Upload
dangphuc
View
244
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kami kesehatan
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Analisis Penerima” ini dengan tepat
waktu. Makalah ini dibuat berdasarkan tugas mata kuliah Aplikasi Komputer Dalam Bisnis yang
diberikan oleh Bapak La Diadhan Hukama, SE, MSi, yang bertujuan untuk mengembangkan
kompetensi para mahasiswa dalam penalaran dan kemampuan berbicara. Karena komunikasi
adalah hal yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari termasuk dalam dunia bisnis. Untuk
itu, di-perlukan kemampuan komunikasi yang baik antara para pelaku bisnis supaya terjalin
relasi yang baik dan bisnis juga dapat berjalan dengan lancar. Dalam penyusunan makalah ini,
kami mohon maaf apabila banyak kata-kata atau istilah yang kurang tepat. Semoga makalah ini
dapat bermanfaat khususnya bagi penyusun, dan umumnya bagi para pembaca.
Jakarta, 27 Desember 2017
Penulis
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kata audiens menjadi mengemuka ketika diidentikan dengan “receivers” dalam model
proses komunikasi massa (source, channel, message, receiver, effect) yang dikemukakan oleh
Wilbur Schramm (1955). Audiens adalah sekumpulan orang yang menjadi pembaca, pendengar,
dan pemirsa berbagai media atau komponen beserta isinya, seperti pendengar radio atau
penonton televisi. Dengan demikian Audiens dapat didefinisikan dalam beberapa aspek: aspek
lokasi (seperti dalam kasus media lokal); aspek personal (seperti ketika media dicirikan dengan
mengacu pada kelompok usia tertentu, jenis kelamin, keyakinan politik atau pendapatan); aspek
jenis media yang dipakai (teknologi dan organisasi gabungan); aspek isi pesan (genre, materi
pelajaran, gaya); aspek waktu ('primetime' dan ‘primetime’, penonton dan juga lama menonton).
Sebelum media massa ada, audiens adalah sekumpulan penonton drama, permainan dan
tontonan. Setelah ada kegiatan komunikasi massa, audiens sering diartikan sebagai penerima
pesan-pesan media massa.
1.2 Rumusan Masalah
1. Siapa pihak penerima komunikasi?
2. Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek?
3. Berapa umur, jenis kelamin, dan latar belakang pendidikan penerima?
4. Apa yang menarik perhatian penerima?
5. Informasi apa yang diperlukan oleh penerima?
6. Apakah penerima pesan anda bersahabat atau bermusuhan?
7. Bagaimana menyampaikan pesan untuk berhubungan degan penerima?
8. Apa yang dikerjakan penerima?
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan makalah ini ini adalah
1. Untuk mengetahui pentingnya menganalisis penerima dalam berkomunikasi yang efektif.
2. Untuk mengetahui peran media dalam berkomunikasi.
2
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Komunikasi
2.1.1 Pengertian Komunikasi
Secara etimologis istilah komunikasi berasal dari bahasa latin communication dan perkataan ini
bersumber pada kata communis. Perkataan communis tersebut dalam pembahasan ini sama sekali
tidak ada kaitannya dengan partai komunis yang sering dijumpai dalam kegiatan politik. Arti
communis di sini adalah sama dalam arti kata sama makna yaitu sama makna mengenai suatu
hal. Kesamaan makna dalam proses komunikasi merupakan faktor penting karena dengan adanya
kesamaan makna antara komunikan dan komunikator maka komunikasi dapat berlangsung dan
saling memahami. Menurut Trenholm dan Jensen (dalam Fajar, 2009: 31), komunikasi
merupakan suatu proses dimana sumber mentransmisikan pesan kepada penerima melalui
beragam saluran. Suatu proses yang mentransmisikan pesan kepada penerima pesan melalui
berbagai media yang dilakukan oleh komunikator adalah suatu tindakan komunikasi. Selanjutnya
menurut Weaver (dalam Fajar, 2009: 32), komunikasi adalah seluruh prosedur melalui pemikiran
seseorang yang dapat mempengaruhi pikiran orang lain. Effendy (2002: 60), menjelaskan bahwa
komunikasi merupakan proses penyampaian suatu pesan dalam bentuk lambang bermakna
sebagai pikiran dan perasaan berupa ide, informasi, kepercayaan, harapan, himbauan, dan
sebagai panduan yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain, baik langsung secara tatap
muka maupun tidak langsung melalui media, dengan tujuan mengubah sikap, pandangan atau
prilaku. Secara terminologis, komunikasi berarti proses penyampaian suatu pernyataan oleh
seseorang kepada orang lain. Dari pengertian tersebut, jelas bahwa komunikasi melibatkan
sejumlah orang dimana seseorang menyatakan sesuatu kepada orang lain. Komunikasi yang
dimaksudkan di sini adalah komunikasi manusia atau dalam bahasa asing human communication
yang sering pula disebut komunikasi sosial atau social communication. Komunikasi manusia
sebagai singkatan dari komunikasi antar manusia dinamakan komunikasi sosial atau komunikasi
kemasyarakatan karena hanya pada manusia-manusia yang bermasyarakat komunikasi dapat
terjadi. Masyarakat terbentuk dari paling sedikit dua orang yang saling berhubungan dengan
komunikasi sebagai penjalinnya. Komunikasi dapat dilakukan secara langsung maupun
menggunakan media. Contoh komunikasi langsung tanpa media adalah percakapan tata muka,
3
pidato tatap muka dan lain-lain sedangkan contoh komunikasi menggunakan media adalah
berbicara melalui telepon, mendengarkan berita lewat radio atau televisi dan lain-lain. Menurut
Effendy (2003: 8), komunikasi dilakukan dengan tujuan untuk perubahan sikap (attitude
change), perubahan pendapat (opinion change), perubahan perilaku (behaviour change) dan
perubahan sosial (social change). Sedangkan tujuan komunikasi menurut Cangara (2002: 22)
adalah sebagai berikut:
a. Supaya Yang Disampaikan Dapat Dimengerti, Seorang komunikator harus dapat menjelaskan
kepada komunika dengan sebaik-baiknya dan tuntas sehingga dapat mengikuti apa yang
dimaksud oleh pembicara atau penyampai pesan
b. Memahami Orang Sebagai komunikator harus mengetahui benar aspirasi masyarakat tentang
apa yang diinginkannya dan tidak berkomunikasi dengan kemauan sendiri
c. Supaya gagasan dapat diterima orang lain Komunikator harus berusaha agar gagasan dapat
