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« Comment répondre aux contraintes légales liées à la dématérialisation de l’information ? »
Séminaire à l’Echangeur Bordeaux Aquitaine organisé par
29 juin 2006
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 2
Présentation des intervenants
Annabel Bonnaric, Cabinet Fidal, • Avocat spécialisée en droit des nouvelles technologies
Jean-Pierre Delacre, Capgemini Sud, • Consultant
Jean-François Esnault, Capgemini Sud, • Directeur Commercial Secteur Services Sud Ouest
Stéphanie Pialat, Cheops Technology, • Directeur du Développement
Lionel Urvoy, EMC², • Consultant Technique
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 3
Agenda
Les enjeux métiers de la dématérialisation et de l’archivage• Jean-Pierre Delacre
Les contraintes légales liées à la dématérialisation• Annabel Bonnaric
Intégration technologique des solutions d’archivage• Stéphanie Pialat
La solution d’archivage Centera de EMC2• Lionel Urvoy
La dématérialisation: quelle trajectoire ?• Jean-Pierre Delacre
Cocktail
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 4
Agenda
Les enjeux métiers de la dématérialisation et de l’archivage• Jean-Pierre Delacre
Les contraintes légales liées à la dématérialisation• Annabel Bonnaric
Intégration technologique des solutions d’archivage• Stéphanie Pialat
La solution d’archivage Centera de EMC2• Lionel Urvoy
La dématérialisation: quelle trajectoire ?• Jean-Pierre Delacre
Cocktail
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 5
La situation que nous observons dans les Entreprises
Recherche d’optimisation des coûts de fonctionnement et amélioration de l’efficacité de leur S.I.
Après la mise en œuvre d’un ERP, fédérateur des flux internes, l’entreprise a besoin d’y intégrer ses flux externes
La dématérialisation des documents entrants ou sortants est une des clés de cette optimisation
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 6
Les axes de travail privilégiés
optimiser coûts et performance demande: simplification, mutualisation et automatisation des traitements sans valeur ajoutée directe pour l’entreprise.
• Capture des documents et interprétation automatique
• Saisie automatique des données
• Transmission et mise en circulation électronique des documents de gestion
• Mise en partage des documents
Chacun de ces points offre des opportunités de gain rapide
Par ailleurs, la mise en œuvre de la dématérialisation comporte des spécificités légales, organisationnelles ou technologiques qu’il est essentiel de prendre correctement en compte
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 7
Exemple: l'e-facturation simplifie et améliore le cycle de traitement des factures et des règlements
Côté FournisseurCôté Fournisseur
Côté AcheteurCôté Acheteur
Le fournisseur est mieux informé du traitement de sa
facture : il relance à bon escient et dispose de la date de paiement certaine (+ lettrage). Il peut éventuellement se faire refinancer.
Le fournisseur est mieux informé du traitement de sa
facture : il relance à bon escient et dispose de la date de paiement certaine (+ lettrage). Il peut éventuellement se faire refinancer.
Les factures sont archivées et restituées
électroniquement (meilleur
classement, pas de perte,
simplification de la recherche)
Les factures sont archivées et restituées
électroniquement (meilleur
classement, pas de perte,
simplification de la recherche)
Le courrier est éliminé et les
factures directement enregistrées et
distribuées au bon interlocuteur, après contrôle (limitation
de la perte des courriers)
Le courrier est éliminé et les
factures directement enregistrées et
distribuées au bon interlocuteur, après contrôle (limitation
de la perte des courriers)
Les erreurs sur la facture sont réduites, les
rapprochements optimisés (détail)
et le cycle de validation simplifié
Les erreurs sur la facture sont réduites, les
rapprochements optimisés (détail)
et le cycle de validation simplifié
Amélioration du crédit
client
Amélioration du crédit
client
Finan-cement
Paiement
(direct ou subrogation)
Contrôle des taxes,
opposition, affacturage
Traitement des litiges
et récla-mations
Archivage
restitution
Suivi des factures
Rapproche- ment et cycle de
validation
Contrôle / saisie et
imputations comptables
Acquisition de la facture
(électroniques ou scanner)
Gestionde la
trésorerie et financement
Traitement du règlementdes factures
Les relances et litiges
demandent moins de temps et sont tracés.Consultation et
dialogue à distance entre
partenaires commerciaux.
