{بناء وإدارة فريق العمل{

1

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

مفهوم فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

2

األفراد من مجموعة" بأنها البعض عرفها *

بينهم، فيما متكاملة مهارات بوجود يتميزون

وغرض مشتركة أهداف يجمعهم الفريق وأفراد

“للعمل مشترك مدخل وجود إلى باإلضافة واحد،

الهيكل داخل إنشاؤها يتم جماعات" بأنها العمل فريق يعرف والبعض *

والتكامل والتفاعل التنسيق تتطلب محددة مهمة أو هدف لتحقيق التنظيمي

هذه تحقيق عن مسئولين الفريق أعضاء ويعتبر ، الفريق أعضاء بين

القرارات اتخاذ في للفريق التمكين من كبيرا قدرا هناك أن كما األهداف،

مفهوم فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

3

الفرق بين الفريق والمجموعة فريق العمل مجموعات العمل

القائد

الفريقلعمل الميسر العامل على المجموعة ويتحكم بهايسيطر

االجتماعات مليئة بالتفاعل والمناقشات االجتماعات واللقاءاتينظم الحرة

الفريق يخطط لشكل العمل باإلشرافقوم

التركيز على أداء الفريق التركيز على أداء الفرد التركيز

ضد بعضهم االعضاء بين تنافس التنافس أعضاء الفريق يعملون كوحدة مشاركة األخر

القائد إلى الفريق وبالعكسمن القائد إلى المجموعةمن االتصال

بناء على رأى الفريق ككلتؤخذ بناء على رأى القائدتتخذ القرارات

أو المنظمة الفريقمن قبل أعضاء تحدد من قبل المنظمةتحدد األهداف

وجماعيةفردية الفردية المساءلة

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

4

أهمية فرق العمل

.الحاجة إلى االنتماء1)

. توفير مهارات واختصاصات وخبرات مختلفة2)

.زيادة االعتمادية 3)

.سلوك الفرد4)

: وتتضح أهمية فرق العمل من خالل اآلتي

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

5

أهمية فرق العملتابع

.العمل في اآلخرين األفراد وتقبل وأدراك تفهم5)

.والوالء والتأييد والثقة واالتفاق الدعم تعزيز6)

(.العاملين / المنظمة ) الربط بين الفعاليات 7)

: وتتضح أهمية فرق العمل من خالل اآلتي

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

6

مؤشرات الحاجة إلى فرق العمل

مخرجات الوموارد الهدر 1)

الشكاوى والتذمر 2)

الصراع والعداء 3)

عدم مشاركة المعلومات 4)

عدم وضوح المهام والعالقات5)

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

7

مؤشرات الحاجة إلى فرق تابع العمل

ضعف الوالء وااللتزام6)

المعارضة للتغيير 7)

زيادة شكاوى المستفيدين 8)

( عدم تنفيذها/ عدم فهم ) القرارات اإلدارية 9)

