.

- Закрыть финансовые обязательства перед командой и аустсорс-командой.

- Коммуникации с заказчиком по закрытию проекта

Упаковка форсайта

Выбираем команду на форсайт. А кто нужен-то?

• Ведущий – нужен всегда. Чаще всего ведущий и руководитель проекта один человек. Но бывают ситуации, когда ведущий приглашенный – эксперт или профессиональный ведущий (тогда они работают в связке).

• Аналитик – хорошая практика иметь отдельного человека для подготовки материалов к форсайту, промежуточной сборки результатов, сборки материалов для отчетности. Аналитик работает в связке с руководителем проекта и менеджером от запуска до завершения проекта. Уровень аналитика для проекта зависит от задач проекта. Чем более сложные задачи, тем большим функционалом должен обладать аналитик. На проекте могут быть два аналитика: аналитик –сборщик (выводы, сборки) и аналитик-упаковщик (написание отчета)

• Первый модератор. Количество модераторов определяется числом участников и количеством групп. Оптимально число людей в группе от 10 до 15. Если людей в группе более 20, а дизайн сессии не подразумевает дробление на большое количество групп, то в помощь первому модератору берется второй.

• Второй модератор. Если позволяет бюджет, то второго модератора лучше ставить всегда. Второй модератор работает с картой, переносит на карточки и размещает на карте сущности, подхватывает дискуссию, ведет микрогруппу, разъясняет индивидуальные вопросы из группы в процессе работы на малых группах, так же фиксирует «+» и «–», находки по методике проведения. На больших группах второй модератор подхватывает микрогруппу внутри группы.

• Летописец – необходим не всегда, но лишним не бывает. Может быть предоставлен как волонтер от заказчика. Оцифровывает карту и все материалы по ходу сессии, если требуется промежуточная сборка между двумя / тремя днями сессии

• Администратор – необходим в помощь менеджеру на сложных и выездных проектах.

Выбираем команду под форсайт. Факторы, влияющие на подбор модераторов

1. Какой тип форсайта: - Отрасль - Образование - Региональное развитие - Общественные движения 2. Опыт работы модератором - Модерирование на разных типах форсайтов - Сборка различных документов по

итогам форсайта - Представление результатов перед

заказчиком

Первый модератор должен обладать следующими компетенциями:

а) Хорошо знать сферу форсайта б) Свободно работать с методологией форсайта в) Владеть межотраслевыми знаниями г) Знать современные технологии / технологии будущего д) Знать международные кейсы и лучшие практики по применению новых технологий е) собирать результат по ходу сессии ж) Уметь работать с определенным типом аудитории (чиновники / образованцы / управленцы / отраслевики и т.п.) з) Уметь работать со сложной аудиторией и) Работать в любых условиях площадки

Что важно знать и помнить при расчете бюджета?

• Как вы проводите оплату за форсайт-сессию? - через подрядчика безналичным расчетом

- прямым контрактованием каждого члена команды

- наличным расчетом

• Какой налога необходимо уплатить? - НДС (18%)

- Упрощенный налог (6%)

- НДФЛ (13 %)

• Налог всегда входит в сумму договора!

• Входит ли печать материалов в сумму договора?

• Входит ли трансфер и проживание в сумму договора?

• Всегда в сумме договора должен быть запас средств в размере 10 % на непредвиденные расходы.

Базовые ставки для расчета бюджета

• Ведущий - от 30 - 40 тр за день (в зависимости от уровня ведущего)

• Аналитик (если требуется сборка) от 60 до 100 за сессию. Зависит от объема сборки

• Менеджер - от 30 тр за однодневную сессию (зависит от задач)

• Первый Модератор – от 15 тр день • Второй модератор - от 10 тр день • Администратор – от 10 тр за день • Летописец – волонтерская деятельность • Оцифровка и дизайн карт – от 5-7 тр за карту

Оплата труда по подготовке, проведению и упаковке сессии

Блоки финансирования Стоимость услуг

С учетом НДФЛ

(если у вас

индивидуальное

контрактование)

Описание

Предсессионная

подготовка: От 100 до 200 т.р.

аналитика, разработка сценария,

интервьюирование экспертов,

подготовка базовых (протокарт)

Проведение сессии Оплата всех позиций *кол-

во дней. От 300 до … т.р.

Работа модераторов, ведущего,

администратора

Упаковка результата От 100 до 400 т.р.

Оцифровка, визуализация,

верификация, итоговая аналитика,

отчеты, дорожные карты,

рекомендации и т.п..

Материальное

обеспечение 50 – 70 т.р.

Печать материалов: карты,

карточки, гумфикс, маркеры,

флипчарты и т.д.

Административное

обеспечение До 60 т.р.

Бэк-офис, визуализаторы,

фотографы, видеооператоры, ИТ-

специалисты

ИТОГО

Бюджет. Материально-технические расходы на помещение (если они по договору являются зоной вашей

ответственности)

Статья расходов Стоимость ед. Количество ед. Количество дней

/ раз

Сумма, включая НДС

Питание (обед)

Кофе-брейк

ИТОГО

Аренда помещений Количество

дней

Количество

помещений Стоимость за день

Сумма, без

НДС

Сумма,

включая НДС

Аудитория 1 от 20 до 80 т.р.

Штабное помещение 1 от 10 до 20 т.р.

ИТОГО

Аренда оборудования Количество

дней

Количество

ед. Стоимость за день

Сумма, без

НДС

Сумма,

включая НДС

Система звукоусиления 1 кВт, включая

1 радиомикрофон 1 1 6 000

Радиомикрофон 1 1 2000

Флипчарт 1 1 1500

Ноутбук (штаб) 1 1 5000 (+залог)

МФУ (А4) (штаб) 1 1 10000 (+залог)

ИТОГО