Положение о документообороте

Положение о документообороте Типовой пример

Положение о документообороте

8 декабря 2010

Андрей Грибков

Типовой пример

2


• «Организации должны определить и документально зафиксировать политику в области управления документами»

• «Организации должны обеспечить информирование об этой политике и её применение на всех организационных уровнях»

• «Политика должна быть принята и одобрена на высшем уровне принятия управленческих решений и распространена во всей организации. Так же следует распределить ответственность за её соблюдение»

(п.6.2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)

3

• «Документация, описывающая процессы управления документами и документные системы, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение»

(п.9.10. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)


4

• Структура документа:1. Основные (общие) положения2. Прием, учет, регистрация, прохождение и

отправка корреспонденции 3. Требования к порядку составления и оформления

документов 4. Составление номенклатур дел, формирование и

оформление дел 5. Порядок передачи документов на хранение в

архив


5

• Основные (общие) положения1.1 Цель создания документа1.2. Область применения документаВ организациях с развитой структурой документооборота могут использоваться несколько регламентов по документообороту:- Положение о делопроизводстве- Положение о договорной деятельности и т.д.


6

2. Прием, учет, регистрация, прохождение и отправка корреспонденции2.1. Включение документов в систему (п.9.3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)2.2. Регистрация (п.9.4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)2.3. Классификация (п.9.5. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)2.4. Доступ (п.9.7. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)


7

3. Требования к порядку составления и оформления документов«Документ должен правильно отражать то, что сообщено или решено, или предпринятое действие. Он должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится и использоваться в целях отчетности. Помимо содержания, документ должен иметь метаданные, отражающие операции деловой деятельности, или быть постоянно связанным или объединенным с ними.» (п.7.2.1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)

*Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)


8

4. Составление номенклатур дел, формирование и оформление дел «Определение состава документов в документной системе базируется на анализе регулирующей среды и требований деловой деятельности и отчетности, а так же на анализе рисков в случае, если документы не включены в систему». (п.9.1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)


9

5. Порядок передачи документов на хранение в архив«Принятие решений о сроках хранения документов в документной системе основывается на оценке регулирующей среды, требований деловой деятельности и подотчетности,а также оценке риска». (п.9.2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)«Документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность и сохранность в течении установленного периода времени». (п.9.6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)


10

Регламентные документы организации вводятся в действие Приказом, содержащим статьи о:

- Дате начала действия регламентного документа

- Назначении ответственного за ознакомление с содержанием приказа и регламентного документа

- Контроле за исполнением Приказа


11

Документы, которые нужны для составления Положения:

- Устав;- Управленческая структура предприятия

(бизнес-схема);- Фирменные бланки;- Положения вышестоящего органа,

регламентирующего документооборот (министерства, холдинги, УК)

- Номенклатура дел (перечень документов на архивное хранение)


12

Стоимость услуги по составлению Положения для средней компании в Москве =100-120 000 руб. (с обследованием), длительность 2-3недели (на разработку)


Информация к действию

13

Мы готовы ответить на Ваши вопросы и продемонстрировать, как решения 1С помогут сделать Ваш бизнес эффективнее!

Позвоните нам сегодня!

+7 (495) 229-44-04Вы можете задать интересующие Вас вопросы, написав нам письмо по адресу:

[email protected]

Мы будем рады видеть Вас в нашем офисе. Приходите на чашечку кофеНаш адрес:

Москва, пер. Добролюбова, 3

Подробную информацию о компании Вы можете найти на нашем сайте

www.project.razdolie.ru

Documents

Положение о документообороте