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

8

أنواع فرق العمل مجموعة العمل

األداء لتطوير كبيرة بحاجة الفريق هذا

في أعضاءه تتفاعل ، فريق ليصبح

المعلومات تبادل إلى األول المقام

اتخاذ وعلى الممارسات، وأفضل

األداء علي فرد كل لمساعدة القرارات

وليس .مسؤوليته / نشاطه منطقة ضمن

نهج إتباع إلى يدعو شائع غرض هناك

.الفريق

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

9

أنواع فرق العملتابع

الزائف الفريق

األداء، تحسين إلي حاجة في يكون أن يمكن الذي هو الفريق هذا

ألن ، ذلك تحقيق يحاول وال الجماعي األداء على يركز ال ولكنه

مجموعة أو مشترك غرض بتشكيل االهتمام لديه ليس الفريق هذا

دون عضو لكل الفردي األداء إلي الفريق هذا يميل ، األهداف من

من أقل هو الكل مجموع الزائفة، الفرق في .مشتركة فائدة أي تقديم

.الفردية األجزاء إمكانيات

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

10

أنواع فرق العملتابع

المحتمل الفريق

، الفريق داخل األداء تحسين إلي كبيرة بحاجة الفريق هذا

حول الوضوح من مزيدا يتطلب ذلك فإن ذلك، ومع

نهج بلورة في االنضباط من ومزيد واألهداف، الغرض

الفرق ، جماعية مساءلة هناك ليس ، المشترك العمل

.المنظمات بها تزخر المحتملة

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

11

أنواع فرق العملتابع

الحقيقي الفريق

من قليل عدد يتميز الفريق هذا

التكاملية المهارات ذوي من أعضائها

وأهداف مشترك بهدف يلتزمون و ،

يعتبرون أجلها من التي العمل ونهج

الفرق متبادلة بصورة مسئولين أنفسهم

لألداء األساسية الوحدة هي الحقيقية

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

12

أنواع فرق العملتابع األداء عالي الفريق

الشروط كل فيه يجتمع الذي هو الفريق هذا

عميقا التزاما لديهم أعضاء وله ، للفريق الحقيقة

، والنجاح الشخصي بالنمو البعض بعضهم اتجاه

.بالفريق يسمو ما عادة االلتزام هذا

غيره عن ملحوظ بشكل األداء عالي الفريق يتفوق

احتمال هو بل .عضويتها بفضل الفرق مثل من

الحقيقية الفرق لجميع ممتازا ونموذجا قوي

.والمحتملة

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

13

أنواع فرق العملتابع االفتراضي الفريق

العالم، من متفرقة أماكن في الفريق أعضاء يعمل

ويتم نادرا، إال بعضا بعضهم واير ال وربما

الحديثة، االتصال وسائل طريق عن االتصال

من مهم جزء الفريق هذا يكون أن الممكن ومن

بعيدة مناطق في تتوسع التي العالمية المؤسسات

لهذه المؤسسات واستخدام ، الرئيسي المركز عن

بعملها تقوم أن من يمكنها االفتراضية الفرق

.عضو أي موقع عن النظر بغض

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

14

خصائصال

الفريقعضو فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

15

العامة لفريق العمل خصائصال

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

16

عضو الفريق خصائص التعاون ( 1

المبادرة ( 2

التأقلم على القدرة ( 3

االلتزام ( 4

المتبادل االحترام ( 5

بانتباه االستماع ( 6

بفاعلية اآلخرين مع االتصال ( 7

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

17

عضو الفريق خصائصتابع

عليه االعتماد يمكن ( 8

الحماس ( 9

بفاعلية المشاكل حل (10

الجاهزية (11

االنفعالي الثبات (12

للغير اإلسناد و الدعم توجيه (13

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

18

العمل فريق عيوب

وعدم الفوضى مظاهر وتبدو السيطرة عن أحيانا تخرج قد1.

. االنضباط

ملموسة نتائج تحقق حتى وقت تحتاج2.

مشاكل يخلق الفكر اختالف3.

الجميع فسيخسر الفريق اتفاق عدم4.

مهامه أداء عن يتكاسل البعض يجعل قد5.

أسئلة صيغة في وطرحها النوايا إخفاء6.

األفكار وليس األشخاص على الحكم7.

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

19

أهداف واضحة ومحددة1.

اتصال واعي بين كل األعضاء2.

معرفة جلية بجوانب القوة والضعف لدى الفريق3.

تحفيز على أساس جماعي 4.

المثالىالعمل فريق

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

20

مناخ عمل مريح وغير رسمي5.

الجماعية في اتخاذ القرارات المشاركة6.

ممارسة الرقابة الذاتية7.

التعامل مع الخالفات عن طريق التعاون8.

الفريق المثالىتابع

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

21

بناء فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

22

إلنجاز المهارات وتبادل التعاون، من ألفرادا لتمكين التنظيمي التطوير تقنيات إحدى

“سميثر” .فعالة بصورة المهام

التجريبي للتعلم الفريق ألعضاء الفرصة إلتاحة البيانات يوفر األجل طويل منهج

“ليوبتز” .وناجح ءكف عمل فريق إيجاد في مهاراتهم زيادةو

والتخطيط بعض، مع بعضهم العمل كيفية بتشخيص خالله من األعضاء يقوم تغيير

“هيلريجيل” .األداء كفاءة تحسين إلى ستؤدي التي للتغيرات

مفهوم بناء فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

23

التنظيمي، التطوير تقنيات إحدى هو

األفراد من مجموعة اشراك على يقوم فريق ضمن المتعددة المهارات ذوى والمسئولية السلطة ولديهم عمل

والتعاون المشاركة إلى والميل الجماعية بمساعدة المتبادلة الثقة من جو وخلق

هدف لتحقيق خارجي أو داخلي مستشار .المنظمة أهداف من

مفهوم بناء فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

24

تشير العديد من الدراسات التي تابعت تطور الكثير من فرق العمل أنها تمر •

.بعدة مراحل

.تمثل هذه المراحل مستويات نضج الفريق •

ان الفهم الصحيح لمراحل تطور الفريق تفيد القائد فى طريقة ادارته للفريق •

النضج هو تجاوز الحواجز النفسية والشخصية والتنظيمية الى مرحلة •

.األداء الفعلى

تطور وتنمية فريق العملمراحل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

25

التشكيل1.

