JP CONSULTORES… calidad en todo lo que hacemos

La implementación de Sistemas de Gestión de la Calidad en organizaciones estatales o nacionales es una conducta que se ha incrementado en un alto porcentaje en los últimos años a nivel mundial, pero sobre todo en Latinoamérica, ya que en estos países, los organismos del Sector Público son continuamente criticados por la falta de transparencia en la gestión y por los deficientes servicios que brindan a los ciudadanos beneficiarios de los mismos.

OBJETIVO

• Determinar los procesos en la Municipalidad de Imbabura.

• Documentar los procesos.

• Capacitar al personal en temas relacionados

BENEFICIO DE LA IMPLEMENTACION

a) Describir el sistema de gestión de la calidad de la organización;b) Proveer información para grupos de funciones relacionadas, de manera tal que puedan entender mejor las interrelaciones;c) Comunicar a los empleados el compromiso de la dirección con la calidad;d) Ayudar a los empleados a comprender su función dentro de la organización,dándoles así un mayor sentido del propósito e importancia de su trabajo;e) Facilitar el entendimiento mutuo entre los empleados y la dirección;f) Proveer una base para las expectativas del desempeño del trabajo;g) Declarar la forma en que se llevarán a cabo las actividades para lograr losrequisitos especificados.;h) Proveer evidencia objetiva de que los requisitos especificados han sido logrados;i) Proveer un marco de operación claro y eficiente;

..BENEFICIO DE LA IMPLEMENTACION

j) Proveer una base para la formación inicial de nuevos empleados y la actualización periódica para los empleados actualesk) Proveer una base para el orden y el equilibrio dentro de la organización;l) Proveer coherencia en las operaciones basadas en procesos documentados;m) Proveer una base para la mejora continua;n) Proveer confianza al cliente, basada en los sistemas documentados;o) Demostrar a las partes interesadas las capacidades dentro de la organización;p) Proveer un marco de referencia claro de requisitos para los proveedores;q) Proveer una base para auditar el sistema de gestión de la calidad;r) Proveer una base para evaluar la eficacia y adecuación continua del sistema de gestión de la calidad

ANTECEDENTES

ACUERDO 784Emítase la Norma Técnica de Gestión por procesos

Constitución de la República del Ecuador - Art. 227 determina que la Administración Pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación.

La Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública establece a la gestión por procesos como uno de los ejes u orientaciones estratégicas para lograr una gestión pública de calidad centrada en el ciudadano

Que, la Disposición Transitoria Octava del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público dispone que se expida una norma técnica de procesos para las instituciones de la Administración Pública Central e Institucional.

Que, es necesario que las instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y dependiente de la Función Ejecutiva orienten sus actividades a la gestión de procesos, con el fin de que la gestión pública se centre en beneficio de la sociedad.

Art. 1 OBJETIVO DEL ACUERDO

Establecer las políticas, normas, procedimientos e instrumentos de carácter técnico y operativo que permitan a las instituciones de la

Función Ejecutiva realizar una gestión de procesos orientada en los principios de Administración Pública establecidos en la

Constitución de la República.

Art. 2 CONTENIDO DE LA NORMA

• Lineamientos generales de la gestión de procesos

• Ámbitos metodológicos y herramientas técnicas de esta norma especificados mediante guías metodológicas y cuadernos de trabajo emitidos y difundidos por la Secretaría Nacional de la Administración Pública oportunamente.

Art. 3 AMBITO DE LA APLICACION

Instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y dependiente de la Función Ejecutiva.

DEL SECTOR PUBLICO

MEJORA CONTINUA

CAPACIDADES DE UN PROCESO PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS DEL CLIENTE

• cliente interno• cliente externo ciudadanía• cliente externo empresa• cliente externo gobierno

ENFOQUE EN EL CLIENTE

LA GESTIÓN DE PROCESOS TENDRÁ COMO FIN ÚLTIMO BRINDAR SERVICIOS A SUS CLIENTES COMPRENDER SUS NECESIDADES

ACTUALES Y FUTURAS

Art.4 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTABLECIDOS EN

LA CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR

OPTIMIZACION

TODAS LAS ACCIONES QUE SE REALICEN EN LA GESTIÓN DE PROCESOS ESTARÁN ORIENTADAS A MEJORAR Y DESARROLLAR LAS CAPACIDADES INSTITUCIONALES A TRAVÉS DE SUS PROCESOS

AUTOMATIZACION

UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA IMPLEMENTAR LOS PROCESOS OPTIMIZADOS.

