« LES PARTICULARITES DE LA COMPTABILITE EN MICROFINANCE

UNIVERSITE D’ANTANANARIVO --------------------

FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE, DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE

------------------- DEPARTEMENT GESTION

-------------------

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION

OPTION : FINANCE ET COMPTABILITE

Présenté par : Amour Normain RAKOTOBE

Sous l’encadrement de :

Année Universitaire : 2012-2013

Session : 16 décembre 2013

« LES PARTICULARITES DE LA

COMPTABILITE EN MICROFINANCE », Cas de l’URCECAM VAKINANKARATRA

Encadreur professionnel :

Elysée RAVELOJAONA

Encadreur pédagogique :

Professeur Saholiarimanana ANDRIANALY

i

SOMMAIRE

REMERCIEMENTS .............................................................................................................ii

LISTE DES ABREVIATIONS ..........................................................................................iii

LISTE DES FIGURES ........................................................................................................ iv

LISTE DES GRAPHIQUES................................................................................................ v

LISTE DES TABLEAUX.................................................................................................... vi

LISTE DES ANNEXES ......................................................................................................vii

INTRODUCTION ................................................................................................................. 1

1. MATERIEL ET METHODE.......................................................................................... 5

1.1 Matériel ..................................................................................................................... 5

1.2 Cadrage théorique .................................................................................................. 12

1.3 Méthodologie de recherche ................................................................................... 15

2. Résultat .............................................................................................................................. 21

2.1 Documents comptables et procédures d’enregistrement au niveau des caisses .. 21

2.2 Traitement et enregistrement comptable .................................................................. 26

2.3 Enregistrements comptables....................................................................................... 39

2.4 Déclarations .................................................................................................................. 45

3. Discussions et recommandations .................................................................................. 49

3.1 Discussion des résultats obtenus ................................................................................ 49

3.2 Recommandations ....................................................................................................... 71

3.3 Vérification des hypothèses ....................................................................................... 78

CONCLUSION..................................................................................................................... 82

BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................ I

ANNEXES ............................................................................................................................ III

TABLE DES MATIERES............................................................................................ XXII

ii

REMERCIEMENTS

Ce travail n’aurait pas été possible sans l’aide, l’assistance de plusieurs personnes. Nous

voulons citer, tout particulièrement :

- Monsieur Le Président de l’Université d’Antananarivo, Professeur Panja Armand

RAMANOELINA

- Monsieur Le Doyen de la faculté de DEGS, Monsieur David Olivaniaina RAKOTO,

Maître de conférences.

- Monsieur Le Chef du Département de GESTION, Monsieur Ollivier

ANDRIAMASIMANANA ORIGENE, Maître de conférences.

Nous remercions également, Madame Le Professeur Saholiarimanana ANDRIANALY,

Enseignant chercheur à l’Université d’Antananarivo, encadreur académique de ce mémoire,

d’avoir bien voulu nous orienter pour la réalisation de ce travail de par ses conseils et ses

suggestions.

Ce remerciement est valable pour notre encadreur professionnel Monsieur Elysée

RAVELOJAONA, Responsable Administratif de l’URCECAM Vakinankaratra, de nous

avoir soutenu et d’accorder plus de temps pour la réalisation de ce mémoire.

C’est pour nous aussi un agréable devoir d’exprimer notre reconnaissance à tous les

enseignants qui nous ont encadrés depuis la première année jusqu’à maintenant. Ils n’ont pas

ménagé leurs efforts pour nous soutenir dans nos démarches, dans l’aboutissement de cet

ouvrage. Leurs conseils judicieux nous ont été d’une grande aide et d’un précieux réconfort.

Nous remercions tout le personnel administratif et technique de la faculté du Droit,

Economie, Gestion et Sociologie, de l’Université d’Antananarivo et sans oublier tous les

personnels de l’URCECAM Vakinankaratra sans exception, pour l’accueil et l’ambiance

qu’ils nous ont réservé.

Nous témoignons nos reconnaissances à nos parents et notre famille.

Nos remerciements à tous ceux qui ont, implicitement ou non, apporté leurs conseils,

suggestions, assistance dans l’élaboration de ce travail, nous leur exprimons tous nos vœux de

bonheur et de prospérité dans l’accomplissement de leur tâche respective.

iii

LISTE DES ABREVIATIONS

iv

LISTE DES FIGURES

Figure n°1 : Circuit des reçus des AVF.................................................................................... 22 Figure n°2 : Circuit des reçus des MAV .................................................................................. 22

Figure n° 3 : Circuit de la demande de fonds ........................................................................... 24 Figure n° 4 : Circuits des documents comptables d’une caisse ................................................ 24 Figure n° 5 : Processus d’enregistrement de la caissière .......................................................... 25

Figure n° 6 : Processus d’enregistrement du Front Office ....................................................... 25 Figure n°7 : Processus d’enregistrement du Back Office ......................................................... 26

Figure n° 8 : Processus de conversion ...................................................................................... 34 Figure n°9 : Processus de la consolidation ............................................................................... 34 Figure n°10 : Processus de l’ouverture des caisses .................................................................. 35

Figure n°11 : Processus d’enregistrement du droit d’adhésion ................................................ 36 Figure n°12 : Création d’un contrat aux membres ................................................................... 36

Figure n°13 : Création du dossier ............................................................................................. 36 Figure n°14 : Versement d’un dépôt ........................................................................................ 37 Figure n°15 : Versement d’un part social variable (PSV) ........................................................ 37

Figure n°16 : Octroi de crédit ................................................................................................... 38 Figure n°17 : Octroi de crédit LVM ......................................................................................... 38

Figure n° 18 : MAV et AVF..................................................................................................... 44 Figure n° 19 : Caisse Centrale .................................................................................................. 49 Figure n°20 : Processus d’utilisation des logiciels au niveau du département comptable ....... 54

Figure n°21 : Processus d’utilisation des logiciels au niveau des caissières du BR ................ 55 Figure n°22 : Circuit des documents pour l’autorisation de décaissement .............................. 76

v

LISTE DES GRAPHIQUES

Graphique n° 01 : Corrélation entre manuel de procédure comptable et l’efficacité. 79

Graphique n° 02 :

La corrélation entre le traitement comptable et le logiciel de traitement.

80

Graphique n° 03 :

La corrélation entre le traitement comptable et la formation académique. 81

vi

LISTE DES TABLEAUX Tableau n° 1 : Le taux du PSV ................................................................................................... 9

Tableau n°2 : Tableau de chronologique selon la présentation de Grannt ............................... 15 Tableau n° 3 : Montant des indemnités. ................................................................................... 23

Tableau n° 4 : Comparatif du PCG 2005 et le PCEC 2005...................................................... 29 Tableau n° 5 : Enregistrement du refinancement ..................................................................... 30 Tableau n° 6 : Enregistrement du virement interne.................................................................. 30

Tableau n° 7 : Enregistrement du retrait du refinancement...................................................... 30 Tableau n° 8: Enregistrement du nivellement .......................................................................... 31

Tableau n° 9 : Logiciels utilisés et leurs utilisations auprès de l’URCECAM Vakinankaratra31 Tableau n°10 : Utilisation du logiciel Excel............................................................................. 32 Tableau n°11 : Différents éléments des menus ........................................................................ 33

Tableau n°12 : Synthèse de la particularité du logiciel ............................................................ 33 Tableau n°13 : Changements à retenir pour l’enregistrement .................................................. 38

Tableau n°14 : Enregistrement des prestataires de service ...................................................... 39 Tableau n°15 : Tableau d’amortissement (Montant en million d’Ariary) ................................ 40 Tableau n°16 : Enregistrement comptable des amortissements ............................................... 40

Tableau n°17 : Enregistrement de PSV, Assurance décès et frais de dossiers ......................... 40 Tableau n°18 : Enregistrement comptable d’octroi et remboursement de crédit ..................... 41

Tableau n°19 : Enregistrement de dépôt ou retrait ................................................................... 41 Tableau n°20 : Enregistrement de la valeur non imputé, nouveau CDL et la dotation du CDL .................................................................................................................................................. 41

Tableau n°21 : Enregistrements des opérations faites par Mvola ............................................ 42 Tableau n°22 : Enregistrements du MAV ................................................................................ 43

Tableau n°23 : Enregistrements de la réception du MAV au niveau du BR ............................ 43 Tableau n°24 : Enregistrements de l’AVF ............................................................................... 44 Tableau n°25 : Enregistrements de la réception de l’AVF par les caisses de base .................. 44

Tableau n°26 : Différents états supplémentaires des IMF........................................................ 45 Tableau n°27 : Eléments du portefeuille à risques. .................................................................. 47

Tableau n°28 : Présentation du livre journal du traitement comptable .................................... 74 Tableau n°29 : Présentation du livre journal ............................................................................ 74 Tableau n°30 : Présentation du livre journal tenu manuellement............................................. 75

vii

LISTE DES ANNEXES Annexe 1 :

Organigramme – Département Administratif et Financier de

l’URCECAM Vakinankaratra.

8

Annexe 2 : Présentation des offres de crédit de l’URCECAM 10

Annexe 3 : Questionnaires tirés de la comptabilité 12

Annexe 4 : Questionnaires adressées niveaux des caissières du réseau 14

Annexe 5 : Présentation du journal des caisses de base 22 Annexe 6 :

Différence entre IMF niveau 2 et IMF niveau 3 selon la loi n°2005-016

du 29092005

27

Annexe 7 : Extrait du plan de compte PCEC 29

Annexe 8 : Tableau des réponses des enquêtés pour la vérification des hypothèses 38

Annexe 9 : Présentation de la Matrice du bilan 45

Annexe 10 : Matrice de la situation de portefeuille à risque 45

Annexe 11 : Matrice du compte de résultat 45

Annexe 12 : Matrice FPD 45

Annexe 13 : Matrice du ratio de solvabilité 45

Annexe 14 : Matrice du ratio de division des risques 45

Annexe 15 : Matrice de l’état de contrôle des activités non bancaires 45

Annexe 16 : Pyramide de Maslow 76

1

INTRODUCTION

Madagascar, depuis son accession à l’indépendance en 1960 jusqu’à nos jours, ne

cesse de prendre des mesures économiques, sociaux voire même politiques, plus adaptées à sa

situation du moment. Et, sachant que plus de 70% des malgaches sont des paysans, la plupart

des actions de nos bailleurs de fonds habituels, nos partenaires institutionnels et/ou les

organismes internationaux comme la Banque Mondiale, le Fonds Monétaire International,

l’Union Européenne, le Programme Alimentaire Mondiale, l’UNICEF 1 et bien tant d’autres

encore ne cessent d’œuvrer pour instaurer la bonne gouvernance, l’éducation pour tous, et

l’accès à l’eau potable et plus précisément la facilité d’accès au financement à travers des

projets et/ou des programmes étatiques2.

Remarquons, cependant, que dans la plupart des cas, ces financements, ces aides

sont concentrés sur le développement des activités génératrices de revenus et des moyens de

substances durables. L’appui ou plus exactement l’accès aux financements de ces paysans

sont, par contre, laissés aux institutions mutualistes ou non3. Ces dernières offrent des services

plus adaptés aux besoins de ces paysans. De ce fait, la microfinance, institutions financières

respectant les normes préétablis à la fois par le Plan Comptable Général 2005 4 et le Plan

Comptable des établissements des Crédits5 a sa propre spécificité en matière de comptabilité.

Ces institutions en tant qu’établissement de crédit, à tout moment, mesurent les

risques imposés par la comptabilité, les analyses financières, la gestion approfondie de ces

clients potentiels. Néanmoins, un certain nombre de facteurs devraient être pris en comp tes

par ces institutions à savoir, en premier lieu, l’obligation de la suivie des normes établies par

la Commission de Supervision Bancaire et Financière (CSBF), et aussi le problème d’outils

d’analyse : le ratio6, l’état « fonds propre disponible7 » et l’état de contrôle des activités

bancaires, les catégories professionnelles cibles et l’obligation d’utilisation du logiciel

spécifique de traitements comptables adaptés à la microfinance.

1 Fonds des Nations unies pour l’enfance, 2010.

2 PROSPERER, PSDR, PROJER, IMF

3 Selon Andrianaly Mamy. (2009) « Analyse d’octroi de crédit et de la collecte d’épargne au monde rural par

une IMF », Antananarivo, p.79 : Aux côtés des trois piliers du développement qui sont la démocratie, éducation

et les infrastructures, la microfinance est de plus en plus considérée comme un instrument clé pour la mise en

place de stratégie efficace de lutte durable contre la pauvreté 4 Suivant des organisations et processus comptables précis regroupant des principes, des conventions et les

caractéristiques des informations comptables 5 A savoir le plan des comptes, les principes de constatation des provisions et l’utilisation des comptes

6 Ratio de division de risque, ratio de solvabilité et le crédit au dirigeant

7 Le FPD

2

Pour les institutions de Microfinance, comment devra-t-on réellement tenir sa

comptabilité? Et, quelles sont les influences majeures de la CSBF dans ce sens ? Tenant

compte du fait que « la comptabilité est l’un des piliers majeures pour la survie d’une

entreprise » et c’est valable aussi pour la microfinance, il est important de poser la

problématique suivante : « Quels sont les particularités de la comptabilité appliquée dans

une IMF8 ? »

Nos objectifs se résument en deux points précis. L’objectif global est de

contribuer, à travers un diagnostic interne et externe d’une institution précise et une analyse

comparative, à prendre en compte des particularités de la comptabilité de ladite institution. Et,

les objectifs spécifiques sont : premièrement pour l’identification des procédures à suivre pour

l’élaboration et/ou l’établissement des états financiers de ces institutions mutualistes ou non

en rapport au PCG 2005. Et, deuxièmement, à apporter des améliorations au niveau de la

déclaration des états financiers de la comptabilité appliquée par la microfinance

Dans ce cas, nous avons défini les hypothèses suivantes :

Un manuel de procédure comptable bien élaborée garantit l’efficacité d’un

enregistrement comptable ;

La tenue de la comptabilité dépend de l’activité principale9 de l’entreprise ;

Une notion plus poussée en comptabilité est nécessaire pour pouvoir tenir la

comptabilité en microfinance.

De nos jours, peu des étudiants connaissent la comptabilité appliquée dans le domaine

de la microfinance. Nombreux sont les étudiants qui ont fait des recherches dans ce sens10

mais très peu, cependant, ont abordé la spécificité de la comptabilité en microfinance même si

leurs thématiques se sont focalisées sur des institutions financières11. De toutes les manières, à

notre connaissance, il n’existe jusque là que très peu d’ouvrages théoriques ou non touchant

cette comptabilité appliquée auprès de ces établissements financiers et plus précisément sur la

microfinance. En d’autres termes, la comptabilité appliquée par la microfinance est peu

connue par rapport à la comptabilité générale.

8 Institution de Microfinance

9 Pour les IMF, ce sont le crédit et le dépôt

10 Voir bibliographie

11 URCECAM, OTIV, ACCES BANQUE, MBM, …

3

C’est la raison pour laquelle nous avons choisi ce thème de notre mémoire qui

s’intitule: « Les particularités de la comptabilité en microfinance, cas de l’URCECAM12

Vakinankaratra ». Nombreuses sont les raisons qui nous ont poussées à aller dans ce sens.

Tout d’abord, le fait que seule la microfinance jusque là, à notre entendement finance tous les

TPE13, les PME14, les néo-entrepreneurs ruraux. Elle se focalise, de ce fait, sur des services

exclus totalement du service bancaire15.

Par ailleurs, pourquoi l’URCECAM Vakinankaratra ? Vu que c’est la seule qui utilise

le logiciel ORCHID Comptabilité du réseau CECAM au niveau national16. Et par la suite,

selon le résultat de nos observations, nos descentes sur terrain à travers des questionnaires,

l’URCECAM de cette région Vakinankaratra est la seule qui propose tous les types de

produits et/ou des services offerts par le réseau dans son ensemble.

Notre thème va permettre, de savoir l’essentiel de la comptabilité en microfinance et

surtout ces particularités au niveau de la tenue, de l’élaboration et de la présentation des états

financiers et enfin de connaître les états financiers à déclarer. Ensuite, il permet de connaître

entre autre l’utilisation des comptes du PCEC et son enregistrement au niveau du journal et

son traitement comptable. Et enfin, ce thématique énoncera les particularités de la

comptabilité de ces institutions mutualistes ou non et parlera aussi de son utilisation dans la

pratique.

Pour mener à bien nos recherches, nous avons lu des documents pédagogiques et des

mémoires des étudiants auprès de la Bibliothèque Universitaire d’Antananarivo pour avoir des

idées du domaine à étudier, ainsi que des documents professionnels qui nous ont été remis par

le Responsable Administratif et Financier de l’URCECAM Vakinankaratra pour nous aider à

connaître les règlements régissant les activités de la microfinance et celle de la comptabilité.

Et ensuite, nous avons fait des descentes sur terrain auprès d’une caisse locale et urbaine de

l’URCECAM pour savoir davantage le mécanisme et la circulation des documents comptables

dans ce vaste réseau de microfinance.

12

Union Régionale des Caisses d’Epargne et Crédit Agricole Mutuel 13

Très Petite Entreprise 14

Petite et Moyenne Entreprise 15

Selon Hantanirina Manojisoaniaina. (2005) « Importance de la microfinance pour le développement

économique cas de Madagascar », Antananarivo, p.15 « la microfinance offre aux pauvres de nouvelles

opportunités économiques qu’ils n’ont pas eu auparavant faute de financement ». 16

Ce dernier est utilisé pour enregistrer dans la grande majeure partie toutes les opérations comptables de cette

institution.

4

Par ailleurs, nous avons fait des enquêtes qualitatives par le biais d’une grille

d’entretien auprès des Responsables, des Directeurs de ces institutions pour collecter plus

d’informations. Pour aller de l’avant et pour nous permettre de s’imprégner réellement des

réalités existantes dans ce réseau d’URCECAM, nous y avons fait aussi un stage pour

compléter nos informations et savoir davantage dans la pratique, l’utilisation des instructions

énoncées par la CSBF relatives aux traitements comptables en microfinance. Et, durant ce

stage, nous avons eu l’occasion d’assister à des formations ponctuelles qui nous ont permis de

savoir le fonctionnement général du réseau CECAM et d’avoir des initiations en comptabilité

de la microfinance.

Pour mener à bien notre présentation, nous avons structuré notre mémoire en trois

parties :

- Dans la première partie, nous allons vous détailler les matériels et méthodes que nous

avons employées durant notre recherche et le dépouillement des résultats sans oublier la

présentation de l’ URCECAM Vakinankaratra qui nous a offert l’occasion de faire un stage en

son sein et pour finir quelques approches théories concernant la comptabilité ;

- Dans la deuxième partie, nous aborderons le résultat que nous avons trouvé durant

notre série d’observation et notre stage. Cette partie vous détaillera comment on tient une

comptabilité en microfinance. Elle présentera aussi quelque états à déclarer auprès de la

CSBF et la méthode de traitement comptable dans ce domaine en d’autre terme la raison de

notre étude ;

- Et, pour finir, nous apporterons dans la troisième partie, qui s’intitule Discussion et

Recommandation, quelques analyses pour identifier les Forces, les Faiblesses, les

Opportunités, et les Menaces de l’URCECAM Vakinankaratra en se basant sur la tenue de la

comptabilité suivant le PCG 2005 et en respectant les instructions de la CSBF et les

particularités de la comptabilité en microfinance. Et enfin, nous apporterons quelques

solutions ou plutôt des recommandations pour pallier entre autre aux aléas de ces institutions

en comptabilité sans toutefois de bien montrer ces particularités.

5

1. MATERIEL ET METHODE Pour nous permettre de réaliser notre recherche, collecter les informations concernant

notre thème et de vérifier notre hypothèse, nous avons utilisé des matériels et méthodes. Ainsi

les matériels sont entre autres : la zone d’étude, la présentation du réseau CECAM et le

cadrage théorique. Par ailleurs, les méthodologies de recherche regroupent la méthodologie de

recherche documentaire, la descente sur terrain, l’entretien, l’enquête et les outils d’analyse et

le traitement des données.

1.1 Matériel

Au cours de notre recherche, nous avons eu besoin des matériels présentés ci-dessous

pour nous permettre de collecter des informations concernant notre thème. Ces matériels sont

énumérés dans cette partie selon leur degré d’utilité.

1.1.1 Zone d’étude17

La région Vakinankaratra18, si nous commençons par un résumé succinct de sa

monographie, comporte sept Districts : Ambatolampy, Antanifotsy, Antsirabe-I, Antsirabe-I,

Betafo, Faratsiho, Mandoto – District nouvellement crée –. Le Centre est caractérisé par le

massif volcanique. Le climat, cependant, comporte trois saisons bien individualisées :

Saison pluvieuse et moyennement chaude, de Novembre à Mars ;

Saison fraîche et relativement sèche de Mai à Septembre ;

Saison fraîche et relativement froide d’Avril en Octobre.

Les sols sont, par contre, de deux types :

Les sols ferralitiques couvrant une grande partie de la Région. Ils sont d’évolutions

très diverses, pouvant porter du maïs, du manioc, et peuvent se prêter à la culture de

pomme de terre et à l’arboriculture.

Les sols alluvionnaires, constituant les bas-fonds portent en plus du riz, des cultures de

contre saison.

La Région de Vakinankaratra compte 1.864.486 habitants. La grande majorité de ces

habitants sont des paysans. Ils sont les principaux producteurs du riz. Ils arrivent à produire

plus de 36% de la production nationale malgache19 à cause surtout du type de sol qui leur est

favorables.

17

Justification du choix du thème 18

Madagascar est divisé en 22 régions 19

Rakotofiringa Aurélie. (2007) Le riz pluvial : quelle opportunité pour les paysans d'une zone péri -urbaine des

hauts plateaux de Madagascar ? Exemple de la commune d’Andranomanelatra, Montpellier.

6

Suite à nos observations directes dans cette région, nous avons pu voir que les activités

professionnelles des gens habitant cette ville se divisent en trois :

Les vendeurs formels : les épiceries, les gargotes… .

Les vendeurs informels : ceux qui vendent des arachides, des cigarettes, des

marchands ambulants – petits vendeurs – en quelque sorte.

Sans oublier les fonctionnaires et les salariés en entreprise

Tous ces entrepreneurs et intrapreneurs ont besoin de financement pour relancer leurs

activités ou créer, pérenniser leur activité de substance. Néanmoins, ils sont exclus du service

formel de financement. La microfinance est la seule voie pour eux pour aller dans ce sens.

Elle leur offre des produits plus spécifiques adaptés souvent à leurs besoins respectifs et à leur

type d’exploitation.

Mais pourquoi avoir choisi l’URCECAM Vakinankaratra ?

Notons en premier lieu, que ce réseau comporte 5 zones – 6 zones exactement –. Il est

composé d’une trentaine de caisses.

Les caisses ont deux catégories :

Les caisses locales ;

Et les caisses urbaines.

La différence entre les deux caisses réside au niveau des traitements du dossier de crédit.

- Pour les caisses urbaines : Etant donnée la concurrence et l’émergence des institutions

financières – SIPEM, OTIV, SIPEM, VAHATRA, BOA,… – , l’URECAM accélère

les traitements de dossiers afin de satisfaire leurs membres, alléger les procédures de

déblocage – COP par semaine, dotation des motos au technicien, informatisation,

supprimer les KMP de permanence – en tenant compte des qualités des dossiers et la

sécurité des portefeuilles de crédit.

- Pour les caisses locales : elles suivent les procédures normales – COP mensuel,

présence de KMP de permanence –

L’Unité Régionale du CECAM traite les opérations comptables. Elle affecte les comptes

nécessaires pour l’enregistrement comptable des caisses en consolidant tous les

enregistrements pour pouvoir produire les états financiers de la région. Elle utilise la

comptabilité d’engagement, conformément au PCEC 2005 et tout en respectant le PCG 2005.

L’URCECAM Vakinankaratra est considéré comme un site pilote pour l’utilisation d’un

logiciel ORCHID COMPTA au niveau national de ce réseau.

7

Nous avons remarqué que cette région est plutôt attirée par ce réseau. Tous les produits

proposés par ce réseau intéressent fortement tous les membres ou non de cette institution

financière.

La microfinance est un moyen pour la lutte contre la pauvreté 20. Elle donne plus des

possibilités aux paysans d’avoir des moyens pour financer leurs activités. Ce thème cherche à

mettre en exergue la différence entre la comptabilité générale et la comptabilité en

microfinance.

De nos jours, la microfinance se propage et tient une place prépondérante dans notre

pays. Elle évolue si rapidement grâce aux appuis des bailleurs de fonds. Dans l’ensemble, sa

couverture nationale par rapport aux banques secondaires est importante. La banque n’existe

même pas en milieu rural ou dans des régions fortement éloignées de la capitale où on n’a pas

de banque. Comme c’est le cas de la région de Vatovavy Fito Vinany, à VOHIPENO.

Néanmoins, on y trouve une institution de microfinance.

1.1.2 Présentation du réseau CECAM

Quelques mots sur l’historique du CECAM.

En 1987, des groupes des agriculteurs qui se sentent exclus du financement formel ou

classique, ont une idée de se regrouper avec l’appui de deux (02) ONG FERT et AVEAMM

pour leurs permettent de trouver un financement. Dans ce temps, on n’a obtenu qu’un prêt

pour la production et l’achat des matériaux agricoles. Il faut noter qu’en tant que mutualiste,

seuls les membres de ces groupes bénéficient de ce financement.

En 1989, FIFATA21 a été crée. Suite à cette création, deux produits supplémentaires

ont été mis en œuvre : le GCV et le LVM. On peut dire que c’est la première caisse

villageoise du pays.

En 1993, cette caisse devient la CECAM grâce à l’autonomie financière des villageois

ainsi que l’extension du système, sans oublier aussi l’aide des divers organismes

internationaux comme l’UE et BM qui a été canalisée à travers de l’ONG FERT.

En 1996, la CECAM se développe et a donné naissance de l’URCECAM qui est

constituée juridiquement en tant qu’une société coopérative sous forme d’une institution

financière mutualiste. Ses rôles sont entre autre de diriger le réseau et de consolider ses

opérations pour permettre d’établir des états financiers de sa région.

20

Ravelojaona Mireille. (2005) Les limites de la microfinance à Madagascar, Antananarivo, p.15 21

Association paysanne régionale

8

En 1998, l’UNICECAM a été mise en place en vue de poursuivre le développement du

réseau CECAM. En 2003, un schéma institutionnel a été défini pour l’UNICECAM qui a pour

fonction de représenter les mutuelles régionales et de définir la politique et les orientations

stratégiques du réseau.

Le réseau CECAM a pour objectif global de contribuer au développement économique

du pays et un objectif spécifique d’aider ses membres pour améliorer son niveau de vie. Pour

atteindre ses objectifs, il offre différents produits à ses membres. Il faut noter qu’en tant

qu’une IMF-M, toute personne morale ou physique doivent être membre pour bénéficier ces

produits.

L’URCECAM Vakinankaratra22 est sise à TSIVATRINIKAMO lot 1126D 66, PK3

route de Betafo BP 206, 110 Antsirabe. Elle est souscrite à la CNAPS. Elle a été crée comme

une société à but lucratif. Le partage de bénéfice est donc interdit. Elle est régie par la loi

2005-01623.

1.1.3 Ressources

Les ressources du réseau se présentent ainsi :

Droit d’adhésion

Ce droit est à payer par le futur membre désirant s’intégrer dans le réseau. Le montant

est de 4.000 Ar. Il est à régulariser lors de l’adhésion.

Part social fixe (PSF)

Tout nouveau membre doit s’acquitter d’un PSF de l’ordre de 20.000 Ar, dès son

adhésion.

