РУКОВОДСТВОПОЛЬЗОВАТЕЛЯ XMFAX9...•Интернет: •Продажи:[email protected] •Лицензии:[email protected] Америка,АзиииОкеании:

Р У КОВОДСТВО ПОЛЬ ЗОВА Т ЕЛЯ

XM FAX 9.1

XM Fax

Номер версии 9.1.0.75 – марта 2020.

Патенты

Защищено патентами : US 7,283,270; US 7,924,454; CA 2,417,202; JP 4,417,111; EP 1,472,859.

Подтверждения

Данное программное обеспечение включает в себя несколько библиотек и программ,принадлежащих третьим лицам, которые распространяются в рамках ихсоответствующих лицензий.Дополнительные сведения находятся в папке \3rd, а такжевключены в дистрибутив (там где применимо).

• .NET Framework 4.0: Copyright © 2010 Microsoft Corporation. All rights reserved.• ACE/TAO: Copyright © 1993-2009, Douglas C. Schmidt and his research group at WashingtonUniversity, University of California, Irvine, and Vanderbilt University.• Azul Zulu: Copyright © 2019, Azul Systems, Inc. All rights reserved.• Apache POI: Copyright © 2003-2014, The Apache Software Foundation• Axis: Copyright © 1999-2004, the Apache Software Foundation. All Rights Reserved.• Birt: Copyright © 2004, 2009, the Actuate Corporation.• cURL: Copyright © 1996 - 2011, Daniel Stenberg, ([email protected]). All rights reserved.• CxImage: Copyright © 1995, Alejandro Aguilar Sierra ([email protected]). Copyright ©

2001-2008, Davide Pizzolato.• Eclipse Info Center: Copyright © 2007 IBM Corporation and others.• EZMorph: Copyright © 2006-2008, The Apache Software Foundation. All Rights Reserved.• Firebird: Copyright © 2000-2011, Borland/Inprise. All Rights Reserved.• Google Gson: Copyright © 2008-2011, Google Inc.• Google Guice: Copyright © Google Inc.• GPL Ghostscript: Copyright © 2010 Artifex Software, Inc. All rights reserved.• ICU: Copyright © 1995-2011, International Business Machines Corporation and others.• ini4j: Copyright 2005 [ini4j] Development Team. All Rights Reserved.• JacORB: Copyright © The JacORB project, 1997-2006.• jaxws: Copyright 1997-2007 Sun Microsystems, Inc. All rights reserved.• JPEG: Copyright © 1991-2011, Thomas G. Lane.• JSON spirit: Copyright © 2007-2011 John W. Wilkinson. Distributed under MIT License.• Leptonica: Copyright © 2001-2015, Dan Bloomberg.• LibGIF: Copyright © 1989-1990, Gershon Elber. Copyright © 1990-1996, Eric S. Raymond. Copyright© 1998, Toshio Kuratomi.• Libphonenumber: Copyright © 2008-2011, Google Inc., Ian Galpin, Ben Gertzfield.• LibPNG: Copyright © 1995-1996 Guy Eric Schalnat, Group 42 Inc. Copyright © 1996-1997 AndreasDilger. Copyright © 1998-2010 Glenn Randers-Pehrson.• LibTIFF: Copyright © 1988-1997, Sam Leffler. Copyright © 1991-1997, Silicon Graphics Inc.• libssh2: Copyright © 2004-2007 Sara Golemon <[email protected]>, Copyright © 2005,2006 MikhailGusarov <[email protected]>, Copyright © 2006-2007 The Written Word, Inc., Copyright ©

2007 Eli Fant <[email protected]>, Copyright © 2009-2014 Daniel Stenberg, Copyright © 2008, 2009Simon Josefsson. All rights reserved.• mysql-connector-java: Copyright © 2000, 2011, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

• Net-SNMP: Copyright © 1989, 1991, 1992 by Carnegie Mellon University, Copyright © 1996,1998-2000 The Regents of the University of California. All Rights Reserved.• OpenDS: Copyright © 2002-2006 Sleepycat Software. All rights reserved.• OpenID4Java Library : Copyright © 2006-2008 Sxip Identity Corporation.• OpenLDAP: Copyright 1998-2018 The OpenLDAP Foundation. All rights reserved.• OpenSSL: Copyright © 1998-2011, the OpenSSL Project. Copyright © 1995-1998 Eric Young([email protected]). All Rights Reserved.• Protobuf: Copyright © 2008 Google Inc.• Python: Copyright © 2001-2010, Python Software Foundation.• Simplexlsx: Copyright © 2012-2013, Pavel Akimov.• Struts: Copyright © 1999-2011, The Apache Software Foundation. All Rights Reserved.• Tesseract Open Source OCR Engine: Copyright © 1985-2005, Hewlett-Packard. Copyright ©

2005-2015, Google Inc.• Tomcat: Copyright © 1999-2011, The Apache Software Foundation. All Rights Reserved.•WinPcap: Copyright © 1999 - 2005 NetGroup, Politecnico di Torino (Italy). / Copyright © 2005 - 2010CACE Technologies, Davis (California). All rights reserved.• wkhtmltopdf: Copyright © 2008,2009 Wkhtmltopdf Authors.• Xalan: Copyright © 2005, The Apache Software Foundation. All Rights Reserved.• Xerces: Copyright © 1999-2011, The Apache Software Foundation. All Rights Reserved.• ZLib: Copyright © 1995-2010, Jean-loup Gailly and Mark Adler. All Rights Reserved.

Отказ от ответственности

Компания XMedius оставляет за собой право на внесение изменений и поправок впрограммное обеспечение и документацию без предварительного уведомления.

Несмотря на то, что былипринятывсемерыдля точного описанияи документированияпродукта, компания XMedius не гарантирует, что документация не содержит ошибокили пропусков. Компания XMedius не отвечает ни за какие потери данных, которыемогут произойти при работе программного обеспечения. Также компания XMedius непризнает никакую ответственность, которую могут вызвать такие потери.

Полное либо частичное воспроизведение или изменение этой публикации любымобразом,ручнымилиэлектронным,допускается толькоспредварительногописьменногосогласия компании XMedius

Все другие товарные знаки, торговые марки или названия продуктов являютсясоответственно товарными знаками или зарегистрированными товарными знаками ихправообладателей.

Ссылки на другие продукты или программное обеспечение не означают неявнуюгарантию программного обеспечения XM Fax производителями этих продуктов илипрограммного обеспечения.

Авторское право

на программное обеспечение и документацию XM Fax © 2002-2019 XMedius Solutions Inc.

Все права защищены. Незаконное дублирование, копирование и/или тиражированиестрого запрещается.

Наши контакты

• Интернет: www.xmedius.com• Продажи: [email protected]• Лицензии: [email protected]

Америка, Азии и Океании:

XMedius3400 de Maisonneuve Blvd. West, Suite 1135Montreal, Quebec H3Z 3B8 – CANADA - PO Box 48• Телефон: +1 514-787-2100• бесплатно Северная Америка: 1-888-766-1668• Факс: +1 514-787-2111

Европа, Ближний Восток и Африка (EMEA):XMediusBuilding MB6 41 rue des 3 Fontanot92000 Nanterre – France• Телефон: +33 (0) 1 70 92 13 10• Факс: +33 (0) 9 70 26 19 23

Техническая поддержка

Облачное решение:• Интернет: support.xmediusfax.com• Эл. адрес: [email protected]• Телефон Америка: +1-866-615-3066 (Северная Америка) | +1 514-787-2122• Телефон EMEA: +33 (0) 1 70 92 13 12• Телефон APAC: 0011-800-132-00000 (Австралия) | +1 514-787-2122

Локальная версия решения:• Интернет: support.xmedius.com• Эл. адрес: [email protected]• Телефон Северная Америка: +1 855-867-5065• Телефон Европа: +33 (0) 1 70 92 13 13

Содержание

Глава 1 : Введение........................................................................................................1Назначение этого документа................................................................................................................1Инструменты для Windows.......................................................................................................................1Веб-инструменты........................................................................................................................................2Внешние инструменты............................................................................................................................3

Глава 2 : Отправка факсов с помощью SendFax................................................5Обзор...............................................................................................................................................................5Запуск SendFAX.................................................................................................................................................................5

Описание интерфейса..................................................................................................................................................5

Детали строки меню и связанные значки...........................................................................................................7

Результат отправки факса в зависимости от типа пункта назначения................................................10

Настройки....................................................................................................................................................11Параметры соединения.............................................................................................................................................11

Пользовательские настройки при локальном развертывании.............................................................................12

Пользовательские настройки при использовании облачного решения...........................................................14

Параметры электронной почты.............................................................................................................................16

SendFAX Параметры отображения интерфейса...............................................................................................17

Установка разрешения факса по умолчанию для печати..........................................................................18

Отправка факса........................................................................................................................................18Использование титульных листов........................................................................................................................19

Управление факсимильными документами.....................................................................................................20

Адресация передач......................................................................................................................................................21

Ручная адресация передачи..................................................................................................................................................21

Выбор адресата из адресной книги....................................................................................................................................21

Выбор получателя, если адресная книга не отображается....................................................................................22

Изменение списка получателей..........................................................................................................................................23

Изменение параметров передачи.........................................................................................................................24

Редактирование информации об отправителе или организации........................................................................24

Изменение параметров передачи факса.........................................................................................................................25

Отправка факса с заданным разрешением......................................................................................................26

Интеграция телефонной книги..........................................................................................................27Отправка факса с помощью SendFAX через командную строку..........................................29

XM Fax 9.1 | Руководство пользователя i


Глава 3 : Управление своими контактами (для SendFax).............................31Обзор локальной телефонной книги..............................................................................................31Запуск телефонной книги....................................................................................................................31Элементы строки меню и связанные с ними значки................................................................32Контакты телефонной книги..............................................................................................................33Управление телефонными книгами.....................................................................................................................35

Управление списками контактов..........................................................................................................................35

Управление контактами............................................................................................................................................36

Группы телефонной книги.......................................................................................................................................36

Сжатие базы данных .............................................................................................................................37Поиски телефонной книги...................................................................................................................37Поиск контакта..............................................................................................................................................................37

Использование расширенного поиска...............................................................................................................38

Внешние источники данных...............................................................................................................39Импорт внешнего источника данных..................................................................................................................39

Связывание с внешним источником данных...................................................................................................40

Процедура связывания............................................................................................................................................................40

Обновление связанного внешнего источника .............................................................................................................41

Глава 4 : Просмотр факсов......................................................................................43Обзор.............................................................................................................................................................43Запуск Средства просмотра................................................................................................................43Элементы панели меню и связанные с ними значки..............................................................44Работа со Средством просмотра........................................................................................................46

Глава 5 : Использование аннотаций...................................................................49Обзор.............................................................................................................................................................49Типы пометок.............................................................................................................................................49Работа с пометками.................................................................................................................................50

Глава 6 : Служебные программыфакса для приложений общегоназначения................................................................................................................53Обзор.............................................................................................................................................................53Отправка факсов из приложений Windows с помощью SendFAX..........................................53Отправка факса из приложений Windows с использованием XMPrintToMail.....................54Отправка факсов из приложенийWindows с помощью принтера веб-составителяфаксов.....................................................................................................................................................55

Отправка факса с использованием надстройки Факс для MS Word....................................56Отправка факса из MS Word с помощью функции отправки факса........................................................56

Функция Слияние для MS Word................................................................................................................................56

Отправка факса из MS Word с использованием функции слияния.......................................................................57

ii XM Fax 9.1 | Руководство пользователя


Отправка факса с помощью службы факсов Интернета Microsoft Office...........................58

Глава 7 : Отправка факсов с помощью клиентов электроннойпочты............................................................................................................................61Отправка факсов с помощью клиентов электронной почты: Обзор................................61Отправка факса почтовыми клиентами, использующими SMTP.........................................61Отправка факса почтовым клиентом, использующим SMTP.....................................................................62

Получение факсов и уведомлений.......................................................................................................................63

Изменение титульного листа...................................................................................................................................63

Изменение информации об отправителе и настроек факса.....................................................................64

Управление получателями.......................................................................................................................................64

Добавление информации о получателе посредством поля «Получатель электронной почты».............65

Добавление информации о получателе с помощью тела сообщения электронной почты......................67

Добавление получателей из адресной книги эл. почты...........................................................................................68

Программные коды (Справка).................................................................................................................................69

Отправка факсов в Outlook с использованием Exchange и форм XM Fax.............................73Использование надстройки XM Fax для Outlook................................................................................................74

Отправка факса с помощью Outlook, подключенного к серверу Exchange............................................74

Получение факсов и уведомлений в Outlook.....................................................................................................76

Изменение титульного листа, информации об отправителе и настроек факса в Outlook.............77

Управление получателями с помощью Outlook................................................................................................80

Добавление информации о получателе в Outlook........................................................................................................81

Добавление получателей из адресной книги Outlook.................................................................................................83

Отправка факса с помощью формы XM Fax для IBM Notes.......................................................83Отправка факса с использованием формы для IBM Notes...........................................................................84

Изменение титульного листа, информации об отправителе и настроек факса в форме для

IBM Notes.......................................................................................................................................................................85

Управление получателями с помощью IBM Notes............................................................................................88

Определение номеров факса................................................................................................................................................89

Добавление получателей из адресной книги IBM Notes.............................................................................................89

Глава 8 : Редактирование титульных листов..................................................91Обзор.............................................................................................................................................................91Запуск Редактора титульного листа................................................................................................91Элементы строки меню и связанные с ними значки................................................................92Создание титульного листa..................................................................................................................94Добавление и редактирование объектов..........................................................................................................94

Переменные титульного листа...............................................................................................................................95

Настройка формата страницы................................................................................................................................96

Настройка региона титульного листа (языка и формата даты)................................................................97

XM Fax 9.1 | Руководство пользователя iii


Настройка разрешения титульного листа.........................................................................................................97

Объекты, совместимые с OLE 2.0........................................................................................................98Внедрение и связывание объектов OLE 2.0........................................................................................................98

Управление объектами OLE 2.0 на титульном листе......................................................................................99

Глава 9 : Мониторинг факсов и учетной записи..........................................103Мониторинг факсов и учетной записи.........................................................................................103Точка мониторинга учетной записи факса................................................................................103Управление параметрами.......................................................................................................................................104

Глава 10 : Веб-клиент...............................................................................................107Обзор...........................................................................................................................................................107Вход в веб-клиент.......................................................................................................................................................107

Описание среды веб-клиента................................................................................................................................108

Параметры веб-клиента........................................................................................................................................................109

Ссылка на загрузку установщика XM Fax для клиентских приложенийWindows..........................................111

Папки факсов..........................................................................................................................................111Папка журнала входящих факсов......................................................................................................................111

Журнал входящих факсов – обзор папки «Текущие»..............................................................................................111

Журнал входящих факсов – обзор папки «Удаленные».........................................................................................112

Управление входящими факсами.....................................................................................................................................113

Просмотр подробных сведений входящих факсов...................................................................................................116

Папка журнала исходящих факсов....................................................................................................................121

Журнал исходящих факсов – обзор папки «Текущие»............................................................................................122

Журнал исходящих факсов – обзор папки «Удаленные».......................................................................................123

Управление исходящими факсами..................................................................................................................................123

Просмотр подробных сведений исходящих факсов.................................................................................................124

Папка очереди исходящих факсов.....................................................................................................................128

Обзор папки очереди отправки.........................................................................................................................................128

Управление факсами в очереди........................................................................................................................................129

Просмотр сведений о факсе в очереди отправки......................................................................................................130

Функции сортировки и поиска..............................................................................................................................132

Сортировка в списке факсов...............................................................................................................................................132

Поиск в списке факсов...........................................................................................................................................................133

Функция составления..........................................................................................................................137Описание интерфейса составления факсов...................................................................................................137

Вкладка «Составить»...............................................................................................................................................................138

Вкладка Информация об отправителе и организации............................................................................................139

Вкладка Параметры................................................................................................................................................................140

Создание и отправка факса...................................................................................................................................142

iv XM Fax 9.1 | Руководство пользователя


Добавление одного или нескольких получателей в факс.....................................................................................143

Добавление одного или нескольких вложений в факс..........................................................................................143

Делегирование........................................................................................................................................144Добавление делегатов и их обработка.............................................................................................................145

Доступ в качестве делегата к интерфейсу (другого пользователя).....................................................147

Приложение документов к факсу с помощью принтера веб-составителя факсов...148Параметры загрузки..................................................................................................................................................149

Общие параметры......................................................................................................................................................150

Телефонная веб-книга.........................................................................................................................151Доступ к телефонным книгам и их просмотр.................................................................................................151

Управление контактами..........................................................................................................................................152

Создание контакта или группы..........................................................................................................................................152

Управление контактами и группами...............................................................................................................................153

Копирование общественных контактов в личный список контактов..............................................................154

Импорт контактов из внешнего источника...................................................................................................................154

Отправка факса из телефонной книги..............................................................................................................155

Конфигурирование автоматического добавления контактов...............................................................155

Словарь......................................................................................................................................................156

Глава 11 : Отправка SMS по электронной почте...........................................157Служба ретрансляции исходящих SMS-сообщений................................................................157Отправка SMS по электронной почте.............................................................................................157

XM Fax 9.1 | Руководство пользователя v


vi XM Fax 9.1 | Руководство пользователя


ВведениеГлава 1

Назначение этого документа

Это руководство предназначено для всех, кто использует XM Fax для отправки, полученияфаксов или управления факсами.

Примечание: Оно не содержит сведений об установке сервера XM Fax и установкеклиента (см. Руководство по установке и техническому обслуживанию), а также оконфигурации сервера и управлении сервером (см. Руководство по администрированию).

Инструменты дляWindows

XM Faxпредлагает несколькоинструментов, которыемогут устанавливатьсяи использоватьсяв среде Microsoft Windows.

SendFAX

SendFAX — это интерфейс факса, который предоставляет пользователям все функции,используемые при отправке факса (см. главу: Обзор на странице 5).

Локальная телефонная книга SendFAX

SendFAX Local Phone Book (Локальная телефонная книга) — это приложение, позволяющеелокально работать с контактной информацией, упрощая выбор в SendFAX. Можно создатьлюбое количество телефонных книг (см. главу: Обзор локальной телефонной книги настранице 31).

Примечание: Помимо этого приложения локальной телефонной книги, можноиспользовать личные и публичные телефонные веб-книги из программы SendFAX (см.Телефонные веб-книги на странице 3).

Средство просмотра

Средство просмотра позволяет пользователям отображать и читатьфаксы.Это, по существу,средство просмотра TIFF-файлов, которое предлагает некоторые дополнительные функцииредактирования (см. главу: Обзор на странице 43).

Примечание: Если на вашем компьютере Средство просмотра не установлено, дляпросмотрафаксовможноиспользоватьпредварительныйпросмотризображенийWindows.

XM Fax 9.1 | Руководство пользователя 1

Глава 1 | Введение

Служебные программыфакса для приложений общего назначения

XM Fax предоставляет несколько служебных программ, позволяющих отправлять факсыпрямо из приложений общего назначения.Это могут быть драйверыпринтера, используемыефункциейпечати различныхприложений, или встроенныефункциифакса дляMS Office/Word—(см. главу: Обзор на странице 53).

Служебные программыфакса для клиентов электронной почты

XM Fax позволяет отправлять и получать факсы через программу электронной почты. Крометого, если используется Microsoft Outlook, подключенный к серверу Exchange, или IBM Notes (взависимости от лицензии), доступнынекоторые дополнительныеинструменты, облегчающиеуправление факсами (см. главу: Отправка факсов с помощью клиентов электронной почты:Обзор на странице 61).

Редактор титульных листов

Редактор титульных листов позволяет создавать титульные листы факсов или изменятьпредоставленные титульные листы. Титульный лист может содержать переменные, которыеразрешаются во время отправки — имя отправителя, название компании, адрес, номерателефона и факса и т. д. — (см. главу: Обзор на странице 91).

Точка мониторинга учетной записи факса

Точка мониторинга представляет собой динамичный значок уведомления, расположенныйна панели задач Windows, который позволяет контролировать активность вашей учетнойзаписифакса (ожидающие/отправленные/полученныефаксы, неудачные попытки отправкифакса, состояние соединения учетной записи и т. д.). Это также точка быстрого доступа кFax Box (веб-клиенту).

Ограничение: Эта функция не поддерживается в рамках облачных решений.

Веб-инструменты

XM Fax предлагает несколько инструментов, доступ к которым осуществляется черезвеб-браузер. Все они имеют одинаковый веб-интерфейс. За дополнительной информациейобратитесь к соответствующей главе (Обзор на странице 107).

Примечание: Интерфейс веб-клиента XM Fax оптимизирован для использования совспомогательными технологиями, которые используются лицами с нарушениями зренияили ограниченными мобильностью.

Fax Browser (Средство для просмотра факсов)

Веб-интерфейс предоставляет средства для просмотра статуса ваших факсов с помощьюжурналов Inbound History (История входящих), Outbound History (История исходящих) и OutgoingQueue (Очередь исходящих).

Web Compose (Составление факсов)

Web Compose — часть веб-интерфейса, с помощью которого можно создавать и отправлятьфаксы.

2 XM Fax 9.1 | Руководство пользователя


Телефонные веб-книги

Телефонныевеб-книги позволяютработать с личнымиконтактами (а такжедают возможностьпросматривать публичные контакты), которые можно использовать для адресации факсов,рассылаемых из веб-клиента — и дополнительно из SendFAX.

Внешние инструменты

В зависимости от реализации, установленной вашим администратором, вы можетевоспользоваться функциональными возможностями XM Fax нескольких внешних клиентов(кроме тех, которые предоставляются вместе с XM Fax программой установки клиента).

Клиенты электронной почты (для рассылок по факсу)

Выможете отправлятьфакс черезXM Fax, пользуясь своим почтовым клиентом; в этом случаеприложения к письму электронной почты будут отправлены в виде страниц факса. См.Отправка факсов с помощью клиентов электронной почты: Обзор на странице 61.

Клиенты электронной почты (для рассылок SMS)

Вы можете воспользоваться функциями, позволяющими рассылать сообщения SMS черезXM Fax, используя для этого свой почтовый клиент (дополнительно к функциям рассылкифаксов). См. Служба ретрансляции исходящих SMS-сообщений на странице 157.

Приложения многофункциональных устройств

Выможете отправлятьфакс с вашегомногофункциональногопринтера/устройства с помощьюполнофункционального приложения (Connector), созданного для XM Fax.

Предлагается несколько решений для устройств, совместимых с такими технологиями, какeCopy ShareScan, Fuji Xerox Apeos iiX, Lexmark eSF, Ricoh ESA, Sharp OSA, Xerox ConnectKey и XeroxEIP. За подробностями обращайтесь к своему администратору.

Мобильное приложение

Бесплатное полнофункциональное модульное приложение для iOS и Android доступно дляпользователей XM Fax. С помощью этого приложения вы можете отправлять ваши факсы иуправлять ими в любой точке мира и в любое время с вашего мобильного устройства,используя для этого имеющуюся у вас учетную запись XM Fax:

• Отправляйте быстро и просто факсимильные документы из ваших файловых хранилищ,из других приложений или с помощью встроенной камеры.

• Отслеживайте и контролируйте получаемые и отправляемые факсы, получайтеуведомления приложений, аннотируйте и отправляйте полученные факсы повторно.

Чтобыузнать большеофункцияхмобильного приложенияXM Fax,посетитемагазинApp Storeкомпании Apple или Google Play.





Отправка факсов с помощьюSendFax

Глава 2

Обзор

SendFAX является интерфейсом факса для пользователей с более широкими потребностямиотправкифаксимильных сообщений. Если на локальном компьютере настроено приложениеOutlook, SendFAX можно интегрировать с ним.

Эта глава содержит информацию о настройке SendFAX и его использовании для отправкифаксов различными способами.

Запуск SendFAX

Среди установленных приложений XM Fax , выберите SendFAX.

Откроется интерфейс SendFAX.

Примечание: SendFAX также можно открыть с помощью любых приложений Windows,имеющих функцию печати (см. Отправка факсов из приложенийWindows с помощьюSendFAX на странице 53), или с помощью Microsoft Outlook – нужно нажать кнопку (еслина ПК установлено расширение Outlook).

Описание интерфейса

Меню и панели инструментов по бокам после исходной установки интерфейса SendFAX поумолчанию разделены на четыре основные области.


Глава 2 | Отправка факсов с помощью SendFax

1. Раздел Поля ручной адресации – Адресат, Компания, Пункт назначения и Тема –позволяют непосредственно указать информацию получателя. Обычно в поле Адресатуказывается имя получателя.Пункт назначения является единственным обязательнымдля заполнения полем из четырех, в котором указывается номер факса или адресэлектронной почты.

2. Раздел Получатели содержит отдельных получателей и группы получателей факса,выбранныхиз телефоннойкнигииливведенныхнепосредственновполяручнойадресации.

3. РазделПредставлениеэскизов содержит уменьшенноеизображение каждой страницыфакса. Полоса прокрутки позволяет просмотреть любую страницу. При выборе страницыв представлении эскизов страница отображается в разделе предварительного просмотрафакса.Представление эскизов также позволяет перегруппировать или удалить страницыфакса.

4. Раздел Предварительный просмотр факса в конкретный момент времени можетсодержатьодну страницуфакса.Здесьможнодобавитьаннотациикфаксупередотправкой.Подробная информация по аннотациям представлена в соответствующей главе (Обзор настранице 49).

SendFAX также содержит средства для:

• выбора титульного листа из доступных на факс-сервере;• отображения списка контактов потенциальных получателей из одной из доступных

телефонных книг;• изменения параметров передачи, исправления информации об отправителе и получателе;• изменения интерфейса для собственных нужд;• отправки факсов на номера, а также на адреса электронной почты.



Детали строки меню и связанные значки

Описание всех элементов строки меню SendFAX.

Меню File (Файл)

отменяет текущийфакс,очищаясписокполучателейфакса,иначинаетновый.

New (Новый)

позволяет вставить файл в факс.Insert (Вставить)

позволяет сохранить факс в локальном или сетевом каталоге.Save As (Сохранить как)

распечатывает факс и любой титульный лист.Print (Печать)

оправляет факс и закрывает интерфейс SendFAX.Send (Отправить)

отправляет факс, но оставляет интерфейс SendFAX открытым, чтопозволяет, например, отправить тот же самый факс другимполучателям.

Send without Closing(Отправить беззакрытия)

позволяет изменять имя узла факс-сервера и другие параметры.Дополнительные сведения— см.Параметры соединения на странице11.

Параметрысоединения

позволяет пользователю изменить свое имя пользователя и пароль.Дополнительные сведения— см.Параметры соединения на странице

User Settings (Настройкипользователя)

11. Этот параметр доступен только в основном режиме (при отправкечерез шлюз для XML).

дает возможность настроить параметры SMTP и содержимогоэлектронного письма (используемые функцией электронной почты

Email Settings (Настройкиэл. почты)

SendFAX). Дополнительные сведения — см. Параметры электроннойпочты на странице 16.

закрывает SendFAX.Exit (Выход)

Меню Edit (Правка)

отображает окно с вкладками, в котором вводится информация оботправителе или информация об организации и указываются

Свойства отправкифаксов

параметрыфакса.Дополнительные сведения—см. Редактированиеинформации об отправителе или организации на странице 24 иИзменение параметров передачи факса на странице 25.

позволяет изменять информацию о выбранном получателе факса всписке получателей факса.

Fax Recipient (Получательфакса)

вводит комментарий в титульный лист.Cover Sheet Comments(Комментариититульного листа)

позволяет настроить принтер XM Fax.Printer Properties (Свойствапринтера)



Меню View (Просмотр)

отображает панели инструментов SendFAX. Если панель инструментовотображается, рядом с ее именем появляется галочка. По умолчанию

Toolbar(Панельинструментов) отображаются четыре панели инструментов: Main (Основная), Preview

(Предварительный просмотр), Thumbnail (Эскиз) и Annotation (Аннотация).

отображает или скрывает строку состояния. Если она видна, рядом с нейпоявляется галочка.

Status Bar(Строкасостояния)

отображает телефонную книгу с правой или левой стороны интерфейса.Phone Book(телефоннаякнига)

отображает только эскизы и предварительный просмотр факса. Отображениеполей ручной адресации, списка получателей факса и контактной информации

Full Preview(Полныйпредварительныйпросмотр)

приостановлено. При отмене выбора Full Preview будет повторно отображатьсяинформация из окна SendFAX.

отображает окно, которое позволяет:Options(Параметры)

• выбирать телефонные книги, которые вы хотите интегрировать вSendFAX (см.Интеграция телефонной книги на странице 27).

• выбирать интерфейсSendFAX по умолчанию, которыйбудет запускаться черезвиртуальный принтер XM Fax (подробнее об этом см. в SendFAX Параметрыотображения интерфейса на странице 17)

задает язык, используемый в клиентских приложениях данного пользователя(MMC Snap-in, SendFAX, Средство просмотра TIFF-файлов, Локальная телефонная

Languages(Языки)

книга и Редактор титульных листов). Изменения появляются после перезапускаSendFAX.

Меню Thumbnail (Эскиз)

удаляет страницы, выбранныевпредставлении эскизов с вашегофакса.Delete (Удалить)

перемещает выбранную страницу на место первой страницы послетитульного листа.

