Система бизнес-моделирования, регламентации и управления эффективностью Бизнес-инженер 7

г. Москва, тел.: +7 (495) 788-72-47, E-mail: [email protected], Internet: www.betec.ru

Система бизнес-моделирования, регламентации и управления

эффективностью

Бизнес-инженер

(презентация)

mailto:[email protected]

http://www.betec.ru/

Система Бизнес-инженер - профессиональное программное средство бизнес-моделирования, разработки регламентирующих документов и управления эффективностью организации.

Бизнес-инженер поддерживает полный цикл бизнес-анализа и проектирования организации - от разработки стратегических целей и ключевых показателей до построения оптимальных бизнес-процессов и оргструктуры, их поддерживающей.

Благодаря своим функциональным возможностям и преимуществам Бизнес-инженер является одним из наиболее современных, многофункциональных и гибких средств данного класса, способных удовлетворить потребности предприятий любого масштаба.

На сегодняшний день пользователями системы являются более 500 предприятий РФ и СНГ из различных отраслей, от небольших коммерческих организаций до крупнейших промышленных предприятий России.

Система Бизнес-инженер

3 Бизнес-инженер

Проектирование организации:от стратегии к бизнес-процессам и оргструктуре

Стратегия - Какие цели нужно достичь?Как это сделать?Кто является потребителем?Какие потребности удовлетворять?Какие продукты производить?

Бизнес-процессы – Что нужно делать для того, чтобы достичь стратегические цели?Что нужно сделать, чтобыкачественно, результативно и эффективно произвести продукты и оказать услуги?Каким образом это нужно сделать?

Организационная структура – Кто же все это будет делать?


Основные задачи, решаемые системой Бизнес-инженер1. Создание интегрированной (взаимосвязанной) модели деятельности

организации: «Стратегия <> Процессы <> Оргструктура <> Показатели».

2. Автоматизация работ по разработке и актуализации схем процессов, оргструктуры и распределения ответственности.

3. Автоматическое формирование на основе модели регламентирующих документов (регламентов процессов, положений о подразделениях, должностных инструкций) и отчетов: о выполнении показателей в разрезе стратегических целей, процессов, подразделений и должностей и др.

4. Бизнес-анализ: расчет трудозатрат и численности, функционально-стоимостной анализ, процессное бюджетирование, анализ длительности и эффективности операционного цикла, анализ организационной фрагментарности, анализ распределения ответственности, анализ выполнения ключевых показателей и расчет премий, статистический анализ и математическое моделирование, сравнительный анализ (бенчмаркинг) и др.

5. Хранение моделей в едином репозитории (на сервере в базе данных), организация многопользовательской удаленной работы, распределение прав доступа.

6. Обеспечение простого и массового просмотра процессов, оргструктуры, регламентов, отчетов и показателей посредством портала (любого веб-браузера) с учетом прав доступа, а также через персональный кабинет).


Задачи, в решении которых используетсясистема Бизнес-инженер

1. Оптимизация бизнес-процессов:• Повышение производительности• Снижение издержек• Уменьшение времени процессов• Повышение качества процессов, уменьшение операционных рисков

2. Прозрачность, контролируемость и управляемость бизнеса, наведение порядка, реализация стратегии, поддержание роста

3. Построение эффективной организационной структуры. Реструктуризация4. Проектирование новых бизнес-направлений и бизнес-процессов5. Тиражирование бизнеса, унификация процессов и организационных структур6. Автоматизация7. Правильный подбор персонала. Мотивация. Уменьшение персоналозависимости.8. Регламентация. Высвобождение времени руководителя. Повышение эффективности

работы персонала9. Финансы. Себестоимость объектов учета. Управленческий учет. Бюджетирование10. Повышение рыночной стоимости, инвестиционной привлекательности, имиджа,

выход на новые рынки, «ISO 9000»


Управление процессами

CUSSUP

1. Выделены бизнес-процессы1. Выделены бизнес-процессы

3. Определены границы бизнес-процессов (входы, выходы, поставщики, клиенты)

3. Определены границы бизнес-процессов (входы, выходы, поставщики, клиенты)

4. Разработаны ключевые показатели и на их основе создана система планиро- вания и отчетности по бизнес-процессам