Frais de dossier

Avant l’élaboration du dossier par le conseiller de la caisse, le membre doit payer le

« frais de dossier » : 2.400 Ar dont 400 Ar la TVA.

Part social variable (PSV)

Si le dossier est accepté, le membre bénéficiant du crédit paye un PSV en fonction du

montant du crédit demandé. Ce montant est payé avant le déblocage d’un crédit accordé, en

d’autre terme au moment du contrat.

22

Voir Annexe 1 – Organigramme simplifié du Département Administratif et Financier de l’URCECAM

Vakinankaratra 23

Dans son titre II, article 11.

9

Voici le tableau qui énumère le taux du PSV

Tableau n° 1 : Le taux du PSV

Somme PSV déjà versé pour tout type de crédit Crédit Productif GCV LVM Autres Moins de 250.000 AR 2 4 4 5

250.000 à 500.000 Ar 1,5 3 3 4 500.000 à 1.000.000 Ar 1 2 2 3 Plus de 1.000.000 Ar 0,5 1 1 2

Source : CECAM TSARASAOTRA, descente sur terrain au mois de juin 2013

Rémunération des services rendus aux membres ou aux tiers

L’intérêt peut être normal ou de retard.

Le premier se calcule ainsi :

Et la deuxième comme suit :

C pourrait être égal à C + IN selon le cas.

Le taux d’intérêts de retard est le double du taux d’intérêt normal pour chaque type de crédit.

Avec : In : Intérêt normal

Ir : Intérêt de retard

C : capital restant dû

T : Taux d’intérêt applicable (mensuel)

N : Nombre de jours

Dépôts

Les dépôts sont des sommes d’argent déposés par le membre soit à titre de dépôt à vue

(DAV) ou dépôts à terme (DAT) ou encore plan d’épargne (PLE).

Refinancement obtenu de l’UNICECAM

Elle peut donner un fonds pour la poursuite de l’activité du réseau à travers

l’URCECAM.

Subvention, dons et legs

Les IMF ont bénéficié de la plupart du temps des subventions, dons et legs venant des

bailleurs de fonds comme AFD, des ONG comme le FERT et l’Etat.

C.T.N

30

In =

C.T.2.N

30

Ir =

10

Au cours de notre stage, nous avons constaté que ces IMF ont une ressource exceptionnelle à

travers la vente du carnet d’adhésion – 1.200 Ar - pour remplacer la fiche beige.

1.1.4 Emplois

Le réseau utilise ses ressources pour :

Payer les charges administratives

Ces charges sont les téléphones, carburant, salaire et notes des frais – petit-déjeuner, dîner,

nuit, et indemnité de remplacement –

Achat des fournitures de bureau et des immobilisations

Paiement des indemnités des élus

Paiement des cotisations

Octroyer des crédits aux membres

Paiement des charges bancaires (BOA et BNI)

1.1.5 Fonction de l’URCECAM

L’URCECAM assure la gestion du réseau local. Elle appuie aussi les caisses de base.

C’est au niveau du BR que les enregistrements comptables informatisés sont faits. Elle utilise

le système d’enregistrement Back Office pour les caisses dotant pas d’un système

informatique.

C’est au niveau de l’URCECAM que le traitement comptable et la consolidation des comptes

du réseau de la région se réalisent.

Pour pouvoir accorder des crédits qui sont adaptés aux besoins de ses membres, le

réseau offre différents types de crédit. Nous avons présenté en Annexe 2, la représentation de

ces offres.

En sus de l’octroi du crédit, il offre à ses membres les différents dépôts pour sécuriser

leurs argents24.

Comme produit connexe, le réseau utilise le transfert d’argent via mobile Mvola. Il

touche en conséquence des commissions lors du transfert. Il faut noter que seuls les membres

bénéficient de ce service au niveau du réseau – pour le retrait ou dépôt et le transfert –.

24

Le taux de dépôts pour les membres de l’URCECAM est :

- DAT : 10 % - Durée de dépôt minimum de 6 mois ;

- PLE : 9 % - Versement d’un montant mensuel égal.

11

1.1.6 Autres matériels

Nous avons utilisé, lors de nos descentes sur terrain, les matériels ci-dessous pour nous

aider à collecter plus d’informations concernant l’URCECAM et afin de vérifier l’exactitude

de nos hypothèses.

1.1.6.1 Matériels informatiques et fournitures de bureau

Les matériels informatiques sont entre autres :

o L’ordinateur, pour la saisie des informations collectées et pour la connexion à

l’Internet ;

o Une imprimante, pour les impressions des documents issus des recherches.

o Une vidéo projecteur, employé lors de notre formation avant notre stage

effectif auprès de l’URCECAM.

Les fournitures de bureau sont :

o Stylos et Cahier, nous permettant de rédiger notre mémoire ;

o Machine à calculer utilisée lors de notre visite sur terrain auprès des caisses

locales nous aidant à jongler avec le calcul des intérêts normaux, des intérêts

de retard.

1.1.6.2 Moyen de transport et de Communication

Nous avons utilisé les motos de l’URCECAM lors de nos déplacements.

Pour plus de commodité, nous avons été dotés d’un téléphone portable quand nous

effectuons des descentes sur terrain. Nous avons utilisé une clé USB ORANGE de

l’URCECAM, pour nous permettre de collecter des informations qui ont des liens sur notre

thème sur internet. Nous l’avons utilisée pour chercher et compléter nos connaissances sur les

textes juridiques applicables en microfinance, en comptabilité, des instructions de la CSBF,

les fonctions de la CSBF et enfin de vérifier les informations données par le RAF.

Il nous a permis de collecter des informations et voir les recherches déjà effectuées

dans ce domaine : les mémoires, les thèses, les articles et les ouvrages théoriques disponibles

en ligne concernant la comptabilité en microfinance. Et, nous avons bénéficié des appuis du

personnel de l’URCECAM pour parfaire nos recherches d’informations.

12

1.2 Cadrage théorique

La comptabilité25 permet de prendre une décision économique pour la survie d’une

entreprise. De ce fait, nous nous sommes focalisés sur ce point pour connaître un peu plus la

comptabilité dans la pratique en microfinance. Nous avons essayé de savoir au préalable la

présentation des états financiers de l’entreprise, son enregistrement comptable 26.

Dans tout le cas, cette comptabilité est la base de notre recherche, ce qui nous a permis

d’élaborer des questionnaires ayant une liaison directe ou indirecte à notre thème en général27.

Nous avons dans ce sens besoin d’une connaissance préalable en comptabilité pour faciliter la

compréhension des explications données par les personnels que nous avons interviewé et de

comparer toutes ces informations à la théorie qu’on a acquises durant notre formation

académique.

Pour la Microfinance, la comptabilité selon le CGAP28 est un processus permettant

d’enregistrer, de classer et de résumer les événements économiques touchant l’entreprise. De

ce fait, elle permet, en premier lieu, de préparer les états financiers et en deuxième lieu de

fournir des informations pouvant aider la direction à choisir les mesures à prendre pour

orienter les activités de l’entreprise afin qu’elles soient cohérentes avec la mission et les

objectifs du plan de développement.

Cette définition nous a inspiré de la nécessité de la comptabilité au niveau de la

direction. Ce qui signifie qu’elle doit représenter le patrimoine de l’entreprise. Et sa tenue suit

la norme internationale et les recommandations des organes compétents.

D’une manière générale, il est possible de les classer en deux :

1. La comptabilité de caisse

Elle est appliquée par des petites et moyennes entreprises29. Le mode d’enregistrement

se limite aux encaissements ou aux recettes et aux décaissements ou aux dépenses. Toutes

entreprises qui enregistrent un chiffre d’affaire entre 20.000.000 Ariary et 200.000.000 Ariary

sont obligées de l’appliquer.

25

Selon l’article 111-1 du PCG 2005, c’est un système d’organisation de l’information financière permettant de

saisir, évaluer, enregistrer des données de base chiffrées ou non correspondant aux opérations de l’entité et de

présenter des états financiers donnant une image fidèle de la situation financière, de la performance et des

variations de la situation financière de l’entité à la date de clôture des comptes. 26

Fait générateur, comptes utilisés et formes de la présentation de la comptabilité 27

Voir Annexe 3-Questionnaire tiré de la Comptabilité 28

GROUPE COUNSULTATIF POUR L ’ASSISTANCE AUX PLUS PAUVRES (GCAP). (2001) Aide mémoire

les principes fondamentaux de la comptabilité des IMF. 29

PME

13

Mais, elles sont autorisées à tenir sa comptabilité suivant la forme ci-dessous en ayant

l’autorisation des organes compétents. Remarquons que les caisses 30 du réseau CECAM

appliquent la comptabilité de caisse.

C’est à partir de cette notion que notre question se base lors de notre descente sur terrain. Elle

a été utilisée pour pouvoir collecter des informations concernant sa tenue, son mode

d’enregistrement et sa présentation.

2. La comptabilité d’engagement ou comptabilité de gestion

Elle suit le PCG 2005. Elle enregistre toutes les opérations faites par l’entreprise

concernée. En d’autres termes, le fait générateur d’un enregistrement comptable est la

transaction. Ce principe génère les enregistrements des créances auprès des clients, des dettes

du fournisseur, des provisions ainsi que les opérations d’inventaire 31. Les entreprises qui

enregistrent un chiffre d’affaire supérieur à 200.000.000 Ar iary sont obligées de tenir sa

comptabilité selon cette forme. L’URCECAM Vakinankaratra tient sa comptabilité en suivant

cette deuxième forme de comptabilité.

La maîtrise de la comptabilité d’engagement est un atout incontournable en

comptabilité générale. C’est un point à ne pas négliger pour comprendre le mode

d’enregistrement, les présentations et l’élaboration des états financiers au niveau de

l’URCECAM. Dans la même foulée, elle nous a été utile pour savoir davantage le fait

générateur de la constatation de la provision, de sa reprise et le plus important c’est de

connaître le principe de classement en créance douteuse et litigieuse dans cette institution32.

1.2.1 Les principes comptables les plus utilisés en

microfinance33

Les points suivants résument les principes comptables utilisés dans les IMF :

Comptabilité en partie double

Principe de prudence

Principe d’importance relative

Principe de spécialisation des exercices

Principe de rattachement

30

Caisses locales et caisses urbaines 31

Charges à payer, produits à recevoir et l’amortissement. 32

CDL 33

GROUPE COUNSULTATIF POUR L ’ASSISTANCE AUX PLUS PAUVRES (GCAP). (2001) Aide mémoire

les principes fondamentaux de la comptabilité des IMF

14

Ces principes nous servent de base pour savoir leur utilisation au niveau de cette

institution. La connaissance au préalable de ces principes est donc nécessaire. Nous les avons

étudiés à fond pour nous permettre de les comparer à ce que nous avons su, son

enregistrement comptable comme la constatation des provisions, des écritures des inventaires

et le fait générateur d’un enregistrement comptable.

Notre objectif est d’exposer la différence entre la comptabilité en microfinance et celle

du général et de vous partager nos acquis pratiques durant notre recherche.

1.2.2 Observation participante

Nous avons profité de notre passage pour adresser aux caissières un questionnaire34

nous permettant de recueillir des informations pertinentes sur la gestion des caisses, de

constater de visu les réalités professionnelles en comptabilité en microfinance, d’observer le

processus d’enregistrement comptable, de connaître l’ambiance en entreprise à travers

l’observation directe, de réaliser un entretien avec le RAF. Nous l’avons choisi du fait de sa

maîtrise de la comptabilité en microfinance et de ses expériences. Notons que c’est la seule

personne maîtrisant parfaitement ce logiciel et qu’un du coup, effectue les programmations et

paramétrages du logiciel ORCHID.

Et pour finir, il nous a accordé beaucoup de temps pour répondre à nos questions. Et

nous avons une occasion de participer en quelques sortes à la vie de l’entreprise à travers

l’utilisation et exploitation de l’ORCHID Microfinance.

Le stage a été donc utilisé comme outil pour avoir une autorisation de visite des

caisses, d’obtenir un entretien avec le personnel et ainsi de collecter plus d’informations dans

cette institution dans la pratique.

1.2.3 Limite de l’étude

Toute entreprise a ses propres caractéristiques au niveau de la comptabilité même si

elles appartiennent au même secteur. Notre recherche se limite au niveau de la comptabilité

appliquée à la microfinance mutualiste seulement. Nous avons rencontré des difficultés au

cours de notre observation participante. On peut citer entre autre, l’insuffisance de temps

accordé par les personnels du fait de leurs activités, la confidentialité des informations ayant

une influence majeure sur notre résultat. Malgré toutes ces difficultés, nous avons pu obtenir

des informations pertinentes pour démontrer que la comptabilité en microfinance est

différente de celle de la comptabilité générale.

34

Voir annexe 3 : Questionnaire adressée aux caissières du réseau

15

Le déroulement de notre stage se présente dans un tableau ci-dessous :

Tableau n°2 : Tableau de chronologique selon la présentation de Grannt35

Source: Synthèse personnelle, juin 2013

1.3 Méthodologie de recherche

La méthode est la manière de collecter des données ou des informations.

1.3.1 Méthodologie de recherche documentaire

Pour nous permettre de collecter des informations relatives à nôtres objectifs, nous

avons employés des méthodes de recherche.

1.3.1.1 Documents pédagogiques et professionnels

Avant de faire un stage ou une visite d’entreprise, il est important de lire des ouvrages

théoriques ayant 36 une liaison avec le thème ou l’entreprise pour savoir au moins beaucoup

plus d’information sur tout ce qui concerne notre cible. Tout cela nous permet de formuler

une ou deux hypothèse(s) en rapport avec notre thème.

Le RAF nous a mis à notre disposition des documents37 professionnels concernant

l’URCECAM. La consultation de tous ces documents nous a permis de connaître l’historique,

les activités et les spécificités de l’entreprise. Evidemment, nous n’avons eu accès qu’à des

documents qui ont une liaison directe ou indirecte à notre thème de recherche.

35

A l’aide de cette méthode, on peut visualiser l’échelonnement dans le temps des opérations successives

nécessaires à l’accomplissement d’un projet, à la fabrication d’un produit ou à l’exécution d’une activité de

l’entreprise. 36

Revue de la littérature 37

Le Manuel de procédures, le statut, les instructions de la CSBF, PCEC et des Etats Financiers de

l’URCECAM, les mémoires, les ouvrages pédagogiques, les ouvrages scientifiques et les périodiques, les livres

comptables, PCG 2005, PCEC 2005, les instructions et les publications du CSBF, les règlements régissant

toutes les activités de la microfinance comme la loi 2005, de celui de 1996 .

Semaines

1

2

3

4

5

6

7

8 Activités Contact avec les personnels Lecture de la procédure et statut

Formation Visites de deux caisses

Lectures des documents (instruction de la CSBF) Lecture de la procédure comptable Entretien avec le RAF

Observation d’utilisation du logiciel ORCHID et quelque entretien avec le comptable et les aides comptables

Entretien avec la caissière du BR Collecte des documents et apprentissage de l’ORCHID COMPTA au niveau de l’élaboration des états financiers

16

Nous avons pu acquérir des informations suffisantes concernant le fonctionnement

général tel que l’organigramme de l’entreprise, les responsables et l’existence d’un organe

extérieur contrôlant ses activités. Et c’est à partir de ces documents que nous avons formulé la

problématique et les hypothèses sans avoir connaître au préalable la réalité dans le cadre

professionnel de l’URCECAM. Pour finir, ils nous donnent un indice sur les documents

professionnels à rechercher tel que les instructions de la CSBF.

Ces documents devenus une source d’inspiration et de réflexion nous ont permis de

connaître d’avantage les informations collectées dans la méthode ci-dessus et de vérifier notre

hypothèse.

Les informations que nous avons collectées sur cette méthode sont purement

empiriques. Pour mieux connaître et comprendre ces informations, le RAF a organisé une

formation au préalable pour nous et nous a donné des notes explicatives. Cette partie était

axée premièrement sur les principes comptables, les conventions et les caractéristiques de

l’information financière selon le PCG 2005. Ensuite, il nous a expliqué l’utilisation du Plan de

compte selon le principe du PCEC 2005 et quelques explications des instructions de la CSBF

ayant une liaison avec le traitement comptable comme le classement d’un client en client

douteux, la constitution des provisions et la reprise des provisions et les documents à déclarer

auprès de la CSBF. Et enfin, nous avons entamé l’explication du logiciel ORCHID et la raison

pour laquelle l’URCECAM Vakinankaratra a abandonné le logiciel Sage SAARI.

1.3.1.2 Descente sur terrain

Nous avons visité des caisses du réseau CECAM durant notre stage une caisse locale38 et

une caisse urbaine du fait de leur proximité et de leur spécificité39. Elle nous a permis de :

Poser des questions et de comprendre un peu plus l’utilité de ces caisses ;

Observer les circulations des documents comptables au niveau des caisses, plus

exactement, la tenue de la comptabilité ;

Tirer une conclusion sur la façon dont les caissières tiennent leur comptabilité et leur

manière de travailler au niveau de processus d’enregistrement des opérations.

Nous avons consacré du temps pour voir de près les procédures d’enregistrement dans

l’ORCHID microfinance et le processus à suivre pour effectuer une opération.

38

Caisse urbaine de Tsarasaotra, Commune urbaine d’Antsirabe 39

La caisse est dotée d’un système informatique.

17

Ensuite, nous avons entamé l’objectif de notre visite qui est la recherche des

informations concernant les circuits des documents comptables tenues et la procédure à suivre

pour enregistrer une opération dans le logiciel ORCHID MICROFINANCE. De ce fait, nous

avons posé une trentaine de question se rapportant à l’utilisation de ce logiciel. Enfin, nous

avons assisté à la fin de la journée à l’arrêté de caisse manuellement et informatisé.

Pour conclure, cette visite sur terrain nous apporte beaucoup d’informations en rapport avec

notre objectif. Elle nous a permis de vérifier notre hypothèse de base.

Préalablement, nous avons visité la CSBF grâce à une lettre d’introduction venant du

Chef du Département de GESTION. Notre objectif est de connaître les lois, les textes

juridiques régissant les activités de la microfinance ainsi que la tenue de la comptabilité.

Durant cette visite, nous n’avons pas eu le temps de poser beaucoup de questio n faute de

temps. A la fin de la visite, le responsable nous a donné un imprimé de la loi 2005-016 qui

régit l’activité de la microfinance. Il nous a incités à consulter le site web de la CSBF.

Nous avons eu la possibilité de connaître l’évolution historique de l’institution, ces

points clés, ces points forts depuis sa création jusqu’à nos jours à travers même de cette

conversation. Il est important de se familiariser avec le personnel et cela dans le but de créer

une ambiance conviviale et avoir facilement des informations. Et en même temps, connaître

les procédures de décaissement de cette institution, les états financiers auprès de la CSBF,

l’utilisation des logiciels et sa méthode de traitement comptable à travers la lecture de la

procédure comptable.

Nous avons la chance de connaître les éléments constitutifs de quelques états

financiers et leurs élaborations. Et puis l’utilisation du logiciel ORCHID COMPTABILITE

concernant la préparation leurs états. Lors de la méthode de collecte des données de part des

séries de documentation, les informations obtenues peuvent être dépassées dans le temps ce

qui nous a motivés à vérifier toutes ces informations par le biais du stage. Il nous a permis de

s’inspirer des réalités professionnelles dans les institutions en Microfinance.

1.3.1.3 Entretien

En parallèle à toutes ces démarches effectuées, nous n’avons pas négligé la possibilité

de faire, durant notre visite sur terrain, des entretiens plus poussés des cadres et des

personnels de l’URCECAM Vakinankaratra. Dans cet axe, nous avons élaboré une grille

d’entretien adaptée à notre situation du moment pour nous permettre, à partir des variables

qualitatives se rapportant évidemment à notre thématique. Cette méthode nous a permis

d’affiner les informations obtenues lors des questions réponses.

18

Nous avons sélectionné les variables suivants :

- « Entreprise », mettant en évidence toutes les informations concernant ladite

institution à commencer par le statut juridique, procédure, ses ressources et ses

emploies ;

- « Aspect comptable des IMF» plus principalement de l’URCECAM Vakinankaratra,

parlant des procédures, processus de déclaration des états financiers, d’enregistrement

comptable et du calcul des différents ratios …

A partir de ces variables prédéfinis, nous avons orienté nos questions pour que l’on puisse

avoir un maximum d’informations sur :

- « Institution financière » à savoir sa date de création, son siège au départ, son capital,

les membres fondateurs, les contextes de création de l’URCECAM, les objectifs même

de cette institution, sa spécificité par rapport aux autres institutions bien présentes et

actives dans cette région, leur public ciblé, leur potentialité, les avantages

concurrentiels que peuvent avoir les utilisateurs, les offres possibles à donner à ces

clients.

- « Organisation en générale de l’URCECAM Vakinankaratra », l’organigramme, la

gestion des personnels, les rôles et fonctions de chaque salarié que ce soit un cadre ou

non, les compétences requises pour ce genre d’emploi.

- « Place de l’institution sur le marché actuel » en fonction évidemment des

engouements de ces publics cibles, ces clients potentiels sans tout au moins négligé le

part de marché visé et/ou obtenu à la fois par l’URCECAM Vakinankaratra.

1.3.1.4 Enquêtes

Pour pouvoir valider nos hypothèses, nous avons fait une enquête. Notre objectif s’est

focalisé sur la recherche des informations, sur l’utilité du manuel de procédure, sur les

facteurs influençant la tenue de la comptabilité et la connaissance des étudiants de la

comptabilité appliquée dans le domaine de la microfinance. Dans cet axe, nous avons enquêté

30 étudiants en 4ème année de gestion de l’université d’Antananarivo du fait que la plupart des

étudiants vont entamer le monde profession dès l’obtention de leur diplôme. La méthode de

probabiliste a été retenue pour le choix des enquêtés.

19

En parallèle, nous avons fait une autre enquête auprès 19 sociétés parmi les 25

sollicités40. Nous avons adressé une liste des questionnaires aux DAF et RAF de ces

entreprises du fait de leur maîtrise et leurs expériences en comptabilité. Il faut noter que

certaines entreprises ne nous ont pas accordé la chance de réaliser notre enquête du fait de

leurs occupations professionnelles. Pour les entreprises qui nous ont permis de la faire, nous

avons opté pour le profil du RAF et DAF. Ils ont l’expertise du métier.

1.3.2 Autres méthodes

Nous avons en parallèle utilisé les outils d’analyse suivant : le diagnostic stratégique et

l’analyse comparative.

1.3.2.1 Diagnostic

Pour nous permettre de mettre en évidence la thématique abordée, nous avons opté

pour un diagnostic stratégique41, principalement dans le but de voir les points clés, les traits

distinctifs de la comptabilité en Microfinance. De ce fait, le modèle SWOT42, nous le

pensons, est le plus approprié. Il nous permet de combiner à la fois deux dimensions :

- Dimension externe centrée surtout sur la recherche des Opportunités et des Menaces

de l’institution financière en matière de comptabilité ;

- Dimension interne focalisée sur les forces et les faiblesses de la comptabilité en

microfinance.

Néanmoins, ce modèle, pour combler aux lacunes déjà définies par les chercheurs en

Management est combiné avec les travaux de planification stratégique d’Ansoff. Cette théorie

tourne autour de trois questions centrales :

- Où l’URCECAM Vakinankaratra veut-elle aller ?

- Où l’URCECAM Vakinankaratra peut-elle aller ?

- Comment cette institution financière peut-elle y aller ?

Toutes ces questions, malgré le fait que nous traitons là un domaine précis « la comptabilité »,

nous permettront voir les aspects particuliers de la comptabilité en microfinance dans le sens

large du terme.

40

6 sociétés/ responsables ont décliné à la dernière minute le rendez-vous établi préalablement pour diverses

raisons dont nous ignorons. 41

Daigne Jean-François. (1991) Management en période de crise : Aspects stratégiques, financiers et sociaux

: « Le diagnostic a pour objectif de déceler les points faibles d’une entreprise pour les corriger et les points forts

pour les exploiter au mieux. », Edition d’Organisation, Paris, p.81. 42

Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces

20

1.3.2.2 Analyse comparative

Ce deuxième volet d’analyse se focalise sur un travail comparatif entre la comptabilité

des entreprises utilisant comme référence le « Plan Comptable Général, 2005 » et les

institutions financières tenues à suivre à la lettre le « Plan Comptable des Etablissements de

Crédit, 2005 ». Ce travail comparatif est axé sur des thématiques précises que nous avons déjà

définies au préalable. A savoir :

Plan des comptes

Utilisation des classes

Eléments des états financiers

Principes utilisées

Comptes sensibles et comptes de liaison

Champ d’application

Présentation en annexe

1.3.3 Traitements des données

Pour les études qualitatives : l’entretien et la descente sur terrain, nous avons

commencé par un regroupement des idées par thème homogène selon les variables prédéfinis

à l’avance. Ensuite, il a été fait un recensement exhaustif des mots, des groupes de phrases

représentatifs de notre objet d’étude. Par ailleurs, une recherche du nombre de fois où ces

mots ou groupes de mots apparaissent. Ainsi, nous avons procédé à un comptage des réponses

en termes de fréquence d’apparition de ces variables. Par ailleurs, une analyse de chaque

thème repéré, les mots utilisés et les liens entre les thèmes ont été accomplis. Pour finir, nous

avons synthétisé l’ensemble des résultats, des commentaires nécessaires à notre démarché et

enfin, nous avons énoncé des recommandations.

Pour traiter les informations issues des études quantitatives, comme méthode de

calcul, nous avons utilisé le logiciel Sphinx pour connaître la moyenne, l’Ecart type et la

corrélation entre les deux variables d’une hypothèse.

Conclusion partielle

Pour nous permettre de collecter les informations concernant notre problématique et de

valider nos hypothèses, nous avons exploité différentes méthodes : l’entretien, la visite sur

terrain, les recherches documentaires. De ce fait, nous avons besoin de définir le cadrage

théorique, la zone d’étude et sa justification pour pouvoir élaborer des questionnaires sans

oublier les moyens financiers, moyens humains et de transports mise en œuvre pour réaliser

ce mémoire.

21

2. Résultat C’est dans cette partie que nous allons présenter les résultats issus des méthodologies

utilisées à savoir la recherche documentaire, l’entretien, la descente sur terrain, l’enquête et

l’observation participante.

2.1 Documents comptables et procédures d’enregistrement au niveau des caisses

Les points suivants résument l’essentiel de ces documents.

2.1.1 Règles communes

Selon le manuel de procédure comptable de l’URCECAM43, les écritures sont passées

selon le système dit « en partie double ». Et tout enregistrement comptable précise l’origine,

le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que la référence de la pièce justificative qui

l’accompagne. Et toutes les écritures comptables sont appuyées par une pièce justificative par

un reçu constituant ainsi la pièce maîtresse dans la justification des opérations comptables des

CECAM. C’est la caissière qui l’établit pour chaque opération d’encaissement ou de

décaissement avec le sociétaire.

Les livres comptables sont établis sans blanc ni altération d’aucunes sortes. Tous les

reçus d’encaissement et décaissement ainsi que les journaux de caisses correspondants sont à

envoyer au « centre de traitement comptable » du BR, une fois par semaine, pour

« enregistrement » dans le système informatique pour les caisses non informatisées. Les

pièces justificatives sont datées et établies sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la

conversion et la restitution éventuelle sur papier de leur contenu. Chaque envoi est consigné

dans un cahier de transmission, décrivant tous les documents remis au centre de traitement.

Pour pouvoir procéder au billetage, un inventaire physique des caisses, tous les jours, est fait

dans chaque CECAM à la clôture de chaque exercice comptable.