Переместить ➤

первое

перемещает выбранную страницу вверх на одну страницуПереместить ➤

вверх

перемещает выбранную страницу вниз на одну страницуПереместить ➤

вниз

перемещает выбранную страницу на место последней страницыфаксаПереместить ➤

последнее

дает команду SendFAX исключить при передаче факса страницу,выбранную в представлении эскизов.

Пометить ➤ Неотправлять

восстанавливает исключенную страницу.Пометить ➤

Отправлять

увеличивает или уменьшает увеличение страниц в представленииэскизов.

Zoom(Масштабирование)



Меню Preview (Предварительный просмотр)

позволяет просмотреть первую страницу факса.First Page(Перваястраница)

позволяет просмотреть предыдущую страницу факса.Previous Page(Предыдущаястраница)

позволяет просмотреть следующую страницу факса.Next Page(Следующаястраница)

позволяет просмотреть последнюю страницу факса.Last Page(Последняястраница)

отображает страницу с увеличением, которое лучше всего соответствуетокну предварительного просмотра.

Best Fit (Подборпо размеру)

отображает страницу с максимальной шириной, соответствующей окнупредварительного просмотра.

Fit to Width(Подбор поширине)

отображает страницу с максимальной высотой, соответствующей окнупредварительного просмотра.

Fit to Height(Подбор повысоте)

позволяет выбрать одно из предустановленных значений увеличения.Zoom(Масштабирование)

Меню Annotations (Аннотации)

Аннотации — это объекты, которые можно добавлять для привлечения внимания копределенным частям факса. За дополнительной информацией об аннотациях обратитеськ соответствующей главе (Обзор на странице 49).

Примечание: Функцию Annotations нельзя использовать на титульном листе присоставлении факса в SendFAX.

Меню Tools (Инструменты)

запускает локальную телефонную книгу для работы с контактами,используемыми с SendFAX. Подробнее см. в разделе «Локальная телефоннаякнига SendFAX» Обзор локальной телефонной книги на странице 31.

XM Fax Local PhoneBook (Локальнаятелефонная книга)

Примечание: Телефонная веб-книга XM Fax может управляться черезвеб-клиент (см. Телефонная веб-книга на странице 151).

Меню Help (Справка)

открывает оперативную справку, где вы можете получить дополнительныесведения об использовании XM Fax.

Help Topics (Темысправки)

отображает версию и сведения об авторских правах на SendFAX.About SendFAX (ОSendFAX)



Результат отправки факса в зависимости от типа пунктаназначения

SendFAX позволяет отправлятьфакс в пункт назначения, которым является номерфакса илиадрес электронной почты. Если пунктом назначения является номер факса, выполняютсятакие же действия, как и для любого другого факсового аппарата. Если пунктом назначенияявляется адрес электронной почты, то факс (с титульным листом, если он имеется)отправляется в качества вложения электронного письма. Параметры электронной почты,включаяформатвложения,можнонастроить здесь:Параметрыэлектроннойпочтынастранице16.

В зависимости от настроек отправкифакса SendFAX будут выполняться разные действия дляпунктов назначения и записей отправленных факсов. Подробная информация по настройкеприведена в разделе Настройки на странице 11.

SendFAX Конфигурация передачи факса через XML-шлюз сервера

При такой конфигурации обычные факсы отправляются непосредственно на факс-сервер(через XML-шлюз), а электронные письма отправляются через отдельный почтовый сервер.

Если пунктом назначения является номер факса, в папкуЖурнал передачи веб-клиентавносится запись об отправке факса.

Если пунктом назначения является адрес электронной почты, запись об отправке факсавносится в файл .log в следующем каталоге:C:\Users\<имя_пользователя>\AppData\Roaming\Fax\SendFAX\Trace\SendFaxEmail.log. Можнооткрыть этот файл с помощью любого текстового редактора.

SendFAX Конфигурация передачи факса через Outlook

При такой конфигурации факсы и электронные письма отправляются через Outlook насоответствующий сервер (сервер факса или электронной почты).

Если пунктом назначения является номерфакса, запись об отправкефакса вносится в папкуОтправленные приложения Outlook, а также в папкуЖурнал передачи веб-клиента.

Если пунктом назначения является адрес электронной почты, запись об отправке факсавносится только в папку Отправленные приложения Outlook.

Действияприпередачефаксанаадресэлектроннойпочтыститульнымлистомилибез него

Еслифакс отправляется на несколько номеровфакса, всегда сохраняется запись для каждогопункта назначения независимо от того, есть ли титульный лист.Действия при отправкефаксана адреса электронной почты отличаются.

Если факс отправляется на несколько адресов электронной почты без титульного листа,SendFAX создает только одно электронное письмо и отправляет его всем получателям. ПолеКому: сообщения электронной почты, которое придет получателям, будет содержать именавсех получателей.

С другой стороны, если факс передается с титульным листом, SendFAX создает сообщениеэлектронной почты для каждого получателя и поле «Кому:» будет содержать только адресэлектронной почты получателя.



Если SendFax не настроен для отправки факса через Outlook, то при отправке факса нанесколько адресов электронной почты в файле .log всегда создается запись для каждогополучателя независимо от того, есть ли титульный лист. В приложении Outlook записьсохраняется только для каждого отправленного электронного письма.

Настройки

Этот раздел содержит различные настройки, которые можно задать в SendFAX. Обычно этинастройки задает системный администратор. Обычный пользователь не должен задаватьили менять их.

Параметры соединения

Способ соединения с факс-сервером зависит от среды, в которой он работает: как локальноразвернутая система или как часть облачного решения.

Если необходимо изменить параметры соединения, настроенные во время первоначальнойустановки, выполните следующие действия.

1. В строке меню SendFAX выберитеФайл ➤ Параметры соединения.На экране появится диалоговое окноAccount Information (Информация об учетной записи).

2. В разделе Connection Settings укажите имя узла или URL-адрес.

Внимание: Это значение должно быть правильно установлено (или сообщено)администратором при установке SendFAX; вы не должны его изменять.

• Конфигурация при локальном развертывании



Имя, используемое для подключения к узлу Fax Server, развернутому локально.

Приемлемый синтаксис: [{http|https}://] <ИмяСервера_или_IP-адрес>[: <Порт>]

В контексте HTTPS <ИмяСервера_или_IP-адрес> должно быть общим именемфакс-сервера (а не его IP-адресом).

Примечание: Если вы хотите воспользоваться преимуществами интеграциителефонной веб-книги, то должны убедиться, что введенный URL-адрес разрешитдоступ к веб-сервисам XM Fax (которые используют HTTPS по умолчанию).

• Конфигурация с облачным решением

URL-адрес должен обеспечивать подключение к облачному решению. Он может бытьвведен только в форме URL-адреса.

3. В разделе SendFAXwill send its faxes through (SendFAX отправляетфаксы через) установитепереключатель, соответствующий требуемым параметрам:

• Выберите Outlook, если хотите использовать интеграцию SendFAX с Outlook. Outlookдолжен быть уже настроен на локальном компьютере, а администратор должен былправильно настроить сервер Microsoft Exchange вашей организации.

• В случае конфигурации локального развертывания: выберите Finish (Завершить)для завершения конфигурации.

• В случае конфигурации облачного решения: выберите Next (Далее) и продолжитеработу с Пользовательские настройки при использовании облачного решения настранице 14.

Примечание: Чтобы отправлять факсы на адреса электронной почты, никакойдополнительной настройки почты не требуется. Outlook автоматически выполнитэто.

• ВыберитеThe fax server's XMLGateway interface (ИнтерфейсшлюзадляXMLфакс-сервера),чтобы использовать SendFAX в обычном режиме.

• В случае конфигурации локального развертывания: выберите Next и продолжитеработу с Пользовательские настройки при локальном развертывании на странице12.

• В случае конфигурации облачного решения: выберите Next и продолжите работу сПользовательские настройки при использовании облачного решения на странице14.

Примечание: Чтобыиметь возможность отправлятьфаксына адреса электроннойпочты, необходимо задать определенные настройки электронной почты (см.Параметры электронной почты на странице 16).

Пользовательские настройки при локальном развертывании

Продолжение из Параметры соединения на странице 11 для конфигурации при локальномразвертывании.



1. В разделе Authentication (Аутентификация) установите переключатель, соответствующийнеобходимым параметрам:

• ВыберитеUseWindows Integrated Single Sign-On (Использовать интегрированныйединыйвход Windows), чтобы загружаться в систему автоматически с обычнымиидентификационными данными NT.

Примечание: Флажок Get sender information from the active directory on startup(Получить информацию об отправителе из активного каталога при запуске)заполняет сведения об отправителе информацией из активного каталога, еслипользователь выбрал параметр Use Custom Sender & Company Information(Использовать пользовательскую информацию об отправителе и компании) вдополнительных параметрах передачи. Подробнее о последнем см. в разделеРедактированиеинформацииоб отправителеили организациина странице 24 далеев этой главе.

• Выберите Use Basic Authentication (Использовать базовую аутентификацию) и введитесвои регистрационные данные: имя пользователя в полеUser Name (Имя пользователя)и пароль в поле Password (Пароль). Если вы хотите использовать эти значения каждыйраз при входе, установите флажок Remember password (Запомнить пароль).

Примечание: Если вы хотите воспользоваться преимуществами интеграциителефонной веб-книги, то должны выбрать Use Basic Authentication (Использоватьбазовую аутентификацию) (т. е. интеграция не будет работать с включенным SSO).

2. В разделе Email confirmations should be sent to (Подтверждения по электронной почтедолжны отправляться на) выберите один из параметров для адреса электронной почты,на который необходимо отправлять обратные уведомления:



ОписаниеПараметр

Вы не будете получать подтверждений поэлектронной почте.

Do not send email confirmations (Не отправлятьподтверждения по электронной почте)

Вы будете получать подтверждения на адресэлектроннойпочты, связанный с учетной записью,определенной на предыдущем шаге.

Use the email address associated with my account(Использовать адрес электронной почты,связанный с моей учетной записью)

Примечание: Этот параметр выбран поумолчанию.

Вы будете получать подтверждения на адресэлектронной почты, введенный вручную в полерядом

Use this email address (Использовать этотадрес электронной почты)

3. Щелкните Finish (Завершить).

Последующие сессии SendFAX будут использовать те же настройки. Если флажок Rememberpassword (Запомнить пароль) не установлен, при отправкефакса появится окно ввода пароля,если имеется такая необходимость.

Примечание: Если при попытке входа в SendFAX возникнет проблема с системой ипоявится сообщение об ошибке, обратитесь к своему системному администратору, чтобыубедиться, что у вас есть соответствующее разрешение, или выяснить, когда системавозобновит работу.

Если в какой-то момент потребуется изменить шлюз или изменить свойства соединения,выполните процедуру настройки еще раз, как описано выше.

Пользовательские настройки при использовании облачного решения

Продолжение Параметры соединения на странице 11 для конфигурации с использованиемоблачного решения.



1. В разделе Проверка подлинности введите имя пользователя.2. В разделе Подтверждения по электронной почте следует отправлять на адрес

выберите один из параметров для адреса электронной почты, на который необходимоотправлять обратные уведомления.

Примечание: Если вывыбралиOutlook в диалоговомокнеИнформацияобучетнойзаписи, этот раздел не видно. Outlook автоматически осуществляет отправкуэлектронных писем.


Вы не будете получать подтверждений поэлектронной почте.

Не отправлять подтверждения поэлектронной почте

Вы будете получать подтверждения на адресэлектроннойпочты, связанный с учетной записью,определенной в предыдущем шаге.

Использовать адрес электронной почты,связанный с моей учетной записью

Примечание: Этот параметр выбран поумолчанию.

Вы будете получать подтверждения на адресэлектронной почты, введенный вручную врасположенное рядом поле.

Использовать этот адрес электроннойпочты

3. Нажмите Готово и следуйте инструкциям на экране Вход, который следует.

При последующих сеансах SendFAX будут использоваться те же параметры.

Примечание: Если возникнет проблема с системой при попытке входа в SendFAX ипоявится сообщение об ошибке, обратитесь к своему системному администратору, чтобыубедиться, что у вас есть соответствующее разрешение, или выяснить, когда системавозобновит работу.



Если в какой-то момент потребуется изменить шлюз или изменить свойства соединения,выполните описанную выше процедуру настройки еще раз.

Параметры электронной почты

Для доступа к параметрам электронной почты нажмитеФайл➤Параметры электроннойпочты... в строке меню SendFAX.

Параметры SMTP

Если требуется отправка факсов на адреса электронной почты (в дополнение к номерамфакса), необходимо задать параметры электронной почты. Если заданы настройки дляотправки факсов черезOutlook (см. Параметры соединения на странице 11), параметры SMTPуже настроены и их нельзя изменить с помощью этого диалогового окна (поле ПараметрыSMTP не доступно для выбора).

Если Outlook не используется, но требуется отправка факсов на адреса электронной почтычерез почтовый сервер, то нужно задать параметры SMTP.

Внимание: При отправке факсов на адреса электронной почты (в отличие от номеровфакса) записиоботправленныхфаксахне заносятсявпапкивеб-клиента.Дополнительнаяинформация представлена в разделе Результат отправки факса в зависимости от типапункта назначения на странице 10.



Укажите Почтовый сервер. Администратор должен был правильнонастроить почтовый сервер (SMTP) для вашей организации.

Почтовый сервер

Примечание: Приемлемый синтаксис:<MailServerName_or_IP>[:<Port>]

По умолчанию используется порт с номером 25. Номер порта нужноввести, только если используется другой порт.

Выберите Использовать адрес электронной почты, связанный смоей учетной записью, если в качестве обратного адреса нужно

Адрес отправителя

использовать стандартный адрес электронной почты SendFAX. Еслитребуется указать другой обратный адрес, выберите Использоватьэтот адрес электроннойпочты и укажите в поле действующий адресэлектронной почты.

Содержимое электронного письма

В этом поле можно выбрать формат вложения электронного письма и составить сообщениепо умолчанию.

При отправке факса на адрес электронной почты он пересылается вкачестве вложения.МожновыбратьформатPDFили TIFF.Поумолчаниюиспользуется формат PDF.

Вложение

Введите сообщение по умолчанию. Сообщение будет отображаться втеле электронногописьма, только если вполеКомментарии титульноголиста отсутствует текст или если отсутствует сам титульный лист.

Сообщениепоумолчанию

SendFAX Параметры отображения интерфейса

SendFAX может использоваться для составления факсов с нуля, как описано в этой главе, ноон также может быть запущен из любого приложения Windows путем печати на выделенномвиртуальном принтере с именем XM Fax (см. раздел Обзор на странице 53).

При запуске через такуюпечатьSendFAX будет отображаться тип интерфейса по умолчанию,выбранный в меню Просмотр ➤ Параметры (меню SendFAX).

Это значение по умолчанию можно изменить, если нужно:


SendFAX будет отображаться с минимальным интерфейсом,необходимымдля быстрой отправкифаксов (см. подробнуюинформацию ниже).

Всегда отображать базовыйинтерфейс

SendFAX будет отображаться с полным интерфейсом,описанным в этой главе (см. раздел Запуск SendFAX настранице 5).

Всегда отображать полныйинтерфейс



Примечание: При доступе через меню Пуск ОС Windows SendFAX будет всегдаотображаться с полным интерфейсом.

Обзор базового интерфейса

БазовыйинтерфейсSendFAX включает в себя однополе для вводаномерафакса получателя.Это минимальная информация, необходимая для отправки факса.

ПринажатииОтправитьфакс будет немедленно отправлен на указанныйпункт назначения.

Тем не менее, перед отправкой факса можно отобразить Расширенное представление(полный интерфейс), если требуется использование других функций SendFAX.

Установка разрешения факса по умолчанию для печати

Чтобы изменить разрешение по умолчанию драйвера принтера для факсов, действуйтеследующим образом:

1. Выберите Правка ➤ Параметры печати.2. Щелкните вкладку Бумага/Качество.3. Щелкните кнопку Дополнительно.4. УстановитеразрешениедрайверапринтеравполеКачествопечатиграфики.Имеющийся

выбор включает Низкое(200x100), Повышенное(200x200), Высокое(300x300) илиСверхвысокое(400x400).При следующем входе в SendFAX программа подтвердит разрешение драйвера принтера.Еслиразрешениепоумолчаниюудрайверапринтеравыше,чеммаксимальноеразрешение,допущенное профилем пользователя, SendFAX автоматически устанавливает последнееи информирует пользователя.

5. Можно также выбрать различные алгоритмы сглаживания через параметр Передачаполутонов. Если решено использовать алгоритм Error Diffusion (диффузия ошибок),необходимо также настроить интенсивность отображения.При этом изменяется разрешение принтера для всей системы. Это разрешение остаетсядо тех пор, пока не будет снова изменено с использованием вышеуказанной процедуры.

Отправка факса

Порядок отправки факса с помощью SendFAX:

1. Запустите SendFAX.2. При необходимости выберите титульный лист и тип сообщения в нем (см. раздел

Использование титульных листов на странице 19).3. Вставьте один или несколько документов для отправки с помощью функции вложений

путем перетаскивания или с помощью принтера XM Fax (см Управление факсимильнымидокументами на странице 20).



Совет: На этом этапе можно изменить порядок, отменить или удалить страницыфаксапожеланию. Такжеможнодобавить аннотациинапанелипредварительногопросмотрафакса (см. раздел Обзор на странице 49).

4. Адресуйте передачу с помощьюномерафакса, адреса электроннойпочтыилиполучателейиз списков контактов (см. раздел Адресация передач на странице 21).

5. Принеобходимостиизмените информациюоботправителеилипараметрыпередачифакса(см. раздел Изменение параметров передачи на странице 24)

6. При необходимости измените разрешение факса (см. раздел Отправка факса с заданнымразрешением на странице 26)

7. Нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить факс и закрыть приложение SendFAX.

Совет: Если необходимо составить другой факс, можно выбрать опциюФайл >Отправить без закрывания.

Примечание: В случае облачного решения (сервер не развернут локально), если ввашейучетной записивключенадвухфакторнаяаутентификация,пользователюнужнобудет предоставить проверочный код, генерируемый приложением для проверкиподлинности.

Использование титульных листов

Выбор титульного листа

Для выбора титульного листа используйте раскрывающееся меню титульных листов напанели инструментов.

Примечание: XM Fax предлагает использовать титульные листы по умолчанию. Крометого,редактор титульныхлистовпозволяет составлятьи сохранять собственныетитульныелисты.Подробная информация представлена в разделеОбзор на странице 91 титульныхлистов.

Примечание: Действия при оправке факса на адрес электронной почты отличаются взависимости от того, используется ли титульный лист. Дополнительная информацияпредставлена в разделе Действия при передаче факса на адрес электронной почты ститульным листом или без него на странице 10.

Добавление комментария на титульный лист

Для добавления комментария выберите титульный лист и перейдите в меню Правка >Комментарии титульного листа.

Примечание: При отправке факса на адрес электронной почты можно использоватьсообщение по умолчанию, если комментарий на титульный лист не добавляется.Дополнительная информация представлена в разделеСодержимое электронного письмана странице 17.



Управление факсимильными документами

Ниже приведен список действий для изменения отправки факса с помощью SendFAX.

Вставка документа

В составляемое факсимильное сообщение можно добавлять страницы, используясуществующие документы. Поддерживается множество типов файлов: это может быть,например, документ Microsoft Office, стандартный текстовый файл, изображение, файл PDF ит.п.

Нажмите и укажите путь к файлу для вставки.

Все страницывыбранного документа преобразуются вформат TIFF и вставляются в качественовых страниц за последней страницей факсимильного сообщения.

Примечание: Воднофаксимильное сообщениеможнодобавить несколько документов.

Реорганизация страниц факса

Страницыотправляемогофаксаможноперегруппировать с помощьюпредставления эскизов.

Для этого нужно выбрать страницу и использовать кнопки и для ее перемещения вверхили вниз.

Примечание: Страницу также можно быстро сделать первой или последней страницейфакса, выбрав, Эскиз ➤ Переместить, а затем, выбрав Первая или Последняя.Необходимо учитывать, что “Первая” – это “первая страница после титульного листа”,если он имеется.

Страницытакжеможноперемещатьперетаскиваниемвпредставленииэскизов (точкавставкибудет обозначена двумя желтыми стрелками во время перетаскивания страницы).

Отмена передачи страницы

Эта функция может быть полезной, если требуется отправка только части факса безфактического удаления ненужных страниц.

Для обозначения страниц, которые не будут отправлены в факсимильном сообщении,выделите их в представлении эскизов и нажмите .

Все отмененные страницы будут помечены красным значком. Если нужно восстановитьотмененные страницы, просто выделите их и нажмите кнопку еще раз.

Удаление страницы

Дляфактическогоудаления страницыизфакса выделите ееинажмите надпредставлениемэскизов.

Сохранение факса

Для сохранения копии факса на ПК выберитеФайл ➤ Сохранить как.

Примечание: Факсы сохраняются в формате TIFF.



Печать факса

Для печати текущего факсимильного сообщения выберитеФайл ➤ Печать.

Примечание: ИзменениеразрешенияпечатипоумолчаниюописановразделеУстановкаразрешения факса по умолчанию для печати на странице 18.

Адресация передач

Адрес передачи можно указать, введя получателя вручную или выбрав контакт в одной изтелефонных книг.

В список получателейможно добавить более одного получателя отправляемогофакса.Крометого, этот список может быть легко изменен.

Ручная адресация передачи

Как адресовать факс вручную из SendFAX.

1. Введите имя в поле To (Кому).2. При необходимости введите значение в поле Company (Компания).3. Введите номерфакса или адрес электронной почты в полеDestination (Место назначения).

Только этот элемент является обязательным.

Совет: Вы можете добавить знак «+» перед международным кодом страны, чтобыприменить правильное форматирование к номеру факса получателя на титульномлисте.Тем не менее, функция знака «+» может не поддерживаться в зависимости отвашей телефоннойкомпаниии/иликонфигурациифакс-сервера, установленнойвашимадминистратором.

Совет: Если необходимо добавить код DTMF (такой как добавочный номер илимеждугородный код),можно ввести его после номерафакса через одну или несколькопауз (запятая или буква p – не чувствительна к регистру).

Например: (514) 222-3333p1234 (эквивалентно (514) 222-3333,1234).

4. При необходимости заполните поле Subject (Тема).5. Нажмите .

Получатель добавлен в список Recipients (Получатели).

Совет: Все адресаты из спискаRecipients также будут добавлены в выбранную в данныймомент телефонную книгу (даже если они не отображаются), для чего необходимощелкнуть правой кнопкой по получателю.

Выбор адресата из адресной книги

Как адресовать факс, выбрав получателя из телефонной книги в SendFAX.

1. ВыберитеView>PhoneBook >ShowRight (Просмотр >Телефоннаякнига >Показать правую),если выбранная телефонная книга не отображается в правой части интерфейса SendFAX.



2. Используйте Selected phone book (Выбранная телефонная книга), чтобы выбрать списокконтактов, в случае необходимости — согласно текущей интеграции (см. Интеграциятелефонной книги на странице 27).

3. Найдите и выберите контакты согласно выбранному источнику:

• Телефонная веб-книга: Начните вводить текст для поиска (имя контакта/группы илиномерфакса), чтобыувидеть результаты в виде списка, затем выберите нужныйконтактили группу.

• Локальная телефонная книга: Начните вводить имя контакта/группы для быстрогопоиска в списке, затем выберите нужный контакт или группу.

4. Нажмите .

Получатель добавлен в список Recipients (Получатели).

Примечание: Если контакт Preferred Address (Предпочтительный адрес) представленадресом электронной почты, факс будет отправлен на этот адрес, а не на номер факса.См. Контакты телефонной книги на странице 33.

Совет: Все адресаты из списка Recipients также будут добавлены в выбранную

телефонную книгу, для чего необходимо щелкнуть .

Выбор получателя, если адресная книга не отображается

Как выбрать получателя из телефонной книги в SendFAX, когда сама телефонная книга неотображается в интерфейсе.

1. В SendFAX щелкните кнопку или To (Кому).SendFAX отобразит телефонную книгу в отдельном окне.

2. Используйте Selected phone book (Выбранная телефонная книга), чтобы выбрать списокконтактов, в случае необходимости — согласно текущей интеграции (см. Интеграциятелефонной книги на странице 27).

3. Найдите и выберите контакты согласно выбранному источнику:

• Телефонная веб-книга: Начните вводить текст для поиска (имя контакта/группы илиномерфакса), чтобыувидеть результаты в виде списка, затем выберите нужныйконтактили группу.



• Локальная телефонная книга: Начните вводить имя контакта/группы для быстрогопоиска в списке, затем выберите нужный контакт или группу.

4. Нажмите .Получатель добавлен в список Recipients (Получатели).

Примечание: Если контактPreferred Address (Предпочтительный адрес) представленадресом электроннойпочты,факс будет отправлен на этот адрес, а не на номерфакса.См. Контакты телефонной книги на странице 33.

Совет: Все адресаты из списка Recipients также будут добавлены в выбранную вданный момент телефонную книгу, для чего необходимо щелкнуть правой кнопкойпо получателю.

5. Нажмите OK, чтобы закрыть окно телефонной книги.

Изменение списка получателей

Изменение параметров в списке получателей SendFAX.

Может потребоваться изменение некоторой информации или параметров получателей послеих добавления в список Получатели.

Примечание: Любое изменение информации получателей таким образом не влияет наинформацию в телефонной книге. Оно относится только к отправляемому факсу.

Ниже приводится список возможных действий.

Редактирование информации получателя факса

Эта функция позволяет изменить некоторую информацию получателей только дляотправляемого факса, ничего не меняя в телефонной книге.

Выберите получателя в списке Получатели и нажмите .

Изменение пункта назначения для получателя

Этафункцияможет быть полезной, если контакт имеет несколько номеровфакса или адресовэлектронной почты и требуется выбрать пункт назначения, отличный от заданного поумолчанию.

Щелкните правой кнопкой по получателю в списке Получатели, выберите Пунктыназначения, затем выберите номер факса или адрес электронной почты, который будетиспользоваться для передачи.

Фильтрация списка получателей для передачи

Эта функция позволяет отменить выбор/выбрать получателей в списке Получатели дляотправки текущего факса. Она может быть полезной, если требуется отправить два немногоотличающихся факсимильных сообщения двум различным группам получателей, которыенаходятся в одном списке получателей.

Установите или снимитефлажок рядом с именем каждого получателя в спискеПолучатели.

Примечание: После отправки факса первой группе получателей факс и списокполучателей остаются на экране. Теперь можно изменить факс и отправить его второйгруппе получателей, установив и сняв соответствующие флажки.



Удаление получателя из списка получателей

Эта функция позволяет удалить получателя из списка Получатели.

Примечание: Отмена действия не предусмотрена.

Выберите получателя в списке Получатели и нажмите .

Изменение параметров передачи

Редактирование информации об отправителе или организации

Как изменять информацию, появляющуюся в факсимильном документе в SendFAX.

Необходимо иметь права на изменения на должном уровне. Если таких прав нет, обратитеськ администратору.

Иногда требуется изменить информацию об отправителе и организации, которая будетотображаться в отправляемомфаксе, без изменения этой информации в базе данныхXM Fax.Например, может возникнуть необходимость отредактировать информацию об отправителев случае, когда факс отправляется от имени другого лица.

Изменения в информации об отправителе и организации применяются только к текущемуфаксу, и в следующий раз при использовании SendFAX будет возвращена вся информацияиз базы данных факс-сервера.

Примечание: Однакоможновыбрать вариант хранениявпамяти внесенныхизмененийдля всех будущих передач через SendFAX. Это никак не повлияет на действительнуюинформацию, записанную в базе данных.

Продолжить:

1. Щелкните .2. На вкладке Сведения об отправителе поставьте флажок Использовать особыесведения об отправителе.



После этого измените поля.

Примечание: Если поставить флажок Запомнить мои сведения, изменения будутдействительны также для будущих сеансов SendFAX.

3. Чтобы изменить сведения об организации, выберите Сведения об организации.

4. Щелкните OK, чтобы применить информацию для передачи.

Изменение параметров передачи факса

Изменение параметров передачи для факса в SendFAX.

Для этого уровня требуются права на изменение. Если у вас их нет, обратитесь кадминистратору.

Кпараметрампередачиотноситсяприоритетфакса, количествоповторныхпопытокпередачи,а также параметры уведомлений.

1. Выберите Правка > Свойства отправки факсов.2. Выберите вкладку Параметры факса.



3. Установите флажок Использовать пользовательские параметры факса.

Примечание: Такимобразом,пользовательскиепараметрыфакса будут применятьсяко всем последующим передачам факса. Чтобы изменить настройки только для однойпередачи, нужно вернуться к этому диалоговому окну и снять флажокИспользоватьпользовательские параметры факса.

4. Используйте раскрывающийся список Приоритет, чтобы выбрать Высокий, Нормальныйили Низкий.

5. Введите Количество повторных попыток.Максимально допустимое число – 99.

6. Для включения или отключения уведомлений для факса установите или снимите флажкиУведомлять об успешной передаче или Уведомлять о неуспешной передаче.

7. Если нужно включить или отключить прием одного уведомления (сводки) после передачифакса, установите или снимите флажок Уведомление о трансляции.

Примечание: Включение этого типа уведомления не приостанавливает другиеуведомления о передаче факса. Если оставить флажки Уведомлять об успешнойпередаче и Уведомлять о неуспешной передаче, профиль все равно будетнастроен на прием уведомлений для всех передач факса в ходе трансляции.

