( TA. 2017/2018 )...( TA. 2017/2018 ) SEKOLAH TINGGI ELEKTRONIKA DAN KOMPUTER ( STEKOM ) SEMARANG Jl. Majapahit No. 605 & 304 Semarang Telp. 024-6723456, Fax. 024-6710144Rancangan

( TA. 2017/2018 )

SEKOLAH TINGGI ELEKTRONIKA DAN KOMPUTER

( STEKOM )

SEMARANG

Jl. Majapahit No. 605 & 304 Semarang Telp. 024-6723456, Fax. 024-6710144

Website: http://www.stekom.ac.id E-mail : [email protected]

Rancangan Sistem Informasi Akademik

Sekolah Tinggi Elektronika & Komputer ( STEKOM ) Semarang

1/55

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kemajuan teknologi yang semakin pesat menyebabkan

pemanfaatan dan penggunaan teknologi sudah hampir memasuki

seluruh aspek kehidupan. Salah satu kemajuan tersebut adalah di

bidang sistem informasi, yang saat ini memberikan kemudahan kepada

manusia dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari.

Perkembangan teknologi di bidang sistem informasi tersebut tidak

lepas dari perkembangan pada sub bidang lainnya, seperti arsitektur

komputer, rekayasa perangkat lunak, dan jaringan komputer.

Saat ini sistem informasi berbasis komputer telah diterapkan pada

sistem-sistem terpadu seperti Sistem Informasi Akuntansi, Sistem

Informasi Manajemen, Sistem Informasi Eksekutif, Sistem Pakar,

Sistem Pendukung Keputusan, dan pengembangan lainnya. Semuanya

itu dibangun untuk mendapatkan kebutuhan informasi yang efisien dan

efektif untuk mendukung pengambilan keputusan dalam manajemen.

Perkembangan lain yang cukup pesat adalah teknologi informasi

melalui Internet. Dengan teknologi ini membuat beberapa kegiatan

seperti bertransaksi, menyebarkan dan mendapatkan informasi dari

satu lokasi ke lokasi lain dapat dilaksanakan dengan mudah dan

menyenangkan. Penyebaran informasi maupun transaksi secara online

dapat diterapkan pada pendidikan, dengan cara mengembangkan

sistem informasi akademik pada suatu lembaga pendidikan. Beberapa

insitusi akademik telah menggunakan media internet ini untuk

mempublikasikan sistem informasi akademik, namun pada umumnya

masih banyak yang berisikan informasi-informasi bersifat statis

mengenai profil organisasi, jurnal penelitian, kegiatan akademik, dan

non akademik.



2/55

Sejalan dengan itu STEKOM Semarang sebagai salah satu

perguruan tinggi swasta di Jawa Tengah, terus berkembang untuk

berbenah diri agar menjadi lebih baik dan tetap dapat bersaing

dengan lembaga pendidikan lainnya.

Selama ini kemudahan untuk memperoleh data dan informasi

akademik bagi mahasiswa, dosen, maupun pimpinan di lingkungan

STEKOM Semarang masih belum terwujudkan, karena proses akademik

masih dilakukan secara manual. Permasalahan-permasalahan lain

muncul seiring dengan dengan bertambahnya jumlah mahasiswa;

seperti kelambatan laporan hasil akademik, dokumentasi yang belum

baik, pelayanan administratif yang begitu lama, semuanya itu dapat

menghambat kelancaran proses akademik secara keseluruhan.

Penggunaan komputer dan jaringan komputer yang tersedia

selama ini juga belum optimal, sehingga kelancaran dalam memproses

data-data akademik menjadi terhambat. Beberapa kendala tersebut

adalah

a. Aplikasi yang tersedia masih sedikit dan bersifat single-user

b. Data antar bagian belum terintegrasi

c. Sering terjadi redudansi data dan inkonsistensi data

d. Pekerjaan sering tertunda sehingga tidak efisien

Permasalahan-permasalahan tersebut bilamana tidak segera

diatasi akan dapat mempengaruhi kinerja STEKOM Semarang di masa

yang akan datang, khususnya di dalam memenuhi visi, misi dan tujuan

organisasi.

1.2 Perumusan Masalah

Melihat kelemahan-kelemahan sistem yang selama ini berjalan,

maka didapatkan perumusan masalah “ Bagaimana merancang sistem

informasi akademik yang dapat meminimalisasi masalah yang ada

pada STEKOM Semarang ? ”



3/55

Tahapan dalam menganalisis dan merancang sebuah sistem informasi

akademik disini memanfaatkan jaringan komputer yang ada di STEKOM

Semarang. Supaya pembahasan tidak terlalu melebar maka diberikan

ruang lingkup sebagai berikut :

a. Sistem informasi akademik ini hanya dirancang untuk pengguna di

lingkungan STEKOM Semarang seperti pimpinan, dosen,

administrasi akademik, dan mahasiswa.

b. Sistem yang akan diselesaikan dengan sistem informasi akademik di

sini adalah pengolahan data yang meliputi PMB, mahasiswa, dosen,

administrasi keuangan, absensi perkuliahan, ujian, penilaian, dan

bimbingan tugas akhir, sampai dengan wisuda. Karena banyaknya

yang akan dibuat, maka beberapa sistem tersebut dibuatkan modul

tersendiri namun database yang digunakan tetap sama sehingga

selalu terintegrasi.

c. Tahapan pembuatan sistem informasi akademik ini dimulai dari

perencanaan, analisa, perancangan sampai dengan implementasi.

Dari hasil perumusan masalah yang telah disusun, tujuan yang akan

dicapai adalah

a. Rancangan sistem informasi akademik untuk STEKOM Semarang,

b. Memberi gambaran kebutuhan sistem informasi akademik untuk

pengembangan STEKOM Semarang yang akan datang,

c. Membantu sistem pengambilan keputusan bagi pimpinan di STEKOM

Semarang.

1.3 Metodologi Penyelesaian

Metodologi yang digunakan untuk perancangan sistem informasi

akademik ini menggunakan siklus hidup sistem atau System Life Cycle

(SLC), yaitu dari perencanaan sistem, analisis sistem, perancangan

sistem, implementasi dan perawatan sistem.



4/55

a. Metode Analisis

- Melakukan perincian analisis kebutuhan dengan cara mengamati

sistem informasi akademik yang selama ini berlangsung

khususnya dalam hal pelayanan data-data akademik.

- Memilih metode penyelesaian berdasarkan studi pustaka untuk

mendapatkan teori-teori yang berhubungan sistem informasi

akademik

- Menyusun kerangka penyelesaian berdasar hasil studi pustaka.

b. Metode Perancangan

Hasil dari analisa digunakan untuk :

- Merancang model aplikasi untuk sistem yang diusulkan

- Merancang Data Flow Diagram (DFD)

- Merancang Entity Relationship Diagram (ERD)

- Merancang sistem basis data (database)

- Merancang konfigurasi sistem

- Merancang prototipe sistem

1.4 Kerangka Pemikiran

Kerangka pemikiran yang digunakan dalam penulisan ini adalah

seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.



5/55

Gambar 1. Kerangka Penelitian

Dari analisa sistem lama akan diketahui atau didapatkan adanya

permasalahan-permasalahan yang ada selama ini, kemudian dilakukan

proses pengembangan sistem yang dilakukan dalam beberapa tahapan

yaitu perencanaan, analisis, dan terakhir perancangan. Selama proses

pengembangan sistem ini juga terdapat pengaruh dari faktor-faktor

yang mempengaruhi terbentuknya sistem seperti teknologi, peraturan-

peraturan, visi dan misi, dan lain-lainnya.

Hasil pengembangan sistem ini berupa prototip program,

bilamana prototip belum dapat diterima maka perlu di kaji ulang

dengan kembali ke tahapan perencanaan sistem. Bilamana prototip

dapat diterima, maka prototip berupa rancangan sistem informasi

akademik dapat digunakan untuk usulan tahapan operasional

berikutnya.

Analisa Sistem

Lama

Sistem Informasi

Akademik

PMB, Registrasi Mhs,

Dosen, Absensi Kuliah,

Ujian, Penilaian,

KHS, Tugas akhir,

Wisuda, Alumni

Perencanaan Analisis

Perancangan Implementasi

LLIINNGGKKUUNNGGAANN

•• TTeekknnoollooggii ::

-- AArrssiitteekkttuurr KKoommppuutteerr

-- SSooffttwwaarree eennggiinneeeerriinngg

-- JJaarriinnggaann KKoommppuutteerr

•• PPeerraattuurraann--ppeerraattuurraann ::

-- PPeerraattuurraann PPeemmeerriinnttaahh tteennttaanngg

SSiisstteemm PPeennddiiddiikkaann

•• VViissii ddaann MMiissii

•• KKeekkuuaattaann,, ppeelluuaanngg,, hhaammbbaattaann,,

ddaann

ttaannttaannggaann



6/55

II. DATA DAN FAKTA

2.1 Kegiatan Akademik

Untuk menganalisa sistem informasi akademik yang sedang

berjalan di STEKOM Semarang selama ini, maka dapat melihat dan

mempelajari alur sistem yang sudah ada seperti yang ditunjukkan

pada Gambar 2.

