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Feel the FlowGanzheitliche Lösungen für Geschäftsprozesse im SAP-Standard

Grundlage der xSuite® ist ihre generische Basis WMD xFlow®

Grundlage der xSuite ist die flexible, optimal zu inte-grierende und ausbaufähige Basis-Workflow-Lösung „xFlow“. Das Besondere an ihr ist, dass sich hier viele Leistungsmerkmale und Funktionen aus der Praxis in genau einer Lösung vereinen. Sie verwenden nur eine generische Workflow Engine für ganz unterschiedliche Unternehmensanwendungen. An genau einer Stelle,

zentral in Ihrer IT-Umgebung, verwalten Sie grund legende Basisfunktionalitäten für alle denkbaren Arbeits prozesse. Für eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen können Sie unsere Basis-Lösung einsetzen und Sie je nach Bedarf individuell um einzelne Anwendungen weiter ausbauen. Wir stellen Ihnen vorkonfektionierte Best Practice-Lösungen zur Verfügung.

Standardisierte End-to-End-Lösungen für SAP, die Ihnen alle Aspekte für automatisierte Geschäftsprozesse Out-of-the-Box bieten

WMD xSuite ist eine generische Lösung basierend auf SAP-Standard, mit der Aufgabe, für optimale Abläufe innerhalb Ihrer Geschäftsprozesse zu sorgen. Sie bilden damit Ihre dokumentenbasierten Prozesse automatisiert innerhalb von SAP ab. Es stehen Ihnen Best-Practice-Lösungen zur Verfügung, die stetig um weitere Anwendungen erweitert werden.

• Benutzerfreundliche, leicht bedienbare Oberflächen

• Kundenorientierte Weiterentwicklung der Lösungen

• Einfach und mit überschaubarem Aufwand in bestehende IT-Landschaften integrierbar

• Jederzeit um weitere Best Practice-Lösungen/ Anwendungen erweiterbar

• Interessante Add-Ons wie z. B. ein Auswertetool für den Rechnungsprozess

• Transparenz über den Bearbeitungsprozess

• Jederzeit zentraler Zugriff auf Dokumente und Informationen

• Verknüpfung einzelner Lösungen zu ganzheitlichen Arbeitsabläufen: z. B. Procure to Pay (Bestellen und Bezahlen) oder Order to Cash (Auftragseingang und Zahlungseingang)

• Mehrwert durch schnellen ROI

Ihre Vorteile auf einen Blick

Add-Ons für die xSuite® for SAP

Über entsprechende Add-Ons können unsere Lösungenmodular und nach Bedarf erweitert werden

xFlow MobileÜber xFlow Mobile können Rechnungen, eingehende Aufträge und Beschaffungsanträge bequem über jedes beliebige Smartphone geprüft und freigegeben werden. Alternativ zum xFlow Web unterstützt xFlow Mobile diejenigen Anwender, die häufig auf Dienstreisen sind und ein fester Internetanschluss in bestimmten Situationen nicht gegeben ist. Die benutzerfreundlichen Oberflächen,

die speziell an die kleinen Bildschirmauflösungen mobiler Geräte angepasst wurden, ermöglichen das Akzeptieren, Ablehnen und Weiterleiten der Rechnungen und Beschaffungsanträge, ebenso die Anzeige von Kopf- und Positionsdaten und natürlich auch die Anzeige der archivierten Dokumente.

xFlow Recurring DocumentsFür Rechnungen, die sich über eine definierte Periode erstrecken – wie z.B. Mieten oder Rechnungen von Energieversorgern – gibt es in SAP sogenannte Dauer- buchungen. Mit dem Add-On xFlow Recurring

Documents für xFlow Invoice können diese Dauerbu- chungen einfach und workflowgestützt verarbeitet werden. Damit ist es möglich, Dauerbuchungen anzu- legen, zu bearbeiten und zu prüfen.

xFlow Interface Office+ERP-Lösungen auf der einen und die Office-Welt auf der anderen Seite – dieses Szenario gibt es in fast allen Unter- nehmen. Auf beiden Seiten entstehen Dokumente. Wir führen mit unserer Lösung beide Welten zusammen. Sie ist eine Erweiterung der WMD-Schnittstelle xFlow Interface, mit der sich Belege beliebiger Art sowie alle gängigen Office-Dokumente an SAP ERP und weitere

ERP-Systeme übertragen lassen. Mit xFlow Interface Office+ wird zusätzlich die einfache Integration beliebiger Office-Dokumente in ERP-Systeme (wie z.B. SAP), Archive oder Workflowsysteme gesteuert. Jegliche Dokumente aus integrierten Applikationen wie Outlook, Word, Excel und weiteren Anwendungen, kann der Nutzer damit auf Knopfdruck in das Zielsystem übertragen und archivieren.

und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verar-beiten. xFlow Interface Mail unterstützt die automatisierte Übernahme von E-Mails, Rechnungen und Anlagen aus einem definierten Empfängerpostfach und übergibt diese direkt in den Workflow-Prozess innerhalb von SAP. Die technische Herausforderung liegt dabei in einer vollstän-dig automatisierten, dokumentierten und integrierten Übergabe an SAP. Die Vorteile für den Rechnungsempfän-ger liegen in der schnelleren Zustellung und sofortigen Transparenz. xFlow Interface Mail kann ebenfalls bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden.

