Embed Size (px)
Citation preview
Sayfa 1 / 30
İDARENİN KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYMA
YÜKÜMLÜLÜĞÜ—EYLEM PLANI DENETİMİ
-İç kontrol standartları, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde
Maliye Bakanlığı tarafından belirlenir ve yayımlanır.
-İdareler, malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara
uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür.
(İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, m.5)
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI TEBLİĞİ
http://www.mevzuat.gov.tr/Metin.Aspx?
MevzuatKod=9.5.11799&MevzuatIliski=0&sourceXmlSearch=kontrol
MALYE BAKANLIĞI İÇ KONTROL REHBERİ:
https://tezcansite.files.wordpress.com/2016/12/maliye-bak-ic-kontrol-
rehberi-2014.pdf
İÇ KONTROL SORULARI:
SORU:
Kurumun kep adresi var mıdır?
Sayfa 2 / 30
SORU-Personel özlük dosyaları elektronik ortamda
saklanıyor mu?
DENETİM:
Sicil formları, işe başlama, terfi gibi personel özlük
belgeleri elektronik ortamda saklanmazsa yangın, sel gibi
durumlarda kağıt belgeler zarar göreceğinden, personel
özlük işlemlerinin yapılmasında sıkıntı yaşanabilecektir.
SORU:
Kurumda Mali Hizmetler Uzmanı veya Mali Hizmetler
Uzman Yardımcısı çalıştırılıyor mu?
MEVZUATI-
MALÎ HİZMETLER UZMANLIĞI YÖNETMELİĞİ
BULGU:
BAŞLIK: Mali Hizmetler Uzmanı veya Mali Hizmetler
Uzman Yardımcısı İstihdam Edilmemektedir.
Mali Hizmetler Biriminin yapması gereken görevler,
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun
60 ıncı maddesinde, 5436 sayılı Kanunun 15 inci
maddesinde ve İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul
Sayfa 3 / 30
ve Esaslarda tek tek anlatılmıştır.
Mali Hizmetler Birimi bütçe, stratejik plan,
performans programı, kesin hesap, mali istatistikler, gelir,
muhasebe, idare faaliyet raporu, taşınır ve taşınmaz mal,
yatırım programı, iç kontrol, ön mali kontrol işleri ile diğer
mali işleri yapmak zorundadır.
Norm kadroda bulunan iki adet mali hizmetler
uzmanı ve bir adet mali hizmetler uzman yardımcısı
kadrosu boş bulunmaktadır.
Birimde bulunan iki adet memurun işleri
yetiştirememesi nedeniyle, kadrolu işçi, taşeron işçi ve
İŞKUR işçileri çalıştırılmaktadır. Mali Hizmetler Uzmanı
veya Yardımcısı istihdam edilmesi, mevzuatta bahsedilen
mali, muhasebe, iç kontrol ve ön mali kontrolle ilgili
görevlerin zamanında ve doğru bir şekilde yapılmasını
sağlayacak, sonuçta hizmetin kalitesi artacaktır.
MALÎ HİZMETLER UZMANLIĞI YÖNETMELİĞİ
MADDE 22 – (1) Uzman ve uzman yardımcıları
aşağıda belirtilen görevleri yürütürler.
a) 5018 sayılı Kanunun 60 ıncı maddesinde sayılan
görevlere ilişkin olarak kendilerine verilen iş ve işlemleri
Sayfa 4 / 30
yapmak.
b) 22/12/2005 tarihli ve 5436 sayılı Kanunun 15 inci
maddesinde sayılan görevlere ilişkin olarak kendilerine
verilen iş ve işlemleri yapmak.
c) Kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergelerle malî
hizmetler birimlerine verilen görevlerden kendilerine
verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.
ç) Görevleriyle ilgili mevzuatın uygulanmasına
ilişkin görüş ve önerilerini bildirmek.
d) Görev alanlarıyla ilgili araştırma, inceleme ve etüt
yapmak ve bunları raporlamak.
e) İdareleri tarafından yapılacak eğitim programı
hazırlık çalışmalarına ve uygulamalarına katılmak.
f) Amirleri tarafından verilen benzeri görevleri
yapmak.
