1

ПОСІБНИК ДЛЯ ГРАНТООТРИМУВАЧІВ

«Ініціативи з розвитку аналітичних центрів України»

2014 рік

2

ЗМІСТ

1. Коротка інформація про Ініціативу

2. Угода про виконання проекту та внесення змін до неї

3. План діяльності

4. Положення про конфлікт інтересів/ антикорупційна політика/ політика недискримінації/ вплив

на довкілля

5. Фінансові процедури

6. Правила з комунікації та правила використання логотипів і дисклеймерів

7. Процедури та форми змістовної звітності

8. Процедури та форми фінансової звітності

9. Архівація даних

3

1. Коротка інформація про Ініціативу

Ініціативу з розвитку аналітичних центрів виконує Міжнародний фонд «Відродження» (МФВ) у

партнерстві з Фондом розвитку аналітичних центрів (TTF) за фінансової підтримки Посольства

Швеції в Україні.

Метою Ініціативи є покращення якості та практик прийняття рішень органами влади через

підвищення ролі та рівня довіри до аналітичних центрів. Зміна ролі аналітичних центрів у процесі

прийняття державного рішення можлива через зміцнення їхнього інституційного потенціалу,

створення кращих практик діяльності аналітичних центрів, координації фінансових та

інформаційних ресурсів донорів, які підтримують діяльність аналітичних центрів в Україні.

Головними завданнями Ініціативи є: підвищення ролі, публічності та рівня довіри до аналітичних

центрів в процесі прийняття державних рішень; підтримка створення інституційно стабільних

аналітичних центрів, здатних продукувати якісні дослідження та рекомендації, які в свою чергу,

користуються попитом серед ключових стейкхолдерів.

Термін реалізації Ініціативи – 2014-2017 роки.

Контактними особами від Ініціативи є :

- Софія Голота, координатор Ініціативи, тел. 044 461 95 00, e-mail: golota@irf.kiev.ua

- Тетяна Кухаренко, менеджер Ініціативи з навчання, тел. 044 461 95 00, e-mail:

kukharenko@irf.kiev.ua

- Олена Луцишина, асистент Ініціативи, тел. 044 461 95 00, e-mail: lutsishina@irf.kiev.ua

2. Угода про виконання проекту та внесення змін до неї.

Угода укладається у двох примірниках (по одному для кожної із сторін), які вважаються

оригіналами та мають однакову юридичну силу.

Перерахування коштів здійснюється на підставі запиту про перерахування коштів. Запит надсилає

представник МФВ після підписання угоди (перший транш). Грантоотримувачу потрібно поставити

підписи та печатки в відведених для цього місцях, перевірити реквізити та надіслати скановану

версію електронною поштою, а друковану на поштову адресу МФВ.

4

Для внесення змін до терміну дії угоди грантоотримувачу потрібно надіслати письмовий запит на

адресу МФВ із проханням внести відповідні зміни. Форма заяви про зміни терміну дії угоди – див.

Додаток 1.

Угода про виконання проекту може бути достроково припинена. Більш детальну інформацію про

припинення угоди можна знайти інформації у п. 5 угоди про виконання проекту.

3. План діяльності

Діяльність у межах міні гранту здійснюється відповідно до плану організаційного розвитку

(аплікаційної заявки на отримання міні гранту). У разі суттєвого (більше місяця) відхилення від

запланованого графіку виконання проекту організація зобов’язана повідомити про це

координатора Ініціативи (електронна адреса – golota@irf.kiev.ua). Окрім того, грантоотримувач

повинен завчасно повідомляти (не пізніше ніж 5 робочих днів) про заходи, що відбуваюся в межах

міні гранту.

4. Положення про конфлікт інтересів/ антикорупційна політика/ політика недискримінації/

вплив на довкілля

МФВ прагне уникати ситуацій в організаціях-виконавцях проектів, які стають причиною

конфлікту інтересів. Керівник організації-виконавця проекту зобов’язаний ознайомитися з

Декларацією щодо конфлікту інтересів (див. Додаток 2), підписати її та письмово повідомляти

МФВ в разі виникнення ситуацій, що породжують конфлікти інтересів.

МФВ, його співробітники та особи, що вступають у договірні відносини з МФВ, зобов’язані

дотримуватись антикорупційного законодавства України, зокрема, Закону України «Про засади

запобігання та протидії корупції».

МФВ дотримується політики поваги і визнання гідності стосовно кожної людини. МФВ

дотримується політики недискримінації за ознаками раси, національності, віросповідання, віку,

статі, гендерної ідентифікації, сексуальної орієнтації, стану здоров‘я, соціального статусу тощо

Проявами дискримінації, утиску або помсти вважаються дії, що порушують політику

недискримінації, з боку як працівників МФВ, так і з боку осіб, прямо залучених до діяльності

МФВ

5

МФВ дотримується принципів менеджменту, що передбачає бережливе ставлення до

навколишнього природного середовища та зменшення негативного впливу на довкілля шляхом

раціонального використання та максимального збереження ресурсів, а також врахування питання

охорони довкілля при стратегічному плануванні діяльності організації, розробці внутрішніх

політик, аналітичних документів тощо.

