Система электронного документооборота FlexEDocСистема позволяет работать с несколькими учетными записями

Система электронного документооборота

FlexEDoc

Версия 3.0 РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

2

FlexEDoc Руководство пользователя

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. НАЗНАЧЕНИЕ 4

1.1. Основные функции 4

1.2. Требования к техническому и программному обеспечению 4

1.3. Особенности использования 5

2. РЕГИСТРАЦИЯ И ВХОД В СИСТЕМУ 6

2.1. Регистрация 6

2.2. Вход в систему 7

3. НАСТРОЙКА 8

3.1. Реквизиты организации 8

3.2. Ядро СМДО 9

3.3. Пользователи 10

3.4. Почтовые аккаунты 11

4. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ 14

4.1. Журнал документов 14

4.2. Создание и редактирование 16

4.3. Движение документа 18

4.4. Подписание 19

4.5. Отправка 21

4.6. Проверка подписи 22

4.7. Регистрация документа 24

4.8. Отказ в регистрации 25

4.9. Поиск и отбор документов 26

5. РАБОТА С МЕТКАМИ ДОКУМЕНТОВ 28

5.1. Создание и изменение меток 28

5.2. Задание меток документам 29

5.3. Предоставление доступа к меткам 29

6. ОТЧЕТЫ ПО ДОКУМЕНТАМ 31

6.1. Список документов 31

6.2. Регистрационная карточка 32

7. РАБОТА С ПОЧТОЙ 33

7.1. Журнал почтовых сообщений 33

7.2. Действия с почтовыми сообщениями 34

7.3. Отчеты по почтовым сообщениям 37

3


8. РАБОТА С МГНОВЕННЫМИ СООБЩЕНИЯМИ 39

8.1. Статусы присутствия 39

8.2. Журнал мгновенных сообщений 39

8.3. Работа с контактами и группами контактов 40

8.4. Отчеты по мгновенным сообщениям 42

4


1. НАЗНАЧЕНИЕ

Система электронного документооборота FlexEDoc (далее – Система)

предназначена для автоматизации основных делопроизводственных функций

при работе с документами.

Система может быть развернута на как на инфраструктуре хостинг-

провайдера, так на внутренней инфраструктуре организации.

Пользователям Системы необходимо являться абонентами Системы

межведомственного документооборота (далее – СМДО) (получить

необходимые реквизиты доступа) и иметь один или несколько сертификатов

открытых ключей проверки подписи. Обмен почтовыми и мгновенными

сообщениями, а также совместная работа над текстами электронных

документов возможна и без регистрации пользователей (организации,

группы) в качестве абонентов СМДО.

1.1. Основные функции

Система позволяет решать следующие задачи:

создание и ведение централизованной структурированной базы

документной информации;

подписание и проверка электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП)

под документами;

передача электронных документов посредством СМДО или почтовых

сообщений любому абоненту;

присваивание электронным документам метки, а также предоставление

доступа к документам с определенной меткой как пользователю данной

организации, так и пользователю другой организации;

совместная работа с текстами электронных документов;

обмен почтовыми и мгновенными сообщениями.

1.2. Требования к техническому и программному обеспечению

Пользователям Системы необходимо иметь физическое подключение

к инфраструктуре почты госорганов mailgov. На клиентском месте

необходимо наличие одного из современных браузеров: Internet Explorer

8+ (11-я версия обязательна для выполнения криптографических

функций); Firefox 1.5+; Chrome 3+. Для выполнения криптографических функций должен быть установлен

и настроен криптопровайдер, совместимый с криптографической

инфраструктурой СМДО. Все функции, связанные с подписанием и

проверкой ЭЦП выполняются с помощью специализированного приложения

(webcs.exe), доступного для запуска из пользовательского интерфейса (см.

п.п. 4.4. и п.п. 4.6.).

5


Для просмотра и редактирования текстов электронных документов

используется специализированный сервис, также позволяющий организовать

совместную работу с данными текстами.

1.3. Особенности использования

Для того, чтобы использовать сервисы, предоставляемые Системой

необходимо зарегистрировать т.н. организацию (виртуальную рабочую

группу и т.п.) по правилам, описанным далее в п.п. 2.1. Если организация или

виртуальная рабочая группа является абонентом СМДО у нее имеется

соответствующий идентификатор, имеющий вид ORG[номер]; если нет –

идентификатор организации или виртуальной рабочей группы присваивается

самостоятельно (далее – идентификатор_организации).

После регистрации организации или виртуальной рабочей группы в

Системе автоматически создается пользователь (ФИО пользователя –

Глобальный пользователь) с именем входа и паролем, заданными на этапе

регистрации. Данный пользователь является по-умолчанию

администратором, которому доступны функции по настройке параметров, а

также управлению другими пользователями данной организации или

виртуальной рабочей группы.

При добавлении пользователей данной организации или виртуальной

рабочей группы данным пользователям автоматически присваивается имя

входа вида логин@идентификатор_организации, а также создается и

настраивается адрес электронной почты вида

логин@идентификатор_организации.flexedoc.by. Идентификатор пользователя в

сервисе мгновенных сообщений имеет вид

системный_идентификатор_пользователя@идентификатор_организации.flexedoc.by,

где системный_идентификатор_пользователя – внутренний системный номер

пользователя.

6


2. РЕГИСТРАЦИЯ И ВХОД В СИСТЕМУ

2.1. Регистрация

Для того, чтобы начать пользоваться Системой, необходимо

зарегистрировать соответствующего абонента. Для этого, после входа

браузером на главную страницу (см. Рис. 2.1-1) Системы необходимо

перейти по ссылке "Регистрация".