Les relances et litiges
demandent moins de temps et sont tracés.Consultation et
dialogue à distance entre
partenaires commerciaux.
Suivides factures et relances
Gestiondes litiges
Archi-vage
restitution
Edition et mise sous pli
desfactures
Passage en comptabilité
Constitutiondes factures
Tâche supprimée Tâche conservée Tâche partiellement suppriméeLégende:
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 8
La dématérialisation
Transformer le papier en flux électronique • gérer électroniquement processus et flux de données /documents
exploités dans l’entreprise ou échangés avec des tiers.
Totale ou partielle
Selon le contexte et le type de flux => aspects légaux et/ou fiscaux
• Dans ce cas, des dispositions spécifiques sont à respecter, qui touchent: le processus, le contenu, le support et sa conservation.
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 9
Quels flux et documents peuvent être concernés
Entreprise
• documents internes / RH
• mails
• demande de congés, feuilles de temps,
• courriers, …
• contrat travail
• fiches paye
• documents commerciaux
• contrats ; commandes
• factures
• BL
• paiements
• Appel d’offres
• documents administratifs
• déclarations comptables (TDFC)
• déclaration TVA
• déclarations sociales , …
• télé déclaration carte grise
Administration Clients / fournisseurs/ banque …
Salariés/ Services Institutions
• documents personnels
• dossier d’assurance
• mutuelle
• dossier individuel(retraite, mutuelle, …)
• dossier patient, …
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 10
Principaux enjeux de l’automatisation et de la dématérialisation des documents entrants / sortants
Optimisation du processus • réduction du cycle, productivité à chaque étape
• simplification et homogénéisation
Economie• Baisse du coût unitaire de traitement (moins de tâches + automatisation des tâches sans valeur ajoutée)
• Meilleure gestion de trésorerie
Amélioration de la relation partenaire • Harmonisation: mentions légales, normes, …
• Accélération du cycle de traitement, partage simultané
• Flexibilité de gestion, adaptabilité (Ex: service 24/24, …)
Fiabilité • Suppression des copies, partage d’originaux
• Suivi facilité,
• Visibilité financière
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 11
… et au-delà
L’ouverture à la dématérialisation fiscale … qui permet la suppression totale du papier
• moyennant quelques dispositions permettant de conférer au document électronique la même valeur juridique que le papier et d’être une preuve opposable aux autorités fiscales ou devant une juridiction.
Un Retour sur Investissement Rapide si la solution et le projet sont adaptés au contexte de l’entreprise
• faible impact pour l’écosystème
• solution en accord avec la maturité des acteurs
• solution progressive
Un moyen de mieux maîtriser les contraintes et exigences nouvelles liées à l’Europe, à l’ouverture des marchés, à la dérégulation (Ex: loi NRE)
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 12
Dans l’exemple des factures fournisseurs, les gains peuvent atteindre 30 à 50% du coût de traitement actuel avec un ROI inférieur à 2 ans
1,7 milliard de factures sont échangées par an en France (15 milliards en Europe)Source: 01 Informatique, juin 2003
ValidationValidation25 %
21%
14%
15 %
25%
ValidationValidation
Exemple Acheteur: gain potentiel:
8 à 14 euros
Exemple Acheteur: gain potentiel:
8 à 14 euros
25 %
40%
16%
15 %
4 %
Exemple Fournisseur: gain potentiel:
3 à 5 euros
Exemple Fournisseur: gain potentiel:
3 à 5 euros
Ach
eteu
rA
chet
eur
Fo
urn
isse
ur
Fo
urn
isse
ur
Le coût total de traitement d’une facture est indépendant de sa valeur et varie selon la
complexité de la facture et de l'organisation associée
Le coût total de traitement d’une facture est indépendant de sa valeur et varie selon la
complexité de la facture et de l'organisation associée
Réclamations / litiges /
relances
Réclamations / litiges /
relances
Réception / Archivage
Réception / Archivage
Saisie / Contrôle
conformité
Saisie / Contrôle
conformité
Autres traitements comptables
Autres traitements comptables
Réclamations / litiges /
relances
Réclamations / litiges /
relancesRéception / Archivage
Réception / Archivage
Saisie / Contrôle
conformité
Saisie / Contrôle
conformité
Autres traitements comptables