1

Mulai

Calon Mahasiswa Panitia PMB

Pendafta-

ran Mhs

1

Test PMB

1

Pengumu

man Test

1

2

Direktur BAU BAAK

2 3

Pemberi-

an NPM

3

2

Laporan

4

Administra

si &

Keuangan

4

1

2

5

Kebijakan

1

Pemberi-

an formulir

KRS

5



7/55

BAU BAAKMahasiswa Dosen

Pengisian

KRS

6

6

Administra

si &

Keuangan

1

2

8

73

Perwalian

7

9

Perkulia-

han

9

8

Ujian

10

10

Penilaian

Ujian

Arsip

11

11

KaProgdi

Pengola-

han Nilai

Pengesah

an Nilai

1212

Penerbi-

tan KHS

1

2

9

3

13 14

13

Semester

Akhir ?

14

Arsip

15

Tidak

Pembua-

tan TA

Uji TA

Ya

1

2

168

515

16

SK lulus

Transkrip

16

1

2

1716

17

Wisu

da

17

Selesai

Gambar 2 Kegiatan Akademik

Dari Gambar 2 tersebut dapat digunakan untuk menganalisa

proses dari sistem penerimaan mahasiswa baru sampai akhir masa

studi yang sedang berjalan di STEKOM Semarang.



8/55

2.2 Penerimaan Mahasiswa Baru ( PMB )

Adapun prosedur dari penerimaan mahasiswa baru selama ini di

STEKOM sebagai berikut :

a. Calon mahasiswa membeli formulir pendaftaran dari panitia PMB

b. Calon mahasiswa membayar biaya pendaftaran PMB sesuai

ketentuan.

c. Bukti pembayaran, lampiran persyaratan dan formulir pendaftaran

yang telah diisi dan ditandatangani oleh calon mahasiswa

diserahkan kepada panitia PMB dan panitia PMB mencatatnya

didalam buku pendaftaran mahasiswa menurut program studi dan

calon mahasiswa mendapatkan kartu test dan jadual test.

d. Calon mahasiswa mengikuti test PMB.

e. Pengumuman hasil seleksi test oleh dan ditandatangi panitia PMB.

f. Jumlah mahasiswa yang lulus seleksi test dilaporkan oleh ketua

panitia PMB kepada Pimpinan STEKOM dan BAUK untuk keperluan

keuangan dan administrasi akademik.

g. BAUK didamping BAAK memberi NPM kepada mahasiswa yang sudah

melunasi pembayaran sekaligus Kartu Mahasiswa.

2.3 Perkuliahan

Waktu perkuliahan untuk program D-3 minimum 6 semester dan

maksimum 10 semester, sedangkan untuk program S1 minimum 8

semester dan maksimum 12 semester.

2.3.1 Perkuliahan Semester Ganjil

Adapun proses perkuliahan pada semester Ganjil selama ini di


a. Mahasiswa yang sudah diterima, mengambil formulir Kartu Rencana

Studi (KRS) dari BAAK dengan menunjukkan kartu sementara NPM.



9/55

b. Formulir KRS diisi oleh mahasiswa sesuai dengan mata kuliah yang

ditawarkan, kemudian KRS ditandatangani oleh mahasiswa dan

Dosen Wali.

c. Mahasiswa membawa KRS yang sudah ditandatangani ke bagian

keuangan untuk membayara uang SKS dan biaya-biaya lain sesuai

peraturan yang berlaku di STEKOM.

d. Sesudah mahasiswa membayar sesuai KRS, bagian keuangan

membagikan tanda pembayaran sesuai lembaran-lembaran yang

ada.

- Warna putih untuk mahasiswa

- Warna kuning untuk dosen Dosen Wali (DW)

- Warna biru untuk BAUK

- Warna merah untuk BAAK

- Warna hijau untuk arsip / Tata Usaha

e. Selesai pembayaran, barulah mahasiswa diperkenankan mengikuti

kuliah semester ganjil

f. Dalam pertengahan semester diadakan Ujian Tengah Semester

(UTS).

g. Nilai UTS dipegang dan disimpan oleh dosen yang bersangkutan,

dan mahasiswa memegang nilai UTS pada kertas ujiannya.

h. Selesai kuliah semester ganjil diadakan UAS. Nilai UAS dipegang

dan disimpan dosen yang bersangkutan dan mahasiswa juga

memegang nilai UAS pada kertas ujiannya.

i. Nilai Akhir Semester (NAS) meliputi Absensi kehadiran, Tugas,

Project, UTS, dan UAS. Nilai Akhir Semester dinyatakan dalam

huruf yaitu A,A-,AB,B+,B,B-,BC,C+,C,C-, CD,D+,D, atau E.

j. NAS ini diserahkan oleh dosen bersangkutan kepada Ketua Program

Studi untuk ditandatangani. Kemudian Ketua Program Studi

mengirimkan NAS kepada BAAK.

k. Setelah NAS diterima oleh BAAK, segera dicetak Kartu Hasil Studi

(KHS) dan dibawa ke Ketua Program Studi untuk ditandatangani.



10/55

l. KHS yang ditandatangani dibagikan sesuai lembaran-lembaran KHS

yang ada :

- Lembar I untuk mahasiswa

- Lembar II untuk dosen PA

- Lembar III untuk BAAK

- Lembar IV untuk arsip / Tata Usaha Jurusan

- Lembar V untuk dikirimkan kepada orang tua / wali mahasiswa.

2.3.2 Perkuliahan Semester Genap

Adapun proses perkuliahan pada semester Ganjil selama ini di


a. Setelah mahasiswa menerima KHS semester ganjil, ia segera

mengambil formulir KRS dari BAAK.

b. Formulir KRS diisi oleh mahasiswa sesuai dengan mata kuliah yang

ditawarkan, kemudian KRS ditandatangani oleh mahasiswa dan

Dosen Wali.

c. Mahasiswa membawa KRS yang sudah ditandatangani ke bagian

keuangan untuk membayara uang SKS dan biaya-biaya lain sesuai

peraturan yang berlaku di STEKOM.

d. Sesudah mahasiswa membayar sesuai KRS, bagian keuangan

membagikan tanda pembayaran sesuai lembaran-lembaran yang

ada.

- Warna putih untuk mahasiswa

- Warna kuning untuk DW

- Warna biru untuk BAUK

- Warna merah untuk BAAK

- Warna hijau untuk arsip / Tata Usaha Jurusan

e. Selesai pembayaran, barulah mahasiswa diperkenankan mengikuti

kuliah semester genap.

f. Dalam pertengahan semester diadakan UTS.



11/55

g. Nilai UTS dipegang dan disimpan oleh dosen yang bersangkutan,

dan mahasiswa memegang nilai UTS pada kertas ujiannya.

h. Selesai kuliah semester genap diadakan UAS. Nilai UAS dipegang

dan disimpan dosen yang bersangkutan dan mahasiswa juga

memegang nilai UAS pada kertas ujiannya.

i. Nilai Akhir Semester (NAS) meliputi Absensi kehadiran, Tugas,

Project, UTS, an UAS. Nilai Akhir Semester dinyatakan dalam huruf

yaitu A,A-,AB,B+,B,B-,BC,C+,C,C-, CD,D+,D, atau E.

j. NAS ini diserahkan oleh dosen bersangkutan kepada Ketua Program

Studi untuk ditandatangani. Kemudian Ketua Program Studi

mengirimikan NAS kepada BAAK.

k. Setelah NAS diterima oleh BAAK, segera dicetak Kartu Hasil Studi

(KHS) dan dibawa ke Ketua Program Studi untuk ditandatangani.

l. KHS yang ditandatangani dibagikan sesuai lembaran-lembaran KHS

yang ada :

- Lembar I untuk mahasiswa

- Lembar II untuk DW

- Lembar III untuk BAAK

- Lembar IV untuk arsip / Tata Usaha Jurusan

- Lembar V untuk dikirimkan kepada orang tua / wali mahasiswa.

2.4 Kegiatan Akademik Lainnya

a. Tugas Akhir

Mahasiswa Program D-III maupun S-1 yang telah lulus semua mata

kuliah, diharuskan untuk menyusun tugas akhir atau skripsi. Tugas

akhir yang telah selesai disusun untuk kemudian dipertahankan di

hadapan tim penguji. Mahasiswa yang lulus ujian tugas akhir akan

mendapatkan Surat Keterangan Lulus dari Ketua Program Studi.

b. Transkrip

Transkrip untuk masing-masing mahasiswa yang telah dinyatakan

lulus diterbitkan oleh BAAK dan selanjutnya ditandatangani oleh



12/55

Ketua Program Studi dan Ketua STEKOM disampingnya sebagai

mengetahui. Transkrip dibagikan bersama ijazah pada saat wisuda.

c. Wisuda

Mahasiswa yang telah mendapatkan Surat Keterangan Lulus dari

Ketua Program Studi, dapat mengikuti wisuda pada waktu yang

telah ditentukan.