التدريب والتعليم2.

الصراع3.

التعاون واالستقرار4.

األداء5.

مراحل تطور وتنمية فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

26

التشكيل -1

االرتباك و الغموض.

( .15-3)من هم االفراد و كم عددهم

التركيز على مهارات األفراد.

لميثاق الفريق وضع.

المعايير العلمية و ليس معيار العواطف.

ارتباك، صفة الرسمية، مناقشات غير مثمرة.

معرفة الهدف، غاية المنظمة من وراء تجميع الفريق.

تأكيد القائد على سلوكيات تحقيق النجاح.

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

27

توحيدو الفريق داخل العمل نظام قواعد لتحديد مكتوبة وثيقة هو

.المتوقعة والنتائج الفريق عمل ومدة واألهداف المهام حول المفاهيم

من يضع الميثاق ؟*

تابع التشكيل -1 ميثاق فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

28

أعضاء الفريق1.

األهداف2.

تحديد األدوار3.

المسئولية والسلطة4.

تحديد الموارد5.

التسهيالت6.

(اين، كيف)تدريبات الفريق 7.

بنود الميثاق

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

29

جدول زمني إلنجاز المهام8.

ما الذي يمكن القيام به ، ما ال يمكن ادائه9.

تحديد االجتماعات01.

احترام آراء اآلخرين11.

المساواة21.

تحديد القائد ، من مسئول عن ماذا؟31.

األسلوب العلمي في حل المشكالت41.

بنود الميثاق تابع

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

30

إدارة الصراعات والتغلب عليها -15

تواصل الفريق مع بعضه، مع المنظمة -16

كيفية تنفيذ ما تم تخطيطه -17

ما تم إنجازه من مهام -18

تحديد اإلدارات وأصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى مشاركة -19

الفريق

كيف يمكن قياس األداء -20

؟هل يمكن توظيف أعضاء جدد -21

بنود الميثاق تابع

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

31

التدريب و التعلم -2

توضيح االهداف والتأكيد عليها.

خطة العمل.

تحديد االدوار و المسئوليات.

التوجيه لتعلم عمل المنظمة.

االمداد و الموارد و االدوات حسب المهارات.

التدريب لحفزهم و الثقة في قدراتهم.

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

32

الصراع -3اختالف االراء و الجدل

الدفاع عن وجهات النظر الشخصية

التنافس

الجماعات الفرعية

عدم االحساس بالهدف

(تفويض السلطة ) عدم تشجيع افكار القائد

توجيههم الى تكوين رؤية مشتركة

محاولة اثبات النفس و فرض اعراف

(في حالة عدم وجود قائد ) النزاع حول قيادة الفريق

النظم من اعضاء الفريق فرض

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

33

التعاون و االستقرار -4

تسوية الخالفات و الصراعات

بناء عالقات شخصية تعتمد على القيم التنظيمية للفريق

االستجابة للبيئة التي أوجدها قائد الفريق

تحديد مهمة الفريق و مساهمة اعضاؤه

االتفاق على االعراف و القوانين

االلتزام و العزم بكل قوة

(اختالف المهارات ) تبادل المعلومة

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

34

االداء -5

حسن انجاز المهمة

(الطريق االمثل لإلنجاز ) تبادل االفكار و الخبرات

ظهور النتائج االولية:

سرد وقائع -

اتخاذ قرارات -

توصيات و تقارير -

االلتزام بمعايير و قيم الفريق

حيوية و رضا عن النفس و ثقة باآلخرين

اكتشاف المهارات و المواهب

االستفادة القصوى من المهارات المتنوعة لتحقيق احسن اداء

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

35

الفرق المؤقتة•

تفكيك عاطفي و نفسي و مادي

(مستمرة)الفرق الدائمة •

دخول و خروج اعضاء او زيادة مهام او صالحيات

مرحلة تفكك الفريق

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

36

:تتمثل التحديات التي تواجه المنظمات في اآلتي*

سد الفجوة بين متطلبات المنظمة ومهارات

أعضاء الفريق

المتطورة للتقنيات األمثل االستخدام

الحرص على الكفاءات الوظيفية المتميزة

العالقة بين القائد واعضاء الفريق هي حجر األساس لبناء فريق *

العمل الناجح

أساليب تدمير فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

37

اهداف الفريق تخالف الهدف الرئيسي1.