МФВ заохочує до раціональнішого використання паперових ресурсів, питної води та енергії,

зменшення кількості твердих побутових відходів і т.п. під час робочого процесу, створюючи

відповідальне і дружнє ставлення до природного середовища.

5. Фінансові процедури МФВ

Вимоги до розрахункового рахунку

Грантоотримувач має відкрити окремий розрахунковий рахунок у відділені будь-якого банку для

обслуговування Проекту. Використання цього розрахункового рахунку для інших платежів, окрім

тих, які пов’язані із проектом, не допускається. Якщо грантоотримувач не відкрив окремий

розрахунковий рахунок, МФВ має право в односторонньому порядку припинити фінансування

проекту. Відсотки, які нараховуватиме банківська установа на залишки коштів, отримані від МФВ,

витрачаються грантоотримувачем виключно на дофінансування Проекту за окремим кошторисом,

який письмово має бути погоджено із МФВ.

Проведення тендерів

Пунктом 3.7. Угоди про реалізацію проекту визначається порядок проведення тендерних

процедур: «При здійсненні закупівлі товарів, робіт, послуг на суму в еквіваленті 1 000 дол. США

на день укладення угоди, одночасно з поданням чергового фінансового звіту Виконавець

зобов’язаний надати Фонду документи, що підтверджують проведення тендеру та вибору

найкращої пропозиції при наявності не менше трьох цінових пропозицій».

При проведенні тендеру грантоотримувач має дотримуватися міжнародних стандартів по закупівлі

товарів та послуг. Оголошення про тендер має бути опублікованим/поширеним за термін достатній

для підготовки тендерної пропозиції; для розгляду тендерних заявок та прийняття рішення про

переможця тендеру має бути створено Тендерний комітет, рішення Тендерного комітету має

обов’язково закріплюватися протоколом. Грантоотримувач має розробити та затвердити внутрішні

правила організації про проведення тендерів.

6

Внесення змін до бюджету

Прохання про дозвіл щодо бюджетного перерозподілу між загальними розділами бюджету

("Оплата праці", "Обладнання", "Матеріальне забезпечення", "Відрядження і транспортні витрати",

"Інші витрати") та в межах одного розділу без збільшення загальної суми підтримки з боку МФВ

подаються в письмовому вигляді листом від грантоотримувача до МФВ. Якщо сума таких змін за

абсолютним значенням не перевищує 10% затвердженого бюджету проекту (для проектів сумою

до 80 000 гривень включно) або 5% затвердженого бюджету проекту (для проектів сумою понад 80

000 гривень), то листи-прохання від грантоотримувача на адресу МФВ не подаються. Приклад

заяви про внесення змін до бюджету проекту надано у Додатку 3.

Зовнішній аудит

Грантоотримувач зобов’язаний пройти зовнішній аудит діяльності організації за останні три роки у

випадку, якщо сума гранту дорівнює або перевищує еквівалент 284 000 (двісті вісімдесят чотири

тисячі) шведських крон за офіційним курсом НБУ на дату укладання договору із МФВ. Якщо

розмір гранту не перевищує вищезазначену суму, МФВ має право здійснювати контроль за

цільовим використанням коштів на свій розсуд, в тому числі, шляхом здійснення перевірок,

призначення аудиту і т. ін. Вибір аудитора, а також визначення обсягу аудиторських процедур

здійснюється МФВ.

6. Правила з комунікації

Міжнародний фонд «Відродження» закликає грантоотримувачів виконувати загальні правила

комунікації, які забезпечать взаємну успішну інформаційну співпрацю. Фонд дотримується

принципу відкритості та впроваджує публічну звітність. Тому публічне посилання

грантоотримувачів на фінансування з боку МФВ та інших донорів є підтвердженням факту

надання благодійної допомоги на виконання суспільно важливих проектів.

Неприбуткові інституції (організації громадянського суспільства), публікуючи відомості про своїх

донорів та фінансових партнерів, не лише демонструють прозорість при здійсненні соціально

важливих проектів, але й отримують більше шансів залучити додаткове фінансування з інших

джерел.

Відповідно до угоди про реалізацію проекту, організація зобов’язується розміщувати логотипи

Посольства Швеції в Україні, Фонду розвитку аналітичних центрів (TTF) та Міжнародного фонду

«Відродження» та дисклеймер на всіх матеріалах, виготовлених в рамках підтриманих проектів.