xFlow Interface MailGanz im Sinne einer ganzheitlichen elektronischen Ver- arbeitung ohne Medienbrüche, streben immer mehr Unternehmen den Empfang elektronischer Rechnungen an. Durch das Steuervereinfachungsgesetz ist dies problemlos umsetzbar. Elektronische Rechnungen und Papierrechnun-gen sind jetzt gleichgestellt. Im Zuge dieser fortschreitenden Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungszustellung, bedarf es der Unterstützung strukturierter Rechnungsinfor-mationen, wie zum Beispiel dem ZUGFeRD-Format. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF Datei zu übermitteln

xFlow Process AnalyzerDetaillierte Auswertungsmöglichkeiten für die Rechnungs- bearbeitung stehen mit dem xFlow Process Analyzer zur Verfügung. IST-Werte können übersichtlich mit Werten vergangener Perioden verglichen, grafisch dargestellt und

sogar lieferantenbezogen ausgewertet werden. Dabei können durchschnittliche Bearbeitungszeiten, die Anzahl verarbeiteter Rechnungen, Skontoverluste oder offene Beträge per Knopfdruck ausgewertet werden.

04 | xFlow Orders

xFlow Procurement03 |

05 | xFlow Vendor File

Die elektronische Lieferantenakte mit WMD xFlow Vendor File führt alle relevanten Dokumente und SAP-Belege eines Lieferanten in einer Übersicht zusammen. Auf einen Blick sind somit alle Liefervor gänge über-sichtlich und zusammenhängend dargestellt und nachvollziehbar.

Z. B. wird der gesamte Schriftverkehr mit dem Lieferanten – ganz gleich ob elektronisch oder per Papierdokument – an einem zentralen Ort vorgangsbasiert vorgehalten. Verträge sind

entsprechend der Berechtigung einsehbar, Briefe können direkt im Word-Format oder mit Hilfe von Vorlagen aus dem xFlow Vendor File heraus erstellt und anschließend der Akte zugeordnet werden. Im Anschluss erfolgt die Ablage in einem elektronischen Archiv. Durch die tiefe SAP-Integration ist jederzeit ein Absprung z.B. in die Lieferanten stamm-daten, Bestellanforderungen, Rechnungen oder auch in weitere SAP-Belege und Transaktionen möglich. Die xFlow Vendor File-Lösung ist ideal, um ebenfalls die

Prozesse Beschaffung und Eingangsrechnungs- prüfung direkt zu integrieren. Kunden, die bereits xFlow Procurement und/oder xFlow Invoice einsetzen, profitieren von der naht- losen Anbindung der vorgangsbasierten Ablage und der workflowgestützten Prozessintegration.

Besonders im vielfältigen Auftragseingangs-prozess auf Basis des SAP Moduls SD ist viel Flexibilität innerhalb des Prozesses gefragt.Häufige interne Rückfragen oder Prüfungen verlangsamen den Prozess der Kunden-aufträge.

Mit xFlow Orders erhalten Sie die notwen- dige Transparenz und erzielen eine schnelle workflowgestützte Bearbeitung. Auftrags-eingänge können leicht über das xFlow

Auftragseingangsbuch ermittelt werden (aktuelle und vergangene). Die Prüfung und Freigabe ist jederzeit per SAP, xFlow Web und SAP Portal möglich.

Mit der xFlow Bearbeiterfindung werden die vorhandenen Prüfungs- und Freigabericht-linien berücksichtigt und nahtlos in xFlow adaptiert. Der Auftragseingang kann jederzeit als Papierdokument über xFlow Capture ein- gescannt oder als elektronisches Dokument,

Fax oder als Web-Formular direkt an xFlow Interface überführt und automa tisiert ver- arbeitet werden. Die workflow gestützte Verarbeitung erfolgt automatisch über xFlow Orders und sämtliche Dokumente – ganz gleich ob in Papierform oder elektronischen Ursprungs – werden direkt im xFlow Content Server oder in einem anderen vorhandenen Archiv revisionssicher abgelegt.

Die Lösung WMD xFlow Procurement bietet die optimale Ergänzung zu xFlow Invoice. Zielgruppe für die Anwendung ist die Einkaufsabteilung in Ihrem Unter nehmen.

Der gesamte Bestellprozess kann mit dieser Lösung optimal auf Ihre Unter nehmens-anforderungen abgestimmt werden. Sie optimieren damit Ihren internen Beschaf- fungsprozess, gestalten ihn transparenter und

wirken so auf eine hohe Anwenderakzeptanz hin. Sie können mit xFlow Procurement SAP-Bestellanfor derungen und SAP-Bestellungen erstellen, prüfen und freigeben.