Рис. 2.1-1 Регистрация в Системе

На открывшейся странице, показанной на Рис. 2.1-1, необходимо

заполнить следующие поля:

Идентификатор организации – идентификатор абонента в СМДО,

имеет вид ORGxxx или любой идентификатор организации или виртуальной

рабочей группы;

Наименование организации – наименование организации абонента

СМДО или виртуальной рабочей группы;

7


Имя пользователя – логин пользователя в Системе (Глобальный

пользователь);

Пароль и Повтор пароля – пароли пользователя в Системе

(Глобальный пользователь).

После заполнения вышеперечисленных полей, в случае успешной

регистрации будет отображено соответствующее сообщение и осуществлен

переход на страницу входа в Систему, показанной на Рис. 2.2-1.

2.2. Вход в систему

Страница входа в Систему показана на Рис. 2.2-1. Для входа

необходимо перейти по ссылке "Вход" и ввести имя пользователя и пароль,

заданные на этапе регистрации (или имя и пароль, настроенные

администратором в соответствии описанием, изложенным в п.п. 3.3.) и

нажать кнопку "Войти".

Рис. 2.2-1 Вход в Систему

ВНИМАНИЕ!!! После первого входа, обязательно необходимо произвести

настройку реквизитов организации, показанной на Рис. 3.1-1.

После успешного входа в Систему, появится главное окно приложения

(см. Рис. 4.1-1) и по-умолчанию, откроется журнал "Документы".

8


3. НАСТРОЙКА

3.1. Реквизиты организации

После первого входа в Систему, а также по мере необходимости,

пользователь имеет возможность настроить реквизиты организации,

полученных на этапе регистрации в качестве абонента СМДО. Для этого, в

меню "Настройки" главного окна Системы необходимо выбрать пункт меню

"Организация".

Рис. 3.1-1 Настройка реквизитов организации

В появившемся окне, показанном на Рис. 3.1-1, необходимо заполнить

следующие поля:

Идентификатор абонента в СМДО – идентификатор абонента в

СМДО, имеет вид ORGxxx;

Наименование организации – наименование организации абонента

СМДО;

Наименование почтового ящика в системе mailgov - наименование

почтового ящика в системе мailgov для работы с СМДО;

IP маршрутизатора СМДО – ip-адрес почтового сервера

маршрутизатора СМДО, с которого абонент СМДО будет принимать

документы и квитанции;

Порт входящей почты для маршрутизатора СМДО – порт

почтового сервера маршрутизатора СМДО по которому будет производиться

подключение для приема документов и квитанций;

Протокол входящей почты для маршрутизатора СМДО – протокол


подключение для приема документов и квитанций;

Логин к почтовому ящику в среде маршрутизатора СМДО – логин

к почтовому ящику в среде маршрутизатора СМДО, посредством которого

9


будет производиться подключение к почтовому ящику для приема

документов и квитанций;

Пароль к почтовому ящику mailgov – пароль к почтовому ящику в

среде маршрутизатора СМДО, посредством которого будет производиться

подключение.

Для сохранения введенных значений, необходимо нажать кнопку

"Сохранить", соответственно для отмены измененных значений необходимо

нажать кнопку "Отмена".

3.2. Ядро СМДО

По-умолчанию, настройки ядра СМДО уже сделаны, но пользователь

Системы имеет возможность изменить реквизиты ядра СМДО. Для этого, в

меню "Настройки" главного окна Системы необходимо выбрать пункт меню

"Ядро СМДО".

Рис. 3.2-1 Настройка ядра СМДО

В появившемся окне, показанном на Рис. 3.2-1, имеется возможность

заполнить следующие поля:

Email маршрутизатора СМДО – адрес электронной почты

маршрутизатора СМДО, на который будут отправляться документы и

квитанции;

IP маршрутизатора СМДО – ip-адрес почтового сервера

маршрутизатора СМДО на который будут отправляться документы и

квитанции;

Порт исходящей почты для маршрутизатора СМДО – порт


подключение для отправки документов и квитанций;

10


Протокол исходящей почты для маршрутизатора СМДО –

протокол, почтового сервера маршрутизатора СМДО по которому будет

производиться подключение для отправки документов и квитанций.

Для сохранения введенных значений, необходимо нажать кнопку

"Сохранить", соответственно для отмены измененных значений необходимо

нажать кнопку "Отмена".

3.3. Пользователи

После регистрации в Системе заведен один пользователь с правами

администратора (Глобальный пользователь). Если существует

необходимость, в Системе имеется возможность добавить неограниченное

количество пользователей с разными правами. Для этого, в меню

"Настройки" главного окна Системы необходимо выбрать пункт меню

"Пользователи".

Рис. 3.3-1 Настройка пользователей

В появившемся окне, показанном на Рис. 3.3-1, отображается список

зарегистрированных пользователей. Для того, чтобы добавить нового

пользователя, необходимо нажать на кнопку "Добавить". В списке появится

новая пустая строка. Для редактирования нужного значения, необходимо

двойным кликом мышью выбрать соответствующую позицию и ввести

значение. Для каждого пользователя указываются следующие поля:

ФИО – фамилия, имя и отчество пользователя;

Логин – имя входа пользователя (к введенному имени автоматически

добавляется идентификатор организации);

Пароль – пароль входа пользователя;

Роль – роль пользователя в Системе.

Для удаления пользователя необходимо выбрать соответствующую

запись в списке и нажать кнопку "Удалить".

11


3.4. Почтовые аккаунты

Система позволяет работать с несколькими учетными записями

электронной почты (почтовыми аккаунтами). Для того, чтобы добавить или

изменить уже созданный при регистрации почтовый аккаунт, необходимо в

меню "Настройки" главного окна Системы выбрать пункт меню "почтовые

аккаунты" (данные настройки доступны также по нажатию на кнопку

журнала почтовых сообщений, см п.п. 7.1). В открывшемся окне, показанном

на Рис. 3.4-1, отображается список настроенных почтовых акаунтов и их

свойства.