8. Если требуется задержка отправки текущего факса, установите флажок Отложитьпередачу до: и введите дату и время для задержки.

Примечание: Задержка передачи будет применяться только к передачам на номерафакса. Факсы на адреса электронной почты будут отправляться немедленно.

9. Нажмите OK, чтобы применить параметры к передаче.

Отправка факса с заданным разрешением

Перед отправкой факса можно изменить его разрешение, как описано в разделе Установкаразрешения факса по умолчанию для печати на странице 18.



Интеграция телефонной книги

Каквыбрать телефонныекниги, которыевыхотитеинтегрировать вSendFAX,икакотображатьих в интерфейсе.

1. Выберите источники ваших контактов:a) В строке меню выберите View ➤ Options (Параметры просмотра).

b) Выберите телефонные книги, которые хотите интегрировать с SendFAX (в зависимостиот ваших задач и корпоративной среды):

Включает все телефонные книги, доступные в вашемприложении локальной телефонной книги (см. Обзорлокальной телефонной книги на странице 31).

XM Fax Local Phone Book(Локальная телефонная книга)

Включает вашуличную телефоннуювеб-книгу, а такжелюбуюпубличную телефонную веб-книгу, доступ к которой мог

XM Fax Web Phone Book(Телефонная веб-книга)

открыть ваш администратор (см. Телефонная веб-книга настранице 151).

Примечание: Для интеграции телефонной веб-книгинеобходимо, чтобы:

• URL-адрес факс-сервера, указанный в настройкахподключения SendFAX, обеспечивал доступ квеб-сервисам (использующим по умолчанию HTTPS).

• Выдолжны зайти в систему через основнуюпроцедуруаутентификации (но не через процедуру SSO).

(См. Параметры соединения на странице 11)

Включает контакты, хранящиеся в вашей программе Outlook(или в любом другом приложении электронной почти,совместимом с MAPI).

MAPI Address Book (Адреснаякнига MAPI)

c) Нажмите OK.

2. Выберите View ➤ Phone Book (Просмотр телефонной книги), затем Show Right (Показатьправый) илиShowLeft (Показать левый) в зависимости от того, какой из дисплеев вы хотитеполучить.



Рис. 1: Дисплей “Show Right”

Рис. 2: Дисплей “Show Left”

Примечание: После того как телефонная книга появится на экране, выможете скрытьили вывести на экран поля адресации (To (Кому), Company (Компания) и Destination(Место назначения)), используя для этого кнопку или надRecipients (Получатели).

3. Если у вас более одной телефонной книги, выможете отображать их по очереди с помощьюраскрывающегося списка Selected Phone Book (Выбранная телефонная книга).

4. Если необходимо удалить раздел телефонной книги из интерфейса SendFAX:a) Выберите View ➤ Phone Book (Просмотр телефонной книги).

Текущая выделенная часть дисплея будет отмечена в подменю флажком.b) Выберите этот помеченный элемент.Телефонная книга исчезнет из интерфейса SendFAX.

Примечание: Данная документация предполагает, что информация телефонной книгиотображается в правой части интерфейса SendFAX.



ОтправкафаксаспомощьюSendFAXчерезкоманднуюстроку

Отправка факса в автоматическом режиме

Примечание: Этот раздел предназначен для опытных пользователей.

Можно ускорить отправку факса с помощью SendFAX, используя командную строку вместооткрытия приложения.

Из папки install_path\client введите следующее в командную строку.SendFax.exe

Примечание: Эта команда открывает приложение SendFAX.

Ниже представлены доступные аргументы командной строки.

• -c: ввод информации получателя;• -a: вложение файла в факсимильное сообщение;• -s: указание темы факсимильного сообщения;• -q: отправкафакса и автоматический выход из приложения. Если аргументы отсутствуют,

SendFAX открывается со всеми пунктами назначения. Нужно нажать кнопку Отправить,чтобы отправить факсы.

Примечание: Дефисы, используемые перед аргументами, можно заменить косымичертами.

Важно: Информация получателя (/c) должна содержать данные fax= или email=. Впротивном случае,факс не будет отправлен. Номер факса или адрес электронной почтыдолжен быть действительным. Для отправки факса на адрес электронной почтыинформация получателя не должна содержать данные fax=. Если будут присутствоватьданные как fax=, так и email=, то номер факса будет иметь преимущество. Строкаинформации получателя должна быть создана для каждого номера факса и каждогоадреса электронной почты.

Например:SendFax.exe /s "This is the subject" /a "attach_file.tif" /c"fax=5141234567/fn=Jane/ln=Smith/co=MyOrganization /[email protected]" /c"fax=5147654321/fn=John/ln=Smith/co=MyCompany" /c"[email protected]/fn=Robert/ln=Pepper/co=Example & Co." /q

В этом примере факс будет содержать следующее.

• “Это тема” для поля Тема• “attach_file.tif” – вложенный файл• Три получателя:

• Jane Smith, 514.123.4567, MyOrganization, [email protected];• John Smith, 514.765.4321, MyCompany;• Robert Pepper, [email protected], Example & Co.

• Будет произведена автоматическая отправка (/q)

Первые два разафакс будет отправлен на номерафакса, а третий раз – на адрес электроннойпочты.



Ниже приведен список доступных полей для отправки факса через командную строку.

ОписаниеПоля

Основнаяинформация, относящаяся кполучателюdear=, first= или fn=, last= или ln=

Информация об адресе получателяaddress=, city=, state=, zipcode=, country=

Контактная информация получателяphone=, pager=, cellular=, email=, fax=

Компания и должность получателяcompany= или co=, jobtitle=

Код выставления счета и код дополнительноговыставления счета для получателя

billingcode= или bc=, subbillingcode= или sbc=



Управление своими контактами(для SendFax)

Глава 3

Обзор локальной телефонной книги

Local Phone Book (Локальная телефонная книга) SendFAX — это приложение, установленноелокально (на вашемкомпьютере), оно хранит контакты, предназначенныедля использованияв качестве получателей факса через SendFAX.

При первоначальной установке приложение Local Phone Book (Локальная телефонная книга)будет содержать одну пустую телефонную книгу, которая располагается в папке<путь_установки>\Клиент и имеет расширение .xmc.

С помощью одного и того же приложения вы можете добавить в этой телефонной книгенеограниченное количество контактов (указав имя контактного лица, номер факса, адрес,адрес компании или бизнес-адрес и т. д.), а также создать несколько телефонных книг.Существует три способа добавления контактов в Local Phone Book:

• вручную, используя интерфейс приложения телефонной книги;• Путем импортирования списков контактов из внешних источников данных или• Путем связывания телефонной книги с внешним источником данных.

В первых двух случаях данные будут размещаться в самой телефонной книге. Вы можетеизменять их при необходимости.

В третьем случае данные размещаются во внешнем источнике; они только отображаютсячерез телефонную книгу. Если необходимо изменить или обновить информацию, то нужнобудет обновить внешний источник, используя программный продукт, с помощью которогоон был создан.

Запуск телефонной книги

Для запуска телефонной книги:

• Среди установленных приложений XM Fax , выберите Phone Book; или• в SendFAX выберите Инструменты ➤ Локальная телефонная книга XM.

Телефонная книга и список контактов по умолчанию или те, что были открыты последними,отображаются автоматически. Пример показан на следующем снимке экрана.


Глава 3 | Управление своими контактами (для SendFax)

Рис. 3: Вид телефонной книги

По умолчанию телефонная книга отображает контактные сведения в четырех столбцах:Фамилия,Имя,ОрганизацияиНомерфакса.Однакоможнонастроить заголовки столбцовна отображение любых информационных полей, доступных в телефонной книге.

В качестве ключа сортировки можно выбрать заголовок любого столбца. Например, ключсортировки по умолчанию —Фамилия по возрастанию. При желании можно выбрать вкачестве ключа сортировкиНомерфакса,Организация или любой другой отображаемыйзаголовок столбца. Порядок сортировки может быть возрастающим или убывающим.

Чтобы вставить или удалить столбец, щелкните правой кнопкой мыши строку заголовков ивыберите Вставить столбец или Удалить этот столбец.

Примечание: При вставке новый столбец добавляется автоматически слева отвыбранного щелчком заголовка столбца.

Элементы строки меню и связанные с ними значки

Описание всех элементов строки меню телефонной книги.

Меню Файл

позволяет создать новую телефонную книгу, новый список контактов вимеющейся телефонной книге, новый контакт в списке контактов и новуюгруппу контактов.

Создать

позволяет открыть имеющуюся телефонную книгу, список контактов илиобщественную телефонную книгу, если таковая имеется.

Открыть

сохраняет вновь созданную телефонную книгу.Сохранить как

импортирует данные из внешнего источника данных.Импорт

связывает телефонную книгу с внешним источником данных.Связи

позволяет обновить связи, которые приводят в соответствие поля внешнегоисточника данных внутренним полям телефонной книги.

Связать поля

закрывает телефонную книгу.Выход



Меню Правка

отображает свойства выбранного контакта или группы.Свойства

удаляет выбранный контакт, группу или список контактов.Удалить

выбирает все контакты в списке контактов, отображаемом в настоящее время.Выделить все

Меню Вид

переключает порядок, в котором отображаются имена.Отображаемое имя

показываетили скрываетпанельинструментоввверхуокна телефоннойкниги.

Панель инструментов

показывает или скрывает строку состояния внизу окна телефоннойкниги.

Строка состояния

позволяет выбрать язык.Языки

Меню Инструменты

выполняет поиск контакта.Найти контакты

выполняет поиск контакта и допускает более подробныекритерии поиска.

Расширенный поиск

позволяет переименовать, отредактировать или удалитьсписки контактов, имеющиеся в телефонной книге.

Управлениеспискамиконтактов

сжимает базу данных телефонной книги.Сжать базу данных

Контакты телефонной книги

Телефонная книга состоит как минимум из одного списка контактов. Список контактов – этосписок потенциальных получателей факса, в котором указаны их имя, фамилия, названиекомпании, адрес, номер факса, адрес электронной почты и т. д. Телефонная книга можетиметь любое количество списков контактов, однако только один список контактов можетиспользоваться в конкретный момент. Список контактов по умолчанию с именем Contactгенерируется, когда пользователь создает новую телефонную книгу.

Список контактов в телефонной книге можно выбрать с помощью раскрывающегося спискаОтображать имена из (см. изображение в Запуск телефонной книги на странице 31).

Для каждого контакта существует множество информационных полей. Доступ к этим полямможно получить, открыв меню Правка ➤ Свойства после выбора контакта или, в качествеальтернативы, нажатием правой кнопкоймышина нужный контакт в списке контактов.Нижеприведен снимок экрана с примером.



Примечание: Можно добавить до трех номеров факса и до трех адресов электроннойпочты, нажав на рядом с любым из этих информационных полей. ПолеПредпочтительный адрес позволяет выбрать номер, который SendFAX будетиспользовать, если задано несколько номеров.

ЕслиПредпочтительный адрес – это адрес электронной почты,факс будет отправленна адрес электронной почты, а не на номер факса.

Совет: Вы можете добавить знак «+» перед международным кодом страны, чтобыприменить правильное форматирование к номеру факса получателя на титульномлисте.Тем не менее,функция знака «+»может не поддерживаться в зависимости от вашейтелефонной компании и/или конфигурации факс-сервера, установленной вашимадминистратором.

Нажав на Полное имя, можно ввести обращение (д-р, г-н, г-жа, проф. и т. п.), а также имя ифамилию, как показано на следующем снимке экрана.Обращение будет использоваться какприветствие в факсе.

Дополнительнуюинформациюможноввести,нажавнавкладкуОпределенопользователем.Например, при указании адреса компании в адресных полях может потребоватьсяиспользование полейОпределенопользователем для ввода личного адреса контактноголица. Предусмотрено четыре определяемых пользователем поля и поле для комментария,как показано на следующем снимке экрана:



Управление телефонными книгами

Открытие телефонной книги

Чтобы открыть телефонную книгу, щелкните и выберите файл .xmc.

Добавление телефонной книги

Чтобы добавить телефонную книгу, щелкните , затем присвойте имя новой телефоннойкниге и щелкните сохранить.

После этого заданный по умолчанию список контактов можно заполнить контактами и, повыбору, группами.

Управление списками контактов

Добавление списка контактов

Чтобы добавить список контактов, щелкните , затем присвойте имя новому спискуконтактов.

Переименование и удаление списка контактов

Переименовать или удалить список контактов можно через меню управления спискамиконтактов.ПерейдитеСервис >Управление спискамиконтактов, затем выберите списокконтактов.



Управление контактами

Добавление контакта

Чтобы добавить контакт, щелкните , затем заполните контактные сведения.

Примечание: В контактных сведениях нет обязательного поля. Телефонная книгазапрашивает имя, если ничего не введено. Однако вводить его не обязательно. Можносоздать пустой контакт для последующего заполнения.

Удаление контакта

Чтобы удалить контакт, выберите контакт и щелкните .

Примечание: Контактыперечисленыкакиндивидуальныеконтактыикакчлены группы.Приудалениииндивидуального контакта этот контакт удаляетсяиз любой группы, членомкоторой он состоит.

Редактирование контакта

Для изменения свойств контакта выберите контакт, затем щелкните .

Группы телефонной книги

Группа состоит из рядаиндивидуальныхконтактови,по выбору, других групп.Если выбранагруппа при отправке факса, то факс передается всем контактам в этой группе. Списокконтактов может включать любое число групп.

Контакты, переведенные в группу, остаются независимыми контактами в списке контактов.Если группу удалить, ее члены остаются доступными как независимые контакты. Если ихудалить как индивидуальные контакты, они будут также удалены из группы.

Управление группами подробно описывается в последующих разделах.

Добавление группы

Чтобы добавить группу, щелкните и присвойте имя новой группе.

Примечание: При создании группы в нее можно добавлять новые или имеющиесяконтакты.

Управление контактом или группой в группе

Чтобы добавить контакт или группу к группе либо удалить контакт или группу из группы,выберите группу, затем щелкните .

Удаление группы

Чтобы удалить группу, щелкните .



Примечание: Контактыперечисленыкакиндивидуальныеконтактыикакчлены группы.Удаление группы не удаляет индивидуальную запись контакта.

Сжатие базы данных

Чтобы загрузить пространство неиспользованных полей контактных сведений, можно сжатьбазу данных. Для обработки перейдите Инструменты > Сжатие базы.

Поиски телефонной книги

Телефонная книга предлагает основной поиск и расширенный поиск. При основном поискеразыскивается единственный список контактов и указываются точные записи, которыеожидают найти в информационных полях, таких как Имя, Фамилия и Номер факса.

Расширенныйпоиск позволяет указать болееширокий диапазон критериев.Можно выбиратьлюбые доступные информационные поля и указывать несколько критериев поиска. Крометого, при расширенном поиске можно указывать более одного списка контактов.

Оба типа поиска можно сохранить и затем повторно использовать.

Подробное описание того, как выполнить поиск, приведено в последующих разделах.

Поиск контакта

1. В телефонной книге выберите Инструменты > Найти контакты.Телефонная книга предлагает Имя, Организация, Номер факса и Город в качествекритериев поиска.

2. Введите соответствующие записи.

Примечание: Используйте для замены Город наШтат/Область или Страна.

3. Выберите Сохранить как и введите имя, если поиск необходимо сохранить.

Примечание: Наборыусловий поиска можно загрузить и выполнить, используя полевыбора Показывать имена из вверху справа окна телефонной книги. Ониперечислены под заголовком Просмотр.

4. Щелкните Найти.



5. При необходимости щелкните Расширенный, чтобы переключиться на расширенныйпоиск. Для получения подробной информации о расширенном поиске см. следующийраздел, Использование расширенного поиска на странице 38.

Использование расширенного поиска

1. В телефонной книге выберите Инструменты > Расширенный поиск.

Примечание: По умолчанию выбирается текущий список контактов. ИспользуйтеОбзор для выбора или отмены выбора списков контактов.

2. Для выбора информационной категории под Новое условие выберите Поле.3. ИспользуйтеУсловиедля выбора состояния.Имеющиеся условия: содержит, совпадает,начинается с, не содержит, пусто и не пусто.

4. Под Значение введите запись, которая представляет ожидаемые результаты. Условияпусто и не пусто не требуют ввода Значение.

5. Щелкните Добавить в список.

Примечание: Можно указать один или несколько критериев. Для внесенияисправлений используйте Удалить.

6. Если имеются два или более критериев и любой из них удовлетворяет условиям поиска,то под Настройка выберите Удовлетворять любому из условий.

Примечание: Чтобы при поиске применить каждый критерий, выберитеУдовлетворять всем условиям.

7. Выберите Сохранить как и введите имя, если поиск необходимо сохранить.



Примечание: Сохраненные поиски можно выбрать и запустить, используяПоказывать имена из. Они перечислены под заголовком Просмотр.

8. Щелкните Найти.9. При необходимости, для создания нового поиска щелкните Новый поиск.

Внешние источники данных

Внешние источники данных можно импортировать в телефонную книгу либо как новыйсписок контактов, либо в имеющийся список контактов.Однаждызагруженныев телефоннуюкнигу контакты можно обновить, как любой другой контакт. Возможные внешние источникиданных:

• XM Fax Телефонная книга• Текстовый файл с разделителями-запятыми (.csv).• Microsoft Excel• Microsoft Access• СовместимыйсODBC (открытыминтерфейсомвзаимодействия с базамиданных)источник

данных• Borland dBASE III, IV и 5• Symantec ACT!

Внешними источниками могут быть лист в электронной таблице или таблица в базе данных,которая содержит список имен и номеров факсов. Импортируя источник, пользовательимпортирует имена и номера факсов в текущий список контактов.

Внешнийисточникдолженбыть организованнадлежащимобразом сименамиполей, которые,если не в точной формулировке, то по значению, соответствуют информационным полям,используемым в телефонной книге.Например, поле с названиемИмя во внешнем источникеданных может содержать и имя, и фамилию. Тем не менее, Имя иФамилия— это дваразличных поля в телефонной книге. Возможно, перед импортом потребуется обновитьвнешний источник.

Возможно, потребуется назначить поля, импортируемые в соответствующие поля,предлагаемые телефонной книгой. Если имена полей совпадают с именами телефоннойкниги приблизительно или точно, XM Fax автоматически связывает поле внешнего источникас соответствующим полем телефонной книги. Если имена полей не совпадают, имеетсявозможность связать их вручную.

Импорт внешнего источника данных

В этом примере сведения импортируются из электронной таблицы Microsoft Excel, другиевнешние источники также доступны.

1. В телефонной книге выберитеФайл > Открыть для выбора верной телефонной книги.

Примечание: При необходимости используйте Показывать имена из для выбораверного списка контактов.

2. ВыберитеФайл > Импорт.3. Используйте Выбор формата базы данных для выбора Excel.



Примечание: Щелкните Первая строка содержит имя поля, если первая строкаэлектронной таблицы представляет имена полей или заголовки столбцов.

4. Введите путь и имя файла в предоставленное поле. Или щелкните Обзор, чтобыпереместиться к файлу, выберите его и щелкните OK.

5. Щелкните Далее.6. Выберите лист, содержащий контактные сведения.7. Щелкните OK.

Телефонная книга пытается согласовать соответствующиеполя.Однако, еслиименаполейво внешнем источнике не соответствуют, необходимо создать связь вручную,щелкнув поправому столбцу, где появляется фраза Нет связи. Ниспадающий список отображаетдоступные поля телефонной книги. Используйте AutoMatch, чтобы проинструктироватьтелефонную книгу о применении наиболее правдоподобного соответствия. ИспользуйтеСброс, чтобы очистить все соответствия и начать сначала.

8. Щелкните Готово.

Связывание с внешним источником данных

Внешние источники данных могут быть связаны с телефонной книгой. Связанный внешнийисточник данных всегда рассматривается как новый и отдельный список контактов. XM Faxиспользует имя таблицы или листа в качестве имени списка контактов.Имя, которое должнобыть уникальным, можно изменить как во время операции связывания, так и позднеечерезПравка >Переименовать.Впоследствиионоотображается вполеСписокконтактов.

Нельзя связать внешний список контактов с имеющимся списком контактов.

Контакты в связанном списке контактов не могут редактироваться или обновляться черезXM Fax. Телефонная книга отображает эти сведения в формате только для чтения. Есликонтактные сведения в списке контактов необходимо изменить, следует обновитьнепосредственноисточник.Контактыв связанном списке контактов нельзя присвоить группе.Дополнительные контактынемогут быть добавлены, индивидуальные контактыневозможноудалить непосредственно через телефонную книгу XM Fax.

Так как связывание динамическое, изменения, внесенные в содержимое источника,отражаются в связанном списке контактов.

Поля в связанном списке контактов нельзя обновлять. Например, при добавлении новогополя к источнику или изменении имени существующего поля в источнике, можетпотребоваться связать это с определенным полем телефонной книги.

Пример представлен в следующем разделе.

Процедура связывания

В этомпримере связываются сведенияиз электронной таблицыMicrosoft Excel,другиеформатытакже доступны.

1. В телефонной книге выберитеФайл > Связь.2. Используйте Выбор формата базы данных для выбора Excel.3. ЩелкнитеПерваястрокасодержитимяполя, еслипервая строка электронной таблицы

представляет имена полей или заголовки столбцов.



4. Введите путь и имя файла в предоставленное поле. Или щелкните Обзор, чтобыпереместиться к файлу, выберите его и щелкните OK.

5. Щелкните Далее.6. Выберите лист, содержащий контактные сведения.7. Щелкните OK.

Телефонная книга пытается согласовать соответствующиеполя.Однако, еслиименаполейво внешнем источнике не соответствуют, необходимо создать связь вручную,щелкнув поправому столбцу, где появляется фраза Нет связи. Ниспадающий список отображаетдоступные поля телефонной книги. Используйте AutoMatch, чтобы проинструктироватьтелефонную книгу о применении наиболее правдоподобного соответствия. ИспользуйтеСброс, чтобы очистить все соответствия и начать сначала.

8. Щелкните Готово.

Обновление связанного внешнего источника

1. Длявыборасвязанного спискаконтактовв телефоннойкнигеиспользуйтераскрывающеесяменю.

2. ВыберитеФайл > Связанные поля.Появляется окно Установить связь .

3. Используйте ниспадающий список, щелкнув правой кнопкой правый столбец длясоответствующего поля.

4. Выберите поле телефоннойкниги, котороенаиболее соответствует имени внешнего поля.5. Щелкните Готово.

Примечание: Сброс устанавливает все поля телефонной книги наНет связи.Сбросцелесообразноиспользовать,если связанныйвнешнийисточник существенноизменен,и большое число связей необходимо назначить вручную.





Просмотр факсовГлава 4

Обзор

Выможете просмотретьфакс в различныхпрограммах вне зависимости от того, какойформатфайла изображения факса используется: TIFF или PDF.

Еслипредпочтительныйформат для вас – TIFF, выможетеиспользоватьинструмент просмотраXM Fax в вашем выбранном по умолчанию приложении для просмотра факсов. Инструментпросмотра, установленныйна компьютере, автоматически открываетфакс из спискафаксов,если выбрана функция просмотра.

Инструмент просмотра позволяет:

• получить общее представление о страницах факса при просмотре эскизов всех страниц;• поворачивать страницыфаксаииспользовать инструментмасштабированиядля лучшего

отображения.

А также:

• добавлять заметки в факс;• распечатывать факс;• сохранять локальную копию факса.

Запуск Средства просмотра

Среди установленных приложений XM Fax , выберите Средство просмотра TIFF.

Примечание: При выборе просмотра факса из списка факсов факс открываетсяавтоматически в Средстве просмотра.

Средство просмотра будет отображаться, как показано на следующем снимке экрана (спримером факса):


Глава 4 | Просмотр факсов

В верхней части доступны инструменты отображения и пометок (перечислены в разделеЭлементы панели меню и связанные с ними значки на странице 44). Слева изображеныэскизы, здесь можно просмотреть все страницы факса. Справа находится главный вид, гдеможно просмотреть страницу, выбранную в изображении эскизов.

Элементы панели меню и связанные с ними значки

Меню Файл

Открывает имеющийся файл TIFF.Формат файлов TIFF используетсядля факсов.

Открыть

Посылает факс на принтер.Печать факса

Сохраняет копию факса (или только части) под новым именем.Сохранить как

Меню Вид

ВкладкаменюВид отображает опцииГлавнойпанелиинструментовиПанелипометок,которые переключают значки соответствующих инструментов.

Меню Страница

Отображает первую страницу факса в главном виде средствапросмотра.

Первая

Отображает в главном виде страницу, непосредственнопредшествующую странице, которая в настоящее времяотображается в главном виде.

Предыдущая

Отображает в главном виде страницу, следующую сразу послестраницы, которая в настоящее время отображается в главномвиде.

Следующая



Отображает последнюю страницу факса в главном виде.Последняя

Поворачивает текущую страницу в главном виде на 90 градусоввлево.

Повернуть влево

Переворачивает текущую страницу в главном виде на 180градусов.

Отразить

Поворачивает текущую страницу, отображаемую в главномвиде, на 90 градусов вправо.

Повернуть вправо

Поворачивает все страницы на 90 градусов влево.Повернуть все влево

Переворачивает все страницы на 180 градусов.Отразить все

Поворачивает все страницы на 90 градусов вправо.Повернуть все вправо

Отображает свойства страницы, метод сжатия, а такжеразрешение и размеры изображение.

Свойства

Меню Масштаб

Выбирает следующий масштаб изображения.Увеличить

Выбирает предыдущий масштаб изображения.Уменьшить

Приводит размер высоты страницы в соответствие с высотойвида.

По высоте

Приводит размершириныстраницыв соответствие сширинойвида.

По ширине

Выбирает масштаб, при котором страница лучшего всегосоответствует виду.

По содержимому

Предустановленные масштабы.25%— 200%

Масштаб по умолчанию (фактический размер).100%

Показывает окно, в котором пользователь может ввестижелательное масштабирование в процентах.

Пользовательский

Меню Заметка

Заметки — это примечания и объекты, добавленные в документ в других приложениях,например, SendFAX и Средство просмотра.

Для получения дополнительной информации о пометках обратитесь к соответствующейглаве (Обзор на странице 49).

Меню Эскизы

Меню Эскизы предлагает три размера изображения для показа главного изображения ввиде эскизов на левой стороне Средства просмотра.



Работа со Средством просмотра

Открытие факса в Средстве просмотра

Чтобы просмотреть факс в Средстве просмотра из файла, выберитеФайл ➤ Открыть инайдите файл.

Примечание: Этотфайл должен бытьфайлом TIFF, созданнымфакс-сервером.Онможетсодержать больше одной страницы.

Открытие факса из списка факсов

Можнопросмотретьфакснепосредственноиз спискафаксов (полученныхилиотправленных),выбрав функцию просмотра для этого факса. После этого средство просмотра открываетсяавтоматически.

Примечание: Факсы, открытые из списка факсов, сохраняются на сервере храненияаудиовизуальной информации без возможности изменения. Однако можно сохранитьлокальную копию факса, чтобы сохранить изменения, внесенные с помощью Средствапросмотра (см. Сохранение локальной копии факса на странице 46).

Управление настройками отображения в Средстве просмотра

Средство просмотра позволяет изменять отображение страницфакса различными способамис использованием инструментов отображения и масштабирования (см. Меню Страница настранице 44 и Меню Масштаб на странице 45).

Кроме того, просмотр эскизов (слева) позволяет получить общее представление о факсе,когда он содержит более одной страницы, и удобно просматривать эти страницы (см. МенюЭскизы на странице 45).

Примечание: По умолчанию страницы отображаются в вертикальном направлении,однако, если факс содержит большое число страниц, область просмотра эскизов можнорасширить вправо с тем, чтобы просматривать их рядами.

Добавление пометок

Чтобы добавить в факс пометки, обратитесь к соответствующей главе: Обзор на странице49.

Сохранение локальной копии факса

Если необходимо внести в факс изменения, например, добавлением пометок, можетпотребоваться сохранение локальной копии на жестком диске компьютера без внесенияизменений в оригинал. Чтобы сохранить локальную копию, выберитеФайл ➤ Сохранитькак, найдите место и введите имя нового файла. Расширение .tif присваиваетсяавтоматически.

Примечание: Если факс уже был открыт из локального файла, можно также выбратьФайл ➤ Сохранить, если требуется обновить файл без создания копии.

Если требуется сохранить факс частично (только несколько страниц), выберите параметрДиапазон страниц и в поле укажите соответствующие страницы. Например:



• 1-5, если требуется сохранить страницы с 1 до 5.• 1,5, если требуется сохранить страницы 1 и 5.• 1,3-5, если требуется сохранить страницы 1, 3, 4 и 5.

Примечание: Можно составить комбинацию;

Печать факса из Средства просмотра

Чтобы напечатать факс с помощью средства просмотра, выберитеФакс ➤ Печать факса.





Использование аннотацийГлава 5

Обзор

Аннотации – это примечания и объекты, добавляемые кфаксу в рамкахSendFAXилиСредствапросмотра. Есть пять типов аннотаций: текст, линия, прямоугольник, штамп и маркер.

Аннотации добавляются путем выбора типа аннотации, рисования и добавления текста принеобходимости. Все аннотации можно изменять по размеру и перемещать по странице.Аннотации также можно форматировать. Линиям и прямоугольникам можно назначить цвети толщину, а тексту можно назначить цвет, шрифт и размер.