diterima oleh orang lain dengan menggunakan pendekatan yang persuasif bukan dengan
memaksakan kehendak
d. Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu Menggerakkan sesuatu itu dapat berupa
kegiatan yang lebih banyak mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu yang kita kehendaki
Menurut Effendy (2003: 8), komunikasi berfungsi untuk menyampaikan informasi (to inform),
mendidik (to educate),
menghibur (to entertain), dan mempengaruhi (to influence). Agar komunikasi berlangsung
efektif, komunikator harus tahu khalayak mana yang akan dijadikan sasaran dan tujuan yang
diinginkannya. Komunikator harus terampil dalam membuat pesan agar komunikan dapat
menangkap pesan yang disampaikan komunikator dan untuk menciptakan komunikasi yang
efektif maka pesan dalam komunikasi harus berhasil menumbuhkan respon komunikan yang
dituju. Menurut Effendy (2002: 6), terdapat 5 (lima) komponen yang ada dalam komunikasi
yaitu : komunikator (orang yang menyampaikan pesan), pesan (pernyataan yang didukung oleh
lambang), komunikan (orang yang menerima pesan), media (sarana yang mendukung pesan
apabila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya), dan efek (dampak sebagai pengaruh
dari pesan). Komunikasi berlangsung apabila antara orang-orang yang terlibat dalam komunikasi
terdapat kesamaan makna mengenai suatu hal yang dikomunikasikan. Jelasnya, jika seseorang
mengerti tentang sesuatu yang dinyatakan orang lain kepadanya maka komunikasi berlangsung
dan dengan kata lain hubungan antara mereka itu bersifat komunikatif. Sebaliknya jika ia tidak
4
mengerti maka komunikasi tidak berlangsung dan dengan kata lain hubungan antara orang-orang
itu tidak komunikatif. Selanjutnya, Cangara (2006: 115) menggambarkan kaitan antara satu
unsur dengan unsur yang lain dalam komunikasi yaitu sebagai berikut:
Lingkungan
(Cangara, 2006: 115)
Gambar 1. Unsur-Unsur Komunikasi
1. Sumber
Sumber sering disebut pengirim pesan atau komunikator. Menurut Vardiansyah (2004: 19),
komunikator adalah manusia berakal budi yang berinisiatif menyampaikan pesan untuk
mewujudkan komunikasinya. Sebagai pelaku utama dalam proses komunikasi, komunikator
memegang peranan yang sangat penting terutama dalam mengendalikan jalannya komunikasi.
Untuk itu, seorang komunikator harus terampil berkomunikasi dan juga kaya ide serta penuh
dengan daya kreativitas. Dilihat dari jumlahnya, komunikator dapat terdiri dari (a) satu orang, (b)
banyak orang atau (c) massa. Apabila lebih dari satu orang (banyak orang) dimana mereka relatif
saling kenal sehingga terdapat ikatan emosional yang kuat dalam kelompoknya, maka kumpulan
banyak orang ini disebut dengan kelompok kecil. Apabila lebih dari satu orang atau banyak
orang dan relatif tidak saling kenal secara pribadi sehingga ikatan emosionalnya kurang kuat
maka disebut dengan massa (kelompok besar). Namun, apabila banyak orang dengan tujuan yang
sama dan untuk mencapai tujuan tersebut terdapat pembagian kerja diantara para anggotanya
maka wadah kerja yang terbentuk sebagai kesatuan banyak orang ini lazim disebut dengan
organisasi.
5
SUMBER PESAN MEDIA PENERIMA EFEK
UMPAN BALIK
M e n e n t u k a n M e d i a K o m u n i k a s i Y a n g T e p a t
NO URAIAN TERTULIS TELEPON PESAN
SUARA
EMAIL MEETING WEBSITE
1. Menilai
komitment
3 2 3 3 1 3
2. Membuat
persetujuan
3 2 3 3 1 3
3. Mediasi konflik 3 2 3 3 1 3
4. Penyelesaian
miskomunikasi
3 1 3 3 2 3
5. Menyampaikan
perilaku
negative
3 2 3 2 1 3
6. Menunjukkan
dukungan/
appresiasi
1 2 2 1 2 3
7. Mendorong
berfikir kreatif
2 2 3 1 3 3
8. Membuat
pernyataan
ironis
3 3 2 3 1 3
9. Menyampaikan
dokumen
referensi
1 3 3 3 3 1
10. Memperkuat
kekuasaan
seseorang
1 2 3 3 1 2
11. Menyediakan
laporan
1 3 3 1 3 1
6
permanen
12. Menjaga
kerahasiaan
2 1 2 3 1 3
13. Menyampaikan
informasi
sederhana
3 2 1 1 2 3
14. Menanyakan
suatu pertanyaan
informasi
3 2 1 1 3 3
15. Membuat
permintaan
sederhana
3 3 1 1 3 3
Gambar 2. Tabel 1.Menentukan Media Komunikasi yang Tepat
2. Pesan
Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim
kepada penerima. Pesan pada dasar nya bersifat abstrak dan untuk membuatnya konkret agar
dapat dikirim dan diterima oleh komunikan, manusia dengan akal budinya menciptakan sejumlah
lambang komunikasi berupa suara, lambang, gerak-gerik, bahasa lisan dan bahasa tulisan. Suara,
lambang dan gerak-gerik lazim digolongkan dalam pesan non-verbal sedangkan bahasa lisan dan
bahasa tulisan dikelompokkan dalam pesan verbal (Vardiansyah, 2004: 23). Hal yang paling
penting diperhatikan adalah pesan yang disampaikan dapat dimengerti dan dipahami oleh
komunikan. Mengingat hal ini maka yang perlu diperhatikan adalah pemilihan bentuk pesan dan
cara penyajian pesan termasuk juga penentuan saluran/media yang harus dilakukan oleh
komunikator sebagai penyampai pesan.
3. Media
Media yang dimaksud disini adalah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber
kepada penerima. Terdapat beberapa pendapat mengenai saluran atau media, ada yang menilai
bahwa media bisa bermacam-macam bentuknya misalnya dalam komunikasi antar pribadi panca
7
indera dianggap sebagai media komunikasi. Selain indera manusia, ada juga saluran komunikasi
seperti telepon, surat dan telegram yang digolongkan sebagai media komunikasi antar pribadi.
Dalam komunikasi massa, media adalah alat yang dapat menghubungkan antara sumber dan
penerima yang sifatnya terbuka, dimana setiap orang dapat melihat, membaca dan
mendengarnya. Media dalam komunikasi massa dapat dibedakan atas dua macam yaitu media
cetak dan media elektronik. Selain media komunikasi tersebut, kegiatan dan tempat tertentu yang
banyak ditemui dalam masyarakat pedesaan dapat juga dipandang sebagai media komunikasi
sosial,misalnya rumah ibadah, balai desa, arisan, panggung kesenian dan pesta rakyat.
Gambar 3.
4. Penerima
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima bisa
terdiri dari satu orang atau lebih dan juga bisa dalam bentuk kelompok, partai atau negara.
