全国档案事业统计年报全国档案事业统计年报制度及配套软件使用培训制度及配套软件使用培训

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一、一、《《全国档案事业统计年报制度全国档案事业统计年报制度》》修订情况介绍修订情况介绍

二、“全国档案事业统计年报信息管理系统二、“全国档案事业统计年报信息管理系统”介绍”介绍

三、“全国档案事业统计年报信息管理系统三、“全国档案事业统计年报信息管理系统”的使用”的使用

一、《全国档案事业统计年报制一、《全国档案事业统计年报制度》修订情况介绍度》修订情况介绍

（一）档案（一）档案统计工作的建立统计工作的建立

（二）我国现行的档案统计工作体系（二）我国现行的档案统计工作体系

（三）修订（三）修订《《全国档案事业统计年报制度全国档案事业统计年报制度》》

1954 年，国家档案局成立。 1956 年，国务院发布了《关于加强国家档案工作的决定》。为贯彻落实《决定》，各级档案部门积极采用编写基础统计数据等利用方式，让档案为编史修志、机关工作和经济建设服务。 1959 年，国家档案局在筹备全国档案资料工作展览会期间，进行了一系列 “摸家底”式的统计调查，形成了第一份手工的、较完整的“全国档案基本数字统计表”。

（一）档案统计工作的建立（一）档案统计工作的建立

但是，由于历史原因，国家档案局被撤销，档案统计工作也就此停顿。 1979 年，恢复了国家档案局。 1982 年，国家档案局初步制定了全国《档案工作基本情况统计年报》。 1984 年 2 月，档案统计年报正式纳入政府统计序列。 1991 年，国家档案局编制了《全国档案事业统计年报制度》，并研发了配套的计算机管理系统。这是第一次将计算机引进到档案统计工作中。

1 、以全面调查为主的统计方法； 2 、按照统一领导、分级管理的要求来建立； 3 、通过实施《全国档案事业统计年报制度》来实现。 而实现这一制度，又是靠定期填报档案事业统计年报来完成的。

（二）我国现行的档案统计工作体系（二）我国现行的档案统计工作体系

1999 年，国家档案局对《全国档案事业统计年报制度》进行了第一次修订。主要是增设了统计内容，对“全国档案事业统计年报计算机管理系统”进行了改版。 2006 年，国家档案局对《全国档案事业统计年报制度》进行了第二次修订。统计结构未做改变，只对报表作了一些调整，并重新研制了“全国档案事业统计年报计算机管理系统” 。

（三）修订《全国档案事业统计年报制（三）修订《全国档案事业统计年报制度》度》

2011 年，国家档案局对《全国档案事业统计年报制度》进行了第三次修订。 第三次修订工作的特点： 一是领导重视。由国家档案局局长杨冬权亲自提出，并作为国家档案局 2011-2012 年的重点工作立了项。 二是组织得力。由国家档案局牵头，分别从北京市、辽宁省、江苏省和四川省选调从事档案统计工作的业务骨干共同组成修订小组。

三是细致周密。修订小组先确定修改原则和修改思路，再进行工作分工，并多方征询意见，形成统一方案。 四是友好协作。修订小组与配套软件研发公司由彼此试探，到数次磨合，到形成默契，最终形成了简单易用、功能超越以前的配套软件。

二、全国档案事业统计年报信息二、全国档案事业统计年报信息管理系统介绍管理系统介绍

（一）运行环境（一）运行环境

（二）使用须知（二）使用须知

（三）安装步骤（三）安装步骤

（四）系统菜单（四）系统菜单

1 、建议硬件环境： IBM/PC兼容机， 586以上 CPU ， 16M 以上内存（建议 32M 以上），500M硬盘空间， VGA彩色显示器，鼠标。 2 、软件环境：支持中文Window 98 、 Windows 2000 、 Windows NT 、 Windows XP 、 Vista 、 Windows 7操作系统。在这些操作系统下须具有管理员权限。 ◆ 建议使用 Windows 2000 、 Windows XP操作系统。

（一）运行环境（一）运行环境

1 、按照统计工作的要求，软件需要填报单位的“组织机构代码”。 2 、需要正确填报“单位类别代码”。 3 、在统计数据填写结束后，需要执行“全运算”操作后，才能形成上报数据。 4 、在“全运算”通过后，需要执行“全审”操作，对报表进行审查。 5 、在“汇总”数据后，须执行“审核”功能，传出数据时才不会出错。