2.1.2 Documents comptables

Les documents comptables ou pièces justificatives, si l’on se réfère à notre visite sur

terrain, ont pour objet de justifier les encaissements et les décaissements faits au niveau des

caisses locales, la caissière utilise les reçus44 établis en trois exemplaires – l’original, la 2ème

souche et la 3ème souche – Ces reçus sont émis pour justifier toutes les opérations faites au

niveau du MAV et de l’AVF.

43

Manuel de procédure comptable de l’URCECAM, juin 2013 44

Une pièce justificative d’origine interne qui a un numéro préétabli. Elle contient les signatures du bénéficiaire

et de la caissière.

22

Schématiquement, le circuit du reçu de l’AVF se présente comme suit :

Figure n°1 : Circuit des reçus des AVF

La caissière du BR établit un reçu pour la personne effectuant l’avance de fonds et elle

va remettre à la caissière des caisses de base. Pour preuve de la réception de fonds auprès de

la caisse de base, elle établit un reçu d’enca issement que la personne chargée du transport de

l’AVF va le remettre à la caissière du BR.

Pour le MAV, par contre, le circuit se résume ainsi :

Figure n°2 : Circuit des reçus des MAV

ource : Synthèse personnelle

La caissière de la caisse de base établit un reçu pour la personne effectuant le MAV, et

elle va remettre à la caissière du BR. Pour preuve de la réception de fonds auprès du BR, la

caissière établit un reçu d’encaissement que la personne chargée du transport du MAV va le

remettre à la caissière de la caisse da base concernée.

Toutes ces opérations comptables sont enregistrées selon la « comptabilité de caisse »

dans les documents suivants :

1. Journal de caisse45 : ce journal enregistre les opérations courantes de l’URCECAM

telles que l’octroi de crédit, le remboursement de crédit, les intérêts, les retraits et les

dépôts.

2. Registre : ces opérations sont de nouveau enregistrés dans le registre y afférents par

respect du principe dit « partie double ».

Le Bureau Régional utilise des pièces comptables spécifiques :

45

Voir annexe 5 : Présentation du journal des caisses de base.

BR

Reçu Caisse

Reçu AVF

Source : Synthèse personnelle

Caisse

Reçu BR

Reçu MAV


23

Demande d’avance de fonds : pièces nécessaires pour alimenter la caisse avec

l’approbation préalable du RAF46 et du DR47.

Note de service : pour la régularisation des indemnités des missionnaires48

Le tableau ci-dessous montre le montant relatif à ces indemnités :

Tableau n° 3 : Montant des indemnités.

Désignation Montant en Ariary Petit-déjeuner 2.000,00 Déjeuner 4.000,00 Dîner 4.000,00 Nuitée 6.000,00 Indemnité de déplacement

5.000,00

Source : URCECAM Vakinankaratra, juin 2013

Les conditions nécessaires pour bénéficier de remboursement49 des indemnités diverses

sont :

Petit-déjeuner : départ doit être avant 6h

Déjeuner : le retour est pendant l’après midi

Dîner : le retour est après 20h

Nuitée : le retour est le lendemain de la mission

Le missionnaire présente dès son retour, des pièces comptables50 relatives aux dépenses

engagées lors de son déplacement.

3. Fiche de régularisation d’avance de caisse énumère les dépenses liées à l’avance

interne de caisse51, payées par un employé. Le remboursement doit être validé par le

RAF et le DR.

4. Frais médicaux : L’URCECAM n’est pas affilié à aucun organisme sanitaire. Toutes

dépenses de consultations médicales52 et sanitaires feront l’objet d’un remboursement

à hauteur de 75% venant de l’URCECAM. Les membres de la famille 53 bénéficient

également de cette couverture médicale.

46

Vérification de la trésorerie du BR. 47

Autorisation dudit décaissement. 48

Munis d’un ordre de mission et ayant remplit le « registre de départ et d’arrivée » au niveau des sécurités

affectées à ces tâches. 49

Note de service – Autorisation du RAF et du DR- Document utilisé auprès de la caisse du BR 50

A titre d’exemple : achat des pièces détachées de « la moto de service » 51

Lors d’un achat d’un matériel quelconque de l’URCECAM, de LVM, si on constate une différence de prix, non

conforme à la prévision initiale, l’acheteur, le personnel en question peut la régler. 52

Facture et ordonnance médicales. 53

Première dégrée.

24

2.1.2.1 Circuit de la demande de fonds

Les documents concernant les décaissements circulent de cette manière :

Figure n° 3 : Circuit de la demande de fonds

La demande est établie par le conseiller et le KMP. Le RZ effectue la première

vérification, ensuite le deuxième est effectué par le RC. Par la suite, le RAF vérifie la

disponibilité de la trésorerie avant que le directeur n’autorise le décaissement et la caissière

décaisse la somme correspondante.

2.1.2.2 Circuit des documents d’une caisse

Les documents circulent schématiquement comme suit :

Figure n° 4 : Circuits des documents comptables d’une caisse

L’original des reçus, journal de caisse et la balance de contrôle sont envoyés au BR

pour enregistrement comptable au niveau du centre de traitement vu que la caisse n’est pas

Directeur

Caissière

R C

RZ

Demande de

Fonds

RAF


BR

Reçus 2ème : KMP

3ème :

Archive

Original BR

Journal

2ème :

Archive

Original

BR

Bénéficiaire

Registre

Balance de contrôle Archive


25

dotée d’un système informatique. Les archives ont pour objet de rapprocher les données

comptables en cas des écarts et pour le contrôle des inspecteurs.

2.1.3 Processus d’enregistrement de la caissière

Suite à notre entretien avec les caissières du réseau, elles suivent les procédures

suivantes pour enregistrer leurs opérations

Figure n° 5 : Processus d’enregistrement de la caissière

Elle suit cette procédure journalièrement pour enregistrer leurs opérations

Les caisses dotées d’un système informatique utilisent le « Front office ». Dans ce cas,

son processus d’enregistrement se présente schématiquement comme suit :

Figure n° 6 : Processus d’enregistrement du Front Office

A la fin du mois, elle établit la balance de contrôle.

La caissière dotée d’un système informatique devrait consulter l’ORCHID

microfinance pour chaque opération et elle y enregistre les opérations nécessaires avant de les

enregistrer dans le livre journal de caisse.

Enregistrement sur Excel

Orchid

Microfinance

Journal de caisse

Reçu

Opération

Registre


Opération Consultation de l’ORCHID

microfinance

Balance journalière Journal de caisse Etablissement de reçu

Saisie l’opération suivant le numéro

de membre correspondant


26

Par contre, les caisses non informatisées utilisent le système « back office».

Figure n°7 : Processus d’enregistrement du Back Office

Et chaque fin du mois, elle envoie au BR la balance de contrôle.

La caissière qui ne se dote pas d’un système informatique devrait consulter les fiches

du membre avant de réaliser une opération et établit le livre journal de caisse et le registre

manuellement pour pouvoir les envoyer au CT pour un enregistrement comptable.

2.2 Traitement et enregistrement comptable

Cette partie évoque le traitement comptable et le plan comptable des établissements de crédit.

2.2.1 Au niveau du traitement comptable

A travers la lecture des instructions de la CSBF, le statut du réseau CECAM, nous

avons les résultats ci-dessous. La CSBF contribue à la bonne gestion des IMF54. L’autorité de

supervision fixe les règles de gestion et de prudence relatives à la comptabilité, aux conditions

de présentation et de communication financière et à la certification des comptes par voie

d’instruction. Concernant le traitement comptable, en cas de défaillance d’un bénéficiaire, les

pertes sont imputées tout d’abord sur le fonds de garantie 55, puis sur les provisions ou

réserves, ensuite sur les autres et enfin, sur le fonds propre des IMF56.

54

A travers la publication des instructions 55

Il est alimenté par le prélèvement ou commission perçues sur les opérations faites par l’institution. Selon le

fonds mutuel de garantie du réseau CECAM, il consiste à mutualiser les grands risques, en faisant supporter par

un fonds de garantie commun au réseau les risques qui dépassent les capacités d’une URCECAM. Le fonds est

alors appelé à garantir deux types de risque : risques ordinaires (division de risques et couverture de risque ou

solvabilité) et risque exceptionnels (pour les URCECAM en difficulté ou mises sous surveillance ou sous tutelle).

Il sera présenté en annexe. 56

Suivants l’article 58, 56, 68 et 71 de la loi 2005-016 relative à l’activité des IMF et selon le statut de

l’URCECAM Vakinankaratra p.23.

Saisie dans l’ORCHID MICROFINANCE par les aides comptables

Opération

Consultation des fiches de membre

Registre

Journal de caisse

Etablissement de reçu

Complète la fiche

Envoi des documents au CT


27

Au cas où les pertes excèdent la moitié des fonds propres, un AG doit être convoqué

avec une autorisation préalable de la CSBF. Pour rassurer la CSBF et les membres ou les tiers

concernant leur solvabilité et la liquidité, les IMF du niveau 2 et du niveau 357 publient et

communiquent les documents relatifs à leur situation financière dans les conditions prévues

par instruction de la CSBF.

Pour comptabiliser une créance douteuse, il faut utiliser deux principes 58 qui sont :

Principe de contagion consiste à classer en CDL les restes de ses créances même si

elles ne sont pas en situation de retard.

Le caractère douteux, litigieux ou contentieux se rattache à la personne même du

débiteur, cela conduit à classer l’ensemble de ses dettes vis-à-vis de l’établissement en

CDL y compris la partie non encore échue de celle-ci. En d’autre terme, si l’un de ses

crédits a un retard de plus de 90 jours, classé en CDL, les restes les seront aussi même

s’ils sont sains59.

Ce principe est la dérivée de celui de la prudence.

Principe de prudence qui va conduire le comptable à constituer des provisions.

Afin de mieux comprendre les risques liés aux constitutions de provisions, il sera

important de savoir leurs différents types. Il faut noter que la constitution de la

provision pour les IMF concerne dans la plupart de cas son activité

principale : « crédit ». Théoriquement, il existe des risques, mais l’IMF considère, le

plus, le risque dit « risque de contrepartie »60. Dans ce cas, lorsqu’un risque se

présente, il sera important de constituer une provision61 pour charge pour combler une

prévision de perte à défaut de paiements.

Premièrement, les intérêts courus62 et les intérêts courus non échues63 sur la créance sont à

provisionner à 100%. Et deuxièmement, il faut ajouter une provision pour une partie du

capital des échéances impayées64. La constitution de provision pour CDL se résume ainsi :

Provision= Provision des intérêts + Provision du capital restant dû.

57

Voir annexe 6 La différence entre IMF 2 et 3 sera énoncée en annexe 7 suivant l’article 8 de loi 2005 -016 du

29 septembre 2005. 58

Selon Henriet A. (1991), Comptabilité générale approfondie, Paris, p.19 : « Pour que la comptabilité soit un

véritable outil de communication, il faut définir et respecter des méthodes et des conventions admises par tous ». 59

Compte sans retard, conforme aux contrats et non classé en CDL, en quelque sorte, un client solvable. 60

Il est relatif aux éléments d’actif en général comme le risque clientèle. 61

Une provision est un mécanisme comptable pour anticiper une perte qui aura des influences sur le résultat

futur. Elle ne génère aucune sortie de ressources financières. Par conséquent, elle va diminuer le résultat et

l’impôt à payer. 62

Les intérêts jusqu’à la date de non paiement ou aux échéances impayées 63

Les intérêts qui demeurent non échues c'est-à-dire à partir de la date de non paiement. 64

C’est le montant de crédit amortissable dont les échéances sont et demeurent impayées.

28

2.2.1.1 Reclassement des créances douteuses

Même si la créance a été classée en CDL, avec un retard de 90 jours dans la plupart de

cas65, elle pourra être reclassée en « créance saine ». Les règlements reprennent

conformément aux dispositions contractuelles préétablies et tout risque de non recouvrement

disparaît. Dans ce cas, il faut donc faire une reprise des provisions66.

2.2.1.2 Spécificité de l’assurance décès

L’assurance décès représente 1% du crédit octroyé pour chaque crédit emprunté. Elle a

pour objet de compenser les crédits impayés par un membre défunt. Il faut noter que toutes les

sommes payées par les membres sont additionnées en guise de compensation du crédit. Seul,

le GCV67 qui n’est pas frappé par cette assurance.

2.2.1.3 Calendrier des exercices comptables

L’exercice comptable d’une société quelque soit sa raison sociale commence entre

l’une de ces 2 dates : Soit le 01 janvier au 31 décembre et soit le 01 juin au 31 mars. Au

niveau du réseau CECAM, l’URCECAM Vakinankaratra a choisi la première date. La

comptabilité doit suivre le PCEC 200568. Par conséquent, elle se doit de produire des états

financiers ou autres informations comme les noms de bénéficiaire du crédit pour respecter les

instructions69 de la CSBF et celle relative à l’organe central pour lui permettre de déc larer

l’état combiné du réseau.

Le résultat tiré de son exercice comptable n’est pas distribuable 70. Dans ce cas,

l’affectation de son résultat71 est destinée à la constitution d’une réserve légale et une réserve

facultative.

65

Sans tenir compte des autres faits générateurs comme la maison de « sompitra » a été braquée ou la

liquidation de l’entreprise emprunteur. 66

La reprise de provision va augmenter le produit de l’institution pour l’année de reprise. 67

Grenier Commun Villageois 68

Article 40 de son statut 69

La CSBF est un organe de l’Etat qui assure le contrôle tant financier qu’organisationnelle des IMF. Ces

dernières sont donc tenues de suivre étape par étape ces instructions. 70

Les principes sont « coopérative, solidarité et entraide » car l’URCECAM est une société coopérative. 71

On peut aussi prélever la différente cotisation comme le FGM pour mutualiser les grands risques. Sa raison

d’être est de faire supporter par ce fonds les risques qui dépassent la capacité d’une URCECAM.

29

2.2.2 Plan comptable des établissements de crédit

Selon le PCEC72, chaque entreprise choisit la technique correspondante le mieux à la

complexité des réalités économiques qu’elle traduit en langage comptable. La technique de la

comptabilisation a pour but de faciliter la constitution ou la production des états de base tel

que le bilan et le compte de résultat73. Chaque branche professionnelle peut créer son propre

plan comptable en corrélation avec le plan comptable générale 74. De ce fait, la microfinance

utilise un plan comptable75 des établissements de crédit suivant le Plan comptable général -

PCG 2005-.

Le plan de compte76 énumère les différents numéros de comptes les plus utilisés dans

toutes les opérations d’une entreprise et les libellés correspondants. Ce plan a pour objectif

d’utiliser le même numéro de compte pour une opération bien déterminée lors de l’imputation

de compte dans un secteur bien déterminé. Cependant, lors de notre entretien avec le RAF, il

est possible de créer un sous compte lors ce que ce dernier ne s’affiche pas dans le plan de

compte. C’est ce qu’on appelle « compte additif ».

Le PCEC est un plan comptable77 appliquée par les IMF. Dans tous les cas, chaque institution

de microfinance établit son plan comptable en fonction des opérations, de structure et de

besoins d’information, qui lui sont propres.

Nous pouvons alors présenter de la manière suivante le tableau comparatif du PCEC

2005 et le PCG 2005.

Tableau n° 4 : Comparatif du PCG 2005 et le PCEC 2005

Classe PCEC 2005 PCG 2005

1 Trésorerie Capitaux propres

2 Comptes clients Immobilisation 3 Autres comptes financiers Stocks 4 Comptes de valeurs des immobilisations Clients et comptes assimilés 5 Immobilisation Trésorerie 6 Charge spécifique et charge commune Charge 7 Produits Produits 9 Comptes hors bilan -

Source : synthèse personnelle.

72

Lecture du PCEC de l’URCECAM 73

Alain.M (1991) Comptabilité générale, épreuve n°21 du DPECF, Paris, p.79. 74

ALAIN.M, op.cit., p.89. 75

Selon A. Henriet A. (1991) Comptabilité générale approfondie, Paris, p.24 : « Un plan comptable a pour objet

de normaliser les méthodes d’enregistrement comptable ». 76

Voir annexe-7 : Extrait du plan de compte PCEC 77

Un plan comptable est une norme à suivre pour traiter, imputer des numéros de compte, enregistrer les

opérations comptables et pour pouvoir produire les états financiers.

30

La différence réside sur le classement. Le PCEC utilise la méthode de classement par ordre de

liquidité. Au niveau du PCEC, une classe supplémentaire y figure.

Nous avons remarqué également l’existence des comptes sensibles. Ces comptes

retracent toutes les opérations effectuées par une unité comptable et une autre unité du même

établissement c’est ce qu’on appelle « Compte de liaison ». L’une des ressources de

l’URCECAM Vakinankaratra est « le refinancement » venant de l’organe central78. Ce dernier

vire l’argent au compte bancaire de la première. Cette opération s’enregistre comme suit :

Tableau n° 5 : Enregistrement du refinancement

Débit Crédit Libellé Débit Crédit 130000

163000

Etablissements de crédit Refinancements de crédits auprès d’autres établissements du réseau

s/v Refinancement

30.000.000,00 30.000.000,00

Source : URCECAM Vakinankaratra, Juin 2013

Puis, on enregistre un virement interne caisse-banque

Tableau n° 6 : Enregistrement du virement interne


130000

Virement interne Etablissements du réseau

s/v Virement

30.000.000,00 30.000.000,00


Et, lors du retrait

Tableau n° 7 : Enregistrement du retrait du refinancement


180000

Caisse Bureau Régional Virement interne

s/v Encaissement

30.000.000,00 30.000.000,00


On constate donc que les numéros de comptes 130000 et 180000 sont soldés. Ces

comptes sont appelés compte de liaison. En appliquant une mathématique financière selon la

méthode d’hambourgeoise, plus le nombre de jours « n » augmente, plus l’intérêt à payer

augmente. Dans ce cas, plus l’argent emprunté auprès de l’organe central reste dans la

banque, plus l’intérêt à payer augmente. Il faut donc virer à l’UNICECAM, le solde diminué

du montant de 6.000.000Ar79 puisque pour maintenir sa liquidité, elle devra conserver cette

somme dans son compte bancaire. Ainsi le comptable passe l’écriture suivante :

78

UNICECAM 79

Tous les vendredis à partir de 16.

31

Tableau n° 8: Enregistrement du nivellement


130000

Refinancements de crédits auprès d'autres établissements du réseau

Établissements de crédit s/v Centralisation de fonds

4.000.000,00 4.000.000,00


Cet enregistrement est appelé « centralisation 80 ou nivellement ».

Le MAV et AVF aussi sont des comptes de liaison. Ils sont soldés le même jour ou le

lendemain au plus tard.

2.2.3 Particularité au niveau des logiciels utilisés

A travers notre entretien avec le RAF, une observation directe81 et une recherche

documentaire82, nous avons les résultats suivants pour répondre à notre objectif spécifique- les

particularités de la comptabilité en microfinance.

Avant d’énumérer les particularités, il serait important de savoir un peu plus les

logiciels utilisés et leurs utilisations à travers un tableau ci-dessous :

Tableau n° 9 : Logiciels utilisés et leurs utilisations auprès de l’URCECAM Vakinankaratra

Logiciels Utilités

Excel Il est un logiciel qui permet aux utilisateurs de créer un tableau et de calculer automatiquement les colonnes correspondantes

ORCHID

Microfinance

Il offre la possibilité d’enregistrer les opérations faites par les caisses locales, urbaines et même au niveau de la caissière du BR

ORCHID Compta Il offre aux pratiquants la possibilité d’élaborer les états financiers et de calculer les différents ratios

Source : Synthèse personnelle.

Nous allons donc expliciter l’utilisation du logiciel Excel au niveau de cette entité par

un tableau. Il faut noter que Ce logiciel avancé est utilisé au niveau de la caissière, des aides

comptables et même au niveau du comptable.

80

Contraire au refinancement. 81

Plus particulièrement l’utilisation du logiciel Excel. 82

Document professionnel comme le manuel de procédure de l’utilisation du logiciel ORCHID

32

2.2.3.1 Utilisation du logiciel Excel et les personnels concernés

Le tableau ci-dessous synthétise les résultats obtenus des observations.

Tableau n°10 : Utilisation du logiciel Excel

Intéressés Opération 1 Opération 2 Caissière Saisir les opérations comptables et le

billetage correspondant. établir un arrêté de caisse, ceci montre le n°, libellés, code, entrée, sortie et le solde des opérations réalisées journalière.

Aides comptables

Personnel : Pour le rapprochement83

qui lui permet de constater les erreurs avec les données venant des caisses

Administratif : Le tableau CDL84

, la situation mensuelle

85, la fiche

d’inventaire86

et la balance de contrôle d’une caisse

Comptable Présenter les balances générales et Connaître les notes des débits non encore envoyées

87.

Vérifier les comptes de l’ORCHID et Permettre de déclarer les états à déclarer


Chaque semaine, la caissière produit une récapitulation des arrêtés de caisse. Celle-ci

récapitule toutes les opérations réalisées hebdomadairement. Chaque lundi, elle la transmet au

comptable. Pour les aides comptables, son utilisation a pour but de prendre une décision

économique pour la survie de l’institution à travers la récapitulation des membres qui ont fait

l’objet de CDL. Et pour le comptable, il lui permet de présenter par compte les prestataires de

services, de présenter l’état du chiffre d’affaire et de provisionner les comptes d’attentes.

2.2.3.2 ORCHID Comptabilité

Le module ORCHID COMPTABILITE gère la tenue comptable d’un ou plusieurs

mutuelles ou caisses au sein d’une IMF. L’accès se fait par exercice. Le type de plan

comptable peut être bancaire ou commercial selon le statut de l’IMF. Il prend en compte la

gestion analytique à trois niveaux. Même cas pour la gestion budgétaire, il consiste à

comparer les réalisations et les prévisions pour les charges et les produits par caisse mutuelle.

Il présente plusieurs menus. Le tableau suivant le résume :

83

Rapprochement de la balance générale et le rapprochement de la situation par exemple. 84

Son utilisation réside sur la constitution de provision nécessaire ou peut être le passage en perte et énumérer

le taux de remboursement des membres, les échéanciers, l’octroi du mois. Son utilisation réside donc sur le

traitement d’âge des retards pour calculer le taux de portefeuille à risque. Elle permet de voir la situation d’une

caisse et les clients ou membres qui sont en retard. Bref, on peut voir les nombres des clients en CDL et leur

montant. 85

On peut même voire dans cette situation l’évolution des remboursements, l’objectif imposé par le BR et sa

réalisation, le détail des retards par membre jusqu’à 90 jours et par crédit. 86

Cette fiche énumère les encours de crédit et dépôt par membre et les encours par chaque client. On l’établie

trimestriel. 87

C’est un aide mémoire pour se souvenir toutes les notes de débit à payer par exemple. Dans ce cas, il débite et

crédite les opérations pour respecter la partie double

33

Tableau n°11 : Différents éléments des menus

Désignation Menu paramètre Menu structure Menu saisie

Eléments

Type auxiliaire Comptes comptables Enregistrement par ordre chronologique

Prestation de services Comptes réciproques

Comptabilité de caisse88

Flux de trésorerie

Code journal

Comptabilité d’engagement89

Les analytiques Plan tiers - La classe balance - -


Ces éléments sont utilisés au niveau du réseau. La comptabilité de caisse est appliquée

au niveau des caisses alors que l’engagement est utilisé par l’URCECAM

La recherche documentaire90, nous a permis d’obtenir d’autres résultats, mis en

exergue dans le tableau suivant.

Tableau n°12 : Synthèse de la particularité du logiciel

Module Eléments Importation Menu interface et conversion

Reprise du solde Menu utilitaire et Reprise solde Etats Balance des comptes, Journal des écritures, Compte de résultat et bilan

91

et Flux de trésorerie92

Source : synthèse personnelle

Lors de notre passage à l’URCECAM, le logiciel ne contient pas un état de rapprochement

bancaire. Actuellement, une mise à jour a été effectuée pour installer cette option.

o Importation : Ce module permet de convertir automatiquement les

transactions au niveau des modules crédit et épargne en écriture comptable. Il

permet de vérifier la cohérence entre les différents modules.

Remarques :

Reprise du solde :

Elle est utilisée pour transférer dans l’exercice actuel de l’IMF tous les soldes des

comptes de bilan de l’exercice précédent après avoir clôturer celui-ci

Etats

Les états produits en ORCHID sont, entre autre, les suivants : « la balance âgée ».

88

Les recettes sont comptabilisées au moment de l’encaissement des produits et des dépenses au moment du

décaissement de fonds 89

Les recettes et les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont constatées 90

Documentation professionnelle, « Manuel d’utilisation du logiciel ORCHID » consulté le 22 Juin 2013 91

Qui sont les deux types essentiels des rapports produits par un système comptable. Leurs présentations sont

normalisées et suivent la structure du plan comptable PCEC. 92

Cet état indique tout simplement la manière dont les liquidités ont été employées au cours d’une période

34

Le processus de conversion93 suit les étapes suivantes :

Figure n° 8 : Processus de conversion

Il faut suivre ces étapes pour pouvoir convertir les écritures réalisées dans le logiciel

ORCHID microfinance en une écriture comptable au niveau du logiciel ORCHID

comptabilité.

Pour la consolidation, nous devons suivre les points suivants :

Figure n°9 : Processus de la consolidation

Il est à noter que :

La conversion dure 2mn par caisse ;

La consolidation des comptes, par contre, prend en moyenne 30mn ;

C’est après ces deux opérations que nous avons la possibilité d’établir « la

balance générale » et par la suite, enregistrer les opérations de services

externes, les prestataires de services ou autres.

93

Entretien avec le comptable

Conversion Menu interface

Caisse

Date début, date

fin

Cocher Interface

Lancer

2

4

5

6

3

1


Consolidation Consolidation niveau 1

Consolidation des comptes des

caisses

Date d’arrêter de comptes


35

2.2.3.3 ORCHID Microfinance

L’ORCHID MICROFINANCE est un pro logiciel spécialement conçu pour les IMF. Il dispose deux modules :

Module épargne

Module crédit

Il comporte des états standards, ainsi que des états spécifiques :

Etats standards comprenant :

o Etat CGAP, états normalisés des IMF

o Etat ORCHID, états standards pour l’ORCHID MICROFINANCE

Etats spécifiques : correspondant aux besoins spécifiques de chaque client

Le logiciel ORCHID MICROFINANCE ne tient compte que les opérations liées aux

activités principales telles que le crédit – déblocage de crédit, remboursement, intérêt normal

et/ou de retard –, le dépôt – contrat, placement, remboursement –. C’est avec l’ORCHID

COMPTABILTE qu’on enregistre toutes les charges et services extérieurs – le compte

bancaire, JIRAMA, le carburant, les impôts, la note de débit, … –

A travers notre observation directe et un entretien auprès du comptable, nous avons

trouvé les résultats suivants pour la méthode d’enregistrement adoptée.

Figure n°10 : Processus de l’ouverture des caisses

Il faut suivre les étapes par ordre de numérotation de la figure n°11 à 15. La notation

étoile (*) stipule que la saisie est obligatoire.


Guichet

FO/BO

Journal de caisse

Liste des journaux

N° Journal *

Date d’opération*

Unité

Caissier

Type de journal*

Coffre source*

Montant*

3

4

5

6

7

8

2 1

9

36

Figure n°11 : Processus d’enregistrement du droit d’adhésion

Lors de l’acquittement du droit d’adhésion par le membre, la caissière ou les aides comptables

suivent ces étapes. Le libellé est défini comme le « droit d’adhésion ».

Figure n°12 : Création d’un contrat aux membres

Le membre désirant effectuer un dépôt, il a pour obligation de signer un contrat, pour preuve

de l’approbation des conditions à suivre, établi par la caissière.

Figure n°13 : Création du dossier

Pour les membres ayant déposés leur dossier de demande de crédit, la caissière ou les

aides comptables ont pour obligation de créer un dossier de crédit dans le logiciel ORCHID

microfinance.

