主講人 :楊總務長勝任

主辦單位：屏科大總務處文書組日期 :100年 07月 14日

公文繕寫研習公文繕寫研習

1.1.簡簡 就是化繁為簡、整齊劃一，使公文結構、程式、文字都趨於簡單明瞭，以求撰擬、繕印、閱讀均可節省時間及精力。

2.2.淺 淺 就是用語通達、不用奇字，以求淺顯易懂，使公文所表達之意思，能為一般社會大眾普遍瞭解。

公文繕寫基本要求公文繕寫基本要求 11

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3.3.明 明 就是敘事清晰，不用隱語、誇張、諷刺語句，以求條理分明，澈底擺脫陳舊落伍之程式用語，使公文充分發揮意見溝通，達成處理公務之功能。

4.4.確 確 就是主旨明確、語氣肯定、敘述時間、空間、數字精確，不模陵兩可、似是而非，以建立處理公務之責任觀念，進而提高行政效率。

公文繕寫基本要求 公文繕寫基本要求 22

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1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。

2.清晰：文義清楚、肯定。3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，

主題鮮明。4.整潔：簽稿應保持整潔，字體力求端正。

稿撰擬之一般原則作業要求稿撰擬之一般原則作業要求 11

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5.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。

6.一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。

7.完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，對相關單位應切取協調聯繫。

稿撰擬之一般原則作業要求稿撰擬之一般原則作業要求 22

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公文結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」（簽呈為「擬辦」）三段式。

「主旨」一段完成，文句力求簡明扼要。「說明」或「辦法」視需要靈活運用。•段下得分「項」「目」，採階梯式排列。•每「目」以 60字為原則。•其內容繁多者，可列為附件附錄。

公文之結構 公文之結構 11

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『主旨』 為全文之精要，是用以說明行文之目的與期望，本段文字應力求具體扼要。

「主旨」是全篇公文之精華所在，文字越精要越好，使閱讀者一目了然行文之目的與期望，但也不可過於簡略。

其內容重點應在於敘述「何人」「何時」「何地」「何事」。

公文之結構 公文之結構 22

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『說明』 當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，而無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段內容重點在於敘述因「何故」而行文。

『擬辦』 向受文者提出具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段內容重點在於提出「如何」辦理之敘述。

公文之結構 公文之結構 33

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此句應移到說明一、改成復 貴會 99年 11 月 7 日來函。

此句應移至主旨段：蒙 貴會協助本校辦理人文講座，歷經 3年有成，謹致謝忱，茲檢送講座成果報告 3份，請 查照。

應刪去。

在公文中不宜用西元年，應寫成國曆年。阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

該範例僅針對本大題標出錯誤該範例僅針對本大題標出錯誤

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敘述簡要，可列於主旨

敘述簡要，可列於主旨

該範例僅針對本大題標出錯誤該範例僅針對本大題標出錯誤

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敘述繁多，改列於說明

敘述繁多，改列於說明

該範例僅針對本大題標出錯誤該範例僅針對本大題標出錯誤

(1)若說明段內沒有項目可分，就不必起另外一行，直接從段名冒號後開始敘述。

(2)說明段中，其分項內容過於繁雜〈如審查意見補充說明〉、或含有表格型態時，則應編列為附件。

(3)說明段內容可分幾項來說明，其順序應按照一、二、三→（一）、（二）→ 1 、 2 、 3→（ 1 ）、（ 2 ）、（ 3 ）等等。其位置要隔行在「明」之下方開始標示起，最多 3 至 5 項；宜摘述重點，不宜長篇大論

(1)若說明段內沒有項目可分，就不必起另外一行，直接從段名冒號後開始敘述。

(2)說明段中，其分項內容過於繁雜〈如審查意見補充說明〉、或含有表格型態時，則應編列為附件。

(3)說明段內容可分幾項來說明，其順序應按照一、二、三→（一）、（二）→ 1 、 2 、 3→（ 1 ）、（ 2 ）、（ 3 ）等等。其位置要隔行在「明」之下方開始標示起，最多 3 至 5 項；宜摘述重點，不宜長篇大論

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(1)文中提到上級機關單位（有隸屬關係之單位）應用鈞部，鈞字前要空一格。

(2)而主旨段後之期望詞語要用以下方式來套用： 「請 鑒核」、「請 鑒准惠復」、「敬請 鑒准核銷」或「敬請 鑒核示復」

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行文教育部之直接稱謂及結尾期望語行文教育部之直接稱謂及結尾期望語

