Upload
others
View
6
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Page 1 of 22
Page 2 of 22
OneDrive for Business : แชร และท ำงำนรวมกนทกไฟลของคณสะดวก รวดเรว และปลอดภย
OneDrive for Business เปนบรการพนทเกบขอมลสวนบคคลทางออนไลน ทจะชวยเพมความคลองตวใหกบผใชงาน ใหสามารถแชรไฟลกบผรวมทมกได พกพาไฟลเพอการท างานนอกสถานททมอนเทอรเนตกได ในบทนเราจะพดถงเรองดงตอไปน
- เทคนคการจดเกบไฟลและท างานรวมกนบน OneDrive for Business - การก าหนดสทธในการแชร ไมใหขอมลหลด ทงภายในและภายนอกบรษท - การท างานรวมกนระหวาง OneDrive for Business และ Services อนๆบน Microsoft 365
บทบำทสมมต
คณ Alan, VP ทม Corporate Marketing
คณ Jeff, CIO
คณ Allie, Marketing Manager
เลำเรอง คณ Jeff , CIO ของบรษท ไดก าหนดนโยบายจดเกบไฟลงานของพนกงานทกคนทอยภายในบรษท ใหเกบไวบน OneDrive for Business เนองจากมเนอทมากพอ และสามารถก าหนดความปลอดภยไดโดยงาย คณ Alan, VP ของทม Corporate Marketing เปน Pilot กลมแรกทใชงาน เนองจากตวเขาและทมตองใชไฟลเอกสารจ านวนมากรวมกน และตองท างานรวมกบทมภายนอกบรษทอกดวย
Page 3 of 22
ในบทนจะแนะน ำเทคนคดงตอไปน
การเขาใชงาน OneDrive for Business ..................................................................................................................... 4
1. การสรางเอกสารบน OneDrive for Business ............................................................................................... 4
2. การอปโหลดเอกสาร .................................................................................................................................... 8
3. การแชรเอกสาร ........................................................................................................................................... 9
4. ลบไฟลแลวไปไหน .................................................................................................................................... 14
5. การจดการเวอรชนของเอกสารใน OneDrive for Business ......................................................................... 15
6. ท างานรวมกนผาน OneDrive for business ............................................................................................... 16
7. การซงค OneDrive for Business กบเครองคอมพวเตอร............................................................................ 18
คดตอ ..................................................................................................................................................................... 22
Page 4 of 22
กำรเขำใชงำน OneDrive for Business
ทมมบนซาย ใหคลกเลอก OneDrive ดงภาพ
สวนประกอบของ OneDrive for Business มรายละเอยดดงตอไปน
สวนท 1 ส าหรบการคนหาเอกสารทกอยางทอยใน OneDrive for Business ของผใชงาน
สวนท 2 สรางเอกสาร Office Online หรออปโหลดเอกสาร หรอซงค OneDrive for Business กบเครองพซสวนตว
สวนท 3 แสดงหมวดหมของเอกสารโดยแบงเปนไฟลปจจบน ไฟลทมการปรบปรงเมอเรวๆ น ไฟลทไดรบการแชร และถงขยะ
สวนท 4 แสดงรายการเอกสาร วนทปรบปรง คนทแกไขลาสด ขนาดไฟล และสทธในการเขาถงไฟลนนๆ
สวนท 5 แสดงเอกสารทมการแชรเฉพาะกลม
1. กำรสรำงเอกสำรบน OneDrive for Business
คณ Alan ตองการสรางเอกสารใหมทนทบน OneDrive โดยคลกท New แลวเลอกสงทตองการสราง เชน เอกสาร Word, Excel, PowerPoint, OneNote หรอ Forms for Excel หรอสรางโฟลเดอรใหม
