Решения IBM ECM по управлению документарной ......• Классификация • Поиск (по атрибутам и полнотекстовый,

© 2012 IBM Corporation

Решения IBM ECM по управлению документарной неструктурированной информацией для нужд финансовых структур

Дмитрий Лактионов: эксперт по решениям IBM Enterprise Content Management

31 Октября 2012


Enterprise Content Management



Немного истории, или какие задачи стояли перед ECM в прошлом?

Финансовые структуры были пионерами в области ECM технологий, примерно с середины 80-х годов XX века.

Минимизация бумажных документов – Document Imaging•Бумажные документы для открытия счета и карточки с образцами подписей•Электронные документы доступны в ходе внутренних процессов•Сохранение документов в соответствии с правилами и требованиями закона

Технология•Сканирование, простые процессы, хранение и контроль доступа•Решения в пределах отдельных департаментов •Масса «самописных» решений



2012— IBM предлагает исчерпывающий набор решений в области ECM

Технологии•Работа с любыми типами документов•Content Analytics •Возможность автоматизации процессов любой сложности•Возможность построения как решений уровня департамента, так и для автоматизации задач транснациональных компаний•Information Lifecycle Governance•Интеграция•Современные Социальные инструменты



ECM рынок - согласно последнему отчету компании Gartner

Компания IBM лидирует на рынке решений ECM (Enterprise Content Management) с наибольшей долей рынка.

(Источник: Gartner 2011)


Обзор решений и технологий IBM ECM для финансовых структур


Enterprise Content ManagementПроблематика

Управление информационными ресурсами– Большие объемы документарных ресурсов, требующие обработки (в т.ч. и оцифровки) и

систематизации. – Высокая интенсивность запросов – Большие объемы бумажных поступлений– Низкая доступность документов на корпоративном уровне– Даже если документы присутствуют в электронном виде они зачастую разбросаны по

разным ИС и репозитариям– Отсутствие инструментов по поиску и анализу неструктурированных данных– Не используются такие инструменты как социальные сети, блоги, форумы и т.п.

Управление процессами– Лоскутная автоматизация в рамках отдельных подразделений или задач– Зачастую происходит дублирование традиционных и электронных процессов– Работа с клиентами/ гражданами/ подрадчиками и т.д.

Инфраструктура– Территориальная распределенность– Отсутствие сервисных специалистов на местах– Долгий цикл внесения изменений– Необходимость интеграции с другими ИС



Automation

Optimization

Работа с аналитической информацией

BPM & Advanced Case Management

Управление информацией

Хранилищеконтента

Поэтапная ECM стратегия IBM

-Архивы документов-Клиентский архив-Финансовый архив-Архив отчетов

-Архивы документов-Клиентский архив-Финансовый архив-Архив отчетов

-Документооборот -Согласование-Работа с заявками/запросамии т.п.

-Документооборот -Согласование-Работа с заявками/запросамии т.п.

-Анализ эффективности-Анализ рисков-Анализ документов-Анализ обращений-Анализ внешних ИР

-Анализ эффективности-Анализ рисков-Анализ документов-Анализ обращений-Анализ внешних ИР



IBM Enterprise Content Management

Получение информации•Сканирование

•OCR

•Получение информации из внешних систем

Advanced case management & BPM•Автоматизация процессов

•Упрощение создания приложений

•Content-centric BPM

Social content management•Совместная работа

•Исп. социального контениа

•Стандартизация сервисов по работе с контентом

Content analytics

•Поиск

•Анализ

•Выявление закономерностей

Content Management•Архивы

•Учет информации

•Life Cycle

•Интеграция



Сканирование и OCR – IBM PIE / DataCap

Ввод документов

Централизованное хранилище

электронных документов

1. Сканирование2. Пакетирование3. OCR технологии4. Обработка форм5. ХМL – запросы6. Массовая загрузка

1. Получение и централизация информации из разных источников

2. Создание карточки документов3. Регистрация, категоризация и разграничение доступа4. Создание политик храниения 5. Помещение в хранилище6. Старт ассоциированых бизнес-процессов (раздача

поручений, отправка на исполнение и т.п. )




11© 2012 IBM Corporation

Enterprise Content ManagementРезультат внедрения IBM PIEКрупный ипотечный банк

Сокращение времени обработки заявки с недель до часов

Уменьшено кол-во шагов, многие автоматизированы

Эластичность – допустим 400% рост кол-ва заявок

Минимизация расходов с $250 до $60 на займ

Исключена вероятность утраты документов

Автоматическая передача и распределение документов между сотрудниками

Минимизация ручного труда = минимизация ошибок

Все стороны, включая клиентов, получают моментальный доступ к информации



eForm – электронные формы



Пример использования eForms В результате внедрения был осуществлен переход от

работы c бумажными формами на их электронные версии eForms. Теперь любые заявки, запросы, отчеты предоставляются в электронном виде и обрабатываются в рамках соответствующих регламентов и процедур.