(2) Uzmanlar, uzman yardımcılarının bilgi ve
tecrübelerinin geliştirilmesine katkıda bulunur.
(3) Uzman ve uzman yardımcıları kendilerine verilen
görevleri mevzuata, plan ve programlara uygun olarak
zamanında ve eksiksiz yerine getirmekten sorumludurlar.
Sayfa 5 / 30
5018 s. kanun
Malî hizmetler birimi
Madde 60- (Değişik: 22/12/2005-5436/7 md.)
Kamu idarelerinde aşağıda sayılan görevler, malî
hizmetler birimi tarafından yürütülür:
a) İdarenin stratejik plan ve performans
programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının
konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek.
b) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren
idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans
programına uygun olarak hazırlamak ve idare
faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve
değerlendirmek.
c) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve
esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı
hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak
ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
d) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama
sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve
bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak.
e) İlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini
tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil
Sayfa 6 / 30
işlemlerini yürütmek.
f) Genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerde
muhasebe hizmetlerini yürütmek.
g) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim
faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu
hazırlamak.
h) İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında
bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini
düzenlemek.
i) İdarenin yatırım programının hazırlanmasını
koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık
yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak.
j) İdarenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken
malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.
k) Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın
uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama
yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık
yapmak.
l) Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek.
m) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının
uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar
Sayfa 7 / 30
yapmak.
n) Malî konularda üst yönetici tarafından verilen
diğer görevleri yapmak.
5436 sayılı kanun
Madde 15
a) Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve
hükümet programı çerçevesinde idarenin orta ve uzun
vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını
oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak.
b) İdarenin görev alanına giren konularda
performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda
verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
c) İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi
ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz
etmek, yorumlamak.
d) İdarenin görev alanına giren konularda,
hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi
kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve
tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak.
e) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri
yerine getirmek.
f) İdarede kurulmuşsa Strateji Geliştirme
Sayfa 8 / 30
Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
g) Bakan ve/veya üst yönetici tarafından verilecek
diğer görevleri yapmak.
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
Muhasebe Yetkilisi Adaylarının Eğitimi, Sertifika Verilmesi İle Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik...
İlgili Müdürlük
Mali Hiz. Müd.
SORU: Muhasebe Yetkilisi sertifikasını getiriniz.
SORU: Muhasebe Yetkililiği görevlendirme yazısını
getiriniz.
İç Kontrol
ve Ön Malî
Kontrole
İlişkin Usul
ve Esaslar
ÖN MALİ KONTROL DENETİMİ:
Örnekleme olarak birkaç tane belgeye bakınız:
1-Ödeme emri üzerinde, Gerçekleştirme Görevlisinin
Sayfa 9 / 30
imzasının yanında “Kontrol edilmiş ve uygun
bulunmuştur” cümlesi yazılı mı?
2-Ödeme emrinin alt bölümünde, Mali Hizmetlerdeki Ön
Mali Kontrol Görevlisinin imzasının yanında “Kontrol
edilmiş ve uygun bulunmuştur” cümlesi yazılı mı?
İlgili Müdürlük
Mali Hiz. Müd.
-Tutarı KDV HARİÇ bir milyon lirayı aşan mal-hizmet
alımlarında ve üç milyon lirayı aşan yapım işlerinde,
sözleşme imzalanmadan önce sözleşme tasarısı ön mali
kontrol için Mali Hiz. Birimine gönderiliyor mu?
-Gönderiliyorsa verdiğiniz görüş yazılarını getiriniz.
-Ön mali kontrol sonucu uygun görüş verilmeyen, ancak
Harcama Yetkilisince gerçekleştirilen işlemler, Mali Hiz.
Birimince kaydediliyorsa bu kayıtları getiriniz.
-Muhasebe Yetkilisinin ismini yazınız.
-Harcama Yetkilisinin ismini yazınız.
(Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide
birleşemez)
-Ön Mali Kontrol Görevlisinin ismini yazınız.
(Mali Hiz. Müd. Harcama Yetkilisi ise, Ön Mali Kontrol
Görevlisi, iç kontrol alt birimi tarafından yerine getirilir)
(Malî hizmetler birimindeki Ön Malî Kontrol Görevlisi,
onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme
Sayfa 10 / 30
tasarılarının hazırlanması, malî karar ve işlemlerin
belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi
malî karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması
aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile
muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamazlar)
KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını
belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi
sağlanmalıdır.