Autres traitements comptables
Pertes en Trésorerie
Pertes en Trésorerie
Pertes en TrésoreriePertes en Trésorerie
Gestion des litiges /Relances
Gestion des litiges /Relances
Règlements / Archivage / Lettrage
Règlements / Archivage / Lettrage
Edition / EnvoiEdition / Envoi
Autres traitementsAutres traitements
Gestion des litiges /
Relances
Gestion des litiges /
Relances
Règlements / Archivage /
Lettrage
Règlements / Archivage /
Lettrage
Edition / EnvoiEdition / Envoi
Autres traitements
Autres traitements
Economie potentielle :
Acheteurs: 18,7 Mds €
Fournisseurs: 6,8 Mds €
Coût moyen:
10 euros
Coût moyen:
10 euros
Coût moyen:18 à 30 eurosCoût moyen:18 à 30 euros
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 13
Qu’exige la dématérialisation ? Continuer de respecter les règles juridiques ou réglementaires associées au
document, même «dématérialisé».• Conservation, intégrité, authentification, …
Gestion fiable et automatisée des flux et documents « électroniques• Intégration automatique (pas de ressaisie) • Sécurité, intégrité, pérennité des documents et des flux électroniques
Optimisation et homogénéisation des processus• Unification des règles de gestion• Clarification et instrumentation (workflow) du cycle et du circuit de traitement
Donner confiance à l’ensemble des acteurs• Identification / authentification• Non répudiation• Conservation / archivage
(recourir à des tiers de confiance «spécialisés» si besoin)
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 14
Agenda
Les enjeux métiers de la dématérialisation et de l’archivage• Jean-Pierre Delacre
Les contraintes légales liées à la dématérialisation• Annabel Bonnaric
Intégration technologique des solutions d’archivage• Stéphanie Pialat
La solution d’archivage Centera de EMC2• Lionel Urvoy
La dématérialisation: quelle trajectoire ?• Jean-Pierre Delacre
Cocktail
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 15
Environnement juridique de la dématérialisation et de l’archivage électronique
Le Cadre général : la reconnaissance de la valeur de l’écrit électronique
Le Cadre spécifique : des règles particulières selon la nature des documents dématérialisés (factures, marchés publics, contrats…)
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 16
Le cadre général de la dématérialisation
Rappel historique :
• Exigence d’un document écrit : Comme condition de preuve Comme condition de validité
• Admission progressive par les juges des télécopies, photocopies et des documents électroniques ( e-mail ) comme moyen de preuve :
Problèmes de fiabilité, d’intégrité, d’identification de l’auteur Valeur très incertaine, susceptible d’être contestée/contestable
• Adaptation du droit : La directive CE du 13 décembre 1999 La loi du 13 mars 2000 (articles 1316 et suivants du Code civil) Le décret du 30 mars 2001 La LCEN du 21 juin 2004
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 17
Le cadre général de la dématérialisation
L’écrit électronique a désormais la même force probante que l’écrit papier…
• Article 1316-1 et 1316-3 du Code civil
• Article 1108-1 du Code civil
… sous réserve que : • la personne dont il émane puisse être dûment identifiée la signature électronique• et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (article 1316-1 du Code civil) création et archivage
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 18
Le cadre général de la dématérialisation
L’outil indispensable pour dématérialiser : la signature électronique
•Article 1316-4 C.civil et décret du 30 mars 2001•«Procédé fiable d’identification garantissant le lien avec l’acte auquel elle s’attache»
Les fonctions de la signature électronique, elle permet de :
•Garantir l’identité de l’émetteur •Garantir l’intégrité des données•Manifester le consentement
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 19
Le cadre général de la dématérialisation
Différents types de signature électronique•la signature électronique simple •la signature électronique sécurisée ou avancée •la signature électronique présumée fiable
Différents niveaux de signature électronique :
•Niveau 1•Niveau 2•Niveau 3
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 20
Le cadre général de la dématérialisation
Le fonctionnement de la signature électronique implique :