7

Правила використання логотипів та дисклеймера в межах «Ініціативи з розвитку аналітичних

центрів України» дивіться в Додатку 4.

7. Процедури та форми змістовної звітності

В межах міні гранту грантоотримувач зобов’язаний подати змістовний та фінансовий звіти

відповідно до термінів, вказаних в грантовій угоді. Форма змістовного звіту в межах Ініціативи

знаходиться в Додатку 5.

Під час підготовки змістовного звіту, просимо користуватися планом організаційного розвитку.

Також просимо уникати коротких відповідей на зразок «так», «ні», «не знаю».

Змістовний звіт подається в лише електронному вигляді. Звіт має бути надісланий на адресу

golota@irf.kiev.ua відповідно до термінів, прописаних у угоді про виконання проекту.

8. Процедури та форми фінансової звітності

Інструкції з фінансової звітності знаходяться у Додатку 6, а форма фінансового звіту у Додатку 7

(який є окремим файлом).

9. Архівація даних

Грантоотримувач зобов’язується протягом 3 років після завершення терміну дії угоди зберігати

оригінали фінансових документів та документів, які підтверджують змістовну діяльність за

проектом, а також надавати їх безперешкодно протягом терміну їх зберігання представникам МФВ

та аудиторам, уповноваженим МФВ.

8

Додаток 1

Виконавчому директору МФВ

Бистрицькому Є.К.

_______<ОРГАНІЗАЦІЯ>

_________ (П.І.Б. керівника організації)

Шановний Євгене Костянтиновичу!

Термін дії Угоди про реалізацію проекту № ________ “__ (назва) ___” спливає “____”

_____________20__р. У зв’язку з тим, що

________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________,(вкажіть

причини подовження терміну дії проекту)

просимо Вас подовжити дію Угоди до “____” _____________ 20__р.

Керівник організації _______________ (Прізвище І.Б.)

(підпис)

Керівник проекту _______________ (Прізвище І.Б.)

(підпис)

Бухгалтер проекту _______________ (Прізвище І.Б.)

М.П. (підпис)

9

Додаток 2

Декларація щодо конфлікту інтересів

(додається разом із Заявою про дотримання Політики МФВ

щодо конфлікту інтересів до Угоди про реалізацію проекту)

ВИЗНАЧЕННЯ

МФВ прагне уникати ситуацій в організаціях-виконавцях проектів, які стають причиною конфлікту

інтересів. Політика МФВ полягає в дотриманні такого правила – керівник організації-виконавця

проекту зобов’язаний повідомити МФВ про наявність відносин з працівниками та постачальниками

товарів або послуг, що можуть принести особисту, інституційну, політичну або фінансову користь їм

або йому, їхнім або його родичам, близьким друзям та діловим партнерам.

Потенційним конфліктом інтересів в організаціях-виконавцях проектів вважаються такі ситуації:

1. Керівник організації-виконавця проекту МФВ бере участь у прийнятті рішення щодо справи, в

якій він не зможе залишатися незацікавленим або об’єктивним у виборі між метою та інтересами

проекту МФВ та своїми власними інтересами.

2. Керівник організації-виконавця проекту МФВ (його родичі, близькі друзі або ділові партнери) є

або може бути матеріально зацікавленим у отриманні або постачанні товарів або послуг для

реалізації проекту МФВ від окремих юридичних та фізичних осіб.

ПРОЦЕДУРИ

1. Якщо керівник організації-виконавця проекту

• має зацікавленість або можливу користь від укладання угоди з постачання товарів або послуг

для реалізації проекту МФВ від окремих юридичних та фізичних осіб,

• чи обіймає офіційну посаду у такій юридичній особі або є особою, що безпосередньо здійснює

постачання товарів або надає послуги для реалізації проекту МФВ,

• чи опиняється в іншій ситуації, яка має або може бути сприйнята, як така, що має ознаки

10

конфлікту інтересів

він/вона має надати МФВ всю інформацію про (потенційний) конфлікт інтересів перед початком

будь-якої дискусії або обговорювання такої угоди.

2. Після повідомлення про такі інтереси, МФВ вивчає потенційно конфліктну ситуацію та визначає

необхідні кроки для уникнення конфлікту.

3. Якщо керівник організації-виконавця проекту не оголошує про існуючий або потенційний

конфлікт інтересів, МФВ у відповідності до ст. 4 Угоди про реалізацію проекту має право в

односторонньому порядку прийняти рішення про припинення подальшого фінансування Проекту,

відмовитися від Угоди та вимагати повернення коштів, сплачених організації-виконавцю за

Проектом. В разі відмови МФВ від Угоди організація-виконавець зобов’язана повернути МФВ всі

кошти, що отримані за Угодою. Рішення про відмову від Угоди має бути надіслане організації-

виконавцю рекомендованим листом. З дати отримання організацією-виконавцем листа, Угода

вважається припиненою. Повернення коштів МФВ організацією-виконавцем має відбутися

впродовж десяти банківських днів з моменту отримання від МФВ письмового повідомлення про

припинення Угоди.