Рис. 3.4-1 Список почтовых аккаунтов

Для добавления почтового аккаунта необходимо нажать кнопку или

в контекстном меню, доступном по клику правой кнопкой мыши по любому

почтовому аккаунту, выбрать пункт меню "Добавить учетную запись". В

открывшемся окне мастера настройки нового почтового аккаунта,

изображенном на Рис. 3.4-2 необходимо заполнить поля, относящиеся к

общим сведениям:

Название аккаунта – название или краткое описание почтового

аккаунта;

ФИО пользователя – ФИО пользователя, данная информация будет

включаться в поле "От" при отправке почтового сообщения;

E-mail адрес – адрес электронной почты, соответствующий данному

почтового аккаунту.

12


Рис. 3.4-2 Общие сведения почтового аккаунта

Для продолжения работы мастера настройки нового почтового

аккаунта необходимо нажать кнопку "Далее". В появившемся окне,

показанном на Рис. 3.4-3, необходимо заполнить поля, относящиеся к

транспортным настройкам:

Рис. 3.4-3 Транспортные настройки почтового аккаунта

Почтовый сервер – ip-адрес или доменное имя почтового сервера;

Пользователь – имя пользователя для авторизации на почтовом

сервере;

Пароль – пароль авторизации на почтовом сервере;

Соединение – тип соединения с почтовым сервером (Обычное,

Безопасное (SSL), Безопасное (TLS));

SMTP-сервер – ip-адрес или доменное имя почтового сервера (агента

передачи сообщений);

Порт SMTP-сервера – номер порта почтового сервера (агента

передачи сообщений);

Пользователь SMTP-сервера – имя пользователя для авторизации на

почтовом сервере (агенте передачи сообщений);

13


Пароль к SMTP-серверу – пароль для авторизации на почтовом

сервере (агенте передачи сообщений).

В данном мастере кнопки "Назад" и "Далее" служат для показа

предыдущего или последующего окна настроек соответственно. После

нажатия на кнопку "Сохранить" почтовый аккаунт будет сохранен. Нажатие

на кнопку "Отмена" приведет к закрытию мастера настроек почтового

аккаунта и соответственно потерей всех введенных данных.

Существует возможность изменения всех вышеназванных параметров

уже созданных почтовых аккаунтов. Для этого необходимо в окне,

показанном на Рис. 3.4-1, выбрать в дереве почтовых аккаунтов

необходимый раздел и изменить при необходимости любой параметр.

Для удаления почтового аккаунта необходимо в дереве почтовых

аккаунтов выбрать нужный и нажать на кнопку или выбрать в контекстном

меню, доступном по клику правой кнопкой мыши пункт меню "Удалить

учетную запись". После утвердительного ответа на запрос об удалении,

данный почтовый аккаунт будет удален.

14


4. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

4.1. Журнал документов

Для вывода списка документов необходимо выбрать в главном меню

"Журналы" пункт меню "Документы".

Рис. 4.1-1 Журнал документов

В открывшемся окне, показанном на Рис. 4.1-1, отображается список

документов, разбитых по статусам, определяющих состояние документа и

возможные действия над ним. В скобках после названия статуса

отображается количество непрочитанных и общее количество документов

соответственно (если имеются непрочитанные документы определенного

15


статуса соответствующая запись выделяется жирным шрифтом). Различные

статусы имеют свою пиктограмму, отображающуюся в списке:

– входящий документ (получен от другого абонента, отправлена

квитанция о доставке);

– зарегистрированный входящий документ (выполнена операция

регистрации входящего документа, отправлена квитанция о

регистрации (см. п.п. 4.7.);

– отклоненный входящий документ (выполнена операция отказа в

регистрации, отправлена квитанция об отказе с указанием

соответствующей причины (см. п.п. 4.8.);

– документ создан (подготовлен);

– документ отправлен, ожидается квитанция о доставке;

– документ доставлен (получена положительная квитанция о

доставке), ожидается квитанция о регистрации или отклонении;

– документ зарегистрирован (получена положительная квитанция о

регистрации);

– документ не доставлен (получена отрицательная квитанция о

доставке), причина неполучения документа отражается в поле

”Комментарий“;

– документ отклонен (получена отрицательная квитанция о

регистрации), причина отказа документа в регистрации отражается в

поле ”Комментарий“.

В Системе доступны следующие действия над документами, доступные

из меню "Файл" главного окна Системы, из контекстного меню или

нажатием на одну из нижеперечисленных кнопок при выборе конкретного

документа:

– создать документ;

– редактировать документ;

16


– удалить документ;

– отправить документ;

– зарегистрировать документ;

– отклонить документ.

При двойном клике на выделенной записи в списке документов будет

открыт соответствующий документ на просмотр.

4.2. Создание и редактирование

Для создания документа необходимо выбрать в главном меню "Файл"

пункт меню "Создать", нажать на соответствующую кнопку в списке

документов или выбрать соответствующий пункт контекстного меню. В

открывшемся окне, показанном на Рис. 4.2-1, отобразится карточка нового

документа (вкладка "Реквизиты"), в которой необходимо заполнить

следующие поля:

Номер – номер документа в Системе (обязательное поле);

Исходящий – номер документа в системе электронного

документооборота отправителя, заполняется автоматически для входящего

документа;

Дата – дата документа в Системе (обязательное поле);

Кем подписан – ФИО лица в организации, подписавшего документ

(обязательное поле);

К-во листов – количество листов в тексте документа в Системе


Вид документа – вид документа из справочника видов документов;

Краткое содержание – краткое содержание документа в Системе


Файлы документа – файл(ы) с текстом документа. Для управления

файлами с текстами электронных документов доступны следующие

действия:

"Добавить" – при нажатии на данную кнопку будет показано

выпадающее меню:

"Новый текстовый файл" – создание нового текстового файла в

формате docx;

"Новая таблица" – создание новой электронной таблицы в

формате xlsx;

17


"Новая презентация" – создание новой презентации в формате

pptx;

"Добавить файл" – при выборе данного меню открывается

диалоговое окно, в котором необходимо выбрать необходимый

файл локальной файловой системы для добавления в документ;

"Редактировать" – при нажатии на данную откроется окно для

редактирования выбранного файла с текстом документа;

"Удалить" – нажатие на данную кнопку приведет к запросу на

удаление выбранного файла из документа. При выборе положительного

ответа файл удалится из документа. Добавление, редактирование и удаление

файлов доступно только в режиме создания или редактирования

соответствующего документа;

"Подписать" и "Проверить подпись" служат для проставления ЭЦП

под выбранным файлом и для проверки ЭЦП соответственно (см. п.п. 4.4. и

п.п. 4.6.);

"Скачать" – нажатие на данную кнопку приведет к скачиванию

выбранного файла на локальную файловую систему;

Рис. 4.2-1 Создание документа

В поле "Корреспондент" отображается наименование организации,

которой принадлежит документ (данное поле заполняется автоматически).

В списке файлов с текстом документа отображаются следующие

реквизиты:

18


Имя файла –имя файла с текстом документа;

Размер – размер файла с текстом документа в байтах;

Дата и время создания: дата и время добавления файла с текстом в

документ.

Для редактирования документа необходимо выбрать соответствующую

запись в списке документов, в главном меню "Файл" пункт меню

"Редактировать", нажать на соответствующую кнопку в списке документов

или выбрать соответствующий пункт контекстного меню. В открывшемся

окне, показанном на Рис. 4.2-1 необходимо откорректировать необходимые

поля и нажать кнопку "ОК".

4.3. Движение документа

Система позволяет просмотреть состояние документа на этапах его

движения. В окне документа, показанном на Рис. 4.3-1 на вкладке "Движение

документа" показано дерево, в котором отображаются записи каждого

соответствующего пакета или квитанции.

Рис. 4.3-1 Движение документа

В колонке "Пакет" отображается тип пакета. Каждый тип пакета

имеется свою пиктограмму:

– исходящий пакет с документом, отправленный другому абоненту;

– входящий пакет, полученный от другого абонента;

19


– полученная положительная квитанция на отправленный

соответствующий пакет с документом;

– полученная отрицательная квитанция на отправленный


– отправленная положительная квитанция на полученный


– отправленная отрицательная квитанция на полученный

соответствующий пакет с документом.

В дереве этапов движения документов также отображаются следующие

колонки:

Дата операции – дата и время действия с соответствующим пакетом;

Организация – абонент, являющийся субъектом от кого или для кого

предназначен соответствующий пакет;

Информация – поясняющая информация к данному этапу движения

пакета;

Идентификатор пакета – уникальное значение, однозначно

определяющее пакет.

В примере, показанном на Рис. 4.3-1 можно определить, что документ

отправлен абоненту "Бюро пропусков" и на него получены 3 положительные

квитанции: о доставке в ядро СМДО, о доставке в систему документооборота

абонента "Бюро пропусков" и о факте открытия полученного документа

пользователем организации "Бюро пропусков".

4.4. Подписание

Перед выполнением операции подписания необходимо запустить

приложение webcs.exe путем выбора в главном меню "Сервис" пункта

"Загрузить службу ЭЦП". После запуска этого приложения станут

доступными кнопки "Подписать" и "Проверить подпись" в карточке

выбранного документа.

Для подписания выбранного файла с текстом документа необходимо в

карточке документа выбрать соответствующую запись и нажав кнопку

"Подписать" выбрать одно из следующих действий:

"Добавить подпись" – добавление новой электронной цифровой

подписи к тексту документа. В появившемся окне, изображенном на Рис. 4.4-

1 необходимо указать используемый для выполнения криптографических

преобразований криптопровайдер и сертификат открытого ключа проверки

подписи пользователя, от имени которого подписывается текст документа.

20


Рис. 4.4-1 Выбор параметров подписания текста документа

После нажатия на кнопку "ОК", появится окно, изображенное на

Рис. 4.4-2, в котором необходимо ввести пароль к личным ключам ЭЦП. В

случае успешного подписания в списке файлов с текстом документа в

соответствующей записи списка появится знак .

Рис. 4.4-2 Ввод пароля к личным ключам ЭЦП

21


В случае, если файл с текстом документа подписан несколькими

подписями, в соответствующей записи списка появится знак .

"Удалить подпись(и) или переподписать" – нажатие на данную

кнопку приведет к запросу на удаление подписи(ей) из документа. При

выборе положительного ответа соответствующая подпись(и) будет удалена

из документа и будут выполнены действия, аналогичные при выборе меню

"Добавить подпись".

4.5. Отправка

Для отправки документа, необходимо выбрать в списке документов

необходимый документ и в главном меню "Файл" выполнить команду

"Отправить" или нажать на соответствующую кнопку в списке документов

или выбрать соответствующий пункт контекстного меню. В появившемся

далее запросе на отправку, показанном на Рис. 4.5-1, необходимо указать

способ отправки: по СМДО или по почте.

Рис. 4.5-1 Выбор способа отправки

В случае выбора способа отправки документа по почте и неактивном

(не открытом журнале почтовых сообщений) появится запрос на указание

почтового аккаунта, с помощью которого будет осуществлена отправка. В

диалоговом окне этого запроса, показанным на Рис. 4.5-2, необходимо

выбрать один из настроенных почтовых аккаунтов (настройка почтовых

аккаунтов описана в п.п. 3.4).