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對上行機關應使用「請　鑒核」

書函較非正式性，上行文時應使用函格式較為正式且尊敬。

依據　鈞部○年○月○日

該範例僅針對本大題標出錯誤該範例僅針對本大題標出錯誤

正、副本受文者（行文單位） 1

(1)校外機關應寫全銜。如：國科會→行政院國家科學委員會

行政院農委會防疫局→行政院農業委員會動物植物防疫檢疫局衛生署疾管局→行政院衛生署疾病管制局環保署→行政院環境保護署

(2)中央機關先寫，地方機關其次，個人再次之。如：內政部、臺北市政府工業局、王吉利博士

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正、副本受文者（行文單位） 2

(3)校內單位列最後，但應稱「本校」，不用再寫全銜；而第 1 個校內單位必定要寫「本校」二字，以後單位可不再寫本校。

如：國立屏東科技大學農學院、國立屏東科技大學食品科學系……→本校農學院、食品科學系…

(4)副本不能排列 123 副本： 1 出納組 2 應外系 3 水檢中心 → 副本：本校出納組、應外系、水檢中心

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正、副本受文者（行文單位） 3

(5)行文正本給「教育部」、副本「教育部高教司或教育部顧問室」等，此種寫法會造成一案多文，將造成受文機關內部分文時間拖延與資源浪費。

舉例：正本：教育部 副本：教育部高教司、教育部文教處 → 正本：教育部

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行政院國家科學委員會

1 、副本不應排列 1 、 2 、 32 、副本單位之寫法：第 1 個校內單位必須寫「本校」

二字，後面單位則不用再寫本校。3 、正確寫法：本校○○系○○○教授、出納組

該範例僅針對本大題標出錯誤該範例僅針對本大題標出錯誤

有隸屬關係之上、下行機關稱謂用語

(1) 上級對下級稱「貴」上級對下級稱「貴」，例如：□貴部（財政部、經濟部… ..），□貴校。

(2) 下級對上級稱「鈞」下級對上級稱「鈞」，例如：□鈞部（教育部），□鈞院（行政院）

(3) 自稱「本」自稱「本」。

有隸屬關係之上、下行機關稱謂用語

(1) 上級對下級稱「貴」上級對下級稱「貴」，例如：□貴部（財政部、經濟部… ..），□貴校。

(2) 下級對上級稱「鈞」下級對上級稱「鈞」，例如：□鈞部（教育部），□鈞院（行政院）

(3) 自稱「本」自稱「本」。

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無隸屬關係之上、平行機關稱謂語無隸屬關係之上、平行機關稱謂語

（ 1 ） 對上級機關稱「大」：如□大部（銓敘部）、□大院（立法院）

（ 2 ） 對平行機關稱「貴」：如□貴部、貴會（行政院青年輔導委員會）

（ 3 ） 自稱「本」。

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「貴」「鈞」「台端」等字擺放位置「貴」「鈞」「台端」等字擺放位置

(1)「貴」字如在一行中間，貴字前應空一格。(2)「貴」字如出現在一行之首，則不必空格。(3)「貴」字如出現在標點符號之後也不用空格。 上述原則「鈞」與「台端」等尊稱均適用。

(1)「貴」字如在一行中間，貴字前應空一格。(2)「貴」字如出現在一行之首，則不必空格。(3)「貴」字如出現在標點符號之後也不用空格。 上述原則「鈞」與「台端」等尊稱均適用。

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平行機關稱「貴」，文中，｢貴｣前要空一格

該範例僅針對本大題標出錯誤該範例僅針對本大題標出錯誤

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加上「先生」，改稱為李○橋先生。

避免直呼對方之姓名，宜用「台端」、「先生」、「女士」等詞以示敬意。

該範例僅針對本大題標出錯誤該範例僅針對本大題標出錯誤

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(1)請查照→請 查照(2)請 鑑核→請 鑒核(3)請惠示卓見→請 惠示卓見(4)請同意惠復→請 同意惠復(5)請查照會允→請 查照惠允(6)請查照辦理見復→請 查照辦理見復(7)請 同意查照惠復→請 查照同意惠復(8)請 惠允見復

結尾語之常見錯誤結尾語之常見錯誤

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公文中為能順利發出電子公文，一些少見字、古字、符號等應避免使用。如 : 詧、 &

法律統一用字

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公文之標點符號

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數字使用規則 - 阿拉伯數字 1(1)日期、時間 : 95年度、 21世紀、延後 3 週

辦理。(2)序數 : 第 2 會議室、第 6 會期、第 1 階段。(3)發文字號、編號 : 校人字第 097001230、附

件 1 。(4)計量單位、統計數據（百分比、金額、人數、

比等） : 80%、 3,951萬 2,456元、 60人、1:3

(5)地址、電話(6)法規內容之引述或摘述：依…施行細則第 15條

規定辦理。 29

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在公文中不宜用西元年，應寫成國曆年。阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

該範例僅針對本大題標出錯誤該範例僅針對本大題標出錯誤

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數字使用規則 - 阿拉伯數字 2

(7)錢幣全名新臺幣、金額應以阿拉伯數字寫法，要注意最後一定要加上「元」字。如：新臺幣 6 億 3,944萬 2,789元。

(8)「 95年度提昇精密手術……發展計畫」(9)文中提及「支票壹紙」、「領據參紙」等一律

改由阿拉伯數字表達。如：支票 1 紙，領據 3紙。

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13 萬 6000 元

應改為阿拉伯數字

該範例僅針對本大題標出錯誤該範例僅針對本大題標出錯誤

數字使用規則 - 中文數字 1

(1)凡屬描述性用語。 一次補助； 一次退休金； 三大討論主題； 前一年； 一分子； 第三部門； 公正第三人； 國小三年級； 會計系二年級； 第二專長； 每一位同仁； 一套規範。