Guichet FO/BO Journal de caisse

Liste des journaux Transaction Adhésion

Bouton « POP

UP »

Reçu *

Date de valeur*

Date d’opération*

Clientèle*

Montant*

Libellé

Mode de paiement

1

3

2

5

6

7

4


Menu crédit

Crédit Dossier aux

membres Ouverture Ajout


Contrat Aux membres Ajout Menu dépôt, épargne

Dépôt/Epargne


37

Figure n°14 : Versement d’un dépôt

Lorsqu’un membre effectue un dépôt, la caissière ou les aides comptables

devront suivre ces étapes durant l’exploitation du logiciel ORCHID microfinance.

Figure n°15 : Versement d’un part social variable (PSV)

Lors d’un encaissement d’un PSV, il faut suivre ces étapes pour l’enregistrer au niveau

du logiciel ORCHID microfinance.

Remarque :

Par rapport à la procédure ci-dessus quelques éléments changent pour

l’enregistrement. Le tableau ci-après illustre ce changement.

Guichet FO/BO

Dépôt

Client

N° client

Journal des caisses

Liste des journaux


Libellé 7

Guichet FO/BO Journal de caisse

Liste des journaux

Transaction Encaissement

PSV

Bouton « POP

UP »

Reçu

Date de valeur

Date d’opération

Clientèle

Montant

Mode de paiement

1

3

2

5

6

4


38

Tableau n°13 : Changements à retenir pour l’enregistrement

Enregistrement Eléments qui changent Changement par Retrait d’un dépôt

Encaissement PSV N° client Bouton « Pop-up » Retrait

Client-4- Contrat Versement d’un dépôt

Encaissement PSV N° client Bouton « Pop-up » Dépôt

Client-4- Contrat Remboursement d’un prêt

Encaissement PSV N° client Bouton « Pop-up » Bouton « Remboursement »

Client-4- Contrat de prêt Source : Synthèse personnelle

Toutes les étapes à suivre sont les mêmes pour le retrait d’un dépôt, le

versement d’un dépôt et le remboursement d’un prêt par rapport à la Figure n° 15.

Cependant, pour l’étape n° 4 : Encaissement PSV (Figure n° 15) est changé par le n°

de client au niveau de l’enregistrement du retrait d’un dépôt.

Figure n°16 : Octroi de crédit

Le terme « modifier » est utilisé pour « modifier certaines informations »- Le montant

des prêts. Mais pour le crédit LVM, nous avons la procédure suivante :

Figure n°17 : Octroi de crédit LVM

Le « libellé » représente l’avance sur achat. On doit aussi figurer le numéro du membre.

Menu Crédit

Crédit

Modifier Dossier aux membres

OD de décision

Sous-menu à

débloquer Validation Déblocage Saisie montant et

acceptation


Guichet FO/BO Transaction

Divers Libellé

Journal des caisses

Liste des journaux


39

2.2.4 Résultat des enquêtes94

Lors de notre vérification de l’hypothèse 1, nous avons défini comme variable :

Le variable « manuel de procédure comptable » et ;

Le variable « Efficacité ».

47,4% des enquêtés ont répondu « plutôt oui » pour le questionnaire concernant le

variable « le manuel de procédure comptable ». Et 47,4% ont répondu « plutôt oui »

concernant le variable « efficacité ».

Concernant l’hypothèse 2, nous avons choisi comme variable :

Le variable traitement comptable et ;

Le variable logiciel de traitement.

63,2% des enquêtés ont affirmé que le traitement comptable dépend des activités

principales des entreprises et 73,7% ont été convaincu que le logiciel de traitement comptable

dépend de ses activités.

Et pour finir, nous avons choisi deux variables pour la vérification de l’hypothèse 3 :

Le variable traitement comptable et ;

Le variable formation académique.

Selon les réponses des étudiants enquêtés, ils (100%) ne connaissent pas la spécificité du

traitement comptable appelé « principe de contagion » et 56,7% ont affirmé qu’il est

nécessaire de former les étudiants durant leur formation académique concernant la

comptabilité appliquée en microfinance.

2.3 Enregistrements comptables

Pour les enregistrements comptables, nous avons les points ci-dessous.

2.3.1 Enregistrements des prestataires de service

Nous avons constaté que l’enregistrement est réalisé à partir du logiciel Excel et fait

par le comptable. Le tableau ci-après montre un extrait de ces enregistrements.

Tableau n°14 : Enregistrement des prestataires de service


94

Voire annexe 8 : Tableau des réponses des enquêtés pour la vérification des hypothèses

40

2.3.2 Tableau d’amortissement

Il en est de même au niveau de l’enregistrement des amortissements des immobilisations.

Tableau n°15 : Tableau d’amortissement (Montant en million d’Ariary)


Le montant de la dotation aux amortissements est 1,33 (en millions d’Ariary)

Les immobilisations amortissables subventionnées s’enregistrent comme suit lors de la

dotation des amortissements.

Tableau n°16 : Enregistrement comptable des amortissements


482600

Dotation aux amortissements immobilisations subventionnées

Amortissement des immobilisations s/v Dotation

1,33

1,33

501900

747000

Subventions d’équipement inscrites au CR Quote-part de subventions d’équipement

virées au CR s/v Virement quote-part au CR

1,33 1,33


Le montant de 1,33 est viré au compte de résultat

2.3.3 Enregistrement comptable de PSV, d’octroi, de

remboursement, de dépôt et des valeurs non imputées.

L’enregistrement de PSV et assurance décès, ainsi que les frais y afférentes se présente de la façon suivante :

Tableau n°17 : Enregistrement de PSV, Assurance décès et frais de dossiers


329110 561200 315420 749110

Caisse CECAM Assurance décès

PSV TVA 20% frais de dossier

Frais de dossier s/v Reçu

42.400,00 20.000,00 20.000,00

400,00 2.000,00


Le droit d’adhésion et le PSF sont enregistrés dans le compte des capitaux propres puis

que le droit d’adhésion ne sera pas récupéré par le membre et le PSF et PSV ne sera pas payé

qu’en cas de retire du membre.

41

2.3.3.1 Enregistrement d’octroi, remboursement de crédit et dépôt,

retrait

L’enregistrement d’octroi, remboursement de crédit se présente comme suit :

Tableau n°18 : Enregistrement comptable d’octroi et remboursement de crédit


101200

Crédit de trésorerie Caisse CECAM

s/v Octroi de crédit de trésorerie

1.000.000,00 1.000.000,00

101200 203000 707300

Caisse CECAM Crédit de trésorerie

Produits d’intérêts – crédits de trésorerie s/v remboursements sans retard

61.800,00 60.000,00 18.000,00


L’octroi de crédit est une sortie de ressource financière pour l’institution d’où le

compte 101200 est crédité. Par contre, le remboursement d’un membre se traduit comme une

entrée, alors, on débite le compte 101200.

L’enregistrement de dépôt ou retrait s’effectue de la manière suivante :

Tableau n°19 : Enregistrement de dépôt ou retrait


211000 Caisse CECAM

Dépôt à vue s/v Dépôt

40.000,00 40.000,00

211000 101200

Dépôt à vue Caisse CECAM

s/v retrait des dépôts

10.800,00 10.800,00


Le dépôt est une ressource par l’institution alors que le retrait est un emploi

2.3.3.2 Enregistrement des valeurs non imputées et nouveaux CDL

L’enregistrement de ces valeurs non imputées et nouveaux CDL s’effectue comme

suit :

Tableau n°20 : Enregistrement de la valeur non imputé, nouveau CDL et la dotation du CDL


203000 Valeurs non imputées

Crédit de trésorerie s/v Valeurs non imputées

500.000,00 500.000,00

273000 203000

C D L – crédits de trésorerie Crédit de trésorerie

s/v Nouveaux CDL

500.000,00 500.000,00

682200

293000

Dotations – pertes de valeur opération avec la clientèle

Perte de valeurs - crédits de trésorerie s/v Dotations

10.800,00

10.800,00


42

Si le membre a un retard de 0-90 jours, son crédit sera classé en Valeur non imputé. A

ce stade aucune provision ne doit pas être dotée. Cependant, si ce délai dépasse les 90 jours,

son crédit sera classé en CDL et fait l’objet d’une constatation d’une provision.

2.3.3.3 Enregistrement MVola

L’enregistrement des transactions électroniques se présente de la façon suivante :

Tableau n°21 : Enregistrements des opérations faites par Mvola

Débit Crédit Libellé Débit Crédit 301100 613000

101200

Compte de liaison MAV Commissions payées – caisse de base

Caisse CECAM s/v Transferts MAV

500.000,00 7.500,00

507.500,00

301200 614000

101300

Compte de liaison AVF Commissions payées - BR

Unité monétaire électronique s/v Transferts AVF

400.000,00 6.000,00

406.000,00

101300 101200

Unité monétaire électronique Caisse CECAM

s/v Retrait

50.800,00 50.800,00

101200

101300

Caisse CECAM Unité monétaire électronique

s/v Dépôts

20.800,00 20.800,00


Le compte 101200 représente une entrée ou sortie de caisse. Dans ce cas, des

billetages entrent ou sortent. Mais le compte 101300 est une caisse Mvola – monnaie

électronique – : la sortie ou entrée ne sont pas physiquement.

43

2.3.4 Procédure d’organisation comptable : compte des liaisons

Ce compte retrace toutes les opérations effectuées par une unité comptable et

concernant une autre unité du même établissement. L’une des ressources de l’URCECAM

Vakinankaratra est « le refinancement » venant de l’organe central95 par virement. On utilise

les comptes de liaison 13 et 18. En appliquant une mathématique financière96, plus le nombre

de jours « n » augmente, plus l’intérêt à payer augmente. Dans ce cas, plus l’argent emprunté

auprès de l’organe central reste dans la banque, plus l’intérêt à payer augmente. Il faut donc

virer à l’UNICECAM, le solde diminué du montant de 6.000.000Ar97. A chaque fin de

semaine, elle devra disposer d’au moins 6.000.000 Ar de liquidité dans son compte bancaire.

Le MAV98 et AVF99 sont des comptes de liaison qui doivent être soldé le même jour ou le

lendemain au plus tard.

Au niveau du comptable : Le MAV s’enregistre comme suit auprès de la caisse

Tableau n°22 : Enregistrements du MAV


101200

Compte de liaison MAV Caisse CECAM

s/v Enregistrement MAV

4.000.000,00 4.000.000,00


Au moment de la reprise au BR

Tableau n°23 : Enregistrements de la réception du MAV au niveau du BR


301100

Caisse BR Compte de liaison MAV

s/v Réception MAV

3.000.000,00 3.000.000,00


Cette dernière écriture montre que le fonds est transmis, à la disposition de la caisse du

BR. Le MAV est versé à la caisse du BR après la clôture des caisses pour respecter la valeur

maximum dans le coffre100.

Et, l’AVF s’enregistre comme suit au niveau du BR :

95

Cf Existence de comptes sensibles – 2.2.2 Plan comptable des établissements de crédit -page 31 96

Méthode d’hambourgeoise présentée en annexe 97

Tous les vendredis à partir de 16h. 98

Mouvement à vue, il consiste à envoyer au BR la somme au-delà 1.000.000 Ar 99

Avance de fonds 100

Une caisse du réseau ne peut pas mettre dans son coffre un montant supérieur à 1.000.000Ar. Il faut envoyer

le surplus au BR par voie du MAV.

44

Tableau n°24 : Enregistrements de l’AVF


101100

Compte de liaison AVF Caisse BR

s/v Enregistrement AVF

2.000.000,00 2.000.000,00


Et pour la reprise au niveau de la caisse

Tableau n°25 : Enregistrements de la réception de l’AVF par les caisses de base


301200

Caisse CECAM Compte de liaison AVF

s/v Réception AVF

2.000.000,00 2.000.000,00


Cette écriture montre que le fonds est à la disponibilité des caisses du réseau. Ces

derniers ont la possibilité de l’utiliser en cas d’insuffisance de caisse pour payer un retrait par

exemple d’un membre.

Schématiquement, le MAV et l’AVF se présentent comme suit :

Figure n° 18 : MAV et AVF

AVF MAV

-

+ -

+

Caisse du BR

Caisse de base

Source : URCECAM Vakinankaratra, visite sur terrain, Juin 2013

45

2.4 Déclarations

Cette section est le fruit de notre investigation théorique et d’un entretien avec le RAF

pour vérifier notre hypothèse et pour répondre à notre problématique.

2.4.1 Etats financiers à déclarer par les IMF

Les IMF produisent et déclarent auprès de la CSBF entre autre les états dans le

tableau suivant :

Tableau n°26 : Différents états supplémentaires des IMF

Nature des documents Code Période Bilan

101 IMF 101 Mensuel Situation de portefeuille à risque

102 IMF 106 Mensuel Compte de résultat

103 IMF 201 Mensuel Fonds propre disponible (FPD)

104 IMF 301 Mensuel Ratio de solvabilité

105 IMF 302 Mensuel Etat de contrôle du ratio de division des risques

106 IMF 303 Mensuel Etat de contrôle des engagements IMF 305 Mensuel Etat de contrôle des activités non bancaires

107 IMF 307 Mensuel Etat de contrôle des opérations autorisées IMF 308 Mensuel Bilan certifié IMF 101 Annuelle Compte de résultat certifié IMF 201 Annuelle

Source : URCECAM Vakinankaratra, juin 2013

En plus de ces déclarations codées, elles sont tenues à déclarer l’intégralité des crédits

consentis à leurs membres quelque soit le montant de leurs encours et les informations

relatives à ces bénéficiaires. Cette déclaration est à faire quinze (15) jours après la date

d’arrêté de compte108.

2.4.1.1 Fonds propres disponibles et ratios

Le FPD joue un rôle important au niveau des IMF. Il sert de base de calcul pour

déterminer les trois ratios suivants :

Ratio de solvabilité qui se calcule ainsi :

101

Voir annexe 9 : Matrice du bilan 102

Voir annexe 10 : Matrice de la situation de portefeuille à risque 103

Voir annexe 11: Matrice du compte de résultat 104

Voir annexe 12 : Matrice du FPD 105

Voir annexe 13 : Matrice du ratio de solvabilité 106

Voir annexe 14 : Matrice du ratio de division de risque 107

Voir annexe 15 : Matrice de l’état de contrôle des activités non bancaires 108

Instruction n°002-DCR/09 du 23 juillet 2009.

Ration de solvabilité =

F.P.D

Risques liés aux opérations

46

Le taux de ce ratio est fixé à un minimum de 12 pour cent109.

Ratio de division de risque se calcule comme suit :

Ce taux ne doit pas excéder 10 pour cent110.

Le crédit au dirigeant

Il est l’une des informations à déclarer auprès de la CSBF. Son calcul se présente ainsi au

niveau de l’URCECAM Vakinankaratra111. Le Responsable nous a ordonné lors de notre

entretien d’adopter cette formule simple présentée ci-dessous112.

On peut donc le calculer113 ainsi :

FPD = Capital et fonds assimilés + Report à nouveau créditeur + Résultat net du dernier

exercice – Report à nouveau débiteur – Pertes en instance d’approbation – dividendes.

Mais, comme le réseau CECAM est une société coopérative, le partage des dividendes

n’est pas autorisé dans cette institution.

2.4.1.2 Situation du portefeuille à risque114

A travers les résultats obtenus lors de l’investigation théorique, le portefeuille est l’un

des états financiers à déclarer auprès de la CSBF qui se définit comme suit « Solde restant dû

de tous les prêts en cours dont au moins un remboursement du principal est en situation

d’impayé depuis un certain nombre de jours. Il ne comprend ni les prêts qui ont fait l’objet

d’une restructuration, ni le refinancement ». Le portefeuille à risque est en général ventilé en

plusieurs catégories selon la durée de temps écoulée depuis la première échéance non

honorée. Il mentionne, entre autre, les éléments dans le tableau suivant.

109

Pour les IMF niveau 3 comme le réseau CECAM. 110

Pour l’IMF niveau 2 et niveau 3. 111

Mois de juin 2013 112

Il existe encore une autre formule plus complexe que le Responsable ne nous a pas donné. 113

Mais le texte juridique qui énonce la formule complexe sera présentée en annexe, c’est l’instruction

n°001/2000-CSBF dans son article 2 et article 3. 114

C’est un éclatement par âge en cours de crédit par rapport au retard

Ratio de division de risques =

F.P.D

Risques liés à un bénéficiaire

Crédit au dirigeant =

F.P.D

Engagements cumulés des organes

47

Tableau n°27 : Eléments du portefeuille à risques.

Eléments Utilisation interne Utilisation externe Nombre et le montant total de crédit en cours

Prendre une décision relative à la stratégie du recouvrement

Permettre à la CSBF de vérifier le maximum de crédit à octroyer

Balance âgée115 Connaissance des crédits sains,

des crédits qui font l’objet d’une constatation de provision

116 et le passage en

perte

Un élément pour faciliter le calcul du ratio de portefeuille à risque

Source : Visite sur terrain, juin 2013.

Le ratio de portefeuille à risque se calcule comme suit :

Le taux du ratio de portefeuille à risque ne doit pas être supérieur à 5 % selon la norme

imposée par la CSBF117.

2.4.2 Procédure de déclaration

Suite à nos entretiens avec le RAF concernant le variable « Aspect comptable des

IMF », pour maintenir la liquidité et la solvabilité des institutions financières 118, la CSBF a

décidé qu’elles doivent déclarer les données relatives à la transparence financière des IMF.

Ces données contiennent les états comptables, les indicateurs prudentiels119 et de gestion120 et

les informations générales et les renseignements d’ordre statique 121.

115

La balance âgée fournit des informations pour connaître ou évaluer la santé du portefeuille. 116

Provision à court, moyen et long terme 117

RAF de l ’URCECAM Vakinankaratra, entretien, Juin 2013 118

Elles exercent une activité risquée puisqu’elle se base sur un simple principe « une relation de confiance

entre les membres et l ’institution financière » 119

Les normes prudentielles sont des règles qui visent à assurer la protection des déposants et à préserver la

solidité de la situation financière de l’institution de microfinance 120

Les règles de gestion sont des ensembles de principe de gestion, ensembles de procédure et mesures visant à

assurer le bon déroulement des opérations, la régularité de leur enregistrement comptable ainsi que leur

contrôle. 121

C’est la CSBF est l’organe qui a le pouvoir de déterminer les listes des documents à déclarer, les délais ainsi

que le modèle. Elle contrôle les activités de la microfinance à Madagascar et elle q donc le droit de demander

tous renseignement, éclaircissement ou justificatifs nécessaire auprès de ces IMF.

Ration de portefeuille à risque =

F.P.D

Encours correspondant à un retard de 1 à 365 jours

48

Cependant, pour les IMF Mutualistes, ils disposent d’un agreement collectif. C’est

l’organe central chargé d’assurer ces déclarations. Le mode de déclaration est mentionné dans

une instruction de la CSBF122. Les comptes de fin d’exercice ainsi que les rapports relatifs à

ces documents établis par les commissaires aux comptes sont transmis au SG de la CSBF au

plus tard un mois avant leur présentation à l’AGO, plus exactement, la fin de mois de février.

L’AGO se tiendra la fin de mois de mars. Cet AGO doit être autorisé au préalable par la

CSBF. Les comptes annuels ainsi approuvés, le PV relatif à l’AGO qui les a entérinés et

transmis au SG de la CSBF dans les trente jours (30 jours) suivant vers la fin de mois d’avril.

Ces comptes sont accompagnés de différents états de contrôle, des ratios prude ntiels

vérifiés par les commissaires aux comptes. Enfin, les comptes annuels approuvés par l’AGO

sont publiés dans un délaie de trente jours (30 jours) à compter de la date d’approbation des

comptes au journal officiel. Une copie de ces documents est à adresser au SG de la CSBF

dans le délai de trente jours après. Pour les IMF mutualistes ayant un agreement collectif

comme le réseau CECAM, ils ont l’obligation de publier leurs états financiers combinés 123.


Les particularités de la comptabilité en microfinance résident sur les documents

comptables en langue malagasy pour les caisses du réseau. Et ensuite, sur l’existence d’un

organe « CSBF » règlementant le traitement comptable dans le domaine de la microfinance et

contrôle les états financiers de ces institutions. De ce fait, elles ont pour obligations de

déclarer leurs états financiers-bilan, compte de résultat, portefeuille à risque et le FPD… .

Mais avant de procéder à ces déclarations, le comptable enregistre leurs opérations

comptables suivant le plan comptable des établissements de crédit. Dans ce cas, une maîtrise

de ce plan comptable, l’utilisation du logiciel ORCHID comptabilité et ORCHID

Microfinance est nécessaire.

122

Instruction n° 001/08-CSBF du 14 novembre 2008 123

Les 9 états financiers des 9 URCECAM sont à consolider dans un seul état financier.

49

3. Discussion et recommandation Dans cette partie, nous discutons des résultats recueillis. Nous proposons des

recommandations pour l’institution. Les recommandations se situent au niveau du contrôle

des comptes de liaisons, des logiciels de traitements comptables, sur les règles communes et

sur les traitements comptables.

3.1 Discussion des résultats obtenus

A ce niveau, les discussions tournent autour du refinancement, du logiciel utilisé, des

règles communes,

3.1.1 Comptes de liaison

Le réseau CECAM utilise généralement trois comptes de liaison : refinancement,

MAV et AVF

Le refinancement est un compte de liaison entre l’UNICECAM et l’URCECAM.

L’union a été créée non seulement pour représenter les mutuelles régionales et également de

jouer le rôle de caisse centrale du réseau.

Schématiquement, nous avons cette représentation :

Figure n° 19 : Caisse Centrale

L’UNICECAM est un régulateur de fonds. Primo, les subventions obtenues sont

canalisées à travers l’union en premier lieu. Et les excédents des unités régionales sont

déposés à l’union en second lieu124. Par ailleurs, concernant la procédure d’achat, si le

montant est supérieur à un certain montant125 défini au préalable, une autorisation préalable de

l’union est requise même si l’unité régionale utilise ses propres fonds pour l’acquérir.

124

Elle a un compte de dépôt auprès de l’union. Ce compte générera un intérêt créditeur pour lui. Si

l’URCECAM à besoin de fonds, elle demandera un refinancement auprès de l’union si son dépôt a un solde

créditeur. Ce refinancement a un coût matérialisé par un intérêt. Si son compte de dépôt a un solde créditeur,

elle peut retirer son dépôt pour financer ses activités. Le fonds utilisés pour refinancer les URCECAM en

difficulté n’est autre que l’utilisation de fonds déposés par toutes URCECAM. 125

Supérieur à 2.000.000 Ar

URCECAM

URCECAM

URCECAM

URCECAM UNICECAM


50

Du point de vue comptable, l’autorisation de l’union constitue une pièce justificative

majeure pour enregistrer l’acha t correspondant. Dans cet axe, les URCECAM n’ont pas

d’autonomie concernant la prise de décision et l’utilisation de ses propres fonds. Par

conséquent, pour un achat ayant une valeur plus de 2.000.000 Ar, le processus de prise de

décision est complexe. Cela entrave dès fois la poursuite des objectifs qu’ils se sont fixés.

Le fonds envoyé par l’UNICECAM, à la demande d’une URCECAM en déficit 126 est

frappé d’un intérêt. On peut dire que c’est un octroi qui n’est autre qu’un mouvement de fonds

interne127. Cet intérêt s’enregistre comme une charge pour le demandeur. Cependant, faute

d’inexistence d’un transfert de fonds, les argents sont canalisés à travers les banques. Au

niveau du compte de l’URCECAM à la banque, elle doit respecter un minimum de liquidité

6.000.000 Ariary. De l’autre côté, les entreprises commerciales ou industrielles, la trésorerie

idéale tourne autour de zéro128. Dans ce cas, les IMF doivent respectées des paramètres dictés

par la CSBF pour maintenir sa solvabilité et sa liquidité.

On peut dire que les IMF sont plus soumis aux règles de gestion et de prudence que les autres

entreprises.

Les charges de direction au niveau de l’Union129 sont reparties selon le nombre de

l’URCECAM. L’UNICECAM génère des produits financiers grâce au refinancement et le

dépôt en banque. Mais les excédents envoyés par les URCECAM ont un intérêt130. Tout au

moins, nous n’avons pas le taux appliqué au refinancement et le taux du dépôt des excédents.

L’inspecteur, par exemple, est à la charge de l’union. Toutes les dépenses sont avancées par

l’unité régionale où il travaille. Et chaque fin de mois, elle envoie une note de débit auprès de

l’union. Un compte de liaison sera utilisé. Et au niveau de l’union, elle solde le compte de

liaison par une sortie de fonds. Ces frais seront ensuite repartis en fonction du nombre de

l’URCECAM et en part égal. C’est ce qu’on appelle « un quote part des frais de siège ». Il

faut noter que chaque unité régionale supporte elle-même ses charges. Les frais repartis vont

diminuer les dépôts de l’unité régionale pour le paiement. En d’autre terme, l’union prélève

les dépôts sur le compte de l’unité régionale. Le risque serait de voir la facturation des charges

à venir mettre en péril ces avoirs. Dans ce cas, l’union mettrait en péril les ressources venant

des membres confiés aux caisses.

126

Une unité régionale qui n’a pas de liquidité pour pouvoir suivre leur activité ou encore qui n’a pas de solde

créditeur pour le compte de dépôt détenu par l’union. 127

Un mouvement interne est un mouvement de fond entre l’unité régionale et l’union 128

Randriamasimanana Origène (2011) Cours de GT en 3ème

année 129

Charge de direction et inspecteur par exemple. 130

Qui s’enregistre comme un produit pour l’URCECAM.

51

Au niveau de la comptabilité, l’UNICECAM tient un compte des URCECAM et de

l’autre côté, cette dernière enregistre les opérations réalisées par elle ou qui a une relation

avec l’UNICECAM. Cette relation est matérialisée par un compte de liaison. Ces comptes

doivent être soldés. A ce stade, nous pouvons dire que l’UNICECAM établit un bordereau131

pour connaître les dépôts et les charges financières de chaque URCECAM. C’est pourquoi

chaque week-end, l’URCECAM centralise les fonds à l’union pour minimiser le nombre de

jours132.

L’union établit son propre état financier pour connaître le résultat qu’elle a tiré

annuellement. Ensuite, quand tous les états financiers de chaque unité régionale sont à la

disposition du département de la comptabilité, ils consolident ces é tats pour avoir un état

financier combiné. Mais, avant d’établir l’état financier, il faut s’assurer que tout le compte de

liaison est soldé par le rapprochement des états financiers du réseau. Et le comptable ou la

personne compétente ne fait figurer dans l’état consolidé que les charges ou produits

réellement réalisées sans tenir compte de ces comptes de liaison puisqu’il vient d’être soldé.

La consolidation des comptes ne présente aucune difficulté au niveau de l’institution

financière mutualiste. Elle consiste à solder les comptes de liaisons utilisées133. Le logiciel

additionne automatiquement les actifs et les passifs. Nous savons, par contre, que le capital de

l’union est constitué par de part souscrites par l’unité régionale. Ceci représente une

immobilisation financière comme titre de participation pour elle.

Mais, au niveau de la comptabilité générale au chapitre 5 du plan comptable général,

la méthode de consolidation est différente. On utilise la méthode d’intégration globale 134 ou

méthode de mise en équivalence135. Cependant, cette méthode est inapplicable au niveau des

IMF M car l’objectif est de s’entraider. Par contre les autres sociétés commerciales et

industrielles devront présenter des comptes consolidés suivant l’une des méthodes suscitées

parce qu’elles n’ont pas de fonds de garantie mutuelle. Chacune fait de son mieux pour avoir

de résultats positifs. La différence entre le traitement comptable se situe au niveau de la

répartition des bénéfices.