Характеристики внедрения:

>1.8M пользователей

Заменены >120K видов бумажных форм

Доступность по всему миру, вкл. зоны военных действий

Крупнейшая платформа в военном использовании

http://www.google.ru/imgres?hl=ru&newwindow=1&biw=1440&bih=707&gbv=2&tbm=isch&tbnid=yQr1QcgYOW3MPM:&imgrefurl=http://slon.ru/world/sluzhu_soedinennym_shtatam-249407.xhtml&docid=FVr0i6HghMfF9M&imgurl=http://slon.ru/images2/amerika_obami/uncle/wordpress.com_240.jpg&w=240&h=334&ei=BfeWT4qsKYXHswaFzqXSDg&zoom=1&iact=hc&vpx=177&vpy=276&dur=475&hovh=265&hovw=190&tx=86&ty=149&sig=113215013587158611727&page=4&tbnh=163&tbnw=103&start=66&ndsp=22&ved=1t:429,r:16,s:66,i:317



IBM Content Collector - Автоматизация захвата из внешних систем

File plan:Legal

File plan:Marketing

File plan:Finance

File plan:Research &Development

. . .IBM Content

Collector

Email Server File SystemMS SharePointSAP



Задачи Интеграция с:

– АБС, CRM– Файловыми

серверами– E-Mail

Разгрузка:– Почтовых и

файловых серверов

– ERP– SharePoint

Обеспечение регламентов поступления инф. из внешних источников

Визуальная настройка правил обработки документовВизуальная настройка правил обработки документов

IBM Content Collector – настройка и задачиIBM Content Collector – настройка и задачи



Автоматическая классификация

File plan:Legal

File plan:Marketing

File plan:Finance

File plan:Research &Development

. . .IBM PIE/

IBM Content Collector

Email Server File SystemMS SharePointSAPСканобразыeForms

IBM Classification

Module



Создание электронного архиваКаталогизация информации

Индексирование, Поиск (по атрибутам, контекстный и т.п.)

Определение политик хранения

Аудит действий пользователей

Интеграция различных репозиториев

Интеграция с другими ИС

Каталогизация информации

Индексирование, Поиск (по атрибутам, контекстный и т.п.)

Определение политик хранения

Аудит действий пользователей

Интеграция различных репозиториев

Интеграция с другими ИС



18

Возможность хранения неструктурированной информации– Решение позволяет хранить и управлять жизненным циклом любой

неструктурированной информации.

– Штатные сервисы решения: • Классификация• Поиск (по атрибутам и полнотекстовый, шаблоны поиска, сохранённые поиски)• Версионность• Контроль доступа• Аудит событий• Связи между объектами• Справочники

Жизненный цикл\Статусы документов– Решение позволяет настраивать любые схемы статусов документов

– Переход между статусами возможен как ручной, так и автоматический

– При изменении статуса возможен автоматический вызов функционала BPM или стороннего кода (например, для уведомления)

- С различными статусами и типами документов могут быть ассоциированы соответствующие политики хранения и уничтожения.



Структура и Масштабируемость системы Территориальная

Горизонтальная

Допускаются: - централизованная- распределенная - смешанная схемы развертывания

Все основные компоненты системы предусматривают как вертикальную, так и горизонтатальную схемы масштабирования



Задача• Повышение эффективности работы за счет перехода на безбумажные технологии• Построение ECM решения с достаточной гибкостью Решение• Внедрение технологии сканирования документов и их идентификации с использованием штрих-кодов• Автоматическое распределение задач между специалистами посредством отправки ссылок на E-Mail

Zurich DeutschlandМноголетний опыт использования IBM ECM

Результат• 120 млн. электронных документов введено в хранилище IBM ECM ~ 17 км полок• Сокращение скорости доступа к пакетам документов с дней до часов• Общее повышение производительности сотрудников• Исключение бумаги из повседневной работы

“The original decision to use IBM ECM technology has also proved to be the right decision for today’s business challenges. The successful implementation of IBM ECM’s document management system more than a decade ago greatly contributed to our decision to employ the IBM ECM solution across the whole of Zurich Deutschland.”