Рис. 4.5-2 Выбор почтового аккаунта

В случае отправки документа по почте будет создано новое почтовое

сообщение с заполненными из документа следующими полями:

Тема: Документ № [номер_документа] от [дата_документа];

Текст почтового сообщения: Краткое содержание документа;

22


Вложения почтового сообщения: Файлы документа. Вся работа с

почтой описана в разделе 7.

В случае отправки документа по СМДО, в открывшемся далее окне,

показанном на Рис. 4.5-3, необходимо выбрать абонента, которому

отправляется документ и нажать кнопку "ОК".

Рис. 4.5-3 Выбор получателя документа

После этого, документ будет передан в ядро СМДО. Информацию о

процессе прохождения отправленного документа можно получать по

статусам документов, описанным в п.п. 4.3.

4.6. Проверка подписи

Для проверки ЭЦП выбранного файла с текстом документа необходимо

в карточке документа выбрать соответствующую запись и нажать кнопку

"Проверить подпись". Далее в появившемся окне необходимо указать

используемый криптопровайдер и после выполнения соответствующих

23


криптографических преобразований будет выведен результат проверки ЭЦП

под выбранным текстом документа, показанный на Рис. 4.6-1. В

появившемся окне имеется возможность просмотреть сертификат открытого

ключа проверки подписи подписанта нажатием на иконку .

Рис. 4.6-1 Результат проверки подписи

Рис. 4.6-2 Сертификат открытого ключа проверки подписи

24


4.7. Регистрация документа

Для регистрации входящего документа, необходимо выбрать в списке

входящих документов необходимый документ и в главном меню "Файл"

выполнить команду "Зарегистрировать" или нажать на соответствующую

кнопку в списке документов или выбрать соответствующий пункт

контекстного меню. В открывшемся окне, показанном на Рис. 4.7-1,

отобразится карточка входящего документа (вкладка "Реквизиты"), в которой

необходимо заполнить номер документа, под которым будет осуществлена

регистрация.

Рис. 4.7-1 Регистрация документа

После нажатия на кнопку "ОК" документ будет зарегистрирован и

будет осуществлена отправка положительной квитанции о регистрации

документа отправителю.

25


4.8. Отказ в регистрации

Если по какой-либо причине входящий документ не подлежит

регистрации, в Системе предусмотрена возможность отказать в приеме

соответствующего документа и уведомить об этом факте отправителя. Для

осуществления данной операции, необходимо выбрать в списке входящих

документов необходимый документ и в главном меню "Файл" выполнить

команду "Отклонить" или нажать на соответствующую кнопку в списке

документов или выбрать соответствующий пункт контекстного меню. После

положительного ответа на вопрос об отклонении документа, откроется окно,

показанное на Рис. 4.8-1, в котором необходимо указать причину отказа в

регистрации.

Рис. 4.8-1 Указание причины отклонения документа

После нажатия на кнопку "ОК" документ будет отклонен и будет

осуществлена отправка отрицательной квитанции о регистрации документа

отправителю с указанием причины отклонения.

26


4.9. Поиск и отбор документов

Система позволяет осуществлять поиск документов по нескольким

реквизитам. Для того, чтобы найти необходимый документ по определенным

критериям, необходимо в главном меню "Файл" выполнить команду "Найти".

В открывшемся окне, показанном на Рис. 4.9-1, возможно задать один или

несколько критериев отбора.

Рис. 4.9-1 Указание параметров поиска документов

Параметры поиска:

Номер документа – номер документа в Системе;

Дата документа – диапазон дат документа в Системе;

Исходящий номер – исходящий номер документа;

Корреспондент – наименование организации, владельца документа;

Вид документа – вид документа из справочника видов документов;

27


Кем подписан – ФИО лица, подписавшего документ;

Краткое содержание – краткое содержание документа. Поиск

осуществляется путем нахождения всего введенного текста.

Нажатие на кнопку ”ОК“ приводит к осуществлению поиска по

введенным реквизитам. Найденные документы отображаются в списке

документов, выбор слева любого подраздела в дереве ”Документы“ приводит

к сбросу параметров поиска.

28


5. РАБОТА С МЕТКАМИ ДОКУМЕНТОВ

Система позволяет группировать документы по заданному

пользователем принципу с помощью механизма меток. Перечень меток

отображается в виде дерева в окне списка документов под перечнем статусов

(см. Рис. 4.1-1). В скобках после названия метки отображается количество

непрочитанных и общее количество документов, присвоенных данной метке

соответственно (если имеются непрочитанные документы с определенной

меткой соответствующая запись выделяется жирным шрифтом).

5.1. Создание и изменение меток

Для того, чтобы создать метку необходимо кликнуть правой кнопкой

на любой из доступных меток и в появившемся контекстном меню выбрать

одно из следующих действий:

– Создать. При выборе данного действия появится окно, в котором

необходимо задать имя новой метки. При нажатии на кнопку "ОК"

будет создана новая метка, которая отобразится в списке меток под

той, на которой первоначально было выбрано данное действие.

– Переименовать. При выборе данного действия появится окно, в

котором необходимо указать новое имя метки. При нажатии на кнопку

"ОК" соответствующая метка будет переименована.

– Удалить. При выборе данного действия будет отображен запрос на

подтверждение удаления метки. При положительном ответе,

соответствующая метка будет удалена.

– Предоставить доступ. Описание данного действия изложено

в п.п. 5.3.

– Скрыть в списке документов. При выборе данного действия

происходит скрытие или отображение документов с данной меткой в

списке документов. Скрываются или отображаются только документы,

принадлежащие текущей организации. В случае выбора операции

скрытия, у соответствующей метки меняется изображение на или .

Контекстное меню и, следовательно, любые манипуляции с меткой, к

которой предоставлен доступ недоступно.