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數字使用規則 - 中文數字 2數字使用規則 - 中文數字 2

（ 2 ）慣用語（如星期、比例、概數、約數）：

如： 7 月 21日 ( 一 )→7月 21日 ( 星期一

或週一 )

正月初五； 三軍部隊；

三讀通過； 約三、四天；

二三百架次； 幾千萬分之一；

七千餘人； 二百多人；

（ 2 ）慣用語（如星期、比例、概數、約數）：

如： 7 月 21日 ( 一 )→7月 21日 ( 星期一

或週一 )

正月初五； 三軍部隊；

三讀通過； 約三、四天；

二三百架次； 幾千萬分之一；

七千餘人； 二百多人；35

數字使用規則 - 中文數字 3數字使用規則 - 中文數字 3

(3)法規制定、修正及廢止案之法制作業公文書：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點，並自公文發布日生效。前述條文有關法規之作業時，其內容數字部分就不宜更動。

(4)專有名詞：三國演義、恩史瓦第三世、五南書局

(3)法規制定、修正及廢止案之法制作業公文書：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點，並自公文發布日生效。前述條文有關法規之作業時，其內容數字部分就不宜更動。

(4)專有名詞：三國演義、恩史瓦第三世、五南書局

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有關法規，內容數字部分就不更動

該範例僅針對本大題標出錯誤該範例僅針對本大題標出錯誤

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(1)附件請檢點清楚，隨稿附送。(2)附件有 2 種以上時，請分別標以附件 1 、附件 2 、

…(3)附件如係隨文附送，辦稿時要用「檢送」「檢附」等字樣。

(4)如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數。(5)來文過長無法摘敘時，應列為附件。(6)附件以正本為限，副本機關或單位如需附件，應在副本項內之「機關或單位」名稱右側註明 ( 含附件 )

附件處理應注意之事項附件處理應注意之事項

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(1)如主旨、如說明、如說明一………。(2)直接註明附件名稱及數量。(3)附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「發文時附件請

洽承辦人洽取」字樣。(4)有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文

先發，附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時註明。「附件另寄」亦類此。

(5)無。(6)為響應節能減碳政策，附件儘量逕由網頁下載參閱，以

利環保及隨時查找應用。

「附件」的表示法「附件」的表示法

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註明附件之名稱及數量。註明附件之名稱及數量。

該範例僅針對本大題標出注意事項該範例僅針對本大題標出注意事項

41

大家來找碴大家來找碴總務長總務長

叫我叫我叫我叫我 !!總務長總務長

叫我叫我叫我叫我 !!

看看誰是看看誰是找碴王找碴王啊啊 ??

看看誰是看看誰是找碴王找碴王啊啊 ??

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應註明附件名稱及數量，如：領據 1紙應註明附件名稱及數量，如：領據 1紙

行政院國家科學委員會行政院國家科學委員會

1 、副本不應排列 1 、 2 、 32 、副本單位之寫法：第 1 個校內單位必須寫「本校」

二字，後面單位則不用再寫本校。3 、正確寫法：本校○○系○○○教授、出納組

1 、副本不應排列 1 、 2 、 32 、副本單位之寫法：第 1 個校內單位必須寫「本校」

二字，後面單位則不用再寫本校。3 、正確寫法：本校○○系○○○教授、出納組

敘述繁多，改列於說明

敘述繁多，改列於說明

有關法規，內容數字部分就不更動

13 萬 6000元

應改為阿拉伯數字應改為阿拉伯數字

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應改為新臺幣 6868元整應改為新臺幣 6868元整

加上「先生」，改為李○橋先生。

避免直呼對方之名姓，宜用「台端」、「先生」、「女士」等詞，以示敬意。

避免直呼對方之名姓，宜用「台端」、「先生」、「女士」等詞，以示敬意。

副本中校內單位只要第 1個單位須寫本校、其餘均可不必再寫。副本中校內單位只要第 1個單位須寫本校、其餘均可不必再寫。

移至文中或省略移至文中或省略

敘述簡要，可列於主旨

敘述簡要，可列於主旨

要用「檢送」「檢附」等字樣要用「檢送」「檢附」等字樣

應註明附件名稱及數量，如：領據 1紙應註明附件名稱及數量，如：領據 1紙

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格式『函』末首長職銜之後僅書「姓」名字則以「○○」表示。如校 長　　古　○　○

對上行機關時應使用「請 鑒核」

書函較非正式性，

上行文時應使用函格式較為正式且尊敬。

依據 鈞部○年○月○日

復

應加上本校二字省略省略

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Thank You敬請不吝指教

參考來源：1.「公文書寫作與處理」一書2.台灣大學文書組高素卿組員講習 PPT