•l’usage d’un procédé cryptographique (logiciel, clé USB…)•la délivrance d’un certificat électronique (pour un usage et une durée limités)•le recours à un prestataire de services de certification (PSCE)
•Mise en place d’un système d’accréditation •Difficulté de mise en œuvre
Difficulté en pratique pour atteindre le niveau de SES présumée fiable
• recours aux conventions de preuve
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 21
Le cadre général de la dématérialisation
La convention de preuve : •Objet : prédéfinir les modalités de preuve
•Application : •dans les relations avec les fournisseurs/prestataires (prestation de dématérialisation, tiers archiveurs…)•dans les relations avec les clients et partenaires
•Effets/conséquences : pouvoir contraignant, admission par le juge en cas de contentieux
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 22
Le cadre spécifique de la dématérialisation
La transmission de factures par voie électronique : • factures dématérialisées (article 289 bis du CGI)
• factures sécurisées au moyen d’un outil de signature électronique (article 289 V du CGI)
Le vote électronique dans les entreprises :• loi NRE du 15 mai 2001
La dématérialisation des marchés publics :• article 56 du CMP : les marchés concernés
• des obligations qui pèsent sur les personnes publiques
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 23
La dématérialisation des contrats : principes généraux• le respect d’un formalisme spécifique : identité du professionnel (article 1369-1 du Code civil)
• l’échange des consentements en ligne : le principe du « double-clic », l’accusé de réception (article 1369-2 du Code civil)
La dématérialisation des contrats conclus avec les consommateurs :
• le respect des exigences propres à la vente à distance (ordonnance du 23 août 2001)
• l’archivage par le prestataire pendant 10 ans
• des contrats portant sur une somme 120 euros (décret du 16 février 2005)
Le cadre spécifique de la dématérialisation
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 24
L’archivage des documents électroniques
Les causes de l’archivage électronique sont diverses :•L’obligation consécutive à la dématérialisation
•La volonté d’alléger les archives légales papier de l’entreprise
Absence ou faiblesse d’encadrement juridique concernant les modalités de l’archivage électronique :
•La loi dit uniquement que l’archivage doit être effectué dans des conditions de nature à garantir l’intégrité du document conservé
•Existence toutefois de normes (AFNOR NFZ – 42-013) : reconnues par le juge comme l’état de l’art
•Recours là encore aux conventions de preuve
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 25
L’archivage des documents électroniques
Que faut-il archiver ? : • le document signé lui-même
• les éléments permettant sa vérification, c’est à dire les outils de signature électronique(logiciel, certificat, contrats…)
Combien de temps faut-il archiver ?•La durée légale de prescription laquelle dépend de la nature du document (3 ans, 10 ans, 30 ans)
•La durée de l’obligation d’archiver et de conserver ( ex : en matière de facture dématérialisée)
•La durée nécessaire aux fins de production en justice
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 26
L’archivage des documents électroniques
Le choix des modalités d’archivage : solution en interne ou recours à un prestataire archiveur En tout état de cause l’archivage doit être actif actif =
suivi et adaptation des documents aux versions successives des progiciels/logiciels et du matériel pour maintenir la lisibilité des documents
L’archivage doit en outre respecter la Loi Informatique et Libertés
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 27
Agenda
Les enjeux métiers de la dématérialisation et de l’archivage• Jean-Pierre Delacre
Les contraintes légales liées à la dématérialisation• Annabel Bonnaric
Intégration technologique des solutions d’archivage• Stéphanie Pialat
La solution d’archivage Centera de EMC2• Lionel Urvoy
La dématérialisation: quelle trajectoire ?• Jean-Pierre Delacre
Cocktail
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 28
L’ingénierie des infrastructures technologiques
Le rôle de l’intégrateur
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 29