العمل بدون تخطيط2.

عدم كفاءة قائد الفريق3.

ظهور الفوضى في الفريق4.

الشعور باإلحباط5.

ظهور مبدأ األنا6.

غياب الثقة7.

عدم قيام كل شخص بمهمته8.

سوء عملية االتصال9.

تابع أساليب تدمير فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

38

االجتماعات التي تبدد الوقت-10

غياب االنسجام بين أعضاء الفريق-11

تضارب األهداف-12

الغيرة والتنافس-13

تخريب ما يقوم به الفريق من أعمال-14

مكافحة أسلوب التغيير-15

تابع أساليب تدمير فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

39

القيادة واعضاء فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

40

قائد فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

41

مهارات

مطلوب توافرها إلدارة

فريق العمل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

42

انشطة على التأثير خالل من الهدف وتحقيق للتواصل وسيلة التصالا

رفع أو عمل تنفيذ طلب مثل المؤسسة مصلحة فيه لما وتوجيهها االفراد

العمل فريق قائدل اقتراح تقديم أو شكوي

التغذية المرتدة

الُمرسل الرسالة الوسيلة المستقبل

عناصر عملية االتصال

مهارة االتصال والتعامل مع . 1 اآلخرين

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

43

بيئة االتصال

والمؤتمراتاالجتماعات

المحادثة

حلقة تدريب

الخطابة

حلقة خاصة

داخل المنظمة»لقاء عام»

تابع مهارة االتصال والتعامل مع اآلخرين

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

44

وسائل االتصال ( .محادثة ، لقاءات ، خطابة )االتصال الشخصي

الهاتف

الالسلكي

الفاكس

(لوحات اإلعالنات، الصحف، االنترنت، التليفزيون،الراديو)وسائل اإلعالم

البريد االلكتروني

تابع مهارة االتصال والتعامل مع اآلخرين

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

45

مقومات االتصال الفعال :فعالية االتصال على عدة عوامل أو مقومات منها تتوقف

(االنصات)االصغاء

(الشرح)الحديث المؤثر

لغة االشارة

السؤال والمناقشة

(كأسلوب رقابة وتحفيز)التقويم

االستجابة

تابع مهارة االتصال والتعامل مع اآلخرين

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

46

تتعلق بالمرسل الفاظ تحمل اكثر من معنى، التحريف، االحتفاظ بالمعلومات، التحيز

تتعلق بقناة االتصال

عدم الوضوح، عدم مالئمة، محيط الرسالة

معوقات االتصال

تتعلق بالمستقبل

تقبل الرسالة حسب الميول، االستيعاب، احكام مسبقة، عدم االنتباه

تابع مهارة االتصال والتعامل مع اآلخرين

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

47

كيفية تجنب معوقات االتصال

وضوح الهدف من . 2 توضيح وترتيب االفكار1.