4. Разработаны ключевые показатели и на их основе создана система планиро- вания и отчетности по бизнес-процессам

Отчет

6. П

рово

дитс

я по

стоя

нны

й ан

ализ

и у

лучш

ение

биз

нес-

проц

ессо

в

6. П

рово

дитс

я по

стоя

нны

й ан

ализ

и у

лучш

ение

биз

нес-

проц

ессо

в

План KPI

2. Определены владельцы бизнес- процессов и их полномочия

2. Определены владельцы бизнес- процессов и их полномочия

5. Описаны бизнес-процессы (работы, их взаимосвязь, информационные и материальные потоки и прочие элементы)

5. Описаны бизнес-процессы (работы, их взаимосвязь, информационные и материальные потоки и прочие элементы)


Разработка процессно-организационной модели

Сеть процессов верхнего уровня компании

Осн

овны

е пр

оцес

сыО

бесп

ечив

ающ

ие

проц

ессы

Про

цесс

ы

упра

влен

ия

Закупка сырья и материалов

Управление проектами развития

Управление персоналом

Управление бизнес-

процессами и качеством

Управление маркетингом

Управление финансами

Стратегическое управление

Ремонт и модернизация оборудования

Капитальный ремонт и

строительство

ИТ-обеспечение и связь

Юридическое обеспечение

Обеспечение безопасности

Административно-хозяйственное обеспечение

Продажа продукции

Доставка продукции

потребителям

Продажа услуг контрактного производства

Производство продукции

Отв.: Директор по снабжению

Отв.: Директор по развитию

Отв.: Директор по персоналу


Отв.: Директор по продажам продукции

Отв.: Финансовый директор


Отв.: Директор по производству

Отв.: Директор по общим вопросам

Отв.: Директор по информационным

технологиям

Отв.: Финансовый директор



Отв.: Директор по продажам продукции

Отв.: Директор по транспорту

Отв.: Директор по контрактному производству

Отв.: Директор по производству


Описание и проектирование организационной структуры

Организационная структура компании верхнего уровня

Генеральный директор

Директор по снабжению

Директор по производству

Директор по продажам продукции

Директор по контрактному производству

Директор по транспорту

Директор по персоналу

Директор по общим

вопросам

Директор по развитию

Финансовый директор

Директор по информацио

нным технологиям

- Закупка сырья и материалов

- Производство продукции

- Ремонт и модернизация оборудования

- Продажа продукции

- Управление маркетингом

- Продажа услуг контрактного производства

- Доставка продукции потребителям

- Управление персоналом

- Административно-хозяйственное обеспечение

- Обеспечение безопасности

- Капитальный ремонт и строительство

- Стратегическое управление

- Управление проектами развития

- Управление бизнес-процессами и качеством

- Управление финансами

- Юридическое обеспечение

- ИТ-обеспечение и связь

Автоматическое формирование организационных диаграмм с отображением выполняемых процессов и анализ распределения ответственности


Автоматическое формирование

организационных диаграмм и расчет

штатной и фактической численности, а также

вакансий по должностям и

подразделениям

Описание и проектирование оргструктуры


Описание и проектирование оргструктуры

Начальник отдела кадров

Менеджер по подбору

персонала

Менеджер по трудовым

отношениям

Секретарь отдела

Отдел кадров

Оргструктура подразделения "Отдел кадров"

- Иванов С.П.

- Беляева Н.А.- Дворников А.П.- Петрова Е.А.- Полозков И.В.

- Головин П.А.- Смирнова Л.В.

- *** Котова И.Ю. (совм.)

Организационные единицы,имеющие совместилей (совм.)

Автоматическое формирование

организационных диаграмм с

отображением сотрудников и анализ

расстановки персонала по должностям и подразделениям


Разработка и анализ матрицы распределения

ответственности за процессы

Определение процессов и оргединиц,имеющих наибольшее

количество связей


Разработка обычной блок-схемы,

функционально-стоимостной анализ

(ФСА) процессов

Процессуровня 2

5.4. Подбор продавцов

Ответственный: Менеджер по подбору

Дата:12.11.2012

Версия:1.0

Прием звонка от кандидата

Проведение собеседования

Тестирование кандидата

Принятие решения о приеме кандидата

Информирование кандидата о приеме

Информирование кандидата об отказе

Оформление трудовых отношений

Поступил звонок от кандидата

Решение положительно?