II.5 Kendala yang Dihadapi dari Sistem yang Sedang Berjalan

Beberapa permasalahan dari sistem akademik yang sedang

berjalan adalah kelambatan dan ketidak efisienan proses seperti

berikut ini :

a. Pelayanan registrasi mahasiswa

b. Penyusunan buku induk mahasiswa

c. Penyusunan laporan keuangan mahasiswa

d. Penyusunan KRS ke bagian BAAK

e. Pembuatan jadual perkuliahan termasuk daftar kehadiran

f. Pembuatan berbagai Surat Keterangan

g. Pencetakan isi KHS

h. Pembuatan transkrip dan ijazah

Adapun kendala-kendala tersebut sering diakibatkan karena :

a. Pemakaian komputer yang belum optimal, masih banyak aplikasi

yang bersifat single-user dan jaringan yang sudah ada belum

dimanfaatkan secara optimal.

b. Kurang koordinasi antar bagian yang terkait sehingga sering terjadi

konversi data berulang-ulang.

c. Sering timbul duplikasi data, yang akibatnya berupa pemborosan

kertas maupun media penyimpanan.

d. Dokumentasi yang belum baik, sering hilang atau rusak sehingga

menimbulkan kesulitan pencarian dokumen.



13/55

II. 6 Alternatif Pemecahan Masalah

Apabila permasalahan tersebut tetap dibiarkan, akan berkibat

menghambat proses akademik dan menurunkan kredibilitas lembaga

yang akhirnya juga menghambat tujuan organisasi.

Pemecahan masalah yang diusulkan adalah

a. Meningkatkan SDM masing-masing personal pelaksana kegiatan

b. Pembakuan prosedur kerja dan penataan data yang bersifat baku,

baik yang dilakukan dengan komputer atau tidak.

c. Menerapkan sistem informasi akademik berbasis jaringan komputer

lokal yang mengutamakan pada proses otomatisasi.

Disini dipilih pemecahan masalah dengan menerapkan komputerisasi

sistem informasi akademik dan mengoptimalkan pennggunaan jaringan

komputer yang telah ada. Karena metode ini dianggap paling lengkap

daripada metode lainnya.



14/55

III. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisa Situasi dan Kondisi

Kehadiran STEKOM mendapatkan tanggapan positif dari

masyarakat di sekitarnya dengan indikator sebagai berikut :

a. Kepercayaan masyarakat terhadap Akademi PAT semakin besar

terhadap proses pendidikan yang ada, hal ini ditunjukkan dari

tahun ke tahun STEKOM Semarang dapat memenuhi target dalam

menerima mahasiswa baru. Sedangkan yang mendaftarkan diri dari

tahun ke tahun menunjukkan peningkatan.

b. Sarana prasarana pendidikan seperti gedung perkuliahan,

laboratorium komputer dan elektronika, perpustakaan dan lain-lain

terus ditingkatkan

Analisis situasi membantu mengukur kekuatan, kelemahan, peluang,

dan tantangan / ancaman yang dimiliki oleh STEKOM untuk

memanfaatkan peluang masa depan sebagai berikut :

a. Strength ( kekuatan )

• Telah memiliki program studi DI, DIII Elektronika dan Komputer

• Tenaga edukatif, tenaga admin yang mencukupi

• Memiliki fasilitas pendukung yang lengkap seperti laboratorium

dan perpustakaan

• Memiliki kerja sama dengan beberapa institusi dan masyarakat

sekitarnya

b. Weakness ( kelemahan )

• Disiplin, tingkat efisiensi yang masih perlu disempurnakan

• Prosentase sumber daya ilmu dosen juga perlu ditingkatkan

c. Opportunity ( peluang )

• Pengembangan program studi unggulan

• Mengembangkan lebih lanjut kegiatan penelitian dosen

• Meningkatkan mutu dan memperbanyak keilmuan mahasiswa



15/55

d. Threath ( tantangan )

• Studi lanjut bagi dosen yang memiliki prestasi keilmuan

• Program studi unggulan mampu bersaing dengan Perguruan

Tinggi lain

3.2 Analisa Tujuan dan Sasaran Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi akademik pada STEKOM

diharapkan akan terbentuknya suatu prototip sistem informasi

akademik yang dapat dipakai sebagai acuan pengembangan sistem

informasi pada akademi sejenis yaitu tentang tata kerja administrasi

bidang akademik yang berbasis komputer.

Sasaran yang ingin dicapai dalam pengembangan sistem

informasi akademik adalah :

a. Kemudahan bagi pelaksanan administrasi dalam melakasanan

tugas,

b. Kemudahan dan kecepatan pelayanan kepada mahasiswa dan dosen

c. Diperolehnya ketersediaan data yang terjaga kemutakhirannya.

d. Terjaganya keamanan data

3.3 Analisa Kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi dibutuhkan oleh segala tingkatan guna

menunjang kelangsungan dan kelancaran kegiatan akademik. Adapun

tiap-tiap tingkatan manajerial STEKOM membutuhkan informasi yang

berbeda-beda, seperti:

a. Unsur Pimpinan

Informasi yang dibutuhkan oleh bagian ini bersifat strategis.

b. Unsur Pembantu Pimpinan

Informasi yang dibutuhkan oleh bagian ini bersifat taktis.

c. Unsur Pelaksana

Informasi yang dibutuhkan oleh bagian-bagian ini bersifat

operasional.



16/55

Adapun hasil penelitian di STEKOM memperoleh informasi seperti

ditunjukkan pada Tabel 1.

Tabel 1 Kebutuhan Informasi

No (1)

Bagian

(2)

Kegiatan

(3)

Kebutuhan

(4)

Sumber informasi

(5)

1

Ketua Sifat: Strategis

1. Menyusun rencana kerja,

kebijakan semester dan tahuan

2. Menyusun rencana pengembangan

1 Laporan

rencana kerja dan anggaran Pembantu Ketua Bidang I, II, dan III

2 Laporan semesteran Pembantu Ketua Bidang I, II, III

3 Laporan situasi terkini tentang mahasiswa, dosen dan sarana prasarana.

1. Yayasan 2. Pembantu Ketua

Bidang I,II,III

2

Pembantu Ketua I SifatL Strategis

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran serta kalender akademik


3. Menyusun laporan semesteran bidang I

1. Laporan rencana kerja tahunan dari masing-masing bagian dibawah PuKet I

2. Laporan situasi terkini tentang mahasiswa, dosen, dan sarana prasarana

3. Kurikulum dan SAP

1. Ketua 2. Ketua Program

Studi 3. Kepala BAAK



17/55

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

3 Pembantu Ketua II Sifat : Strategis

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran


3. Menyusun laporan semesteran bidang II

1. Laporan rencana kerja tahunan dari masing-masing bagian dibawah PuKet II


1. Ketua 2. Kepala BAAK 3. Kepala BAUK

4 Pembantu Ketua III Sifat: Strategis

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran serta kalender akademik


3. Menyusun laporan semesteran bidang I

1. Laporan rencana kerja tahunan dari masing-masing bagian dibawah PuKet III


1. Ketua 2. Kepala Program

Studi

5 Ketua Program Studi Sifat : Taktis

1. Menyusun Jadual Kuliah dan Dosen pengampu pada awal semester

2. Menyusun jadual ujian lokal, ujian tugas akhir

1. Kalender Akademik

2. Kurikulum & SAP

3. Dosen pengampu bidang ilmu dan kesediaan mengajar

- Kepala BAAK

6 Kepala BAAK Sifat: Taktis

1. Menyusun rencana kerja tahunan bidang administrasi akademik

2. Menyusun laporan kegiatan per semester, per tahunan


2. Laporan situasi terkini dari administrasi akademik dan administrasi kemahasiswaan

1. Pembantu Ketua I

2. BAAK 3. BAUK



18/55

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

7 BAAK Sifat : Operasional

Mengelola perkuliahan : 1 Membuat daftar hadir

kuliah 2 Membuat form penilaian 3 Membuat laporan rekap

pengambilan SKS per mahasiswa, mahasiswa per mata kuliah, dosen pengajar, dan kelas