Penerima adalah elemen terpenting dalam proses komunikasi karena menjadi sasaran dari
komunikasi. Dalam proses komunikasi dapat dipahami bahwa keberadaan penerima adalah
akibat adanya sumber.
5. Efek
Efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan dan dilakukan oleh penerima
sebelum dan sesudah menerima pesan. Efek ini bisa terjadi pada pengetahuan, sikap dan tingkah
laku seseorang (Cangara, 2006: 25). Menurut Vardiansyah (2004: 110), efek komunikasi dapat
dibedakan atas efek kognitif (pengetahuan), afektif (sikap) dan konatif (tingkah laku). Efek bisa
8
terjadi dalam bentuk perubahan pengetahuan, sikap dan perilaku. Pada tingkat pengetahuan, efek
bisa terjadi dalam bentuk perubahan persepsi dan perubahan pendapat. Perubahan pendapat
terjadi apabila terdapat perubahan penilaian terhadap suatu obyek karena adanya informasi yang
lebih baru. Perubahan sikap ialah adanya perubahan internal pada diri seseorang yang diorganisir
dalam bentuk prinsip sebagai hasil evaluasi yang dilakukannya terhadap suatu objek baik yang
terdapat di dalam maupun di luar dirinya. Berbeda dengan perubahan sikap, perubahan perilaku
adalah perubahan yang terjadi dalam tindakan. Dalam komunikasi antar pribadi dan kelompok,
efek dapat diamati secara langsung. Sebaliknya dalam komunikasi massa, efek tidak begitu
mudah diketahui sebab selain sifat massa tersebar juga sulit dimonitor pada tingkat mana efek
tersebut terjadi. Komunikasi massa cenderung lebih banyak mempengaruhi pengetahuan dan
tingkat kesadaran seseorang sedangkan komunikasi antar pribadi cenderung berpengaruh pada
sikap dan perilaku seseorang.
6. Umpan Balik
Ada yang beranggapan bahwa umpan balik sebenarnya adalah salah satu bentuk dari pada
pengaruh yang berasal dari penerima, tetapi sebenarnya umpan balik juga bisa berasal dari unsur
lain seperti pesan dan media meskipun pesan belum sampai pada penerima. Contoh dari umpan
balik adalah sebagai berikut sebuah konsep surat yang memerlukan perubahan sebelum dikirim
atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan mengalami gangguan sebelum sampai ke
tujuan.
7. Lingkungan
9
Gambar 4.
Lingkungan adalah faktor-faktor tertentu yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi. Faktor
ini dapat digolongkan menjadi empat macam yaitu lingkungan fisik, lingkungan sosial budaya,
lingkungan psikologis dan dimensi waktu. Beberapa prinsip dasar yang harus diperhatikan dalam
berkomunikasi yaitu :
a. Respect, merupakan sikap hormat dan menghargai terhadap lawan bicara. Melalui sikap ini,
kita belajar untuk berhenti sejenak agar tidak mementingkan diri kita sendiri akan tetapi lebih
mengutamakan kepentingan orang lain. Melalui informasi yang telah disampaikan, kita berusaha
untuk memahami orang lain dan menjaga sikap bahwa kita memang butuh akan informasi
tersebut.
b. Empati, yaitu kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada kondisi yang dihadapi oleh
orang lain. Dalam hal ini, kita berusaha untuk memahami sikap seseorang serta ikut dalam
kondisi yang sedang dialami oleh orang tersebut sehingga hubungan emosional pun akan lebih
mudah terjalin.
c. Audible, yaitu dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Hal yang perlu dilakukan agar
pesan yang disampaikan dapat dimengerti adalah sebagai berikut :
- Buat pesan untuk mudah dimengerti
- Fokus pada informasi yang penting
- Gunakan ilustrasi untuk membantu memperjelas isi dari pesan
- Antisipasi kemungkinan masalah yang akan muncul
d. Clarity, yaitu kejelasan dari pesan yang disampaikan. Kejelasan dari pesan dibutuhkan melalui
symbol, bahasa yang baik, penegasan kata dan sebagainya. Penyampaian pesan tidak bisa hanya
sekali saja akan tetapi harus berulang kali karena sifat pesan yang biasanya pesan yang lama
akan kalah dengan pesan yang baru dan agar pesan yang lama tidak dilupakan maka perlu
diingatkan kembali.
e. Humble, yaitu sikap rendah hati dimana melalui sikap rendah hati, seseorang akan lebih
menghargai orang lain baik sikap, tindakan serta perkataannya. Melalui sikap ini, akan lebih
memudahkan seseorang untuk menyampaikan pesan karena sikap ini lebih mengutamakan
kepentingan orang lain dari pada kepentingan sendiri.
10
2.1.2 Komunikasi Organisasi
Manusia merupakan makhluk sosial karena mereka hidup bersamasama di dalam
atau ditengah-tengah suatu masyarakat. Manusia hanya bisa bertahan hidup dalam
masyarakat jika mereka menjalani kehidupan sebagai sebuah aktivitas interaksi
dan kerjasama yang dinamis dalam suatu jaringan kedudukan dan perilaku.
Aktivitas interaksi dan kerjasama itu terus berkembang secara teratur sehingga
terbentuklah wadah yang menjadi tempat manusia berkumpul yang disebut
organisasi. Organisasi juga merupakan suatu kelompok yang mempunyai
diferensiasi peranan atau kelompok yang sepakat untuk mematuhi seperangkat
norma-norma. Menurut Pauce dan Faules (dalam Liliweri, 2004: 1), istilah
organisasi sosial merujuk kepada pola-pola interaksi sosial seperti frekuensi dan
lamanya kontak antara orang-orang, kecenderungan mengawali kontak, arah
pengaruh antara orang-orang, derajat kerja sama, perasaan tertarik dan perilaku
sosial orang-orang yang disebabkan oleh situasi sosial mereka. Komunikasi
merupakan aktivitas dasar manusia dan dengan adanya komunikasi yang baik
maka suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula
sebaliknya apabila kurang atau tidak adanya komunikasi maka organisasi akan
macet atau berantakan. Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai
pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan
bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara satu dengan lainnya dan
berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi terjadi kapan pun juga
setidak-tidaknya terdapat satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu
organisasi yang menafsirkan suatu pertunjukan pesan (Pace dan Don F, 2005: 31).
Menurut Goldhaber (1986: 14), komunikasi organisasi adalah proses menciptakan
dan menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu
sama lain untuk mengatasi lingkungan yang sering berubah-ubah.
11
Gambar 5.