（二）使用须知（二）使用须知

1、系统安装

2、参数安装

3 、任务选择

（三）安装步骤（三）安装步骤

当安装盘放入光驱后，系统将自动运行安装程序（如果不能运行，双击安装盘内“ setup.exe”文件直接进入安装界面），出现安装对话框后，点击“系统安装”。

11 、系统安装、系统安装

安装界面出现后（双击安装盘内的“ setup.exe”文件可直接到这个界面），点击“下一步”。

在“选择目标文件夹”对话框中，建议按照系统默认的路径安装。如果需要改变路径，请点击“浏览”修改路径，否则点击“下一步”。

在“选择开始菜单文件夹”对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。

在“选择附加任务” 对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。

在“准备安装” 对话框中，点击“安装”。

系统正在安装。安装结束后，系统会自动进入参数安装界面。

在“任务参数安装”对话框中，建议默认系统选择的工作任务，但需要改变参数的安装路径。点击“浏览”，选择其它硬盘符，文件夹名可不变。然后点击“安装”。

22 、参数安装、参数安装

需改盘符，如 D:\

系统正在安装。

参数安装完成，点击“确定”。

点击“关闭窗口”，关闭安装对话框。。

这时，桌面上出现一个“全国档案事业统计年报信息管理系统”图标，到此软件安装完毕。

双击桌面上的系统图标进入系统，出现“任务选择”对话框。选择当年工作任务，点击“作为当前任务”。当需要做下一年度工作时，点击菜单栏上的“任务”按钮，然后选择。

33 、任务选择、任务选择

菜单分为两层，上层（小字）是系统菜 单 ， 下 层 （ 图标）是快捷菜单。 系统菜单包括：任务、录入、审核、汇总、打印、传送、高级和帮助（具体内容看软件讲解）。

（四）系统菜单（四）系统菜单

三、全国档案事业统计年报信息管三、全国档案事业统计年报信息管理系统的使用理系统的使用

（一）基层单位操作流程（一）基层单位操作流程

（二）主管单位操作流程（二）主管单位操作流程

（三）（三）具体操作具体操作

（四）统计数据的上报（四）统计数据的上报

（五）软件的下载（五）软件的下载

（一）基层单位操作流程（一）基层单位操作流程新增单位

报表打印

领导签字、单位盖章

上报上级主管单位

数据传出

档基表录入

全 运 算

审 核

全 审

修改错误

修改错误

修改错误

（二）主管单位操作流程（二）主管单位操作流程接 收

综合报表打印

领导签字、单位盖章

上报上级主管单位

数据传出

审 核

汇 总

审 核

修改错误

修改错误

1、基层单位操作步骤

2、主管单位操作步骤

（三）具体操作（三）具体操作

（ 1 ）填写封面代码 （ 2 ）基层表录入 （ 3 ）全运算 （ 4 ）全审 （ 5 ）审核 （ 6 ）数据传出 （ 7 ）报表打印

1 、基层单位操作步骤

在快捷菜单中点击“编辑”按钮，出现“封面代码”对话框，在第二排菜单栏上点击“新增”按钮，就可以开始填写“封面代码”了。

（（ 11 ）填写封面代码）填写封面代码

封面代码的作用： 一是通过单位的基本信息，确定统计数据的来源。 二是通过单位“组织机构代码”与“单位类别代码”的组合，形成填报单位的唯一代码。 说明：因“组织机构代码”具有全国唯一性，而在系统中，一个单位是不能重复填报的。但在现实中，有些单位需要填报多张基层表，虽然“组织机构代码”只有一个，但“单位类别代码”是不同的。 三是数据查询分析的依据。

特别注意：各单位的“组织机构代码”是10位，而系统只有 9位，在录入时不录入“组织机构代码”中的 “－”。 点击菜单栏上的“保存”，相对应的基层表解锁，可以进行数据录入了。

保存前

保存后

点击“基层表”，选择相应的基层表，便可以开始录入了。

（（ 22 ）基层表录入）基层表录入

基层表录入完毕后，点击“保存” 。 此时系统将对录入数据进行审核。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”，如果没有问题，将进入“全运算”环节。

点击“全运算”，此时系统将把数据填入档综表。 点击“确定”完成“全运算”操作。备注：不执行“全运算”将不能传出数据包。

（（ 33 ）全运算）全运算

点击“全审”，此时系统将对所有报表进行审核。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”和“全审”，如果没有问题，点击“确定”完成。

（（ 44 ）全审）全审

“ 审核”与“全审”的区别：前者是对报出数据前的最后审查，后者是对编辑报表进行审核。“审核”是必须要执行的操作。点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“ ×” ，退出正在编辑的界面。