4 Melaksanakan ujian dan tahap akhir:

5 Membuat kartu ujian 6 Membuat daftar hadir

ujian 7 Membuat laporan rekap

peserta ujian penguji dan nilai

8 Mengelola data nilai 9 Membuat rekap nilai Mengelola data dosen : 1. Memutakhirkan data 2. Membuat surat

penugasan mengajar Mengelola data mahasiswa : 1. Memutakhirkan data 2. Membuat daftar

mahasiswa aktif 3. Memuat laporan

mahasiswa cuti 4. Membuat laporan

terakhir tentang 5. mahasiswa 6. Pelayanan surat

menyurat 7. Membuat surat

keterangan, surat cuti, dan surat magang

8. Pelayanan evaluasi 9. Membuat KHS dan

transkrip


2. Mata kuliah dan Dosen Pengajar

3. Jadual Kuliah 4. KRS 5. Buku Induk

Dosen 6. Buku Induk

Mahasiswa 7. Buku Induk

Nilai Mahasiswa

8. Surat Permohonan mahasiswa

1 Pembantu Ketua I

2 BAUK



19/55

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

8 BAUK Sifat : Operasional

1. Menyusun rencana kerja tahunan bidang administrasi umum

2. Menyusun laporan baik per semester, tahunan

3. Menyusun laporan keuangan per semester, tahunan

4. Membuat usulan biaya pelaksanaan perkuliahan dan ujian.

1. Kalender akademi

2. Jadual Kuliah 3. Laporan situasi

terakhir dari Urusan Keuangan

4. Rekap mahasiswa, mata kuliah, dosen, dan kelas

5. Rekap peserta ujian

1. Pembantu Ketua I 2. BAAK

3.4 Usulan Pengembangan Sistem Informasi Akademik

Pengembangan sistem informasi akademik yang diusulkan

merupakan usaha untuk mengatasi permasalahan akademik di

lingkungan Akademik Teknik PAT tersebut diatas. Karena itu akan

dibahas beberapa mengenai :

a. Perancangan sistem baru

b. Perancangan basis data

c. Konfigurasi sistem informasi

d. Sumber daya manusia

3.5 Perancangan Sistem Baru

Pengembangan sistem informasi akademik yang baru

menggunakan perangkat lunak bantu pengembangan sistem dengan

menggunakan CASE TOOL. Diagram arus data sistem informasi

akademik terdiri dari diagram konteks dan diagram rinci.

3.5.1 Context Diagram

Diagram arus data digunakan untuk mendapatkan gambaran

desain sistem yang baru secara logik. Diagram arus data sistem



20/55

informasi akademik terdiri dari Context Diagram dan Data Flow

Diagram terinci seperti Gambar 3.

0

Sistem

Informasi

Akademik

PAT

MHS

ALUMNI

Calon

Mahasisw a

BAAK

Dosen

Pimpinan

PAT

Aktifitas MHS

Kinerja Alumni

Data Calon

MHS

Info Pendidikan

PAT

Prestasi MHS

Data Alumni

Permohonan

SuratPermohonan

Transkrip

Nilai

Surat PermohonanTranskrip

Nilai

Biodata MHS

Aktifitas

DosenKinerja Dosen

Laporan

Kebijakan

Keputusan

Gambar 3. Context Diagram Sistem Informasi Akademik

Pada Context Diagram ini terdapat kejadian-kejadian yang

berkaitan dengan data/informasi yang dibutuhkan maupun dihasilkan

sistem yang dapat mengakibatkan mengalirnya informasi dari dan ke

dalam sistem informasi akademik tersebut. Adapun kejadian tersebut

adalah

a. Pencatatan data mengenai penerimaan mahasiswa baru

b. Pencatatan data dan pelayanan mahasiswa

c. Pencatatan mengenai dosen

d. Pencatatan data alumni



21/55

3.5.2 Data Flow Diagram ( DFD )

DFD merupakan bentuk yang lebih terinci dari Context Diagram.

Turunan pertama dari Context Diagram adalah DFD level 0. Bila dalam

DFD level 0 yang dibuat terdapat proses-proses yang masih terlalu

global dan dirasa perlu diturunkan lagi, maka DFD level 0 tersebut

diturunkan lagi menjadi DFD level 1 demikian seterusnya.

1

PenyaringanCalon MHS

2

Perkuliahan

MHS

4

Bimbingan

ALUMNI

6

ManajemenPAT

CalonMahasisw a

Dosen

3

PelayananMhs

BAAK

PimpinanPAT

MHS

MHS

KRS Jadual

Mata Kuliah

Dosen

Ruang

MHS

KRSDosen

Bimbingan MHS

Data CalonMHS

Info PendidikanPAT

PermohonanSurat

Biodata MHS

PermohonanTranskrip Nilai

AktifitasDosen

Kinerja Dosen

Kinerja SistemPenyaringan

MetodaPenyaringan

Prestasi MHS

Aktifitas MHS

KinerjaPelayananSurat Permohonan

Metode Pelayanan

TranskripNilai

Laporan

KebijakanKeputusan

Kinerja Alumni

Data Alumni

KinerjaBimbingan

Metoda Bimbingan

Kinerja Dosen

AktifitasDosen

Aktifitas MHS

Prestasi MHS

KinerjaPerkuliahan

MetodaPerkuliahan

MHS

Mata Kuliah

Ruang

Jadual

MHS

KRS

Dosen

MHS

KRS

Dosen

Bimbingan MHS

Gambar 4. DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik

Pada gambar 4 kelihatan proses yang terjadi pada sistem informasi

akademik di STEKOM Semarang, yang terdiri dari penyaringan calon

mahasiswa, proses perkuliahan, pelayanan mahasiswa, bimbingan, dan



22/55

dan manajemen. Dari DFD level 0 akan didekomposisikan lagi ke

proses yang lebih rinci menjadi DFD level 1 yang terdiri dari :

- DFD level 1 – Proses penyaringan calon mahasiswa

- DFD level 1 – Proses perkuliahan

- DFD level 1 – Proses pelayanan mahasiswa

- DFD level 1 – Proses bimbingan

- DFD level 1 – Proses manajemen

1.1

Kegiatan

Promosi

1.2

Seleksi

Calon

Mhs

1.3

Daftar

Ulang

Calon

Mahasisw a

MHS

Data Calon

MHS

Info Pendidikan

PAT

Data Calon

MHS

Info Pendidikan

PAT

Metoda

Penyaringan

Peserta test

Kinerja Sistem

Penyaringan

Data Yang

Lulus

MHS

Dari Manajemen PAT

Ke Manajemen PAT

Gambar 5. DFD Level 1 - Penyaringan Calon Mahasiswa

DFD level 1 – proses penyaringan calon mahasiswa diawali

dengan kegiatan promosi. Kegiatan promosi ini ditujukan bagi calon

mahasiswa khususnya para siswa SMU yang ada di wilayah Jawa

Tengah. Setelah kegiatan promosi yang dilakukan oleh Panitia

Penerimaan Mahasiswa Baru (PPMB) berjalan, proses berikutnya

berupa seleksi calon mahasiswa. Dari proses seleksi calon mahasiswa



23/55

akan didapatkan daftar nama calon mahasiswa yang lulus tes yang

akan digunakan sebagai acuan untuk proses daftar ulang.

2.1

Pemberian

Identitas

MHS

2.2

KRS

2.3

Penetapan

Jadual

Kuliah

2.4

Perkuliahan

Semester

Berjalan

2.5

Pengolahan

Nilai

KRS

Ruang

BAAK

MHS

Mata Kuliah

Dosen

Dosen

MHS

Jadual

KRS

KRS

Ruang

Biodata MHS

Identitas MHS

MHS

Slip Setoran

Mata Kuliah

Dosen

Mata Kuliah

Jadual Kuliah

Aktifitas

Dosen

Kinerja Dosen

Aktifitas MHS

Prestasi MHS

Ujian

Aktifitas MHS

Prestasi MHSMHS

Metoda

Perkuliahan

Kinerja

Perkuliahan

Jadual

KRS

Dari Manajemen PAT

Ke Manajemen PAT

Gambar 6. Gambar DFD Level 1 Perkuliahan

DFD level 1 – Perkuliahan diawali dengan pemberian identitas

mahasiswa yang didapat dari daftar ulang PPMB. Identitas mahasiswa

meliputi biodata mahasiswa serta dapat mengenai jumlah mata kuliah

atau jumlah SKS yang diambil oleh mahasiswa yang bersangkutan.



24/55

Identitas ini akan menentukan perhitungan biaya kuliah bagi

mahasiswa yang bersangkutan.