29


5.2. Задание меток документам

Для того, чтобы задать метку документу необходимо выбрать в списке

документов необходимый документ и нажать на кнопку в списке

документов или выбрать пункт контекстного меню "Присвоить метку". В

открывшемся окне, показанном на Рис. 5.2-1, отобразится окно, в котором

необходимо выбрать соответствующую метку и нажать кнопку ОК.

Рис. 5.2-1 Задание метки документу

Задать метку документу возможно путем перетаскивания выбранного

документа на название метки в списке меток.

Для того, чтобы снять метку с документа необходимо выбрать в списке

документов необходимый документ и нажать на кнопку в списке

документов или выбрать пункт контекстного меню "Снять метку".

Для метки, к которой предоставлен доступ, действия по заданию метки

и ее снятию с соответствующего документа, невозможно.

5.3. Предоставление доступа к меткам

Система позволяет предоставлять доступ к документам,

сгруппированным с помощью меток как пользователям текущей

организации, так и пользователям другой зарегистрированной организации.

Функция предоставления доступа, а также соответственно получения

доступа, доступна только пользователям, вошедшим в систему как

пользователь, зарегистрированный как описано в п.п. 3.3. Для supervisor-а

такая возможность не предусмотрена.

30


Для того, чтобы предоставить доступ к документам с определенной

меткой необходимо кликнуть правой кнопкой на нужную метку и в

появившемся контекстном меню выбрать действие "Предоставить доступ". В

открывшемся окне, показанном на Рис. 5.3-1, отобразится окно, в котором

необходимо отметить тех пользователей, которым предоставляется доступ и

нажать кнопку ОК.

Рис. 5.3-1 Предоставление доступа к метке

У пользователя, который предоставил метку для совместного доступа

она отображается значком или . У пользователя, которому

предоставлена метка, она отображается значком . Скрытие или

отображение документов с предоставленной для совместного доступа меткой

происходит только у пользователя, владельца данной метки.

Пользователь также имеет возможность предоставить доступ к

документам с соответствующей меткой для публичного доступа. Для этого

необходимо выбрать пункт "Предоставить публичный доступ". Внизу

данного пункта появится ссылка, перейдя по которой отобразится список

соответствующих документов. Такая метка будет отображаться значком

или . Данная возможность будет полезна для тех, кто желает опубликовать

список документов на сторонних ресурсах без авторизации в Системе.

31


6. ОТЧЕТЫ ПО ДОКУМЕНТАМ

6.1. Список документов

Для создания списка отображаемых документов и вывода его на печать

необходимо при открытом журнале "Документы" выбрать в главном меню

"Отчеты" пункт меню "Список документов". В зависимости от настроек

браузера будет открыто новое окно или вкладка с отображением списка

документов в виде, показанном на Рис. 6.1-1.

Рис. 6.1-1 Список документов

В данном отчете будут отображаться только те колонки, которые

присутствуют в отображении основного списка.

32


6.2. Регистрационная карточка

Для создания регистрационной карточки документа и вывода ее на

печать необходимо открыть соответствующий документ или выделить его в

списке журнала "Документы" и выбрать в главном меню "Отчеты" пункт

меню "Регистрационная карточка". В зависимости от настроек браузера

будет открыто новое окно или вкладка с отображением карточки документа в

виде, показанном на Рис. 6.2-1.

Рис. 6.2-1 Регистрационная карточка документа

33


7. РАБОТА С ПОЧТОЙ

В Системе реализован полноценный почтовый клиент, что позволяет

обмениваться почтовыми сообщениями с другими пользователями, в том

числе с пользователями других организаций или виртуальных рабочих групп.

Непосредственно почтовый сервис построен на свободном решении iRedMail

mail server, с которым Система интегрирована. При добавлении

пользователей данной организации или виртуальной рабочей группы данным

пользователям автоматически создается и настраивается адрес электронной

почты вида логин@идентификатор_организации.flexedoc.by. Система также

позволяет самостоятельно настраивать почтовые аккаунты, механизм и

правила настройки описаны в п.п. 3.4.

7.1. Журнал почтовых сообщений

Для вывода списка почтовых сообщений необходимо выбрать в

главном меню "Журналы" пункт меню "Почта".

Рис. 7.1-1 Журнал почтовых сообщений

mailto:логин@идентификатор_организации.flexedoc.by

34


В открывшемся окне, показанном на Рис. 7.1-1, отображается

древовидный список почтовых папок, разбитых по типам почтовых

сообщений и список почтовых сообщений, соответствующих выбранной

папке. В скобках после названия папки отображается количество

непрочитанных и общее количество почтовых сообщений соответственно

(если имеются непрочитанные почтовые сообщения определенного статуса

соответствующая запись выделяется жирным шрифтом).

Система дает возможность предварительного просмотра конкретного

почтового сообщения в списке почтовых сообщений. Положение окна

предварительного просмотра настраивается путем нажатия на кнопку в

правом верхнем углу журнала почтовых сообщений и выбора пункта меню

"Расположить вертикально" или "Расположить горизонтально"

соответственно.

По-умолчанию созданы и доступны следующие папки: Входящие,

Отправленные, Черновики, Корзина и Спам. Для создания новой папки

необходимо вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши на любой из

доступных папок и выбрать пункт меню - "Создать папку". После этого

появится окно, где необходимо задать имя папки и нажать кнопку "ОК".

Для переименования выбранной папки необходимо вызвать

контекстное меню правой кнопкой мыши на нужной папке и выбрать пункт

меню - "Переименовать папку". В появившемся окне необходимо ввести

новое имя папки и нажать кнопку "ОК". Переименование доступно только

для созданных пользователем папок.

Для удаления выбранной папки необходимо вызвать контекстное меню

правой кнопкой мыши на нужной папке и выбрать пункт меню - "Удалить

папку". После утвердительного ответа за запрос об удалении, выбранная

папка и все принадлежащие ей почтовые сообщения будут удалены.

