© Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT Enterprise 2.0 – Einführung in das Unternehmen

© Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT© Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT© Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT© Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT

Enterprise 2.0 – Einführung in das Unternehmen

© Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT© Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT

Todays needs of an information worker

Find knowledge

Share ideas

Work in a team

Feel valued

Manage Projects

Build a network

Use information


Wobei können Web2.0 Tools dem Unternehmen helfen?

E-Mails reduzieren Peernetzwerk aufbauen Experten finden

Relevanz erhöhen Meinungen analysieren Zusammenarbeit


Unterschied Groupware – Social Software

Groupware Social Software

Group oriented communication Person/self oriented communication

Symmetric Group members Asymmetric follower networks

Receiver is addressed Sender makes a statement

„We“ centric „Me“ centric

Top down implementation, enforced participation

Bottom up and voluntary participation

Pre-planned cooperations Co-evolving conventions

Taxonomy Folksonomy

Small number of users for a limited time (project)

Large number of users with no project limitation

Zugriffsrechte Transparenz(angelehnt an Koch 2008, erweitert)


• Microblogging

• Instant Messaging

Schneller Informationsaustausch

• Microblogging

• Blogs

Socialising

• Wikis

Zusammenarbeiten

• Wikis• Social

Bookmarking

Informationssammlung

• Blogs• Social

Bookmarking

• ProfileExperten finden

• Blogs• Microblogs

Internes Marketing

• Blogs• Microbloggi

ng

Informationsvermittlung

• Podcast

Schulungen

Welche Komponenten für welchen Zweck?


Customization

Spielprinzipien nutzten um Seiten interessanter zu machen

Collection Feedback

ExchangePoints


Eigenschaften und Gegensätze

Präsenz Isolation

Sichtbarkeit Privatsphäre

Selbstorganisation Vorgeschriebene Abläufe

Individualisierung Standardisierung

Soziale Kräfte Technische Kräfte/Grenzen

Gemeinsame Nutzung Individuelle Nutzung

Gewinn durch Vernetzung und Offenheit

Gewinn durch Kontrolle, Regelung und Standardisierung


Generelle Nutzungsformen

Öffentliche Plattform•Facebook, XING, Twitter, Wordpress

Geschlossenes Firmennetzwerk, extern gehostet•Yammer

Geschlossenes Firmennetzwerk, intern gehostet•Jive, Quad, Sharepoint, IBM Connections

Vorteile• Breite Nutzerbasis• Durch private Nutzung bereits

bekanntNachteile

• Zu große Öffentlichkeit für eine interne Nutzung

• Fehlender IPR Schutz

Vorteil• Einfache Verknüpfung mit externen• keine Administrationaufwände

Nachteil• Grundsätzliche IPR Problematik bei Cloud-Lösungen• Verringerte Kontrolle

Vorteil• Volle Kontrolle über

Administration und Konfiguration• Keine IPR Probleme

Nachteil• Installations- und Administrationsaufwand• Einbindung externer Nutzer schwieriger


Wo können wir Wikis einsetzten?

Dokumentationen (Spezifikationen, Verträge) Richtlinien Wissensmanagement (PMO, Gebäudekataster,

Abkürzungsverzeichnis) Anwenderhandbücher FAQs Besprechungsprotokolle Eventplanung


Business SzenarioSpezifikationen, Dokumentationen

Erzeugen und veröffentlichen auf einfache Weise

Anforderungen Kleines Team erzeugt ein Dokument Um die 40 Seiten mit Kapitalstruktur

Heute Ein Dokument im

Dokumentenmanagementsystem Check In/Out (es kann nur einer

arbeiten) Keine Versionierung auf Kapitalebene

Mit Wikis Jedes Kapital eine Wikiseite

Wiki kann von mehreren Anwendern bearbeitet werden

Versionierung auf Kapitalebene Berechtigungen auf Kapitalebene

Zusätzliche Komponenten Navigation PDF Generator


Business SzenarioSpezifikationen, Dokumentationen

Navigation

ContentChapter


Business SzenarioProtokolleEinfaches Sammeln und Veröffentlichen von Inhalten

Today• Coordination via eMail• Manage Tasks in Excel• Store documents in EDM system