4. Не вимагається декларування конфлікту інтересів виконавцями при реалізації проектів,

пов’язаних виключно з поїздками осіб за межі України за програмою “Схід-Схід”.

ЗАЯВА

ПРО ДОТРИМАННЯ ПОЛІТИКИ МФВ

ЩОДО КОНФЛІКТУ ІНТЕРЕСІВ

1. Я, ____, як керівник організації ___, яка є виконавцем проекту Міжнародного фонду

«Відродження» «____» № ___, ознайомився(-лася) та зрозумів(-ла) політику МФВ щодо

конфлікту інтересів.

2. Я згоден(-на) повідомити МФВ про будь-який конфлікт інтересів або потенційний конфлікт

інтересів, як описано вище, виконуючи обов’язки керівника організації-виконавця проекту

11

Міжнародного фонду «Відродження».

3. Я згоден(-на) з тим, що у випадку, якщо мною буде не оголошено про існування конфлікту

інтересів у підпорядкованій мені організації, фінансування реалізації проекту буде призупинено з

боку МФВ, і МФВ буде мати право відмовитися від Угоди та вимагати повернення коштів,

сплачених МФВ за проектом.

12

Виконавчому директору

МФ «Відродження»

Бистрицькому Є.К.

Керівника організації «__________»

П.І.Б.

Лист на подолання конфлікту інтересів

Під час реалізації проекту № ___ «______________________», що отримав фінансову підтримку

Міжнародного фонду «Відродження», виникла ситуація, що підпадає під дію політики МФВ щодо

конфлікту інтересів.

Керівник організації «______________» (особа, що має родинні або бізнесові стосунки з керівником

організації) виконуватиме в ході реалізації проекту № ____ оплачувані роботи (щодо фізичної особи,

оплата якої відбуватиметься зі статті «Оплата праці»), надаватиме оплачувані послуги в ході

реалізації проекту № ____ (щодо приватних підприємців або керівників інших юридичних осіб,

витрати на які будуть здійснюватися зі статті «Інші витрати»), а саме: П.І.Б. залучено до

виконання обов’язків за позицією «____________», бюджетом проекту № ___ за виконання таких

обов’язків передбачено оплату в розмірі ____ дол. США (П.І.Б. залучено до надання послуг

«____________» з оплатою в розмірі ________).

Просимо Вас подолати конфлікт інтересів, що виник за проектом № __ за позицією «________», з

огляду на те, що навести вагомі аргументи на користь залучення такого виконавця (наприклад,

тривалий досвід співпраці з організацією-виконавцем, зазначити період та характер співпраці; в разі

проведення тендеру – оптимальне поєднання ціни і якості).

П.І.Б. та підпис керівника організації

«__» ________ 200 __ р.

До листа слід докласти CV виконавця

13

Додаток 3

Форма УП 8

Додаток до наказу 45 від 19 лютого 2010 р.

Виконавчому директору МФВ

Бистрицькому Є.К.

_____________ (назва організації)

_________ (П.І.Б. керівника організації)

Шановний Євгене Костянтиновичу!

Під час реалізації проекту № ________ «___________________________» (вкажіть свій номер і

назву Угоди), що отримав фінансову підтримку МФ “Відродження”, наша організація заощадила

кошти за низкою статей бюджету проекту та/або виникла потреба у внесенні змін до затвердженого

бюджету проекту (у випадку, якщо існує потреба у затвердженні змістовних змін або кількісних змін,

які виходять за рамки дії пп. 3.6 угоди).

У зв’язку з тим, що (вкажіть вагомі причини), і робота за даним проектом триває, просимо

внести до бюджету проекту зазначені нижче змістовні (у тому разі, якщо вводиться нова назва статті

чи витрати) та/або кількісні (в разі перерозподілу бюджету в рамках затверджених статтей і витрат)

зміни, а саме:

Стаття витрат

(копія назви статті

із затвердженого

бюджету)

Назва витрати

(копія назви

витрати

із затвердженого

бюджету)

Затверджена

сума

(грн.)

Запропоновані

зміни (+/-)

(грн.)

Сума до

затвердження

(грн.)