IntégrationInfogérance de masters « Masterisation » en laboDéploiement automatisé
Assistance sur site
InstallationSécurisation, Consolidation
Audit de performancesMigration Systèmes
Migration SGBD
ArchitectureMise en oeuvreInterconnexion
Internet/IntranetSécurité - Audit
Maîtrise d’œuvre - Conduite de projetMaîtrise d’œuvre - Conduite de projetAssistance sur site - Support technique - Assistance sur site - Support technique -
Installation Stockage SAN, NAS
Sauvegarde Centralisée Mise en œuvre outils
d’administration,Audit de performances
La maîtrise de chaque composant des infrastructures
Stockage SauvegardeServeurs
Postes Clients
Lan / Wan
SAN
Clusters UNIX / MicrosoftRéplication de données
Conception de plans de repriseSur site ou externalisés
Haute DisponibilitéPlans de Reprise d’Activité
Cluster
Réplication
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 30
Le cycle de vie de l’information
Constat :Croissance des volumes de données Solutions de stockage toujours plus capacitivesDurée de stockage toujours plus longue Besoin de sécurité accru des infrastructures
Objectifs :Assurer la sécurité d’un volume de données croissant et donc coûteuxOptimiser le rapport entre la valeur de l’information et le coût de sa protection / stockage
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 31
Le cycle de vie de l’information
Information Lifecycle Management :Automatisation intelligente du stockage et de l’archivage des données.Solutions et services visant à collecter, gérer, conserver et restituer les informations, suivant leur pertinence pour l’entreprise
Etapes de la vie de la donnée dans l’entreprise :Phase opérationnellePhase de transitionPhase d’archivage
Problématique :Répartir pour obtenir souplesse et performanceCentraliser pour la cohérence et la rentabilité
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 32
Le cycle de vie de l’information
Mécanismes d’ILMHSM : Outil de gestion hiérarchique des donnéesSRM : Outil de gestion des espaces de stockageArchivage : Systèmes de conservation des données inactives
Stratégie d’ILMGarantir l’accès à long terme aux donnéesFaire évoluer les besoins de stockageContrôler le coût du stockageAssurer la conformité avec la réglementationContrôler et gérer l’augmentation du volume de données
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 33
L’archivage
Demande une réflexion spécifique :
sur la durée de conservation des données,
sur la cohérence des données conservées,
l'usage de supports économiques,
la duplication de sécurité...
=> CENTERA
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 34
Rôle de l’intégrateur technologique
Aide au choix et mise en œuvre d’une solution de HSM, SRM et Archivage.
Maîtrise de l’expansion et de l’extension des infrastructures de stockage ( TCO ).
Intégrer la solution d’archivage retenue à l’infrastructure existante.
Garantir la sécurité de l’ensemble de l’infrastructure (PRA)
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 35
Valeur ajoutée de CHEOPS TECHNOLOGY
Notre métier : La maîtrise de vos infrastructures
Connaissance de votre infrastructure / SIExpertise des technologies du marchéConseil sur la mise en œuvreCertifications constructeur
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Quelques références
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 37
Agenda
Les enjeux métiers de la dématérialisation et de l’archivage• Jean-Pierre Delacre
Les contraintes légales liées à la dématérialisation• Annabel Bonnaric
Intégration technologique des solutions d’archivage• Stéphanie Pialat
La solution d’archivage Centera de EMC2• Lionel Urvoy
La dématérialisation: quelle trajectoire ?• Jean-Pierre Delacre
Cocktail
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 38
Gestion du cycle de vie des contenus
La bonne plate-forme, au bon moment et à un coût acceptable
Opérations courantes, gouvernance et conformité
Évolution de la valeur des contenus
SAN NAS CAS
Capture
Création
Collaboration
Version
Gestion
Publication
Archivage Retrait
Réarchivage
Requête
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 39
RetranscriptionsVidéo-conférencesVidéos
Données génomiques
Archives gouvernementa-les
Journaux
Correspondance ManuelsDossiers médicaux
Documents
Archivage des e-mails
Dessins techniques
Images de chèques
Résultats d’essais cliniques