Kegiatan berikutnya yaitu penetapan jadual kuliah yang

menjadi tanggung jawab bagi ketua program studi. Penjadualan kuliah

melibatkan mata kuliah dan dosen dari mata kuliah tersebut dan

disimpan dalam tabel jadual. Kegiatan perkuliahan segera bisa dimulai

setelah jadual kuliah selesai dibuat. Pada kegiatan perkuliahan data

yang harus dicatat meliputi aktifitas dosen yaitu mengajar dan

aktifitas mahasiswa. Dari kegiatan perkuliahan ini diharapkan dapat

diketahui kinerja dosen selama satu semester dalam kegiatan proses

mengajarnya. Selain itu dicatat pula prestasi mahasiswa selama

melakukan kegiatan belajar setiap akhir perkuliahan pada semester

yang sedang berjalan melalui kegiatan Ujian Tengah Semester (UTS)

dan Ujian Akhir Semester (UAS).

3.1

Macam

Surat

Menyurat

3.2

Pelayanan

Transkrip

Nilai

MHS MHS

KRS

Transkrip

Nilai

Permohonan

Transkrip

Nilai

Permohonan

Surat

Surat Permohonan

MHS

KRS

Kinerja

Pelayanan

Metode Pelayanan Dari manajemen PAT

Ke manajemen PAT

Gambar 7. DFD Level 1 – Pelayanan Mahasiswa

DFD level 1 – proses pelayanan mahasiswa dimulai dari mahasiswa

membuat permohonan surat keterangan atau transkrip sementara

kepada BAAK, kemudian dari BAAK bila disetujui oleh pimpinan maka

surat keterangan akan dikeluarkan.



25/55

4.1

Penunjukan

Bimbingan

4.2

Kegiatan

Bimbingan

4.3

Persetujuan

4.4

Sidang

Dosen

MHS

Dosen

MHS

Bimbingan

Aktif itas

Dosen

Kinerja Dosen

SK Bimbingan

Metoda Bimbingan

Kinerja

Bimbingan

Dosen

MHS

Penyusunan

Aktif itas

Dosen

Aktif itas MHS

Acc Pembimbing

Aktif itas MHS

Prestasi MHS

MHS

Dosen

Aktif itas

Dosen

Bimbingan

Bimbingan

Dari Manajemen PAT

Ke Manajemen PAT

Gambar 8. DFD Level 1 – Bimbingan

DFD level 1 – proses bimbingan diawali dengan penunjukan

pembimbing bagi mahasiswa tingkat akhir yang sudah memenuhi

syarat untuk menulis tugas akhir. Penunjukkan dosen pembimbing

menjadi tanggung jawab ketua program studi masing-masing. Setelah

itu baru dilakukan kegiatan bimbingan yang melibatkan mahasiswa

dan dosen pembimbing. Proses bimbingan akan berakhir apabila

mahasiswa sudah mendapatkan persetujuan dari dosen pembimbing

yang bersangkutan untuk ujian sidang.



26/55

6.1

Strategi

Mendapatkan

Mhs

6.2

Strategi

Perkuliahan

6.3

Strategi

Pelayanan

Mhs

6.4

Strategi

Bimbingan

Pimpinan

PAT

6.6

Info

Alumni

Alumni

ALUMNI

Metoda

Penyaringan

Kinerja Sistem

Penyaringan

Metoda

Perkuliahan

Kinerja

Perkuliahan

Metode Pelayanan

Kinerja

Pelayanan

Metoda Bimbingan

Kinerja

Bimbingan

Laporan

Laporan

Alumni

Data Alumni

Kinerja Alumni

Kebijakan

Keputusan

Laporan

Kebijakan

Keputusan

Kebijakan

Keputusan

Kebijakan

Keputusan

Kebijakan

Keputusan

Laporan

Laporan

Dari Perkuliahan

Ke Perkuliahan

Ke Penyaringan

Calon MHS

Dari Penyaringan

Calon MHS

Ke Pelayanan Mhs

Dari Pelayanan Mhs

Ke Bimbingan

Dari Bimbingan

Gambar 9. DFD Level 1 – Manajemen

DFD level 1 – proses manajemen dari pimpinan adalah melakukan

strategi-strategi masing-masing proses seperti bagaimana

mendapatkan mahasiswa, perkuliahan, pelayanan mahasiswa,

penelitian dan pengembangan, kemudian dari strategi itu dilanjutkan

dengan metode-metode yang digunakan untuk melaksanakannya. Hasil

dari metode yang digunakan dapat digunakan untuk mengukur kinerja

masing-masing proses tersebut.

Selain itu juga terdapat kebijakan atau keputusan atas suatu informasi

seperti alumni. Dari keputusan yang diambil dapat diperoleh laporan-

laporan yang berhubungan dengan aktifitas tersebut.

3.6 Perancangan Basis Data

Perancangan sistem basis data berguna untuk menghasilkan

basis data yang mudah diakses dan terbebas dari redudansi.



27/55

Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan pendekatan

dengan ERD lengkap disertai kardinalitas. Dari pendekatan ERD akan

dicari dan ditemukan implementasinya ke dalam bentuk tabel,

sehingga akan lebih mendekati bentuk fisiknya.

3.6.1 Entity Relational Diagram ( ERD )

ERD merupakan alat bantu berbentuk diagram untuk

mendeskripsikan relasi atau hubungan antar entitas beserta semua

atributnya.

Dalam sistem informasi akademik yang dirancang diidentifikasi

sementara seluruh himpunan entitas yang akan terlibat, seperti yang

ditunjukkan pada Tabel 2.

Tabel 2. Entity Sistem Informasi Akademik

No Entity Penjelasan Isi

1 Mahasiswa Data pribadi mahasiswa

2 MataKuliah Data mata kuliah yang ada

3 Dosen Data dosen pengajar

4 KRS Data rencana studi yang diambil mahasiswa

5 Jadual Data jadual perkuliahan

6 RuangKuliah Data ruang kuliah

7 Bimbingan Data bimbingan / tugas akhir mahasiswa

8 Alumni Data alumni mahasiswa

ERD digunakan sebagai alat bantu untuk mempermudah

penalaran relasi atau hubungan antar entitas beserta semua

atributnya. Dari entitas-entitas tersebut dapat dilakukan hubungan

atau relasi seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.



28/55

Mahasisw a

Dosen

MataKuliah

KRS

Jadual

BobotNilai

RuangBimbingan

Alumni

Perw alian

Pembimbingan

AmbilStudi

DataMtKuliah

DataKRS

DataJadual

BimbinganTA

Pengampu

DataRuang

DataA lumni

Gambar 10. ERD Sistem Informasi Akademik Menggunakan EasyCase

Penjelasan relasi antar entity:

a. Dosen ke Mahasiswa : relasi satu ke banyak dengan asumsi:

- Satu dosen menjadi dosen wali dari beberapa mahasiswa

b. Dosen ke Jadual : relasi banyak ke banyak dengan asumsi :

- Satu dosen mengampu beberapa mata kuliah

- Satu mata kuliah di ampu oleh banyak dosen

c. Dosen ke Bimbingan : relasi dari banyak ke banyak dengan asumsi :

- Satu dosen membimbing dari beberapa mahasiswa

- Satu mahasiswa dibimbing oleh dua dosen

d. Mahasiswa ke KRS : relasi banyak ke banyak dengan asumsi :

- Satu mahasiswa mengambil beberapa mata kuliah

- Satu mata kuliah diambil oleh banyak mahasiswa



29/55

e. Mahasiswa ke Bimbingan : relasi banyak ke banyak dengan asumsi :

- Satu mahasiswa dibimbing oleh beberapa dosen

- Satu dosen membimbing banyak mahasiswa

f. MataKuliah ke KRS : relasi satu ke banyak dengan asumsi :

- Satu mata kuliah diambil oleh banyak mahasiswa

g. BobotNilai ke KRS : relasi satu ke banyak dengan asumsi :

- Satu nilai diperoleh oleh beberapa mahasiswa

h. Ruang ke Jadual : relasi non identifying dengan asumsi :

- Satu ruang dipakai oleh banyak distribusi jadual

3.6.2 Rancangan File

Berdasar ERD sistem informasi akademik yang dirancang

diharapkan dapat menggambarkan aktifitas relasional dengan

mempertimbangkan normalisasi untuk menghasilkan relasi bentuk

normal.