İnsan Kay. Müd. SORU: 2016 yılında etik değerler konusunda yapılan
çalışmaları yazınız.
SORU: Bütün personel, Kamu Görevlileri Etik
Sözleşmesi’ni imzaladı mı?
KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin
misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları
yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve
idarede uygun bir organizasyon yapısı
oluşturulmalıdır.
Mali Hiz. Müd. SORU:Bütün müdürlüklerin alt birim listesi,
Mevzuatı:
1-5393 s.K.m.48,
2-5018 s.K.
KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli,
duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi
sağlanmalıdır.
Mali Hiz. M.
İmar Hiz. M.
Ruhsat Hiz. M.
Strateji Gel. Md.
SORU:
a-Görev ve Çalışma Yönetmeliği,
b-Müdürlükte çalışan bütün personelin “Görev Dağılım
Çizelgesi”, (Çizelge personelin görevlerini ve bu görevlere
ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsamalıdır)
(Personele imza karşılığı tebliğ edilmelidir)
KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare
birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler
Mali Hiz. M.
İmar Hiz. M.
SORU: Biriminize ait Hizmet Standartları Tablosunu
getiriniz.
Sayfa 11 / 30
yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Ruhsat Hiz. M.
Strateji Gel. Md.
Örnek: İmar Müdürlüğü:
KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu
görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan
görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele
bildirilmelidir.
VATANDA
ŞA
SUNULAN
HİZMETİN
ADI
BAŞVURU
DA
İSTENİLEN
BELGELE
R
HİZMETİN
TAMAMLANM
A SÜRESİ
(EN GEÇ SÜRE)
İmar
durumu
verilmesi
1)Matbu
dilekçe,
2)Tapu,
Çap,
Aplikasyon
Krokisi,
3)
Vekaletname
Evrakların
tamamlanmasınd
an sonra 2 gün.
Sayfa 12 / 30
KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve
buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı
belirlenmelidir.
KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel
yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve
uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde
olmalıdır.
DENETİM: İnternet sitesindeki teşkilat şeması, yetki,
sorumluluk ve hesap verebilirliği gösteriyor mu? (Teftiş
Kurulu, Hukuk Müşavirliği gibi birimler doğrudan üst
yöneticiye bağlı olmalıdır)
KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde
hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve
personele duyurmalıdır.
Mali Hiz. M.
İmar Hiz. M.
Ruhsat Hiz. M.
Strateji Gel. Md.
SORU: 2016 yılında Müdürlükçe tespit edilen “Hassas
Görevler” listesi.
KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin
sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar
oluşturmalıdır.
KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler,
personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu
sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve
geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.
İnsan Kay. Müd. SORU: 2016 yılında yapılan “Personel Performans
Değerlendirme Raporu”nu getiriniz.
SORU: Performansı yüksek personellere verilen ödüllerle
ilgili belgeleri getiriniz.
SORU: Performansı düşük personellerle ilgili yapılan
eğitim planlarını getiriniz.
KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve
hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik
Mali Hiz. M. SORU:
1-2016 yılında Müdür tarafından hazırlanan, “Personel
Sayfa 13 / 30
olmalıdır. İmar Hiz. M.
Ruhsat Hiz. M.
Strateji Gel. Md.
Performans Değerlendirme Raporu”nu getiriniz.
2-Performansı yüksek personelinize verdiğiniz ödüllerle
ilgili belgeleri getiriniz.
3-Performansı düşük personelinizle ilgili yapılan eğitim
planlarını getiriniz.
KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve
etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve
yeteneğe sahip olmalıdır.
KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için
en uygun personel seçilmelidir.
KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve
yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel
performansı göz önünde bulundurulmalıdır.
KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli,
bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl
planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde
güncellenmelidir.
KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu
yöneticisi tarafından en az yılda bir kez
değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları
personel ile görüşülmelidir.
