ניהול פרויקטים

PMP, הברברגאיציק

מטרת ההדרכה

הרחבת הידע לגבי ניהול הפרויקטים•

טיפים לניהול פרויקטים•

י התמקצעות בפרויקטים"שיפור ביצועי ארגון ע•

?מהו פרויקט

מאמץ זמני ליצירת שירות או מוצר ייחודי= פרויקט •

יש לשים לב להבדל בין תחזוקה לפרויקט•

יש לשים לב שפרויקט מוגבל בזמן•

?בעלי העניין בפרויקט

בעלי העניין הם הגורמים המעורבים ומשפיעים על •

הפרויקט

בין בעלי עניין שונים" התנגשות"לעיתים יש •

( הצרכן )יש לתעדף פתרונות לטובת הלקוח הסופי •

שאמור ליהנות מהתוצאות

אקטיבי-ניהול בעלי העניין חייב להיות פרו•

חובה לגלות את בעלי העניין ולשלבם להצלחת הפרויקט•

?מיהם בעלי העניין

:בעלי העניין הם •

מנהל הפרויקט–

לקוח–

הבעלים –

ספונסר–

צוות–

צרכן–

סביבה–

בעל הממון ועוד, קבלן , ספק , יזם –

ניהול פרויקטים

שיטות וטכניקות לעמידה בדרישות של , ידע , סט כלים •

בעלי העניין ובציפיות

מבנה הפרויקט

פרויקט בנוי בשלבים•

כול שלב צריך לכלול תוצר שניתן למדוד•

בסיום כול שלב יש לקבוע האם הסתיים בהצלחה•

של הפרויקט" חיים"מבנה ה

העלויות וניצול כוח האדם נמוך בתחילת הפרויקט ועולים במהלך •שלבי הפרויקט

הסבירות להצלחת הפרויקט גדלה ככול שמתקדמים בשלבי •הפרויקט

תכונות מנהל הפרויקט

(הנעה, משאבים, כיוון )מנהיגות •

תקשורת פתוחה ומובנת •

מ מתקדמות להגעה להסכמה"יכולות מו•

(זיהוי בעיית שורש ופתרונות אפשריים)יכולות לפתור בעיות •

השפעה על הארגון•

אקטיבי-פרו•

מבנה ארגוניעובד כפוף למנהל מקצועי, מבנה קלאסי של ארגון –פונקציונאלי –

עובדים כפופים למנהל פרויקט בלבד–פרויקטאלי –אין שייכות לצוות–יעילות ארגונית •חוסר מקצועיות–נאמנות •כפילות בצוותים וחוסר יעילות משאבים–תקשורת אפקטיבית •

(מנהל פרויקט)לכול עובד שני מנהלים מקצועי וניהולי –מטריציוני–יותר מבוס אחד –מנהל פרויקט מנהל •יותר מסובך לבקר–יותר תמיכה •קושי בשיבוץ –יעילות בשיבוץ משאבים •תחרות על עדיפות –שיתוף מידע •תהליכים ונהלים–תיאום •פוטנציאל לויכוחים–כולם באותו מיקום•