Продавец подобран

Кандидат проинформирован об отказе в приеме

Да

Нет


Менеджер по оценке

Руководитель продаж


Менеджер по труду


Юрист

Вр: 6 мин. Кол-во: 2

Ст: 103 руб.Тр: 0,2 час.Вр: 60 мин. Кол-во: 2

Ст: 1 030 руб.Тр: 2 час.Вр: 60 мин. Кол-во: 2

Ст: 2 890 руб.Тр: 2 час.Вр: 15 мин. Кол-во: 2

Ст: 432 руб.Тр: 0,5 час.


Ст: 129 руб.Тр: 0,25 час.


Ст: 52 руб.Тр: 0,1 час.Вр: 180 мин. Кол-во: 1

Ст: 2 141 руб.Тр: 3,75 час.

Объект ФСА-анализа: Подбор 1-го продавцаИтого по процессу: - стоимость временных ресурсов: 4 976 руб. - стоимость не временных ресурсов: 7 278 руб. - стоимость процесса: 12 254 руб. - временные трудозатраты: 8,8 час.

Процессы категории "А" (80% общей стоимости)


Функционально-стоимостной анализ (ФСА) процессов


Функционально-стоимостной анализ (ФСА) процессов


Процессное бюджетирование (ABB - Activity Based Budgeting)Процессуровня 2

5.5. Кредитование Ответственный: Отдел кредирования Дата:10.02.2015

Версия:1.0

Принятие заявки

Подготовка отчетов

Принятие решения

Подготовка документов

Выдача кредита

Клие

нтск

ий м

енед

жер

Спец

иали

стКр

едит

ный

инсп

екто

рЭк

оном

ист

Касс

ир

Решение положите

льно?

Да (5 из 6)

Око

нчан

ие

Нет (1 из 6)

Запрос Принятая заявка

Отчет по кредиту

Отчет по заемщику

Итоговый отчет

Одобренная заявка

Пакет документов

Выданный кредит

Нача

ло

Око

нчан

ие

Одобренная заявка

Вр: 120 мин. К-во: 6 000

Ст: 294 000 $Тр: 12 000 час.Вр: 60 мин. К-во: 18 000


Ст: 354 000 $Тр: 12 000 час.

Вр: 480 мин. К-во: 5 000


Ст: 440 000 $Тр: 20 000 час.

Объект ФСА-анализа: Бюджет процесса на год (ABB)Итого по процессу: - стоимость процесса: 2 029 000 $ - временные трудозатраты: 102 000 час.

Процессы категории "А" (80% общей стоимости)


Процессное бюджетирование (ABB - Activity Based Budgeting)


Процессное бюджетирование (ABB - Activity Based Budgeting)


Разработка блок-схемы с дорожками, расчет трудозатрат и численности персонала

Пост

упил

и за

купл

енны

е сы

рье

и ма

тери

алы

Сырь

е и

мате

риал

ы

разм

ещен

ы н

а ск

ладе

Перемещение паллеты на складское

место

Проверка качества

содержимого паллеты

Изъятие паллеты из контейнера

Проверка товарных

документов

Процессуровня 2

B2.4. Складирование сырья и материалов

Ответственный: Начальник склада сырья и материалов

Дата:27.02.2012

Версия:1.01

Отд

ел с

клад

ской

обр

абот

киГр

уппа

конт

роля

каче

ства

Время: 18 мин. Кол-во: 6 000

Труд.: 1 800 час. Числ.: 14,14 чел.


Труд.: 666,67 час. Числ.: 5,24 чел.


Труд.: 500 час. Числ.: 3,93 чел.


Труд.: 125 час. Числ.: 0,98 чел.

Период расчета трудозатрат: МесяцКоличество рабочих часов в периоде: 164,17 час.Перерывы: 8.3% Отпуска: 11% Прогулы: 5%Итого по процессу: - трудозатраты процесса: 3 091,67 час. - численность исполнителей: 24,29 чел.