Nicht SAP-affine Anwender können per Web-Zugang xFlow-eigene Beschaffungs-anträge erstellen. Sämtliche Einkaufs-dokumente können außerdem sowohl in SAP, über das xFlow Web oder über die SAP Portal

Integration geprüft und freigegeben werden. Lieferantenkataloge werden an den xFlow Beschaffungsantrag gekoppelt und Materiallisten stehen in SAP und im xFlow Web zur Verfügung. Alle Dokumente wie z.B. Preisanfragen, Angebote und Lieferanten-schriftverkehr werden über SAP ArchiveLink im xFlow Content Server oder in einem anderen Archiv revisionssicher und vorgangs-bezogen abgelegt.

Die Best Practice-Lösungen

xFlow Invoice02 |

xFlow Capture01 |

Mit xFlow Invoice stellen wir Ihnen eine leistungsfähige Lösung zur Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen zur Ver - fügung. Über einfaches Customizing kann der Prüfungsprozess optimal auf die Unter- neh mensanforderungen abgestimmt werden. Es werden sowohl Kostenrechnungen (FI) als auch Rechnungen mit SAP-Bestellbezug (MM) unterstützt. Neben beliebigen Prüfungs - schritten verfügt xFlow Invoice auch über die Möglichkeit einer positionsgenauen Freigabe von Rechnungen.

prüft diese ebenfalls auf Vollständigkeit. Rechnungsimages werden revisionssicher über SAP ArchiveLink im Archiv abgelegt. Der Prüfungs- und Freigabeprozess auf vorerfassten oder gebuchten Belegen wird automatisch in xFlow Invoice initiiert. Die revisionssichere Archivierung von Rechnungs- images und -anlagen sowie von prozess- relevantem Schriftverkehr kann entweder im SAP-zertifizierten xFlow Content Server erfolgen oder aber in jedem beliebigen bereits vorhandenen Archiv-System.

Mit xFlow Invoice erhalten Sie alle Kompo - nenten zur effektiven Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Mit xFlow Capture scannen Sie Ihre Rechnungsbelege und lesen automatisiert alle rechnungsrelevanten Informationen aus.

Die ausgelesenen Daten werden mit SAP- Stamm- und Bewegungsdaten plausibilisiert, um Ihnen eine hohe Erkennungsqualität zu gewährleisten. Die „SAP NetWeaver“-zertifi-zierte Schnittstelle xFlow Interface überführt die Rechnungsimages und -daten an SAP und

BusinessWorkflowScanning Data Capturing

BusinessWorkflowScanning Data Capturing

BusinessWorkflowScanning Data Capturing

Bestellung ist dabei ebenso einfach möglich wie die Anzeige von z. B. Wareneingangs- belegen. Die Bestellentwicklung kann kom- fortabel nachvollzogen werden, ebenso die Korrektur oder das Neuanlegen von Kreditor- stammdaten. Damit vervollständigen wir unsere Gesamtlösung xSuite for SAP, die das Szenario „Bestellen und Bezahlen“ jetzt komplett durchgängig in SAP abzubilden versteht.

Mit der Lösung WMD xFlow Capture bieten wir Unternehmen die Möglichkeit, die Vali- dierung der Rechnungsdaten vollständig innerhalb von SAP durchzuführen. Das Konzept der Validierung wurde dabei über- arbeitet und um grundlegende Komponenten für die Visualisierung und Kommunikation erweitert. Für die Buchhaltung sind dadurch alle prüfungsrelevanten Informationen sofort im Zugriff. Der Absprung aus der Rechnungs-bearbeitung heraus in die dazugehörige

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Die elektronische Archivierung sowie die Ablösung papierbasierter Abläufe durch elektronische Workflow-Szenarien bietet in der Personalabteilung ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung.

Dabei setzt die Lösung xFlow Personnel File auf das bestehende SAP HR oder SAP HCM auf. Für den Personalprozess relevante Dokumente können einfach, strukturiert und aktenbasiert in dem xFlow Personnel File abgelegt und jederzeit wieder recherchiert werden. Das bestehende SAP HR-Berechti-gungskonzept bleibt davon unberührt und

xFlow Personnel File

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behält weiterhin Gültigkeit. Die Recherche ist dabei ebenso für SAP- als auch für SAP- Portal-Anwender möglich.

Papierdokumente im Tagesgeschäft können direkt über xFlow Capture gescannt und anschließend automatisiert über xFlow Interface der richtigen Personalakte und dem entsprechenden Register sowie der Dokumentenart im xFlow Personnel File zugeordnet werden.

Alle Dokumente – dabei ist es unerheblich ob gescannt, digital erstellt oder über manuellen Datei-Upload bereitgestellt –

werden revisionssicher im xFlow Content Server oder bei Bedarf in einem anderen, über SAP ArchiveLink angebunden Archiv revisionssicher abgelegt.

„Für die Sachbearbeiter verkürzen sich die Durchlaufzeiten der Eingangsrech- nungen drastisch, da jetzt auch andere Schwartau-Standorte unmittelbar in den Workflow integriert sind, wie Außendienst und Homeoffices. Letztendlich führt dies zu einer wesentlich aktuelleren Liquiditätsplanung…“

…so Nicole Pump, Leiterin Finanzbuchhaltung, Schwartauer Werke

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