Sayfa 14 / 30
KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı
yetersiz bulunan personelin performansını
geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek
performans gösteren personel için ödüllendirme
mekanizmaları geliştirilmelidir.
KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere
atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük
hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin
önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve
personele duyurulmalıdır.
KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin
sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak
bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski
dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.
Yazı İşleri Müd. SORU: Başkan yardımcıları / Genel Sekreter
yardımcılarına verilen yetki devri belgeleri (yetki devri
yoksa resmi belgelere imza atamazlar, ör: ihale belgeleri)
KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri
belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.
Mali Hiz. M.
İmar Hiz. M.
Ruhsat Hiz. M.
Strateji Gel. Md.
SORU: Müdürlükçe hazırlanan, mali karar ve işlemlerle
ilgili iş akış süreçlerini (şemalarını) getiriniz. (İş akış
şeması, bir faaliyet veya işlemin başlaması, uygulanması ve
sonuçlandırılması aşamalarını içine alır) (Harcama
birimlerinde süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde, her
bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek
şekilde tasarlanır ve uygulanır. Malî işlemlerin
yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki
Sayfa 15 / 30
işlemleri de kontrol ederler. Süreç kontrolünü sağlamak
amacıyla malî işlemlerin süreç akış şeması hazırlanır ve üst
yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur. İç Kontrol Ve Ön
Malî Kontrole İlişkin Usul Ve Esaslar, madde 12)
Örnek iş akış şemaları-
https://tezcansite.files.wordpress.com/2016/12/is-akis-
semasi-ornek-insan-kaynaklari.pdf
KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen
esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını
gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve
ilgililere bildirilmelidir.
KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu
olmalıdır.
KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi,
deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına
ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi
vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.
RDS5 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini,
amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları
Sayfa 16 / 30
gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları
içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve
duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara
uygunluğunu sağlamalıdır.
RDS 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik
amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak,
performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek
amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan
hazırlamalıdır.
DENETİM: Kurumun Stratejik Planı var mı?
RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri
ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve
göstergelerini içeren performans programı
hazırlamalıdır.
DENETİM: Kurumun 2016 yılı Performans Programı var
mı?
RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans
programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.
DENETİM: Bütçe performans esasına göre mi hazırlandı?
1-Perf. Pr. yoksa bütçe perf. pr.a göre hazırlanmadı.
-Perf.pr. varsa:
-Perf. pr.da hedefler ve maliyetler gösterilir.
-Bu maliyetler bütçede yer alır. (gider kısmında)
2-Eğer bu maliyetler ile bütçedeki faaliyet ödeneği
farklıysa, o zaman perf. pr. dikkate alınmadı demektir.
RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetleri ilgili mevzuat, stratejik plan
ve performans programıyla belirlenen amaç ve
Sayfa 17 / 30
hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.
RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin
hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve
personeline duyurmalıdır.
RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik,
ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.
RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler,
sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve
hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve
dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak
önlemleri belirlemelidir.
Mali Hiz. M.
İmar Hiz. M.
Ruhsat Hiz. M.
Strateji Gel. Md.
SORU: 2016 yılında Müdürlüğünüzce hazırlanan, Müdürlük
faaliyetlerinin yapılmasını ve Stratejik Planda bahsedilen
hedeflere ulaşmayı engelleyen riskler ve bunlara karşı
alınacak önlemleri içeren “Risk Analizi” ni getiriniz. (Her
yıl amaç / hedeflere yönelik riskler ve öneriler
belirlenmelidir)
Risklere örnek: Şehrin deprem/sel bölgesinde olması, Her
ay xx adet yeni arabanın trafiğe çıkması, Bilişim sistemi
biriminde taşeron işçilerinin çalışması, Sistem odasında
güvenlik tedbirlerinin olmaması, Yeni üniversite kurulması,
Dövizde yaşanan hareketlilik vs
==0
-Kurumun hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek
risklerin belirlenmesi:
Kurumun hedefleri kuruluş kanunlarında gösterilmektedir.
PESTLE analizi, GZFT/SWOT/FÜTZ analizi ve Beyin
Sayfa 18 / 30
Fırtınası yöntemleri kullanılarak risk analizleri yapılır ve
hedeflerin gerçekleşmesini engelleyen riskler belirlenir.
RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve
hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.
SORU: İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu üyelerini
yazınız.
RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri
yılda en az bir kez analiz edilmelidir.
RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem
planları oluşturulmalıdır.
SORU: İç Kontrol Eylem Planını [email protected]
adresime gönderiniz.
KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine
ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun
kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve
uygulamalıdır.
KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji
ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme
yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama,
koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme,
gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve
uygulanmalıdır.
Mali Hiz. M.
İmar Hiz. M.
Ruhsat Hiz. M.
Strateji Gel. Md.
SORU: Görev verdiğiniz personelinizi nasıl takip
ediyorsunuz?
a-Düzenli gözden geçirme,
b-örnekleme yoluyla kontrol,
c-karşılaştırma,
d-analiz etme,
e-gözetim,
Sayfa 19 / 30
f-inceleme,
g-izleme
KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol,
süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de
kapsamalıdır.
KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü
ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.
KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen
faydayı aşmamalıdır.
KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi:
İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için
gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin
düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili
personelin erişimine sunmalıdır.
KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri
hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.
KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali
karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve
sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.
KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı,
mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından
anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.
Sayfa 20 / 30
KFS9 Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük
ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile
mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması,
kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel
arasında paylaştırılmalıdır.
Mali Hiz. M.
İmar Hiz. M.
Ruhsat Hiz. M.
Strateji Gel. Md.
SORU: Müdürlüğünüzde yapılan iş ve işlemlerin sürecinde
görev alan personelinizin ismini yazınız:
İş-İşlem Onaylayan Uygulayan Kontrol
Eden
-Yapılan bir faaliyet, iş ve işlemde (onay, uygulama,
kaydetme ve kontrol) aşaması vardır.
-Bir personel, bir görevle ilgili olarak sadece bir aşamada
görev almalıdır (görevler ayrılığı ilkesi).
-Eğer iki veya üç aşamada görevliyse risk vardır.
KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması,
uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri
farklı kişilere verilmelidir.
KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler
ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin
yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli
önlemleri almalıdır.
İnsan Kay. Müd. DENETİM: Memur yetersizliği bahane edilerek, daimi işçi
ve söz. personele memurun yapması gereken işler
yaptırılıyor.
SORU: Bir ayın belgelerine bak (bütçe içi işletme dahil)
Gerçekleştirme Görevlisi daimi işçi mi? Söz. personel mi?
Harcama Yetkilisi daimi işçi mi? Söz. personel mi?
SORU:
Sayfa 21 / 30
1-Dolu-boş kadro cetveli istenir,
2-Birimlerde çalışan personel listesi istenir,
3-Müdürlüğe/Başkanlığa vekalet görevlendirme yazıları,
(ÜNYE-Strateji Müdürü yeterli)
4-Müdürlüğe vekalet edenlerin istihdam biçimi,
5-Sibel hanımın sözleşmesi,
6-Daimi işçi isim listesi iste,
7-Söz. personel isim listesi iste,
KFS10 Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin
prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol
etmelidir.
KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde
uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.
KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve
onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için
gerekli talimatları vermelidir.
KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin
sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri
almalıdır.
KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak
görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş,
Sayfa 22 / 30
yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü
durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen
nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.
KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel
görevlendirilmelidir.
KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin
durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor
hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele
vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.
Mali Hiz. M.
İmar Hiz. M.
Ruhsat Hiz. M.
Strateji Gel. Md.
SORU: Kurum değişikliği, emeklilik, istifa veya başka
birimde görevlendirilme gibi nedenlerle, görevinden ayrılan
personel (yarım kalan / takip edilmesi gereken işlerle ilgili)
“Son Görev Raporu” nu (ekleriyle beraber), müdürüne veya
üst yöneticiye vermekte midir? Veriyorsa dosyaları
getiriniz.
KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi
sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak
için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.
Bilgi İşlem
Müdürlüğü
SORU: Kurum içi ağı ve web tabanlı uygulamaları içeren
bilişim sisteminizde kontrol sistemi nasıldır, örneklerle
açıklayınız.
a-Teknik kontrol ?
b-İdari kontrol ?
KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini
sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve
uygulanmalıdır.
DENETİM: Bakınız:
https://tezcansite.wordpress.com/2016/12/08/003-1/
KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim
konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve
usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve
Sayfa 23 / 30
düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar
oluşturulmalıdır.
KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak
mekanizmalar geliştirmelidir.
BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve
çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar
alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve
hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin
sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim
sistemine sahip olmalıdır.
Bilgi İşlem
Müdürlüğü
SORU: Bilişim sisteminizde, (birimlerin performansının
izlenebilmesi), (çalışanların performansının izlenebilmesi),
(karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi),
(hizmet sunumunda etkinlik) ve (memnuniyetin sağlanması)
gerçekleştiriliyor mu? Örneklerle açıklayınız.
BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi
kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi
olmalıdır.
Mali Hiz. Müd.
Strateji Gel. Md.
SORU:
1-Performans Programı ve İdare Faaliyet Raporu
hazırlanması sürecini ayrıntılı olarak yazınız.
2-Diğer birimlerden belgeler nasıl temin edilmektedir ?
(kağıt, seyyar bellek, bilişim sistemiyle vs)
DENETİM: İdare, Faaliyet Raporu ve Performans
Programında, birimler arası iletişimin zayıf olduğunu
vurgulamıştır.
BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine
getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye
Sayfa 24 / 30
zamanında ulaşabilmelidir.
BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve
anlaşılabilir olmalıdır.
BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve
bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin
diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.
BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu
gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz
yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.
Bilgi İşlem
Müdürlüğü
SORU: Bilişim sisteminizde, yönetimin ihtiyaç duyduğu
gerekli bilgileri / raporları üretme ve analiz yapma imkanı
var mıdır? Örneklerle açıklayınız.
BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları
çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları
kapsamında personele bildirmelidir.
BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin
değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini
sağlamalıdır.
Bilgi İşlem
Müdürlüğü
SORU: Bilişim Sisteminiz, kişiler ve birimler arasında
yatay/dikey iletişim kurulmasına, personelin öneri ve
sorunlarını iletebilmesine imkan veriyor mu? Örneklerle
açıklayınız.
Bakınız: https://tezcansite.wordpress.com/2016/12/08/003-
1/
BİS14 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve
faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap
verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.
FAALİYET RAPORU DENETİMİ:
1-Üst Yöneticinin Güvence Beyanı var mı?
2-Harcama Yetkililerinin Güvence Beyanı var mı?
Sayfa 25 / 30
==0
NOT: Faaliyet Raporu Nisan ayı sonunda Belediye
Meclisinden çıkıyor. Denetim dönemine yetişmiyor. Taslak
Faaliyet Raporunu denetlemek riskli. Sonradan değişiklik
yapabilirler.
BİS 14.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri,
varlıkları, yükümlülükleri ve performans
programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.
1-Mali Hiz. Müd.
2-İnternet
sitesinden
sorumlu
müdürlük
SORU:
1-Stratejik Plan, Performans Programı, İdare Faaliyet
Raporu internet sitesinde yayınlanıyor mu?
2-Kurumun, varlık ve yükümlülüklerini gösteren Bilanço ve
Faaliyet Sonuçları tablosu internet sitesinde yayınlanıyor
mu?
BİS 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları,
ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile
faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.
1-Mali Hiz. Müd.
2-İnternet
sitesinden
sorumlu
müdürlük
SORU:
Temmuz ayında internet sitesinde:
1-Bütçenin ilk altı aylık uygulama sonuçları,
2-ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile
3-kurum faaliyetleri yayınlandı mı?
BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet
raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.
DENETİM
1-Faal. Rap.da bütün birimler faaliyetlerini yazmış mı?
2-Faaliyeti yazılmayan veya çok az faaliyet yapan müdürlük
varsa kapatılmalıdır.
3-Üst yön. ve Mali Hiz. Müd. güvence Beyanı olmalıdır.
Sayfa 26 / 30
BİS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve
dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim
ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili
hazırlanması gereken raporları hakkında
bilgilendirilmelidir.
BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden
her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği,
sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel
bir sisteme sahip olmalıdır.