— Raphael Lamskemper, Zurich Service GmbH



Advanced case management & BPM



IBM FileNet - лучший в ECM отрасли инструментарийДизайн, тестирование, анализ Создание интерфейса и запуск приложения

Мониторинг и оценка эффективности Разработка (ролевой подход): - Process Designer - MS Visio - WS Busines Modeler - Симулятор

Монтиоринг и анализ: Process Tracker – мониторинг Process Analyser BAM

Разработка (ролевой подход): - Process Designer - MS Visio - WS Busines Modeler - Симулятор

Монтиоринг и анализ: Process Tracker – мониторинг Process Analyser BAM



Ролевой подход к дизайну процессов

IT-специалист

Бизнес пользователь



IBM Case Manager

Простое создание приложений Возможность исчерпывающего

описания задачи Шаблоны приложений Ускорение времени на разработку

Персонализируемый интерфейс Гибкая и наращиваемая палитра

инструментов Использование современных

средств обмена информацией – IM, форумы, блоги и т.п.



Примеры типовых решений



Электронный архив образов бумажных документов

Ввод документов

Централизованное хранилище

электронных документов

• Сканирование• Пакетирование• OCR технологии (в т.ч.

интеграция с ABBYY и др.)• Обработка форм• ХМL – запросы• Массовая загрузка• Интеграция









Единая точка доступа к клиентским данным

CRM

Др. ИС

IBM Filenet

ERP/АБС

Call Center

Клиенты Портал

Агенты

Маркетинг & Аналитики

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.vse-bn-rsk.de/fax-vorlage-anmeldung.png&imgrefurl=http://www.vse-bn-rsk.de/fax-vorlagen.htm&h=3508&w=2479&sz=33&hl=en&start=5&tbnid=RqdSq09HPKNk6M:&tbnh=150&tbnw=106&prev=/images%3Fq%3Dfax%26hl%3Den%26lr%3D%26sa%3DN%26as_qdr%3Dall


Enterprise Content ManagementАвтоматизация КРЕДИТНЫХ ПРОЦЕССОВ

1. Единое информационное хранилище

2. Возможности всестороннего анализа Инструментарий анализа юридических лиц

поквартальный баланс(ф1, отчет о прибылях и убытках) отслеживания взаимосвязанных заемщиков и аффилированных лиц сравнение операционных показателей по любым двум периодам анализ основных поставщиков/заказчиков база контрактов на расходы кредитных средств залоговое обеспечение заявки кредитная история заемщика

Бизнес-анализ с помощью Cognos BI

3. Широкие технические возможности поддержка кредитования через филиальную систему

банка(отслеживание лимитов на размер кредита каждого филиала, отслеживание кредитования заемщиков в разных филиалах)

интеграция с корпоративной службой каталогов Active Directory

хранение документов и заявок в структуре папок адаптированных под номенклатуру дел/орг. структуру Заказчика

возможность подключения модуля перевода документов из бумажного вида в электронный

возможность интеграции с портальными приложениями



Архив печатных отчетов

Fund Report EME IU PSR A xxx xxx xxxB xxx xxxC xxx xxxD xxx xxx

Fund Report IUA xxxB xxx C D xxx



Согласование документов / поручения и контроль исполнения

Черновик Согласование УтверждениеРегламенты Обновление и

оптимизацияУправление хранением

Юр.отдел

Поставщик

Отд. закупок

ERP

Др. подразделения

Заказчик

БухгалтерияCRMИерархия

согласования

КлассификацияСроки храненияБезопасность

Уведомлениясотрудников

Контроль за исполнением

IBMFileNet

IBMFileNet

IBMFileNet

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.ibm.com/jp/servers/eserver/pseries/photo/j/p5_550_520_desk.jpg&imgrefurl=http://www.ibm.com/jp/servers/eserver/pseries/photo/&h=3600&w=2332&sz=377&tbnid=Crusw7X9W_NLdM:&tbnh=150&tbnw=97&hl=en&start=18&prev=/images%3Fq%3Dpseries%2Bsite:ibm.com%26svnum%3D10%26hl%3Den%26lr%3D


http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.resume-resource.com/Examples/resume-example-student1.gif&imgrefurl=http://www.resume-resource.com/exstu1.html&h=792&w=550&sz=36&tbnid=PIyEC6JwjWaUkM:&tbnh=143&tbnw=99&prev=/images%3Fq%3Dresume%26um%3D1&start=2&sa=X&oi=images&ct=image&cd=2