Процессы категории "А" (80% общих трудозатрат)


Анализ трудозатрат и численности персонала


Разработка схемы процесса в нотации ARIS EPC

Наличие основных графических моделей методологии ARIS


3.1.4. Разработка и формирование отчетовФормирование положений о бизнес-процессах и регламентов процессов


Формирование положений о структурных подразделениях и отделах


Разработка и формирование отчетов в Бизнес-инженерФормирование должностных инструкций


Анализ проблем процесса и разработка решений по их устранению - корректирующих и предупреждающих

воздействий

Диаграмма решений проблемы"Длительное оформление заказа на закупку"

Упорядочить справочник номенклатуры по названиям,

ГОСТу и оформлению

Разработать порядок по работе со справочником

номенклатуры, распределить права доступа на внесение и

изменение данных

Упростить работу в ИТ-системе, уменьшить

количество действий, разработать более удобный

интерфейс

Разработать регламент формирования первичных

заявок на закупку, установить программное обеспечение и

провести обучение

Длительное оформление

заказа на закупку


Причинно-следственный анализ проблем, несоответствий и рисков процессов

Диаграмма причинно-следственного анализа (Исикавы) проблемы"Качество изготовления деталей"

Оборудование и инструментПерсонал

Материал

МетодСреда

Квалификация

Состояние

ЗдоровьеОбразование

ПодготовкаОпыт

Сосредоточенность

ВниманиеУсталость

Болезнь

ОперацияКонтроль

Стабильность

РазбалансировкаМетод

Деталь

Изделия

Качество

Компоненты

ХранениеУстановка

Обработка

Порядок установки

Сила крепления

Скорость

Процедура

Физические параметры

Температура

Освещение

Качество изготовления

деталей


Плохое управление временем

Неоптимальное распределение

ответственности

Диаграмма причинно-следственного анализа и решения проблемы"Избыточная численность персонала"

Внед

рени

е Та

йм-

мене

джме

нта

Большая трудоемкость

работ

Дублирование работ

Выполнение лишних работ

Опт

имиз

ация

би

знес

-пр

оцес

сов

Повы

шен

ие

гибк

ости

пе

рсон

ала

Норм

иров

ание

тр

уда

Пере

дача

на

аутс

орси

нг,

обуч

ение

Авто

мати

заци

я би

знес

-пр

оцес

сов

Опт

имиз

ация

ор

гстр

укту

ры

Опт

имиз

ация

би

знес

-пр

оцес

сов

Низкая гибкость

Занижены нормы

Излишки или резервы (запасы)

трудовых ресурсов

Недостаток компетенций

Нерациональное выполнение

бизнес-процессов

Неоптимальные бизнес-процессы

Избыточная численность персоналаПервая группа

причин

Р е ш е н и я

Проблема

Вторая группа причин

Скрытые резервы

Открытые резервы

Повы

шен

ие

стаб

ильн

ости

пр

оцес

сов

Нестабильность

Причинно-следственный анализ проблем и разработка решений по их устранению


Разработка и контроль выполнения ключевых показателей

Стратегические целичерез систему ключевых

показателей – KPI каскадируются набизнес-процессы и

организационную структуру

Стратегические цели


Разработка, контроль и анализ достижения стратегических целей


Разработка, контроль и анализ выполнения стратегических показателей


Ведение таблиц со значениями показателей


План-фактный анализ выполнения показателей


Организационная структура компании верхнего уровня

Генеральный директор

Директор по снабжению

Директор по производству

Директор по продажам продукции

Директор по контрактному производству

Директор по транспорту

Директор по персоналу

Директор по общим

вопросам

Директор по развитию

Финансовый директор

Директор по информацио

нным технологиям

KPI: 1 СИВ: 102%

KPI: 11 СИВ: 96% KPI: 20 СИВ: 97% KPI: 17 СИВ: 99% KPI: 10 СИВ: 76% KPI: 9 СИВ: 101% KPI: 12 СИВ: 78%KPI: 30 СИВ: 99% KPI: 30 СИВ: 98% KPI: 22 СИВ: 104%KPI: 16 СИВ: 70%

СИВ < 80% 80% < СИВ < 100% 100% < СИВ

Разработка, контроль и анализ выполнения показателей подразделений и должностей




Отдел складской обработки

Группа контроля качества

Склад сырья и материалов

Оргструктура подразделения "Склад сырья и материалов"