Berikut tahapan normalisasi dari 1-NF sampai 3-NF:

a. Bentuk 1-NF

Relasi Mahasiswa : NamaMhs, Alamat, Kota, Tmp_lahir,

Tgl_lahir, Nama_SMU, Th_lulus

Relasi MtKuliah : NamaMtKul, SKS

Relasi Dosen : NamaDS, AlamatDS, Kota, Tmp_lahir, Tgl_lahir,

Pangkat, Pendidikan, Golongan, BidangIlmu

Relasi KRS : NamaMhs, Smt, ThAkad, NamaMtKul, NamaDS,

Nilai, Ket

Relasi Ruang : NamaRuang, Kapasitas

Relasi Bimbingan : NamaMhs, NamaDSbimb1, NamaDSbimb2,

Judul, Tgl_mulai, Tgl_sidang, Nilai

Relasi Jadual : NamaRuang, Hari, MataKuliah, Dosen, JamMulai,

JamSelesai



30/55

Relasi Alumni : NamaMhs, Alamat, Kota, Tmp_lahir, Tgl_lahir,

Th_lulus, TempKerja, AlamatKerja, Jabatan

b. Bentuk 2-NF

Relasi Mahasiswa : NPM, NamaMhs, Alamat, Kota, Tmp_lahir,

Tgl_lahir, Nama_SMU, Th_lulus

Relasi MtKuliah : KdMtKul, NamaMtKul, SKS

Relasi Dosen : KodeDS, NamaDS, AlamatDS, Kota, Tmp_lahir,

Tgl_lahir, Pangkat, Pendidikan, Golongan, BidangIlmu

Relasi KRS : NPM, KdMtKul, KodeDS, Smt, ThAkad, Nilai, Ket

Relasi Ruang : KdRuang, NamaRuang, Kapasitas

Relasi Bimbingan : NPM, KodeDS1, KodeDS2, KdMtKul, Judul,

Tgl_mulai, Tgl_sidang, Nilai

Relasi Jadual : KdRuang, Hari, KdMtKul, KodeDS, JamMulai,

JamSelesai

Relasi Alumni : NoIjazah, NamaMhs, Alamat, Kota, Tmp_lahir,

Tgl_lahir, Th_lulus, TempKerja, AlamatKerja, Jabatan

c. Bentuk 3-NF

Relasi Mahasiswa : NPM, KodeDS, NamaMhs, Alamat, Kota,

Tmp_lahir, Tgl_lahir, Nama_SMU, Th_lulus

Relasi KRS : NPM, KdMtKul, KodeDS, Smt, ThAkad, Nilai,

KodeDistribusi, Ket

Relasi BobotNil : Nilai, Bobot

Relasi Jadual : KdRuang, Hari, KodeDistribusi, JamMulai,

JamSelesai

Hasil normalisasi 3-NF bila divisualkan dalam bentuk diagram tabel

akan tampak seperti gambar berikut.



31/55

Gambar 11. Hasil Normalisasi

Dan penjelasan untuk masing-masing relasi tersebut diwujudkan dalam

bentuk file dan kamus data sebagai berikut:

File atau tabel Mahasiswa, berisikan data induk mahasiswa.

Tabel 3. File Mahasiswa

Nama Field Tipe Data Panjang Penjelasan

NPM Character 13 Nomor Pokok Mahasiswa

KodeDS Character 2 Kode Dosen Wali

Nama Character 25 Nama Mahasiswa

Alamat Character 30 Alamat Mahasiswa

Kota Character 15 Kota alamat Mahasiswa

TmpLhr Character 15 Tempat Lahir

TglLhr Date 10 Tanggal Lahir

NamaSMU Character 20 Nama SMU asal

ThLulus Character 4 TahunLulus



32/55

File atau tabel MataKuliah, berisikan data induk mata kuliah.

Tabel 4. File MataKuliah


KdMtKul Character 8 Kode Mata Kuliah

NamaMtKul Character 20 Nama Mata Kuliah

SKS Number 1 SKS Mata Kuliah

File atau tabel Dosen, berisikan data induk Dosen.

Tabel 5. File Dosen


KodeDS Character 2 Kode Dosen

NamaDS Character 20 Nama Dosen

AlamatDS Character 30 Alamat Dosen

Kota Character 15 Kota Alamat Dosen



Pangkat Character 15 Pangkat Dosen

Pendidikan Character 15 Pendidikan akhir

Gol Character 5 Golongan Dosen

Bidang Character 20 Bidang Ilmu Dosen

File atau tabel KRS, berisikan data studi dan prestasi yang diambil

oleh mahasiswa.

Tabel 6. File KRS



Smt Character 1 Semester

ThAkad Character 4 Tahun Akademik

KdMtKul Character 8 Kode Mata Kuliah yang diambil

KodeDS Character 2 Kode Pengampu Mata Kuliah

KodeDist Character 3 Kode distribusi ruang kuliah

Nilai Character 2 Nilai akhir huruf

Ket Character 15 Keterangan lain-lain



33/55

File atau tabel Jadual, berisikan data jadual perkuliahan.

Tabel 7. File Jadual


KodeDist Character 3 Kode distribusi

KdRuang Character 3 Kode Ruang perkuliahan

Hari Character 7 Hari perkuliahan

JamMulai Character 5 Jam mulai perkuliahan

JamSelesai Character 5 Jam selesai perkuliahan

File atau tabel Ruang, berisikan data induk Ruang.

Tabel 8. File Ruang


KdRuang Character 3 Kode Ruang perkuliahan

NamaRuang Character 10 Nama Ruang

Kapasitas Number 2 Kapasitas tempat duduk

File atau tabel BobotNil, berisikan data konversi nilai.

Tabel 9. File BobotNil


Nilai Character 2 Nilai Huruf

Bobot Number 4/2 Nilai bobot

File atau tabel Bimbingan, berisikan data bimbingan Tugas Akhir.

Tabel 10. File Bimbingan



KodeDs1 Character 2 Kode Dosen Pembimbing I

KodeDs2 Character 2 Kode Dosen Pembimbing II

KdMtKul Character 8 Kode Mata Kuliah Tugas Akhir

Judul Character 40 Judul Tugas Akhir

TglMulai Date 10 Tanggal Mulai Bimbingan

TglSidang Date 10 Tanggal Sidang TA

Nilai Character 2 Nilai huruf TA



34/55

File atau tabel Alumni, berisikan data mahasiswa yang telah lulus

dan kondisi terakhir jika mahasiswa telah bekerja.

Tabel 11. File Alumni



NoIjazah Character 13 Nomor Ijazah

Nama Character 25 Nama Mahasiswa

Alamat Character 30 Alamat Mahasiswa

Kota Character 15 Kota alamat Mahasiswa



ThLulus Character 4 TahunLulus

TempatKerja Character 15 Tempat bekerja

AlamatKerja Character 30 Alamat pekerjaan

Jabatan Character 10 Jabatan di pekerjaan

3.7 Konfigurasi Sistem Informasi

3.7.1 Arsitektur Sistem

Hal-hal yang menjadi pertimbangan memilih arsitektur sistem

berbasis client server adalah

1. Memudahkan pengelolaan data karena database terpusat.

2. Dengan database server, maka pelayanan terhadap client dapat

lebih optimat dan cepat daripada database desktop.

3. Jika client rusak atau terganggu maka tidak mempengaruhi client

lainnya.

Oleh karena itu usulan sistem informasi akademik adalah sistem web-

base seperti ditunjukkan pada gambar berikut.



35/55

Gambar 12. Arsitektur Sistem Client Server

Arus informasi sistem menghubungkan antara komputer client

dengan database server. Dimana pada komputer client terdapat

interface aplikasi visual bertindak sebagai client yang

menginterpretasikan dan melihat informasi data, sedang database

server bertindak sebagai server yang menyediakan data yang diminta

oleh client dan mencari data yang diminta kemudian mengirim data ke

komputer client. Dengan interface aplikasi visual data tersebut diolah

menjadi informasi yang diinginkan.



36/55

3.7.2 Topologi Jaringan Komputer

Rancangan sistem informasi akademik ini dipertimbangkan

dengan desain jaringan komputer lokal. Jaringan komputer yang

digunakan menggunakan protokol TCP/IP yang sudah umum.

Pertimbangan lain dalam memilih topologi jaringan adalah efisiensi,

keamanan dan performance pada saat komputer berada dalam

jaringan. Sehingga jaringan model client-server menjadi alternatif

model jaringan komputer yang diusulkan.

Dari beberapa topologi fisik jaringan yang ada, maka dipilih

topologi fisik star dengan beberapa alasan seperti berikut :

a. Jika terdapat peristiwa sebuah komputer client koneksinya

terputus dari jaringan, maka sistem tetap berjalan dan tidak

mempengaruhi hubungan clien lainnya.

b. Perawatan jaringan dan pelacakan terhadap kesalahan jaringan

lebih mudah dicari.

Sehubungan dengan usulan diatas, ada beberapa usulan kegiatan yang

berkaitan dengan perancangan jaringan komputer ini, yaitu :

a. Pengisian KRS tidak perlu melalui form yang disediakan oleh dosen

wali, tetapi cukup melalui komputer client pada laboratorium

komputer I dan II.

b. Bagian keuangan dipasang komputer yang terhubung ke jaringan,

sehingga pada saat tagihan uang SPP atau SKS tidak perlu meminta

data dengan disket kepada bagian pengisian KRS.

c. Dosen dalam mengisi daftar nilai langsung melalui komputer client

yang terpasang pada ruang dosen atau laboratorium komputer I

dan II jika tidak dipergunakan.

d. Mahasiswa dapat melihat informasi akademik tentang KRS, Nilai,

Dosen, Ruang Kuliah dan lain-lain melalui komputer client yang

terpasang pada laboratorium komputer I dan II.