Données sismiquesFeuilles de calculSupports de formation
Données biométriques
Schémas directeurs
Livres
Instrumentation clinique
Images tomodensitomé-triques
Contrats
Données astronomiques
Conférences audio
Sauvegardes
Documents commerciaux
Originaux de CAO / FAO
L’archivage actif : la solution idéale pour les contenus fixes
Type d’informations le plus répandu : les contenus fixes
Des objets de données immuables présentant une valeur à long terme
Rapports mensuels
IRM
Revues de presse
Retranscriptions audio sur le Web
Livres blancs
Radios
PériodiquesDonnées protéomiquesPhotos satellite
Documents historiquesPhotos d’assurance Documents juridiques
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 40
Le retrait des données inactives du stockage principal permet de rationaliser les ressources de stockage et les serveurs de production
Réduction des besoins en sauvegarde et rationalisation de la gestion des informations
Authenticité du contenu
Utilisation de l’ILM et de
la consolidation
Accès universel
Évolutivité de l’entreprise
Accès en ligne rapide aux contenus, selon des standards prédéfinis Aucune contrainte de lieu, de temps, d’application ni de plate-forme
Autogestion pour juguler les frais de gestion Objets identiques stockés une seule fois
Possibilité d’extension massive du stockage jusqu’à plusieurs pétaoctets et des milliards d’éléments de contenu, desservant simultanément plusieurs applications
Architecture durable et évolutive
Garantie que le contenu n’est pas modifié Respect de la réglementation en vigueur et de la gouvernance
interne, le cas échéant
Caractéristiques d’un archivage efficace…
Une solution d’archivage efficace permet « d’activer » les contenus
Espace de stockage optimisé
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Centera
Un stockage conçu pour l’archivage actif longue durée des contenus fixes
EMC Centera
Le premier système de stockage dédié aux contenus fixes au monde
Spécialement conçue pour l’archivage actif Assure l’accès en ligne aux contenus fixes
tout en garantissant l’authenticité des données, à l’instar des supports optiques, mais à un coût de propriété comparable à celui des archives sur bande
Centera pour les PME / PMI
Simple
Évolutif
Sécurisé
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Avantages de l’adressage de contenu pour l’archivage actif
Frais de gestion supprimésAdresse indépendante de l’emplacement
Stockage optimiséObjets identiques stockés une seule fois
Intégrité garantieGarantie absolue de l’authenticité du contenu
Mise en œuvre des règles d’applications intrinsèques au stockage
Utilisation des métadonnées au niveau de l’objet
10
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 43
La base de données stocke l’adresse du contenu pour
référence ultérieure
Centera calcule l’adresse du
contenu (CA) et la renvoie à l’application
Le serveur d’applications envoie l’objet à Centera via le réseau IP
L’objet est créé et envoyé au serveur
d’applications
Fonctionnement de Centera
LAN CACACACA
Adressage de contenu
10001010 Empreinte
numérique Unique
au monde Indépendante
de l’emplacement
Algorithmed’adressagede contenu
Algorithmed’adressagede contenu
10111011
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 44
L’accès universel simplifie radicalement l’archivage
Centera
Aucune contrainte de lieu, de temps ni d’application, à partir de n’importe quelle plate-forme
API Centera
NFS
CIFS FTP
HTTP
Émulation
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 45
E-learning (1)DCI
ECM (59)Absolute Data Alliance AMCO Arcartus*Artis (ADA System)BCT*Beta Systems* CeSoft Ceyoniq*Clearstory / INSCI* COI D.Velop daa Systemhaus DocsFlow DocumentumEDS—PLM / UniGraphicseiStream (Identitech*)eiStream (Kovis)eiStream (ViewStar)* ELO—Digital Office Exigen FabaSoft FileNet ForcontHeilig & Schubert Hummingbird* HylandHyperWave*IBM*ImageNow
(Perceptive Vision)
Sauvegarde / Archivage / Workflow (50)
AAM* Amdocs*Anecon Anexinet* API Outsourcing Arkivio*Autonomy* AXS Technologies BancTec Boomerang Software CeDemension CIL Centros de
Informática S.A.* CitecCommvault Connected* CYA Data Strategies* Dolphin Software*Dorset Electro-ConcepFantastic Solutions*GFT Groupe STSGuidance Software HyperTrust IXOS LizardTech LuTech*KGS SoftwareMHM Computer s.r.o. *Micro Image Systems * Most PrlNetStorage