Добавленные аннотации не являются постоянными. Они накладываются на страницу настранице предварительного просмотра факса и включаются в файл TIFF, создаваемый припередаче документа. Источник или оригинал документа остается неизменным.

Примечание: При составлении факса вSendFAX функцию аннотаций на титульныхлистах использовать невозможно.

Типы пометок

Имеется пять типов пометок, доступных в меню Пометка или с помощью значков панелиинструментов:

создает текстовое поле на странице, отображаемой в данный момент. Вводитетекст сразу после создания поля. Можно изменить размеры текстового поля,для этого щелкните по нему и перетащите маркеры.

Текст

рисует на странице линию.Линия

рисует на странице прямоугольник.Прямоугольник

отображает окно, в котором можно выбрать файл растровой графики (.bmp).Выберите требуемый файл растровой графики и перетащите курсор, чтобы

Штамп

сформировать прямоугольник. Выбранное растровое изображение выводитсяна страницу.

Примечание: Растровые штампы можно выбирать и их размеры можноизменять аналогично любой пометке.

рисует прямоугольную желтую резиновую полосу. Используйте маркер длявыделения важного текста.

Маркер


Глава 5 | Использование аннотаций

Работа с пометками

В данном разделе приведены возможные действия с пометками.

Добавление пометки

Чтобы добавить пометку, выберите тип пометки щелчком на панели пометок, затемпереместите пометку, перетаскивая курсор на странице.

Примечание:

• В случае пометки в виде растрового изображения необходимо сначала выбратьизображение (только файлы с расширением .bmp) в окне Открыть.

• В случае текстовой пометки можно непосредственно вводить текст в поле после того,как поле создано.

Все пометки являются изменяемыми объектами, которые можно помещать на странице в томместе, где они нарисованы. Поэтому впоследствии пометки можно перемещать, можноизменять их размеры или переформатировать (см. следующие разделы).

Выбор пометки

Чтобы иметь возможность выбора пометки, которая уже была добавлена, необходимоактивировать указательнажатиемкнопки . Затемдля выборапометкиможноеещелкнуть.

Примечание: Можно также выбрать или отменить выбор всех пометок на странице, дляэтого выберитеПометки ➤ Выбрать все или Пометки ➤ Полная отмена выбора.

Перемещение пометки

Чтобы переместить пометку, просто перетащите ее на новое место на странице.

Изменение размеров пометки

Чтобы изменить размеры пометки, выберите ее, затем используйте появившиеся маркеры(черные квадраты вокруг пометки) для назначения нового размера.

Форматирование пометки

Имеется возможность изменения визуальных свойств линейных, прямоугольныхи текстовыхпометок.

Чтобы выполнить форматирование, выберите пометку и щелкните на панели пометок:

• Для линейных и прямоугольных пометок предоставляется возможность замены цвета итолщины линий.

• Для текстовых пометок предоставляется возможность замены всех свойств шрифта ицвета фона.

Редактирование текстовой пометки

Чтобы отредактировать текст текстовой пометки, просто выберите пометку и введите новыйтекст.



Примечание: Можно редактировать текст, используя доступ к свойствам текстовойпометки (см. предыдущий раздел).

Удаление пометки

Чтобы удалить пометку, выберите ее и щелкните на панели пометок.

Скрытие или показ пометок

Еслинеобходимоскрытьилипоказать выполненныепометки,выберитеПометка➤Показатьпометку.





Служебные программыфаксадля приложений общего

назначения

Глава 6

Обзор

XM Fax предоставляет несколько служебных программ, позволяющих отправлять факсыпрямо из приложений общего назначения. Есть два типа этих служебных программ.

• Драйверы принтеров, используемые в качестве нормальных принтеров, которыепреобразуют текущий документ в файл TIFF, прилагаемый к факсу для отправки:

• через SendFax (см. Отправка факсов из приложенийWindows с помощью SendFAX настранице 53);

• по электронной почте (см. Отправка факса из приложенийWindows с использованиемXMPrintToMail на странице 54);

• через веб-составительфаксов (см.Отправкафаксовиз приложенийWindows с помощьюпринтера веб-составителя факсов на странице 55)

• Встроенные функции отправки факсов следующие.

• Макросы факсов, используемые в MS Word (см. Отправка факса с использованиемнадстройки Факс для MS Word на странице 56).

Примечание: Макросы факсов, используют SendFAX для завершения отправки.

• Функция службы факсов Интернета Microsoft Office (см. Отправка факса с помощьюслужбы факсов Интернета Microsoft Office на странице 58).

ОтправкафаксовизприложенийWindows спомощьюSendFAX

Если приложение SendFAX установлено на компьютере, можно отправлять факс из любогоустановленного в системе приложения Windows, которое имеет возможности печати. Можновыполнить эти операции отправки факса с помощью любого приложения Windows.

1. Откройте в соответствующем приложении документ для отправки по факсу.


Глава 6 | Служебные программы факса для приложений общего назначения

Примечание: Например, это может быть документ MS Word, который только что былнаписан и сохранен.

2. Перейдите к параметрам печати приложения (например, Печать... для MS Word).3. Выберите принтер XM Fax в списке доступных принтеров.

Примечание: При необходимости установить определенное разрешение для факсавыберите Свойства ➤ Бумага/качество ➤ Дополнительно. Поле Качествографики-печати позволяет выбрать Низкое (200x100), Высокое (200x200), Тонкое(300x300) илиСверхтонкое (400x400) качество.После подтверждения новая настройкаразрешения остается действительной до следующего изменения. Если разрешениедрайвера принтера по умолчанию выше, чем максимальное разрешение, допустимоепрофилем пользователя, SendFAX отклоняет растрированный файл, посылаетвсплывающее предупреждение пользователю и остается открытым.

4. Нажмите ОК.SendFAX запущено – у него полный или базовый интерфейс, в зависимости от параметровSendFAX (см. SendFAX Параметры отображения интерфейса на странице 17).

Примечание: Можно распечатать дополнительные документы к отправляемомуфаксу, повторив предыдущие шаги (из того же или любого другого приложения).

5. Адресуйте факс.

Примечание: Минимальное требование включает в себя номер факса; полныйинтерфейс SendFAX позволяет воспользоваться другими функциями адресации(например, тема, несколько получателей, телефонная книга...). Для получениядополнительной информации см. Обзор на странице 5.


6. Нажать кнопку Отправить.

Отправка факса из приложенийWindows сиспользованием XMPrintToMail

Драйвер принтераXMPrintToMail позволяет отправлятьфаксыиз любого приложенияWindowsтакимже образом, как распечатывать документыиз этого приложения.Драйвер преобразуетдокумент в формат TIFF и направляет его в электронную почту в качестве вложения.

Примечание: Чтобы использовать XMPrintToMail, факс-сервер должен быть связан ссистемой электронной почты.

Для отправки факса из приложения Windows:

1. Откройте с помощью соответствующего приложения документ для отправки по факсу.

Примечание: Например, это может быть документ MS Word, который только что былнаписан и сохранен.



2. Перейдите к параметрам печати приложения (например, Печать... для MS Word).3. Выберите принтер XMPrintToMail из списка доступных принтеров.4. При необходимости установить определенное разрешение дляфакса выберитеСвойства

➤ Бумага/качество ➤ Дополнительно.Поле Качество графики-печати позволяет выбрать Низкое (200x100) или Высокое(200x200) качество для создаваемого файла TIFF.

Примечание: После подтверждения новая настройка разрешения остаетсядействительной до следующего изменения.

Примечание: ЕслиприиспользованииXMPrintToMailразрешениепринтера выше, чеммаксимальное разрешение, допустимое профилем пользователя, будет полученоуведомление о сбое.

5. Распечатайте документ.Открывается программа электронной почты, установленная по умолчанию, и создаетсяновое сообщение электронной почты, в которое документ добавляется как вложение(файл TIFF).

6. Укажите адрес сообщения согласнопрограмме электроннойпочты также, как для отправкифакса.Можно выбрать либо контакт в списке контактов (этот контакт должен иметь номерфакса), либо ввести номер факса с соответствующим синтаксисом в поле адреса.

Примечание: Например:

• В MS Outlook введите:[FAX:1234567890]

• В IBM Notes введите:[email protected]


7. Завершите составление факса и выбор настроек.8. Отправьте сообщение.

ОтправкафаксовизприложенийWindows спомощьюпринтера веб-составителя факсов

Драйвер принтера веб-составителя факсов позволяет отправлять факсы через интерфейсвеб-доступа путем печати документов из любого приложенияWindows.Этот драйвер принтерапреобразует документ в файл TIFF и загружает его как вложение в веб-интерфейс длясоставленияфакса.См.Приложениедокументовкфаксу с помощьюпринтеравеб-составителяфаксов на странице 148



Отправкафакса с использованиемнадстройкиФаксдля MS Word

Для отправки факсов из MS Word с помощью XM Fax реализованы две возможности:

• Функция Отправить факс, позволяющая просто отправить текущий документ какфаксимильное сообщение.

• Функция Слияние, позволяющая осуществить массовую рассылку факсимильныхсообщений с динамическим содержанием с использованием функции слияния MS Word.

Примечание: Для окончательного оформления отправки факсов обе функциииспользуют приложение SendFAX. Поэтому SendFAX должно быть установлено накомпьютере. Если надстройка Факс для Microsoft Word и/или SendFAX не установлены накомпьютере, обратитесь к администратору.

Отправка факса из MS Word с помощьюфункции отправкифакса

Вначале закройте приложение SendFAX, если оно запущено.

Функция Отправить факс позволяет отправить по факсу любой документ прямо изприложенияMS Word (через виртуальный принтер XM Fax). Для этого выполните следующиедействия:

1. Откройте Microsoft Word.2. Составьте документ, который будет использоваться в качестве факсового сообщения, и

сохраните его.3.

Нажмите кнопку Отправить факс (во вкладкеФакс).SendFAX запущено – у него полный или базовый интерфейс, в зависимости от параметровSendFAX (см. SendFAX Параметры отображения интерфейса на странице 17).

4. Адресуйте факс.

Примечание: Минимальное требование включает в себя номер факса; полныйинтерфейс SendFAX позволяет воспользоваться другими функциями адресации(например, тема, несколько получателей, телефонная книга...). Для получениядополнительной информации см. Обзор на странице 5.


Функция Слияние для MS Word

Функция Слияние для Microsoft Word позволяет осуществить массовую рассылку факсов, укоторых содержание сообщения частично зависит от получателя (приветствие или другиеличные данные). Чтобы сделать это, в основной документ вставлены динамические поля сиспользованием возможности слияния документов MS Word. Эти поля связаны с внешнимисточником данных, таких как файл Excel или Access, список контактов Outlook и др.



Весь процесс можно вкратце описать следующим образом:

1. Создайте или укажите источник данных. Записи, сделанные в источнике данных, этосведения для отображения в полях слияния MS Word.

Примечание: Источникданныхдолжен содержать столбец со всеминомерамифаксовполучателей.Этоминимальные сведения,необходимыедлямассовой рассылкифакса.

2. Создайте основной документ — текущее факсимильное сообщение, вводя поля слиянияMS Word, которые получают информацию, введенную в источник данных.

3. Откройте основной документ, установите соответствие полей слияния XM Fax полямвнешнего источника данных, и отправьте факс с помощью SendFAX (см. Отправка факсаиз MS Word с использованием функции слияния на странице 57).

Отправка факса из MS Word с использованием функции слияния

Перед началом этой процедуры необходимо получить доступ к имеющемуся источникуданных, содержащему список получателей (например, файлу Excel или Access, либо спискуконтактов Outlook).

Важно: Этот источник данных должен содержать столбец со всеми номерами факсовполучателей, который является минимальной информацией, необходимой для отправкифаксов.

Первые шаги следующей процедуры – это основные действия для того, чтобы получитьдокумент, готовый для использования функции Слияние. Для получения специальныхсведений об использовании возможности слияния документов Microsoft обратитесь кинтерактивной справке MS Word.

Чтобы отправить факс с помощью функции слияния в MS Word:

1. Закройте приложение SendFAX, если оно запущено.2. Откройте MS Word и запустите процесс «Почта/слияние» со следующими атрибутами:

• Тип документа должен быть Письма.• Начальный документ должен быть текущим документом.

3. Выберите источник – базу данных, содержащую список получателей.4. Подготовьте содержимоефаксимильного сообщения, включая все поля слияния, которые

необходимо вставить, и сохраните документ.

Важно: Для настройки компоновки основного документа и предотвращения разрывастраниц, рекомендуется предварительный просмотр результатов используядействительные значения получателя: если количество страниц не одинаково длявсех пользователей, SendFAX не сможет обрабатывать факсы. Это может произойтииз-за значительной разницы в размерах содержания некоторых полей у разныхпользователей.

5. В этомместе остановите обычныйпроцесс слияния (не завершайте слияние) и продолжите,следуя инструкциям, данным в этой процедуре.

Внимание: Если процесс будет продолжен с помощью одного из завершающихпараметров слияния документов по умолчанию, то созданные документы не удастсяотправить как отдельные факсы.



6.Нажмите кнопку Слияние (во вкладкеФакс).Открывается окно Сопоставление полей.

7. Сопоставьте поля XM Fax с соответствующими полями источника данных.

Примечание: Этот шаг необходим для корректной отправки факса. Например, еслиполе XM FaxНомер факса сопоставлено с полем, не содержащим номер факса,передача не будет выполнена.

8. Нажмите ОК.Документы преобразуются виртуальной печатью, после этого запускается SendFAX,показывая факс, соответствующий первой записи в источнике данных; все остальныезаписи появляются в списке получателей факса.

9. На этом этапе вы можете внести дальнейшие изменения в факс, например (если нужно):

• ввести тему;• выбрать титульный лист;• вложитьдополнительныедокументы (которыебудут общимидлявсехфаксоврассылки);• удалить получателей из списка.

Ограничение: Вы не можете добавить новых получателей в список.


Все факсы слияния отправляются по отдельности каждому получателю из списка.

Примечание: Сопоставление, использованное для отправки этого документа, несохраняется. Поэтому в следующий раз при отправке по факсу основного документанеобходимо снова сопоставить поля XM Fax с полями используемого источника данных.

Отправка факса с помощью службы факсовИнтернета Microsoft Office

Программы MS Office включают в себя встроенные функциональные возможности службыфаксов Интернета, позволяющие напрямую подключаться к поставщику услуг факса, черезкоторого будут отправляться факсы. Как пользователь XM Fax, вы можете отправлять факсычерез XM Fax, выбрав эту функцию.



Примечание: Для включения этой функции администратор должен установитьопределенную конфигурацию.

Следующая процедура показывает, как использовать эту функцию изMicrosoft Word, хотя этоможно делать из других офисных приложений, таких как Excel или PowerPoint.

Примечание: Во всех случаях на компьютере должен быть установленMicrosoft Outlook.

1. Откройте Microsoft Word.2. Напишите или откройте документ, который будет отправляться как факс.3. Выберите функцию факса через Интернет:

В зависимости от вашей версии Microsoft Office:

• Office 2007: Кнопка Office ➤ Отправить ➤ Факс через Интернет• Office 2010: Файл ➤ Сохранить и отправить ➤ Отправить с помощью эл. почты ➤Отправить как факс через Интернет

• Office 2013 и выше: Файл ➤ Общий доступ➤ Электронная почта ➤ Отправить какфакс через Интернет

Открывается интерфейс службы факсов Интернета Office. Пример:

Примечание: Оригинальный документ теперь является вложением изображения вформате TIFF.

4. Адресуйте свой факс, используя доступные поля и параметры функции службы факсов.



Обычно можно ввести следующее.

• Имя получателя факса• Номер факса• Сообщение в поле основного текста (которое появится на титульном листе факса)

Примечание: ФлажокпараметраИспользовать титульныйлист, доступный здесь,должен остаться неактивированным (так же, как по умолчанию): Приложение XM Faxнастроено на добавление к факсу установленного по умолчанию титульного листавашего профиля. Если активировать этот флажок, ваш факс будет иметь второй,излишний титульный лист.

Для получения дополнительной информации о других параметрах функции службыфаксов Office см. интерактивную справку Microsoft Office.

5. Нажать кнопку Отправить.Сообщение отправляетсяXM Fax для обработки в качествефакса с помощьюинформации,указанной в вашей учетной записи и профиле.

Примечание: Сообщение также помещается в папку Отправленные в Outlook.



Отправка факсов с помощьюклиентов электронной почты

Глава 7

Отправкафаксов с помощью клиентов электроннойпочты: Обзор

Примечание: В зависимости от лицензии некоторые или все функции электроннойпочты, описанные здесь, могут быть недоступны. Пожалуйста, обратитесь кадминистратору.

XM Fax позволяет отправлять факсы и получать уведомления через клиент электроннойпочты в зависимости от конфигурации, выполненной администратором на факс-сервере.

В зависимости от конфигурации сервера электронной почты и от лицензии также можноизвлечь пользу из доступных специальных функций:

• в Microsoft Outlook (с Exchange и XM Fax формами для Outlook);• в IBM Notes (с Domino и XM Fax формой для составления для IBM Notes).

Отправка факса почтовыми клиентами,использующими SMTP

Примечание: К почтовым программам, использующим SMTP (Simple Mail Transfer Protocol— простой протокол электронной почты), относятся продукты Microsoft Outlook, OutlookExpress, Mozilla ThunderBird, IBM Notes...

Составление факса

С помощью XM Fax можно отправлять факсы через любую почтовую программу этого типа.Для этого необходимо только, чтобы администратор установил шлюз XM Fax для SMTP.

Примечание: Этот раздел применим к любому почтовому клиенту, использующемуSMTP; однако, если используетсяMicrosoft Outlook, соединенный с сервером Exchange, вамдоступны более гибкие функции, как разъяснено в разделе: Отправка факсов в Outlookс использованием Exchange и форм XM Fax на странице 73. Подобно этому, еслииспользуется IBM Notes с формой составления факса XM Fax (доступной в зависимости отвашей лицензии), см. раздел: Отправка факса с помощью формы XM Fax для IBM Notes настранице 83.


Глава 7 | Отправка факсов с помощью клиентов электронной почты

Получение факса

Взаключение,можноуправлять входящимифаксамииуведомлениямидляисходящихфаксовнепосредственно в почтовом клиенте, если это предусмотрено вашей учетной записьюXM Fax(см. Получение факсов и уведомлений на странице 63).

Отправка факса почтовым клиентом, использующим SMTP

Чтобы отправить факс с помощью почтового клиента:

1. Создайте новое сообщение.2. Введите тему и тип сообщения так, как вы это обычно делаете для сообщения по

электронной почте.Они будут отображаться на титульном листе факсимильного сообщения.

Примечание: Форматы обычного текста и HTML поддерживаются в теле сообщениядля исходящих факсов. XM Fax поддерживает изображения, встроенные в телосообщения HTML.

3. При необходимости добавьте вложения, которые будут считаться страницамифаксимильного сообщения.

4. В поле определения получателей (Кому) введите номер факса с использованиемследующего синтаксиса:факс=номер_факса@имя_домена

где:

• номер_факса – это полный номер факса получателя, которому адресуется факс;• имя домена – это имя домена, используемого для перенаправления сообщения на

факс-сервер вашей организации.

Примечание: Это имя домена должен предоставить администратор.

Совет: Вы можете добавить знак «+» перед международным кодом страны, чтобыприменить правильноеформатирование к номеруфаксаполучателя на титульномлисте.Тем не менее,функция знака «+» может не поддерживаться в зависимости отвашей телефонной компании и/или конфигурации факс-сервера, установленнойвашим администратором.

Например:[email protected]

Примечание: Чтобы узнать, как управлять содержимым поля определенияполучателейдляболеесложныхкомбинаций, см.Управлениеполучателяминастранице64.

5. При необходимости можно изменить титульный лист, информацию об отправителе инастройки факса для отправляемого факса (см. Изменение титульного листа на странице63 и Изменение информации об отправителе и настроек факса на странице 64).

6. Отправьте факс так же, как отправляете сообщение по электронной почте.

Факс отправляется,и выдолжныполучить по эл.почте уведомлениеоб отправленномфаксе,если это предусматривает конфигурация вашей учетной записи XM Fax.



Примечание: Для получения дополнительной информации об управленииуведомлениями в вашем почтовом клиенте см. Получение факсов и уведомлений настранице 63.

Получение факсов и уведомлений

Вы должны получать по эл. почте входящие факсы и уведомления для исходящих факсовнепосредственнов почтовомклиенте, если это предусмотрено вашейучетной записьюXM Fax.

Примечание: Еслипочтовыйклиент сконфигурированвамисадресомОтветить (адресомэл. почты, отличающимся от адреса, использованного для отправки факсов), всеуведомления об отправленных факсах будут отправляться на этот адрес.

Все эти уведомления будут появляться как почтовые сообщения с вложениями. Например:

Примечание: Вложения, полученные с почтовыми уведомлениями, имеют расширение.tif или .pdf.

Можно также отобразить список входящих и исходящихфаксов, используя веб-обозреватель(см. Обзор на странице 107).

Изменение титульного листа

При отправкефакса используемыйпо умолчанию титульныйлист зависит от вашего профиляXM Fax. Однако при наличии достаточных прав его можно заменить своим собственнымтитульным листом или другим титульным листом, доступным на факс-сервере.

• Если требуется использовать титульный лист, имеющийся в компьютере, его следуетвложить в отправляемое сообщение, подобно любому другому вложению.

Примечание: Расширениефайла: .cse. Титульные листыможно создавать и изменятьс помощью редактора титульного листа (см. Обзор на странице 91).

• Если требуется использовать другой титульный лист среди доступных на факс-сервере,следует вставить код тела в тело отправляемого сообщения (см. Программные коды(Справка) на странице 69).



Изменение информации об отправителе и настроек факса

Обычно:

• Информация об отправителе (имя,название компании...)может отображаться на титульномлисте факса.

• Настройкифаксаопределяют требуемыйспособотправкифаксаиполученияуведомлений.

При отправке факса информация об отправителе и настройки факса извлекаются из вашейучетной записи XM Fax.

Однако, еслидля этого имеется достаточноправ,ихможнооткорректироватьилидополнить,используя коды тела, интегрированные в тело сообщения. Для получения более подробнойинформации о концепции кодов тела и ознакомления со списком доступных кодов тела см.Программные коды (Справка) на странице 69.

Примечание: Все эти изменения будут применены только для актуальногофаксимильного сообщения и не повлияют на данные, сохраненные в учетной записиXM Fax и профиле на факс-сервере.

Управление получателями

При составлении факса с помощью клиента электронной почты необходимо знать, какнадлежащим образом управлять информацией о получателях, которую вы собираетесьввести. Этот раздел поможет вам в этом.

Добавление кода DTMF (добавочного номера или междугородного кода)

Если необходимо добавить кодDTMF (такой как добавочный номер или междугородный код),можно ввести его после номера факса через одну или несколько пауз (буква p – нечувствительна к регистру).

Ограничение: Запятая, обычно используемая для вставления паузы в большинствесред, здесь не поддерживается.

Например:[email protected]

Добавление информации о получателе

Информацию о получателях можно указывать при отправке факсов с помощью клиентовэлектронной почты. Эта информация (например, имя, организация, должность...) может бытьполезна по двум причинам:

• Она может отображаться на титульном листе факса.• Она сохраняется вместе с факсом в базе данных XM Fax.

Примечание: Указывать информациюополучателе необязательно. Только номерфаксаявляется обязательным при отправке факса.

Вы можете указать информацию о получателе двумя способами:



• с помощью специального синтаксиса непосредственно в поле определения получателя(то есть в поле «Кому»): см. Добавление информации о получателе посредством поля«Получатель электронной почты» на странице 65, или

• путем добавления кодов тела получателя в теле сообщения электронной почты: смДобавление информации о получателе с помощью тела сообщения электронной почты настранице 67.

Добавление дополнительных получателей

Для одного факса можно добавить более одного получателя:

• При вводе вручную нескольких получателей необходимо разделять их точкой с запятой.Например:[email protected]; [email protected]

• Также можно добавить реальные адреса электронной почты, если необходимо отправитьто же самое сообщение по электронной почте другим получателям. Например:[email protected]; [email protected]

• Наконец, можно добавить получателей из адресной книги клиента электронной почты.Для получения дополнительной информации см. Добавление получателей из адреснойкниги эл. почты на странице 68.

Добавлениеинформацииополучателепосредствомполя«Получательэлектроннойпочты»

Пользовательможет указать информациюополучателенепосредственновполе определенияполучателя («Кому») электронной почты. Для этого необходимо соблюдать определенныйсинтаксис, как описано в этом разделе.

Примечание: Если пользователь отправляет свое сообщение электронной почты нанесколько номеров факса (нескольким получателям), можно указать информацию ополучателе для каждого введенного номера факса.

Добавление только имени получателя

Если требуется добавить только имя получателя, можно просто ввести его, используясинтаксис SMTP:"имя_получателя"<fax=номер_факса@имя_домена>

Например:"John Smith"<[email protected]>

В результате все слова между кавычками рассматриваются системой как имя получателя, ифакс отправляется по адресу эл. почты, заключенному между скобками < >.

Примечание: В этом синтаксисе двойные кавычки определяют т. н.отображаемое имяадреса эл. почты. В зависимости от используемого почтового клиента, если требуетсяизменить значение отображаемого имени после определения адреса электронной почтыв поле определения получателя, к нему можно повторно получить доступ двойнымщелчком или щелчком правой кнопки мыши (свойства эл. почты). .



Добавление дополнительной информации о получателе

Как правило, дополнительная информация вставляется с помощью переменныхнепосредственно в адрес эл. почты (для данного получателя) с использованием следующегосинтаксиса:fax=номер_факса/имя_переменной=значение/имя_переменной=значение@имя_домена

Действуют следующие правила:

• Дополнительныепеременныедолжнывводиться сразупосленомерафаксаипередименемдомена.

• Каждой дополнительной переменной должна предшествовать косая черта (слэш) (/).• Значение каждой переменной должно указываться после имени переменной со знаком

равенства (=).

Важно: Все значения информации о получателе, введенные непосредственно в адресэл. почты, должны содержать только основные символы в коде ASCII.Международные/специальные символы (такие как буквы со значком ударения илинелатинские символы) не допускаются в этих значениях. Тем не менее, решение этойпроблемы существует: см. Информация о получателе, содержащая международныесимволы на странице 66.

Например:fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/[email protected]

Примечание: Имя и фамилия могут вводиться с использованием этого синтаксиса.Однакоможно такжесмешать эти синтаксисы,чтобыввестиимякакпростоеотображаемоеимя:"John Smith"<fax=5141234567/[email protected]>

Информация о получателе, содержащая международные символы

Если информация о получателе содержит международный символ (в болеешироком смысле,любой символ, который не является частью основного набора символов ASCII), его следуетвводить в отображаемое имя получателя вместо непосредственного ввода в адрес эл. почты,где эти символы не допускаются.

Примеры с использованием разрешенного синтаксиса:

• Если требуется указать только имя получателя:"François Légaré"<[email protected]>

• Если требуется указать имя получателя и дополнительную информацию о получателе:"/fn=François/ln=Légaré/jobtitle=Président"<[email protected]>

Примечание: Хотя это не рекомендуется,может случиться так, что информация будетопределена как в отображаемом имени, так и в адресе эл. почты. В случае конфликта(когда значения одной и тойже переменной в отображаемом имени и адресе эл. почтыотличаются) значение будет взято из отображаемого имени.

Например:

• Отображаемое имя:/fn=François/ln=Légaré/city=Montréal• Адрес эл. почты: fax=5141234567/co=MyCompany/[email protected]

В этом случае система будет использовать информацию fn=François, ln=Légaré,co=MyCompany и city=Montréal.



Доступные переменные получателя

Все переменные, доступные для добавления в информацию о получателе, перечислены вследующей таблице.Каждаяиз этихпеременныхсоответствуетместозаполнителютитульноголиста, который также показан.

Местозаполнительтитульного листа

ПримерПеременная

Улицаaddress=123 Maple Streetaddress

Код оплатыbc=Account 9876bc, или billingcode

Мобильный телефонcellular=5149876543cellular

Городcity=Montrealcity

Организацияco=My Companyco или company

Странаcountry=Canadacountry

Приветствиеdear=Mr.dear,

Адрес эл. почты[email protected]

Имяfn=Johnfn или first , или firstname

Фамилияln=Smithln или last , или laststname

Обращениеjobtitle=Presidentjobtitle

Телефонphone=5149876542phone

Пейджерpager=5149876541pager

Штатstate=Quebecstate

Дополнительный код оплатыsbc=6543sbc, или subbillingcode

Почтовый индексzipcode=H1J 2K3zipcode

Введенные переменные должны соответствовать местозаполнителям используемоготитульного листа. Например, если введена переменная Cellular, а шаблон титульного листане содержит соответствующего местозаполнителя, номер мобильного телефона получателяне появится на титульном листе. Однако информация будет записана в базу данных XM Faxвместе с факсимильным документом.

Примечание: Если требуется создать собственные титульные листы или изменить ужеимеющиеся листы, обратитесь к соответствующей главе (Обзор на странице 91).

Добавление информации о получателе с помощью тела сообщения электроннойпочты

Вы можете указать информацию о получателе, используя коды получателей, вставляемыев тело сообщения. Для получения более подробной информации о концепции кодов тела иознакомления со спискомдоступных кодов тела см.Программные коды (Справка) на странице69.

Ограничение: Если вы направляете свое сообщение электронной почты на несколькономеров факса (нескольким получателям), все получатели факса получат одинаковуюинформацию о получателе.