שלבי הפרויקט

ייזום הפרויקט–ייזום •

בניית תוכנית עבודה לפרויקט –תכנון •

תיאום משאבים ליישום הפרויקט–ביצוע •

וידוא עמידה בתוכנית והשגת היעדים –בקרה •

קבלת אישור השלמת הפרויקט–סיום •

שלבי הפרויקט המשך

ניתן לבצע חלק מהשלבים במקביל•

שלב מקדים מכין את התשתית לשלב הבא•

במידה ומתגלה כשל בשלב יש לחזור ולבדוק את תוצרי •השלב המקדים

"זהב"משולש ה

"זהב"מצליחים לעמוד בהצלחה במשולש ה 26%רק •

מנהל פרויקט

מטעם הלקוח

מנהל פרויקט Customer Customer

Help Desk

Logistics

SystemEngineer

QA

Installation

Support

Techexperts

לקוח

איש קשר ראשי מול הלקוח

התנעה תכנון ביצוע סיוםהעברה

לשירות

םבי

אש

מ מינוי

מנהל

פרויקט

השלב

הקריטי

בקרה

ישיבת

בנייתהתנעה

צוות

פרויקט

בדיקות

קבלה הגשת

תיעוד אישור מהלקוח

לסיום סיום

פרויקט

הפקת

לקחים

מעקב

סיכונים

ישיבות

סטאטוס

שלבי הפרויקט

התנעת הפרויקט

סיכונים , מידע היסטורי הנו המפתח לכול תהליך תכנון •ועוד

בתהליך הייזום והתכנון יש חשיבות רבה לתקשר את •הפרויקט

מומלץ להוציא הודעה על פתיחת פרויקט•

יש לאתר את כלל גורמי המפתח ובעלי העניין בפרויקט•

יש לקיים ישיבת התנעה לפרויקט •

יש לגבש ולבנות את צוות הפרויקט•

ז"תכנון לו

יש לרשום את המשימות השונות •

(P + 4M + O)/6יש לקבוע זמן מקובל לכול משימה •

יש לקבוע סדר קדימויות•

יש לאתר את הנתיב הקריטי•

יש לבחון האם כול המשאבים זמינים•

ז"יש לבצע מעקב שוטף אחר התקדמות הלו•

יש לבצע מהלכים מתקנים•

LAG, תוספת משאבים , Fast Tracking: ז "קיצור לו•

תכנון תכולה

צוות הפרויקט צריך להיות שותף לתכנון•

תכנון ברמה גבוהה יוביל לתוצאות טובות יותר ולהצלחה•

(High Level Design)יש לבנות תכנון על לפרויקט •

(Scope Of Work)מקובל לבנות מסמך חלוקת אחריות •

(LLD)לאחר השלמת תכנון על יש לגשת לתכנון פרטני •

יש להכין תוכנית פרטניות למעברים•

כיצד ומתי לבצע, יש לתכנן חזרה לאחור בשלבים •

תכנון פיננסי

יש להיעזר במידע היסטורי לגבי פרויקטים דומים•

אך לוקח יותר זמן, יהיה יותר מדויק Bottom Upתכנון •

יש לשקלל סיכון בתכנון ולשמר עתודות במידה וניתן•

ז משפיע"בלו/באיכות/יש לשים לב ששינוי בתכולה•

(בונוסים,יעילות)יש לבחון שיטות להגדלת רווחיות •

לעשות בעצמנו/יש לבחון האם לרכוש•

מ על העלות מול קבלנים"יש לקיים מו•

מהכישלון בפרויקטים נובע מתכנון פיננסי שגוי 25%•

תכנון הפרויקט

יש לוודא בקרה אחר התוצרים השונים כולל מסמך •

(Acceptance Test Procedure)בדיקות

יש לתכנן את צורת התקשורת עם כלל בעלי העניין •

ועידות ועוד,פגישות,שיחות,ל"השונים כולל דוא

סיכונים

הזדמנות /יש לזהות סיכונים אשר עלולים להוות איום•בפרויקט

יש לאתר סיכונים לאור לקחי עבר והנחות יסוד בפרויקט•

יש לבצע הערכה של כול סיכון וסיכון•

:יש לשקול כיצד לפעול עם כול סיכון •?האם לקבל –

?להכין תוכנית מגירה –

?האם לעקוף –

?האם לרכוש ביטוח –

סיכונים

יש לבצע מעקב קבוע אחר סיכונים ולנסות לאתר סיכונים •לכול אורך שלבי הפרויקט

שמסייע לאיתור סיכונים Post Mortemקיים כלי שנקרא •

י הכפלה של "חישוב ציון לשבירות מבוצע ע•השפעה Xסבירות

סיכונים עיקריים 10-12לרוב מקובל לנהל עד •

ביצוע

השלב שבו מירב העלות והמשאבים מושקעים•

יש להפיץ מידע לכלל הגורמים•

קבלנים ועוד/יש לבחון את ביצועי הצוות•

יש לוודא עמידה בתכולה שנקבעה•

יש לקיים ישיבות סטאטוס וועדות היגוי•

יש לפתח את צוות הפרויקט•

יש להפיץ מידע ולשתף בעלי עניין•

בקרה

מנת לעמוד בתכנון-יש לבצע בקרה על•

BASELINEיש לשמר •

יש ליזום התאמות ותיקונים במידת הצורך•

יש לבחון את איכות התוצרים•

אקטיבית-יש ליזום גישה פרו•

במידה ונדרש שינוי יש לקבל אישור ולהפיץ תוכנית לכול•

(סקר לדוגמא)יש לבחון את שביעות רצון בעלי העניין •

יש לבחון את הסיכונים וכן לנסות לאתר חדשים•

ז של הפרויקט והעלות"יש להקפיד על הלו•

סיום הפרויקט

העברה לשירות ועוד, יש לבצע סגירה ניהולית של חוזים •

יש להגיש תיעוד סופי•

יש לבצע סקרי שביעות רצון•

חשוב ביותר–יש לבצע הפקת לקחים •

יש לשחרר את צוות הפרויקט ולהודות לו•

יש לחגוג הצלחות•

PRפרסום •

דגשים נוספים

יש לבחון קבלה ואישור של כול פרויקט•

TEMPLATEמומלץ להשתמש במסמכי •

היות ותקשורת הנה קריטית יש להקפיד לוודא שכול •

מסר עובר בשלמותו לצד השני

מטרת הפרויקט הנה לשמר את היחסים בין הגופים•

יש לשמר כללי אתיקה מקובלים•

יש לשים דגש על הפקת לקחים •

תודה