1 2 3 4 5

14

Оплата праці (вкажіть назву) Береться з

бюджету

(сума

запланованих

змін)

Сума колонок 3 та

4

Обладнання (вкажіть назву) Береться з

бюджету

(сума

запланованих

змін)

Сума колонок 3 та

4

Матеріальне

забезпечення

(вкажіть назву) Береться з

бюджету

(сума

запланованих

змін)

Сума колонок 3 та

4

Відрядження і

транспортні

витрати

(вкажіть назву) Береться з

бюджету

(сума

запланованих

змін)

Сума колонок 3 та

4

Інші витрати (вкажіть назву) Береться з

бюджету

(сума

запланованих

змін)

Сума колонок 3 та

4

РАЗОМ: Сума по колонці

3

0

(Сума по колонці

4

має дорівнювати

нулю)

Сума по колонці 5

(У разі потреби) Просимо також подовжити термін дії угоди за проектом до __ ____________ 201__ р.

з відповідним коригуванням термінів подання фінансової та змістовної звітності.

Керівник організації _______________ (Прізвище І.Б.)

(підпис)

Керівник проекту _______________ (Прізвище І.Б.)

(підпис)

15

Бухгалтер проекту _______________ (Прізвище І.Б.)

(підпис)

16

Додаток 4

ПРАВИЛА ВИКОРИСТАННЯ ЛОГОТИПІВ ТА ДИСКЛЕЙМЕРА В МЕЖАХ «ІНІЦІАТИВИ З

РОЗВИТКУ АНАЛІТИЧНИХ ЦЕНТРІВ УКРАЇНИ»

Відповідно до угоди про реалізацію проекту, організація зобов’язується розміщувати логотипи

Посольства Швеції в Україні, Фонду розвитку аналітичних центрів (TTF) та Міжнародного фонду

«Відродження» та дисклеймер на всіх матеріалах, виготовлених в рамках підтриманих проектів.

ПРОСИМО ВИКОРИСТОВУВАТИ ТАКІ ЛОГОТИПИ ТА ДИСКЛЕЙМЕРИ

Логотипи

Текст дисклеймеру:

Думки та позиції викладені у цьому звіті/публікації є позицією автора та не обов’язково відображають

позицію уряду Швеції.

The views and interpretations expressed in this report/publication are the authors’ and do not necessarily

reflect those of the Government of Sweden.

17

Зверніть увагу, що у публікаціях, виготовлених в межах проекту, має бути обов’язково

розміщена нижче зазначена інформація:

Інформація про типографію (назва та адреса)

Автор (прізвище та ім’я) фотографії на титульній сторінці (у разі наявності фотографії на

титульній сторінці)

Інформація про те, коли видання здано до набору та підписано до друку

Дата друку [місяць та рік]

Авторські права: Sida та автор/організації

Спосіб друку

Обсяг (кількість умовних друкарських аркушів).

[Номер] випуску

Кількість примірників

[ISBN]

[ISSN]

Посилання звідки може бути завантажена публікація

18

Додаток 5

Форма змістовного звіту для переможців конкурсу міні грантів в межах «Ініціативи з розвитку

аналітичних центрів України»

Шановні колеги, при підготовці змістовного звіту, просимо користуватися планом організаційного

розвитку. Просимо Вас уникати коротких відповідей на зразок «так», «ні», «не знаю». Ваші відповіді

допоможуть нам зрозуміти, які зміни відбулися в організації протягом міні гранту; які труднощі

виникли при реалізації проекту, як їх можна уникнути у майбутньому. Дякуємо за співпрацю!

Назва організації:

Номер проекту:

Керівник проекту:

Звітний період:

1. Вступ

Коротко опишіть поточний стан організаційного розвитку Вашої організації у наступних сферах:

а) урядування (а саме, місія та стратегія діяльності, система управління організацією, положення,

що регулюють конфлікт інтересів/антикорупцію та ґендерні питання)

б) операційний менеджмент (а саме, річне планування, кадрова політика, комунікаційна стратегія,

менеджмент проектів, зовнішні контакти).

в) фінансовий менеджмент ( а саме, фінансові процедури, фінансове планування та звітування,

фінансовий контроль, зовнішній аудит та фандрейзинг).

2. Таблиця результатів проекту (будь ласка, користуйтеся планом організаційного розвитку

для заповнення даної таблиці)

Очікувані

результати

Заходи/діяльність Досягнуті

результати

Індикатори (за

допомогою яких

вимірюються

зміни)

Коментарі (у разі

необхідності)

У сфері урядування

У сфері операційного менеджменту

19

У сфері фінансового менеджменту

3. Коротко опишіть основні заходи, реалізовані в межах проекту

Назва заходу Дата Мета Кількість

присутніх

Коментарі (якщо

необхідно)

жінок чоловіків

Чи вдалося реалізувати всі заплановані заходи? Якщо ні, то чому саме?

4. Аналіз ризиків

a) Чи були фактори (як негативні, так і позитивні), які впливали на виконання проекту та не

були Вами передбачені?

b) З якими труднощами (зовнішніми або внутрішніми) Ви зіштовхнулися під час реалізації

проекту? Чи вдалося Вам подолати ці труднощі, якщо так, то як саме?