Примечание: Можно указать информацию о получателе одновременно посредствомкодов тела и посредством поля получателя («Кому»). Тем не менее, если одно и то жесвойство получателя указывается в обоих местах, значение в поле определенияполучателя корректирует значение кода тела.

Добавление получателей из адресной книги эл. почты

Специальные контакты

Если требуется использовать адреснуюкнигу почтового клиента длядобавленияполучателейфаксимильных сообщений, необходимо создать специальные дополнительные контакты,чей адрес эл. почты по умолчанию создан согласно тому же синтаксису, что и ручнаяадресация (см. Отправка факса почтовым клиентом, использующим SMTP на странице 62):fax=номер_факса@имя_домена

Примечание: Помните, что имя_домена относится к домену, используемому дляперенаправленияфаксимильныхсообщенийнафакс-сервервашейорганизации.Поэтомувсе контакты адресной книги, используемые для отправки факсов, должны иметьодинаковое окончание адреса эл. почты.

Например:

[email protected]Контакт 1



Эл. почта и факс: два контакта

Если требуется иметь адрес электронной почты и номер факса для одного и того же лица,необходимо создать два отдельных контакта и идентифицировать их по типу.

Например:

[email protected]Джон Смит (эл. почта)Контакт 1

[email protected]Джон Смит (факс)Контакт 2

Примечание: Можно добавлять получателей эл. почты и получателей факсов к одномуи тому же факсу из адресной книги.

Информация о получателе

Информацияополучателенеможет быть взята из обычныхинформационныхполей адреснойкниги, за исключением содержимого Отображаемого имени контакта, которое будетавтоматически интерпретироваться системой как имя получателя

Однако в адресе эл.почтыможноуказать любуюинформациюополучателе с использованиемтого же синтаксиса, что и для ручной адресации (см. Добавление информации о получателепосредством поля «Получатель электронной почты» на странице 65).

В этом случае поле адреса эл. почты по умолчанию может содержать, например:fax=5141234567/fn=Джон/ln=Смит/jobtitle=Менеджер@fax.com




Программные коды (Справка)

Программные коды представляют собой текстовые выражения, которые можно вставить втело сообщения электронной почты для определения различных свойств факса (илипереопределить существующие значения по умолчанию, если это допускается).

При отправке факса вставленные фрагменты кода будут интерпретироваться программойFax Server (каждое из указанных значений включается в состав соответствующихметаданныхфакса) и исчезнут из тела сообщения.

Ограничение: В случае использования программы Microsoft Outlook, подключенной ксерверу Microsoft Exchange, тело письма электронной почты, в которое вставленпрограммный код, должен быть представлен в обычном текстовом формате (не HTML).

Этот раздел является справочным, при условии, что:

• данный синтаксис будет использоваться при наличии вставок программного кода.• Все фрагменты программного кода, сгруппированные по контексту:

• Информация об отправителе• Параметры факса• Проверка подлинности• Информация о получателе• Дополнительные (пользовательские) параметры

Синтаксис программного кода

Вставляемые программные коды должны иметь следующий синтаксис:@@программный_код=значение

Примечание: Если элемент значение содержит пробелы или символ < или состоит изсимволов Юникода, необходимо вводить всю строку, заключая ее в парные кавычки,чтобы обеспечить правильную интерпретацию всех символов этой величины системой.Например, если это городМосква,можно написать @@sendercity=Москва, но если это городНижний Новгород, вы должны написать@@sendercity="Нижний Новгород".

Программные коды информации об отправителе

Примечание: Для того чтобыиспользовать эти программные коды, выдолжныобладатьправом изменять информациюотправителя.Обратитесь к своему администратору, чтобыузнать о своих правах при отправке факсов.

ОписаниеПрограммный код

Определяет идентификатор станции вызова.@@csid




Определяет ваш адрес@@senderaddress

Определяет ваш код фактуры@@senderbillingcode

Определяет номер вашего мобильного телефона.@@sendercellular

Определяет ваш город.@@sendercity

Определяет название вашей компании.@@sendercompany

Определяет вашу страну.@@sendercountry

Определяет ваш адрес электронной почты.@@senderemail

Определяет номер вашего факса.@@senderfax

Определяет ваше имя.@@senderfirstname

Определяет вашу фамилию.@@senderlastname

Определяет номер вашего пейджера.@@senderpager

Определяет номер вашего телефона.@@senderphone

Определяет обращение, например, г-н, г-жа или проф.@@sendersalutation

Определяет область или край.@@senderstate

Определяет ваш дополнительный код фактуры.@@sendersubbillingcode

Определяет вашу должность.@@sendertitle

Определяет ваш почтовый код.@@senderzipcode

Программные коды отправителя: Атомные группы

Некоторыепрограммныекодыотправителяявляютсячастьютого,чтомыназываем “атомнымигруппами”. Имеется только две атомные группы программных кодов:

• Атомная группа адресной информации состоит из кодов:

• @@sendercompany

• @@senderaddress

• @@sendercity

• @@senderstate

• @@sendercountry

• @@senderzipcode

• Атомная группа телефонной информации состоит из кодов:

• @@senderphone

• @@senderfax

Если хоть одно свойство из группы было определено с помощью программного кода, то всесвойства из этой группы берутся из тела сообщения, а не из вашей учетной записи XM Fax.Таким образом, отсутствующие параметры замещаются пустыми строками.

Например, если параметр @@sendercompany=имя компании включен в тело сообщения, то ниодин из других элементов, являющихся частью атомной группы адресной информации,



не будет браться из вашей учетной записи XM Fax. Если их соответствующие программныекоды отсутствуют в сообщении, их значения будут пустыми.

Напротив, если ни один из элементов атомной группы не был определен в теле сообщения,то будут использоваться значения из вашей учетной записи XM Fax.

Примечание: Все прочие программные коды не являются частью ни одной из атомныхгрупп.Поэтому их включение в тело сообщенияне оказывает никакого влияния на другиепараметры.

Программные коды для параметров факса

Примечание: Чтобы использовать эти программные коды, вы должны обладать правомизменять свои параметры факса. Обратитесь к своему администратору, чтобы узнать освоих правах при отправке факсов.

Принятыевеличины


None (Нет), илиимя_cs.cse

Определяет титульныйлистXM Fax, который выхотитеиспользовать.

@@coversheetname

Важно: Этот титульный лист должен быть однимиз дополнительных титульных листов,разрешенных для вашего профиля (если таковыеимеются).

Ограничение: По умолчанию, использованиетитульного листа для вашего профиля недопускается; если вы хотите использовать его,просто не вставляйте этот программный код.

Любое значениедаты/времени в

Включает задержку отправки данного факса иопределяет дату и время этой задержки.

@@delayuntil

формате:ГГГГ-ММ-ДДТчч:мм:сс

Yes (Да) или No (Нет)Указывает, будете ли вы получать уведомления поэлектроннойпочте длямассовойрассылки (сводка всехсообщений).

@@notifybroadcast

Примечание: Разрешение данного типауведомления не приостанавливает другиеисходящие уведомления, рассылаемые по факсу.Если вы используете программные коды@@notifysuccess и @@notifyfailed, то вы будетепо-прежнему получать уведомления для всехфаксимильных отправлений в рамках рассылки.

Yes (Да) или No (Нет)Указывает на то, получите ли вы уведомление поэлектронной почте в случае сбоя при передаче.

@@notifyfailed



Принятыевеличины


Да или НетУказывает на то, будете ли вы получать изображенияпредварительного просмотра факса по электроннойпочте перед его отправкой.

@@notifypreview

Примечание: Если этот параметр использованпри отправке вами факса, вы получитепредварительное изображение этого факса поэлектроннойпочте,но самфакснебудет отправленадресату (адресатам). Чтобы действительноотправитьфакс указаннымполучателямпосле тогокак выполучите его изображение, вамнеобходимоудалить этот параметр и отправитьфакс снова (выдолжны открыть ваш исходный факс в папкеотправленной корреспонденции).

Да или НетУказывает на то, получите ли вы уведомление поэлектронной почте в случае успешной передачи.

@@notifysuccess

Low (Низкое), High(Высокое), Fine

Определяет стандартное разрешение, которое будутиметьотправляемыепофаксуприлагаемыедокументы.

@@resolution

(Четкое) илиПримечание: Максимальнодопустимое значениеразрешения задается администратором. Ultrafine

(Сверхчеткое)

High (Высокий),Normal (Обычный)или Low (Низкий)

Указывает приоритет данного факса.@@sendpriority

от 1 до 99Указывает количество предпринимаемых попыток (вслучае возникновения ошибки, например, если линиязанята).

@@sendretries

Примечание: Максимальноеколичествопопыток,указанное администратором, не может бытьпревышено.

Yes (Да) или No (Нет)Указывает, должно ли тело сообщение передаваться сфаксом.

@@usebody

Примечание: Этот параметр отменяет всеограничения, указанные в профиле.

Программный код для аутентификации

Если администратор указал для вашей учетной записи XM Fax аутентификацию SMTP, вамнеобходимо ввести свой пароль в тело сообщения с помощьюпрограммного кода @@password.

Примечание: Обратитесь к своему администратору, чтобы узнать о своих правах приотправке факсов.

Например: @@password=MyPw1234



Программные коды для информации о получателе


Определяет адрес получателя.@@recipientaddress

Определяет код фактуры получателя.@@recipientbillingcode

Определяет номер мобильного телефона получателя.@@recipientcellular

Определяет город получателя.@@recipientcity

Определяет название компании получателя.@@recipientcompany

Определяет страну получателя.@@recipientcountry

Определяет адрес электронной почты получателя.@@recipientemail

Определяет имя получателя.@@recipientfirstname

Определяет фамилию получателя.@@recipientlastname

Определяет номер пейджера получателя.@@recipientpager

Определяет номер телефона получателя.@@recipientphone

Определяет обращение (например, г-н, г-жа или проф.) получателя.@@recipientsalutation

Определяет область или край получателя.@@recipientstate

Определяет дополнительный код фактуры получателя.@@recipientsubbillingcode

Определяет должность получателя.@@recipienttitle

Определяет почтовый код получателя.@@recipientzipcode

Программные коды для дополнительных (пользовательских) свойств

Если ваш администратор указал для сервера использование дополнительных(пользовательских) свойств факса, и вы можете или хотите указывать такие свойства приотправке факсов, вы можете использовать до 5 программных кодов:

• @@custom1

• @@custom2

• @@custom3

• @@custom4

• @@custom5

Примечание: Эти программные коды должны указываться «как есть», независимо ототображаемых имен соответствующих свойств, которые могли быть заданы на сервере.Обратитесь к вашему администратору, чтобы узнать точное назначение каждого кода.

ОтправкафаксоввOutlook сиспользованиемExchangeи форм XM Fax

При использовании SMTP управление факсами в Outlook аналогично управлению в любомдругом почтовом клиенте (см. Отправка факса почтовыми клиентами, использующими SMTPна странице 61).Однако, еслиOutlook соединен с серверомMicrosoft Exchange и администратор



сконфигурировал сервер Exchange соответствующим образом, то для лучшего управленияфаксами может использоваться другой протокол (MAPI).


Для облегчения составления факса дополнительно доступны некоторые инструменты: еслиони установлены, можно использовать формы XM Fax для Outlook и даже программу SendFax.Кроме того, надстройка XM Fax для Outlook дает быстрый доступ к этим инструментамсоставления факса.


Формы XM Fax для Outlook содержат форму составления факса, а также формупредварительного просмотра иформыуведомленийдля лучшего отображения уведомленийо полученных факсах (исходящие и входящие факсы; см. Получение факсов и уведомленийв Outlook на странице 76).

Использование надстройки XM Fax для Outlook

Если администратор установил надстройку XM Fax для MS Outlook, в интерфейсе MS Outlookбудет видна новая кнопка:

на панели инструментов.в MS Outlook 2007 (илипредыдущих версиях):

под вкладкойФакс ленты Outlook.в MS Outlook 2010 (или болеепоздних версиях):

Эта кнопка дает быстрый доступ к интерфейсу, в котором обычно составляются факсы.

Интерфейс для составления факсов, открываемый щелчком по этой кнопке, зависит отинструментов, к которым предоставлен доступ администратором. Это может быть (в порядкеуменьшения приоритета):

1. Интерфейс SendFax (если SendFax был установлен на компьютере)2. Форма составления факса XM Fax для Outlook (если эти формы изданы администратором

и не был установлен SendFax)3. Обычный интерфейс составления почтового сообщения Outlook (если ни один из

предыдущих инструментов не установлен)

Примечание: Для получения дополнительной информации о том, как составлятьфаксыв SendFax, см. Обзор на странице 5. Для получения дополнительной информации о том,как составлять факсы в MS Outlook (с формами или без форм), см. Отправка факса спомощью Outlook, подключенного к серверу Exchange на странице 74.

Отправка факса с помощью Outlook, подключенного ксерверу Exchange

Совет: Если установлена надстройкаOutlook,можно нажать на соответствующуюкнопку,чтобы сразу получить доступ к обычному интерфейсу для составления факса(классической форме электронной почты или факса). Дополнительные сведенияпредставлены в разделе Использование надстройки XM Fax для Outlook на странице 74.



Начало работы без форм для Outlook

Можно составить факс, как если бы это была классическая электронная почта, но приадресации необходимо соблюдать синтаксис, приведенный в разделе: Синтаксис приадресации факса для Outlook на странице 75.

Начало работы с формами для Outlook

Если администратор установил форму XM Fax для Outlook, для получения доступа кспециальному интерфейсу (вместо классического интерфейса составления сообщенияэлектронной почты) можно выбрать:

• Для Outlook 2007: Сервис ➤ Форма ➤ Выбрать форму• ДляOutlook 2010 и выше: Главная➤Новые элементы➤Другие элементы➤Выбратьформу

Открывающаяся форма называется Составление, она находится в Библиотекеорганизационных форм (библиотеке, выбранной в раскрывающемся списке Просмотр)и выглядит следующим образом:

Затем можно составить факс.

Примечание: При адресации необходимо соблюдать синтаксис, приведенный вследующем разделе.

Синтаксис при адресации факса для Outlook

Независимо от того, используются ли формы для Outlook или нет, подготовка факса остаетсятакой же, как с помощью любого другого клиента электронной почты. Единственное – иглавное – отличие заключается в синтаксисе, используемом для адресации факса в полеопределения получателей (Кому), который выглядит следующим образом:[FAX:номер_факса]

Например:[FAX:5141234567]



Примечание: Квадратные скобки являются обязательными.


Дополнительные функции отправки факсов

Так же, как и для любого факса, отправляемого с помощью клиента электронной почты,пользователь может (с формами или без форм) выполнить следующие действия:

• Ввести тему и сообщение.

Примечание: Форматы обычного текста, RTF и HTML поддерживаются в телесообщения для исходящих факсов.XM Fax поддерживает изображения, внедренные втело сообщения RTF/HTML.

• Приложить документы, которые станут страницами факса.• Добавить более сложные записи в поле определения получателей (см. Управление

получателями с помощью Outlook на странице 80).• Изменить титульный лист, информацию об отправителе и параметры факса.

Примечание: Если вы используете формы для Outlook, для этого можновоспользоваться специальными интерфейсами (см Изменение титульного листа,информации об отправителе и настроек факса в Outlook на странице 77). В противномслучае см. разделы: Изменение титульного листа на странице 63 и Изменениеинформации об отправителе и настроек факса на странице 64.

Проверка подлинности

Если администратор установил проверку подлинности SMTP для вашей учетной записиXM Fax, вам нужно будет ввести пароль в тело сообщения, используя код тела @@password (см.Изменение информации об отправителе и настроек факса на странице 64).

Примечание: Чтобы узнать свои права при отправке факсов, обратитесь к своемуадминистратору.

Получение факсов и уведомлений в Outlook

Без форм для Outlook

Если формы XM Fax для Outlook не установлены, полученные факсы и уведомления оботправленных факсах будут отображаться в классическом почтовом интерфейсе, таком же,какдлялюбогопочтовогоклиента,использующегоSMTP (см.Получениефаксовиуведомленийна странице 63).

С формами для Outlook

Если администратор установилформы XM Fax дляOutlook, полученныефаксы и уведомленияоб отправленныхфаксах будут отображаться вформах, специально разработанныхдля этойцели.



Примечание: Если Outlook сконфигурирован вами с адресом Ответить (адресом эл.почты, отличающимсяот адреса,использованногодля отправкифаксов), все уведомленияоб отправленных факсах будут отправляться на этот адрес.

Для каждого типа и состояния получаемых уведомлений используется различная форма,соответствующая характеру отображаемой информации. Поэтому уведомления могут бытьполучены в следующих формах:

• Уведомление: входящий не прошел• Уведомление: входящий прошел успешно• Уведомление: исходящий не прошел• Уведомление: исходящий прошел успешно• Уведомление массовой рассылки• Предварительный просмотр (когда вы получаете свой факс для предварительного

просмотра передфактической отправкой; см.Получение предварительного просмотра настранице 78).

Примечание: Каждая из этих форм содержит вкладки, в которых можно видетьинформацию о факсе и соединении.

Кроме того, при получении факса или уведомления специальный значок выделит егосостояние в списке среди всех других ваших сообщений электронной почты (еслиадминистратор включил эту функцию для вашей учетной записи XM Fax):

УведомлениеЗначок

Входящий факс, который прошел успешно

Входящий факс, который не прошел

Исходящий факс, который прошел успешно (или сводка массовой рассылки)

Исходящий факс, который не прошел

Предварительный просмотр факса

Изменение титульного листа, информации об отправителеи настроек факса в Outlook

Обычно:



Чтобы изменить настройки по умолчанию для отправляемого факса (или дополнить их),можно откорректировать титульный лист, информацию об отправителе и настройки факса,если для этого имеется достаточно прав.

Примечание: Все эти изменения будут применены только для отправляемогофаксимильного сообщения и не повлияют на данные, сохраненные в учетной записиXM Fax и профиле на факс-сервере.



Без форм для Outlook

Если выиспользуетеOutlook безформXM Fax, титульнымлистом,информациейоб отправителеинастройкамифаксанужноуправлять какидлялюбогодругогопочтового клиента,используяSMTP (с теми же ограничениями):

• Выбранный титульный лист можно заменить на свой собственный, добавив файл .cse вовложения сообщения.

• Чтобы изменить информацию об отправителе и настройки факса (включая титульныйлист), можно использовать коды тела. Для получения дополнительной информации см.Программные коды (Справка) на странице 69

С формами для Outlook

ЕслиадминистраторустановилформыXM FaxдляOutlook,можнополучитьдоступкимеющимсявкладкамформысоставленияфаксадля внесения техжеизменений (см. следующиеразделы).


На вкладке Сообщение (см. Начало работы с формами для Outlook на странице 75) ввыпадающем списке Титульныйлистможно выбрать один из титульных листов, доступныхна факс-сервере. Если оставить значение <Default> (По умолчанию), будет использоватьсяприсвоенный по умолчанию титульный лист, связанный с вашим профилем.

Примечание: Тем не менее, выбранный титульный лист можно заменить на свойсобственный, добавив файл .cse во вложения сообщения (если пользователь имеетдостаточно прав доступа).

Получение предварительного просмотра

Также на вкладке Сообщение можно установить флажок Отправить мне по почтепредварительныйпросмотр, чтобыпросмотреть, как будет выглядеть отправляемыйфакс.

Примечание: Если этотфлажок отмечается при отправкефакса, пользователь получаетсообщение по эл. почте для предварительного просмотра своего факса, при этом факсеще не отправляется получателю(ям). Чтобы действительно отправить факс указанномуполучателю(ям)послеполучениясообщениядляпредварительногопросмотра,необходимодезактивировать этот флажок и снова отправить факс (для реализации отправленияпочтовый клиент делает точную копию и снова открывает оригинальный факс).

Изменение информации об отправителе

ВкладкаИнформация об отправителе позволяет изменять установленные по умолчаниюличные данные. Необходимо только отметить флажок Использовать эту информацию иизменить значения в полях.

Примечание: По умолчанию этот флажок дезактивирован, и информация извлеченаиз вашей учетной записи на факс-сервере.



Изменение настроек факса

Вкладка Настройки доставки позволяет изменять настройки факса. Необходимо толькоотметить флажок Использовать эти настройки и изменить настройки ниже.

Примечание: По умолчанию этот флажок дезактивирован, и установки извлечены извашего профиля на факс-сервере.

В данном разделе приведено описание допустимых настроек:



ОписаниеНастройка

Указывает приоритет факса.Приоритет

Указывает число выполняемых повторов (если произошла ошибка, напримерсигнал "занято").

Повторы

Примечание: Невозможно превысить максимальное число повторов,заданное администратором.

Указывает стандартное разрешение, с которым будут отправленыфаксимильныевложения.

Разрешение

Примечание: Максимально допустимое значение разрешенияустанавливается администратором.

Указывает, требуется ли уведомить вас по электронной почте, если передачапрошла.

Уведомлять обуспехе

Указывает, требуется ли уведомить вас по электронной почте, если передача непроходит.

Уведомлять обошибке

Указывает, требуется ли уведомить вас по электроннойпочте о передачемассовойрассылки (сводка всех соединений).

Уведомлениемассовойрассылки

Примечание: Включение уведомления этого типа не приостанавливаетдругиеуведомленияобисходящихфаксах.ЕслиоставитьфлажкиУведомлятьоб успехе и Уведомлять об ошибке, по-прежнему будут приниматьсяуведомления обо всех факсимильных соединениях в массовой рассылке.

Включает задержку для отправки текущего факса и задает дату и время для этойзадержки.

Задержкапередачи до:

Управление получателями с помощью Outlook

При составлении факса с помощью Outlook необходимо знать, как надлежащим образомуправлять информацией, которую вы собираетесь ввести в поле определения получателей.Этот раздел поможет вам в этом.




Например:[FAX:5141234567p9876]


Вы можете добавить информацию о получателе и связать ее с введенным номером факса,используя выделенный синтаксис. Для получения дополнительной информации см.Добавление информации о получателе в Outlook на странице 81.



Примечание: Добавлять информациюополучателенеобязательно. Толькономерфаксаявляется обязательным при отправке факса.

Совет: Информацию о получателе также можно указать с помощью кодов тела, как идля любого другого почтового клиента, использующегоSMTP (с темиже ограничениями).См.разделДобавлениеинформацииополучателе спомощьютела сообщенияэлектроннойпочты на странице 67.



• При вводе вручную нескольких получателей необходимо разделять их точкой с запятой.Например:[FAX:5141234567]; [FAX:5149876543]

• Также можно добавить реальные адреса электронной почты, если необходимо отправитьто же самое сообщение по электронной почте другим получателям. Например:[FAX:5141234567]; [email protected]

• Наконец, можно добавить получателей из адресной книги Outlook. Для получениядополнительной информации см. Добавление получателей из адресной книги Outlook настранице 83.

Добавление информации о получателе в Outlook

Аналогично другим почтовым клиентам, информацию о получателе можно добавить к егономеру факса с помощью поля определения получателя (т. е. поля «Кому»), чтобы сделатьее доступной для факс-сервера и, по возможности, титульного листа факса. Используемыепеременные получателей такие же, как для SMTP, но общий синтаксис немного отличается.

Добавление только имени получателя

Если требуется добавить только имя получателя, можно просто ввести его, используяследующий синтаксис:[Fax:имя_получателя@номер_факса]

Примечание: Все, что ставится между словом Fax: и знаком @, рассматривается как имяполучателя. Когда указывается имя получателя, знак @ обязателен.

Например:[Fax:John Smith@5141234567]

Добавление дополнительной информации о получателе

Если требуется добавить не только имя данного получателя, но и другую информацию,необходимо использовать следующий синтаксис:[Fax:/имя_переменной=значение/имя_переменной=значение@номер_факса]

Действуют следующие правила:

• Все переменные должны быть введены между словом Fax: и знаком @.• Каждой переменной (в том числе первая) должна предшествовать косая черта (слэш) (/).



• Значение каждой переменной должно указываться после имени переменной со знакомравенства (=).

Важно: Если имя получателя вставляется вместе с дополнительной информацией, онодолжно быть отображено со своей соответствующей переменной; случай, описанный впредыдущем разделе (Добавление только имени получателя на странице 81), болеенеприменим.

Например:[Fax:/fn=John/ln=Smith/jobtitle=Manager@5141234567]

Доступные переменные получателя

Все переменные, доступные для добавления в информацию о получателе, перечислены вследующей таблице.Каждаяиз этихпеременныхсоответствуетместозаполнителютитульноголиста, который также показан.

Местозаполнительтитульного листа

ПримерПеременная

Улицаaddress=123 Maple Streetaddress

Код оплатыbc=Account 9876bc, или billingcode

Мобильный телефонcellular=5149876543cellular

Городcity=Montrealcity

Организацияco=My Companyco или company

Странаcountry=Canadacountry

Приветствиеdear=Mr.dear,

Адрес эл. почты[email protected]

Имяfn=Johnfn или first , или firstname

Фамилияln=Smithln или last , или laststname

Обращениеjobtitle=Presidentjobtitle

Телефонphone=5149876542phone

Пейджерpager=5149876541pager

Штатstate=Quebecstate

Дополнительный код оплатыsbc=6543sbc, или subbillingcode

Почтовый индексzipcode=H1J 2K3zipcode

Введенные переменные должны соответствовать местозаполнителям используемоготитульного листа. Например, если введена переменная Cellular, а шаблон титульного листане содержит соответствующего местозаполнителя, номер мобильного телефона получателяне появится на титульном листе. Однако информация будет записана в базу данных XM Faxвместе с факсимильным документом.

Примечание: Если требуется создать собственные титульные листы или изменить ужеимеющиеся листы, обратитесь к соответствующей главе (Обзор на странице 91).



Добавление получателей из адресной книги Outlook

К получателям факса можно добавить из своего личного списка контактов адресной книгиOutlook любой контакт, имеющий эл. почту типа FAX. Такие контакты считаютсяфаксимильными контактами и будут автоматически получать сообщение как факс.

Примечание: В адресной книге Outlook у одного и того же контакта может иметьсянесколько адресов эл. почты и номеров факса. Для каждой из таких записей контактпоявится несколько раз в личном списке контактов: для эл. почты — типа SMTP и дляфаксов— типа FAX.Поэтому нет никакой необходимости создавать несколько контактов(эл. почты ифаксов) для одной персоны. Кроме того, имейте в виду, что можно добавлятьполучателей эл. почты и получателей факсов к одному и тому же факсу из адреснойкниги.

В зависимости от потребностей имеется два способа получения факсимильных контактов:

Использование факсимильного поля (только номер факса)

Если некоторые из персональных контактов имеют номерфакса в одном из полей с отметкой“Факс” (Рабочий факс, Домашний факс или Другой факс), они будут автоматическиотображаться как факсимильные контакты в списке доступных контактов (в личном спискеконтактов).

Примечание: В поле Факс для номера факса не требуется специальный синтаксис.

Использование поля эл. почты (номер факса с информацией о получателе)

Изинформационныхполей контактовOutlookневозможноизвлечь информациюополучателе.Однако можно использовать одно из полей эл. почты контакта (вместо поля факса), чтобывключить информацию о получателе с номером факса.

Для этого необходимо использовать тот же самый синтаксис, что и при ручной адресации(см. Добавление информации о получателе в Outlook на странице 81). В таком случае второеполе эл. почты вашего контакта может содержать, например:[Fax:/fn=John/ln=Smith/jobtitle=Manager@5141234567]

Примечание: Как только в поле введена информация такого типа, появляютсяквадратные скобкии словоFax:исчезает.Это означает, чтоOutlook верноинтерпретироваладрес эл. почты как информацию о факсе. Доступ к свойствам поля (и изменению ихсодержимого при необходимости) можно получить, щелкнув по нему правой кнопкоймыши: Тип эл. почты должен быть FAX.

Отправка факса с помощьюформы XM Fax для IBMNotes

Управление факсами в IBM Notes в целом аналогично управлению в любом другом почтовомклиенте, использующем SMTP (см. Отправка факса почтовыми клиентами, использующимиSMTP на странице 61). Однако составление факса может быть упрощено.

Примечание: В зависимости от вашей лицензии форма для IBM Notes может бытьнедоступна.




Можно использовать специальные функции, чтобы упростить составление факса черезспециальную форму (Факсимильную записку), если администратор сконфигурировал дляэтого сервер IBM Domino.


Работа IBM Notes при получении входящих факсов и уведомлений для исходящих факсованалогичналюбомудругомупочтовомуклиенту,использующемуSMTP (см.Получениефаксови уведомлений на странице 63).

Отправка факса с использованием формы для IBM Notes

Если администратор установил форму XM Fax для IBM Notes, можно выбрать Виды ➤ Факс,чтобы получить доступ к специальному интерфейсу (вместо классического интерфейсасоставления сообщения электронной почты).

Чтобыоткрытьформу составленияфакса, просто нажмите курсором на кнопкуНовыйфакс.

Затем можно составить факс.

Примечание: При адресации необходимо соблюдать синтаксис, приведенный вследующем разделе.



Синтаксис адресации факса в форме для IBM Notes

Подготовка факса с использованием формы для IBM Notes выполняется так же, как и сиспользованием любого другого почтового клиента. Единственное отличие заключается втом, чтоможно ввести номерфакса непосредственно в поле определенияполучателей (Кому)без соблюдения специального синтаксиса.