Komunikasi organisasi mempunyai peranan penting dalam memadukan fungsi-
fungsi manajemen dalam suatu perusahaan yaitu :
1. Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan
2. Menyusun rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
3. Melakukan pengorganisasian terhadap sumber daya manusia dan sumber daya
lainnya dengan cara efektif
4. Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan iklim yang
menimbulkan keinginan orang untuk memberikan kontribusi
5. Mengendalikan prestasi (dalam Purba, 2006: 112) Menurut Sriussadaporn -
Charoenngam, Nongluck dab Fredric M Jabin (dalam Mas’ud, 2004: 74), terdapat
beberapa indikator yang digunakan untuk mengukur komunikasi dalam organisasi
yaitu :
1. Bijaksana dan Kesopanan, yaitu berkomunikasi dengan menggunakan pilihan
kata yang tepat dan disampaikan dengan bahasa yang sopan dan halus
2. Penerimaan Umpan Balik, yaitu penerimaan tanggapan dari pesan atau isi
pesan yang disampaikan
3. Berbagi Informasi, yaitu memberikan informasi baik informasi kemajuan
maupun permasalahan yang ada kepada rekan sekerja maupun pimpinan
4. Memberikan Informasi Tugas, yaitu menyampaikan informasi mengenai hal-
hal yang berkaitan dengan tugas.
12
5. Mengurangi Ketidakpastian Tugas, yaitu menyampaikan informasi yang jelas
dan lengkap mengenai pelaksanaan tugas agar tugas dapat diselesaikan sesuai
dengan yang diharapkan.
2.1.3 Komunikasi Organisasi Internal
Komunikasi internal yang berkaitan dengan organisasi didefinisikan oleh
Lawrence D Brennan (dalam Effendy, 2003: 122) sebagai pertukaran gagasan
diantara para pimpinan dan pegawai dalam suatu organisasi dan lengkap dengan
strukturnya yang khas serta adanya pertukaran gagasan secara horisontal dan
vertikal di dalam organisasi yang menyebabkan pekerjaan berlangsung.
Organisasi sebagai kerangka kekaryaan menunjukkan adanya pembagian tugas
antara orang-orang di dalam organisasi yang dapat diklasifikasikan sebagai tenaga
pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Untuk menyelenggarakan dan mengawasi
pelaksanaan tujuan yang akan dicapai pimpinan, dibuat peraturan sedemikian rupa
sehingga pimpinan tidak perlu berkomunikasi langsung dengan seluruh karyawan.
Pimpinan membuat kelompok-kelompok menurut jenis pekerjaannya dan
mengangkat seseorang sebagai penanggung jawab atas kelompoknya dimana
jumlah kelompok serta besarnya kelompok tergantung pada besar kecilnya
organisasi.
2.1.4 Jaringan Komunikasi Formal
Organisasi adalah komposisi sejumlah orang yang menduduki posisi atau peranan
tertentu. Sejumlah orang tersebut saling bertukar pesan dan pertukaran pesan
tersebut dilakukan melalui jalan tertentu yang disebut dengan jaringan
komunikasi. Suatu jaringan komunikasi berbeda dalam besar dan strukturnya
misalnya mungkin hanya di antara dua orang, tiga atau lebih dan mungkin juga di
antara keseluruhan orang dalam organisasi. Menurut Muhammad (2007: 107),
jaringan komunikasi organisasi terbagi menjadi dua, yaitu :
1. Jaringan Komunikasi Formal
Pesan yang mengalir melalui jalan resmi dan ditentukan oleh hierarki resmi
organisasi atau oleh fungsi pekerjaan, maka pesan tersebut merupakan jaringan
13
komunikasi formal. Terdapat tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan
komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi yaitu komunikasi dari
bawahan kepada atasan, komunikasi dari atasan kepada bawahan, dan komunikasi
sesama karyawan yang sama tingkatnya.
2. Jaringan Komunikasi Informal
Pegawai yang berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisi
dalam organisasi, maka pengarahan arus informasi bersifat pribadi. Jaringan
komunikasi tersebut lebih dikenal dengan desas-desus atau kabar angin. Informasi
yang diperoleh dari desas-desus adalah yang berkenaan dengan apa yang didengar
atau apa yang dikatakan orang dan bukan apa yang diumumkan oleh yang
berkuasa. Pesan yang mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki
resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan merupakan pesan dalam jaringan
komunikasi formal. Pesan dalam jaringan komunikasi formal biasanya mengalir
dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas atau dari tingkat yang sama atau secara
horizontal. Menurut Gibson et al (1997: 57), terdapat tiga jenis komunikasi formal
dalam organisasi, yaitu :
2.2.1. Komunikasi Horizontal
(Komunikasi Lateral/Menyamping) Merupakan bentuk komunikasi
secara mendatar dimana terjadi pertukaran pesan secara menyimpang
dan dilakukan oleh dua pihak yang mempunyai kedudukan yang sama,
posisi yang sama, jabatan yang se-level maupun eselon yang sama dalam
suatu organisasi. Menurut Daft (2003: 148), komunikasi bentuk ini
selain berguna untuk menginformasikan juga untuk meminta dukungan
dan mengkoordinasikan aktivitas. Komunikasi horizontal diperlukan
untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi sehingga
mempercepat tindakan (Robbins, 1996: 9). Kemudahan koordinasi ini
terjadi karena adanya tingkat, latar belakang pengetahuan dan
pengalaman yang relatif sama antara pihak-pihak yang berkomunikasi
serta adanya struktur formal yang tidak ketat.
14
2.2.2. Komunikasi Diagonal
Merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak kepada pihak
lain dalam posisi yang berbeda, dimana kedua pihak tidak berada pada
jalur struktur yang sama. Komunikasi diagonal digunakan oleh dua
pihak yang mempunyai level yang berbeda tetapi tidak mempunyai
wewenang langsung kepada pihak lain. Komunikasi diagonal merupakan
saluran komunikasi yang jarang digunakan dalam organisasi, namun
penting dalam situasi dimana anggota tidak dapat berkomunikasi secara
efektif melalui saluran-saluran lain. Penggunaan komunikasi ini selain
untuk menanggapi kebutuhan dinamika lingkungan organisasi yang
rumit juga akan mempersingkat waktu dan memperkecil upaya yang
dilakukan oleh organisasi (Gibson et al, 1997: 59).
2.2.3. Komunikasi Vertikal
Merupakan komunikasi yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam
organisasi. Robbins (1996: 8), menjelaskan bahwa komunikasi vertikal
adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu
organisasi ke suatu tingkat yang lebih tinggi atau tingkat yang lebih
rendah secara timbal balik. Dalam lingkungan organisasi, komunikasi
antara atasan dan bawahan menjadi kunci penting kelangsungan hidup
suatu organisasi. Menurut Stonner dan Freeman (1994: 158), dua per
tiga dari komunikasi yang dilakukan dalam organisasi berlangsung
secara vertikal antara atasan dan bawahan sehingga peran komunikasi
vertikal sangat penting dalam suatu organisasi.