37/55

Adapun rancangan jaringan komputer yang diusulkan adalah seperti

ditunjukkan pada gambar berikut.

File ServerDatabase

ServerWeb Server

PD I

PD II

PD III

Progdi

Direktur

Perpustakaan Penelitian

BAAK

BAU

LAB KOMPUTER I

LAB KOMPUTER II

Switch Hub

Dosen

Gambar 13. Rancangan Jaringan Komputer

3.7.3 Kriteria dalam Menentukan Konfigurasi Jaringan Komputer

Ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan di dalam

menentukan konfigurasi dalam perancangan jaringan komputer,

diantaranya adalah:

a. Perangkat keras

- Produk yang banyak digunakan di Indonesia sehingga derajat

kesetaraannya tinggi

- Mampu menampung kebutuhan aplikasi sistem informasi

- Teknologi yang tidak ketinggalan untuk jangka waktu tertentu

aua aua Ketua

aua PuKet I

aua PuKet 2

aua PuKet 3



38/55

- Kemampuan penyaluran data yang cepat dan bebas dari

kesalahan

- Spare part yang mudah diperoleh kalau ada kerusakan

b. Perangkat lunak

- Mudah untuk dioperasikan

- Memiliki fasilitas pengamanan yang baik

- Mendukung aplikasi client-server

- Mendukung keamanan data

c. Infrastruktur jaringan

- Instalasi jaringan di luar gedung cukup aman

- Instalasi jaringan di dalam gedung cukup mudah

- Kemudahan untuk penggantian dan pengembangan

d. Pelayanan purna penjualan

- Terdapat garansi resmi, pemeliharaan dan perbaikan yang baik

- Pemberian informasi atas versi yang lebih baru.

3.7.4 Konfigurasi Perangkat Keras

Untuk mendukung sistem informasi akademik dibutuhkan

pengadaan perangkat keras, sebagai tahap awal dari pembangunan

jaringan komputer seperti ditunjukkan pada Tabel 12



39/55

Tabel 12. Pengadaan Perangkat Keras

Spesifikasi File Server Database Server

Client

Jumlah PC 1 1 250

Motherboard Server Board Server Board Board Biasa

Cashing Tower Tower Tower/Desktop

Processor Pentium IV Pentium IV Pentium III

Cache Memory 512 Kb 512 Kb 256 Kb

RAM Min 512 Mb Min 512 Mb Min. 128 Mb

CD ROM 50x 50x -

Floppy Drive 3.5” 1.44 Mb 3.5” 1.44 Mb 3.5” 1.44 Mb

Harddisk 80 Gb 80 Gb Min. 10 Gb

Mouse Serial Serial Serial

Monitor 14” SVGA 14” SVGA 14” SVGA

Monitor Card SVGA 8 Mb SVGA 8 Mb SVGA 4 Mb

Lan Card 32 bit 32 bit 32 bit

Kebutuhan lain yang perlu diperhatikan adalah

a. Concentrator berupa Switch Hub ( 100/10 Mbps ) 24 port

b. Kabel Jaringan UTP kategori 5

c. UPS untuk masing-masing server

3.7.5 Konfigurasi Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan di sini terbagi menjadi dua

kategori, yang pertama perangkat lunak yang disiapkan pada

komputer server dan yang kedua perangkat lunak yang disiapkan pada

komputer client.

Perangkat lunak sistem operasi jaringan atau network operating

system ( NOS ) dirancang berjalan pada beragam PC yang berada

dalam jaringan komputer. Dengan model client-server, maka



40/55

komputer client dan server digunakan secara bersama untuk

menangani aplikasi tertentu.

Pada umumnya cara kerja sistem operasi jaringan secara

sederhana adalah dapat menjalankan dan memanajemen servis-servis

kebutuhan dengan baik. Selain itu sistem bisa dikategorikan sistem

operasi jaringan jika memiliki kelebihan seperti berikut:

a. Multitasking

Beberapa program dapat berjalan pada satu saat.

b. Multiuser

Beberapa pemakai di mesin yang sama pada satu saat.

c. Multiprocessor

Mendukung berjalan multiprocessing di sebuah CPU.

d. Reliability

Handal dalam menanganggapi kondisi kesalahan yang diprediksi,

seperti kegagalan perangkat keras

e. Compatibility

Kompatibilitas dalam melakukan eksekusi program yang ditulis

untuk sistem operasi yang lama

f. Performance

Mampu dituntut pemrosesan yang cepat untuk aplikasi grafis,

simulasi, dan sebagainya.

g. Security

Mampu memberikan keamanan jaringan dan data yang disimpan.

Ada beberapa sistem operasi jaringan yang banyak tersedia di

pasaran selama ini antara lain Microsoft Windows Server, Linux, dan

Unix.

Alternatif sistem operasi jaringan yang diusulkan untuk komputer File

Server adalah sistem operasi Microsoft Windows 2000 Advance Server

dengan asumsi selain uraian diatas, sistem ini sudah banyak



41/55

masyarakat yang mengenal dan menggunakannya, sehingga untuk

perawatan akan mudah mencari sumber daya yang melakukannya.

Untuk komputer yang diberlakukan sebagai Database Server

memiliki konfigurasi perangkat lunak sebagai berikut :

- Microsoft SQL Server 7.0

Server database yang khusus melayani data untuk aplikasi yang

skala besar dan jumlah user yang banyak. Dalam sistem informasi ,

Microsoft SQL Server 7.0 memegang peranan penting sekali karena

disini melayani kebutuhan data yang diinginkan oleh pengguna

(client). Dan selain itu memiliki fitur keaamanan data yang cukup

baik dengan cara membatasi akses seorang pemakai terhadap

tabel-tabel yang disediakan.

Untuk kebutuhan perangkat lunak pada komputer client maka

pada setiap komputer cukup di-instal minimal sistem operasi Microsoft

Windows 98 beserta bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0

dan Microsoft Access 2000 sebagai database desktop.

3.7.6 Keamanan Data

Keamanan data merupakan aspek yang menjadi titik berat

perhatian setiap organisasi yang akan memutuskan untuk membuat

databasenya dapat diakses banyak client. Otentifikasi pengguna dan

transmisi data yang aman menjadi begitu penting, karena jumlah

pengguna yang banyak walaupun itu dilakukan dalam sebuah

organisasi dengan jaringan komputer lokal.

Dalam pembuatan rancangan sistem informasi akademik ini

memang perlu dipikirkan bagaimana kegiatan pengamananan data,

karena selalu saja ada pihak yang berusaha untuk mencoba membobol

keamanan data untuk mencuri atau mengubah data penting.



42/55

Dalam keamanan data ini diperlukan pengelolaan sistem

keamanan yang baik, paling tidak untuk meminimalisasi kejadian

tersebut. Adapun usulan pengelolaan keamanan data tersebut adalah :

a. Untuk dapat mengakses isi informasi yang ditampilkan pada

tergantung daripada level akses dari client. Pada halaman yang

berisi informasi penting, client harus login dahulu dengan kode ID

dan password. Jika client login dengan benar, maka client akan

mendapatkan informasi sesuai dengan level hak akses yang telah

ditentukan oleh administrator.

Gambar 14. Mekanisme Login

b. Selain pembatasan user saat login ke jaringan dengan password

jaringan milik Microsoft Windows 2000 Advance Server.

Pembatasan hak user juga dapat dilakukan melalui perangkat lunak

Database Server Microsoft SQL Server 7.0 dengan membatasi user-

user mana saja yang memiliki hak atas suatu tabel.

Tabel 13 merupakan usulan mengenai batasan-batasan hak akses

suatu informasi yang dapat dikonsumsi oleh pemakai berdasar level

pemakai.



43/55

Tabel 13 Hak Akses Berdasar Group Pemakai

No

Informasi Pimpinan Dosen BAAK/ BAUK

Maha siswa

1 Informasi Umum - Kalender Akademik - Informasi Kampus

R R R R

2

Akademik (harus login) - PMB - Biodata Mahasiswa - Daftar Mata Kuliah - Dosen - KRS - Jadual - Nilai Ujian - KHS - Tugas Akhir - Transkrip - Alumni

R R R R R R R R R R R

R R R R/W/M R R R/W/M R R R R

R/W/M R/W/M R/W/M R/W/M R/W/M R/W/M R/W/M R/WM R/W/M R/W/M R/W/M

R/W R/M R R R/W/M R X R R R R

Penjelasan :

R = Read W=Write M=Modify X=Tidak ada

c. Proses enkripsi pada record yang berisi data-data penting, hal ini

dirasakan cukup menyibukkan pembobol data agar berpikir dulu

bagaimana cara mendapatkan informasi sesungguhnya dari data

yang dienkripsi tersebut.