131

Le mode de calcul suit la méthode d’hambourgeoise. 132

Le RAF doit maitriser la mathématique financière pour la minimisation des coûts 133

A titre d’exemple : au niveau des encaissements, l’URCECAM Vakinankaratra à encaisser 10.000 Ar et

l’UNICECAM a enregistré un encaissement de 2.000 Ar. Pour l’état financier consolidé, l’encaissement aura un

montant de 12.000 Ar. Et pour les charges financières, l’union a une somme de 20.000 Ar dont 10.000 Ar est

versé au compte de dépôt de l’unité régionale auprès d’elle et de l’autre coté, l’unité régionale a comme charge

financière au total de 15.000 Ar dont 6.000 Ar est viré à l’union comme intérêt de refinancement. Au niveau de

l’état consolidé, la charge financière représente (20.000-10.000) + (15.000-6000). 134

La société est dominante. Elle détient plus de 50% du capital de la société dominée. 135

La société détient un pourcentage entre 25% et le 50%.

52

Pour le cas du MAV et AVF, il s sont utilisée comme compte de liaison entre l’unité

régional et les caisses de base. Effectivement, deux reçus sont mis en jeux. Ceci a pour objet

de vérifier les transferts d’argents à partir des pièces justificatives.

Les caisses locales, la cadence d’ouverture est de deux fois par semaine. Dans ce cas,

huit (08) reçus ont été utilisés par semaine pour ces deux opérations seulement. Aussi pour les

caisses urbaines, son ouverture est journalière durant le jour ouvrable : 20 reçus par semaine

pour ces mêmes opérations. Ils vont donc accroître les charges concernant la fourniture. Son

avantage résulte sur la vérification qui diminue le risque de détournements des argents.

Le RZ ou autre personne transporte le MAV ou AVF à moto. Il transporte en moyenne

1.000.000 Ar par jour. La sécurité des argents est mise en jeu. Au cas où sa moto tombe en

panne, il ne sera pas arrivé au BR avant 17h avant la fermeture du BR pour verser le MAV

des caisses.

Les comptes de liaisons sont des comptes sensibles. Il doit être soldé le même jour ou

au plus tard le lendemain. L’un des contrôles appliqués à ce niveau est le rapprochement des

reçus au niveau du BR. Nous avons vu dans le circuit des reçus de MAV et AVF que la

caissière du BR établit un reçu pour justifier le décaissement d’un AVF pour le RZ par

exemple. Ce dernier remet ce reçu à la caissière de base du réseau. A son tour, cette caissière

donne un autre reçu au RZ pour justifier la réception de l’argent. Enfin le RZ apporte ce reçu

à la caissière du BR, et vice versa pour le MAV. Dans ce cas, le contrôle est bien structuré et

bien élaboré.

3.1.2 Logiciel

L’URCECAM utilise trois logiciels136, « EXCEL, ORCHID microfinance et

ORCHID comptabilité » pour traiter les informations comptables. Il faut noter que seul

l’URCECAM Vakinankaratra utilise jusqu’à maintenant le logiciel ORCHID comptabilité.

Les autres utilisent encore le logiciel maestria ou la sage comptabilité pour l’enregistrement

de toutes les opérations réalisées137 les concernant. Cependant, ce logiciel est spécialement

conçu pour les entreprises commerciales ou industrielles autre que les établissements de

crédit. Tout d’abord, le plan de compte par défaut est celui de la comptabilité générale. Les

actifs sont classés par ordre croissant de liquidité – facilité à tirer des espèces – et les passifs

136

Selon Henriet A. (1991) Comptabilité générale approfondie, Paris, p.24 : « La généralisation de

l’informatique permet d’obtenir une information plus précise à un coût supportable ». 137

Puisque le logiciel ORCHID microfinance n’enregistre que des opérations liées à ses activités principales

telles que le crédit et le dépôt.

53

par ordre croissant d’exigibilité – délai accordé pour les payer –. De ce fait, avant son

utilisation, le RAF devrait créer un plan de compte personnalisé 138 correspondant à leurs

activités. De plus, ce logiciel, ne permet pas aux IMF de converser automatiquement les

écritures réalisées au niveau de l’ORCHID microfinance. Une saisie supplémentaire dans ce

logiciel est faite. C’est un autre travail pour le comptable. Enfin, une consolidation ne sera pas

faite. En résumé ce logiciel n’est pas adapté à leurs activités139.

Le logiciel ORCHID microfinance enregistre les opérations bancaires. Il est donc

incapable d’enregistrer autre que les opérations bancaires telles que les paiements du loyer ou

les salaires, la dotation des provisions. Mais, au niveau de la conception du logiciel ORCHID,

ce logiciel a été élaboré théoriquement. C’est pourquoi pour les crédits octroyés aux salariés,

ils ne sont pas frappés par le PSV et PSF dans la pratique. Cependant, au niveau

d’enregistrement sur ce logiciel, il demande automatiquement ces deux éléments ci-dessus.

Vu que ce logiciel est plus adapté aux activités de microfinance, son utilisation a besoin d’une

grande partie de compétences des utilisateurs en informatique et un soutien des paramétrages

du concepteur. La saisie des opérations comptables est spécialisée pour une personne

concernée. Pour préserver les confidentialités des informations, l’accès et/ou l’utilisation est

régis par un log in – Nom + Mots de passe–. Autrement, cela présente un risque majeur140 au

niveau de la conservation des documents électroniques et les traitements comptables.

L’EXCEL a été utilisé pour présenter les états financiers qui ont pour objet de définir

les déclarations au niveau interne – auprès de l’UNICECAM – et externe – auprès du SG de la

CSBF–. Du fait que les autres unités régionales n’utilisent pas le logiciel ORCHID

comptabilité, l’URCECAM Vakinankaratra est obligée d’utiliser le logiciel Excel pour la

déclaration via un fichier électronique. Ce logiciel a pour avantage de vérifier l’exactitude des

opérations enregistrées dans le logiciel ORCHID ainsi que les états produits pour elle. Mais,

son problème se pose au ralentissement de la production ou l’établissement des états

financiers à cause de la routine.

Le logiciel ORCHID comptabilité est le logiciel principal puisqu’il convertit

automatiquement les enregistrements des écritures comptables de l’ORCHID microfinance.

Il facilite la tâche de l’imputation des comptes des enregistrements comptables. Il permet de

consolider les comptes du réseau Vakinankaratra.

138

Selon Maesio R., Philipps A. et Raulet C. (1999) Comptabilité générale, Paris, 6ème

édition, p.64 : « Toute

entreprise tenant une comptabilité établit son propre plan de compte, définissant l’ensemble des comptes utilisés

par ladite entreprise. » 139

La CSBF a conseillé les IMF d’utiliser un logiciel qui est adapté à leur activité. 140

Pour vérifier l’écriture ou enregistrer des opérations sans pièce justificative. Mais elle ne peut ni modifier ni

supprimer les écritures déjà enregistrées après la validation.

54

Dans ce cas, la conversion et la consolidation sont les plus pratiques. La consolidation

permet de combiner les comptes du réseau et la conversion converse des opérations

principales des IMF qui sont rattachées à l’enregistrement dans l’ORCHID microfinance.

Mais la conversion doit être vérifiée par le RAF. Ce contrôle découle à cause des mauvaises

imputations des comptes comptables par le logiciel : au lieu d’utiliser un compte 101200 par

exemple, le logiciel a utilisé le numéro de compte 101000. Il en résulte donc un travail

supplémentaire pour le RAF avant l’installation effective de l’outil de rapprochement

bancaire.

Cependant, ce logiciel ne contient pas un élément crucial durant notre stage au sein de

l’URCECAM pour rapprocher le relevé venant de la banque et l’enregistrement du comptable

dans son journal de banque. L’état de rapprochement bancaire a pour objectif de connaître

l’origine des écarts de montant entre le relevé bancaire et le journal de banque détenu par le

comptable après la comparaison du montant du solde de deux comptes. C’est l’état de

rapprochement bancaire. Cette inexistence du rapprochement bancaire est contraire à la norme

puisque la procédure de rapprochement bancaire existe dans le manuel de procédure

comptable de l’URCECAM Vakinankaratra. On peut dire qu’il y a une quelque inadaptation

avec la procédure comptable du réseau. Ce qui va conduire le comptable à utiliser un

rapprochement bancaire manuel en utilisant le logiciel Excel ou par le dépouillement des

documents. Dans cet axe, il établit et compare les deux soldes sans l’aide du logiciel ORCHID

concernant l’enregistrement du décalage. Il a pour conséquent du ralentissement de la

réalisation de son travail.

Par rapport au logiciel sage comptabilité, un état de rapprochement manuel et

automatique y sont inséré. Il faut noter que le logiciel SAGE a été crée par une entreprise

française alors que l’ORCHID par une entreprise Malagasy.

Schématiquement, le processus de traitement de donnée par les logiciels se présente

comme suit :

Figure n°20 : Processus d’utilisation des logiciels au niveau du département comptable

La répétition de l’utilisation de l’EXCEL conduisant à un ralentissement de

l’établissement des états financiers.

Microfinance Comptabilité EXCEL EXCEL


55

La caissière du BR utilise deux logiciels pour enregistrer les opérations et présenter le

journal de caisse. Tout d’abord, elle enregistre dans l’Excel toutes les opérations qu’elle a

réalisées141 , et puis, sur le logiciel ORCHID microfinance. En fin de la journée, elle établit un

PV d’arrêt de compte dans le logiciel Excel.

Schématiquement, on peut le présenter comme suit :

Figure n°21 : Processus d’utilisation des logiciels au niveau des caissières du BR

Mais le problème se résulte sur ses tâches. Elle a des tâches lourdes puisque c’est elle

la responsable au niveau de l’établissement des reçus et tenu du journal142 ainsi que le

classement des documents comptables. Ce qui va influencer la bonne tenue du journal et la

saisie dans l’ORCHID microfinance. Elle a un peu de retard pour la saisie dans l’ORCHID

microfinance puis que l’EXCEL est utilisé en priorité pour l’établissement d’un arrêté de

caisse journalière et le billetage correspondant. La signature du comptable est nécessaire pour

approuver l’enregistrement. Pour le comptable, le retard de l’enregistrement dans l’ORCHID

microfinance peut entraîner le retard de la consolidation de compte de l’unité régionale. Par

conséquent, il y aura un retard de la déclaration auprès de la CSBF.

La caisse dotant d’un système informatique utilise tout simplement le logiciel

ORCHID. La consultation de solde des membres se fait en temps réel143. Le logiciel facilite la

tâche de la caissière à travers la rapidité de l’établissement de contrat par exemple et le

tableau d’amortissement144. Elle a plus de travail par rapport à la caissière locale. Tout

d’abord, même si elle utilise ce logiciel pour enregistrer les opérations qu’elle a réalisées, elle

sera obligée de tenir un livre-journal145 et compléter la fiche manuellement. Et enfin, elle doit

produire une balance journalière.

141

Du point de vue personnel, c’est un brouillon mais au niveau de l’administratif, ceci matérialise la signature

du comptable via un arrêté de compte. 142

Elle n’utilise pas le livre-journal de caisse 143

Pour chaque ouverture de caisse, la caissière est obligée d’ouvrir une caisse dans le sens d’un

enregistrement comptable dans l’ORCHID microfinance. De ce fait, elle va utiliser le module de FO. Ensuite,

elle choisit le type de journal et mentionne le numéro du journal. Cette numérotation répond à l’un des crit ères

d’un enregistrement sur un système informatique/informatisé 144

Ce terme est utilisé ici comme une annuité de paiement des membres. En d’autre terme c’est un tableau de

paiement. Au niveau des caisses locales, son calcul est fait manuellement. 145

Qui fait l’objet d’envoi à l’unité régionale.

EXCEL

ORCHID

microfinance

EXCEL


56

Le logiciel est utilisé au niveau de l’URCECAM pour traiter des informations

comptables. L’objectif est de produire des états financiers et les déclarer au niveau interne et

externe. Seules les caisses urbaines et une caisse locale utilisent ce logiciel. Les autres caisses

enregistrent leurs opérations comptables manuellement. En plus, ce logiciel nécessite une

connaissance plus poussée en informatique pour faciliter la tâche d’une caissière. De l’autre

côté, beaucoup des caisses n’ont pas d’électricité et n’ont pas la compétence requise pour

utiliser des matériels informatiques.

Pour tout enregistrement d’encaissement tel que le remboursement de crédit par le

membre, dépôt, paiement du PSV, les éléments (reçu, date de valeur, date d’opération,

numéro du membre, montant et le libellé) doivent être remplis par la caissière à partir du reçu

qu’elle a établi. La compétence de la caissière joue un rôle important. Dès qu’une opération

est enregistrée dans un logiciel de traitement comptable, on ne pourra pas supprimer ou

modifier quoi que ce soit après la validation de l’écriture. Une grande attention sera consacrée

lors d’un enregistrement comptable. C’est après cet enregistrement que l’ORCHID

microfinance puisse connaître le solde du membre.

Avant de décaisser le fonds octroyé à un membre, il faut suivre au moins quatre

étapes :

Création du contrat

Paiement du PSV

Octroi de crédit via le déblocage

Retrait du DAV du client qui n’est autre que le crédit accordé.

Ces étapes doivent être passées successivement. Lors d’une erreur de l’enregistrement,

le crédit octroyé ne figure pas au DAV du membre. En général, après avoir suivi ces 4 étapes,

le membre retire dans son compte de DAV le montant du crédit octroyé. Pour

l’enregistrement, on suit tout simplement la procédure d’enregistrement d’un retrait.

Le COP seul qui a la décision finale d’un octroi de crédit146. Ce représentant a été élu par les

membres. Il a une influence sur les membres même s’il n’a pas la capacité ou expérience au

niveau des analyses ou la prise de décision économique. De ce fait, les techniciens donnent

leurs conseils mais ne prennent pas de décision. Il se peut qu’ils octroient de crédit à une

personne que les techniciens ont identifiée qu’elle n’a pas le moyen de payer le crédit. Cela

augmente les risques de non recouvrement et se matérialise au pourcentage du ratio de

portefeuille à risque.

146

En tant qu’un représentant des membres qui ne sont autre que les actionnaires,

57

Par contre, le crédit LVM ne suit pas la logique des autres crédits147 puisque ce soit un

matériel acheté qui sera considéré comme crédit. Le membre indique tout simplement le

matériel qu’il voudrait avoir et c’est l’institution qui se charge de l’achat. Ce type de crédit

n’est autre que le crédit bail. Pour son enregistrement la caissière suit tout simplement trois

étapes :

Création du contrat

Enregistrement du PSV

Octroi148

On met le numéro du membre au niveau du libellé. Il rend difficile lors d’un triage de

l’octroi de crédit par membre. On utilise dans ce sens le compte analytique.

En conclusion, l’utilisation d’un ou plusieurs logiciels pour tenir la comptabilité a pour

avantage entre autre de traiter rapidement les tâches de report : tous les comptes sont mis à

jour sans délai149. Les utilisateurs produisent à temps les documents de synthèse obligatoire

ou facultative.


Suivant les normes comptables, la comptabilité suit le principe de partie double. Il est

utilisé auprès de l’URCECAM. Son utilisation au niveau des caisses est un peu différente. La

différence résulte sur l’utilisation de deux documents. Cela ne suit pas la norme. Au niveau de

l’enregistrement comptable, on précise le contenu et l’imputation des comptes.

Théoriquement, les règles communes assurent la fiabilité des informations comptables

et suivent les normes internationales concernant l’établissement des documents comptables

manuellement. Mais il y a cependant une distorsion concernant l’utilisation du principe de

partie double au niveau de la caisse qui pratique la comptabilité de caisse et concernant la

périodicité de l’envoi des documents. Pour respecter le principe de partie double, la caissière

enregistre dans un registre correspondant les opérations enregistrée dans le journal. Si on

regarde tout simplement le journal, on ne sait rien d’où vient le fonds ? Et comment on a fait

pour éteindre les charges ? D’une manière générale, elle suit la logique de la partie

double : « Une augmentation de ressource est obtenue grâce à une diminution des emplois, et

inversement…». Dans le langage comptable, quant on débite un compte, il faut aussi créditer

un autre compte.

147

Après le déblocage, le montant apparaît dans le compte DAV du membre. Et il su ffit de retirer son compte

pour bénéficier le montant de crédit octroyé 148

Sans passer au retrait 149

Maeso. Robert. (2002) Comptabilité générale, Paris, 5 éditions, p.144

58

Une augmentation de ressource ou une diminution des emplois 150 est, de ce fait,

inscrite à la droite du compte (Crédit) alors que l’augmentation des emplois ou la diminution

d’une ressource151 est au débit (à la gauche du compte). L’imputation de compte consiste à

attribuer un numéro de compte. Mais au niveau de la comptabilité de caisse, cette imputation

est inexistence car seule la colonne figure dans le journal. Alors la comptabilité de caisse ne

tient pas compte la norme comptable à Madagascar.

Pour le deuxième point, l’envoi des documents est hebdomadaire. Ce qui va influencer

sur la connaissance de la trésorerie au jour le jour. Les responsables ne disposent pas

d’informations précises sur la situation journalière de l’état des caisses. De ce fait, la prise de

décision se base sur la trésorerie de la semaine d’avant, au fur et à mesure. Dans ce sens, la

comptabilité permet au directeur de prendre une décision hebdomadairement. A notre

connaissance, la comptabilité est l’un des piliers pour la survie d’une entreprise.

Et l’inventaire physique permet de constater les erreurs commises durant l’enregistrement. Il

permet en d’autre sens, de rapprocher le solde trouvé dans l’enregistrement dans un livre

journal ou dans l’ORCHID microfinance et celui de l’inventaire physique.

Toute entreprise tient un livre-journal présentant les enregistrements comptables des

opérations réalisées au jour le jour152. De ce fait, les caissières locales et urbaines tiennent leur

journal pour connaître les ressources153 et les emplois154 à temps réel. Ce document comptable

et les pièces d’appui correspondant à l’enregistrement sont envoyés au BR pour un nouvel

enregistrement comptable dans le système informatique. C’est dans ce système que chaque

opération est transcrite sous la forme d’une écriture dans laquelle figure le numéro et noms

des comptes débités et crédités et le libellé155.

Le journal de caisse permet aux conseillers de connaître ses ressources et ses emplois.

Il lui permet d’établir la demande de fonds à l’unité régionale. C’est à partir de ce livre

journal que le RAF ou le comptable vérifie la trésorerie de la caisse à la fin de la journée.

Pour faire preuve d’une authenticité lors de l’enregistrement, la caissière établit l’inventaire

théorique à partir du journal. Et enfin, elle rapproche ceci avec l’inventaire physique dans le

but de réaliser l’arrêté de caisse. Ce journal n’est qu’une pièce justificative concernant la

crédibilité de sa tenue par la caissière.

150

Compte d’actifs 151

Compte de passifs 152

Maesio R., Philipss A.et Raulet C. (1999) Comptabilité générale, Paris, 6ème

édition, p.50 153

L’origine du flux financier 154

La destination du flux 155

Le libellé mentionne la pièce justificative

59

Du point de vue administratif, ce journal ne permet pas au comptable d’établir les états

financiers : Bilan et le compte de résultat. C’est après l’enregistrement de ces mêmes

opérations par les aides comptables qu’il puisse réaliser ces états. Le journal de caisse est pour

usage interne au niveau de la caisse qui le détient seulement. Nous avons constaté que deux

personnes enregistrent une même opération. Cela traduit une charge supplémentaire

puisqu’une seule personne peut le tenir toute seule. Il est là pour vérifier les écritures

comptables et un contrôle de la caissière.

L’envoi des documents est consigné dans un cahier de transmission pour justifier la

réception des documents. Ce cahier mentionne la date d’arrivée des documents, la signature

de la personne qui les remet et la signature de l’aide comptable qui a pour charge de les

enregistrer. L’envoi des documents est hebdomadaire selon la procédure comptable du réseau.

Il y a donc un décalage d’une semaine entre l’enregistrement manuel et l’enregistrement

informatisé. La caissière locale, ou les caisses ne dotant pas d’un système informatique, ne se

rend pas compte de ses erreurs qu’une semaine après la clôture de son journal. Ce décalage de

temps va conduire la caissière de reporter ses fausses soldes 156, s’il y en a, pendant une

semaine. Et ces erreurs influent la disponibilité réelle de la caisse. Par conséquent, la décision

prise par le conseiller au niveau de l’établissement de sa demande d’avance de fonds est floue

puisque sa trésorerie ne présente pas l’image fidèle de sa caisse.

Pour l’enregistrement dans le livre-journal, la caissière a une rapidité de sa tenue grâce

à la langue utilisée et l’existence d’une matrice déjà élaborée. Il est facile à comprendre et à

tenir. Il ne demande pas une certaine compé tence. Il suffit juste d’insérer dans la colonne

correspondante une opération. Elle utilise la balance carrée pour vérifier les montants. Ce

principe minimise les erreurs concernant la saisie des montants. Mais elle n’a aucune

importance au niveau des erreurs concernant le choix de la colonne. Dans le cas où elle se

trompe de colonne, la vérification du type de crédit remboursé ou octroyé, avec les intérêts

correspondants, s’avère être difficile. Et pour mieux connaître les origines des erreurs de la

saisie des montants, la caissière rapproche le journal tenu par la caissière et celui du KMP de

permanence. Ce rapprochement facilite la constatation des erreurs. Ce dernier reçoit une

indemnité de ce fait. Cela génère une charge supplémentaire pour l’institutio n. Le KMP de

permanence n’existe pas au niveau de la caisse urbaine, les recherches des erreurs sont

réalisées par la caissière elle-même.

156

Dans le logiciel ORCHID microfinance le solde de la caisse est 2.000 ,00 Ariary, alors que dans son livre

journal le solde était de 1.000,00 Ariary.

60

Pour la part des membres, le KMP est son représentant. Ils n’ont pas l’idée de la

trésorerie, plus exactement les dépenses de son institution et les recettes qu’elle a tirées

pendant son ouverture.

Le comptable utilise 7 colonnes pour enregistrer les prestataires de services en EXCEL.

En ce sens, cette mode de présentation regroupe toutes les informations minimales contenues

dans un livre de journal :

La date.

Un ou plusieurs comptes débités.

Un ou plusieurs comptes crédités.

Le libellé de l'écriture.

Les comptes à débiter et à créditer ne sont pas séparés. Nous savons qu’une pièce

justificative est requise pour enregistrer une opération comptable dans un journal. Au niveau

de cette institution, Il suffit de regarder une colonne correspondante pour faciliter la

connaissance de la pièce justificative.

Plusieurs méthodes de comptabilisation peuvent être adoptées pour enre gistrer les

opérations comptables :

Comptabilité de caisse

Comptabilité d’encaissement

Nous avons vu que les caisses de bases et la caisse du BR utilise la comptabilité de

caisse et seule l’unité régionale qui applique la comptabilité d’engagement. La différence

entre ces deux méthodes est les faits générateurs d’un enregistrement. Concernant le livre

journal utilisé, il énumère tout simplement tout encaissement et décaissement sans utiliser une

contrepartie. Seul l’encaissement et le décaissement sont le fait générateur d’un

enregistrement. En d’autre terme, un mouvement de fonds physiquement. Ce journal montre

que toute sortie de fonds était payée en espèce. Et toute entrée va alimenter la caisse.

Théoriquement, le livre-journal utilisé au niveau de caisse ne suit pas la norme. Tout

d’abord, l’inexistence d’un compte à débiter et le compte à créditer. Le principe de la partie

double n’est pas respecté. Ce livre permet au directeur ou le RAF de connaître la trésorerie et

permet de prendre une décision économique. Cependant, il ne donne aucune idée de

l’augmentation de ressource ou sa diminution à travers l’utilisation du compte débit et de

crédit. Aussi, c’est difficile de connaître le crédit qui génère plus des produits.

61

D’une manière générale, un livre journal doit comporter des informations suivantes :

Date de l’opération

Intitulé du compte débité ou crédité ainsi que son numéro de compte

Libellés des opérations

Même si aucun texte juridique ne détermine la forme d’un livre journal, il faut figurer

au moins dans le livre-journal ces éléments.

Selon Jean-Jacques Friedrich157 : « Pour prouver, il faut appuyer l’existence d’un fait

comptable par des pièces justificatives ». Le reçu est donc une pièce justificative d’origine

interne à usage externe pour pouvoir enregistrer des opérations dans le journal. Ils sont en

trois exemplaires et en langue malagasy. Les auditeurs étrangers envoyés par les bailleurs de

fonds ne peuvent pas contrôler l’URCECAM Vakinankaratra s’ils ne maîtrisent pas la langue

Malagasy.

Pour la caissière, ceci a pour avantage de faciliter sa compréhension et celle du

membre. Il faut noter que la raison d’être du réseau au départ est de faciliter l’accès au

financement des paysans, agriculteurs et entrepreneurs ruraux. Et même aujourd’hui le taux

d’intérêt appliqué à un prêt relatif à la culture ou agricole est inférieur aux autres crédits. Ceci

est constaté même au niveau du PSV et PSF. Le réseau privilégie l’octroie de fonds ou de

prêts auprès des paysans, illettrés dans la majeur partie des cas, justifiant l’utilisation de la

langue malgache. Mais durant notre stage on constate qu’il y a des membres qui ont la

nationalité française qui déposent leurs argents auprès de cette institution. L’utilisation de

cette langue influence les membres potentiels étrangers parce qu’il devait avoir à son côté une

personne qui est capable de traduire cette langue ou apprendre la langue malagasy.

Les couleurs des reçus sont différents ce qui facilite l’enregistrement comptable. Lorsqu’ il a

une couleur rose, le comptable ou la caissière ou même les aides comptables pensent à une

dépense. En comptabilité, cette couleur signifie qu’on crédite le compte de trésorerie pour

justifier une sortie de ressource. La couleur bleue par contre signifie un produit ou une

ressource. On enregistre dans le débit le compte de trésorerie pour justifier une entrée de

ressource. Ils ont donc un avantage au niveau de la routine, et facilite la compréhension de

membre. Mais le problème se pose sur la capacité de la caissière. Si elle établit un reçu pour

dépense, alors qu’elle a utilisé le reçu d’encaissement ou couleur bleu par erreur, Cela aura

une influence sur l’imputation de compte au niveau de l’enregistrement des aides comptables.

Evidemment, cette erreur influencera sur les états financiers produits par le comptable.

157

Friedrich J-J-. (2010) Comptabilité générale et gestion des entreprises, 6ème

édition, Belgique, p.7

62

Toutes dépenses ou plus précisément une sortie de ressource doit préalablement a voir

une autorisation du RAF et le DR. Le processus à suivre est très long. Si une caisse a besoin

d’un fonds imprévisible158 concernant ses activités, un ralentissement d’action sera constaté.

En d’autre terme, elle est inflexible159.

Cependant, durant notre stage, on a constaté que si l’un d’eux part en congé, seule la

signature du RAF ou DR a une importance. Au cas où le RAF est en congé, le DR n’a pas

l’idée de la trésorerie de l’URCECAM. Cela met en jeu la trésorerie future. Mais on peut

téléphoner le RAF pour connaître la trésorerie, dans ce cas la logique du congé n’est pas

respectée en premier lieu et au deuxième, il devra suivre le mouvement de trésorerie au jour le

jour durant son congé.

Par conséquent, il n’y a pas des gaspillages d’argents pour des dépenses non

prioritaires pour l’institution parce que « les charges de l’entreprise comprennent tout ce qui a

été nécessaire pour son fonctionnement : achat, taxes, charges de personnelles… »160. Les

contrôles de dépenses, pour les certaines, sont faciles du fait de l’existence de l’autorisation.

Cette dernière privilégie les hiérarchies concernant la prise de décision au niveau du réseau.