Удаление доступно только для созданных пользователем папок.

Для удаления всех почтовых сообщений из выбранной папки

необходимо вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши на нужной

папке и выбрать пункт меню - "Очистить папку". После утвердительного

ответа за запрос об очистке, все почтовые сообщения из выбранной папки

будут перемещены в папку Корзина (если очищается папка Корзина –

почтовые сообщения будут удалены без возможности восстановления).

Система позволяет перемещать одно или несколько почтовых

сообщений из одной папки в другую. Для этого необходимо выделить

необходимые почтовые сообщения и удерживая левую кнопку мыши

перенести их в нужную папку.

7.2. Действия с почтовыми сообщениями

В Системе доступны следующие действия над почтовыми

сообщениями, доступные из меню "Файл" главного окна Системы, из

35


контекстного меню или нажатием на одну из нижеперечисленных кнопок

при выборе конкретного почтового сообщения:

– Создать. Создание нового почтового сообщения. При выборе

данного действия, будет отображено окно, показанной на Рис. 7.2-1, в

котором заполняются следующие поля:

Рис. 7.2-1 Создание нового почтового сообщения

От – имя и адрес электронного почты текущего пользователя,

заполняется автоматически;

Кому – адрес электронной почты получателя почтового

сообщения;

Копия – адрес электронной почты получателя копии почтового

сообщения

Тема – тема почтового сообщения;

Текст сообщения – текст почтового сообщения;

Вложения – вложения почтового сообщения Для управления

файлами вложений доступны следующие действия:

"Добавить" – при нажатии на данную кнопку будет

показано выпадающее меню:

"Новый текстовый файл" – создание нового

текстового файла в формате docx;

"Новая таблица" – создание новой электронной

таблицы в формате xlsx;

"Новая презентация" – создание новой презентации

в формате pptx;

36


"Добавить файл" – при выборе данного меню

открывается диалоговое окно, в котором необходимо

выбрать необходимый файл локальной файловой системы

для добавления;

"Редактировать" – при нажатии на данную откроется

окно для редактирования выбранного файла;

"Удалить" – нажатие на данную кнопку приведет к

запросу на удаление выбранного файла. При выборе

положительного ответа файл удалится. Добавление,

редактирование и удаление файлов доступно только в режиме

создания или редактирования соответствующего почтового

сообщения;

"Скачать" – нажатие на данную кнопку приведет к

скачиванию выбранного файла на локальную файловую систему;

– Ответить. Создание нового почтового сообщения на основе

выбранного. В данном случает будут автоматически заполнены поля Кому и

Текст сообщения;

– Переслать. Создание нового почтового сообщения на основе

выбранного. В данном случает будут автоматически заполнено поле Текст

сообщения и прикреплены вложения исходного почтового сообщения;

– Удалить. Удаление одного или нескольких почтовых сообщений.

После утвердительно запроса на удаление, выбранные почтовые сообщения

будут перемещены в папку Корзина. Если удаление почтовых сообщений

происходит из папки Корзина, данные почтовые сообщения удаляются без

возможности восстановления;

– Снять отметку о прочтении. Отметить одно или несколько

почтовых сообщений как непрочитанные;

– Отметить как прочитанный. Отметить одно или несколько

почтовых сообщений как прочитанные;

– Печать. Создание отчета "Сообщение" выделенного или открытого

почтового сообщения (см п.п. 7.3.);

– Сохранить как черновик. Сохранение созданного или

редактируемого почтового сообщения в папке Черновики.

Для того, чтобы открыть почтовое сообщение на просмотр, необходимо

дважды кликнуть левой кнопкой мыши по соответствующему почтовому

сообщению в списке. Если почтовое сообщение находится в папке

Черновики, то оно открывается в режиме редактирования.

При создании нового почтового сообщения существует возможность

указать получателя (-ей) из списка пользователей Системы. Для этого

необходимо в окне почтового сообщения, напротив полей Кому или Копия

нажать на кнопку . В появившемся окне, показанном на Рис. 7.2-2

отобразится список пользователей, сгруппированных по организациям или

37


виртуальным группам и в зависимости от их статуса присутствия

отмеченных соответствующим знаком.

Рис. 7.2-2 Справочник пользователей

Для выбора пользователей для добавления в адресаты, необходимо

напротив его наименования отметить соответствующую запись.

Существующие пользователи в качестве адресатов уже выбраны и отмечены

курсивом. После нажатия на кнопку ОК, отмеченные пользователи будут

добавлены.

7.3. Отчеты по почтовым сообщениям

Для печати списка почтовых сообщений необходимо при открытом

журнале "Почта" выбрать в главном меню "Отчеты" пункт меню "Список

сообщений". В зависимости от настроек браузера будет открыто новое окно

или вкладка с отображением списка почтовых сообщений в виде, показанном

на Рис. 7.3-1.

38


Рис. 7.3-1 Список почтовых сообщений

Для печати выделенного или открытого почтового сообщения

необходимо выбрать в главном меню "Отчеты" пункт меню "Сообщение". В

зависимости от настроек браузера будет открыто новое окно или вкладка с

отображением содержимого данного почтового сообщения в виде,

показанном на Рис. 7.3-2.

Рис. 7.3-2 Почтовое сообщение

39


8. РАБОТА С МГНОВЕННЫМИ СООБЩЕНИЯМИ

Система позволяет обмениваться мгновенными сообщениями

текущему пользователю с другими пользователями, в том числе с

пользователями других организаций или виртуальных рабочих групп.

Непосредственно сервис мгновенных сообщений построен на базе

свободного решения Openfire real time collaboration server, с которым Система

интегрирована.