15
Jenis Komunikasi Formal Dalam Organisasi
Gambar 6. Tabel 2. Jenis Komunikasi Formal Dalam Organisasi
Pada dasarnya komunikasi vertikal memiliki dua pola, yaitu :
a. Komunikasi Ke Atas (Upward Communication)
Komunikasi ke atas mengacu pada pesan atau informasi yang dikirim
dari tingkat bawah ke tingkat atas dalam hirarki organisasi. Para pegawai
menggunakan saluran komunikasi ini sebagai kesempatan untuk
mengungkapkan ide atau gagasan yang mereka ketahui dan membantu
para pegawai untuk menerima jawaban yang lebih baik tentang masalah
dan tanggung jawabnya (Mulyana, 2005: 103). Komunikasi ke atas
mempunyai beberapa fungsi, yaitu :
1. Pimpinan dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi
informasi dan pimpinan dapat mempersiapkan diri menerima apa yang
disampaikan bawahannya
2. Pimpinan memperoleh informasi yang berharga dalam pembuatan
keputusan
3. Komunikasi ke atas dapat memperkuat apresiasi dan loyalitas pegawai
terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan kepada
16
Komunikasi
Tahun Horizonta
l
Diagonal Vertikal
2009 343.369 246.978 588.466
2010 466.872 397.850 352.056
2011 554.213 514.695 609.796
2012 481.739 281.699 397.684
2013 786.872 657.850 532.056
2014 754.213 694.695 609.796
2015 767.121 714.092 874.905
pegawai untuk mengajukan pertanyaan, ide dan saran tentang jalannya
organisasi
4. Komunikasi ke atas dapat mendorong munculnya desas desus dan
memberikan kesempatan bagi pimpinan untuk mengetahuinya
5. Komunikasi ke atas memberikan petunjuk bagi pimpinan apakah
pegawainya menangkap arti dari komunikasi ke bawah yang
dilakukannya 6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi
masalahmasalah pekerjaan dan memperkuat keterlibatan pegawai dalam
tugas-tugasnya dan organisasi (Muhammad, 2007: 117). Beberapa
informasi yang harus diperoleh pimpinan dari pegawainya dalam
komunikasi ke atas adalah : a. Apa yang dilakukan pegawai, bagaimana
pekerjaanya, hasil yang dicapainya, kemajuan mereka dan rencana masa
yang akan datang b. Menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidak
terpecahkan yang mungkin memerlukan bantuan tertentu c. Menawarkan
saran atau ide bagi penyempurnaan unitnya masingmasing ataupun
organisasi secara keseluruhan d. Menyatakan bagaimana pikiran dan
perasaan mereka mengenai pekerjaan, teman sekerja dan organisasi
(Muhammad, 2007: 118). Kenyataannya, informasi tersebut di atas tidak
disampaikan pegawai kepada pimpinannya. Menurut Sharma (dalam
Muhammad, 2007: 118), kesulitan menyampaikan informasi tersebut
dikarenakan beberapa hal yaitu :
a. Kecenderungan pegawai untuk menyembunyikan perasaan dan
pikirannya. Hasil studi memperlihatkan bahwa pegawai merasa bahwa
mereka akan mendapat kesukaran apabila menyatakan apa yang
sebenarnya menurut pikiran mereka, sehingga cara yang terbaik adalah
mengikuti saja apa yang disampaikan pimpinannya
b. Pegawai beranggapan bahwa pimpinan tidak tertarik pada masalah
mereka. Pimpinan bisa saja tidak memberikan respon terhadap masalah
pegawainya bahkan menahan komunikasi keatas, hal ini dilakukan agar
pimpinan tetap memiliki pandangan yang baik dari atasan yang lebih
tinggi
17
c. Kurangnya penghargaan terhadap pegawai yang melaksanakan
komunikasi ke atas. Seringkali pimpinan tidak memberikan penghargaan
yang nyata kepada pegawai untuk memelihara keterbukaan komunikasi
ke atas
d. Pegawai beranggapan bahwa pimpinan mereka tidak dapat menerima
dan merespon terhadap apa yang dikatakan oleh mereka. Pimpinan
terlalu sibuk untuk mendengarkan atau pegawai susah untuk
menemuinya Kombinasi dari perasaan dan kepercayaan pegawai
tersebut menjadi penghalang yang kuat bagi pegawai untuk menyatakan
ide, pendapat atau informasi kepada atasan. Selain sulitnya
melaksanakan komunikasi ke atas, komunikasi yang disampaikan juga
belum tentu efektif karena dipengaruhi oleh faktor-faktor lain, yaitu :
a. Komunikasi ke atas lebih mudah digunakan oleh pembuat keputusan
pengelolaan apabila pesan tersebut disampaikan tepat waktu
b. Komunikasi ke atas yang bersifat positif lebih mungkin digunakan
oleh pembuat komunikasi yang bersifat negatif
c. Komunikasi ke atas akan lebih mungkin diterima apabila pesan
tersebut mendukung kebijaksanaan yang baru
d. Komunikasi ke atas mungkin akan lebih efektif apabila komunikasi
itu langsung kepada penerima yang berkaitan dengan pesan yang
disampaikan.
2.2.4. Komunikasi Verbal
Berbicara dan Menulis
Mendengar dan Membaca
18
Gambar 7. Aneka bentuk komunikasi verbal dalam bisnis
Komunikasi Nonverbal
o Orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan
orang, baik rasa senang, benci, cinta, rindu maupun berbagai macam
perasaan lainnya:
Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan
Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras
Simbol dilarang merokok dipasang di ruang tamu
Asbak ditaruh diatas meja, dsb.
Pentingnya Komunikasi Nonverbal
o Penting terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi
kecurangan atau kejujuran, serta sifatnya yang efisien.
o Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi
kecurangan atau menegaskan kejujuran si pengirim pesan.
Tujuan Komunikasi Antar Pribadi
o Menyampaikan Informasi
o Berbagi Pengalaman
o Menumbuhkan Simpati
o Melakukan Kerja Sama
o Menceritakan Kekecewaan atau Kesalahan
19
Mengirim Pesan
Membaca 16%Menulis 9%
Berbicara 30% Mendengar 45%
Menerima Pesan
o Menumbuhkan Motivasi
Gaya Kepemimpinan
Teori X dan Y dari Douglas McGregor
TEORI X TEORI Y
Karyawan cenderung tidak suka
(malas) bekerja, kalau mungkin
menghindarinya
Karyawan selalu ingin diarahkan
Manajer harus selalu mengawasi
kerja.
Karyawan suka bekerja
Karyawan yang memiliki
komitmen pada tujuan
organisasi akan dapat
mengarahkan dan
mengendalikan dirinya sendiri.
Karyawan belajar untuk
menerima bahkan mencari
tanggung jawab pada saat
bekerja.