Selon la notion de séparation de tâche, la tâche de décaissement et celle de la personne qui

l’autorise sont incompatibles. Cette notion est respectée au niveau de cette institution. Cela

diminue le détournement de fonds ou le vol : avant un décaissement de fonds, la caissière

vérifie la signature du RAF et le DR. Il faut noter que l’autorisation soit attachée au reçu du

décaissement pour justifier un achat par exemple. Au niveau de la demande d’avance de

fonds, les dirigeants ont une idée de l’évolution de chaque caisse.

En langage comptable, cette autorisation sert de base d’une pièce justificative. Ce qui permet

à la caissière d’enregistrer dans le libellé de son écriture le numéro du reçu ou la facture

correspondante en suivant le numéro de l’autorisation et sa date d’approbation. Seul le BR

utilise cette procédure.

L’URCECAM a un statut d’une société coopérative. Même si elle tire un résultat

positif, la répartition de profits est interdite puisque bien attendu seuls les membres sont le

propriétaire. Ce non partage de revenu va conduire le directeur d’investir ces excédents à

l’achat d’un matériel par exemple. Les matériels utilisés sont devenus sophistiqués.

L’utilisation de ces matériels exige une compétence au niveau du personnel.

158

Par exemple un retrait des plusieurs membres en une seule journée. 159

L’institution ne s’adapte pas rapidement aux évolutions de l’environnement 160

Mikol A. Comptabilité générale, épreuve n° 21 du DPECF, Collection la villeguerin UNIVERSITE, Paris.

63

Cela conduit l’institution à former leur personnel. Ces excédents alimentent les

réserves légales et les réserves facultatives. On sa it qu’il y a une norme qui réglemente le

montant maximum d’une réserve légale au niveau de la comptabilité générale. Cette

institution est puissante puisque chaque résultat tiré depuis sa création jusqu’aujourd’hui lui

permet d’ouvrir une caisse. Nous avons vu que l’UNICECAM est une caisse centrale du

réseau. Une partie du résultat tiré est alors viré au compte de la caisse centrale. Mais le

problème, ce que si l’URCECAM vire ces excédent l’UNICECAM est obligée de payer un

intérêt. Et ensuite, si l’URCECAM demande un refinancement faute d’insuffisance de ses

dépôts auprès de l’UNICECAM, elle est obligée de payer un intérêt.

Les organismes sanitaires ont pour rôle d’assurer la santé de son membre en contre

partie d’une retenue salariale. De ce fait, si un employé tombe malade, il ira à l’OSTIE pour

bénéficier d’un soin sans paiement de quoique ce soit. C’est valable aussi pour les membres

de sa famille au premier degré puisque la cotisation salariale de sécurité sociale est destinée à

couvrir les risques de maladie, maternités, décès…Et la cotisation patronale couvre entre autre

l’accident de travail. De ce fait, si une institution cotise dans un organe sanitaire,

l’enregistrement comptable pourra de faire de deux manières. Tout d’abord, la cotisation

salariale et puis la cotisation patronale. Ces écritures sont inexistantes auprès de l’URCECAM

Vakinankaratra du fait qu’elle n’est pas affiliée à aucun organisme sanitaire. Son avantage

réside sur l’augmentation de son résultat puisqu’aucune n’est comptabilisée. Cela constitue un

avantage pour le personnel car aucune cotisation salariale ne sera retenue des salaires. Ceci va

faciliter la tâche de la personne qui établira la fiche de paie.

Concernant la procédure de l’URCECAM Vakinankaratra, si un personnel tombe

malade, elle devrait avancer un fonds pour pouvoir bénéficier un soin. Et après avoir adressé

une demande de remboursement auprès de l’institution, on pourra bénéficie d’un

remboursement de 75% du total de dépenses. Pour une avance de fonds, le directeur contrôle

la facture ainsi que la signature des docteurs agréés par l’Institution et ayant pris en charge le

patient, avant d’accorder le remboursement des frais médicaux. Le problème réside tout

d’abord, au cas où le personnel n’a pas d’argent pour avancer ces dépenses. De l’autre côté, le

pourcentage d’une retenue salariale s’élève à 1% pour le salarié et 13% pour la cotisation

patronale. Ce qui veut dire qu’il est préférable pour l’URCECAM d’adhérer à un organisme

sanitaire.

64

Pour connaître le départ d’un personnel en mission, la sécurité établit un cahier de

départ et d’arrivée. Dans ce cas, la sécurité a pour rôle de contrôler le personnel en mission. A

notre avis, la sécurité assure la sécurité du lieu du travail et non contrôler les personnels. Il y

aura, peut être, par exemple, une pression par le personnel. Cela aura des influences sur

l’enregistrement des pointages de ces personnels en mission.

3.1.4 Traitement comptable

Nous allons énumérer successivement l’instruction du CSBF, la spécificité de la TVA

et les enregistrements comptables de différentes opérations.

La CSBF précise les règles à suivre pour traiter les informations comptables. En

d’autre terme, elle normalise le traitement à travers la publication des instructions. Mais, il

faut noter qu’à part ces instructions, il y a le PCEC. A son tour, il donne des références et

l’imputation des comptes et même des règles du traitement comptable. Par rapport au PCG ou

plus précisément, les entreprises commerciales ou industrielles, qui l’utilisent n’ont pas des

astuces à suivre pour traiter les informations comptables à part le plan comptable. Vu que la

comptabilité appliquée par la microfinance est différente par rapport à la comptabilité

générale, la CSBF contribue à la bonne tenue de la comptabilité en microfinance. La CSBF

par exemple, à travers les instructions, fixe les règles à suivre voire les procédures de la

comptabilisation des créances douteuses, le reclassement en créance douteuse et l’assurance

décès. La comptabilité générale les utilise aussi mais concernant la microfinance, cette

opération a une influence sur leur ratio de portefeuille à risque.

C’est pourquoi la CSBF réglemente ces traitements. En plus de ces traitements, la

CSBF fixe les règles de gestion et le règle de prudence relative à la comptabilité et à ses

activités. Mais, au niveau des autres entreprises qui ont un statut de commercial par exemple

ou industriel, il n’existe pas un organe central rattaché à la banque centrale qui contrôle et fixe

ces règles. Les établissements de crédit sont plus contrôlés de ce fait. A cause de cette

règlementation, il y a une pression qui pèse sur le département de la comptabilité à la

production des états financiers à déclarer au près de l’UNICECAM pour les URCECAM et au

près de la CSBF pour l’UNICECAM.

A long terme, il y aura une cohérence du traitement comptable. Ces instructions sont

comme une formation théorique pour le non initié. L’inconvénient se matérialise sur

l’orientation stratégique des institutions du fait que la CSBF a l’autorisation de suspendre les

activités d’octroi de crédit qui est l’une des activités principales des IMF si cette dernière a

enregistré un FPD négatif par exemple.

65

Pour provisionner une créance, les IMF appliquent simultanément deux principes :

Principe de contagion161 et le principe de prudence162. L’utilisation du premier principe

conduit le comptable à classer l’ensemble de crédit octroyé à un membre si l’un d’eux a un

retard de paiement. Il diminue le résultat comptable de l’institution et évidemment l’impôt à

payer à travers l’utilisation du principe de prudence qui consiste à approvisionner.

L’assurance décès est l’une des ressources pour compenser une créance d’un membre

défunt. Dans ce cas, pourquoi une société d’assurance a été crée ? L’assurance a pour objet

de garantir toutes sortes de risques liés à son client. Les institutions financières préfèrent

utiliser l’assurance décès pour gonfler ou augmenter les ressources. Notons que le montant de

cette assurance s’élève 1% de chaque crédit octroyé. En d’autre terme, elle peut utiliser ce

fonds pour maintenir leur liquidité ou leur solvabilité. A long terme, les assurances

dénonceront les IMF puisque ces dernières ont pour activité de l’octroi de crédit alors que les

assurances sont là pour assurer les risques ou dégâts causés par ses membres ou clients.

Certaines opérations bancaires et financières sont dispensées de la Taxe 163.Les IMF

sont exonérées de la TVA sur les intérêts perçus, la taxe sur importation des équipements

informatiques, taxe de publicité sur les prêts. Selon R.MAESIO, A.PHILIPPS ET

C.RAULET164 : « La TVA collectée ne doit pas être considérée comme un produit, ni la TVA

déductible comme une charge pour l’entreprise ». On peut dire donc que la TVA est un impôt

indirect, dont la charge effective incombe en principe au consommateur final. Pour les

membres qui bénéficient des crédits au niveau du réseau, cette exonération a un avantage pour

eux : ils ne paient pas la TVA. Pour les autres entreprises, c’est à la charge du client de payer

la TVA. Prenons un exemple d’une entreprise qui produit des biscuits comme le JB. Cette

entreprise inclue dans son prix de vente la TVA déductible, ce qui va augmenter

automatiquement le prix de vente. On peut dire que les établissements de crédit ont pour rôle

de financer les habitants. L’Etat utilise le régime fiscal pour maximiser ou minimiser la

production du pays. L’exonération de cette TVA minimise le taux d’intérêt165 appliqué par les

IMF. Par conséquent, l’intérêt payé par le membre est minimisé. C’est un système incitateur à

l’entrepreneuriat pour la population.

161

Selon Lhériau L. (2005) Le droit et la microfinance, Support pédagogique, Cycle de formation TURGOT,

Marseille, p.15 : « Le Principe de contamination : on déclasse l’ensemble de la créance même si une seule

échéance est impayée » 162

Eviter le risque de transfert, sur l’avenir, d’incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et le

résultat de l’entreprise. 163

Friedrich J-J, (2010) Comptabilité générale et gestion des entreprise, 6èédition, Belgique, p.94

164 Maesio R., Philipss A.et Raulet C. (1999) Comptabilité générale, Paris, 6

édition, p.68

165 Ce taux est fixé par des textes juridiques.

66

Au niveau de la comptabilité, l’exonération de la TVA minimise leur travail

concernant l’enregistrement et aussi le calcul de la TVA à payer.

Les IMF suivent trois phases pour pouvoir constater la provision requise même cas

donc que pour la comptabilité générale. Ses particularités résident sur la première phase. Pour

la microfinance, la première phase est appelée « enregistrement de la valeur non imputée alors

qu’au niveau de la comptabilité générale, cette phase s’intitule « le virement d’un client

solvable en créance douteuse ». C’est après cette phase qu’on doit constater ou enregistrer le

nouveau CDL. Cette phase n’est autre que le virement d’un client douteux ou valeur non

imputée en nouveau CDL. Et pour finir, l’enregistrement d’une provision correspondante.

Suite à l’utilisation des deux plans de comptes différents, le numéro de compte utilisé est

différent.

Avant de présenter les états financiers obligatoires : bilan, et compte de résultat, le

comptable doit faire un inventaire. Cet inventaire permet au comptable d’appliquer le principe

de prudence. D’où la nécessité d’établir le tableau d’amortissement pour connaître la valeur

nette comptable du matériel au 31 décembre. La dotation aux amortissements est un élément

de l’autofinancement pour acquérir une nouvelle matérielle. On peut utiliser deux méthodes

d’amortissement : linéaire ou dégressif.

L’URCECAM Vakinankaratra utilise l’amortissement linéaire166. Selon le PCG, le

mode linéaire167 doit être appliqué à défaut de méthode plus adaptée168. Ce qui signifie que le

mode d’amortissement retenu doit donner une estimation satisfaisante du rythme de

consommation des avantages économiques attendus de l’actif et être appliqué à tous les actifs

de même nature ayant des conditions d’utilisation identiques.

C’est le RAF qui détermine le nombre probable de l’utilisation du matériel en fonction

des références de taux donné par l’administration fiscale. Pour cette dernière, le taux

d’amortissement légal pour les matériels informatique est de 25%. Au-delà, la différence sera

réintégrée dans le calcul de l’assiette fiscale. Les matériels informatiques peuvent être

l’ordinateur… Au niveau de cette institution, les flashs disques sont considérés comme des

matériels informatiques. Ils ont donc la même durée de vie169 que les éléments cités ci-dessus.

166

Selon Henriet A. (1991) Comptabilité générale approfondie, Edition technique, Paris, p.70: « La date de

départ de l’amortissement correspond à la date de mise en service du bien et la première annuité se calcule

prorata temporis en jours par rapport à cette date ». 167

Cela consiste à étaler uniformément la valeur de l’immobilisation sur sa durée probable d’utilisation. 168

Selon Friedrich J-. (2010) Comptabilité générale et gestion des entreprises, 6ème

édition, Belgique, p.185 169

Selon Henriet A. (1991) Comptabilité générale approfondie, Edition technique, Paris, p.69 : « D’après le

principe de permanence des méthodes, la durée retenue pour des biens appartenant à la même catégorie et

utilisés dans des conditions similaires doit être unique »

67

Selon le PCG 2005, les actifs qui ont une valeur importante peuvent être amortis. Dans notre

cas, la valeur s’élève à 1.600.000 Ariary. Ce qui est importante170 au niveau de cette

institution. Cependant, nous avons constaté que la consommation des avantages économiques

attendu du flash et celle de l’ordinateur ne sont pas les mêmes. Cela permet de dire que ce

flash a une durée de vie inférieure à l’ordinateur. A notre connaissance, le flash peut être

considéré comme des fournitures de bureau. Dans ce cas, il n’est pas frappé par

l’amortissement.

Concernant la présentation de plan d’amortissement, ce tableau ne montre pas qui

détient l’ordinateur et le flash.

Le registre est un document assurant la bonne pratique du principe de partie double du

livre journal. Cependant, ce document n’est pas envoyé au BR. Le risque, à travers

l’utilisation des documents envoyés, est de ne pas connaître la réponse de la question po ur

quoi ?

Nous constatons que chaque jour, la caissière du BR établit les documents – reçus,

livre journal – et enregistre les opérations dans le logiciel Excel et ORCHID microfinance. Sa

tâche est très lourde, ce qui va influencer sa motivation et la réa lisation de son enregistrement

dans le logiciel principal du fait du stress.

Les caisses urbaines ou les caisses ayant un système informatique tiennent

journalièrement leurs opérations dans le logiciel ORCHID microfinance, établit manuellement

le livre journal de caisse et les reçus correspondants. C’est une activité stressante pour la

caissière. Et de l’autre côté, si les membres font la queue dans une même journée, la caissière

peut délaisser les enregistrements manuels.

Pour la caissière locale ou les caisses ne dotant pas d’un système informatique, elle

effectue toutes ses tâches manuellement. Un ralentissement de l’accomplissement de son

travail est constaté. Pour connaître le solde d’un membre, par exemple, elle devrait consulter

la fiche bleue. Et en plus, elle établit le tableau d’amortissement ainsi que le contrat

manuellement.

170

Il est difficile pour nous de dire que telle valeur est importante. Dans la pratique c’est le RAF et chef de

l’institution qui décide à tel montant est important.

68

La représentation des états financiers et le traitement comptable des opérations

comptables des IMF sont précisés par la CSBF. Elle est un organe rattaché à la banque

centrale qui règlemente la comptabilité en microfinance. De ce fait, concernant le traitement

comptable, par exemple, elle a publié des instructions pour les procédures à suivre. Les IMF

sont soumises à respecter les règles dictées par les experts comptables171 et celles de la CSBF.

Concernant les états à publier à la CSBF et leur présentation ne sont pas présentés par les

experts comptables puisque dans l’article 122-2 du PCEC, ils précisent que : « Le cadre

comptable des établissements de crédit ainsi que le contenu des états financiers sont adaptés à

leur cycle d’exploitation qui est l’intermédiation financière ». La CSBF cite et précise les

nombres des états financiers à publier et leurs présentations. On peut dire que la CSBF a plus

d’influence sur le traitement comptable et joue un rôle très important. En plus, le PCEC

affirme les IMF devraient respecter les 8 principes. La CSBF a ajouté un autre

principe : « principe de contagion », souvent utilisé au niveau de l’URCECAM

Vakinankaratra concernant le déclassement des créances en créances douteuses. Ce n’est

qu’après la validation de ce principe que le principe de prudence annoncé par le PCEC est

énoncé. Cela facilite le traitement parce qu’il suffit de suivre les instructions de la CSBF.

Nous avons constaté qu’à chaque fois, il y a un encaissement d’argent : versement de

PSV, versement de dépôt et versement du droit d’adhésion. On utilise toujours le journal de

caisse. On peut dire que le logiciel ORCHID microfinance peut remplacer le livre journal

détenu par la caisse. En plus le logiciel demande le reçu (la pièce justificative), le numéro du

client, le montant et le libellé. Le fait générateur et le principe à suivre sont le même pour le

livre journal et le logiciel.

Le LVM est considéré comme un crédit pour les IMF. Il n’est autre qu’un crédit bail.

Durant notre formation académique en 2ème année à l’Université, les charges ultérieures sont à

la charge de la société. Alors que pour les IMF, toutes charges seront supportées par les

membres.

171

Plan comptable

69

3.1.5 Déclaration des états financiers des IMF

Au niveau de la comptabilité générale, « la comptabilité traduit, dans un certain

langage, la réalité économique et juridique que vit l’entreprise, dans le but de construire les

comptes annuels »172. Dans cet axe, le comptable ne produit que des états financiers annuels

pour déterminer le résultat et d’en déterminer leur affectation. Contrairement aux états

produits par le département comptable des IMF. Le comptable produit mensuellement des

états qui seront déclarés. Pour les autres IMF, ces états seront ensuite publiés dans un journal.

Cette publication rassure les tiers concernant sa liquidité et sa solvabilité. En d’autre terme,

c’est un moyen pour attirer les clients potentiels ou des membres potentiels. Mais elle a pour

faiblesse concernant la vue des concurrences. Ces derniers examinent à partir de ces états

financiers le crédit ou produit qui lui rapporte beaucoup de revenu. Ils peuvent appliquer le

« benchmarking173 » qui consiste à copier ou utiliser le même crédit.

Les états financiers sont codés, une connaissance préalable de ce codage sera utile

pour un non initié. Ces états sont au moins au nombre de neuf. Seul le bilan et le compte de

résultat que le non initié connaît mais sa présentation est différente. Les déclarations doivent

être remises à la CSBF 15 jours après la date d’arrêté de compte. Le comptable et le RAF

produisent leurs états financiers à temps. Leur travail est compliqué par rapport au

département comptable des autres entreprises. Tout d’abord, il effectue une déclaration des

états financiers mensuellement et puis annuellement. Ensuite, les nombres des états

obligatoires au niveau de la microfinance sont plus nombreux que celui des autres entreprises.

Et enfin, même si tous les états financiers sont présentés dans le logiciel ORCHID

comptabilité, il devait les transporter vers EXCEL174. La déclaration est un moyen pour la

CSBF de vérifier la liquidité et les risques que l’institution encourt. C’est à partir de ces états

qu’elle va prendre une décision au niveau de la gestion : la suspension d’un octroi de crédit

pendant une période bien déterminée175.

172

Mikol A. (1991) Comptabilité générale, épreuve n° 21 du DPECF, Collection villeguerin UNIVERSITE,

Paris, p.14 173

Il consiste à copier la stratégie de la concurrence pour tirer le même revenu que lui. In

Randriambololondrabary Corinne (2010) Cours de Marketing, 2ème année 174

Pour faciliter la consolidation des états financiers du réseau. 175

SI FPD est négatif

70

Le FPD est un des moyens pour connaître la liquidité d’une IMF, d’où la raison de sa

déclaration auprès de la CSBF. Pour le non initié, ce sera difficile d’élaborer cet état tant

qu’on n’a pas eu l’occasion de l’étudier durant notre formation académique. Même si on lit

les instructions de la CSBF mentionnant les éléments y afférents, une connaissance préalable

est requise. Son élaboration mérite une grande attention et une concentration parce que c’est

la base de calcul de trois ratios à déclarer :

Ratio de solvabilité

Ce ratio montre le pourcentage des risques couverts par le FPD. Il montre aussi la

solvabilité d’une institution par rapport à ces risques. Sa mise en œuvre sera difficile puis

qu’on devait calculer préalablement les risques liés aux opérations. La réalisation d’un stage

d’imprégnation et la suivie d’une formation est primordiale.

Ratio de division de risque

La division d’un risque est une méthode appliquée à la microfinance pour maintenir sa

liquidité.

Crédit au dirigeant

Il se peut qu’un dirigeant bénéficie d’un crédit dans son institution. Ce ratio permet à la CSBF

de connaître les engagements au niveau des organes sociaux. Le bénéficiaire utilise son

pouvoir pour avoir un montant suffisamment intéressant même s’il n’a pas la capacité de

remboursement. En d’autre terme, cela peut-être assimilé à un abus de bien sociaux et de

pouvoir.

Cet état permet au dirigeant de l’institution de prendre une décision concernant la

stratégie de recouvrement. Mais au niveau du RAF et le comptable, il sera utile pour

déterminer la valeur non imputée, de la virer en CDL et enfin, la constatation de la provision

correspondante. Il permet aussi à la CSBF de connaître le ratio de portefeuille à risque de

l’institution.

Pour le réseau mutualiste comme le réseau CECAM, les états à déclarer sont

consolidés. On consolide les états produits par les URCECAM et celui de l’UNICECAM. Le

problème dans ce cas, ce que le département comptable du réseau n’a pas la même

compétence et expérience pour qu’ils les produisent en même temps. Un seul retard de la

transmission des états financiers de chaque URCECAM peut entraîner un retard de la

consolidation des états global du réseau

Pour le non initié en comptabilité en microfinance, c’est difficile de produire ces états

du fait de la méconnaissance de son élaboration et de l’inexpérience.

71

Concernant uniquement l’imputation de compte, le plan de compte utilisé est différent

de celui de la comptabilité générale et cela requiert de l’expérience probante car il est difficile

de retenir par cœur les comptes utilisés. Ensuite, nous n’avons pas la connaissance des

éléments qui y figurent et le mode de calcul de ces éléments. Bref, ce sera difficile pour un

non initié de travailler dans un domaine de microfinance à ce sens sans avoir aucune

formation ou une connaissance préalable et approfondie en comptabilité.

Les IMF ont une obligation de déclarer leurs états financiers. Ces états permettent à la

CSBF de contrôler leurs activités et de prendre une décision. La CSBF peut demander tout

document qui a servi à l’établissement des états. Elle joue donc un rôle d’un auditeur externe

pour vérifier l’image fidèle. La différence entre la CSBF et l’auditeur externe se résulte sur la

prise de décision. La CSBF peut prendre une décision concernant la suspension d’une certaine

activité alors que l’auditeur donne tout simplement son opinion et émet des recommandations.

3.2 Recommandations

Dans cette partie, cinq points structurent nos recommandations. Elles se concentrent

sur les comptes de liaison, les logiciels, les règles communes, le traitement comptable et la

formation.

3.2.1 Comptes de liaison

Pour minimiser le risque causé par le processus de prise de décision, il est important

d’informer l’union avant un achat. En d’autre terme, Il faut avoir une autorisation par

téléphone tout d’abord et ensuite l’envoi des documents pour avoir l’aval. Il est nécessaire de

se concentre sur le développement des activités à travers la stratégie établie par le directeur

régional. Même si théoriquement l’unité régionale est la subordonnée de l’union, seul le DR

connaît l’environnement de son institution.

Dans la pratique les URCECAM et l’union ne forment qu’un seul réseau. Pour que ce

réseau se développe rapidement, la délégation de pouvoir est importante au niveau de la prise

de décision et l’utilisation de fonds. Si l’utilisation de fonds est affectée à l’acquisition d’une

voiture ou d’un moyen de transport, une autorisation préalable de l’union est requise. Si cette

utilisation concerne une acquisition d’un matériel informatique qui s’élève à 5.000.000 Ar, on

n’aura pas besoin de cette autorisation parce que ce matériel est un matériel nécessaire au

traitement des données comptables ou pour permettre au département de crédit de suivre

l’évolution de crédit octroyé aux membres.

72

Concernant l’utilisation de fonds, il importe de donner à chaque URCECAM la

possibilité d’utiliser ses propres fonds pour développer leurs activités. Dans ce cas, après

avoir utilisé ces fonds, un renseignement sera envoyé à l’union.

Un transfert de fonds interne entre l’union et les unités régionales est à créer. Un

membre a octroyé un crédit à la caisse sise à Vakinankaratra, il peut se faire une possibilité à

ce membre de rembourser ce crédit via un transfert de fonds. Le membre rembourse son crédit

à la caisse d’Analamanga par exemple. Un transfert de fonds sera réalisé. En d’autre terme,

les URCECAM envoient leur excédent directement à l’union sans passer par les banques.

Et pour le refinancement, ce fonds est envoyé directement à l’URCECAM correspond ante

sans passer par la banque.

Du fait que l’URCECAM est un peu loin des banques commerciales à Vakinankaratra,

le versement de l’excédent ou le retrait de fonds envoyé par l’union générera un coût

concernant le déplacement. Les URCECAM supportent les frais de l’union. Cette dernière

retire le part de chaque unité régionale par un retrait de compte de dépôt qui n’est autre que le

fonds de membre confié à la caisse. Ce qui va mettre en péril le dépôt des membres. Pour son

paiement, Il faut que les unités régionales cotisent annuellement à travers le résultat tiré de ses

activités.

Concernant le montant du refinancement, le RAF détermine obligatoirement la valeur

exacte dont il a besoin pour mener à bien ses activités. Pour ne pas oublier de solder les

comptes de liaison, l’établissement d’un brouillon permettra de connaître tout les comptes de

liaison concernant la note de débit envoyé par l’union pour payer le quotte part des frais de

siège en exemple. Dès la réception d’une note de débit ou l’envoi d’une note de débit, et

l’entité concernée devrait utiliser un brouillon.

3.2.2 Logiciel

La conversion peut prendre de deux à dix minutes suivant l’utilisation du réseau intra-

entreprise par d’autres utilisateurs comme les aides comptables, caissière du BR et le RAF.

Ensuite, le comptable doit faire cette conversion par caisse. Pour une vingtaine des caisses, il

consacre une heure à trois heures pour réaliser cette opération. Après le lancement de la

conversion aucune autre opération n’est réalisée par l’ordinateur. Le comptable est obligé de

travailler avant l’heure d’ouverture ou durant l’heure creuse-12h à 13h30. Bref, la durée

dépend essentiellement des opérations enregistrées ainsi que l’utilisation du serveur.

73

Pour mieux réaliser son travail, le comptable touche une heure supplémentaire, pour

qu’il réalise la conversion en heure creuse. Cela a pour avantage, tout d’abord de motiver le

comptable et la production en temps réel des états financiers.

Pour mieux présenter l’image fidèle des états financiers, le concepteur du logiciel se

base forcement sur la pratique. Ce logiciel est un pro logiciel qui est spécialement conçu pour

les IMF pour mieux traiter leurs informations comptables. Toutes les IMF doivent utiliser le

logiciel plus adapté à leurs activités.

Concernant l’URCECAM, l’utilisation du logiciel ORCHID comptabilité est

recommandée. Pour apprécier l’efficacité du logiciel, il faut utiliser le logiciel en intégral.

Pour que toute caisse utilise ce logiciel pour améliorer les traitements des données, il importe

de recruter des caissières qui ont une compétence en informatique ou encore de former le

personnel déjà existant. Pour vérifier la marche du logiciel, il faut qu’une assistance venant du

concepteur vérifie le paramétrage.

Pour éviter l’utilisation de plus d’un logiciel pour le traitement des données au niveau de cette

institution, il faut que les autres URCECAM utilisent le logiciel ORCHID comptabilité. Et en

plus, le concepteur du logiciel met à jours certains paramétrages – les états à déclarer auprès

de la CSBF –.