* Intégration avec Governance Edition** Lorsqu’il existe une prise en charge Comparex
Plus de 175 solutions intégrées Centera ISVECM (suite)
ImageRight IMTF—Informatic InfoCamere Informática El Corte Inglés*IQ DoqKnowledgeLake*MAAS MarcosInnovation* MDY*Meridio Mobius* New Vision Systems Novamens* OCEPDS ImageResolutions*RSDSaperionSER (DOXIS-ITA) Siemens BusinessServicesStellent* System Ware* Vignette* (Tower Tech)T-Systems
(ImageMaster) Union Information Unisys—Info Image* UPTIMEWindFire Technology Windream
Mainframe (2) BMC*GFS*
Passerelle mainframe (2) Bustech*Intercom**
Médias et spectacle / Surveillance (3)
OpenTextS4MVirage
Imagerie médicale (16)AGFA/Mitra AmicasDigital Healthcare DR Systems Dynamic Imaging Fuji Medical GE Healthcare* Insignia Medical Systems Kodak (VIPArchive) McKesson—PACSMedi-FaceMedcon* MergePhillips Siemens MedicalTeraMEDICA*
Pétrole et gaz (1) Enigma Data Systems*
Sauvegarde / Archivage / Workflow (suite)
Newell & BudgeNirvana Orchestria* OuterbayOxford Arch Digital*PBSPDS Image* Princeton Softech* ProxyQ-StarSenSageSeven Ten StorageSolixSynstar Tarmin Solutions Ltd.*Total Information Mgmt U-KnowVeritas
Centres d’appel (5) Dictaphone*Mercom*NICE Systems*Savatar*Verint*
Imagerie de documents /chèques (6)
AFS CSC EPSIIAImageSoft RDM CorpUnisys PIA
Messagerie électronique /instantanée (12)
Air Company Ltd.AmicusAxs One* CaminoSoftZantaz / Educom* Entelagent* FaceTime* iLumin* KVS Legato* Nexic* Tumbleweed*
Passerelles HSM / FS (8) AvalonCaminoSoft* FileTek InnoDigital Legato*Storage Switch* Storigen Triade
Récupération sur demande juridique / conformité (1)
OpenPages*
Sciences de la vie (3) Aurora InteractiveCellomics*Logiciels scientifiques
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 46
Contenu distribué en vue de la reprise après sinistre
Continuité d’activité et reprise après sinistre
Site B
Centera
LANWAN
Serveur d’applications
LAN
Site A
Centera
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 47
Sécurité : 3 niveaux distincts
Sécurité réseau• Pas de visibilité standard sur le réseau (pas de réponse au ping
par exemple) Sécurité des données
• Les données sont analysées en permanence• L’application a la charge de crypter ses données si besoin
Sécurité d’accès• Liste d’adresses IP autorisées• Liste des applications autorisées• Connexion de l’application par authentification sécurisée (clé
privée)• Uniquement via l’API
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 48
Les organismes de régulation demandent des années de rétention
FSA - SYSC
SEC 17ad-7
Sarbanes-Oxley
21 CFR Part 11
NARA Part 1234
HIPAA
eSign Act
SEC 17a-4
DoD 5015.2
ISO 15489-1
Common Criteria
BSI DISC PD 0008:1999
eGif
Data Protection Act of 1998
Freedom of Information Act of 2000
Public Records Office
UK Metadata Framework DICOM
Dublin Core
SEC 17a-3FERC Part 125
NASD 3010
NASD 3110
Rev. Proc 97-22
ISO 15489-2
MoReq
Interagency White Paper
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 49
En résumé : le meilleur de plusieurs mondes
En ligne, comme les disques WORM (Write Once, Read Many), comme les supports
optiques Coût total de propriété réduit, comme les bandes Avantage du CAS :
• Authenticité garantie et vérifiable • Suppression des doublons• Protection contre les changements technologiques• Autogestion, auto configuration, autoréparation
Système de stockage dédié aux contenus fixes EMC Centera
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 50
Agenda
Les enjeux métiers de la dématérialisation et de l’archivage• Jean-Pierre Delacre
Les contraintes légales liées à la dématérialisation• Annabel Bonnaric
Intégration technologique des solutions d’archivage• Stéphanie Pialat
La solution d’archivage Centera de EMC2• Lionel Urvoy
La dématérialisation: quelle trajectoire ?• Jean-Pierre Delacre
Cocktail
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 51
Elément clé de la mise en oeuvre, la construction de “sa” trajectoire Selon le contexte:
• nature des échanges existants,
• maturité de l’entreprise et de ses partenaires,
• attentes (ROI, …),
la solution mise en oeuvre privilégiera un ou plusieurs des canaux d’entrée, une ou plusieurs solutions technique
Les principales questions • Mes motivations ? Mes attentes ?