Page 5 of 22
ในการสรางเอกสารใน Office Online จะไมตางกบการใช Microsoft Office แบบตดตงภายในเครองคอมพวเตอร เพราะ สามารถด แกไข และบนทกไฟลไดอตโนมต
ขนตอนแรกหลงจากการคลกสรางเอกสารแลว คอ ใหเปลยนชอไฟลใหสอดคลองกบเนอหา โดยไปทแถบเมนดานบน ตามภาพดานลาง คลกสองครงแลวเปลยนชอ
คณ Alan สามารถสรางเอกสารทตองการไดทนท
- Word Online (รองรบเอกสารนามสกล PDF ดวย)
เปลยนชอไฟล
Page 6 of 22
- Excel Online
- PowerPoint Online
Page 7 of 22
- OneNote Online
- Form for Excels
Page 8 of 22
2. กำรอปโหลดเอกสำร
คณ Alan มเอกสารทอยภายใน My Documents บนเครองของเขา เขาตองการอปโหลดไฟลไปเกบท OneDrive เขาสามารถท าได 3 วธ คอ
1. คลก Upload แลวเลอกไฟลหรอโฟลเดอรจากโฟลเดอรภายในเครองพซ
หรอ 2. Drag & Drop หรอลากเอกสารจาก File Explorer แลววางใน OneDrive for Business
เมอท าการอปโหลดแลวจะแจงเครองหมายเตอนทไฟลดงภาพ
หากท าการอปโหลดและไฟลซ ากนจะปรากฏดงรป
Upload File หรอ Folder
Page 9 of 22
หรอ 3. เมอท าการบนทกไฟลใน Microsoft Office เชน Word, Excel, PowerPoint ใหคลก File > Save As เลอก OneDrive ของตนเอง
3. กำรแชรเอกสำร
หลงจากทคณ Alan ท าการสรางและอปโหลดเอกสารแลวนน สทธในเอกสารตงตน คอชอของคณ Alan เอง คณ Alan ตองการแชรเอกสารจาก OneDrive for Business ใหกบคณ Jeff และทมงานทเกยวของ
1. คณ Alan เลอกไฟลทตองการ จะปรากฏป ม Share
2. ใสอเมลของคณ Jeff พรอมขอความ
File > Save As > OneDrive
Page 10 of 22
3. ไปท Inbox ของคณ Jeff จะปรากฏขอความ เพยงแคคลก Open กสามารถเปดไฟลไดทนท
หมำยเหต เนองจากการแชรเอกสารมหลายรปแบบ มเทคนคเลอกงายๆดงตอไปน
เทคนคท 1 แชรเอกสำรใหกบบคคลภำยนอกบรษท
ส าหรบการแชรเอกสารใหกบบคคลภายนอก สงทส าคญคอ ตองไมเปนขอมลท Sensitive หากตองการใหสามารถแกไขไดใหคลก Allow Editing แตถาไมตองการแกไขใหปด และควรก าหนดอายของเอกสารดวย
Page 11 of 22
เทคนคท 2 ปองกนไมใหผรบท ำกำรดำวนโหลดเอกสำร
ส าหรบวธนผสงตองการใหผรบอานไดเพยงอยางเดยวผานเบราวเซอร และไมสามารถดาวนโหลดได โดยคลก Block Download ผรบเมอไดรบจะไมสามารถดาวนโหลดได
เทคนคท 3 แชรใครกไดในบรษท
เอกสารทก าหนดสทธแบบน จะตองมการยนยนตวตนวาเปนพนกงานของบรษทเราจรงๆ ซงพอรบลงคเอกสารนสามารถเปดไดทนท โดยสามารถ าหนดใหแกไขหรอไมกได ถาก าหนดวาใหไมแกไข จะสามารถบลอคการดาวนโหลดได เหมาะกบเอกสารทวไปทใชเฉพาะภายในองคกร
ก ำหนดใหทกคนทไดรบลงคแกไขได แตจ ำกดดวยวนหมดอำย
ผรบดไดอยำงเดยวพมพและดำวนโหลดไมได
Page 12 of 22
เทคนคท 4 แชรเฉพำะคนทเคยเขำถงเอกสำรหรอโฟลเดอรนไดมำกอน
เทคนคน หรอ People with exiting access จะใชเมอบคคลนนมสทธในการเขาถงไฟลหรอโฟลเดอรนกอนหนานแลว โดยจะท าการสงลงคเทานน
เมอผรบคนเดมไดรบเอกสารจะปรากฏขอความดงภาพ
เทคนคท 5 ระบคนทตองกำรใหท ำงำนรวมกน
แชรไดเฉพำะภำยในบรษทเทำนน
แชรเฉพำะคนทเคยเขำสทธเอกสำรนแลว
Page 13 of 22
เทคนคเหมาะกบเอกสารทตองการแชรหรอแกไขรวมกนเฉพาะบางคนเทานน ใครทไดรบลงคไปถงแมจะอยในบรษท หรอเคยเขาถงกอนหนานจะไมสามารถใชงานได
4. เมอท าการแชรเอกสารไปแลว หากตองการทราบวาตอนนแชรเอกสารใหกบใคร สามารถตรวจสอบท Shared และ Shared by me
หากตองการเปลยนสทธ หรอยกเลกการแชรใหคลกทไฟล และเลอก Manage Access แลวเลอก Grant Access หรอ Stop Sharing ตามล าดบ
ผทถกระบเทำนน ถงจะแกไขเอกสำรนได
ตรวจสอบวำมเอกสำรใดทแชรไปแลวบำง
Page 14 of 22
หมำยเหต Shared with me คออะไร Shared with me จะแสดงวามเอกสารใดบางทเราไดรบการแชรจากบคคลอน ท าใหงายตอการดยอนหลงเอกสารได ตามสทธทไดรบ