With SharePoint & Wiki• Coordinate Agenda in a Wiki• Store Tasks in a task list• Store presentation in document library

Heute Planung mittels eMail Aufgabenverwaltung innerhalb Excel Dokumente in eMails oder separaten

Dokumentenmanagement System

Mit Wikis Planung der Agenda in einer Wikiseite Aufgaben in einer separaten

Aufgabenliste Präsentationen innerhalb der Wikiseite

Anforderungen Agenda vorbereiten Vorträge ablegen Aufgaben sammeln


Business SzenarioProtokolle

AgendaProtokoll

Präsentationen

Aufgaben


Wo können wir Blogs einsetzten?

Authentische, schnelle Kommunikation zu den Mitarbeiter Programm- und Projektkommunikation zu internen Kunden

bzw. Mitarbeitern Vorgesetzer informiert seine Mitarbeiter

ProjektlogbuchProduktinformationen (z.B. neue Services der IT)IdeenmanagementAufbau von geschlossenen Communities

Microblogs Servermeldungen Ausfallsmeldungen


Telekom Postcast


Blogs for internal Communities

Profile

ProfileProfile

Profile

1) Community landing page with Moderator Blog• Post can be done by Moderator only• Comments can be added by all

members

Additional features• Picture library• Event calendar• Documents library

2) Profile page for each member

3) Theme Blogs • Everybody can post and comment


Tag-Clouds

Internet

• single words (tags)

• describe the content of web sites

• importance of a tag is shown with font size or color

Business documents

• Tag cloud describes the content

• Example : Sustainability-at-Bayer


Wo können wir Sociale Netze einsetzten?Enterprise Social Netzwork

Ziel Verzeichnis mit allen Mitarbeitern und

ihren spezifischen Skills Schnelles Finden von Experten

Problem von internen

„Gelben Seiten“ Profile werden nicht gefüllt und zu

selten aktualisiert

Lösung mit sozialen Netzen Mitarbeiterprofile in das tägliche

Arbeiten integrieren

• Profil- Name- Abteilung- Ort- Telefon- Skills …

+ Kontakte+ Gruppen

+ Profile mit Dokumenten verbinden+ Instant Messaging+ VOIP+ Blog

Yellow

Pages

Social N

etworks

Enterprise S

ocial Netw

orks


Wo kann ich vorgehen?

Analyse

Überprüfung der Eignung

StrategieUmsetzung

Erfolgskontrolle


Analyse

Kooperationsstrukturen Kommunikationsverhalten

Email, Instant Messaging, Telefon Anwendungen

Kommunikationsanwendung, automatisches Reporting Schnittstellen

Prozessanalyse Ermittelung Verbesserungspotential (Business Szenarien)

Regelmässige Kommunikation Email Leidensdruck Expertenfindung wichtig Räumlich verteiltes Arbeiten

Analyse


StrategieUmsetzung

Erfolgskontrolle



Arbeitsinhalte Einfach aufteilbar

Prozesse Flexibel, frei gestaltbar, wenig vorherbestimmt

Mitarbeiter Offen, kommunikativ

Anwendungen Integierbar, API vorhanden

Analyse


StrategieUmsetzung

Erfolgskontrolle


Strategie

Festlegung Verantwortlichkeiten Social Media Guideline Interne Nettekette

Social Media Living Lab, Piloten Überprüfung Anwendungsgebiete

Einheitliche gut integrierbare Infrastruktur festlegen Festlegung von KPIs wenn möglich Management Support Finanzierung klären Integration in Schulungen

Analyse


StrategieUmsetzung

Erfolgskontrolle


Umsetzung

Mit Quickwins starten PowerUser ermitteln und in den Umsetzungprozess

einbinden Usability Community schaffen (z.B. durch Etablierung eines Barcamps) Offene Kommunikation über die Projekte unter Nutzung von Social