Pour que la caissière du BR arrive à enregistrer leurs opérations dans l’EXCEL et dans

l’ORCHID, il faut recruter une autre caissière ou tout simplement une aide caissière. La

caissière enregistre les opérations réaliser dans le logiciel ORCHID et EXCEL et l’autre

établit les reçus et réalise le décaissement et assure le classement des documents comptables.

Du fait que le logiciel ORCHID permet à la caissière d’enregistrer leurs opérations

comptables, a notre avis ce n’est pas la peine de tenir un livre-journal. Par conséquent, sa

tâche va diminuer pour assurer la bonne tenue de son journal dans l’ORCHID. Pour permettre

au réseau de se développer rapidement, une utilisation du logiciel ORCHID microfinance au

niveau de la caisse locale sera nécessaire. Du fait que pour une caisse locale, elle enregistre

leurs opérations comptables et établit le tableau d’amor tissement du prêt manuellement.

En plus le contrat est rédigé manuellement de ce fait. Nous recommandons d’utiliser ce pro

logiciel. Pour atteindre cet objectif, il faut former le personnel ou de recruter une personne qui

a la compétence d’utiliser les matériels informatiques. Pour les caisses qui n’ont pas

d’électricité du fait de non existence du JIRAMA, il faut acquérir un panneau solaire par

exemple. Si toutes les caisses utilisent ce logiciel, c’est facile pour le comptable d’établir les

74

états financiers. Il faut donc établir une communication entre les caisses et l’unité régionale à

travers l’utilisation d’un réseau informatique. Cette communication facilitera l’envoi des

documents comptables tels que le journal, la balance journalière par email.

Le KMP permanent est le représentant des membres pour suivre la transaction au jour

le jour. En plus, il facilite la constations des erreurs commises par la caissière. Il faut que les

caisses urbaines se dotent d’un KMP de permanence. Nous avons constaté q ue cette

inexistence est à cause de l’occupation des membres du KMP. Il faut donc inciter les KMP

qu’ils ont un de regards sur les opérations réalisées par la caissière en tant qu’un représentant

des membres.


Pour le livre-journal du traitement comptable, nous préconisons la forme suivante

Tableau n°28 : Présentation du livre journal du traitement comptable

Type de

journal Date Libellé N°

pièce Poste

débité Poste

crédité Imputation Montant

débit Montant

crédit Journal

achat

23/06/13 Achat

fournitures

0001 654800

101100

Fournitures

Admin istratives

Caisse BR

x

x Source : CAPAF

Ce dernier est conseillé pour les institutions qui utilisent un système informatique au

niveau de l’enregistrement manuel dans le logiciel EXCEL. Ce tableau nous montre le type de

journal utilisé le numéro de pièce qui n’est autre que la pièce justificative de l’enregistrement.

Concernant le contrôle, c’est facile de déterminer la pièce justificative lors du roll-back.

Cependant, selon le système classique176, un journal se présente comme suit :

Tableau n°29 : Présentation du livre journal

Source : Présentation du journal lors des études académiques

Mais, on peut aussi présenter le livre de journal comme suit177 :

176

In http://www.procomptable.com/etudiants/cours_exercice_interm/systheme_comptable.pdf consulté le 10

novembre 2013

http://www.procomptable.com/etudiants/cours_exercice_interm/systheme_comptable.pdf

75

Tableau n°30 : Présentation du livre journal tenu manuellement

Date Libellé Poste débité

Poste crédité

Imputation Montant débit

Montant crédit

23/06/13 Achats fournitures

654800 101100

Fournitures Administratives

Caisse BR

X X

Source : CAPAF

Cette présentation permet au comptable de connaître la personne ou le département qui

utilise le matériel. C’est préférable que les entreprises utilisent cette dernière.

Pour organiser une élection, il faut définir des critères à respecter tel que le travail,

diplôme… Ces critères vont influencer sur la capacité du COP à prendre une décision parce

que l’avenir de l’institution repose sur ses compétences, ses connaissances théoriques et ses

compétences techniques.

Pour que tout le membre soit satisfait, deux langues pour les reçus sont à prioriser.

Pour le membre de nationalité malagasy, on utilise la langue malagasy. Et pour l’étranger, il

faut utiliser la langue française. L’établissement du reçu dépend de la compétence de la

caissière, il faut qu’elle se concentre sur son travail pour minimiser le risque d’imputation des

comptes.

Concernant la consommation des fournitures de bureau, plus précisément le reçu pour

le MAV et AVF, à notre avis, un seul reçu peut être mis en jeu. Tout d’abord, quand la

caissière décaisse l’argent, elle établit un reçu de décaissement. Il suffit d’utiliser ce même

reçu pour enregistrer l’encaissement du fonds par la caisse. Pour vérifier que cette dernière a

encaissé le fonds, il faut vérifier son écriture dans le livre journal. Et comme pièce

justificative de l’enregistrement, on met tout simplement le numéro de reçu établit par la

caisse urbaine. Il faut que ce reçu mentionne le destinataire du fonds.

Cette pièce justificative est d’origine externe pour la caisse d’usage interne. C’est qui est

semblable à la facture d’achat ou un bordereau de versement.

Nous considérons dans ce sous-titre, l’autorisation concernant une avance de fonds.

Du fait que la demande d’avance de fonds ne reflète pas la réalité parce qu’elle a été calculée

théoriquement ou à partir d’une prévision.

177

Selon, Gravot-Capaf Tanguy (2005) Procédure comptable pour une institution de microfinance en réseau,

p.8 : pour le programme de renforcement des capacités des IMF en Afrique francophone

76

A notre avis, pour la signature du RAF, RZ et le directeur sont nécessaires. Tout

d’abord, le RAF est la seule personne qui a une connaissance de la trésorerie du BR. Ensuite,

le RZ, en tant que responsable supervise le programme d’activités des conseillers. Il connaît la

sortie de trésorerie future de la caisse sous sa responsabilité. Et enfin, pour rendre compte au

DR, sa signature est requise. En d’autres termes, le circuit de document est devenu comme

suit :

Figure n°22 : Circuit des documents pour l’autorisation de décaissement

RZ

La caissière décaisse l’argent correspondant à la demande.

Et pour que les caisses aient plus de flexibilité, l’autorisation avant le jour J est

requise. Par exemple, une caisse a constaté avant sa fermeture qu’elle va dépenser un montant

environ 2.000.000 Ar pour demain. Dès sa constatation il faut téléphoner le RAF et le DR

pour sa signature. Ou encore, durant le passage du RZ pour prendre le MAV par exemple, il

va remplir la demande pour avoir une autorisation. L’avantage de cette procédure, permet à la

caisse de faire face à toutes les dépenses. Au cas où la liquidité est insuffisante, il faut juste

téléphoner au RAF pour qu’il envoie de l’argent. C’est ce qu’on appelle « une autorisation

téléphonique ». Tout décaissement a besoin d’une pièce justificative. Le RAF établit une

demande de fonds sans la signature des autres responsables. Et, toutes les signatures de

régularisations se feront le lendemain.

Pour que le comptable produise à temps tous les états mensuellement, les caissières et les

aides comptables produisent les siens le plus vite possible. Le travail du comptable dépend

donc du travail des autres. Afin d’atteindre l’objectif, une motivation des caissières et les

aides comptables seront obligatoires. On peut appliquer la pyramide de Maslow178 par

exemple. C’est valable aussi pour le comptable.

Le minimum de 6.000.000 Ariary peut générer un intérêt en déposant ce montant dans

un autre établissement de crédit. De ce fait, ce montant est en quelque sorte un argent qui dort.

Il faut diminuer ce montant à 4.000.000 Ariary. Le 2.000.000 Ariary peut apporter à

l’institution un intérêt.

178

Voir annexe 16 Pyramide de Maslow

RZ RAF DR

CAISSIERE


77

Concernant le transfert d’argent, du fait que le dépôt déposé à l’union et le

refinancement envoyé par le BR sont frappés par les intérêts. Dans ce cas, l’union et les unités

régionales sont indépendantes. Nous recommandons que l’union supporte elle-même ses

charges. Si l’union a pour fonction d’aider les unités régionales et assure la caisse du réseau, il

faudra que les frais pour ces transferts ou par le dépôt des unités régionales soient supprimés.

La constitution du FGM, permet aux IMF de supporter les risques qu’une unité régionale en

court. Nous recommandons à toutes les IMF mutuelles à Madagascar de constituer un fonds

de garantie.

Nous recommandons les caisses du réseau d’envoyer leurs documents comptables

journaliers au BR. Le RZ peut s’en charger pour le transfert vers les MAV.

3.2.4 Traitement comptable

Nous recommandons d’utiliser deux exemplaires du registre. L’un sera archivé auprès

de la caisse et l’autre sera envoyé au BR. L’envoi de ce document permet au RAF de

connaître, en utilisant le livre journal de caisse et le registre correspondant, les emplois qui ont

augmentés les ressources et la diminution des ressources par un emploi. En d’autre terme, la

partie double est respectée théoriquement.

Une autre caissière pour réaliser les autres tâches est nécessaire. Ce recrutement a pour

avantage de minimiser les tâches de la caissière. Son avantage résulte de la rapidité des

enregistrements et la minimisation des erreurs causées par le stress. Seul l’enre gistrement

dans l’ORCHID suffit obligatoirement. Tout d’abord, le logiciel permet de connaître le

billetage en clôturant la caisse par exemple. Le non tenu du livre journal manuel peut

accélérer la réalisation de ses tâches. A notre avis, il faudrait doter la caisse locale d’un

système informatique.

78

3.2.5 Formation

A l’étranger, beaucoup de formateur comme le Proformalys, organise une formation

pour les personnels des établissements de crédit pour qu’ils maîtrisent la comptabilité dans

son domaine. A Madagascar, très peu pour ne pas dire aucune formation n’est organisée par

une entreprise privée ou par l’Etat elle-même. Nous constatons qu’à l’Université publique de

Madagascar, aucune matière ne nous permet pas d’avoir une connaissance plus poussée dans

le domaine de la comptabilité en microfinance. Mais nous constatons que depuis le 20ème

siècle, plusieurs IMF se sont crées qui se traduit par un marché de travail. De l’autre côté,

d’après le Proformalys179 : « La banque est une entreprise pas tout à fait comme une autre,

elle obéit à des règles de gestions propres, elle est soumise à un plan comptable spécifique ».

Nous recommandons des entreprises privées ou même à l’Etat d’organiser une formation

concernant la comptabilité appliquée dans le domaine de microfinance pour aider les non-

initiés.

3.3 Vérification des hypothèses

Selon M.Bringer et D. Chaubaud180 : Le coefficient de corrélation, R, est obligatoirement

compris entre -1 et +1 :

Si la corrélation est forte, alors R est proche de -1 ou de +1

Si la corrélation est faible, alors R est proche de 0

Les hypothèses définies au préalable au début de notre travail de recherche tournent au

tour des points suivants :

Concernant l’hypothèse 1, un manuel de procédure comptable bien élaboré assure

l’efficacité d’un enregistrement comptable. La question tourne autour de l’existence ou non

d’une corrélation étroite entre le manuel de procédure comptable adopté et l’enregistrement

comptable. 9 sur les 19 enquêtés ont affirmé que le manuel de procédure comptable influence

l’efficacité des enregistrements comptables, soit 47,4%.

179

Source : in www.proformalys.com consulté le 10 novembre 2013 180

M.Bringer et D. Chaubaud(1996), Organisation et activités comptables, Paris, p.333

http://www.proformalys.com/

79

Nous avons présenté ci-dessus la corrélation entre le deux variables.

Graphique n° 01 : Corrélation entre manuel de procédure comptable et l’efficacité.

La dépendance est très significative, le coefficient de corrélation est de +0,74 et que le

variable « efficacité » explique 54% de la variance de « manuel de procédure comptable ».

Si on se réfère à notre partie résultat, le manuel de procédure comptable fait partie des outils

pour connaître le rôle de chaque acteur. Et en plus, toutes les procédures à suivre pour

enregistrer ou pour établir un document comptable y figurent. Dans cet axe, il est considéré

comme une référence pour un enregistrement.

Concernant l’hypothèse 2, la tenue de la comptabilité dépend de l’activité principale

de l’entreprise. Nous tentons de connaitre l’existence d’une dépendance entre la tenue de la

comptabilité et les activités majeures de l’entreprise. 63,2% soit 12 sur 19 des personnes

enquêtés ont affirmé que les traitements comptables dépendent des activités principales de

l’entreprise 73,7% soit 14 sur 19 sont convaincus que le logiciel de traitement comptable

dépend en général de leurs activités principales.

Ci-dessous la corrélation de ces deux variables :

Ef f icacité

manuel de procédure comptable

0,55

0,55

80

Graphique n° 02 : La corrélation entre le traitement comptable et le logiciel de traitement.

La dépendance est très significative du fait que le coefficient de corrélation est de

+0,72 et que le variable logiciel de traitement explique 72% de la variance de traitement

comptable. En outre, le PCG lui-même dans son article a mentionné que les entreprises aient

une possibilité de créer leur propre plan comptable adapté à leur activité. Par ailleurs, au

niveau de la dotation de la provision des créances, les IMF utilisent « le principe de

contagion » avant d’utiliser le principe de prudence. Et enfin, les états financiers produits par

les IMF sont conditionnés par la CSBF.

Concernant l’hypothèse 3, une notion plus poussée en comptabilité est nécessaire pour

pouvoir tenir la comptabilité en microfinance. Nous voulons savoir la nécessité ou non d’une

formation plus adaptée à la comptabilité utilisée dans une IMF pour ceux pensent y travailler.

17 étudiants sur 30 soit 56,7% ont affirmé qu’une formation académique sont nécessaire de

maîtriser la comptabilité en microfinance et 30 sur 30 soit 100% ont répondu qu’ils n’ont pas

la connaissance des traitements comptables spécifiques appliqués dans le domaine de

microfinance : le principe de contagion.

Ci-dessous la corrélation entre les deux variables de cette hypothèse.

Logiciel de traitement

Traitement comptable

0,44

0,44

81

Graphique n° 03 : La corrélation entre le traitement comptable et la formation académique.

La dépendance est très significative du fait que le coefficient de corrélation est de

+0,72 et que le variable formation académique explique 51% de la variance de traitement

comptable. Les non initié en comptabilité de microfinance n’ont pas tout d’abord la

connaissance du plan de compte utilisé. Ensuite, ils n’ont pas la capacité de tenir la

comptabilité s’il n’a pas auparavant la connaissance du principe utilisé. Et pour finir, les états

produits par les IMF sont différents de ceux de la comptabilité générale du point de vue forme

et fond à la fois. Nous confirmons que les non initiés sans une notion plus poussée ne

pourront pas tenir la comptabilité en microfinance.


Les forces de l’institution se concentrent sur l’utilisation du logiciel de traitement

adapté à leurs activités et l’existence d’une source de financement interne

appelée « refinancement ». Les faiblesses, par contre, résultent de l’incapacité des certaines

caisses de base à utiliser le logiciel de traitement. L’existence d’un intérêt créditeur au niveau

du refinancement en fait partie. Et, les opportunités s’affirment sur la sous contrôle de la

CSBF par la déclaration des états financiers et sur sa capacité à tenir leur liquidité puisque le

réseau a pour objectif de s’entraider. Et pour finir, elle a comme menaces, le paiement du

quôte part des frais de l’union mettant en péril les dépôts des membres et la pression par la

CSBF. Même cas de figure pour la déclaration des états financiers qui vont influencer

l’ambiance du travail du département comptable.

Formation académique

Traitement comptable

0,44

0,11

82

CONCLUSION Pour conclure, nous avons vu en premier lieu l’emploi des documents comptables au

niveau de la microfinance. Nous avons tel circuit pour les procédures d’enregistrements :

Opération comptable, établissement des reçus à trois exemplaires, le livre journal sans

présentation des comptes à débiter et à créditer et avec spécialement une présentation des

billetages existante. Néanmoins, le registre employé dans toutes les opérations effectuées

matérialise la « principe de partie double » en comptabilité non présenté au niveau du livre

journal. Pour la balance, un des documents comptables des caisses de base, elle synthétise les

emploies et les ressources de fonds. Au niveau de la caisse locale, son établissement se fait

mensuellement. Par contre, les caisses urbaines se présentent journalièrement.

Ensuite, nous avons abordé le point sur le traitement comptable et le plan comptable.

Pour le premier, avant l’utilisation du principe de prudence figuré dans le PCG 2005, les IMF

priorisent le principe de contagion pour constater les dotations des créances douteuses. Pour le

MAV et l’AVF, les comptes de liaison sont à solder le jour même de sa constatation. Par

ailleurs, le logiciel de traitement comptable est adapté aux activités spécifiques des IMF si

l’on se réfère à l’exploitation de l’ORCHID au niveau de l’URCECAM Vakinankaratra. Pour

le deuxième point, sur le plan comptable premièrement, la classification des actifs se fait par

ordre de liquidité, par contre, pour le passif, par ordre d’exigibilité. Ensuite, la présentation

de classe du PCEC diffère totalement du PCG. Nous voyons au niveau du PCG l’existence de

7 classes de 1 à 7. Mais pour le PCEC, il existe une classe supplémentaire : Classe 9. Même

cas de figure pour la présentation des états financiers obligatoires.

Enfin, soulignons les points suivants concernant l’enregistrement comptable et la

déclaration composant notre troisième point. Pour le cas d’enregistrement, La classe 1 est

privilégiée pour l’imputation des comptes au niveau du mouvement de fonds, plus

précisément de la trésorerie à la différence du PCG qui utilise la classe 5 pour les mêmes

opérations. Et ainsi de suite pour l’utilisation des autres classes. A titre d’exemple pour le

PCEC classe 2 : Comptes d’opérations avec la clientèle employée lors d’un enregistrement

comptables des opérations de crédit. En parallèle, pour le même mouvement au PCG, les

comptables sont obligés d’utiliser la classe 4. Pour la déclaration, les IMF sont tenues de

déclarer leurs états financiers obligatoires et supplémentaires. Remarquons que ces états sont

codés. Plus particulièrement ce codage facilite en d’autre terme la déclaration des états.

83

En somme les particularités de la comptabilité en microfinance, en réponse à notre

principale problématique, résident autour du point suivant si on les résume en quelque mot :

Existence d’un organe central rattaché à l’Etat :

La CSBF, régulateur de toutes les activités des IMF y compris les traitements comptables

appliqués à travers les instructions que l’institution devrait suivre à l’aveuglette. A défaut de

non application, la CSBF sanctionne automatiquement les concernée par une amande d’ordre

pécuniaire. Elle est une autorité administrative – Octroi d’agrément ou de licence –, autorité

de réglementation – définition des règles prudentielles et de bonne conduite et fixation des

normes comptables –, autorité de supervision – Organisation des contrôles sur des documents

et dans les établissements assujettis – et autorité disciplinaire – Pouvoir sanctionner allant

de la simple injonction ou retrait d’agrément et sanction pécuniaire –. Dans ce sens, elle prend

toutes les dispositions de création d’une IMF ou la suspension de ses activités et la

liquidation.

Particularités des classes et des imputations des comptes alloués.

Etats financiers

Etats financiers obligatoires pour les deux modes de comptabilité. Pour les IMF nous

avons un autre état financier appelé état financier supplémentaire. Plus explicitement, pour

toutes entreprises en activité, les états financiers obligatoires se regroupent au tour des points

suivants : Bilan, compte de résultat, variation des capitaux propres, tableau de flux de

trésorerie et l’annexe. Néanmoins, les IMF sont obligées de par la CSBF de présenter, de

produire entre autre: le Fonds propre disponible, les différents ratios – ratio de solvabilité,

ratio de division de risque et le crédit au dirigeant –, situation de portefeuille à risque et

contrôle des activités non bancaire ;

Concernant les logiciels adoptés

Toutes IMF ont la possibilité selon leur choix et leur moyen d’utiliser tel ou tel

logiciel adapté à leur activité spécifique. Pour l’URCECAM c’est l’ORCHID et l’office Excel

Mode de fonctionnement IMF – URCECAM –.

Pour le respect de la solvabilité de l’URCECAM, il leur importe d’avoir le minimum

requis dans leur compte à voisinant la somme de 6.000.000 Ar. Pour le cas des entreprises

conditionnées par la comptabilité générale la trésorerie est au voisinage de zéro.

L’URCECAM Vakinankaratra et les comptes de liaisons utilisés.

L’URCECAM Vakinankaratra, se rapportant, aux comptes de liaison, les MAV, AVF

et refinancement détermine le mouvement de fonds.

84

En réponse aux objectifs énoncés au préalable dans l’introduction, concernant

l’objectif global, en premier lieu, contribuer, à travers un diagnostic interne et externe d’une

institution précise et une analyse comparative, à prendre en compte des particularités de la

comptabilité des IMF. Nous avons atteint cet objectif si nous nous référons aux réponses

proposées pour la problématique centrale. Pour les objectifs spécifiques : l’identification des

procédures à suivre pour l’élaboration et/ou l’établissement des états financiers de ces

institutions mutualistes ou non en rapport au PCG 2005 et les améliorations au niveau de la

déclaration des états financiers de la comptabilité appliquée par la microfinance. Nous avons

atteint partiellement nos objectifs vus que les propositions de recommandations pour

améliorer cet aspect de la comptabilité en microfinance se focalisent seulement sur la tenue

des documents comptables.

Les hypothèses définies au préalable au début de notre travail de recherche tournent au

tour des points suivants :

Hypothèse 1 : Un manuel de procédure comptable bien élaborée assure l’efficacité

d’un enregistrement comptable. Nous confirmons cette première hypothèse . Le manuel de

procédure comptable fait partie des outils pour connaître le rôle de chaque acteur. Et en plus,

toutes les procédures à suivre pour enregistrer ou pour établir un document comptable y

figurent. Dans cet axe, il est considéré comme une référence pour un enregistrement. Selon

notre analyse dans le logiciel Sphinx, le variable « Manuel de procédure comptable » et le

variable « efficacité » sont dépendante, le coefficient de corrélation est de +0,74 selon le

logiciel sphinx.

Hypothèse 2 : La tenue de la comptabilité dépend de l’activité principale de

l’entreprise. De même pour cette hypothèse, nous la confirmons. Tout d’abord, le logiciel de

traitement comptable dépend de l’activité principale de l’entreprise. En outre, le PCG lui-

même dans son article a mentionné que les entreprises aient une possibilité de créer leur

propre plan comptable adapté à leur activité. Par ailleurs, au niveau de la dotation de la

provision des créances, les IMF utilisent « le principe de contagion » avant d’utiliser le

principe de prudence. Et enfin, les états financiers produits par les IMF sont conditionnés par

la CSBF. Selon notre analyse dans le logiciel Sphinx, le variable traitement comptable et le

variable logiciels de traitement sont dépendants, le coefficient de corrélation est de +0,72

selon le logiciel sphinx.

85

Hypothèse 3 : Une notion plus poussée en comptabilité est nécessaire pour pouvoir

tenir la comptabilité en microfinance. Les non initiés en comptabilité de microfinance n’ont

pas, tout d’abord, la connaissance du plan de compte utilisé. Ensuite, ils n’ont pas la capacité

de tenir la comptabilité s’il n’a pas auparavant la connaissance du principe utilisé. Et pour

finir, les états produits par les IMF sont différents de ceux de la comptabilité générale du po int

de vue forme et fond à la foi. Nous confirmons que les non initiés, sans une notion plus

poussée ne pourront pas tenir la comptabilité en microfinance. Selon notre analyse dans le

logiciel Sphinx, le variable « traitement comptable » et le variable « formation académique »

sont dépendantes aussi, le coefficient de corrélation est de +0,72 selon le logiciel sphinx.

Du fait que le logiciel ORCHID comptabilité ne contient pas le module état de

rapprochement bancaire. Nous proposons au créateur du logiciel de se baser sur la pratique.

En plus une assistance technique est à privilégier à tous les utilisateurs. Et au niveau de

l’utilisation du logiciel ORCHID microfinance à toutes les caissières de base du réseau

CECAM, les caisses nécessitent une alimentation électrique tout d’abord. Ensuite, une notion

en informatique des caissières sera nécessaire. Enfin, une formation est requise aux caissières

pour connaître d’avantage les procédures à suivre pour un enregistrement dans le système

informatique.

Pour le non initié, le manuel de procédure comptable lui permet d’avoir une notion en

comptabilité appliquée dans le domaine de microfinance. Ce manuel est un outil technique

pour le non initié de comprendre le fonctionnement des comptes et le processus d’un

enregistrement comptable et l’établissement des états financiers spécifiques produits par les

IMF. D’autre part, l’existence des instructions publiées par la CSBF permet de connaître les

activités principales des IMF ainsi que le traitement comptable correspondant.

Notons que ce travail de recherche n’est qu’une prémisse, un point de départ pour

toutes les recherches futures sur les microfinances. Comme toute chose, il a ses limites. Nous

nous sommes basé dans cette étude sur la comptabilité ou plus exactement la particularité de

la comptabilité sur l’espace social de l’URCECAM Vakinankaratra. Tout au moins, à notre

avis, ce travail de recherche demanderait plus des documentations, d’observations directes des

diagnostiques structurées de l’ensemble du réseau URCECAM. Par ailleurs, pour avoir plus

d’éléments comparatifs l’idéal est de prendre le cas des microfinances existantes à

Madagascar que ce soit OTIV, TIAVO, SIPEM… et aboutir à la fin à la rédaction d’une

bonne pratique en matière de comptabilité sur la microfinance.

I

BIBLIOGRAPHIES

Ouvrages théoriques

1. Daigne J-F. (1991) Management en période de crise : Aspects stratégiques, financiers

et sociaux, Edition d’organisation, Paris, p.81

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3. Don José Muanda Nkole wa Yahve, De la nécessité de la mise en place d'un manuel

des procédures opérationnelles et comptables au sein des entreprises en RDC au

regard du droit comptable OHADA, Docteur en droit des affaires, Professeur des

universités, Avocat à la Cour p.1-4, OHADA

4. Friedrich J-J. (2010) Comptabilité générale et gestion des entreprises, 6ème édition,

Belgique, p.7, p.94.

5. Henriet. A. (1991) Comptabilité générale approfondie, Edition technique, Paris, p.19,

p.69, p.70

6. Maesio R. (2002) Comptabilité Générale, Paris, 5ème édition, p.144

7. Maeso. R, Philips. A et Raulet. C. (1999) Comptabilité générale, Paris, 6ème édition,

p.64, p.68

8. Mikol A. (1991) Comptabilité générale, épreuve n°21 du DPECF, Collection la

villeguerin UNIVERSITE, Paris.