Gambar 8. Tabel 2. Asumsi Teori X dan Y
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pihak Yang Menerima Komunikasi
Bila penerima yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu
mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling
penting. Biasanya orang yang mernegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang
memiliki status organisasional tinggi. Namun bisa jadi seseorang yang posisinya rendah,
karena kelebihannya dalam satu atau dua bidang tertentu, memegang posisi kunci dalam
materi yang disampaikan.
20KOMUNIKASI
INTERNALKEPUASAN
KERJA
Gambar 9. Konstruksi Konseptual
3.2 Pengetahuan Penerima Mengenai Subjek Yang Diberikan
Penerima dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang
berbeda dengan penerima yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya
diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi
yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah penerima. Untuk penerima yang
jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian
dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Tetapi, untuk penerima yang jumlahnya
besar, materi sebaiknya dikernas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya
pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
3.3 Umur, Jenis Kelamin, Latar Belakang Pendidikan Penerima
Segmentasi penerima berdasarkan demografi pada dasarnya adalah segmentasi
yang didasarkan berdasarkan peta kependudukan, misalnya: usia, jenis kelamin,
pendidikan tertinggi yang dicapai, dan sebagainya. Semua ini disebut dengan variabel-
variabel demografi. Data demografi dibutuhkan antara lain untuk mengantisipasi
perubahan- perubahan penerima menyangkut bagaimana media penyiaran menilai
potensi penerima yang tersedia dalam area geografi yang dapat dijangkau. Ketika
menyampaikan pesan pesan, latar belakang penerima seperti tingkat pendidikan, usia,
dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan penerima memiliki latar
belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh penerima
tersebut harus dididik. Secara umum, usahakan agar Anda tidak terlalu menggurui. Kalau
terkesan menggurui, penerima cenderung merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik pada
pesan yang disampaikan.
21
P e n d u d u k I n d o n e s i a 2010 - 2016
KEP. RIAU
UMUR
1
2010
2
2011
3
2012
4
2013
5
2014
6
2015
7
2016
8
0-4 104,8 106,4 108,3 109,9 111,1 111,2 111,5
5-9 92,7 97,3 100,4 102,9 105,0 107,4 109,0
10-14 62,5 67,4 73,7 80,6 87,3 93,2 97,7
15-19 62,2 60,1 59,3 59,6 61,4 64,7 69,8
20-24 88,0 85,4 81,6 77,4 73,2 69,7 67,4
25-29 103,5 104,1 103,3 102,5 101,0 98,9 96,0
Gambar 10. Tabel 3. Penduduk Indonesia 2010 – 2016 KEP. RIAU
2010 2011 2012 2013 2014 2015 20160
20
40
60
80
100
120
Penduduk Indonesia 2010 - 2016 KEP. RIAU
0-4 th5-9 th10-14 th15-19 th20-24 th25-29 th
Gambar 11. Grafik 1. Penduduk Indonesia 2010 – 2016 KEP. RIAU
3.4 Menarik Perhatian Penerima
22
Mendapatkan perhatian audiens merupakan faktor penting dalam kesuksesan
presentasi. Oleh karena itu, sebaik apapun persiapan presentasi yang telah dilakukan,
tanpa perhatian dari audiens presentasi tidak ada maknanya. Perhatian yang dibutuhkan
dalam presentasi adalah perhatian yang menyenangkan. Dalam hal ini beberapa faktor
penarik perhatian audiens antara lain :
1) Intensitas
Sesuatu yang lain dari hal-hal yang ada disekitarnya akan menarik perhatian.
Contohnya yaitu cahaya, suara, bau, dan objek. Cara menarik perhatian dengan
intensitas dapat dilakukan dengan menampilkan objek yang tidak dibawa atau tidak
dimiliki audiens.
2) Gerakan
Objek yang bergerak biasanya lebih menarik dari pada objek yang diam. Seorang
pembicara yang tadinya duduk kemudian membuat gerakan berdiri akan lebih
menarik perhatian audiens.
3) Keakraban
Jika pembicara dapat mengenal audiens, baik dalam hal nama, jabatan, atau prestasi,
maka pembicara tersebut lebih menarik perhatian audiens daripada tidak mengenal
sama sekali. Hal yang seringkali ditemui dalam presentasi adalah menyebut beberapa
nama atau jabatan, atau prestasi audiens sebelum membahas materi.
4) Humor
Humor akan menarik perhatian audiens karena humor akan menurunkan ketegangan,
baik dari audiens maupun dari pembicaranya. Namun demikian, humor dalam
presentasi bisnis harus relevan dan dengan cita rasa yang baik. Selain itu, karena
humor ini hanya untuk menarik perhatian audiens, maka jumlahnya relative kecil.
5) Keterangan
Situasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat menarik perhatian audiens.
Namun demikian, situasi tegang itu sebaiknya segera diakhiri agar audiens segera
menangkap materi dan memberikan umpan balik, baik dengan pertanyaan maupun
dengan komentar-komentar.
6) Membangun kredibilitas
23
Pembicara yang memiliki kredibilitas tinggi lebih diterima audiens daripada yang
berkredibilitas rendah. Bagaimana cara membangun kredibilitas? Penanmpilan yang
rapi dan serasi akan meningkatkan kredibilitas pembicara. Pada umumnya, orang
yang memiliki kompetensi paling baik dalam materi yang dipresentasikan akan
mendapat kredibilitas yang lebih tinggi.
7) Peninjauan audiens
Pada bagian awal presesntasi perlu dilakukan peninjauan oleh audiens, yaitu
membiarkan audiens memahami apa yang akan dipresentasikan dengan membacakan
judul presentasi atau membacakan tujuan presentasi. Pemahaman judul atau tujuan
presentasi akan membantu audiens memahami isi presentasi secara keseluruhan.
3.5 Informasi Yang Diperlukan Oleh Penerima
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan
selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk
mernenuhi kebutuhan audiens, yaitu:
a. Temukan/Cari Apa yang Diinginkan Oleh Audiens
Untuk dapat mernenuhi kebutuhan informasi audiens, maka komunikator harus dapat
menernukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta.
jangan ditunda-tunda.
b. Antisipasi Terhadap Pertanyaan yang Tak Diungkapkan
Setelah memberikan informasi yang diinginkan, berikan tarnbahan informasi yang
mungkin sangat mernbantu, meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh
audiens.
c. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan
Usahakan semua informasi penting yang diminta oleh audiens tidak ada yang
terlewatkan. Dengan kata lain, informasi-informasi penting telah tercakup dalam pesan yang
diberikan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelurn pesan disampaikan kepada audiens.
Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens benar-benar sesuai dengan yang Anda
kirimkan.
d. Yakinkan Bahwa Informasinya adalah Akurat
24
Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaklah informasi yang benar-benar
akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jangan memberikan informasi yang
salah kepada audiens Anda. Kalau secara tidak sengaja atau terjadi kekhilafan dalam
menyampaikan informasi, komunikator harus sesegera mungkin membetulkannya dan
mohon maaf atas kekhilafan yang dilakukan.
e. Tekankan Ide-ide yang Paling Menarik Bagi Audiens
Cobalah untuk menemukan poin penting sangat yang menarik bagi para audiens.
Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian ang lebih kepada poin penting tersebut.
Apabila hal tersebut dapat dilakukan dengan baik, berarti komunikator telah berhasil
memberikan suatu kepuasan yang tak terhingga. kepala audiens-nya.
3.6 Hubungan Antara Penerima Dan Komunikator
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, maka audiens harus
dapat diyakinkan sebelurn penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan
penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan
menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
Struktur pesan-pesan yang akan disampaikan, dan nada suara komunikator saat
menyarnpaikan pesan, dapat menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audiens. Nada
suara (intonasi) saat berbicara dengan orang yang sudah dikenal tentu berbeda dengan saat
berbicara dengan orang yang baru dikenal.
3.7 Cara Menyampaikan Pesan Kepada Penerima
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang
disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis
bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi
tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan
yang baik sebagai berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
25
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal
berikut ini :
1) Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan
berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan
lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
2) Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami
maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.
3) Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan
menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik
adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan
informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat
dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak
dan mengerutkan dahi.
4) Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator,
sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang
penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan
efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara
menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa
percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.
3.8 hal-hal yang dilakukan oleh penerima
a. Penerima Menerima Pesan
Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim (komunikator)
mengirimkan suatu pesan dan penerima (komunikan) menerima pesan tersebut.
b. Penerima Menafsirkan Pesan
26
Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat
menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan
tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan.
c. Penerima Harus Memberikan Tanggapan dan Umpah Balik ke Pengirim
Umpah balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi.
Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memunginkan pengirim
untuk memulai efektivitas suatu pesan.
BAB IV
PROSEDUR DAN FORMAT RELEVAN DALAM KOMUNIKASI
BISNIS4.1 Prosedur
Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas; metode langkah
demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem. Jadi identifikasi prosedur
ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu
problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan. Agar dapat
mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis,
langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain;
1. Pemahaman pengertian
2. Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis.
Analisis Regresi dan Pengujian Hipotesis. Analisis regresi sederhana digunakan untuk
mengetahui apakah terdapat pengaruh dari variabel komunikasi internal (X) terhadap
kepuasan kerja (Y).
Model
Unstandardized
Coefficients
Standardized
Coefficientst Sig.
BStd.
ErrorBeta
1(Constant)
KITOTAL
-2.288
1.071
3.286
.084 .883
-.696
12.768
.490
.000
Gambar 12. Tabel 4. Analisis Regresi Sederhana dan Pengujian Hipotesis
27
a. Dependent Variable: Kepuasan Kerja Sumber: Hasil Pengolahan Data dengan Menggunakan
SPSS versi 17.0 Berdasarkan tabel di atas, dapat diketahui bahwa:
a = -2.288 b = 1.071 Dengan demikian, maka persamaan regresinya adalah:
Penjelasan dari hasil analisis regresi pada tabel 4.7 tersebut adalah sebagai berikut: (1) pada
tabel coefficients, dapat diketahui bahwa nilai intercept dari persamaan regresi tersebut adalah
sebesar - 2.288. Artinya adalah jika nilai X = 0, maka nilai Y = -2.288; (2) pada tabel
coefficients, dapat diketahui bahwa jika terjadi kenaikan sebesar satu satuan untuk skor
komunikasi internal, maka skor untuk kepuasan kerja akan mengalami kenaikan sebesar 1.071
satuan. Tingkat signifikansi sebesar 0.000 memiliki arti bahwa ada pengaruh yang signifikan
dari komunikasi internal terhadap kepuasan kerja, dengan tingkat keyakinan sebesar 95%; (3)
sedangkan pada tabel Model Summary (Tabel 6), dapat diketahui bahwa koefisien korelasi
adalah sebesar 0.883. Hal ini menunjukkan bahwa hubungan antara komunikasi internal dan
kepuasan kerja adalah positif dan sangat kuat; (4) nilai R-Square pada tabel Model Summary
(Tabel 6) adalah sebesar 0.780. Hal ini berarti bahwa 78% dari variasi pada variabel kepuasan
kerja dapat dijelaskan oleh variabel komunikasi internal. Sedangkan sisanya sebesar 22%
dijelaskan oleh variabel-variabel lainnya. Berdasarkan data tersebut, maka dapat disimpulkan
bahwa komunikasi internal memberikan kontribusi sekitar 78% dari informasi yang
dibutuhkan untuk dapat memprediksi variasi dari kepuasan kerja.
4.1.1 Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap
Perencanaan
Komposisi
Revisi
Menentukan tujuan
4.1.2 Tiga tujuan komunikasi bisnis:
28
Y=−2.288+1.071 X2
Memberi informasi
Persuasi (persuating)
Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan
Menganalisis komunikan
Komunikan harus dianalisis; siapa mereka, bagaimana mereka dan apa yang ingin
mereka ketahui?
1. Cara mengembangkan keadaan komunikan, yaitu:
1) Berapa jumlah dan bagaimana komunikan?
2) Siapa komunikan?
3) Bagaimana reaksi komunikan?
4) Bagaimana tingkat pemahaman komunikan
5) Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan?
2. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu:
1) Carilah apa yang diinginkan komunikan
2) Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga
atau tak terungkap.
3) Sampaikan semua informasi yang diperlukan.
4) Yakinkan bahwa informasinya akurat.
5) Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan.
3. Menentukan ide pokok
Topik merupakan subjek (pokok) pesan yang luas, sedangkan ide pokok adalah
pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan
dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan.
4. Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi
29
Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan.
Apakah menggunakan surat, laporan, media pidato atau presentasi.
4.2 Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis
4.2.1 Surat
Surat adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam
komunikasi antarpersonal/individu. Media komunikasi melalui surat memiliki sasaran tunggal
dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh
komunikator. Adapun pedoman surat-menyurat didalam proses komunikasi itu, adalah sebagai
berikut
Harus menggunakan kaidah bahasa resmi
Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi
Harus berdasarkan teknik didalam pengetikannya
Harus dapat memilih alat tulis menulis yang baik.