Например:5141234567


Дополнительные функции отправки факсов

Как и для любогофакса, отправляемого почтовым клиентом, пользователь может выполнитьследующие действия:

• Ввести тему и сообщение.• Приложить документы, которые станут страницами факса.• Добавить более сложные записи в поле определения получателей (см. Управление

получателями с помощью IBM Notes на странице 88).• Изменить титульный лист, информациюоб отправителе и настройкифакса (см.Изменение

титульного листа, информации об отправителе и настроек факса в форме для IBM Notesна странице 85).


Если администратор установил проверку подлинности SMTP для вашей учетной записиXM Fax, вам нужно будет ввести пароль в поле Пароль. В противном случае это поле непоявляется в форме.

Примечание: Чтобы узнать свои права при отправке факсов, обратитесь к своемуадминистратору.

Изменение титульного листа, информации об отправителеи настроек факса в форме для IBM Notes

Обычно:



Чтобы изменить настройки по умолчанию для отправляемого факса (или дополнить их),можно изменить титульный лист, информацию об отправителе и настройки факса, если дляэтого имеется достаточно прав.

Примечание: Все эти изменения будут применены только для отправляемогофаксимильного сообщения и не повлияют на данные, сохраненные в учетной записиXM Fax и профиле на факс-сервере.




На вкладке Сообщение (см. Отправка факса с использованием формы для IBM Notes настранице 84) в выпадающем списке Титульный лист можно выбрать один из титульныхлистов, доступных нафакс-сервере. Если оставить значение <Default> (По умолчанию), будетиспользоваться присвоенный по умолчанию титульный лист, связанный с вашим профилем.

Примечание: Тем не менее, выбранный титульный лист можно заменить на свойсобственный, добавив файл .cse во вложения сообщения (если пользователь имеетдостаточно прав доступа).

Изменение информации об отправителе

ВкладкаИнформация об отправителе позволяет изменять установленные по умолчаниюличные данные. Необходимо только отметить флажок Использовать эту информацию иизменить значения в полях.

Примечание: По умолчанию этот флажок дезактивирован, и информация извлеченаиз вашей учетной записи на факс-сервере.

Изменение настроек факса

Вкладка Настройки доставки позволяет изменять настройки факса. Необходимо толькоотметить флажок Использовать эти настройки и изменить настройки ниже.

Примечание: По умолчанию этот флажок дезактивирован, и установки извлечены извашего профиля на факс-сервере.



В данном разделе приведено описание допустимых настроек:

ОписаниеНастройка

Указывает приоритет факса.Приоритет

Указывает число выполняемых повторов (если произошла ошибка, напримерсигнал "занято").

Повторы

Примечание: Невозможно превысить максимальное число повторов,заданное администратором.

Указывает стандартное разрешение, с которым будут отправленыфаксимильныевложения.

Разрешение

Примечание: Максимально допустимое значение разрешенияустанавливается администратором.

Указывает, требуется ли уведомить вас по электронной почте, если передачапрошла.

Уведомлять обуспехе

Указывает, требуется ли уведомить вас по электронной почте, если передача непроходит.

Уведомлять обошибке

Указывает, требуется ли уведомить вас по электроннойпочте о передачемассовойрассылки (сводка всех соединений).

Уведомлениемассовойрассылки

Примечание: Включение уведомления этого типа не приостанавливаетдругиеуведомленияобисходящихфаксах.ЕслиоставитьфлажкиУведомлятьоб успехе и Уведомлять об ошибке, по-прежнему будут приниматьсяуведомления обо всех факсимильных соединениях в массовой рассылке.

Включает задержку для отправки текущего факса и задает дату и время для этойзадержки.

Задержкапередачи до:

Альтернатива: Коды тела

Чтобы изменить информацию об отправителе и настройки факса (включая титульный лист),также можно использовать коды тела. Для получения дополнительной информации см.Программные коды (Справка) на странице 69



Управление получателями с помощью IBM Notes

При составлении факса с формой для IBM Notes необходимо знать, как надлежащим образомуправлять информацией, которую вы собираетесь ввести в поле определения получателей.Этот раздел поможет вам в этом.

Примечание: Способ ввода номеров факсов был упрощен, особенно для формы длясоставления в IBM Notes. Однако при отправлении факса синтаксис, который в итогеиспользуются для номеров факсов, на самом деле такой же, как и для любого клиентаSMTP.При составлениифакса выможете предварительно автоматически применить этотсинтаксис к введеннымномерамфаксов с помощьюспециальнойкнопки (см.Определениеномеров факса на странице 89).




Например:5141234567p9876


Вы можете добавить информацию о получателе и связать ее с введенным номером факса,используя выделенный синтаксис, который точно такой же, как и для клиентов электроннойпочты с использованием протокола SMTP (см. Добавление информации о получателепосредством поля «Получатель электронной почты» на странице 65).

Однако так же, как и для простого номера факса, форма для IBM Notes позволяет вводитьинформацию без необходимости ввода слова fax= и имени домена факс-сервера (со знаком@).

Например:5141234567/fn=john/ln=smith


Совет: Информацию о получателе также можно указать с помощью кодов тела, как идля любого другого почтового клиента, использующегоSMTP (с темиже ограничениями).См.разделДобавлениеинформацииополучателе спомощьютела сообщенияэлектроннойпочты на странице 67.





• При вводе вручнуюнескольких получателей необходимо разделять их запятой.Например:5141234567, 5149876543

• Также можно добавить реальные адреса электронной почты, если необходимо отправитьто же самое сообщение по электронной почте другим получателям. Например:5141234567, [email protected]

• Наконец, можно добавить получателей из адресной книги IBM Notes. Для получениядополнительной информации см. Добавление получателей из адресной книги IBM Notesна странице 89.

Определение номеров факса

При отправке факса синтаксис, в конечном итоге используемый для номеров факса,фактически тот же, что и для клиента SMTP:fax=номер_факса@имя_домена

Форма автоматически определит номера факсов с правильным синтаксисом, включая имядомена, используемого для факс-сервера. Для проверки правильности определения номерафакса можно использовать кнопку .

Например:5141234567,5149876543

будет определен как<[email protected]>,<[email protected]>

Добавление получателей из адресной книги IBM Notes

Добавление получателей факса

Чтобы добавить получателей факса из адресной книги, требуется только щелкнутькнопкуАдрес факса и выбрать получателя из списка контактов.

При подтверждении выбора получателей форма составления факса пытается извлечьинформацию в полях Служебный факс и Домашний факс (номера факсов), а также вполяхИмя иФамилия и в полеОрганизация контакта, чтобы создать и определить записьполучателя с правильным синтаксисом. Поведение варьирует в зависимости от того, чтонайдено:

• Если у всех получателей имеется по крайней мере номерфакса в полеСлужебныйфаксили Домашний факс, то вся информация формы в поле получателей определена.

• Если у получателя нет номера факса, появляется диалог с просьбой ввести номер дляэтого лица.

• Если у получателя имеется несколько номеров факса (Служебного факса и Домашнегофакса), появляется диалог с просьбой выбрать номер, на который должен быть отправленфакс.



Примечание: Можно поставить или снять флажок с любого из этих номеров, поумолчанию выбраны все номера.

Добавление получателей факса с дополнительной информацией

Форма для IBM Notes не позволяет извлечь из полей адресной книги контакта большеинформации,чемномерфакса,имяифамилия.Темнеменееимеетсядвавариантадобавлениядополнительной информации в контакт:

• После добавления контакта из адресной книги можно вручную добавить эту информациюв поле получателей формы.

• Можно добавить эту информацию в интерфейс контакта адресной книги: в поле факсапосле номерафакса.Например,полеСлужебныйфакс контактаможет иметь следующеезначение:5141234567/jobtitle=Manager

Должность также добавляется при добавлении контакта из адресной книги.

Примечание: В обоих случаях необходимо следовать синтаксису, представленному вразделе: Добавление информации о получателе посредством поля «Получательэлектронной почты» на странице 65.


Добавление получателей эл. почты

При необходимости отправить некоторымполучателям тотжефакс как сообщение эл. почты,можно добавить получателей эл. почты из адресной книги. Для этого достаточно толькощелкнуть кнопку Адрес эл. почты и выбрать получателей из списка контактов.

Примечание: После подтверждения адрес эл. почты каждого получателя добавляетсяв поле Cc формы.



Редактирование титульныхлистов

Глава 8

Обзор

Редактор титульного листа предлагает возможность разработки собственных титульныхлистов для XM Fax и изменения имеющихся листов, поставляемых с факс-сервером.

Редактор титульного листа предоставляет следующие возможности:

• рисование геометрических форм• добавление текстов и растровых изображений• добавление переменных, которые автоматически вставляют такую информацию, как имя

отправителя и компания, и т. д.• создание, импорт и связывание объектов, совместимых сOLE 2.0 (Связывание и внедрение

объектов) в редакторе титульного листа• установка параметров, таких как разрешение, формат страницы и регион (язык и формат

даты/времени).

Примечание: По решению администраторов редактор титульного листа можно неустанавливать на пользовательский компьютер. Поэтому можно сделать так, чтобынекоторые пользователи не имели доступа к данному модулю.

Запуск Редактора титульного листа

Среди установленных приложений XM Fax , выберите Редактор титульного листа.

Редактор титульного листа будет отображаться, как показано на следующем снимке экрана:


Глава 8 | Редактирование титульных листов

Элементы строки меню и связанные с ними значки

Меню Файл

Позволяет создать новый титульный лист.Создать

Открывает предварительно сохраненный титульный лист.Открыть

Сохраняет текущий титульный лист.Сохранить

Сохраняет текущий титульный лист под другим именем или в другом месте.Сохранитькак

Печатает текущий титульный лист.Печать

Отображает титульный лист так, как он будет выглядеть напечатанным.Предварительныйпросмотр

Устанавливает параметры печати.Настройкапечати

Отображает имяфайлаиз недавноиспользовавшихсяфайлов титульного листа.Последнийфайл

Закрывает редактор титульного листа.Выход

Меню Правка

Стирает последнее действие.Отмена

Вырезает (удаляет) выбранные объекты и помещает их в буфер обмена стем, чтобы вставить их где-либо в другом месте.

Вырезать

Копирует выбранные объекты в буфер обмена.Копировать

Вставляет содержимое буфера обмена в титульный лист.Вставка



Удаляет выбранные объекты.Удалить

Позволяет создавать, импортировать и связывать рисунки, текст, таблицыи др., созданные в других приложениях (см. Внедрение и связываниеобъектов OLE 2.0 на странице 98).

Вставитьновыйобъект

Позволяетредактироватьиобновлять связи (толькодля связанныхобъектов;см. Управление объектами OLE 2.0 на титульном листе на странице 99).

Связи

ПозволяетуправлятьвыбраннымобъектомOLE 2.0 (см.Объекты, совместимыес OLE 2.0 на странице 98).

Объект

Меню Вид

Отображает главнуюпанель инструментов, панель рисования и панельатрибутов текста.

Панельинструментов

Включает или отключает строку состояния внизу окна редакторатитульного листа.

Строка состояния

Отображение/скрытие точек сетки на странице.Сетка

Позволяет выбрать настройку масштаба для просмотра страниц. Поумолчанию страница отображается в масштабе 100% (фактическийразмер).

Параметрымасштаба

Позволяет выбрать язык.Языки

Меню Переменные

В титульных листах используются три категории переменных:

• Общие• Отправитель• Получатель

Эти переменные автоматически заполняются программой XM Fax во время передачи факса.

Примечание: Дляполучения дополнительнойинформации см.Переменные титульноголиста на странице 95.

Меню Параметры

Позволяет выбрать размер страницы титульного листа (письмо,стандартный , A3, B3 или A4) или просмотреть размеры страницы в

Параметрыстраницы

дюймах,пикселях илимиллиметрах (см.Настройкаформата страницына странице 96).

Позволяет установить региональные настройки, определяющиеформат даты и времени, которые появляются на титульном листе (см.

Языковыестандарты

Настройка региона титульного листа (языка и формата даты) настранице 97).

Функция обновления

Кнопка меню Обновить позволяет обновить текущее отображение титульного листа.



Создание титульного листa

1. Откройте редактор титульного листа.2. При необходимости настройте формат страницы и установите региональные настройки

для текущей титульной страницы (см. Настройка формата страницы на странице 96 иНастройка региона титульного листа (языка и формата даты) на странице 97).

3. Добавьте и упорядочьте объекты в требуемом порядке на титульным листе:

• Для геометрических форм, растровых изображений и переменных см. Добавление иредактирование объектов на странице 94.

• Для совместимых с OLE 2.0 объектов см. Объекты, совместимые с OLE 2.0 на странице98.

4. Выберите Сохранить как и введите имя титульного листа.Расширение .cse присваивается автоматически.

Примечание: При сохранении листа можно выбрать разрешение. Для получениядополнительнойинформации см.Настройка разрешения титульного листана странице97.

Теперь титульный лист может использоваться факс-сервером.

Примечание: За его интеграцию отвечает администратор (см. XM Fax Руководство поадминистрированию).

Добавление и редактирование объектов

Напанелиинструментовможнонастроить титульныйлистпутемдобавленияиредактированияобъектов, например, текста, линий, фигур и переменных:

Создает текстовоеполена странице,отображаемойвданныймомент.Вводите текст сразу после создания поля.Можно изменить размерытекстового поля, для этогощелкните по нему и перетащитемаркеры.

Текст

Рисует на странице линию.Линия

Рисует на странице прямоугольник или квадрат.Прямоугольник иликвадрат

Рисует на странице прямоугольник или квадрат со скругленнымиуглами.

Прямоугольник иликвадрат со скругленнымиуглами

Рисует на странице окружность или эллипс.Окружность или эллипс

Добавляет на страницу переменную.Выберите переменнуюОбщие,Отправитель или Получатель.

Переменная

Примечание: Дляполучения дополнительнойинформации см.Переменные титульного листа на странице 95.



Добавляет многоугольник.Щелкните один раз и переместите курсорв следующий угол.

Многоугольник

Примечание: Дважды щелкните, чтобы отменить вводмногоугольника.

Вставляет, создает или связывает объект со страницей. Дляполучения дополнительной информации см.Объекты, совместимыес OLE 2.0 на странице 98.

Объект

Переменные титульного листа

В титульных листах используются три категории переменных:

• Общие• Отправитель• Получатель

Эти переменные автоматически заполняются программой XM Fax во время передачи факса.

Общие переменные

К общим переменным относятся:

• Time (Время), Date (Дата)• Number of Pages (Число страниц)• Subject (Тема)• Commentary (Комментарий)• API tag (Тег API), API tag 2 (Тег API 2)

Переменные отправителя

Сведения об отправителе определены в свойствах информации об отправителе факса. Кпеременным отправителя относятся:

• Dear (Уважаемый/уважаемая), Display Name (Отображаемое имя), First Name (Имя), Last Name(Фамилия)

• Company (Организация), Title (Обращение)• Street (Улица), City (Город), State (Штат), Country (Страна), Zip Code (Почтовый индекс)• Phone (Телефон), Fax (Факс),Cellular (Мобильный телефон), Pager (Пейджер), e-mail (эл. почта)• Billing Code (Код оплаты), Sub Billing Code (Дополнительный код оплаты)

Переменные получателя

Переменные получателя, т. е. переменные, относящиеся к получателю факса, содержатчетыре категории:

• Имя• Адрес• Назначение• Другое

В следующей таблице перечислены переменные, относящиеся к каждой категории. Имейтев виду, что сведения о получателе определены в телефонной книге.



ДругоеНазначениеАдресИмя

Phone (Телефон)Destination (Назначение)Street (Улица)Dear(Уважаемый/уважаемая)

Extension (Расширение)Fax (Факс)City (Город)Name (Имя)

Cellular (Мобильныйтелефон)

Fax 2 (Факс 2)State (Штат)Last Name (Фамилия)

Pager (Пейджер)Fax 3 (Факс 3)Zip Code (Почтовыйиндекс)

First Name (Имя)

Billing Code (Код оплаты)e-mail (эл. почта)Country (Страна)Company(Организация)

Sub Billing Code(Дополнительный кодоплаты)

e-mail 2 (эл. почта 2)Title (Обращение)

Phone Book Commentary(Комментарийтелефонной книги)

e-mail 3 (эл. почта 3)

User 1 (Пользователь 1)




Примечание: При выборе в меню Уважаемый/уважаемая принимается значение,введенное в поле Приветствие телефонной книги.

Настройка формата страницы

Чтобы получить доступ к диалогу настройки формата страницы, достаточно выбратьПараметры ➤ Параметры страницы.

Здесь можно изменить:

• Формат страницы титульного листа в раскрывающемся списке Размер бумаги.

Примечание: Справа от диалогового окна отображаются два измерения выбранногоразмера (в единицах измерения, выбранных ниже).



• Единицы измерения, используемые для титульной страницы (Дюймы, Пиксели илиМиллиметры).

Примечание: Координатыкурсора (в строке состоянияредактора)будут отображатьсяв этих единицах.

Настройкарегионатитульноголиста (языкаиформатадаты)

Можно выбрать региональные настройки, которые будут использованы при определениититульного листа.

Чтобыполучитьдоступкдиалогурегиональныхнастроек,выберитеПараметры➤Языковыестандарты.

Здесь можно изменить:

• Язык (и страну с обычными региональными настройками), использованный в текущемтитульном листе, в раскрывающемся списке Регион.

• Форматы Время и Дата, которые будут использованы для переменных времени и даты вслучае их добавления в титульный лист.

Примечание: Можнопроверить несколькопредустановленныхформатов, к которымимеется доступ. Для этого выберите раздел Образцы, в котором действительныйформат вывода датыи времени будет моделироваться с использованием текущейдатыи времени.

Кроме того, формат custom (пользовательский) позволяет вводить (в поле рядом сраскрывающимся списком) собственный формат, удовлетворяющий синтаксису ICU4.0 (для получения дополнительной информации обратитесь к веб-странице:http://icu-project.org/apiref/icu4c/classSimpleDateFormat.html, см. разделПодробное описание).

Настройка разрешения титульного листа

Обычно разрешение автономных факсимильных аппаратов меньше, чем разрешениепринтеров.Припечати нафаксимильном аппарате титульные листымогут иметь грубоватыйвид.

При первом сохранении титульного листа можно использовать специальное разрешение(или выбратьФайл ➤ Сохранить как, если файл уже имеется).



http://icu-project.org/apiref/icu4c/classSimpleDateFormat.html

Здесьможно выбрать разрешение в раскрывающемся спискеРазрешение внизу.Доступныеварианты:

• Низкое разрешение (200 x 100)• Повышенное разрешение (200 x 200), выбранное по умолчанию• Высокое разрешение (300 x 300)• Сверхвысокое разрешение (400 x 400)

Примечание: Как только файл сохранен, разрешение внедрено в определениетитульноголиста.Поэтомупринеобходимостииспользовать титульныйлист с различнымиразрешениями следует сохранять каждый экземпляр под другим именем. Однако, еслитребуется изменить разрешение только имеющегося титульного листа, следуетиспользовать параметр Сохранить как и переписать файл с использованием того жесамого имени.

Объекты, совместимые с OLE 2.0

Так как редактор титульного листа совместим сOLE 2.0,можно создать, внедрить или связатьлюбой совместимый с OLE 2.0 объект, созданный в самых разных приложениях стороннихразработчиков.

Как это работает

Используемое при создании нового объекта приложение запускается в редакторе титульноголиста. Окно приложения, в котором выполняются необходимые операции, а также меню,панели и строка состояния интегрированы в окно редактора титульного листа. Приложениезакрывается щелчком вне окна, но внутри титульного листа.

Примеры приложений

Наряду со многими другими объектами, на титульном листе могут быть расположеныграфические изображенияCorelDrawиCorel PhotoPaint, Microsoft Paint, слайдыMicrosoft PowerPoint,документы Word и WordPerfect и т. д.

Примечание: Приложение,используемоедля создания требуемого типаобъекта,должнобыть доступно для компьютера, на котором запущен редактор титульного листа.

Внедрение и связывание объектов OLE 2.0

С помощьюредактора титульного листа объектOLE 2.0может быть либо внедрен (физически)в титульный лист, либо связан с ним путем указания пути к местонахождению объекта.

В обоих случаях для запуска добавления объекта необходимо щелкнуть кнопку .

Добавление внедренного объекта

Когда объект внедрен, его можно рассматривать как любой другой элемент, такой как текст,геометрическая форма, растровое изображение или переменная. При этом внедренныйобъект может быть обновлен в редакторе титульного листа: исходное приложение, котороеиспользовалось, чтобы создать объект, запускается в редакторе титульного листа.



При открытии диалога Вставить объект имеется два варианта:

• Если требуется создать объект с нуля и разрабатывать его непосредственно в редакторетитульного листа:

1. Выберите параметр Создать новый.2. Выберите тип создаваемого объекта, затем щелкните OK.

Открывается приложение, соответствующее типу объекта, иможноприступать к созданиюобъекта.

Примечание: Поокончании созданияобъекта необходимощелкнуть титульныйлиствне объекта.

• Если требуется внедрить уже существующий объект:

1. Выберите параметр Создать из файла.2. Найдите требуемый файл, затем щелкните OK.

Объект добавлен (внедрен) в титульный лист.

Примечание: Внедренный объект помещен в рамку, показанную сплошной линией.

Добавление связанного объекта

Если объект связан, на путь к его местонахождению и имя файла имеется только ссылка изтитульного листа безфизического внедрения.Изменения, выполненные в связанном объекте(вне Редактора титульного листа) с использованием приложения, в котором объект былсоздан, автоматически отражаются в титульном листе.

При открытом диалоге Вставить объект:

1. Выберите параметр Создать из файла.2. Установите флажок Связь.3. Найдите требуемый файл, затем щелкните OK.

Объект добавлен — связан с титульным листом.

Примечание: Связанный объект помещен в рамку, показанную пунктиром.

Управление объектами OLE 2.0 на титульном листе

Редактирование объекта на титульном листе

Объекты можно редактировать непосредственно из титульного листа.Для этого надо толькодважды щелкнуть объект. Тем не менее, поведение в некоторой степени зависит от статусаобъекта (внедренный или связанный):

• Если объект внедрен:

1. приложение, которое создало его, открывается в Редакторе титульного листа;2. по окончании внесения изменения необходимо щелкнуть титульный лист вне объекта.

• Если объект связан:

1. приложение, которое создало его, открывается независимо, вне Редактора титульноголиста;



2. когдаизменениезакончено,необходимосохранитьобъектпередзакрытиемприложения.

Примечание: В этом случае следует помнить, что исходный файл, указанный всвязи, будет изменен (не только в титульном листе).

Преобразование объекта

Объект можно преобразовать в другойформат в зависимости от поддерживаемыхформатов.

После того как объект выбран, выберите Правка ➤ Object_Type (Тип_объекта) Объект ➤

Преобразование, затем выберите конечный формат для преобразования.

Примечание: Object_Type (Тип_объекта)— это тип выбранного объекта. От этого типаобъекта зависят возможные преобразования.

Управление связями (только связанные объекты)

Для доступа к интерфейсу управления связями следует выбрать Правка ➤ Связи.

В этом интерфейсе перечислены все связанные объекты, имеющиеся в текущем титульномлисте.

Примечание: Если связанный объект был выбран при открытии этого интерфейса, онбудет выбран из списка по умолчанию.Однако после того, как интерфейс открыт, можновыбрать любой другой объект списка и управлять установками его связей.

По умолчанию связанные объекты в титульном листе обновляются автоматически (параметр:Автоматически). Если объект изменен в том же приложении, в котором он был создан, этиизменения немедленно и автоматически отражаются в титульном листе.

Наряду с этим обновление можно выполнить вручную (параметр: Вручную). Если выбраноручное обновление, объект остается таким, каким он был, когда был связан первоначально.Изменения касаются только исходного объекта, но не объекта на титульной странице.Чтобыизменить объект на титульной странице, используйте Обновить сейчас.

Например, необходимо изменить логотип, уже использованный на титульном листе каксвязанный объект. После того как требуемые изменения выполнены, обязательно изменитеобновление с автоматического на ручное. Когда изменения закончены, можно вернуться кавтоматическому обновлению либо оставить ручное обновление в ожидании будущихизменений.

В этом интерфейсе также можно:

• Запустить приложение для редактирования связанного объекта (Открыть источник)



• Преобразовать связанный объект во внедренный объект путем разрыва связи (Разорватьсвязь)

• Изменить связь, чтобы указать другой объект (Изменить источник)





Мониторинг факсов и учетнойзаписи

Глава 9

Мониторинг факсов и учетной записи

Чтобы увидеть все содержимое окна факсов и узнать состояние всех отправленных илиполученных факсов, необходимо использовать установленный по умолчанию веб-клиент(см. Обзор на странице 107).

Кроме того, профиль отправки факсов может быть установлен администратором так, что выбудете получать уведомления по электронной почте об активности факса в FaxBox (см.Отправка факсов с помощью клиентов электронной почты: Обзор на странице 61).

Вдополнение к этому выможете в интерактивномрежимеосуществлятьмониторинг текущегосостояния и последней активности вашей учетной записифакса через динамический значокна панели задач Windows (см. Точка мониторинга учетной записи факса на странице 103).

Ограничение: Эта функция не поддерживается в контексте облачного решения.

Точка мониторинга учетной записи факса

Когда этафункция установлена, она предоставляет средства для непрерывного мониторингаактивности учетной записи факса (т. е. подключений и событий факса, связанных с учетнойзаписью факса). Она также обеспечивает быструю точку доступа к окну факсов черезИнтернет.

Ограничение: Эта функция не поддерживается в контексте облачного решения.

Функция представлена динамичным и интерактивным значком, расположенным на панелизадач Windows:

Объяснение состояния значка

Остается до тех пор, пока...ОписаниеСостояние

—нет ошибки факса.Выподключены к


Глава 9 | Мониторинг факсов и учетной записи

Остается до тех пор, пока...ОписаниеСостояние

вы не удалите факсы с ошибками изокна факсов.

в папкахисториифаксов существует,по крайней мере, один входящий илиисходящий факс с ошибками.

системефаксаи...

вы не прочтете все полученныефаксы и все ожидающие факсы не

по крайней мере, один полученныйфакс все еще не прочитан (история

или

мигаетбудут отправлены (или непроизойдет неудачная попыткаотправки).

входящих)или выполняется отправкафакса (очередь исходящих).

система не станет достижимой.Система факса недостижима (либо из-за проблемы ссервером, либо из-за неправильныхнастроек учетнойзаписи – см. Управление параметрами на странице104).

Примечание: Состояние значка обновляется каждые 5 минут.

Дополнительная интерактивность

ЭффектыДействие

Состояние значка немедленно обновляется, и всплывает подсказка ссоответствующейинформацией (связанная учетная запись пользователя, сообщениео состоянии, количество факсов с этим состоянием...).

При наведениимыши

Окно факсов открывается через веб-браузер (см. Обзор на странице 107).При двойномщелчке

Можно управлятьпараметрамифункции (см. Управление параметрамина странице104).

При щелчкеправойкнопкой мыши

Управление параметрами

Параметры языка

Для настройки языка отображения приложения щелкните правой кнопкой мыши по значкумониторинга на панели задач Windows и выберите Язык.

Параметры учетной записи

Для управления параметрами соединения, используемыми значком мониторинга,щелкнитеправой кнопкой мыши по значку на панели задачWindows и выберитеПараметры учетнойзаписи.



Все описанные ниже параметры соединения и входа являются обязательными длявозможности использования функции.

• Параметры соединения факс-сервера:

Внимание: Это значение должно быть правильно установлено (или сообщено)администратором при установке функции; пользователь не должен его изменять.

ОписаниеПоле

Имя, используемое для доступа к локальному хосту факс-сервера.Имя хоста или URL

Приемлемый синтаксис: [{http|https}://] <ServerName_or_IP>[:<Port>]

В контексте HTTPS <ServerName_or_IP> должно быть общим именемфакс-сервера (а не его IP-адресом).

• Проверка подлинности:


Еслинеобходимовходить автоматически со своей текущейучетной записьюWindows.

Использоватьвстроенный вWindows единыйвход

Если необходимо входить с помощью своей учетной записи для отправкифаксов, зарегистрированной на факс-сервере (Имя пользователя иПароль).

Использоватьобычную проверкуподлинности





Веб-клиентГлава 10

Обзор

XM Fax предоставляет интерфейс на основе браузера для работы с факсами и отображениясостояния отправленных, полученных и поставленных в очередь факсов. Этот интерфейсназывается термином «веб-клиент».

Терминология

Интерфейс веб-клиентаиспользует терминологиюиаббревиатуры, которыехорошоизвестныспециалистам,работающимсфаксами,номогут быть незнакомыбольшинствупользователей.Чтобы узнать больше об этих терминах, вы можете просмотреть словарь в конце этой главы(см. раздел Словарь на странице 156).

Вход в веб-клиент

Примечание: В случае облачного решения (сервер не развернут локально) входвыполняется с помощью облачного решения, и эта процедура не применяется.

1. Запустите веб-браузер, используя адрес, заданный администратором системы.Обычно: http://<ИмяСервера_или_IP>/fax

Примечание: В случае HTTPS адрес меняется на: https://<ИмяСервера>/fax

где<ИмяСервера>должносовпадать софициальнымименемсервера (параметрCommonName факс-сервера) и не может быть адресом IP.

Появляется экран входа в веб-клиент, как показано на следующем снимке экрана.