5. Будь ласка, вкажіть, як діяльність Вашої організації впливає або пов’язана із наступною

тематикою: права людини, недискримінація та ґендер, вплив на навколишнє середовище.

a) Як пов’язана або як впливає діяльність /дослідження Вашої організації на права людини,

недискримінацію та ґендер, навколишнє середовище.

b) Як права людини, недискримінація та ґендер, вплив на навколишнє середовище відображені у

внутрішніх правилах та процедурах організації.

6. Будь ласка, зазначте необхідні зміни у плані подальшого організаційного розвитку вашої

організації, Яких результатів (змін у якості та спроможності Вашої організації) Ви

прагнете досягнути у наступні три роки?

20

Додаток 6

Інструкція щодо фінансової звітності.

До уваги керівника Організації-Виконавця і

бухгалтера/фінансового менеджера проекту

“…Набувачі благодійної допомоги у формі благодійних внесків і пожертвувань, що мають цільовий

характер (благодійні гранти), повинні звітувати перед благодійниками та благодійними

організаціями про їх використання”.

ст. 22 «Контроль за діяльністю благодійної організації “Закону України про благодійництво та

благодійні організації»

Інструкція щодо фінансової звітності.

Шановні колеги!

З метою здійснення моніторингу витрачання коштів гранту та ходу реалізації Проекту, фінансованого

Міжнародним фондом “Відродження”, Фонд вимагає надання Організацією-Виконавцем проекту

фінансових звітів (поетапно за кожне перерахування та/або за будь-який період реалізації Проекту на

вимогу Фонду). Одночасно з наданням фінансового звіту про використання коштів першого і кожного

наступного перерахування за грантом Фонд вимагає від грантоотримувача надання зведеної таблиці

витрат за проектом, які затверджуються керівником Організації-Виконавця.

Обов’язкові дати надання звітів зазначені у пп.3.2. Угоди про реалізацію Проекту.

Умови і процедури внесення змін до затвердженого бюджету проекту визначені пп.3.5.-3.6. Угоди.

УВАГА!

Деякі Програми МФВ не дозволяють жодних змін у бюджетах підтриманих проектних

пропозицій, про що Виконавець проекту офіційно попереджається під час підписання грантової

угоди між Фондом і Організацією-Виконавцем.

21

Загальні вимоги до фінансового звіту

Кожний звіт повинен бути засвідчений печаткою Організації-Виконавця і містити наступну базову

інформацію:

Номер проекту (п’ять цифр), який є номером Угоди між Організацією-Виконавцем та Фондом;

Прізвище, ім’я, по-батькові офіційного, уповноваженого статутом, представника (керівника)

Організації-Виконавця, бухгалтера (фінансового менеджера) та керівника проекту і їхні підписи;

Адресу, телефон, факс, електронну адресу керівника проекту та бухгалтера (фінансового

менеджера) Організації-Виконавця для вирішення можливих питань щодо фінансової звітності за

проектом.

Ведення бухгалтерської звітності

Бухгалтерський облік щодо реалізації проекту повинен вестися окремо від загального

бухгалтерського обліку діяльності Організації-Виконавця.

У бухгалтерському звіті необхідно зазначати суми надходжень від Фонду у кожному

перерахуванні і витрати, здійснені з отриманих коштів Фонду.

Всі витрати повинні бути підтвердженими бухгалтерськими документами.

Вся бухгалтерська документація (бухгалтерські книги, оригінали документів, підтвердження

платежів) повинна зберігатися у центральному приміщенні організації відповідно до п.3.6

грантової угоди між МФВ та Організацією-Виконавцем проекту.

Бухгалтерська звітність про реалізацію фінансованого МФВ проекту повинна бути доступна для

аудиту представниками Фонду або визначеними ним особами у будь-який час.

Всі копії листів, які підтверджують можливість змін статей бюджету, повинні бути доданими до

Угоди і зберігатися в архіві Організації-Виконавця разом з іншими документами.

Інструкції щодо оформлення фінансового звіту

1. Підготуйте таблицю витрат за відповідний звітний період, визначений пп.3.2. Угоди.

УВАГА! Загальний обсяг суми проміжного звітування не може бути меншим за 75% коштів,

перерахованих Фондом. У разі якщо сума менша 75%, наступне перерахування можливе лише за

погодженням з Фондом.

2. Додайте копію форми УП 16, що містить затверджений бюджет проекту.

22

3. Додайте до фінансового звіту копії листів щодо змістовних і кількісних змін в затвердженому

бюджеті проекту, погоджених Фондом.

4. Копії документів, що підтверджують витрати з коштів гранту, складіть в порядку розташування

статей і витрат проекту у формі УП 16, що містить затверджений бюджет проекту («Оплата праці»,

«Обладнання», «Матеріальне забезпечення», «Відрядження і транспортні витрати», «Інші витрати»),

пронумеруйте документи кожної із статей витрат у хронологічному порядку.