4. ลบไฟลแลวไปไหน
เมอไฟลทท าการลบจาก OneDrive for Business จะถกจดเกบใน Recycle Bin ประมาณ 90 วน
โดยสามารถกคนไฟลไดภายใน 90 วน โดยคลก Restore
Manage Access > Stop Sharing ยกเลกกำรแชรทนท
Page 15 of 22
5. กำรจดกำรเวอรชนของเอกสำรใน OneDrive for Business
คณ Alan เรมใชงานและแชรไฟลบอยๆบน OneDrive for Business โดยก าหนดใหหลายๆคนมาท าการแกไขไฟลเดยวกน เพอลดความซ าซอนของไฟล และยงประหยดพนทจดเกบ โดยสามารถดยอนหลงผาน Version History
จะปรากฏเวอรชนทจดเกบไวเรอยๆ โดยหากมการเปลยนแปลงจะท าการบนทกอตโนมต
หากตองการกคนเวอรชนกอนหนาน ใหคลกขวาแลวเลอก Restore หรอถาตองการดเทานน ใหคลก Open File
คลกขวำทไฟลเลอก Version History
Page 16 of 22
6. ท ำงำนรวมกนผำน OneDrive for business
คณ Alan มเอกสาร Excel ยอดขายสมารทโฟนลาสด ทางคณ Alan ตองท างานรวมกบคณ Allie เพอจดท าแผนโปรโมชนรวมกน
1. คณ Alan เปดเอกสารและคลก Share กรอกขอมลคณ Allie
2. ในหนาตาง Notification จะปรากฏแจงเตอนวาทางคณ Alan ไดท าการแชรเอกสารมาให
สงลงคเพอท ำงำนรวมกนใหกบผรบในทม
Page 17 of 22
เมอคลกจะปรากฏอเมลทไดรบ
3. เปดไฟลขนมา จะปรากฏเหนวาทางคณ Alan อยในไฟลเดยวกน
4. คณ Alan ตองการปรกษาตวเลขผานชองทาง Online โดยปรกษาผาน Chat Message เมอทางคณ Allie ม
การปรบกราฟเปนชองทาง Online บน Excel ของตนเอง เอกสารของทางคณ Alan ปรบเปลยนตามไปดวย
ตรวจสอบ Notification ของตนเอง
Page 18 of 22
5. คณ Alan จงท าการ Comment ไวทเอกสาร ใหรบแกไขโปรโมชนของ Contoso M300 โดยคลกท Insert >
Comment โดยทางคณ Alan สามารถใช @ ในการแจงเตอนใหคณ Allie ชวยแกไข ซงการ Comment ในเอกสารจะชวยใหไมตองแกขอมล และชวยจดจ าวามการแกไขตามค าแนะน าใดบาง
7. กำรซงค OneDrive for Business กบเครองคอมพวเตอร
คณ Alan ใชงาน Microsoft Office ในเครองเปนประจ า เขาไมสะดวกใชงานผานบน Online เพยงทางเดยว เขาตองการซงคไฟลลงมาทเครองของเขา แตปญหาคอเครองของเขามฮารดดสกมจ านวนไมมาก สงทชวยเขาไดคอ OneDrive Sync
1. คลก Sync ท OneDrive for Business
2. ปรากฏหนาตางใหกรอกอเมลของตนเอง และคลก Sign in
เพม Comment ในเอกสำร
Page 19 of 22
3. เลอกโฟลเดอรทตองการเกบไฟล และคลก Next
4. เลอกโฟลเดอรทตองการ Sync ถาไมไดใชประจ าไมแนะน าใหเลอก Sync ลงมาขางลาง และคลก OK
Page 20 of 22
ขอสงเกต
การซงคไฟลจะมสามแบบคอ
- Online-Only: ไฟลจะไมดาวนโหลดลงมาใชงานพนทเครอง จะดาวนโหลดเมอตองการใชเทานน โดยเหนเฉพาะชอของไฟลเทานน
- Available on this device: ไฟลทมเครองหมายถกสเขยว คอไฟลทดาวนโหลดแลวสามารถแกไขไดขณะทออฟไลน
- Mark your important files: เปนไฟลทส าคญ และใหเกบลงทเครองนเสมอโดยคลกขวาเลอก Always keep on this device
5. เมอเรยบรอยใหเลอก Open my OneDrive folder
ปรากฏไฟลทท าการซงค
Page 21 of 22
6. หากตองการแชรไฟลใหคลกขวาเลอก Share แตถาดาวนโหลดไฟลมาแลว และตองการประหยดพนทของ
ฮารดดสกใหเลอก Free up Space ไฟลขนาดใหญจะเหลอแคชอของไฟลเทานน
7. การตงคาตางๆของ OneDrive จะอยทดานลาง ใหคลกขวาทไอคอนกอนเมฆสน าเงน คลก Settings
ซงผใชงานสามารถตงคาไดดวยตนเองภายหลง
คลกขวำ และเลอก Share
Page 22 of 22
คดตอ
จากเรองราวในคมอน กลาวถงการใชงาน OneDrive for Business เพอใชในการจดเกบและแชรเอกสาร ลองคดดวาถาเราลดปรมาณไฟลแนบอเมลจะชวยลดขนาดของเมลบอกซไดเทาไหร อกทงไฟลทมขนาดใหญยงสามารถแชรไดจากทเดยว ลองน าไปประยกตใชกบทมของคณ หรอบรษทพารทเนอรหรอ Supplier ของคณ ขอมลทไดจะไมมทางรวออกไปแนนอน