Yazı İşleri
Müdürlüğü
SORU: Standart Dosya Planı uygulanıyor mu?
Bakınız: https://tezcansite.wordpress.com/2017/01/21/215/
Yazışma dosyalarına bakılacak:
-İnsan Kaynakları Müd.
-Mali Hiz. Müd.
BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler
dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi
kapsamalıdır.
BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel
olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve
izlenebilir olmalıdır.
BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin
güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.
DENETİM: Fiili denetim yap:
1-Personel özlük dosyaları nerede muhafaza edilmektedir?
2-Bulunan odaya taşeron işçileri giriyor mu?
3-Dolap kilitleniyor mu?
BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara
uygun olmalıdır.
Sayfa 27 / 30
BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli,
standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve
arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.
DENETİM
-Arşiv denetimi yap.
-Fiili denetim yap.
Bakınız: https://tezcansite.wordpress.com/2017/01/21/215/
==0
-Arşiv odası bodrum katında mıdır?
(sele karşı korunaksızdır)
==0
Taşınır mal görevlisini çağır,
Taşınır mal deposuna ve
Hurdaların konulduğu yere git,
==0
BULGU:
-Müdürlüklerde yazışma dosyaları (kurum adı/birim
adı/kodu/dosya numarası/konu adı/yılı) şeklinde standart
dosya planına uygun olarak hazırlanmamaktadır.
-Arşiv odası, içeride yangın tüpü, duman dedektörü ve
otomatik yangın söndürme sisteminin bulunmaması ve
arşivin bodrum katında bulunması nedeniyle, yangın ve sele
karşı korunaksızdır.
Sayfa 28 / 30
BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması,
korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş
standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi
oluşturulmalıdır.
BİS16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:
İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen
bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler
oluşturmalıdır.
Bilgi İşlem
Müdürlüğü
SORU: Bilişim sisteminiz, personelin ve vatandaşın, hata,
usulsüzlük ve yolsuzlukları bildirmesini sağlayacak
yöntemler içeriyor mu? Örneklerle açıklayınız.
Bakınız: https://tezcansite.wordpress.com/2016/12/08/003-
1/
BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim
yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.
BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar
hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır.
BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele
haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.
İS17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol
sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.
Mali Hiz. M.
İmar Hiz. M.
Ruhsat Hiz. M.
Strateji Gel. Md.
SORU: Müdürlüğünüzce yapılan “2016 Yılı İç Kontrol
Sistemi Değerlendirme Raporu” nu getiriniz.
(Müdürler, iç kontrol sistemini (kontrol sisteminin eksik
taraflarını, kontrol yöntemlerini ve alınması gereken
önlemleri içerecek şekilde) yılda en az bir kez
Sayfa 29 / 30
değerlendirmelidir)
İS 17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir
değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte
kullanılarak değerlendirilmelidir.
İS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol
yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli
önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem
belirlenmelidir.
İS 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin
katılımı sağlanmalıdır.
İS 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin
görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri
ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar
dikkate alınmalıdır.
Mali Hiz. M.
İmar Hiz. M.
Ruhsat Hiz. M.
Strateji Gel. Md.
SORU: İç kontrolü değerlendirirken,
a-Personelinizin görüşlerini,
b-diğer birimlerin görüşlerini,
c-diğer kurumların görüşlerini,
d-vatandaşın talep ve şikayetlerini,
e-varsa iç denetim raporundaki eleştirileri,
f-Sayıştay raporlarındaki eleştirileri,
dikkate aldınız mı?
İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması
gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı
çerçevesinde uygulanmalıdır.
Sayfa 30 / 30
İS18 İç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç
denetim faaliyetini sağlamalıdır.
DENETİM: Kurumda İç Denetçi var mıdır?
Yoksa BULGU.
İS 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu
tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde
yürütülmelidir.
DENETİM: İç denetim faaliyeti, İç Denetim Koordinasyon
Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde
yürütülüyor mu?
İS 18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması
gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı
hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.
DENETİM: İç denetim sonucunda:
a-Eylem Planı hazırlandı mı?
b-Uygulandı mı?
c-İç denetim birimi bu planı izliyor mu?