• Entreprise multi-sites ou multi-entités ?
• Ma volumétrie ? Mon organisation ?
• D’où je pars ? Mon niveau de maturité vis-à-vis des prérequis ?
• Position de mes clients ? De mes fournisseurs ? Leur maturité ?
• Mes enjeux ? Mes moyens ?
• Comment bâtir un projet auto-porteur (ROI au rythme de l’investissement) ?
• Population concernées dans l’entreprise ?
• Impacts organisationnels et conséquences sociales ?
• Quels changements du modèle d’organisation (central, réparti, externalisé, …)
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 52
Principales étapes d’un projet de dématérialisation et de traitement automatique de documents Selon la situation et l’ambition de l’entreprise, un projet comprend un ou
plusieurs des volets suivants:• Réorganisation des processus et alignement des pratiques
• Conception et mise en œuvre d’une solution d’automatisation, électronique
• Workflow procédural
• Mise en place (le cas échéant) d’un centre de traitement partagé
• Organisation et accompagnement du changement
L’élaboration et la mise en opération d’une telle solution nécessite une progression, chaque niveau étant souvent un pré-requis du suivant
• Organisation en réseau
• Harmonisation du processus / standardisation des pratiques
• Centralisation
• Automatisation
• Services partagés (CSP)
• Voire externalisation
Une mise en oeuvre réussie passe par un déploiement progressif (pilote, généralisation, … ) en accord avec la capacité de monter en puissance de l’entreprise
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 53
Retours d’expériences
Les erreurs à éviter Négliger l’importance des aspects organisationnels
• Impacts de la centralisation des traitements• Accompagnement du changement, …
Essayer de construire d’emblée la solution idéale, couvrant dès le début le périmètre complet de l’entreprise (toutes les entités, tous les types de documents, tous les partenaires, …).
• Poids de l’adhésion des clients, fournisseurs ou autres partenaires• Durée du ROI• Impact des situations intermédiaires (gestion de plusieurs processus de traitement
différents en parallèle).
Ne pas séparer, dans la trajectoire• l’automatisation du processus de traitement interne (la première étape)
• et la prise en compte des aspects légaux et fiscaux, à traiter ensuite dans un volet dématérialisation fiscale, avec les dispositions particulières touchant l’archivage).
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 54
Face à cette situation Capgemini a construit une offre de service dédiée pour répondre aux différents niveaux d’attentes de ses clients.
En amont d'un tel projet:• Etude d'opportunité (diagnostic)
• Etude de cadrage (organisationnelle, technique) calcul de ROI, trajectoire projet.
• Conseil et expertise (archivage légal, centre de service partagé, externalisation (BPO), réorganisation et refonte du processus, …
• Choix d'outils
En aval:• AMOA dématérialisation
• Conception de workflow procédural
• Assistance à la mise en place de Centre de Service Partagé
• Conception et mise en oeuvre de solutions (Edition électronique, LAD/RAD, Archivage électronique, …)
• intégration globale (fonctionnelle et S.I.)
• Accompagnement du changement / Support opérationnel
Conseil /Etude
Intégration
Services
La mise en œuvre d'une solution de dématérialisation ne se limite pas à la simple connexion à une solution.
Capgemini est en mesure d’accompagner ses clients aux différentes étapes de leur projet et notamment dans la construction de la trajectoire adaptée à leur
situation et compatible avec leurs possibilités.
La mise en œuvre d'une solution de dématérialisation ne se limite pas à la simple connexion à une solution.
Capgemini est en mesure d’accompagner ses clients aux différentes étapes de leur projet et notamment dans la construction de la trajectoire adaptée à leur
situation et compatible avec leurs possibilités.
Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 55
Agenda
Les enjeux métiers de la dématérialisation et de l’archivage• Jean-Pierre Delacre
Les contraintes légales liées à la dématérialisation• Annabel Bonnaric
Intégration technologique des solutions d’archivage• Stéphanie Pialat
La solution d’archivage Centera de EMC2• Lionel Urvoy
La dématérialisation: quelle trajectoire ?• Jean-Pierre Delacre
Cocktail
Nous vous remercions pour votre attention