KPI: 2 СИВ: 113% KPI: 2 СИВ: 98%

KPI: 5 СИВ: 104%

СИВ < 80% 80% < СИВ < 100% 100% < СИВ





Интеграция с различными корпоративными информационными системами и автоматический сбор

значений показателей

BPM-системаБизнес-инженер

Финансы, экономикаи бухучет

Продажа, работа с

клиентами, маркетинг

(CRM)

Документообо-рот и контроль

исполнения(Workflow)

Снабжение, транспорти-ровка, скла-дирование

Персонали прочиесистемы

Произ-водство иремонты

Прочиесистемы

Информационные системы предприятия

Ключевые показатели (KPI) и данные для их расчета

Комплексные планы иотчеты по KPI предприятия, процессов, подразделений

и должностей

Полная автоматизация Единая система KPI Разграничение доступа

Ручной ввод KPI и данных для их

расчета

Ручной ввод KPI и данных для их

расчета

KPI и данные

для их расчета


Состав системы Бизнес-инженер

График-студио Лайт

Бизнес-инженер

Web-браузеры

Лайт 3Лайт 2Лайт 1

Бизнес-инженер 1

Microsoft SQL Server

Бизнес-инженер 2 Бизнес-инженер...

Лайт 4 Лайт 6Лайт 5 Лайт... Лайт... Лайт...

Бизнес-инженер Web-портал

Web-браузер 1

Web-браузер 2

Web-браузер...

Internet ExplorerMozilla Firefox

Opera

ChromeSafari

Netscape Navigator

Бизнес-инженер Сервер


Просмотр схем процессов, показателей, регламентов и отчетов на портале


Библиотечный проект с типовыми процессами, стратегическими целями и ключевыми показателями


Основные преимущества системы Бизнес-инженер1. Распространенные нотации описания процессов - система включает

распространенные графические нотации и методологии описания процессов: Обычная блок-схема Блок-схема с дорожками ARIS EPC (Event-driven process chain diagram) ARIS VAD (Value-added chain diagram) BPMN (Business Process Model and Notation) IDEF0 и IDEF3 а также другие нотации и методологии

2. Бизнес-анализ – система включает следующие виды бизнес-анализа: Расчет трудозатрат и численности процессов и подразделений, оценка

инициатив Функционально-стоимостной анализ процессов и процессное

бюджетирование Анализ длительности и эффективности операционного цикла процессов Анализ организационной фрагментарности процессов Анализ распределения ответственности за процессы Анализ выполнения показателей процессов, подразделений и должностей Расчет премий на основе выполнения мотивационных целей и показателей Причинно-следственный анализ проблем, несоответствий, рисков Статистический анализ и математическое моделирование Сравнительный анализ (бенчмаркинг) на основе использования библиотеки

типовых процессов, целей/KPI и др.


Основные преимущества системы Бизнес-инженер3. Гибкость - система позволяет быстро создавать новые:

Классификаторы (справочники) Матрицы (связи между классификаторами) Атрибуты (реквизиты) для классификаторов и матриц Пользовательские типы данных (перечисления) Таблицы для хранения, вычисления и анализа данных Формулы и любые расчеты с помощью написания скриптов VBS и Java Регламенты, отчеты и диаграммы с количественными графиками Графические диаграммы (нотации описания процессов, оргструктур и др.)

4. Интеграция – система включает: Импорт/конвертация графических диаграмм MS Visio и ARIS, экспорт

диаграмм в Visio Импорт/синхронизация данных и штатного расписания из кадровых ИС через

файлы обмена Excel, экспорт в Excel Импорт/синхронизация данных из Active Directory (AD) Импорт/синхронизация значений показателей из учетных ИС через файлы

обмента XML, Excel и Access Обмен данными с 1С, импорт/синхронизация штатного расписания из 1С Обмен данными (импорт/синхронизация и экспорт) с MS SQL Server, Oracle

DataBase, ODBC источниками данных Является сервером OLE Automation, возможна реализация импорта из

программ, которые поддерживают вывод данных в текстовый формат или являются серверами OLE Automation

5. Индивидуальные доработки и интеграция

Documents

Система бизнес-моделирования, регламентации и управления эффективностью Бизнес-инженер 7