EFICIENCIA Y EFICACIA DE LA

ADMINISTRACION PUBLICA

Art.4 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTABLECIDOS EN

LA CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR

ENFOQUE HACIA EL CLIENTE

LIDERAZGO

PARTICIPACION ACTIVA DE LOS SERVIDORES PUBLICOS O

PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PUBLICAS

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

ENFOQUE DEL SISTEMA PARA LA

GESTION

MEJORA CONTINUA

ENFOQUE BASADO EN HECHOS

RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS

COOPERACION, COORDINACION Y

ARTICULACION

TRASPARENCIA

PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD DEL SECTOR PUBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIO

Art. 6 GESTION DE PROCESOS

Conjunto de actividades sistemáticas que siguen un ciclo de mejora continua que implica la definición, medición, análisis, mejora y control de los procesos, con el objetivo de que las

instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y dependiente de la Función Ejecutiva entreguen servicios de

calidad que satisfagan a la sociedad.

Art. 7 TERMINOS Y DEFINICIONES

Proceso Procesos críticos Cliente Interno Cliente Externo Ciudadanía Cliente externo

Empresa/Organización Cliente externo Gobierno Disparador (entradas) Proveedor Diagrama de Flujo

Mapa de Procesos Macro procesos

Gobernantes Macro procesos

Sustantivos Macro procesos Adjetivos Diagrama de macro

procesos Indicadores Línea base Meta

Art. 8 COMPROMISO DE LA GESTION POR PROCESOS

La gestión de procesos será un compromiso institucional encabezado por la máxima autoridad, que representará la voluntad de institucionalizar la

gestión de procesos independientemente de los cambios administrativos que se generen.

CICLO DINAMICODE MEJORACONTINUA

1

ETAPA DE DEFINICION

2

ETAPA DE MEDICION

3

ETAPA DE ANALISIS

4

ETAPA DE MEJORAMIENTO

5

ETAPA DE CONTROL

Art.11 CICLO DE MEJORA CONTINUAArt. 11 CICLO DE MEJORA CONTINUA

CONCEPTOS RELACIONADOS CON UN SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD

CLIENTES (y otras partes

interesadas)

MODELO DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

MEDICION, ANALISIS Y

MEJORACAP 8

REALIZACION DEL PRODUCTO

CAP 7

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

CAP 5

GESTION DE RECURSOS

CAP 6

CLIENTES (y otras partes

interesadas)

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

REQUISITOSPRODUCTO

OSERVICIO

SATISFACCION

Entradas Salidas

Actividades que aportan valor

Actividades que aportan valor

QUE ES GESTION

POLITICA Y

OBJETIVOS

ACTUARVERIFICARHACER

Indicadores de auditorias

Mejoramiento Continuo - Prevención

PLANEAR

ACTIVIDADES COORDINADAS

METODOLOGIA

Satisfacción del cliente

PHAV

QUE ES SISTEMA

ALTA DIRECCION

LIDERAZGOPERSONAL

INVOLUCRADO

SISTEMA DE LA GESTION DE CALIDAD PARA ENTIDADESHerramienta de gestión sistemática y Transparente

QUE ES CALIDAD

PARTESINTERESADAS

RequisitosDel

Cliente

ProductosCaracterísticas de

La calidad

ENFOQUE POR PROCESOSRED DE PROCESOS

DIRECTIVOS ESTRATEGICOS

PRO

VEEDOR

ES

CONTROL DE LOS PARAMETROS DEL PROCESO

PROCESO(S)E

NTRADAS

RESULTADOS

CLIENTES

PROCESOS DE APOYORECURSOS

PHVA

PHVA

PHVA

MISIONALES

TODOS LOS PROCESOS SE TIENEN QUE GESTIONAR TODOS LOS PORCESOS TIENEN QUE GENERAR VALOR

P H V A

P H V A P H V A

QUE ES UN PROCESO

PROCESO 2

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

PROCESO 1

4.2 GESTION DOCUMENTAL

4.2.1 Generalidades

4.2.2Manual de

Calidad

4.2.3 Control de documentos

4.2.4 Control de Registros

PIRAMIDE DOCUMENTAL

Manual

Procedimientos

Formatos, registros, documentos, protocolos,

etc.

Estándares Y

Códigos

Política de Calidad

Instructivos

Registros internos(formatos,informes

listas,especificaciones)

Registros externos(especificaciones ynormas de clientes,especificaciones ynormas técnicas,

requerimientos legales)

Referencia enProcedimientos

Referencia enManual de Calidad

QUE SE DEBE DOCUMENTAR EN UN PROCEDIMIENTOS4.5.2 CONTENIDO

4.5.2.1 Titulo

4.5.2.2 Propósito

4.5.2.3 Alcance

4.5.2.4 Responsabilidad

4.5.2.5 Descripción de las Actividades

4.5.2.6 Registros

4.5.2.7 Anexos