Примечание: Если системный администратор разрешил доступ с текущей учетнойзаписью NT, доступ к экрану Состояние факсимильных сообщений будетавтоматическим.


Глава 10 | Веб-клиент

2. Введите Адрес электронной почты (или адрес SMTP), как назначено системнымадминистратором.

3. Введите Пароль.4. Принеобходимости активируйтефлажокОставатьсяв системе для ускоренного доступа

к интерфейсу при следующем входе в систему.5. Нажмите кнопку Вход.

Примечание: По соображениям безопасности вам время от времени может бытьпредложено изменить свой пароль, прежде чем получить доступ к интерфейсувеб-клиента. Политика паролей по умолчанию является следующей: минимум 8символов, в том числе, по крайней мере 1 заглавная буква и 1 цифра (если другаяполитика не была определена вашим администратором).

После того как вы вошли в систему, отображается страницаЖурнал входящихфаксоввеб-клиента.

Примечание: Если требуется доступ в качестведелегата кфаксимильномублокудругогопользователя (в случае если эта функция доступна), см.: Доступ в качестве делегата кинтерфейсу (другого пользователя) на странице 147.

Описание среды веб-клиента

Верхняя панель навигации

Верхняя панель навигации содержит следующие элементы:

ОписаниеПункт меню

Предоставляет доступ к обзору меню папки (см. раздел Папки факсов настранице 111).

Факсы

Предоставляет доступ к обзору контактов, который содержит телефонныекниги (см. раздел Телефонная веб-книга на странице 151).

Контакты

Указывает имя пользователя XM Fax, соответствующее вошедшему в системупользователю.

Имя пользователя(адрес электроннойпочты)

Открывает диалоговое окно, в котором можно изменить несколько настроекинтерфейса (см. Параметры веб-клиента на странице 109).

Параметры

Запускает онлайн-справку о веб-клиенте.Справка




Выход актуального пользователя из приложения.Выход

Левая область навигации

Содержимое левой области навигации меняется в зависимости от контекста, как описанониже:


Этот раскрывающийся список отображается, только если вы в настоящеевремя являетесь делегатом для другого пользователя XM Fax, и позволяет

Факсимильный блок

переключаться между вашим факсимильным блоком и факсимильнымблоком(ами) пользователя(ей), делегатом которого вы являетесь. Дляполучения дополнительной информации см. Доступ в качестве делегата кинтерфейсу (другого пользователя) на странице 147.

Кнопка Составить факс, расположенная на левой стороне веб-интерфейсапользователя, открывает страницу, с которой вы можете настраивать,составлять и отправлять факсы прямо из веб-браузера. Для полученияподробной информации см. следующий раздел: Функция составления настранице 137.

Примечание: Возможность доступа к кнопке Составитьфакс зависитот ваших прав на отправку факсов.

Отображаются при выборе пунктаФаксы на верхней панели навигации.ПапкиЖурналвходящихфаксов,ЖурналисходящихфаксовиОчередь

Папки факса

отправки папок позволяют получить доступ ко всем факсам актуальногофаксимильного блока (см. раздел Папки факсов на странице 111).

Отображаются при выборе пункта Контакты на верхней панели навигации.Эти папки позволяют искать контакты в ваших телефонных книгах иуправлять ими (см. раздел Телефонная веб-книга на странице 151).

Телефонные книги игруппы

Параметры веб-клиента

Ссылка Параметры предоставляет доступ к двум вкладкам параметров, описанным ниже.

Примечание: Эти две вкладки отображаются, только если администратор включилфункцию делегирования. В противном случае появляется только раздел Параметры(описанный в разделе, посвященном вкладке Общие).



Общие/Личные настройки

Значение поумолчанию


Для изменения языка отображения интерфейса.Язык интерфейса

PDFДля изменения формата просмотра факсов (TIF или PDF).Формат загрузкифакса

Спрашивать, хочули я добавить их вличные контакты

Для настройки автоматического добавления контактов втелефонную книгу.

Для получения дополнительной информации см.Конфигурированиеавтоматическогодобавленияконтактовна странице 155.

При отправкефакса новымконтактам

Флажокдезактивирован

Для отключения автоматического выбора контактовтелефонной книги при вводе имени или номера факса вполя вкладки Составить.

Отключитьфункциюавтозаполнения

Безопасность

Значение поумолчанию


Для изменения пароля своей учетной записи XM Fax.Изменить пароль

Примечание: Политика паролей по умолчаниюявляется следующей:минимум 8 символов, в томчисле,по крайней мере 1 заглавная буква и 1 цифра (еслидругая политика не была определена вашимадминистратором).

Делегирование

Эта вкладка позволяет выполнять следующие действия:

1. добавлять других пользователей XM Fax в качестве делегатов;2. настраивать разрешения для предоставления им доступа к вашемуфаксимильному блоку.



Для получения дополнительной информации см. Добавление делегатов и их обработка настранице 145.

Ссылка на загрузку установщика XM Fax для клиентских приложенийWindows

Использованииоблачногорешения:Ссылкадля скачиваниядоступна черезСправочныйцентр: Technical Support➤Software and Tools (https://support.xmedius.com/hc/en-us/articles/203824826).

Среди прочих приложений можно установить принтер веб-составителя факсов, которыйможет быть полезен при использовании веб-доступа. См. Приложение документов к факсус помощьюпринтера веб-составителяфаксовна странице 148 для получения дополнительнойинформации об этой функции.

Папки факсов

В окнеФаксы в области навигации отображаются следующие папки:

• ПапкаЖурналвходящихфаксов; содержит всефаксы, которыевыполучили (см.разделПапка журнала входящих факсов на странице 111).

• ПапкаЖурнал исходящих факсов; содержит все факсы, которые вы отправили (см.раздел Папка журнала исходящих факсов на странице 121).

• ПапкаОчередьисходящих: содержит всефаксы, находящиеся в процессе отправки (см.раздел Папка очереди исходящих факсов на странице 128).

Для доступа к папке, которую вы хотите просмотреть, нажмите на ссылку папки в областинавигации.

Папка журнала входящих факсов

ПапкаЖурналвходящихфаксов содержитдва спискафаксов:водномсодержатся текущиефаксы (обзор папки «Текущие»), а в другом – удаленные факсы (обзор папки «Удаленные»).

Журнал входящих факсов – обзор папки «Текущие»

ПапкаЖурнал входящих факсов предлагает выбор между обзором папки Текущие илипапки Удаленные.

В обзоре папки Текущие отображается состояние всех текущих полученных факсов. Дляполучениядополнительнойинформациио спискефаксовУдаленные см.Журналвходящихфаксов – обзор папки «Удаленные» на странице 112.



https://support.xmedius.com/hc/en-us/articles/203824826

Папка «Журнал входящих факсов» имеет следующие элементы управления:

• Функцияпоиска:Над ссылкамиТекущие |Удаленныеимеются поляи кнопкипоиска.См. Поиск записей истории входящих на странице 133 для получения дополнительнойинформации об этой функции.

• Функциясортировки:СправаотпапкинаходитсяфункцияСортировать.См.Сортировкав списке факсов на странице 132 для ознакомления с описанием этой функции.

• Кнопки управления факсом Непосредственно над списком факсов находятся трикнопки: Переслать, Удалить и Другие действия. Эти кнопки позволяют управлятьфаксами. См. раздел Управление входящими факсами на странице 113.

• Список факсов: Список факсов содержит все факсы, которые вы получили. Основнаяинформация отображается для каждого факса:

• состояние полученного факса;• информация об отправителе или удаленный CSID;• информация о получателе или номер пункта назначения факса;• количество страниц, содержащихся в факсе;• дата получения (или время, если факс получен в текущий день).

Принажатииналюбойфакс отобразятся сведенияонем.См.Просмотрподробныхсведенийвходящих факсов на странице 116 для ознакомления с описанием этой функции.

Примечание: Каждый раз, когда факс просматривается (если одно и тоже лицо непросматривает его несколько раз в течение короткого периода времени), действиерегистрируетсявжурналесобытийфакса (см.Журналвходящихсобытийна странице120).

Журнал входящих факсов – обзор папки «Удаленные»

Обзор папкиУдаленные вжурнале входящихфаксов отображает состояние всех входящихфаксов, которые были удалены.

Обзор папки «Удаленные»журнала входящихфаксов имеет тежефункции, что и обзор папки«Текущие» журнала входящих факсов, но с добавлением кнопки Восстановить. См. разделУправление входящими факсами на странице 113.



Управление входящими факсами

Обзор папки «Текущие» в журнале входящих факсов предлагает пользователю множествонастроек для управления факсами:

ОписаниеКнопка

Эта кнопка позволяет переслать один или несколько полученных факсоводному или нескольким последующим получателям.

Это действительно многофункциональнаяфункция, которая включает в себянесколько удобных опций, таких как предложение недавно использованных

Переслать

и избранных адресов назначения, а такжеперетаскиваниефакса для быстройпересылки (см. Пересылка факсов на странице 114).

Примечание: Факсы можно пересылать из обзоров Текущие илиУдаленные журнала входящих факсов.

Примечание: Когдафакспереадресован,рядомсфлажкомотображаетсязначок.

В обзоре папки «Текущие»: Нажатие кнопки Удалить удаляет выбранныйфакс(ы).Удаленныефаксыможнопросматривать в обзорепапки «Удаленные».

Вобзорепапки«Удаленные»:НажатиекнопкиУдалитьудаляетвыбранныйфакс(ы) без возможности восстановления.

Удалить

ТОЛЬКО в обзоре папки «Удаленные»: Нажатие кнопки Отменитьудаление возвращает выбранный факс(ы) в папку «Текущие» в журналевходящих факсов.

Отменить удаление

Если факс не прочитан, он выделен жирным шрифтом. После просмотра онпомечается обычным шрифтом. Пользователь может отмечать факсы как

Другие действия >Отметить какпросмотренный просмотренныеили непросмотренные, не открываяфаксы, а просто нажимая

кнопки Отметить как просмотренный или Отметить какнепросмотренный.Другие действия >

Отметить какнепросмотренный

Если активировать флажок под кнопками, будут выбраны все факсы,отображаемые в папке.

Флажок Выбрать все

Процесс прост: просто выберите один или несколько факсов путем активации флажка(ов)слева от всех записей факсов в окне журнала входящих факсов, а затем нажмите насоответствующую кнопку в зависимости от необходимого действия.

Примечание: Каждый раз, когда выполняется действие из вышеприведенной таблицы,оно регистрируется вжурнале событий факса (см. разделЖурнал входящих событийна странице 120).



Пересылка факсов

Факсы можно пересылать из Истории входящих (в представлении Текущие илиУдаленные) следующим образом.

Начало пересылки

Перед выбором получателей начать действие по пересылке можно двумя способами:

• установитьфлажокв левойчасти строки (одного илинесколькихфаксов), а затемщелкнутьПереслать, или

• прямо перетащить факс (или несколько выбранных факсов) на кнопку Переслать спомощью маркера ( ) с левой стороны строки.

Кнопка/меню Переслать

Во всех случаях кнопка Переслать будет разворачивать меню, в котором можно выбратьадреса назначения:

• для быстрой пересылки (см. Быстрая пересылка на странице 114);• для расширенной пересылки (см. Расширенная пересылка на странице 115).

Быстрая пересылка

Можноизвлечьпользуизнесколькихфункцийипараметров,позволяющихбыстропересылатьфаксы на наиболее часто используемые адреса назначения.

Однако, поскольку эти функции зависят от вашей фактической активности по пересылкефаксов, вам, возможно, потребуется сначала несколько раз перейти в окно расширеннойпересылкидополученияэффективнойсредыбыстройпересылки (см.Расширеннаяпересылкана странице 115).

Быстродоступные адреса назначения

МенюПереслать среди других параметров содержит список последних адресов назначения,которыемогли использоваться для пересылкифаксов,и список адресов назначения, которыемогли быть помечены как избранное (см. Управление избранным на странице 115).

Выбор адреса назначения в одном из этих списков (путем щелчка на выбранном факсе илиперетаскивания факса) немедленно перешлет соответствующие факсы на этот адресназначения.



Примечание: При необходимости переслать один и тот же факс на несколько адресовназначения потребуется повторить тоже действие со всеми соответствующими адресаминазначения, или можно выполнить это в одном единственном действии, выбравДополнительно.

Управление избранным

Везде, где адрес назначения в интерфейсеперечисляется черезфункциюПереслать (вменюПереслатьили в окне расширеннойпересылки), слева от него отображается активизируемаящелчкоммыши звездочка, позволяющая добавить его в избранное или удалить его из спискаизбранного.

Полный список избранного отображается в меню Переслать над списком недавноиспользованных адресов.

Повторяющаяся пересылка на различные адреса назначения

Если необходима повторяющаяся пересылка факсов на различные адреса назначения,например, при распространениифаксов, полученных через единый номерфакса, различнымвнутреннимполучателямкомпании, эту операциюможнооблегчить путемвыбораПереслать➤ Отсоединить перед запуском пересылки факсов.

Такимобразом, все содержимоеменюпересылкибудетпостояннодоступнымвотсоединенномокне, что позволяет быстро перетаскивать факсы на любой из последних или избранныхадресов назначения.

Расширенная пересылка

При выборе Переслать ➤ Дополнительно вы получаете доступ к окну, в котором можновыполнить несколько более конкретных и расширенных действий.



Пересылка выбранного факса на несколько адресов назначения

После получения доступа к этому экрану простощелкните на доступных адресах назначенияв левом списке, чтобы добавить их в правое окно для создания списка адресов назначения,на которые будет пересылаться выбранный факс, а затем щелкните Переслать.

Примечание: Если адрес назначения выбран ошибочно, просто щелкните на нем вправом списке для удаления.

Поиск доступных адресов назначения

Выможете искать пунктыназначения, вводя символывполеПоиск: список ниженемедленнообновляется и отображает только те адреса назначения, имя которых содержит (в любомместе имени) введенную последовательность символов.

Фильтрация доступных адресов назначения

Доступные адреса назначения могут быть разных типов (пользователи факса, папки,принтеры...). Можно фильтровать их по типу с помощью раскрывающегося списка в правойчасти поля Поиск. Все типы отображаются по умолчанию.

Просмотр подробных сведений входящих факсов

Чтобы увидеть подробные сведения о полученном факсе, достаточно щелкнутьсоответствующую запись в журнале Inbound History (История входящих).

Подробные сведения входящего факса разделены на пять вкладок:

• Факс (см. Вкладка «Входящий факс» на странице 117)• Свойства (см. Вкладка свойств входящих факсов на странице 118)• История маршрутизации (см. Вкладка журнала маршрутизации входящих факсов на

странице 119)• Примечание (см. Вкладка «Примечание к входящим факсам» на странице 119)• Журнал событий (см. Журнал входящих событий на странице 120)



В представлении сведений факса имеются следующие органы управления:

• ссылка Back (Назад): Возврат к просмотру папки;• кнопка Download (Загрузить): Загружает факс в формате TIFF на локальный носитель;

Примечание: Эта кнопка окрашена в серый цвет, пока ваш администратор неактивирует функцию загрузкиDownload. Если эта функция включена в то время, когдавы входите в свою учетную запись, возможно, вам придется выйти из учетной записии войти в нее снова, чтобы эта кнопка стала активной.

• кнопка Forward (Вперед):Аналогичнаяфункциональность, что и у кнопки Forward в режимепросмотра папки (см. Управление входящими факсами на странице 113);

• кнопка Delete (Удалить): Аналогичная функциональность, что и у кнопки Delete в режимепросмотра папки (см. Управление входящими факсами на странице 113);

• кнопкаRestore (Восстановить) (ТОЛЬКОвразделеИсториявходящих—Просмотрудаленнойпапки):Аналогичнаяфункциональность, что и у кнопкиRestore в режиме просмотра папки(см. Управление входящими факсами на странице 113);

• кнопка More Actions > Print Fax Information (Дополнительные действия > Информация опечатифакса):Открывает диалоговоеокнопечати веб-браузерадля того, чтобынапечататьвместе свойства факса, историю маршрутизации и примечание;

• кнопка More Actions > Mark as unviewed (Дополнительные действия > Отметить какнепросмотренный): После того как факс просмотрен, он помечается обычным шрифтом.Используя эту кнопку, пользователь может вернуть факсу статус непросмотренного(жирный шрифт).

Примечание: Всякий раз при выполнении действия из приведенного выше списка этодействие регистрируется в Event Log (Журнал событий) факса (см. Журнал входящихсобытий на странице 120).

Ограничение: В зависимости от данных вам прав на работу с факсами, вы можете неиметь доступа к кнопкам Download и/или Print Fax Information

Вкладка «Входящий факс»

Во вкладке «Факс» отображается содержимое полученного факса. Содержимое факсаневозможно редактировать.



Доступны следующие элементы управления:

•Значкимакетастраницы :Нажатиемна эти значкиможновыполнить следующиедействия (слева направо):

• Посмотреть факс в режиме страницы (для чтения)• Посмотреть факс в режиме эскизов (для общего обзора и выбора страниц)

•Элементы управления для выбора страниц : В факсах, состоящих изнескольких страниц, выбирает номер страницы с помощью стрелок или поля ввода.

•Значки для поворота страницы : Нажатием на эти значки можно выполнитьследующие действия (слева направо):

• Повернуть все страницы на 180 градусов (перевернуть)• Повернуть текущую страницу на 180 градусов (перевернуть)

•Элементы управления масштабом страниц :

• Разместить по горизонтали в окне• Разместить по вертикали в окне• Изменяет масштаб страниц(ы) с помощью ползунка или поля ввода процента

Вкладка свойств входящих факсов

Вкладка свойств отображает информацию о факсе. Специальная терминология иаббревиатуры описаны в Словарь на странице 156.



Дополнительные свойства

Если вашадминистраторнастроил сервердляиспользованияи отображениядополнительных(пользовательских) параметровфакса, они будут отображаться внизу этой же страницы, какпоказано в следующем примере:

Примечание: Фактическое название раздела, а также фактические метки этихдополнительных свойств будут зависеть от настроек, сделанныхвашимадминистратором,в соответствии с конкретными целями вашей организации.

Некоторые из этих свойств могут иметь атрибут «только для чтения», в то время как другиемогут редактироваться (отмечены значком карандаша). Если вам разрешено, или выпредполагаете редактировать эти свойства, щелкните значок карандаша, введите илиизмените требуемые значения и нажмите Save (Сохранить).

Примечание: Всякий раз при изменении пользовательского свойства (вами, делегатомвашего Fax Box или администратором) это действие будет регистрироваться в Event Log(Журнал событий) (см. Журнал входящих событий на странице 120).

Вкладка журнала маршрутизации входящих факсов

Вовкладкежурналамаршрутизацииперечисляетсяинформацияпомаршрутизациииисториядля данного факса

Примечание: Факс, возможно, был отправлен несколько раз или нескольким адресатам;во всех случаях вся информация о переадресации будет перечислена в этой вкладке.

Вкладка «Примечание к входящим факсам»

Вкладка «Примечание кфаксу»позволяет пользователямдобавлять персональные текстовыепримечания во входящие и исходящие факсы.

Примечание: Например, пользователь может использовать примечание к факсу какнапоминание о содержимомили как ключевые слова для запросов поиска.Максимальнаявместимость окна – 2500 знаков на одно примечание к факсу.



Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить текст. Текст, содержащийся в примечаниях кфаксам, остается в факсе при пересылке другим пользователям XM Fax.

Примечание: Каждый раз, когда сохраняется примечание к факсу, действиерегистрируется вжурнале событий факса (см. разделЖурнал входящих событий настранице 120). Содержимое сохраненного примечания будет отображаться средизарегистрированной информации, где оно будет видно только автору примечания иуполномоченным администраторам.

Журнал входящих событий

На вкладке Event Log (Журнал событий) отображаются все произошедшие события и вседействия, выполненные с данным факсом.

Примечание: Эта вкладка может быть недоступна в зависимости от прав пользователяфакса, но всегда будет доступна для авторизованных администраторов.



Журнал событий входящих факсов включает следующее:

1. Все успешные и неудачные системные события, относящиеся:

• к получению факсов (системой);• кмаршрутизациифаксови уведомлениямофаксах (дляполучателяидругих адресатов);

2. ковсемдействиям,выполняемымпользователями (включаяделегатов)иадминистраторами,таким как

• просмотр и загрузка факсов.

Примечание: Если один и тотже пользователь/администратор просматривалфакснесколько раз за короткий период времени, это действие может не бытьзарегистрировано несколько раз (из-за процесса временного кэширования).

• Факс отмечен как просмотренный или непросмотренный• Факс переадресован или перенаправлен• Факс удален или восстановлен• Факс не сохранен• Изменены пользовательские свойства факса

Каждое событие или действие регистрируется с отметкой даты, краткой сводкой и именеминициатора. При выборе определенного события или действия под журналом можетотображаться дополнительная информация.

Экспорт журнала событий факса

Журнал событий факса может быть экспортирован и выгружен в формате файла MicrosoftExcel (.xlsx,носящегоимяидентификатора транзакциифакса).Этотфайл содержитподробныесведения обо всех событиях и действиях данного факса.

Папка журнала исходящих факсов

ПапкаЖурнал исходящих факсов содержит два списка факсов: в одном содержатсятекущие факсы (обзор папки «Текущие»), а в другом – удаленные факсы (обзор папки«Удаленные»).



Журнал исходящих факсов – обзор папки «Текущие»

ВкладкаЖурнал исходящих факсов предлагает выбор между обзором папки Текущиеили папки Удаленные.

В обзоре папки Текущие отображается состояние всех текущих отправленных факсов. Дляполучения дополнительной информации об обзоре Удаленные см. Журнал исходящихфаксов – обзор папки «Удаленные» на странице 123.

Папка «Журнал исходящих факсов» имеет следующие элементы управления:

• Функцияпоиска:Над ссылкамиТекущие |Удаленныеимеются поляи кнопкипоиска.Для получения дополнительной информации об этой функции см. Поиск записей историивходящих на странице 133.

• Функция сортировки: Справа от папки находится функция Сортировать. Дляознакомления с описанием этойфункции см.Сортировка в спискефаксов на странице 132.

• Кнопки управления факсом Непосредственно над списком факсов находятся трикнопки: Удалить, Отправить повторно и Еще... . Эти кнопки позволяют управлятьфаксами. См. раздел Управление исходящими факсами на странице 123.

• Список факсов: Список факсов содержит все факсы, которые вы отправили. Основнаяинформация отображается для каждого факса:

• состояние отправленного факса;• тема факса;• информация о получателе или номер пункта назначения факса;• количество страниц, содержащихся в факсе;• дата отправки (или время, если факс отправлен в текущий день).

Принажатии на любойфакс отображаются сведения о нем.Для ознакомления с описаниемэтой функции см. Просмотр подробных сведений исходящих факсов на странице 124.

Примечание: Каждый раз, когда факс просматривается (если одно и тоже лицо непросматривает его несколько раз в течение короткого периода времени), действиерегистрируется вжурнале событий факса (см. Журнал исходящих событий настранице 127).



Журнал исходящих факсов – обзор папки «Удаленные»

ОбзорпапкиУдаленныевжурналеисходящихфаксовотображает состояниевсехисходящихфаксимильных сообщений, которые были удалены.

Обзор папки «Удаленные» журнала исходящих факсов имеет те же функции, что и обзорпапки «Текущие»журнала исходящих факсов, но с добавлением кнопки Восстановить. См.раздел Управление исходящими факсами на странице 123.

Управление исходящими факсами

Папка Current (Текущие) в истории исходящих факсов предлагает пользователю различныеварианты управления факсами.


Нажмите кнопку Resubmit, чтобы отправить факсы повторно:Resubmit (Отправитьповторно)

• на указанные ранее номера — по умолчанию, без ввода новых номеров;• Или на другой номер (номера) — путем ввода этих номеров в

соответствующем поле.• Возможно, с (новой) задержкой передачи — при указании даты и времени

после выбора функции Delay Transmission Until (Задержать передачу до).

После проверки выбранный факс (факсы) будет направлен в Outgoing Queue(Очередь исходящих) для обработки.

Примечание: Если ваш администратор настроил сервер наиспользование дополнительных (пользовательских) свойств факса,повторно отправленные факсы будут содержать текущие параметрыисходныхфаксов вмомент выполнения действия повторной отправки (за




исключением значений, полученных при чтении штрих-кодов, которыевсегда сканируются повторно) ,

В окне папки текущихфаксов:При нажатии кнопкиDelete (Удалить) будетудален выбранный факс (факсы). Удаленные факсы можно просматривать вокне удаленной папки.

В окне папки удаленных факсов: При нажатии кнопки Delete выбранныйфакс (факсы) будет удален навсегда.

Delete (Удалить)

ТОЛЬКО в окне удаленной папки: При нажатии кнопки Restore(Восстановить) выбранный факс (факсы) будет возвращен в папку текущихфаксов истории исходящих факсов.

Restore

Пока факс не просмотрен, он помечается жирным шрифтом. После того какфакс будет просмотрен, он будет помечен обычным шрифтом. Пользователь

More Actions > Mark asviewed(Дополнительные может изменить маркировку факса (факсов) как просмотренного илидействия >Отметитькакпросмотренный)

непросмотренного, не открывая его, для чего достаточно нажать кнопкуMarkas viewed (Отметить как просмотренный) или Mark as unviewed (Отметить какнепросмотренный).More Actions > Mark as

unviewed(Дополнительныедействия >Отметитькакнепросмотренный)

Еслипоставить этотфлажокпод кнопками, всефаксы, отображаемыев даннойпапке, окажутся помеченными.

Флажок Select All(Выбрать все)

Примечание: Всякий раз при выполнении действия из приведенной выше таблицы этодействие регистрируется в Event Log (Журнал событий) факса (см. Журнал исходящихсобытий на странице 127).

Ограничение: В зависимости от данных вам прав на работу с факсами, вы можете неиметь доступа к кнопке Resubmit (Отправить повторно).

Просмотр подробных сведений исходящих факсов

Чтобы увидеть подробные сведения об отправленном факсе, достаточно щелкнутьсоответствующую запись в журнале Outbound History (История исходящих).

Подробные сведения исходящего факса разделены на четыре вкладки:

• Факс (см. Вкладка «Исходящий факс» на странице 126)• Свойства (см. Вкладка свойств исходящих факсов на странице 126)• Примечание (см. Вкладка «Примечание к исходящим факсам» на странице 127)• Журнал событий (см. Журнал исходящих событий на странице 127)



В окне просмотра сведений о факсе Fax Details View имеются следующие органы управления:

• ссылка Back (Назад): Возврат к просмотру папки;• кнопка Download (Загрузить): Загружает факс в формате TIFF на локальный носитель;

Примечание: Эта кнопка окрашена в серый цвет, пока ваш администратор неактивирует функцию загрузкиDownload. Если эта функция включена в то время, когдавы входите в свою учетную запись, возможно, вам придется выйти из учетной записии войти в нее снова, чтобы эта кнопка стала активной.

• кнопка Resubmit (Отправить повторно): Аналогичные функциональные возможности, чтои у кнопки Resubmit в окне просмотра папки (см. Управление исходящими факсами настранице 123);

• кнопка Delete (Удалить): Аналогичная функциональность, что и у кнопки Delete в режимепросмотра папки (см. Управление исходящими факсами на странице 123);

• кнопка Restore (Восстановить) (ТОЛЬКО в истории исходящих — Просмотр удаленнойпапки):Аналогичнаяфункциональность, что и у кнопкиRestore в режиме просмотра папки(см. Управление исходящими факсами на странице 123);

• кнопка More Actions > Print Fax Information (Дополнительные действия > Информация опечатифакса):Открывает диалоговоеокнопечати веб-браузерадля того, чтобынапечататьвместе свойства факса и примечание;

• кнопка More Actions > Mark as unviewed (Дополнительные действия > Отметить какнепросмотренный): После того как факс просмотрен, он помечается обычным шрифтом.Используя эту кнопку, пользователь может вернуть факсу статус непросмотренного(жирный шрифт).

Примечание: Всякий раз при выполнении действия из приведенного выше списка этодействие регистрируется в Event Log (Журнал событий) факса (см. Журнал исходящихсобытий на странице 127).

Ограничение: В зависимости от данных вам прав на работу с факсами, вы можете неиметь доступа к кнопкам Download, Print Fax Information и/или Resubmit



Вкладка «Исходящий факс»

Процедураотображениясодержимогоисходящегофаксимильного сообщениявокнебраузераидентична процедуре для входящего факсимильного сообщения. Для получениядополнительной информации вернитесь к разделу Вкладка «Входящий факс» на странице117.

Вкладка свойств исходящих факсов


Дополнительные свойства

Если вашадминистраторнастроил сервердляиспользованияи отображениядополнительных(пользовательских) параметровфакса, они будут отображаться внизу этой же страницы, какпоказано в следующем примере:

Примечание: Фактическое название раздела, а также фактические метки этихдополнительных свойств будут зависеть от настроек, сделанныхвашимадминистратором,в соответствии с конкретными целями вашей организации.

Некоторые из этих свойств могут иметь атрибут «только для чтения», в то время как другиемогут редактироваться (отмечены значком карандаша). Если вам разрешено, или выпредполагаете редактировать эти свойства, щелкните значок карандаша, введите илиизмените требуемые значения и нажмите Save (Сохранить).

Примечание: Всякий раз при изменении пользовательского свойства (вами, делегатомвашего Fax Box или администратором) это действие будет регистрироваться в Event Log(Журнал событий) (см. Журнал исходящих событий на странице 127).