Pedoman Interpretasi Koefisien Korelasi
Interval Koefisien Tingkat Hubungan0,00 – 0,199 Sangat Rendah0,20 – 0,399 Rendah0, 40 – 0,599 Sedang0,60 – 0,799 Kuat0,80 – 1,000 Sangat Kuat
Gambar 13. Tabel 5. Pedoman Interpretasi Koefisien Korelasi
Bahasa surat itu adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-
pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang
positif. Adapun cara menulis surat yang baik itu, diantaranya sebagai berikut:
a. Keinginan pembaca diutamakan
b. Kalimatnya sederhana
c. Nada bahasanya tepat
30
d. Harus merumuskan isi surat
e. Harus dapat mengutarakan isi pokok surat dengan jelas
f. Harus dapat mengatur alinea
g. Sedapat mungkin harus menghindari kesalahan. Didalam praktik penulisan surat yang baik dan benar, diantaranya, yakni:
a. Menetapkan tujuannya
Tujuan yang paling penting adalah menetapkan apa yang ingin dicapai dengan surat yang
bersangkutan. Pusatkan isi surat kepada soal-soal yang pokok.
b. Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat
Sebelum kita mengirimkan surat, kita coba membayangkan kira-kira jalan pikiran si
penerima surat. Gunakan kata-kata singkat tetapi jelas apa yang dimaksud.
c. Penyusunan isi surat
1) Tetapkan dahulu maksudnya
2) Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud didalam surat
3) Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan
menggunakan kata-kata yang mudah dimengerti.
4) Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim dipergunakan.
5) Perhatikan bentuk surat dan pengertiaanya.
6) Perhatikan penggunaan tanda-tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat.
4.2.2 Telegram
Telegram adalah alat media komunikasi yang dilakukan secara tertulis. Telegram
merupakan alat komunikasi secara tidak langsung. Telegram berasal dari bahasa Yunani yang terdiri dari kata tele dan grama. Tele artinya jauh, sedangkan grama artinya tulisan. Jadi,
telegram itu adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan
pesan/message dari jarak jauh. Pesan/message itu akan diterima oleh seorang komunikator
telegram secepatnya dan isinya tidak akan berubah. Artinya isinya sesuai dengan yang
diharapkan oleh komunikan telegram.
4.2.3 Buku
31
Buku merupakan alata media komunikasi secar tertulis. Buku artinya adalah beberapa helai
kertas, jumlah halaman yang berisi tulisan, gambar, grafik, tabel, dan sejenisnya dijilid untuk
dibaca. Ciri-ciri buku adalah sebagai berikut:
a. Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi
b. Jangka terbitnya: tidak menentu
c. Bentuknya: gulungnya yang terjilid
d. Sifat isinya: tulisan/gambar/grafik dan sejenisnya
e. Sasarannya: masyarakat umum
4.2.4 Laporan Laporan yaitu suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada
atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya yang merupakan akibat dari
pelaksanaan pekerjaannya. Untuk memperjelas pengertian laporan, berikut akan dibahas
beberapa rumusan dari beberapa ahli, di antaranya:
a. Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, menyatakan laporan ialah setiap tulisan yang berisi hasil
pengolahan data dan informasi.
b. J.C. Denyer, menyatakan laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat
beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki. Dari kedu uraian di atas dapat
disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau
sekelompok orang untuk melaporkannya kepada atasannya.
1) Fungsi laporan
Bagi suatu organisasi laporan sangat besar sekali manfaatnya. Sebab laporan tersebut berfungsi
sebagai:
Alat untuk menyampaikan informasi Pertanggungjawaban dari bawahan ke atasan
Bahan pengambilan keputusan
Alat untuk membina kerja sama dan
Alat untuk memperluas ide dantukar menukar pengalaman Adapun syarat-syarat laporan yang baik adalah sebagai berikut:
Obyektif (memakai criteria umum
Jelas dan cermat (bahasa jelas semua orang menafsirkan sama
Langsung mengena sasaran
32
Keterangan yang dimuat harus lengkap
Harus tegas dan konsisten
Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan Mudah diikuti (sistematis)
2) Jenis laporan
Laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya, tergantung dari sisi mana kita melihatnya.
Di bawah ini akan dibahs laporan sederhana dan terbatas pada taraf yang sifatnya sangat
mendasar.
Laporan dari segi sisi dan maksudnya
a) Laporan informatif, yaitu laporan sebagai mana adanya atau sesuai dengan kenyataan
b) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam
c) Laporan analisis, yaitu laporan analitis berupa sumbangan pikiran, pendapat, dan
saran yang isinya matang dan mendalam.
d) Laporan pertanggungjawaban, yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban, dapat
dikerjakan dengan berpedoman kepada 2 hal :
1) Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung
2) Jika pekerjaan bertahap ( laporan kemajuan/progess report)
e) Laporan kelayakan, yaitu laporan ini bertujuan untuk menentukan mana yang terbaik,
setelah menganalisa suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang
bersifat pilihan, layak atau tidak.
Laporan dari segi bentuknya:a) Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang biasa digunakan untuk keperluan intern
organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya saja (isi laporan pendek).
b) Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kira-kira
satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman (kuarto, folio).
c) Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan bentuk naskah dapat pendek atau panjang.
Penyampaiannya memerlukan memo atau surat pengantar.
BAB V
PENUTUP
33
5.1 Kesimpulan
Komunikasi adalah suatu proses hubungan antara satu orang dengan orang lain atau
kelompok atau sebaliknya, yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan
membangun hubungan antar sesama melalui pertukaran informasi yang dapat berpengaruh
terhadap sikap atau tingkah laku orang lain. Media adalah alat atau sarana yang digunakan untuk
menyampaikan pesan dari komunikator kepada penerima pesan atau massa atau khalayak, media
yang dimaksud adalah media antarpribadi, media kelompok, media public dan media massa.
Peranan media dalam komunikasi sangat penting dalam menyampaikan informasi yang akan
disampaikan kepada publik atau massa, dengan pemilihan media yang tepat akan lebih mudah
mereflekskan pesan yang ingin disampaikan kepada khalayak / massa sebagai sasaran informasi,
sehingga pengaruh yang diinginkan bisa tercapai.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas maka, saran yang dapat penulis berikan sebagai masukan
kepada perusahaan Laboratorium Klinik Pramita dalam upaya meningkatan kepuasan konsumen
adalah sebagai berikut: A. Pihak pengelola diharapkan untuk terus melakukan peningkatan
kualitas pelayanan pada dimensi kehandalan yaitu dengan memberikan jasa sesuai dengan yang
dijanjikan, akurat dan terpercaya. Contoh dalam hal ini, kemampuan pelayanan dalam
memberikan pelayanan yang tepat waktu. B. Pihak pengelola diharapkan untuk terus melakukan
peningkatan kualitas pelayanan pada dimensi jaminan yaitu dengan meningkatkan kemampuan
karyawan untuk menimbulkan keyakinan dan kepercayaan terhadap janji yang telah
dikemukakan kepada konsumen. Contoh dalam hal ini antara lain pengetahuan dan keterampilan
karyawan dalam menetapkan diagnosa, karyawan dapat berkomunikasi dengan baik, karyawan
dapat memberikan kepercayaan kepada konsumen.
34