Media

Analyse


StrategieUmsetzung

Erfolgskontrolle


Erfolgskontrolle

Überprüfung der aufgestellten Ziele KPIs Anwenderbefragungen

Ermittelung von Verbesserungspotential

Analyse


StrategieUmsetzung

Erfolgskontrolle


Social Media Guidelines

• We are already part of the conversation. The greatest risk is ignoring the conversation

• Social Media Monitoring is necessary

• Use the opportunity to build new relationships to your customers

Social Media Guidelines • Define roles and responsibilities

• Support company goals

• Help employees to know how to behave in Social Media

• When, Where, how and why they can discuss about the company, the brands and their jobs


How other companies dealing with social media

• American Express

• American Red Cross

• Australian Public Service Commission

• BBC

• British Telecom

• Best Buy

• Cisco

• Coca Cola

• Dell

• FedEx

• General Motors

• HP

• IBM

• Kodak

• LiveWorld

• Mayo Clinic

• Mosman Municipal Council

• Oracle

• Plaxo

• Reuters

• U.S. Air Force

Most of the enterprises already have a guideline to support their employees and their business goals


Rules for participating in social media

• Be transparent and authenticBe transparent and state that you work or represent the company

• Never lie or misleadNever represent yourself or the company in a false or misleading way

• Be smartProtect yourself, your privacy and confidential company information

• Stick to Your AreaStick to your area of expertise

• Admit mistakesIf you made a mistake, admit the mistake and correct it as soon as possible

• Respect competitors and criticsMake sure that you behave diplomatically


Teil 2:

Anforderungsanalyse, praktische Evaluation

und Bewertung ausgewählter

Systeme


Nutzen von Social Media für ein Unternehmen

Aufbau und Unterstützung von Netzwerken innerhalb und zwischen Instituten und Verwaltung

Schnelle und anregende Form des Informations- und Wissensaustauschs

Sinnvolle Ergänzung des Intranets und des Mitarbeiterportals durch Persönliche Profile zur Vernetzung Mitarbeiter-, Projekt-, Abteilungs-, Aktionsblogs – auch Microblogs Foren zur Themendiskussion Lesezeichensammlung zu Fachthemen Informationsbereitstellung und Austausch durch einfaches

Publishing: Videos, Präsentationen, Bilder, Demos


Klassifizierung der Social Media Suiten (1)

Blogs

Foren

Commu-

nitiesPresen

ceMedia

Sharing

Micro-bloggin

gLinksamm-lung Wiki

Lotus Connections 2.5

x x x x ? x x x

Microsoft Share Point 2010 Communities

x x ? x

BSCW x x (x) x x x (x)

Cisco Quad x x x x x x x x

Jive Social Business Software

x x x (x) x x x

Socialtext x x x x x x x

Present.ly x x x x x

Yammer x x x x x x

Socialcast x x x x x x



Tagging von Benutzern

Tagging von Gruppen/Communities

Tagging von Dokumenten

Strukturierte Gruppen/Communities

Aktivität im Kontext von Gruppen

Follower-Netzwerk

Externe Partner per Email-Einladung


x x x x x x

Microsoft SharePoint

x x x

BSCW x x x x x x

Cisco Quad x x x x

Jive x x In Jive 5.0 x X

Socialtext x x x x x x

Present.ly x x x

Yammer x x x x

Socialcast x x x



Anpassbarkeit des UI

Benutzer-profile

Suche über alle Inhalte Mobiler Zugang

Lotus Connections 2.5 x x x x

Microsoft Share Point 2010 Communities

x x x x

BSCW x x x x

Cisco Quad x x x x

Jive Social Business Software

x x x x

Socialtext x x x x

Present.ly x x

Yammer x x x

Socialcast x x x


Social Media Suiten: Positionierung am Markt

Quelle: http://www.readwriteweb.com/enterprise/2010/10/gartner-magic-quadrant-2010-fo.php