（（ 55）审核）审核

点击菜单栏上的“审核”，出现审核对话框，点击对话框上的“审核”按钮，系统开始审核。

如果有问题，按提示修改，审核通过，点击 “确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“ ×” ，退出审核界面。

点击快捷菜单栏上的“传出”按钮，打开“数据传出向导”对话框。

（（ 66）数据传出）数据传出

系统默认传出全部报表数据。点击 “下一步” 。

出现对话框时，请注意系统默认数据包的传出位置。也可以在这里改变数据包的传出位置，然后点击“完成”，再点击“确定”。

打开资源管理器，在指定的路径下，可以看到一个后缀名是“ *.jio” 的数据包文件。这个文件名的结构是“年度 +单位名称 +传出日期”。

① 当前报表打印 ② 多表打印 ③ 选定区域打印

（ 7）报表打印

在编辑状态下，当前界面显示需要打印的报表，点击 “打印”下拉菜单，选择“打印”，即可将当前报表打印出来。

① ① 当前表打印当前表打印

在编辑状态下，点击 “打印”下拉菜单，选择“多表打印”，出现“多表打印”对话框。

② ② 多表打印多表打印

系统默认：一是打印全部报表；二是没有数据的报表不打印 。 用户可根据需要自行选择，然后点击“确定”，即可将所需报表按要求打印出来。

在编辑状态下，当前界面显示需要打印的报表，用鼠标选定需要打印的区域 ， 然 后 点 击 “打印”下拉菜单，选择“打印选定区域” 。

③ ③ 选定区域打印选定区域打印

出现“打印预览”对话框后，确认所需要打印的报表，然 后 点 击 “ 打印” ，即可将所需报表打印出来。

（1）接收上报数据

（2）审核

（3）汇总

（ 4 ）审核 （ 5 ）数据传出（参见基层单位操作步骤） （ 6 ）报表打印（参见基层单位操作步骤）

2 、主管单位操作步骤

点击快捷菜单栏上的“装入”按钮，打开“数据装入向导”对话框。

（（ 11 ）接收上报数据）接收上报数据

点击 “路径”按钮，在对话框中，按上报数据包的存放路径，找到后缀名为“ *.jio” 的数据包文件。然后点击“打开”。

这时“数据装入向导”对话框中出现了数据包信息，点击“下一步”。

点击“下一步”。

点击“开始”。

这时，如果有重复的“组织机构代码”，会出现“重码单位数据列表”对话框，打开“是否覆盖”下拉菜单，可选择“不装入、装入和改用临时代码”。当选择“装入”时，该单位原数据将被覆盖。

点击“否”，返回“重码单位数据列表”对话框。点击“是”，数据开始装入，点击“确定”，数据装入完成，系统返回到主界面。

点击快捷菜单栏上的“审核”，出现“公式审核”对话框，点击对话框上的“审核”按钮，系统开始审核。

（（ 22 ）审核）审核

如果有问题，按提示修改，审核通过，点击 “确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“ ×” ，退出审核界面。

点击快捷菜单栏上的“汇总”，出现“完全汇总”对话框，点击对话框上的“新建汇总封面”按钮。

（（ 33 ）汇总）汇总

在对话框中，可直接录入封面代码信息。也可退出“汇总”状态，到“编辑”界面里复制一个已有单位的“封面代码”，再进入“汇总”界面，点击“粘贴代码”，将信息录入。点击“确定”按钮，系统开始汇总。

系统汇总完成，点击“确定”，返回主界面。

参见主管单位操作步骤（ 2 ）

（（ 44 ）审核）审核

参见基层单位操作步骤（ 6 ）

（（ 55）数据传出）数据传出

参见基层单位操作步骤（ 7 ）

（（ 66）报表打印）报表打印

通过“全国档案事业统计年报信息管理系统”完成了数据包传出和报表打印后，请各单位将经过领导签字、单位盖章的“纸质报表”和“加密数据包”，一并寄送给上一级主管单位。 特别指出：存在垂直管理的单位，也必须同时报送同级档案行政管理部门。原因是同级统计部门需要掌握本级所辖区域内的档案统计数据。

（四）统计数据的上报（四）统计数据的上报

“ 全国档案事业统计年报信息管理系统” ，各单位可自行到“国家档案局网站—下载专区—软件下载”中下载，网址： http://www.saac.gov.cn/gzcy/node_159.htm

（五）软件的下载（五）软件的下载

咨询问题，请联系重庆市档案局咨询问题，请联系重庆市档案局办公室办公室 联系人：廖星智 联系人：廖星智 电话（传真）： 电话（传真）： 023-65302840023-65302840

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