9. Obegi B. (2005) Guide pour l’informatisation des IMF : Evaluation, acquisition et

mise en place d’un système d’information de gestion, Luxembourg, p.5

10. Probst G. Olivier Bruggimann O. Mercier J-Y. Rakotobarison A. (1991)

« Organisation et Management», « STRUCTURER L’ORGANISATION », tome 1,

Paris, p.122

Ouvrages spécialisés :

1. Banque de la république du Burundi (2009) Référentiel comptable des établissements

de microfinance du Burundi, Burundi, p.13

2. Gravot-Capaf T. (2005) Procédure comptable pour une institution de microfinance en

réseau, pour le programme de renforcement des capacités des IMF en Afrique

francophone, p.8

3. GROUPE COUNSULTATIF POUR L ’ASSISTANCE AUX PLUS PAUVRES

(GCAP) (2001) Aide mémoire les principes fondamentaux de la comptabilité des IMF

II

Documents issus de l’URCECAM :

1. CSBF (2000) Instruction n°001/2000-CSBF, Antananarivo.

2. CSBF (2008) Instruction n° 001/08-CSBF, Antananarivo.

3. CSBF (2009) Instruction n°002-DCR/09, Antananarivo.

4. RESEAU CECAM (2005) Plan Comptable des Etablissements de Crédit, volume 2

5. URCECAM VAKINANKARATRA (2013) Manuel de procédure comptable, 25p.

6. URCECAM VAKINANKARATRA. (2005) « Manuel d’utilisation du logiciel

ORCHID » consulté le 3O juin 2013

7. URCECAM VAKINANKARATRA (2005) Statut

Site Web :

1. Article 58, 56, 68 et 71 de la loi 2005-016 relative à l’activité des IMF in

http://www.procomptable.com/etudiants/cours_exercice_interm/systheme_co mptable.pdf

consulté le 10 novembre 2013

2. Formations Banque Assurances de l’organisme de formation ProFormalys, Formation

Comptabilité bancaire, in www.proformalys.com consulté le 10 novembre 2013

3. Lhériau L. (2005) Le droit et la microfinance, Support pédagogique, Cycle de

formation TURGOT, Marseille, 9-10 novembre 2005, p.15, in www.esf.asso.fr. consulté

le 10 novembre 2013

Mémoire et thèse :

1. Andrianaly M. (2009) « Analyse d’octroi de crédit et de la collecte d’épargne au

monde rural par une IMF », Université d’Antananarivo, Antananarivo, 2009, p.79

2. Hamade B. (2005) Analyse des risques liés à la comptabilité informatisée : cas du

cabinet SECCAPI, Sénégal, p.12

3. Hantanirina M. (2005) « Importance de la microfinance pour le développement

économique » Cas de Madagascar », Université d’Antananarivo, Antananarivo, p .15

4. Rakotofiringa A (2007). Le riz pluvial : quelle opportunité pour les paysans d'une

zone péri-urbaine des hauts plateaux de Madagascar ? Exemple de la commune

d’Andranomanelatra, Montpellier.

5. Ravelojaona M. (2005) Les limites de la microfinance à Madagascar, Université

d’Antananarivo, Antananarivo, 2005, p.15

Cours académique :

1. Andriamasimanana. O. (2011) Cours Gestion de trésorerie, en 3ème année.

2. Randriambololondrabary C. (2010) Cours de Marketing, 2ème année.

http://www.procomptable.com/etudiants/cours_exercice_interm/systheme_comptable.pdf

http://www.proformalys.com/

http://www.esf.asso.fr/

III

ANNEXES

Annexe 1 : Organigramme simplifié du Département Administratif et Financier de

l’URCECAM Vakinankaratra.

Source : Organigramme de l’URCECAM

Directeur Régional

Responsable Administratif et Financier

Inspecteurs et Informateurs Secrétaires

Service Caisse Service Comptable Service Administratif et Personnel

Aides-Comptables Administration Service Personnel

Caisses

IV

Annexe 2 : Présentation des offres de crédit de l’URCECAM

Les produits de l’URCECAM sont :

Crédit social

Crédit productif

Crédit lié au DAT

Crédit Entretien et réparation véhicule

Crédit Entretient et réparation

immobiliers

Crédit Entretient et réparation

mobiliers

Crédits commerciaux individuels

Crédits commerciaux personne morale

Crédit GCV

Crédits de transformations

Crédit achat terrain cultivable

Crédit culture pérenne

Crédit construction

Crédit achat terrain à bâtir

Crédit BTP

Crédit LVM

Crédit bail subventionné

Source : URCECAM vakinankaratra

V

Annexe 3 : Questionnaires tirés de la comptabilité

Quelles sont les procédures à suivre pour enregistrer le PSV, versement du dépôt et

son retrait, octroi de crédit et l’enregistrement d’un droit d’adhésion ?

Entretien

Quels sont les critères pour bénéficier une indemnité ?

Quels sont les critères pour bénéficier une indemnité ?

Vous n’êtes pas adhérer à aucun organisme social, le personnel bénéficie- il d’un

remboursement ? Et quels sont les critères à suivre ?

Quelles sont les procédures à suivre pour enregistrer une opération pour la caissière du

BR, la caissière urbaine et la caissière locale ?

Pour compenser le crédit octroyé à un membre défunt, quel élément utiliserez-vous ?

Et son taux s’élève à combien ?

Le PCG classe les actifs selon l’ordre de liquidité et les passifs selon l’ordre de

liquidité, pouvez nous expliquez le PCEC ?

Pouvez nous exposer un peu les comptes de liaison ?

Pour traiter les informations comptables, quel logiciel utilisez-vous ?

Comptable

Quelles sont les procédures à suivre pour réaliser la conversion et la consolidation ?

Quelle est la différence par rapport au logiciel sage ?

Comment on enregistre les prestataires de services manuellement et quel type de

journal on utilise sur le logiciel ?

Comment présentez-vous le tableau d’amortissement et son enregistrement ?

VI

Annexe 4: Questionnaires adressées aux caissières du réseau

Qu’est –ce que la balance carrée ?

Comment calculez-vous les intérêts ?

Quel est le montant maximal de fonds de caisse ?

Quels sont les documents comptables que vous utilisez ? Et comment ses

circulations ?

Pour quoi vous utilisez la langue malagasy concernant les documents utilisés ?

Quel est le montant du PSV et celui du PSF ?

Quelle est l’utilité du document registre ?

Comment la circulation du reçu pour le MAV et celui de l’AVF ?

VII

Annexe 5 : Présentation du journal des caisses de base

Source : URCECAM Vakinankaratra

Toe-bola ankapobeny

Anio, faha

URCECAM

CECAM

Code

Famerenam-bola UME

Laharana Laharan'ny mipkambana Vidim-pidirana Anjara biriky PB Filana PB Voafetra PB mitohy Reni-vola Zana-bola Fifandraisana @ Foibe Fandaniana hafa Miditra mivoaka Toe-bola Vola miditra Vola mivoaka vola tavela

Fitambaran'ny vola miditra

Fitambaran'ny vola mivoaka

Sonian'ny mpitahiry vola Sonian'ny mpanolotsaina

VIII

Annexe 6 : Différence entre IMF niveau 2 et IMF niveau 3 selon la loi n° 2005 - 016 du 29

septembre 2005

La loi distingue 3 niveaux progressifs d'IMF (IMF 1 à 3) que ces institutions soient à

caractère mutualiste ou non. Plus le niveau est élevé, plus les opérations sont complexes, les

ressources, l'organisation, le degré d'institutionnalisation et le contrôle plus développés. Les

objectifs en matière de contrôle des établissements de crédit étant la protection des déposants

et la sécurisation du secteur financier, ces exigences peuvent, pour les IMF, varier en fonction

de leur taille et selon que l'institution peut collecter ou non les dépôts du public. Concernant la

collecte de l'épargne, une distinction est faite entre les IMF à caractère mutualiste qui ne

peuvent pas collecter les dépôts du public, et les IMF non mutualistes qui le peuvent sous

certaines conditions. Ces dernières peuvent recevoir des dépôts du public si elles bénéficient

d'un agrément au niveau le plus élevé (IMF 3) ou, lorsqu'elles sont au moins en niveau 2 et

qu'elles sont constituées sous forme de société anonyme à capital fixe comportant plusieurs

actionnaires.

L’autorisation d'exercer des IMF de niveau 2 et des IMF de niveau 3 prendra la forme

d'« agrément » octroyé par l'autorité de supervision des établissements de crédit. Toutefois,

sur la substance économique, les IMF de niveau 2 sont à compétences et risques moyens alors

que les IMF de niveau 3 sont dotées d'une assise financière et de compétences techniques

avérées, proches de celles des banques traditionnelles, la nature de leurs opérations les

classent dans la tranche supérieure de la microfinance.

La « supervision » des IMF 2 et 3, à l'instar des établissements de crédit autorisés à

collecter les dépôts du public, est assurée directement par l'autorité de supervision des

établissements de crédit, dont la vocation première est de protéger les déposants et de veiller à

l'intégrité du secteur bancaire. Elle fait référence, d'une part aux principes fo ndamentaux du

Comité de Bâle pour un contrôle bancaire efficace lesquels visent à garantir la solvabilité, la

liquidité et l'intégrité du secteur financier, et d'autre part aux pratiques internationales en

matière de microfinance. Elle consiste à vérifier le respect par ces institutions des règles de

gestion et des normes de prudence compte tenu du niveau et du type de risques auxquels elles

sont exposées.

IX

Annexe 7 : Extrait du plan de compte PCEC

Pour le PCEC, le principe à suivre est la suivante. Le classement est selon l’ordre de la

liquidité pour l’actif et l’ordre d’obligation pour le passif. Il contient les classes suivantes :

CLASSE 1 : Comptes d’opération de trésoreries

Cette classe est classée selon l’ordre de disponibilité. Les comptes de cette classe

enregistrent les espèces et les valeurs en caisse, les opérations interbancaires.

Selon le PCEC du réseau CECAM, volume 2, page 19, cette classe est assortie de compte de

provision pour constater les pertes de valeurs des créances nées des opérations de trésorerie.

CLASSE 2 : Comptes d’opérations avec la clientèle

Ces comptes sont classés selon l’ordre de solvabilité des créances. Ils recensent l’ensemble

des prêts et avances à la clientèle, par des établissements de crédit et l’ensemble des dépôts

effectués par ces mêmes agents. Les prêts et avances à la clientèle sont ventilés suivant leur

nature. On enregistre également à ces comptes le crédit bail et son encours.

CLASSE 3 : Autre comptes financiers

Cette classe enregistre :

Les opérations d’encaissement et de recouvrement des valeurs ;

Les opérations sur portefeuille de transaction ;

Les écritures en suspens entre les différentes unités comptables de

l’établissement – compte de liaison;

Les écritures de répartition dans le temps les charges et produits – rattachement

à le période à laquelle ils se rapportent ;

Les créances et dettes envers des tiers.

Les opérations ne répondant pas à la définition des actifs ne figurent plus parmi les comptes

de la classe 3 du bilan. En exemple, les charges à repartir sur plusieurs exercices181

CLASSE 4 : Comptes de valeurs immobilisées

Ils enregistrent les immobilisations sous contrôle de l’établissement ainsi que les titres

d’investissement et les prêts subordonnés.

CLASSE 5 : Comptes de capitaux propres et passifs non courant

Ils enregistrent :

PNC tels que les subventions d’équipement et impôts différés

Fonds investis dans l’établissement de façon permanente ou tout au moins

durables : Fonds propres, Fonds de garantie mutuel, dettes subordonnés

181

Selon PCEC du réseau CECAM volume 2, Page 43.

X

Résultat de l’exercice ou de son affectation en réserve

CLASSE 6 : Comptes de charge

Ils enregistrent les charges suivantes :

Charge spécifique

Charges identiques aux autres entreprises

Impôts sur le bénéfice

Charges de prévoyance (amortissement et provision)

Charge extraordinaire

Les charges sont enregistrées TTC lorsqu’on a fait un achat auprès des entreprises assujetties

à la TVA.

CLASSE 7 : Comptes de produit

Ils enregistrent les produits générés par les opérations des IMF et les produits accessoires ou

produit résultant de l’exploitation ou à caractère extra ordinaire comme les reprises des

provisions ou pertes de valeur. Les produits sont comptabilisés hors taxes. Il est recommandé,

en vue de faciliter la gestion, d’ex tourner en date du premier jour ouvrable suivant l’arrêté,

les écritures de régularisation des produits inter-exercices comptabilisés en l’occurrence le

produit à recevoir.

CLASSE 9 : Comptes de hors bilan

Ils retracent les engagements qui n’ont pas donné lieu à des mouvements des fonds mais qui

comportent des risques pour l’établissement, ou réduisant les risques afférents aux opérations

inscrites au bilan.

Source : PCEC

XI

Annexe 8 : Tableau des réponses des enquêtés pour la vérification des hypothèses

Concernant l’hypothèse 1 :

Un manuel de procédure comptable permet-il d'enregistrer les opérations comptables ?

Un manuel de procédure comptable permet-il d'avoir une efficacité et l'efficience d'un enregistrement comptable ?

Source : Enquête novembre 2013


Les traitements comptables dépendent-ils des activités d'une entreprise ?

Le logiciel de traitement des informations comptables dépend-il de l'activité de l'entreprise ?



Connaissez-vous le principe de contagion ?

La formation académique permet-elle de maitriser la comptabilité en microfinance ?


XII

Annexe 9 : Présentation de la matrice du bilan

Modèle de l’actif

XIII

Modèle de passif


XIV

Annexe 10 : Matrice de la situation de portefeuille à risque


XV

Annexe 11 : Matrice du compte de résultat

RESEAU CECAM

URCECAM VAKINAKARATRA s.c

Notes 31/12/12 31/12/11 Variation %

Produits d'intérêts 0,00 0,00 0,00 -

Produits d’intérêts - bons du Trésor et titres assimilés 0,00 0,00 0,00 -

Produits d’intérêts - bons du Trésor 0,00 0,00 0,00 -

Produits d’intérêts - établissements de crédit 0,00 0,00 0,00 -

Produits d’intérêts - comptes ordinaires 0,00 0,00 0,00 -

Produits d’intérêts - autres institutions financières 0,00 0,00 0,00 -

Produits d’intérêts - comptes ordinaires 0,00 0,00 0,00 -

Produits d’intérêts - opérations de trésorerie - réseau 0,00 0,00 0,00 -

refinancements de crédits - réseau 0,00 0,00 0,00 -

Produits d’intérêts - opérations avec la clientèle 0,00 0,00 0,00 -

Créances commerciales 0,00 0,00 0,00 -

Crédits à l'exportation 0,00 0,00 0,00 -

Crédits de trésorerie 0,00 0,00 0,00 -

Crédits d'équipement 0,00 0,00 0,00 -

Crédits à l'habitat 0,00 0,00 0,00 -

Crédit bail immobilier et immobilier 0,00 0,00 0,00 -

Charges d'intérêts 0,00 0,00 0,00 -

Charges d’intérêts - Etablissements de crédit 0,00 0,00 0,00 -

Charges d’intérêts - comptes ordinaires 0,00 0,00 0,00 -

Refinancement auprès d'INTERCECAM sa 0,00 0,00 0,00 -

Opérations de trésorerie - réseau 0,00 0,00 0,00 -

Refinancements de crédits distribués - réseau 0,00 0,00 0,00 -

Charges d’intérêts sur opérations avec la clientèle 0,00 0,00 0,00 -

Dépôts à terme 0,00 0,00 0,00 -

Plans d'épargne 0,00 0,00 0,00 -

Epargne Grand-Compte et charges refacturés s/épargne 0,00 -

REVENUS NET D'INTÉRÊTS 016 0,00 0,00 0,00 -

Produits d'honoraires et commissions 0,00 0,00 0,00 -

Produits de commiss° - Banque Cent 0,00 -

Produits de commiss° - ETC 0 0 0,00 -

Produits de commiss° - Réseau 0,00 0,00 0,00 -

Produits de commiss° - Clientèle 0,00 0,00 0,00 -

Produits de commiss° divers 0 0 0,00 -

Charges d'honoraires et commissions 0,00 0,00 0,00 -

Charges de comm° - Banque Centrale 0,00 -

Charges de comm° - ETC 0 0 0,00 -

Charges de comm° - AIF 0 0 0,00 -

Charges de comm° - Réseau 0 0 0,00 -

Charges de comm° - Clientèle 0 0 0,00 -

Charges de comm° - engagement /sign 0 0 0,00 -

Charges de comm° div ers 0,00 -

REVENUS NET D'HONORAIRES ET DE COMMISSIONS 017 0,00 0,00 0,00 -

COMPTE DE RESULTAT

COMPTE DE RESULTAT POUR LA PERIODE ALLANT DU 01-01-12 AU 31-12-12

0,00 0,00 0,00 -

Produits du portefeuille de transaction & d'investissement 0,00 0,00 0,00 -

Produits d'assurances décès 0,00 0,00

Produits s/ICJV 0,00 0,00 0,00 -

Produits s/ ICFT 0 0 0,00 -

Div idendes 0 0 0,00 -

Plus-v alues s/portefeuilletransact° 0 0 0,00 -

Charges de portefeuille de transaction & d'investissement 0,00 0,00 0,00 -

Charges sur titres detenus à des fins de transactions 0 0 0,00 -

Charges s/produits dériv és 0 0 0,00 -

Charges s/ICJV 0 0 0,00 -

Charges s/ICFT 0 0 0,00 -

Moins v alues sur réalisation disponibles à la v ente 0 0 0,00 -

REVENUS NET DU PORTEFEUILLE DE TRANSACTION & D'INVESTISSEMENT 0,00 0,00 0,00 -

Charges nettes sur CDL 018 0,00 0,00 0,00 -

Produits sur CDL 0,00 0,00 0,00 -

Recupération sur créances apurées 0,00 0,00 0,00 -

Reprises de provisions - opérations avec la clientèle 0,00 0,00 0,00 -

Charges sur CDL 0,00 0,00 0,00 -

Pertes sur prêts et avances 0,00 0,00 0,00 -

Dotations - pertes de valeur opérations avec la clientèle 0,00 0,00 0,00 -

Revenus nets sur autres opérations 19 0,00 0,00 0,00 -

XVI


Autres produits opérationnels 0,00 0,00 0,00 -

Produits sur activité de conseil et d'assistance 0,00 0,00 0,00 -

Plus-values sur réalisations d'immobilisations 0,00 0,00 0,00 -

Quote-part des subventions d'équipement 0,00 0,00 0,00 -

Charges re-facturées 0,00 0,00 0,00 -

Autres produits accessoires 0,00 0,00 0,00 -

Autres charges opérationnelles 0,00 0,00 0,00 -

Moins values sur réalisation d'immobilisation 0,00 0,00 0,00 -

Intérêts sur emprunts ordinaires 0,00 0,00 0,00 -

Intérêts sur emprunts obligataires 0,00 0,00 0,00 -

Intérêts sur emprunts subordonnés 0,00 0,00 0,00 -

Diverses charges d'exploitation bancaire (Figam) 0,00 0,00 0,00 -

RESULTAT OPERATIONNEL (PNB) - - 0,00 -

Autres charges d'exploitation 020 0,00 0,00 0,00 -

Charges administratives générales 0,00 0,00 0,00 -

Impôts, taxes et versements assimilés 0,00 0,00 0,00 -

Charges de Personnel 0,00 0,00 0,00 -

Rémunérations du Personnel 0,00 0,00 0,00 -

Rémunérations des dirigeants 0,00 -

Cotisations aux organismes sociaux 0,00 0,00 0,00 -

Autres charges de Personnel 0,00 0,00 0,00 -

Services extérieurs 0,00 0,00 0,00 -

Sous-traitance générale 0,00 -

Locations 0,00 0,00 0,00 -

Charges locatives et de copropriété 0,00 0,00 0,00 -

Entretien, réparations et maintenance 0,00 0,00 0,00 -

Primes d'assurance 0,00 0,00 0,00 -

Etudes, recherches, documentations 0,00 0,00 0,00 -

Autres services extérieurs 021 0,00 0,00 0,00 -

Personnel extérieur à l’établissement 0,00 0,00 0,00 -

Honoraires 0,00 0,00 0,00 -

Préstations INTERCECAM 0,00 0,00 0,00 -

Publicité, Publications, Relations publiques 0,00 0,00 0,00 -

Transports de biens et transports collectifs de personnel 0,00 0,00 0,00 -

Déplacements, missions et Réceptions 0,00 0,00 0,00 -

Frais postaux et de télécommunications 0,00 0,00 0,00 -

Eau, électricité, gaz et combustibles 0,00 0,00 0,00 -

Fournitures administratives 0,00 0,00 0,00 -

Cotisations (Fonds de developpement, AFRACA, MAIN…) 0,00 0,00 0,00 -

Frais sur Sociétaires 0,00 0,00 0,00 -

Autres 0,00 0,00 0,00 -

Dotations aux comptes d'amortissements, prov° pr pertes de valeurs 0,00 0,00 0,00 -

Dotations - amortissements immobilisations 0,00 0,00 0,00 -

Dotations - Pertes de valeur autres qu'operations avec la clientèle 0,00 0,00 0,00 -

Dotations aux provisions pour charges 0,00 0,00 0,00 -

Autres produits d'exploitation 022 0,00 0,00 0,00 -

Reprises de provisions 0,00 0,00 0,00 -

Reprises - pertes de valeur autres qu'operations avec clientèle 0,00 0,00 0,00 -

Reprises - provisions pour charges 0,00 0,00 0,00 -

RESULTAT AVANT SUBVENTION 0,00 0,00 0,00 -

Subvention d'équilibre 0,00 0,00 0,00 -

Subvention d'exploitation 0,00 0,00 0,00 -

RESULTAT AVANT IMPOTS 0,00 0,00 0,00 -

Impôt sur le bénéfice 0,00 0,00 0,00 -

0,00 -

RESULTAT NET DES ACTIVITES ORDINAIRES 0,00 0,00 0,00 -

Charges extraordinaires 0,00 0,00 0,00 -

Produits extraordinaires 0,00 0,00 0,00 -

XVII

Annexe 12 : Matrice FPD


XVIII

Annexe 13 : Matrice du Ratio de solvabilité


XIX

Annexe 14 : Matrice du ratio de division des risques


XX

Annexe 15 : Matrice de l’état de contrôle des activités non bancaires


XXI

Annexe 16 : Pyramide de Maslow

Sources : Dayan A. (2004), Manuel de Gestion, Volume 1, 2 édition, Ellipses, Paris, 1086p.

Besoins physiologiques

Besoin de sécurité

Besoins sociaux d’appartenance

Besoin d’estime

Besoin d’accomplissement

et de réalisation

XXII

TABLE DES MATIERES

REMERCIEMENTS .............................................................................................................ii

LISTE DES ABREVIATIONS ..........................................................................................iii

LISTE DES FIGURES ........................................................................................................ iv

LISTE DES GRAPHIQUES................................................................................................ v

LISTE DES TABLEAUX.................................................................................................... vi

LISTE DES ANNEXES ......................................................................................................vii

INTRODUCTION ................................................................................................................. 1

1. MATERIEL ET METHODE.......................................................................................... 5

1.1 Matériel....................................................................................................................... 5 1.1.1 Zone d’étude ....................................................................................................... 5

1.1.2 Présentation du réseau CECAM ......................................................................... 7 1.1.3 Ressources .......................................................................................................... 8 1.1.4 Emplois ............................................................................................................. 10

1.1.5 Fonction de l’URCECAM ................................................................................ 10 1.1.6 Autres matériels ................................................................................................ 11

1.1.6.1 Matériels informatiques et fournitures de bureau............................................. 11 1.1.6.2 Moyen de transport et de Communication ....................................................... 11

1.2 Cadrage théorique..................................................................................................... 12 1.2.1 Les principes comptables les plus utilisés en microfinance ............................. 13 1.2.2 Observation participante................................................................................... 14

1.2.3 Limite de l’étude............................................................................................... 14

1.3 Méthodologie de recherche ...................................................................................... 15 1.3.1 Méthodologie de recherche documentaire........................................................ 15

1.3.1.1 Documents pédagogiques et professionnels ..................................................... 15

1.3.1.2 Descente sur terrain .......................................................................................... 16 1.3.1.3 Entretien ........................................................................................................... 17

1.3.1.4 Enquêtes ........................................................................................................... 18 1.3.2 Autres méthodes ............................................................................................... 19

1.3.2.1 Diagnostic ......................................................................................................... 19

1.3.2.2 Analyse comparative ........................................................................................ 20 1.3.3 Traitements des données.......................................................................................... 20

2. Résultat .............................................................................................................................. 20

2.1 Documents comptables et procédures d’enregistrement au niveau des caisses ............. 21 2.1.1 Règle commune ....................................................................................................... 21

2.1.2 Documents comptables............................................................................................ 21 2.1.2.1 Circuit de la demande de fonds ........................................................................ 24

2.1.2.2 Circuit des documents d’une caisse .................................................................. 24 2.1.3 Processus d’enregistrement de la caissière .............................................................. 25

2.2 Traitement et enregistrement comptable ........................................................................ 26 2.2.1 Au niveau du traitement comptable......................................................................... 26

2.2.1.1 Reclassement des créances douteuses .............................................................. 28

XXIII

2.2.1.2 Spécificité de l’assurance décès ....................................................................... 28

2.2.1.3 Calendrier des exercices comptables ................................................................ 28 2.2.2 Plan comptable des établissements de crédit ........................................................... 29

2.2.3 Particularité au niveau des logiciels utilisés ............................................................ 31 2.2.3.1 Utilisation du logiciel Excel et les personnels concernés ................................. 32 2.2.3.2 ORCHID Comptabilité ..................................................................................... 32

2.2.3.3 ORCHID Microfinance .................................................................................... 35 2.2.4 Résultat des enquêtes............................................................................................... 39

2.3 Enregistrements comptables ........................................................................................... 39

2.3.1 Enregistrements des prestataires de service ............................................................ 39

2.3.2 Tableau d’amortissement......................................................................................... 40 2.3.3 Enregistrement comptable de PSV, d’octroi, de remboursement, de dépôt et des

valeurs non imputées. ....................................................................................................... 40 2.3.3.1 Enregistrement d’octroi, remboursement de crédit et dépôt, retrait ................. 41 2.3.3.2 Enregistrement des valeurs non imputées et nouveaux CDL ........................... 41

2.3.3.3 Enregistrement MVola ..................................................................................... 42 2.3.4 Procédure d’organisation comptable : compte des liaisons..................................... 43

2.4 Déclarations .................................................................................................................... 45

2.4.1 Etats financiers à déclarer par les IMF .................................................................... 45

2.4.2 Procédure de déclaration ......................................................................................... 47

3. Discussions et recommandations .................................................................................. 49

3.1 Discussions des résultats obtenus ................................................................................... 49 3.1.1 Comptes de liaison .................................................................................................. 49 3.1.2 Logiciel .................................................................................................................... 52

3.1.3 Règles communes .................................................................................................... 57 3.1.4 Traitement comptable .............................................................................................. 64

3.1.5 Déclaration des états financiers des IMF................................................................. 69 3.2 Recommandations .......................................................................................................... 71

3.2.1 Comptes de liaison .................................................................................................. 71 3.2.2 Logiciel .................................................................................................................... 72

3.2.3 Règles communes .................................................................................................... 74 3.2.4 Traitement comptable .............................................................................................. 77 3.2.5 Formation ................................................................................................................ 78

3.3 Vérification des hypothèses............................................................................................ 78

CONCLUSION..................................................................................................................... 82

BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................ I

ANNEXES ............................................................................................................................ III

TABLE DES MATIERES............................................................................................ XXII

RESUME

La comptabilité ne cesse pas d’évoluer depuis le 20ème siècle. Cette évolution se traduit

par la spécificité de la comptabilité appliquée professionnellement. Pour les IMF, les

spécificités résident sur l’existence de la Commission de Supervision Bancaire et Financière

(qui est une autorité administrative, une autorité de réglementation, une autorité de

supervision et une autorité disciplinaire), le plan comptable utilisé « PCEC » ( les actifs sont

classés suivant l’ordre de liquidité et les passifs sont classés suivant l’ordre d’exigibilité), les

états financiers produits (qui englobe les états financiers obligatoires tels que le bilan et le

compte de résultat et les états supplémentaires exigés par la CSBF comme l’état de Fonds

propres disponibles et la situation de portefeuille à risque), les logiciels de traitement adoptés

(ORCHID pour le réseau CECAM) et les comptes de liaisons utilisés au niveau du réseau

CECAM (MAV, AVF et refinancement). L’utilisation d’une comptabilité spécifique est en

fonction des informations utilisées par le directeur et l’objectif à suivre des entreprises du fait

que « la comptabilité est l’un des piliers pour la survie d’une entreprise ». De toute évidence,

chaque institution de microfinance doit établir son plan comptable en fonction d'opérations,

de structure et de besoins d'information qui lui sont propres. Il n’y a pas de système convenant

à l’ensemble des IMF, celles-ci ayant des besoins et des contraintes propres qui sont liés à leur

environnement.