الرسالة

االصغاء واالهتمام. 4االتصال يبدا بالوجه قبل اللسان . 3

التغذية المرتدة. 6 التصرفات تؤيد التعليمات. 5

.اختيار الظروف المناسبة لالتصال. 7

تابع مهارة االتصال والتعامل مع اآلخرين

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

48

مهارة تشخيص -2 وحل المشكالت

تحديد المشكلة المشكلة الرئيسية عن الفرعيةفصل

حدد العوامل المؤثرة على المشكلة

تحليل البدائل المتاحة

تحديد البدائل المتوقعة من كل بديل

بديلتحديد موارد تنفيذ كل

اختيار البديل المناسب

تحديد افضل البدائل

تحديد البديل المناسب والقابل للتطبيق

تحليل المشكلة

البيانات والمصادر تحديد

تحديد اسلوب جمع البيانات

بدائل لحل المشكلةتحديد

ايجاد اكبر عدد ممكن من بدائل الحل

تنفيذ البديل المناسب

اتخاذ الخطوات الخاصة بالتنفيذ

وفر متطلبات التنفيذ

ضع البديل موضع التطبيق

تقييم ومتابعة تطبيق البديل

تحديد سلبيات وايجابيات التنفيذ

تحديد الحاجة الى التعديل

المنهج

العلمي في

حل

المشكالت

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

49

تابع مهارة تشخيص وحل -2 المشكالت

:قادة واعضاء فرق العملالتي تواجه بعض المشكالت

.عدم اتباع االساليب والطرق المحددة ألداء االعمال -1

مشاكل ناتجة عن نظام االشراف للقادة في مواجهة حاالت الغياب -2

.والتأخير ألعضاء فريق العمل

تحديد االدوار )تضارب االختصاصات داخل ادارات واقسام المنظمة -3

( .والمسئوليات

.انخفاض الروح داخل فريق العمل -4

عدم التعاون بين اعضاء فريق العمل -5

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

50

التفاوضمهارة -3

التفاوض مفهوم -:اوال

حسم اتفاق الى التوصل بهدف اكثر أو طرفين بين الحوار من نوع التفاوض

المشتركة المصالح على الحفاظ أو تحقيق الوقت نفس وفي قضايا أو قضية . بينهم

التفاوض عملية في المؤثرة العوامل : ثانيا

"يختلف من ثقافة الى اخري" هدف التفاوض1.

"عملية مواجهة" الموقف التفاوضي2.

"اسلوب رسمي وغير رسمي" اسلوب التفاوض3.

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

51

تابع مهارات التفاوض -3 «مباشر وغير مباشر » االتصال -4

الوقت-5

"عمل اطار ، مبادئ ، مفصل" االتفاق شكل .6

"جماعي قرار ، رئاسي "الفريق تنظيم .7

"المفاوضات في لالستخدام مالءمتها مدي في تختلف "التفاوض لغة .8

وغير المناسب السلوك تحدد والعقيدة المحلية الثقافة " واالخالق القانون .9

"المناسب

"معلومات نظم ، بيانات قواعد "المخاطر حملت .10

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

52

إدارة الوقتمهارة -4

عنصر باعتباره المتاح الوقت من االستفادة بتعظيم الوقت إدارة ترتبط

عائدا لها يكون أن يجب المنظمة تتحملها تكلفة أي فان ثم ومن حقيقة تكلفة

. يعادلها االقل على أو التكلفة هذه يفوق

الوقت ادارة اهمية :اوال

.تحقيق االهداف التي تصبو اليها المنظمة -1

إنجاز المهام واالعمال المطلوبة في التوقيت المناسب من والى القادة -2

.واعضاء الفريق

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

53

إدارة الوقتتابع مهارة -4

الوقت ادارة في المؤثرة العناصر :ثانيا تخطيط وإدارة وفقا لتوقيتات محددة• التحكم

انجاز االعمال المطلوبة في التوقيت المحدد• الكفاءة

قيمة الوقت

قياس الجودة والفائدة المحققة•

تطوير الشخصية وتنمية قدراتها• القدرة

االنطالق للعمل بمفهوم القيادة• االدارة

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

54

إدارة االجتماعاتمهارة -5 موضوع لمناقشة ما مكان في االفراد من معين عدد تجمع هو االجتماع

معين لهدف للوصول معين

االجتماعاتزيادة فعالية

-األدوات -الوقت والمكان المناسب الجو النفسي -إلغائه -تأجيله -هل هناك بديل عن االجتماع }قبل االجتماع {األعمال جدول

االلتزام بجدول -لمنع الزيارات إعالن -تسجيل محضر االجتماع -في الموعد المحدد ابدأ } االجتماع أثناء {تحديد المهام -الغرض من االجتماع واضح -السيطرة على االجتماع -األعمال

حصر -اإلنجازات من خالل تقارير المتابعة -في االنتهاء من محاضر االجتماع وتوزيعها أسرع } بعد االجتماع {تحقيق الهدف

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

55

إدارة االجتماعاتتابع مهارة -5

مرحلة ما قبل •مرحلة أثناء • انعقاد االجتماع

انعقاد االجتماع

مرحلة ما بعد • انعقاد االجتماع

االجتماعات إدارة مراحل

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

56

إدارة االجتماعاتتابع مهارة -5

نجاح االجتماعاتاسباب

توزيع جدول االعمال –كن مستعدا .1

مستعدينيكونوا –دعوا الشخصيات الرئيسية .2

الحضور المبكر –اذابة جميع النزاعات .3

تحديد وقت االجتماع –الهدف –التنظيم الجيد .4

استمع جيدا –استشر االخرين –وقت للراحة .5

بخطأكاعترف –التزم بجدول االعمال –كن هادي .6

المتابعة الجيدة –وضع خطة عمل –قوي روح االلتزام .7

الجهاز المركزى للتنظيم واالدارة

57