Процесс согласования в Docsvision 5

Процесс согласования в DV5

Карачева ОльгаDocsVision, бизнес-аналитик

Баранов ОлегDocsVision, Директор по продуктам и решениям 16.08.2012

www.docsvision.comСлайд: 2

Простое согласование в приложении Управление Документами













Как настроено простое согласование


Роли для согласуемого документа



Разметки простого согласования



Использование скриптов

• Кнопки ленты команд для выполнения операций

• Создание заданий согласующим при отправке на согласование

• Формирование подписи документа при положительном результате в опросе согласования

• Кнопка вызова журнала согласования в ленте команд


Функциональность элемента управления «Опрос»







Приложение

«Согласование документов»

для DocsVision 5


Идея приложения

• Основным назначением данного приложения является автоматизация процессов, связанных с согласованием документов. Под согласованием понимаем как коллективную работу над текстом документа (ревью), так и его подписание (согласующие и утверждающие подписи).

• Приложение предоставляет простой и удобный интерфейс для создания нового согласования, формирования маршрута согласования, ревью, ознакомления и подписи документа, консолидации результатов ревью, а также настройки «шаблонов» согласований.


Фишки

• Инстанции - понятие, использующееся при составлении маршрута согласования. В инстанцию могут входить: должность, сотрудник или группа справочника сотрудников. В момент запуска согласования в маршрут будет подставлен сотрудник или сотрудники, которые должны согласовать документ в данной инстанции.

• Согласование набора файлов документа – к моменту выхода согласования КД сможет содержать не один основной файл, а подшивку - набор файлов. Например, Договор с приложениями. Именно набор файлов и будет согласовываться, причем с разделением прав на согласование и доступ к каждому отдельному файлу.


ФишкиСоздание согласования. Шаг 3. Определите роли участников

Следующий шагПредыдущий шаг Выйти

Согласующий Действие

Бастрыкин

Кузьмин

Сидоров

Ткачук

Договор Приложение 1 Приложение 2

Утверждающий Согласующий Ревьюер Ознакомление Нет доступа





Фишки

• Разный пользовательский интерфейс для инициатора, ревьюера, подписанта, консолидатора, максимально удобно отвечающий функциям каждого сотрудника. Особый интерфейс подписанта (руководителя - согласующего или утверждающего лица) максимально упрощен и лишен ненужных деталей.

• Мастер создания согласования – визард, позволяющий простыми и понятными шагами создать согласование или его настройки (для вида документа)


Фишки


ФишкиСоздание согласования. Шаг 1. Определите, что и как нужно согласовать

Правила регистрации транспортных ...


...

Название

Техническое

Техническое 2

Согласование

Утверждение

Описание

Согласование с конструкторским отделом

Согласование с бухгалтерией

Согласование с бухгалтерией и юридическим отделом

Утверждение у руководителя

Предустановленные согласования для этого вида документа:

Не использовать предустановленные настройки.


Фишки

• Несколько согласований для документа – для документа может иметься несколько согласований, причем они могут быть созданы единовременно. Однако активно может быть только одно. Пример: 2 стадии ревью и финальное подписание документа.

Согласование проекта

Согласование проекта

Рабочее согласование

Подписание

Завершено

Завершено

Активно

Подготавливается

Вид согласования Состояние

Вверх

Вниз

Список согласований

Создать

Удалить


Фишки

• Подсказка действия – идея, опробованная уже в Управлении совещаниями и Обращениях граждан – при открытии карточки подсказывает, какое действие ждет система от пользователя.

• Временное исключение – в процессе согласования можно отдельных сотрудников временно исключать из маршрута, не удаляя насовсем


ФишкиСоздание согласования. Шаг 2. Определите последовательность согласования


Сидоров

Иванов

Петров

Лучкин

Муравьев

Сотрудник ПараллельноВверх

Вниз

Последовательность согласования:

Временно искл


Виды согласования

• Простое согласование - запускается простейший мастер, в котором необходимо указать согласуемый документ (если запускали из навигатора), список участников согласования и тип согласования (ревью, согласование или утверждение).

• Расширенное согласование: С учетом настроек видов документов. С помощью мастера с 0 (без учета настроек для вида

документа)


Настройки согласования

• Настройки согласования хранятся в настройках вида документа (расширение справочника видов для КД)

• Для каждого вида документа можно настроить несколько разных согласований. Пример: согласование (ревью) текста документа, подписание документа.

• При настройке согласования используется мастер.• При запуске согласования, а также в любой момент его

работы инициатор согласования может изменить настройки, полученные из справочника видов (тоже используется интерфейс мастера)


Новое приложение для Docsvision 5 - «Управление совещаниями»

• Опубликовано и доступно для продажи вместе с Расширенной редакцией.

• Это второе приложение Docsvision 5, вышедшее после встроенного в систему «Управления документами».

• Само приложение опубликовано на странице «Загрузить», в ключе демоверсии платформы открыта возможность его использовать.


Последние курсы по Docsvision 4.5

• 17 сентября – DV902 «Установка и администрирование Docsvision 4.5» (10 620 руб.)

• 18-19 сентября – DV903 «Настройка Docsvision 4.5» (17 700 руб.)• 20-21 сентября – DV904 «Разработка бизнес-процессов Docsvision

4.5» (17 700 руб.)

• Программы курсов на www.docsvision.com в разделе Услуги\Обучение\Перечень курсов.

• Регистрируйтесь на www.docsvision.com в разделе Услуги\Обучение\Расписание и регистрация

http://www.docsvision.com/










Спасибо за внимание!

«ДоксВижн» 199155, Санкт-Петербург,наб. р. Смоленки, д. 33

+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32

www.docsvision.com

Documents

Процесс согласования в Docsvision 5