Social Media Suiten

Konsolidierung verschiedener Social Media Werkzeuge wie Microblogging, Media Sharing, Blogs, Foren, Wikis, Social Bookmarking, etc. in einer Unternehmenslösung

Vorteil: Einheitliche IT-Lösung im Unternehmen Schutz unternehmenskritischer Bereiche und des intellektuellen

Unternehmenskapitals Professioneller Support

Nachteil: Kosten für Anschaffung, Installation, Einführung und Support Oft keine Integration existierender/populärer Werkzeuge Langfristige Bindung





Forum für den Aufbau dynamischer Netzwerke von Kollegen, Partnern und Kunden

Auf Unternehmen ausgerichtet Integration mit IBM Lotus Quickr, IBM Lotus Notes, IBM Lotus Sametime,

IBM WebSphere Portal und Microsoft Office Web 2.0 Schnittstelle (Rest API)


Lotus Connections 2.5 - Dienste

Homepage Microblogging Profiles Communities Blogs Dogear (Social Bookmarks) Aktivitäten Dokumente Wikis


Lotus Connections 2.5 – Homepage

Konsolidierte und konfigurierbare Übersicht über das persönliche soziale Netzwerk Verwendung von Widgets für die Nutzung der Dienste (Profiles,

Communities, …), aber auch Integration eigener Widgets möglich Auswählbar, per Drag&Drop verschiebbar

Microblogging – neuesten Updates im sozialen Netzwerk Zugriff per Web-Browser


Lotus Connections 2.5 – Persönliche Homepage

Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_HomePage_MyPage_1024x768.png


Lotus Connections 2.5 – Microblogging

Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_HomePage_TopUpdates_1024x768.png


Lotus Connections 2.5 – Profiles

Benutzerprofile mit Angaben zur Person, Organisationseinheit, Interessen, Know-How, Zuständigkeiten, laufende Projekte, Foto, Zeitzone

Tagging -> Expertise des Benutzers Finden von interessanten Personen per (Tag-)Suche in den

Benutzerprofilen

Quelle: http://www-01.ibm.com/software/lotus/images/Connections_25_Profiles_ProfilesHome_1024x768.jpg


Lotus Connections 2.5 – Communities (1)

Sichtbarkeit: Offene und geschlossene Communities Benutzerrollen: Eigentümer, Mitglied, Follower Strukturierbar in untergeordnete Communities Konfigurierbar

Layout der Homepage Verfügbare Dienste

Tagging

Quelle: http://www-01.ibm.com/software/lotus/images/Connections_25_Communities_MyCommunities_1024x768.jpg


Lotus Connections 2.5 – Communities (2)

Gemeinsame Nutzung von relevanten/interessanten Inhalten (Dokumente, Bookmarks, …)

Empfehlung von interessanten öffentlichen Communities Finden von interessanten Communities per (Tag-)Suche Einladungen in Communities Folgen von Communities

Benachrichtigung über Aktivität (Feeds)


Lotus Connections 2.5 – Blogs

Kommunikation mit der “breiten Masse” Offene und geschlossene Blogs Beiträge mit Rich Text, Audio, Video Moderation Tagging (Tag-)Suche in öff. Blogs Besucherzahlen Empfehlungen

Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_Blogs_PublicBlogs_1024x768.png


Lotus Connections 2.5 - Dogear

Speichern, Verwalten, Weiter-, Freigeben und Lokalisieren vom Bookmarks

Import/Export von Bookmarks Tagging

Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_Bookmarks_PublicBookmarks_1024x768.jpg


Lotus Connections 2.5 – Aktivitäten

Organisation von Arbeitsabläufen Strukturierung in Aufgaben/Bereiche

Aktivitätsschablonen (Vorlagen) zur Speicherung und Wiederverwendung von bewährten Verfahren (Best Practices)

Verwaltung Persönliche Hohe Priorität Öffentliche

Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_Bookmarks_PublicBookmarks_1024x768.jpg


Lotus Connections 2.5 – Dokumente

Gemeinsamen Nutzung von Dokumenten wie Texten, Tabellen, Präsentationen etc.