23

Інструкція щодо здійснення і оформлення витрат з коштів гранту Фонду

Назва

статті

бюджету

(відповідно до

затвердженог

о бюджету

проекту,

форма УП 16)

Назва витрат

(відповідно до

затвердженого

бюджету проекту,

форма УП 16)

Перелік документів, необхідних для звітування

Підстава для здійснення

бухгалтерської операції

Підтвердження здійснення

бухгалтерської операції

Підтвердження надання

товарів, послуг та робіт

1. Оплата праці

24

1.1 Штатні працівники

організації

Наказ керівника організації про

створення групи виконавців

проекту з обов’язковою

вказівкою, що гроші

сплачуються з коштів гранту

МФВ.

Трудові угоди з виконавцями,

Розрахунково-платіжні

відомості на виконавців проекту

(з обов’язковою вказівкою, що

гроші сплачуватимуться з

коштів гранту МФВ).

Прибуткові касові ордери (в разі

виплати коштів готівкою),

Угода з банком про зарплатний

проект (в разі безготівкової

оплати).

1. Розрахунково-платіжна відомість

на виконавців проекту з

обов’язковою вказівкою, що грощі

будуть сплачуватись з коштів

гранту МФВ.

2. Копії платіжних доручень

обов’язкових відрахувань і

нарахувань по податках і зборах.

3. Копії платіжних доручень про

перерахування коштів у рамках

зарплатного проекту (від

організації до банку) і копії

відомостей банку про розподіл по

особових рахунках працівників.

1. Видаткові касові ордери

або платіжна відомість з

підписами осіб, які отримали

гроші (при готівковому

розрахунку).

2. Копії платіжних доручень

про перерахування коштів у

рамках зарплатного проекту

(від організації до банку) і

копії відомостей банку про

розподіл по особових

рахунках працівників.

25

1.2 Позаштатні

співробітники

1. Копії трудових угод, в яких є

обов’язкове посиланняя на те,

що робота буде сплачуватись з

коштів гранту МФВ, з актами

виконаних робіт.

2. Прибуткові касові ордери (в

разі виплати коштів готівкою),

Угода з банком про зарплатний

проект (в разі безготівкової

оплати).

1. Розрахунково-платіжна відомість

на позаштатних виконавців

проекту з обов’язковою вказівкою,

що грощі будуть сплачуватись з

коштів гранту МФВ.

2. Копії платіжних доручень

обов’язкових відрахувань і

нарахувань по податках і зборах.

1. Видаткові касові ордери

або відомість з підписами

осіб, які отримали гроші (при

готівковому розрахунку).

2. Платіжні доручення про

перерахування коштів

виконавцям (при

безготівковому розрахунку).

26

2. Обладнання Назви витрат

відповідно до

затвердженого

бюджету проекту

(див. Додаток до

Угоди).

УВАГА!

1. До звіту мають

також бути надані

документи, що

підтверджують

перебування

придбаного

обладнання на

балансі організації –

інвентарні картки,

акти введення в

експлуатацію.

2. Перевірити сплату

на відповідність

вимозі пп.3.8 угоди

щодо проведення

тендеру.

1. Наказ по організації на

здійснення платежу за рахунок

коштів гранту.

2. Рахунок/фактура.

3. У разі проведення тендеру –

наказ про створення тендерної

комісії, протокол засідання

тендерної комісії, 3 комерційні

пропозиції (рахунки).

Платіжне доручення, в якому є

посилання на номер гранту МФВ.

Видаткова накладна з

підписом про отримання.

27

3. Матеріальне

забезпечення

Назви витрат

відповідно до

затвердженого

бюджету проекту

(див. Додаток до

Угоди).

УВАГА!

1. Готівкові витрати з

коштів гранту не

можуть перевищувати

20% від загального

обсягу фінансування

МФВ.

2. У разі придбання

товарів у приватних

підприємців до звіту

долучаються копії

їхніх свідоцтв про

реєстрацію і сплату

єдиного податку у

році, коли відбулася

сплата.

3. Усі товарно-

матеріальні цінності,

придбані в якості

1. Рахунок-фактура (при

безготівковій сплаті).

1. Авансовий звіт підзвітної

особи з копіями підтвердних

документів (рахунки, чеки,

квитанції) – при готівковій

сплаті.

2. Прибутковий касовий ордер

про надходження готівки до каси

організації.

1. Платіжне доручення.

1. Видатковий касовий ордер, що

підтверджує розрахунки з

підзвітною особою.

1. Видаткова накладна (або

акт виконаних робіт в разі

надання послуг).

1. Акти списання товарно-

матеріальних цінностей.