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.resume-resource.com/Examples/resume-example-controller-fanancial1b.gif&imgrefurl=http://www.resume-resource.com/exfi1.html&h=760&w=550&sz=20&hl=en&start=4&um=1&tbnid=c2BvwqaiN0GOQM:&tbnh=142&tbnw=103&prev=/images%3Fq%3Dresume%2B%26svnum%3D10%26um%3D1%26hl%3Den%26lr%3D%26sa%3DG%26as_qdr%3Dall

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.lifeclever.com/wp-content/uploads/2006/10/00_typical_resume_480.gif&imgrefurl=http://www.lifeclever.com/give-your-resume-a-face-lift/&h=608&w=470&sz=86&hl=en&start=8&um=1&tbnid=w0iLcqGCaS6DlM:&tbnh=136&tbnw=105&prev=/images%3Fq%3Dresume%2B%26svnum%3D10%26um%3D1%26hl%3Den%26lr%3D%26sa%3DG%26as_qdr%3Dall

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.njaet.org/news/2004/2004-summer/images/manila_folder_open_hg_wht.gif&imgrefurl=http://www.njaet.org/news/2004/2004-summer/2004-summer.htm&h=292&w=350&sz=81&hl=en&start=12&um=1&tbnid=ZQuiI33Js9IKMM:&tbnh=100&tbnw=120&prev=/images%3Fq%3Dmanila%2Bfolder%26svnum%3D10%26um%3D1%26hl%3Den%26lr%3D%26sa%3DG%26as_qdr%3Dall



Хранилища управленческого документооборота

Файловые хранилища неструктурированной информации

Хранилища порталов

Поддержка коллективной работы

Средства дистанционного обучения

Управление бизнес-процессами

Системы анализа информации

Единое хранилище неструктурированной

информации

Базы знаний

ECM

ECM

ECM

ECM

ECM

ECM

ECM

ECM



Единое хранилище документации

Центральныйаппарат

Региональныеструктуры

Внешние ведомства

Финансы

Запросыклиентов

Юристы

Кадры

IBM FileNetIBM

FileNet

emailвидео

eformsСчета

КонтрактыКлиентские досье

ОтчетыТаблицы

Порталы

Учетные системы

Финансовые сист.

Офисные прилож.

Кадровые сист.

Электр. почта

Системы – потребители сервисов хранилища

• Создание унифицированных сервисов по работе с хранилищем из др. ИС• Автоматизация регламентов хранения как электронных, так и бумажных оригиналов









Работа с обращениями

Обработка РеакцияРегистрация / получение

Телефон

web

email

Письмо

Лично

CRM ERP LOB

Records Management

Мониторинг

FileNet

Телефон

email

Письмо






Интеграция с АБС/ERP и др. учетными системами

IBM ECM

Связь образов документов и транзакций Автоматизация документарных процессов

…….

Архивация и доступ к документам порождаемым в АБС/ERP

IBM ECM

Change to .004 dia

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.imagingsystems.net/ricoh%2520IS430.jpg&imgrefurl=http://www.imagingsystems.net/products/scanners/RicohIS430.htm&h=317&w=350&sz=17&hl=en&start=9&um=1&usg=__FxONFnC9qJqzMm4__sAFbH9y1ug=&tbnid=vLdZeCa-HsHcsM:&tbnh=109&tbnw=120&prev=/images%3Fq%3D%2522paper%2Bscanner%2522%2B%2522paper%2Bscanner%2522%26um%3D1%26hl%3Den%26lr%3D%26sa%3DN%26as_qdr%3Dall


Enterprise Content ManagementАрхив на отчуждаемых носителях

Указания Банка России 2346-У

35

- Единое хранилище- Поиск- ЭЦП- Отчетность



Примеры пользовательских интерфейсов



Банковские процессы



Интеграция с нестандартными КИС



Работа с клиентскими досье



Базы знаний / справочники



Финансовый документооборот



Работа из офисных приложений

43© 2012 IBM Corporation


Доступ из ERP и других учетных систем





Преимущества IBM Уникальный международный опыт в крупнейших

мировых финансовых структурах Производительность и устойчивость к нагрузкам,

плодтвержденные как множеством проектов, так и независимыми испытаниями.

Разумные требования к оборудованию Минимальные сроки внедрения Единая платформа для решения множества задач по

работе с документами IBM - единственный вендор, способный поставить все

компоненты решения, минимизируя тем самым совокупную стоимость и интеграционные риски



Спасибо!

Дмитрий Лактионов

IBM ECM

+7 (985) 776-5023

[email protected]

Documents

Решения IBM ECM по управлению документарной ......• Классификация • Поиск (по атрибутам и полнотекстовый,