8.1. Статусы присутствия

Для возможности обмениваться мгновенными сообщениями,

пользователь должен быть подключен к специализированному сервису

мгновенных сообщений. Для того чтобы подключиться и обозначить свой

текущий статус доступности, необходимо выбрать в правом верхнем угле

панели меню один из следующих пунктов меню:

– в сети

– готов пообщаться

– вышел

– не отвечает

– не беспокоить

– выключен или недоступен.

При изменении статуса присутствия, у пользователей с которыми в

настоящий момент ведется переписка, в журнале мгновенных сообщений

отобразится соответствующая запись об изменении статуса (см. Рис. 8.2-1) и

изменится соответствующий знак в заголовке вкладки, принадлежащей

данному пользователю.

8.2. Журнал мгновенных сообщений

Для отображения журнала мгновенных сообщений необходимо

выбрать в главном меню "Журналы" пункт меню "Сообщения". Данный

журнал также отображается по двойному клику мыши на соответствующем

контакте в окне контактов (см. п.п. 8.3.) или при поступлении сообщения от

пользователя. Содержимое данного журнала, т.е. все вкладки с сообщениями

сохраняются при его закрытии. Вид журнала изображен на Рис. 8.2-1.

40


Рис. 8.2-1 Журнал сообщений

Данный журнал состоит из вкладок, каждая из которых представляет

собой историю переписки с определенным пользователем. Для того, чтобы

отправить сообщение, необходимо ввести соответствующий текст в

текстовом поле и нажать на кнопку "Отправить сообщение". В зависимости

от того, нажата ли кнопка (Вкл/Выкл отправку по Enter) отправка

сообщения будет осуществлена также по нажатию на кнопку Ввод или

Shift+Ввод.

Для добавления в текст сообщения т.н. смайлов необходимо нажать на

кнопку и выбрать соответствующий знак. Код знака добавится в поле для

ввода текста и будет отправлен вместе с ним.

При поступлении сообщения от пользователя в заголовке браузера

появится уведомление в виде текста "Сообщение от ….", а на

соответствующей отправителю вкладке в журнале сообщений – мигающий

знак . При клике мышью на данной вкладке, уведомления исчезнут.

8.3. Работа с контактами и группами контактов

Для отображения списка контактов необходимо нажать в правом

верхнем угле панели меню на кнопку . В появившемся меню,

изображенном на Рис. 8.3-1, в виде древовидного списка отобразится

перечень контактов, сгруппированных по организациям. В Системе

определены 3 типа групп контактов: пользователи (контакты) собственной

организации или виртуальной группы, пользователи (контакты) других

41


организаций или виртуальных групп и служебные. В зависимости от типа

группы, пользователю доступны те или иные действия.

У текущего пользователя всегда отображаются контакты своей

организации или виртуальной рабочей группы и служебные контакты.

Рис. 8.3-1 Список контактов

Для того, чтобы добавить пользователя в новую или в существующую

группу, необходимо в меню списка контактов нажать на кнопку и выбрать

пункт меню - "Добавить пользователя в новую группу" или - "Добавить

пользователя в выбранную группу". Добавление контакта в существующую

группу доступно только в созданную текущим пользователем группу. После

этого при добавлении пользователя в новую группу появится запрос на ввод

названия новой группы и отобразится справочник пользователей,

изображенный на Рис. 8.3-2.

Рис. 8.3-2 Справочник контактов

42


Все пользователи сгруппированы по организациям или виртуальным

группам и в зависимости от их статуса присутствия отмечены

соответствующим знаком.

Для выбора пользователей для добавления в список контактов,

необходимо напротив наименования контакта отметить соответствующую

запись. Существующие пользователи в списке контактов уже выбраны и

отмечены курсивом. После нажатия на кнопку ОК, отмеченные пользователи

будут добавлены.

Для удаления пользователя из списка контактов необходимо в меню

списка контактов нажать на кнопку и выбрать пункт меню - "Удалить

пользователя". После утвердительного ответа за запрос об удалении,

выбранный контакт будет удален. Данное действие доступно только для

контактов из созданных текущим пользователем групп.

Для переименования пользователя в списке контактов необходимо в

меню списка контактов нажать на кнопку и выбрать пункт меню -

"Переименовать пользователя". В появившемся окне необходимо ввести

новое имя пользователя и нажать кнопку "ОК". Данное действие доступно

только для контактов из созданных текущим пользователем групп.

Для перемещения пользователя в списке контактов в другую группу

необходимо в меню списка контактов нажать на кнопку и выбрать пункт

меню - "Переместить в группу…". Если в списке контактов присутствует

несколько созданных текущим пользователем групп, данные группы

отобразятся в меню, исключая текущую, и выбором одной из них будет

осуществлено перемещение. Данное действие доступно только для контактов

из созданных текущим пользователем групп.

Для удаления выбранной группы и соответственно всех

принадлежащих ей контактов, необходимо в меню списка контактов нажать

на кнопку и выбрать пункт меню - "Удалить группу". После

утвердительного ответа за запрос об удалении, выбранная группа и все

принадлежащие ей контакты будут удалены из списка контактов. Данное

действие доступно только для групп, созданных текущим пользователем.

Для переименования выбранной группы необходимо в меню списка

контактов нажать на кнопку и выбрать пункт меню - "Переименовать

группу". В появившемся окне необходимо ввести новое имя группы и нажать

кнопку "ОК". Данное действие доступно только для групп, созданных

текущим пользователем.

8.4. Отчеты по мгновенным сообщениям

Для печати истории переписки с каким-либо пользователем

необходимо открыть или выделить соответствующую вкладку в журнале

сообщений и выбрать в главном меню "Отчеты" пункт меню "Сообщения". В

43


зависимости от настроек браузера будет открыто новое окно или вкладка с

отображением списка сообщений в виде, показанном на Рис. 8.4-1.

Рис. 8.4-1 Список сообщений для печати

Documents

Система электронного документооборота FlexEDocСистема позволяет работать с несколькими учетными записями