28

4. Відрядження і

транспортні

витрати

Назви витрат

відповідно до

затвердженого

бюджету проекту

(див. Додаток до

Угоди).

УВАГА!

1. Задля приведення

витрат у відповідність

із вітчизняним

законодавством слід

узгодити їх з

Інструкцією в межах

України та за кордон

(в частині

особливостей оплати

відрядних витрат

особам, які не є

штатними

співробітниками

організації). У зв’язку

з цим витрати на

робочі візити осіб, які

не є штатними

співробітниками

організації, за

1. Наказ на відрядження за

рахунок коштів гранту від МФВ.

2. Кошторис витрат на

відрядження.

3. Прибутковий касовий ордер.

4. Запрошення від сторони, що

приймає, з порядком денним

заходу (-ів), які буде відвідано

відрядженою особою.

1. Видатковий касовий ордер. 1. Посвідчення на

відрядження.

2. Авансовий звіт за

відрядження встановленої

форми, який містить перелік

витрат і обов’язково копії

всіх документів, на які є

посилання в авансовому звіті.

Якщо відрядження

закордонне, обов’язково

додається копія паспорта

(аркуші паспорта, які

засвідчують особу, наявність

візи, позначки про перетин

кордону). Для перевірки

витрат, здійснених під час

відрядження, слід додати про

курс валют на день обміну

(або крос-курс).

29

5. Інші витрати Назви витрат

відповідно до

затвердженого

бюджету проекту

(див. Додаток до

Угоди).

УВАГА!

Всі угоди мають бути

оформлені відповідно

до чинного

законодавства

України.

Рахунок-фактура або Угода Платіжне доручення про сплату. Акт виконаних робіт або

надання послуг, Видаткова

накладна з підписом про

отримання.

30

5.1. Оплата послуг

приватних

підприємців,

пов’язаних із

загальною

реалізацією проекту

УВАГА!

1. Залучення

представників

керівного складу

організації та членів

їхніх сімей в якості

приватних

підприємців для

надання послуг, що

оплачуються з коштів

гранту, підпадає під

дію політики МФВ

щодо конфлікту

інтересів і потребує

подолання

виконавчим

директором МФВ.

2. На сплати

приватним

1. Угода (невід’ємним додатком

до якої має бути кошторис угоди)

із зазначенням виду послуг

відповідно до затвердженого

бюджету проекту.

2. Копію свідоцтв про реєстрацію

та сплату єдиного податку, які

підтверджують цільовий характер

сплати (даний постачальник має

дозвіл на надання виду послуг, за

які йому сплачено).

Платіжне доручення, в якому є

посилання на номер гранту

Акт про виконання робіт або

надання послуг (якщо це

були будь-які видавничі

послуги, додати примірник

друкованої продукції).

31

5.2. Витрати, пов’язані з

організацією заходу в

рамках проекту

УВАГА!

1. В разі якщо

комплексне

забезпечення заходу

здійснюється

приватним

підприємцем, який

має право на надання

такого виду послуг,

до звіту додається

звіт постачальника з

копіями документів,

що підтверджують

його (її) витрати з

організації заходу.

2. До фінансового

звіту за цим видом

витрат подаються

програма заходу і

списки учасників.

1. Наказ по організації на

здійснення платежу за рахунок

коштів гранту (із зазначенням

типу і назви заходу, дат і місця

проведення).

2. Угода (-и) з постачальником

(-ами) про надання послуг з

кошторисом (-ами) або рахунок-

фактура.

Платіжні доручення про сплату з

коштів проекту.

Акт (-и) виконаних робіт.

Видаткові накладні з

підписом про отримання в

разі придбання товарів.

32

5.3. Поліграфічні витрати,

пов’язані із загальною

реалізацією проекту.

Угода з калькуляцією

видавничих витрат.

Платіжне доручення про сплату. Акт виконаних робіт і

Видаткова викладна на

отримання продукції. Зразок

поліграфічної продукції.

5.4. Харчування учасників

заходів за проектом

УВАГА!

Витрати на алкоголь

та тютюнові вироби у

звіті не будуть

враховані.

Рахунок-фактура або Угода (з

обов’язковим посиланням на

кількість осіб).

Платіжне доручення про сплату. Акт виконаних робіт і

Видаткова викладна на

отримання продукції (в разі

придбання продуктів

харчування).

Зразок меню офіціанта в разі

харчування у закладі

громадського харчування.

5.5. Проживання

учасників заходів за

проектом

Рахунок-фактура або Угода з

обов’язковим посиланням на

кількість осіб і калькуляція

готельних номерів.

Платіжне доручення про сплату. Акт виконаних робіт

(наданих послуг).

5.6. Банківське

обслуговування

Договір про РКО Банківська виписка за період Банківська виписка за період

33