3.7.7 Konfigurasi Pelaku

Untuk membangun sebuah sistem informasi akademik yang solid

dibutuhkan suatu tim yang terdiri dari berbagai disiplin ilmu.

1. Project Manager

Orang yang bertanggung jawab penuh dalam seluruh

pengembangan sistem informasi akademik yang dikembangkan.

Tugasnya melakukan kontrol terhadap tugas-tugas yang dilakukan

anggota timnya.



44/55

2. Instructional Designer

Orang yang merancang dan menyiapkan materi secara detail yang

akan disajikan.

3. Art Design

Orang yang mengembangkan sisi artistik dari tampilan visual yang

dikembangkan.

4. Programmer

Orang mengubah rancangan detail sistem ke dalam suatu bahasa

pemrograman sehingga pada akhirnya akan dihasilkan sebuah

sistem informasi akademik .

5. Software Quality Assurance

Orang yang melakukan pengujian-pengujian terhadap aplikasi yang

dikembangkan oleh programmer.

6. Budget Analyst

Orang yang melakukan perhitungan berapa dana yang akan

dikeluarkan dan untuk apa saja dalam rangka menyusun sistem.

7. Editor dan Writer

Orang yang melakukan dokumentasi dari sistem yang didesain, dan

juga bertanggung jawab untuk menulis dan mengedit content-

content yang ada dalam sistem.

Perancangan sistem dilakukan setelah proses analisis

infrastrukur dam analisis kebutuhan dilakukan. Sistem analis yang

terdiri dari Instructional Designer dibantu Writer dan Editor akan

melakukan perancangan detail mengenai sistem yang akan

dikembangkan sampai tahap siap dikodekan ke dalam bahasa

pemrograman komputer termasuk penentuan perangkat lunak yang

digunakan nanti.

Programmer akan mengkodekan hasil desain yang detail ke dalam

kode-kode bahasa pemrograman sehingga terbentuk suatu sistem



45/55

informasi akademik. Sedangkan Art Designer akan melakukan

pengembangan dari sisi Art-nya.

3.7.8 Prototipe Sistem Informasi Akademik

Prototipe bertujuan membantu mendefinisikan perangkat lunak

yang akan dihasilkan tanpa menyertakan rincian pemasukan data,

proses dan keluaran yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan

pemakai melihat lebih awal bagaimana modifikasi dapat dibuat.

Prototipe disini dimunculkan berupa desain gambar-gambar yang

komunikatif dari sistem dimulai sampai selesai. Berikut ini adalah

gambar-gambar desain dari sistem informasi akademik yang akan

dirancang ke dalam tahap pengkodean :

Gambar 15. Desain Menu Utama



46/55

Gambar 16. Desain Input Data Calon Mahasiswa

Gambar 17. Desain Input Data Mahasiswa



47/55





48/55

Gambar 20. Desain Input Data Dosen

Gambar 21. Desain Input Data Mata Kuliah



49/55

Gambar 22. Desain Input Data KRS



50/55

Gambar 23. Desain Input Data KHS



51/55

Gambar 24. Desain Input Data Bimbingan

Gambar 25. Desain Input Data Alumni



52/55

III.8 Analisa Kelayakan

Kelayakan untuk sistem dibuktikan dengan beberapa hal

dibawah ini :

a. Kelayakan Teknik

- Kemudahan pengoperasian sistem

Kemudahan pengoperasian dapat ditunjukkan dengan format

tampilan menu dan tampilan content yang sederhana, sehingga

user yang melihat akan mudah untuk mengerti atau

memahaminya. Dan diberikan juga modul panduan

pengoperasian untuk semua level pemakai dari mahasiswa

sampai pimpinan.

- Ketersediaan laboratorium beserta komputer

Terdapat dua buah laboratorium komputer yang masing-

masing terdiri dari 25 komputer client, siap untuk melayani

kebutuhan sistem informasi akademik bagi mahasiswa.

Terdapat 12 komputer client yang berada di ruangan khusus

seperti Ketua, Pembantu Ketua Bidang I,II dan III, Ketua

Program Studi, dan lain-lainnya.

Terdapat 3 komputer untuk server yang digunakan sebagai

File Server, Web Server dan Database Server.

b. Kelayakan Operasi

- Persyaratan minimal agar sistem dapat beroperasi yaitu client

mampu mengoperasikan Microsoft Windows 98 dan browser

seperti Internet Explorer atau Netscape Navigator.

- Sistem beroperasi dengan menjamin keamanan data meliputi :

Penggunaan User-ID dan password

Pembatasan akses terhadap file data ( tabel ) melalui

fasilitas yang tersedia dari perangkat lunak database server

seperti Microsoft SQL Server.



53/55

Menggunakan pemrograman scripting server side seperti ASP

yang menjamin source code program terlindungi dari

pengintipan dan modifikasi.

Menggunakan proses enkripsi pada record yang berisikan

data-data penting guna mencegah orang melihat data

dengan mudah.

- Sistem yang efisien dan efektif

Menghemat waktu dan tenaga kegiatan antar bagian,

sehingga dapat digunakan untuk mengerjakan tugas lainnya.

Mengoptimalkan penggunaan komputer yang telah ada.

c. Kelayakan Ekonomi

Sistem yang selama ini berjalan memboroskan pemakaian kertas,

media penyimpan, juga membutuhkan tempat yang luas untuk

dokumentasi. Dengan dipakainyan rancangan sistem ini dapat

menghemat biaya untuk pemakaian sumber daya tersebut.

d. Kelayakan Hukum

- Sesuai dengan peraturan dan tata tertib yang ada dalam buku

pedoman akademik yang diterbitkan oleh STEKOM Semarang,

meliputi mahasiswa, perkuliahan, penilaian, dan lain-lainnya.

- Sesuai dengan pedoman bagi pelaksanaan kegiatan organisasi

seperti Visi dan Misi yang tertuang dalam Anggaran Dasar dan

Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) yang tertuang dalam statuta.

- Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor

60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.

e. Kelayakan Waktu

- Waktu untuk memperoleh kebutuhan data dan informasi

akademik dapat dilaksanakan setiap saat dengan cepat dan

praktis.

- Waktu untuk mengerjakan administrasi akademik menggunakan

komputer menjadi lebih cepat dibandingkan dengan kegiatan

yang sama yang dilakukan dengan manual.



54/55

3.8 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia sangatlah strategis kedudukannya dalam

implementasi teknologi yang akan diterapkan dalam suatu organisasi.

Implementasi pengembangan suatu sistem informasi haruslah mampu

memberikan pengertian pada sumber daya yang ada untuk dapat

menggunakan sistem informasi yang baru dari hasil pengembangan.

Adapun beberapa kendala yang dihadapi oleh sumber daya

manusia dalam pelaksanaan sistem informasi yang baru adalah

a. Adanya kecenderungan tidak mau bersusah-susah untuk belajar

lagi, sehingga tidak mau ada perubahan baru pula

b. Kemauan dan kemampuan untuk belajar terhadap hal-hal baru

kurang begitu berminat

c. Daya pikirnya kurang dilatih dan tidak dikembangkan dengan baik



55/55

IV. KESIMPULAN

Sistem informasi akademik yang saat ini berjalan di STEKOM

Semarang masih belum optimal dan sebagian besar belum

terotomatisasi dengan menggunakan komputer yang berakibat sulitnya

mendapatkan informasi secara cepat, hal ini dikarenakan :

a. Penggunaan komputer hanya untuk penyimpanan data-data dosen,

mahasiswa, atau surat menyurat saja.

b. Komputer terhubung dalam jaringan tetapi belum digunakan secara

optimal seperti tiadanya program aplikasi multi user.

c. Antar bagian kurang terkoordinasi, sehingga menyebabkan

pekerjaan menjadi tidak efektif dan efisien dan sering muncul

duplikasi data.

Dengan perancangan sistem informasi akademik berbasis komputer ini

akan memberikan beberapa manfaat yang lebih berguna, diantaranya:

a. Sistem menjadi terintegrasi secara utuh,

b. Meningkatkan kinerja sistem,

c. Mengurangi duplikasi data,

d. Efisiensi sumber daya,

e. Ketersediaan data yang selalu mutakhir,

f. Memudahkan melakukan pengawasan dan pengendalian ulang,

g. Memudahkan dan memberikan kecepatan informasi dan laporan

bagi pihak pengambil keputusan.

h. Keamanan data terjamin

Sehingga dari sistem ini diharapkan dapat mengurangi permasalahan-

permasalahan yang terjadi selama ini.

Documents

( TA. 2017/2018 )...( TA. 2017/2018 ) SEKOLAH TINGGI ELEKTRONIKA DAN KOMPUTER ( STEKOM ) SEMARANG Jl. Majapahit No. 605 & 304 Semarang Telp. 024-6723456, Fax. 024-6710144Rancangan