Veröffentlichung für eine Gruppe, Community, Alle Tagging Suche (Tags, Titel, Inhalt) Versionsmanagement Anzeigen der Nutzung

http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_Files_UploadFile_1024x768.png


Lotus Connections 2.5 – Wikis

Erstellen von persönlichen und Community Wikis Einrichten einer Seitenhierarchie Bearbeitung mit einem Rich-Text-Editor Versionsvergleich Abonnieren Empfehlen Tagging Kommentieren

Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_Wiki_Page_1024x768.png


Microsoft SharePoint 2010


Microsoft SharePoint 2010

Unternehmens-Wiki mit Social Networking Funktionen zum Wissensaustausch, Informationsmanagement, Sozialer Austausch,

Zusammenarbeit

Inhouse Installation, gehosteter Dienst


Microsoft SharePoint 2010 - Dienste

Microsoft SharePoint 2010 Communities MySite Social Feedbacking Wikis Blogs

Team Site


Microsoft SharePoint 2010 Communities – MySite

Individuelle SharePoint Site mit Inhalten aus dem Sozialen Netzwerk

Benutzerprofile Persönlichen Angaben, Foto, Expertise Definition der Sichtbarkeit für Andere

Status Updates Auswahl von vorgegebenen Anwesenheitsinformationen Zusätzlich freiwählbare Angaben Integration mit MS Outlook 2010

Newfeeds zum Verfolgen der Aktivitäten anderer Erfassen und Verwalten von Kollegen und Kontakten Organisationsbrowser - Integration mit Active Directory Persönliche und gemeinsame Dokumente


Microsoft SharePoint 2010 Communities – Persönliche Übersicht

Quelle: http://maikkapp.wordpress.com/2010/10/01/sharepoint-2010-my-site-berblick/


Microsoft SharePoint 2010 Communities - Presence

Quelle: http://go.microsoft.com/?linkid=9692052


Microsoft SharePoint 2010 Communities - Organisationsbrowser



Microsoft SharePoint 2010 Communities – MySite Übersichten

My Profile Persönliche Benutzerprofil

My Newsfeed ActivityStream mit sämtlichen Aktivitäten im Sozialen Netzwerk

My Content Bibliothek mit persönlichen und gemeinsamen Dokumenten, Bildern,

Listen, Foren, Umfragen, …


Microsoft SharePoint 2010 Communities – My Profile



Microsoft SharePoint 2010 Communities – My Newsfeed

Quelle: http://maikkapp.files.wordpress.com/2010/10/image6.png


Microsoft SharePoint 2010 Communities – My Content



Microsoft SharePoint 2010 Communities - Social Feedbacking

Tags Tagging sämtlicher Inhalte Vorschläge für geeignete Tags Tag Cloud auf MySite - Abbildung des persönlichen Interesses Effizientes Suchen nach interessanten Inhalten

Bookmarks Kategorisieren und veröffentlichen

Kommentare und Bewertungen Notizen


Microsoft SharePoint 2010 Communities - Tags


Microsoft SharePoint 2010 Communities - Wikis

"Wikis überall„ - jede Seite ist ein Wiki Einfache Bearbeitung/Integration von neuen Inhalten wie Text,

Tabellen, Bilder, Webparts, … Verlinkung mit anderen Wiki-Seiten

Quelle: http://www.sharepoint2010.ch/SharePointFunktionen/Communities/Wiki/tabid/218/language/en-US/Default.aspx


Microsoft SharePoint 2010 Communities - Blogs

Persönliche Blogs Veröffentlichung auf MySite

Team Blogs Integration mit MS Word 2010


Microsoft SharePoint 2010 – Team Sites

Bibliotheken mit Dokumente wie Texte, Bilder, Videos, Audios, … Ankündigungen Kalender Aufgabenmanagement Diskussionsforum

Rollen Besucher, Eigentümer, Mitglieder

Einladen neuer Mitglieder per Email Externe Partner auch nur mit Active Directory Account im

Unternehmen