Вкладка «Примечание к исходящим факсам»

Вкладка «Примечание кфаксу»позволяет пользователямдобавлять персональные текстовыепримечания во входящие и исходящие факсы. Для получения дополнительной информациисм. Вкладка «Примечание к входящим факсам» на странице 119.

Журнал исходящих событий

На вкладке Event Log (Журнал событий) отображаются все произошедшие события и вседействия, выполненные с данным факсом.

Примечание: Эта вкладка может быть недоступна в зависимости от прав пользователяфакса, но всегда будет доступна для авторизованных администраторов.

Журнал событий исходящих факсов включает следующее:

1. Все успешные и неудачные системные события, относящиеся:

• к отправке факсов (в систему);• к передаче факсов (адресату);• к уведомлениям о факсах (обратная связь).

2. ковсемдействиям,выполняемымпользователями (включаяделегатов)иадминистраторами,таким как

• массовая рассылка или отправка факса отменена или предпринята повторно;• просмотр и загрузка факсов.

Примечание: Если один и тотже пользователь/администратор просматривалфакснесколько раз за короткий период времени, это действие может не бытьзарегистрировано несколько раз (из-за процесса временного кэширования).

• Факс отмечен как просмотренный или непросмотренный• Факс подан повторно



• Факс удален или восстановлен• Факс не сохранен• Изменены пользовательские свойства факса

Каждое событие или действие регистрируется с отметкой даты, краткой сводкой и именеминициатора. При выборе определенного события или действия под журналом можетотображаться дополнительная информация.

Экспорт журнала событий факса

Журнал событий факса может быть экспортирован и выгружен в формате файла MicrosoftExcel (.xlsx,носящегоимяидентификатора транзакциифакса).Этотфайл содержитподробныесведения обо всех событиях и действиях данного факса.

Папка очереди исходящих факсов

Папка Очередь исходящих содержит только один список факсов. Факсы остаются в этойпапке, пока процесс отправки не будет завершен.

Обзор папки очереди отправки

ПапкаОчередь отправки отображает состояниефаксов, отправляемых в настоящее времяили ожидающих отправки.

Папка факсов «Очередь отправки» имеет следующие элементы управления:

• Функция поиска: В верхней части окна имеются поля поиска и кнопки. Для получениядополнительной информации об этой функции мм. Поиск записей истории входящих настранице 133.

• Кнопки управления факсом Непосредственно над списком факсов находятся двекнопки: Отмена и Повторить сейчас. Эти кнопки позволяют управлять факсами. См.раздел Управление факсами в очереди на странице 129.

• Список факсов: Список факсов содержит все факсы, которые вы отослали. Основнаяинформация отображается для каждого факса:

• состояние факса в очереди;• тема факса;• информация о получателе или номер пункта назначения факса;



• количество страниц, содержащихся в факсе;• время отправки или, при отправке с задержкой, время (если в тот же день) или дата,

когда факс будет отправлен.

Примечание: Чтобы увидеть прогресс в отправке факса, нужно будет обновитьстраницу.

Любойфакс, пункт назначения которого вернул сигнал «занято»:факс остается в очередидо тех пор, пока XM Fax не произведет повторную попытку.

Любой факс, для которого вы ввели задержку передачи (для запланированной передачифаксов): факс сохраняется в очереди с состоянием Отложен, пока не наступитзапланированная дата.

Принажатии на любойфакс отображаются сведения о нем.См.Просмотр сведений офаксев очереди отправки на странице 130 для ознакомления с описанием этой функции.

Примечание: Каждый раз, когда факс просматривается (если одно и тоже лицо непросматривает его несколько раз в течение короткого периода времени), действиерегистрируется вжурнале событий факса (см. Журнал исходящих событий настранице 127).

Управление факсами в очереди

Обзор очереди отправки предлагает пользователю различные возможности управленияфаксами с использованием кнопок, таких как: Отмена, Отмена массовой рассылки иПовторитьсейчас.Обзорможнопосмотретьна следующемснимке экрана,а такжев таблице.


Если факс(ы) находится в режиме ожидания повторной передачи, это можетбыть вызвано временной (занятость линии факса) или постоянной ошибкой

Повторить сейчас

(программные или аппаратные проблемы), которую обнаружил XMFaxDriver.Как только эта ошибкаустраняется, системапереключается в режимсостояния«Готов к отправке».Когда пользовательнажимает кнопкуПовторить сейчас,системавыполняеткомандунемедленноиблокируетрежимзадержкиповтора.

Нажмите кнопку Отмена, чтобы отменить передачу выбранного факса(ов).Отмена

В окне очереди отправки активируйте флажок слева от записи факса,входящеговмассовуюрассылку, которуютребуетсяотменить,и затемнажмитекнопку Отмена массовой рассылки.

Отмена массовойрассылки




Примечание: Массоваярассылкапроисходит, когдапользовательXM Faxадресует один и тот же факс двум или более получателям. Каждый факсвмассовойрассылкевключенв списокочередиотправкиотдельно.Можноотменить один или несколько из этих факсов, как описано выше, илиотменить массовую рассылку целиком.

Если активировать флажок под кнопками, будут выбраны все факсы,отображаемые в папке.

Флажок Выбрать все

Примечание: Каждый раз, когда выполняется действие из вышеприведенной таблицы,оно регистрируется вжурнале событийфакса (см. разделЖурнал исходящих событийна странице 127).

Совет: Единственный способ изменить расписание (дату/время) отложенного факса –отменить этот факс из очереди отправки и затем отправить его повторно из журналаисходящих факсов (см. Управление исходящими факсами на странице 123).

Просмотр сведений о факсе в очереди отправки

Чтобы просмотреть сведения о факсе в очереди, просто щелкните курсором по записисоответствующего факса в Очереди отправки.

Примечание: Каждый раз, когда факс просматривается (если одно и тоже лицо непросматривает его несколько раз в течение короткого периода времени), действиерегистрируется вжурнале событийфакса (см.Журнал исходящих событий на странице127).

Сведения о полученном факсе разделены на две вкладки:

• Факс (см. раздел Вкладка «Исходящий факс» на странице 131);• Свойства (см. раздел Вкладка свойств исходящих факсов на странице 131);

В обзоре сведений о факсе доступны следующие элементы управления:



• Ссылка Назад: возврат к просмотру папок.• Кнопка Загрузить: загрузка файла TIFF факса на локальный диск;

Примечание: Эта кнопкабудет недоступна, еслиадминистраторне включилфункциюзагрузки. Если эта функция была включена после того, как вы вошли в свою учетнуюзапись, вам, возможно, понадобится выйти и снова войти, чтобы кнопка заработала.

• КнопкаПовторить сейчас: та же функциональность, что и у кнопки «Повторить сейчас»в обзоре папок (см. раздел Управление факсами в очереди на странице 129);

• Кнопка Дополнительные действия > Печать информации о факсе: открываетдиалоговое окно печати в веб-браузере, чтобы распечатать свойства факса;

• Кнопка Дополнительные действия > Отмена / Отмена массовой рассылки: та жефункциональность, что и у кнопки «Отмена»/«Отмена массовой рассылки» в обзоре папок(см. раздел Управление факсами в очереди на странице 129);

Примечание: Каждый раз, когда выполняется действие из вышеприведенного списка,оно регистрируется вжурнале событийфакса (см. разделЖурнал исходящих событийна странице 127).

Ограничение: Возможность доступа к кнопке Загрузить и/или Печать информациио факсе зависит от ваших прав на отправку факсов.

Вкладка «Исходящий факс»

Процедураотображениясодержимогоисходящегофаксимильного сообщениявокнебраузераидентична процедуре для входящего факсимильного сообщения. Для получениядополнительной информации вернитесь к разделу Вкладка «Входящий факс» на странице117.

Вкладка свойств исходящих факсов




Примечание: Даже если ваш администратор настроил сервер на использованиедополнительных (пользовательских) параметровфакса, они не будут отображаться средисвойств исходящего факса на этой странице. Тем не менее, вы сможете увидеть их средисвойств исходящего факса (см. Вкладка свойств исходящих факсов на странице 126).

Функции сортировки и поиска

Эти два инструмента помогут вам упорядочивать и просматривать факсы.

Вы можете сортировать факсы по различным предварительно определенным значениям иосуществлять поиск, используя различные переменные.

Сортировка в списке факсов

Функция сортировки позволяет сортировать список факсов в соответствии с заранееопределенными значениями. Когда курсор находится над подчеркнутым жирным текстом,отображается список значений. Выберите нужное значение для сортировки списка. Если вынажмете на треугольную стрелку, сортировка будет осуществляться в обратном порядке.

Список значений,показанныйна рисунке, относится к папкежурнала входящихфаксов.Дляпапки журнала исходящих факсов имеются следующие значения:



• Состояние• Тема• Время• Кому

Примечание: Папка очереди исходящих факсов не имеет этой функции.

Поиск в списке факсов

Используя строку поиска вверху окна браузера, можно отобразить все или заданные повыбору факсимильные сообщения в любой из трех папок.

Поиск записей истории входящих

Упрощенный поиск истории входящих

Панель инструментов упрощенного поиска (показана ниже) содержит одно поле поиска идва раскрывающихся списка.

Текстовый поиск

Это поле позволяет вводить ключевое слово, которое поможет найти определенный наборфаксов в архиве входящихдокументов.Поиск выполняется по всемполям свойств FaxDetails(Сведения факса), включая дополнительные свойства (пользовательские поля), которыемогли быть включены администратором.

Ограничение: Содержание изображения факса (на вкладке Fax (Факс)) не участвует впоиске.

Примечание: Результаты поиска не зависят от регистра ввода.

Пользователь имеет возможность выполнять поиск с включением или исключениемопределенных ключевых слов в поисковом выражении, похожим образом, что и в поисковойсистеме. Следующая таблица содержит подробные сведения о параметрах поиска, которыемогут использоваться в этом поле.

ОписаниеОператор

Операторы + и - указывают на то, что для результатов поиска требуется, чтобы данное словосоответственно присутствовало или отсутствовало. Этот оператор должен размещатьсяперед словом (без пробела), например, +xxx -yyy.

+ -

Звездочка служит как оператор усечения строки (или подстановочный знак). Он должендобавляться в конце обрабатываемого слова. Слова совпадают, если они начинаются сослова, предшествующего оператору *.

*

Фраза, заключенная в двойные кавычки («"»), соответствует только строкам, которыебуквально содержат указанную фразу. Обработчик полнотекстового поиска разбивает

"

фразу на слова и осуществляет поиск по словам.Символы, отличные от букв, не обязательно



ОписаниеОператор

должны совпадать.Поиск пофразе требует того, чтобы совпадения содержали точно такиеже слова, расположенные в том же порядке, что и в самой фразе. Например, выражение«фраза проверки» совпадает с выражением «фраза, проверки».

Примечание: Упрощенный поиск выполнен так, чтобы игнорировать определенные«общие» слова, называемые стоп-словами, такие как и, или, снова и т. д. Эти стоп-словаможноизменять,добавляяилиудаляя конкретные слова, способныеповлиятьна характерпоиска. За дополнительной информацией обратитесь к своему администратору.

Примечание: В упрощенном поиске слово определяется как последовательность букв,цифр, символов подчеркивания, но при этом в строке может быть всего один апостроф.Например:

• aaa'666 считается одним словом• a'b'c65 считается одним словом• a"abcd6 рассматривается как два слова

После того как критерии выбраны, нажмите кнопкуSearch (Поиск). Если оставить поле поискапустым и выбрать из раскрывающегося списка значение All (Все), это приведет к тому, чтобудут отображаться все факсы (см. раскрывающиеся списки Date (Дата) и Status (Состояние)ниже).

Примечание: Если вы выбрали пункт из раскрывающегося списка, функция поискаосуществит поиск только по отфильтрованным факсам. Чтобы выполнить поиск по всемфаксам, выберите All в обоих раскрывающихся списках.

Фильтрация даты

Раскрывающийся список Date позволяет отфильтровать факсы на основе следующихкритериев: факс был получен в определенное время или в определенный временнойпромежуток.

Выберите требуемый временной диапазон. Выбор Custom (Пользовательский) открываетCustomdate rangemenu (Менюпользовательскогодиапазонадат), в которомвыможете указатьдругой диапазон дат. Вы можете сузить его еще больше, указав время начала в день началаи время окончания в день окончания. Эти значения времени могут выбираться с интерваломв 15 минут.

Фильтрациявыполняется сразужепосле того, как будет выбран элемент из раскрывающегосясписка, или после нажатия кнопки OK в Custom Date Range Menu (Меню пользовательскогодиапазона дат).



Фильтрация по состоянию

Раскрывающийся список Status (Состояние) позволяет просматривать все текущие факсыили фильтровать их таким образом, чтобы видеть только полученные или полученныечастично/неполученные факсы. Как только выбор будет сделан, выполняется фильтрацияфаксов.

Расширенный поиск истории входящих

Чтобы выполнить поиск, связанный с определеннымполемфакса, нажмите ссылкуAdvanced(Расширенные).

Примечание: Ссылка Advanced не работает при использовании облачных решений.

Введите значения поиска в выбранные поля.

Ограничение: Дополнительные свойства (пользовательские поля), которыемогли бытьактивированы администратором, не отображаются в расширенном поиске.

Врасширенномпоиске искомое значение должнополностью соответствовать контексту всегосоответствующего поля. При поиске по полю From (От) следует ввести, например, 5142221111в качестве номерафакса, а не только 2221111, поскольку последнее значение не даст никакихрезультатов совпадения.

Примечание: Результаты поиска не зависят от регистра ввода.

Оператор OR (Или) (в верхнем регистре) может использоваться в этих полях для поиска поальтернативным критериям.

Раскрывающиеся списки Date и Status работают аналогично упрощенному поиску.

Примечание: Специальная терминологияиаббревиатурырасширенногопоискаописаныв Словарь на странице 156.

Поиск записей истории

Упрощенный поиск истории исходящих

Функции упрощенного поиска истории исходящих работают аналогично функциямупрощенногопоискаисториивходящих.См.Упрощенныйпоискисториивходящихна странице133 Упрощенный поиск истории входящих.



Расширенный поиск истории исходящих

Расширенный поиск истории исходящих работает аналогично Расширенный поиск историивходящих на странице 135 (Расширенный поиск истории входящих), но используются другиеполя поиска.

Примечание: СсылкаAdvanced (Расширенные)неработает прииспользованииоблачныхрешений.

Ограничение: Дополнительные свойства (пользовательские поля), которыемогли бытьактивированы администратором, не отображаются в расширенном поиске.

Поиск записей очереди исходящих

Упрощенный поиск

Функции упрощенного поиска очереди исходящих работают аналогично функциямупрощенногопоискаИсториивходящих.См.Упрощенныйпоискисториивходящихнастранице133 Упрощенный поиск истории входящих.

Примечание: Существуют незначительные отличия по сравнению с историей входящихи исходящих факсов:

• Раскрывающийся списокStatus (Состояние) заменен раскрывающимся спискомPriority(Приоритет). Это позволяет указывать, хотите ли вы просматривать все исходящиефаксы или только те, что имеют приоритет «Высокий», «Обычный» или «Низкий».

• Даже если ваш администратор настроил сервер на использование дополнительных(пользовательских) параметров факса, они не будут доступны для поиска в очередина отправку.Темнеменее, выможете выполнять ихпоиск в историиисходящихфаксов.

Расширенный поиск

Расширенный поиск очереди исходящих работает аналогично Расширенный поиск историивходящих на странице 135 (Расширенный поиск истории входящих), но используются другиеполя поиска.



Примечание: СсылкаAdvanced (Расширенные)неработает прииспользованииоблачныхрешений.

Функция составления

Кнопка Создать факс открывает страницу, из которой можно настраивать, создавать иотправлять факсимильные сообщения непосредственно из веб-браузера.

Описание интерфейса составления факсов

Вкладки

Страница составления факсов имеет три вкладки: Compose (Составить) (открывается поумолчанию),Sender &Company Information (Информация об отправителе и компании) иOptions(Параметры). Они используются в Создание и отправка факса на странице 142.

Кнопки

Кнопка Submit (Отправить), расположенная над вкладками, предназначена для отправкифакса.

Примечание: В зависимости от данных вам прав на работу с факсами, у вас может небыть доступа к кнопке Submit.

Кнопка Preview (Предварительный просмотр) дает команду факс-серверу сгенерироватьизображение для предварительного просмотра факса перед его отправкой.

Примечание: Выполнение этой операции (которая включает в себя преобразованиеизображения на стороне сервера) может потребовать некоторого времени, котороезависит от количества страниц приложения.

Экран предварительного просмотра имеет те же функции экрана, что и другие экраны,используемыепри отправке или получениифакса (см.Вкладка «Входящийфакс» на странице117). С помощью этого экрана вы можете отправить свой факс или вернуться назад к окнусоставления факса для внесения изменений.

Внимание: Принажатии кнопкиCompose Fax (Составитьфакс) все поля будут сброшены,а все подготовленные вами факсы будут отменены.



Вкладка «Составить»

В диалоговом окне вкладки Составить пользователи могут указать получателя(ей) факса,изменить титульный лист и включить в факс вложенные файлы.

В разделе Получатели доступны следующие поля:

Имя получателя(ей).Имя

Организация, в которой работает получатель(и).Компания

Номер пункта назначения факса.Факс

Совет: Вы можете добавить знак «+» перед международным кодом страны,чтобыприменить правильноеформатирование к номеруфаксаполучателяна титульном листе.Тем не менее, функция знака «+» может неподдерживаться в зависимости от вашей телефонной компании и/иликонфигурации факс-сервера, установленной вашим администратором.

Примечание: Для добавления одного или нескольких получателей (и управления ими)см. Добавление одного или нескольких получателей в факс на странице 143.

В разделе Титульный лист доступны следующие поля:

Выберите титульный лист для приложения к тексту факса (титульный лист поумолчанию– Basic01.cse). Если не требуется прилагать титульный лист, выберитеОтсутствует.

Стиль



Тема приложения факсаТема

Основное текстовое сообщение факса.Комментарий

В разделе Вложения пользователи могут вложить в факс один или несколько файлов. Дляполучения дополнительной информации см. Добавление одного или нескольких вложенийв факс на странице 143.

Вложения также можно добавлять с помощью принтера веб-составителя факсов. См. разделПриложение документов к факсу с помощью принтера веб-составителя факсов на странице148.

Примечание: Хотя принтер веб-составителя факсов открывает функцию составлениячерез веб-клиент, он может использоваться с уже открытым веб-клиентом и будетдобавлять вложения к текущему факсу.Он будет делать это, даже если в текущемфаксеуже есть вложения.

Вкладка Информация об отправителе и организации

Диалог для вкладки Информация об отправителе и организации находится там, где указаныЛичныеданные,СчетаиИнформацияоборганизации.Можноиспользоватьинформациюиз профиля, соответствующую учетной записи пользователя, или непосредственно задатьпользовательскую информацию. Изображение показано на следующем снимке экрана.



Выберите вариант Использовать информацию об отправителе и организации поумолчанию,чтобыиспользовать указаннуювпрофилеинформациюосчетеиорганизации,соответствующую учетной записи пользователя. Личные данные останутся пустыми, заисключением адреса эл. почты.

Выберите вариант Использовать пользовательскую информацию об отправителе иорганизации, чтобы настроить личные данные, счет и информацию об организации дляфакса. Если выбрана эта настройка, можно ввести данные в следующие поля:

Стандартное приветствие. Например: М-р, Г-жа.Приветствие:

Имя отправителя.Имя:

Фамилия отправителя.Фамилия:

Должность отправителя.Должность:

Адрес эл. почты отправителя.Эл. почта:

Мобильный телефон отправителя.Мобильный:

Номер пейджера отправителя.Пейджер:

Код оплаты отправителя.Код оплаты:

Дополнительный код оплаты отправителя.Дополнительныйкодоплаты:

Название организации отправителя.Организация:

Адрес организации отправителя (номер и улица).Адрес:

Город местонахождения организации отправителя.Город:

Штат или область местонахождения организацииотправителя.

Штат:

Страна местонахождения организации отправителя.Страна:

ZIP или почтовый индекс организации отправителя.Почтовый индекс:

Телефон организации отправителя.Телефон:

Номер факса организации отправителя.Факс:

ЩелчокВосстановитьзначенияпоумолчаниювосстанавливает вполях значения, взятыеиз профиля пользователя. Если значение не указано в профиле, или если поле являетсячастью раздела Личные данные (исключение для эл. почты), поле очищается.

Вкладка Параметры

В диалоге вкладкиПараметры можно задать настройки факса и необходимость полученияуведомлений. Изображение показано на следующем снимке экрана.



ВыберитевариантИспользоватьпараметрыпоумолчанию,чтобыиспользоватьустановкифакса, указанные в учетной записи пользователя.

Выберите вариантИспользоватьнастраиваимыепараметры, чтобынастроить установкифакса. Если выбрана эта настройка, можно ввести данные в следующие поля:

Задает приоритет факса (Низкий или Обычный). По умолчаниюустановлен Обычный.

Приоритет:

Задает максимальное число попыток шлюза передать факс досбоя. По умолчанию 3; максимально 99.

Число повторов:

Задает разрешение факса (Повышенное или Низкое). Поумолчанию установлено Повышенное.

Разрешение:

Установите этот флажок, чтобы получать уведомление послеуспешной отправки факса.

Уведомлять обуспешной передаче:

Установите этот флажок, чтобы получать уведомление в случаесбоя при отправке факса.

Уведомлять онеудачной передаче:

Установите этот флажок, чтобы принимать единственноеуведомление (сводку)после передачифаксамассовойрассылки.

Уведомление орассылке:

Примечание: Включение уведомления этого типа неприостанавливаетдругиеуведомленияобисходящихфаксах.ЕслиоставитьфлажкиУведомлятьобуспешнойпередачеиУведомлятьонеудачнойпередаче, по-прежнему будутприниматься уведомления обо всех факсимильныхсоединениях в массовой рассылке.

Установите этот флажок, если требуется задержать отправкутекущего факса, затем введите дату и время для задержки.

Отложить передачу до:

Щелчок Восстановить параметры по умолчанию восстанавливает в полях значения,взятые из профиля пользователя. Если значение в профиле не задано, поле очищается.



Создание и отправка факса

Для использования этой функции у вас должны быть права на отправку факсов.

Для создания и отправки факса с помощью функции Compose (Составить) веб-клиентавыполните следующие шаги.

1. Нажмите Compose Fax (Составить факс).2. На вкладкеCompose введитеName (Имя),Company (Компания) и Fax Number (Номерфакса)

получателя.

Совет: Если необходимо добавить код DTMF (такой как добавочный номер илимеждугородный код),можно ввести его после номерафакса через одну или несколькопауз (запятая или буква p – не чувствительна к регистру).

Например: (514) 222-3333p1234 (эквивалентно (514) 222-3333,1234).

Примечание: Если нужно добавить (и отредактировать) более одного адресата, см.Добавление одного или нескольких получателей в факс на странице 143.

Поля Name, Company и Fax Number могут заполняться автоматически из телефоннойвеб-книги, когда вы начнете вводить в них значения.

3. Укажите тему факса в поле Subject (Тема).4. Введите текст самого сообщения в разделе Comment (Комментарий).5. Если необходимо использовать конкретный титульный лист, выберите его в

раскрывающемся списке Cover Sheet (Титульный лист), или укажите None (Нет), еслиприкладывать титульный лист к факсу не требуется.

6. Если вы хотите добавить приложение к факсу, см. Добавление одного или несколькихвложений в факс на странице 143.

7. Еслинеобходимоизменить сведенияоботправителеи его компанииилинастройкиданногофакса, см.ВкладкаИнформация об отправителе и организации на странице 139 иВкладкаПараметры на странице 140.

8. Нажмите кнопкуSubmit (Отправить), расположеннуюнад вкладками параметровCompose(Составить).

Примечание: Перед отправкой факса вы можете сгенерировать его изображениедля предварительного просмотра. Эта операция, однако, может занять некотороевремя, в зависимости от количества страниц для предварительного просмотра.Подробнее об этом см. в Описание интерфейса составления факсов на странице 137.

Приотправкефакса веб-клиент подтверждает состояние отправки с помощьюподтверждениякода рассылки, аналогичного следующему:



Примечание: Послеотправкифаксаможнодобавить контакт к своейличной телефоннойкниге. Однако это действие можно настроить заранее. Для получения дополнительнойинформации см.Конфигурирование автоматического добавления контактов на странице155

Добавление одного или нескольких получателей в факс

Как добавить одного или нескольких получателей в отправляемый факс и как управлятьсписком получателей.

Эта процедура предусматривает, что факсимильное сообщение подготавливается передотправкой. Для получения дополнительной информации об отправке факса обратитесь кСоздание и отправка факса на странице 142.

Чтобы добавить в факс одного или нескольких получателей:

1. На вкладке Создать введите Имя, Организация и Номер факса получателя.2. Если требуется добавить более чем одного получателя, щелкните кнопку Другиеполучатели.Новая рамка появляется справа от полей Получатели.

3. Введите информацию о получателе в информационные поля и щелкните Добавить поокончании.

4. Повторите эту операцию для каждого получателя факса.5. Если требуется изменить информацию о получателе, уже имеющемся в списке:

a) Выберите получателя в списке и щелкните Правка.

Примечание: Если поля уже содержат информацию, то щелчком Правка этаинформация будет стерта.

Информация о выбранном получателе появляется в соответствующих полях слева, иполучатель исчезает из списка.

b) Измените информацию в полях и щелкните Добавить для подтверждения.Измененный получатель снова появляется в списке.

6. Если требуется удалить получателя из списка, выберите получателя, затем щелкнитеУдалить.

Добавление одного или нескольких вложений в факс

Порядок добавления одного или нескольких вложений в отправляемый факс.

Эта процедура учитывает, что вы готовите факс перед его отправкой. Для получениядополнительнойинформации об отправкефакса см.Создание и отправкафакса на странице142.

Порядок добавления одного или нескольких вложений в факс.



1. Щелкните Обзор и выберите файл для добавления к файлу.2. При необходимости добавления более одного вложения щелкните кнопкуДополнительные вложения.Под полем Обзор откроется новый раздел.

3. ЩелкнитеОбзоривыберитефайл, которыйнеобходимодобавить кфаксу, затемщелкнитеДобавить.

4. Повторите эту операцию для каждого вложения в факс.5. Используйте кнопки Переместить вверх и Переместить вниз для изменения порядка

вложений.6. При необходимости удаления вложения из списка выберите вложение, а затем щелкнитеУдалить.

Примечание: Вложения такжеможнодобавлять с помощьюпринтеравеб-составителяфаксов. См. Приложение документов к факсу с помощью принтера веб-составителяфаксов на странице 148.

Хотя принтер веб-составителя факсов открывает функцию составления черезвеб-доступ, он может использоваться с уже открытым веб-доступом и будет добавлятьвложения к текущему факсу. Он будет делать это, даже если в текущем факсе ужеесть вложения.

Делегирование

XM Fax дает пользователямвозможность делегировать доступ к своемуфаксимильному блокудругим пользователям XM Fax, например, на период пребывания в отпуске.

На период времени, пока администратором разрешена функция делегирования (обратитесьадминистратору факс-сервера, если разрешения нет), можно определить две роли, которыеиграют пользователи в контексте делегирования: владелец и делегаты.

Владелец

Этот термин определяет всех пользователей XM Fax, которые имеют доступ к своемусобственномуфаксимильному блоку через интерфейс Веб-клиент.Как владельцыони имеютдоступ ко всемфункциям, которые предоставил в их распоряжение администратор (см.Обзорна странице 107).

Владелецможет делегировать доступ к своемуфаксимильному блоку одномуили несколькимпользователямXM Fax, называемымделегатами.Доступ делегатовможет конфигурироваться(много вариантов от полного до существенноограниченногодоступа)иможет быть различнымдля разных делегатов.



Для получения дополнительной информации об управлении делегатами см.: Добавлениеделегатов и их обработка на странице 145.

Делегаты

В контексте делегирования этот термин определяет всех пользователей XM Fax, которыеимеют доступ к своему собственному факсимильному блоку через интерфейс Веб-клиент икоторые были выбраныдругим пользователемXM Fax, называемымвладельцем, для доступак факсимильному блоку именно этого пользователя.

В зависимости от специальных разрешений, которые владелец дал делегату, этот делегатможетиметьполныеполномочияилиограниченныйдоступкфаксимильномублокувладельцаи его функциям.

Примечание: Пользователи XM Fax могут быть делегатами многих владельцев.

Для получения дополнительной информации о доступе к интерфейсу в качестве делегата,см.: Доступ в качестве делегата к интерфейсу (другого пользователя) на странице 147.

Добавление делегатов и их обработка

Следующая процедура предполагает, что:

• вы уже вошли в интерфейс веб-клиента, использовав для этого свое окно факса.• Ваш администратор включил функцию Delegation (Делегирование).

Чтобы добавить делегата и настроить разрешения доступа к вашему окну факса:

1. Щелкните ссылку Options (Параметры) в правом верхнем углу интерфейса.На экране появится окно Options.

2. Выберите вкладку Delegation (Делегирование).

3. Нажмите Add (Добавить).



4. В поле User Email (Эл. почта пользователя) начните вводить имя учетной записипользователя, которого хотите добавить в качестве делегата, затем нажмите Check Email(Проверить эл. почту).В зависимости от введенных вами первых букв, система может заполнить имя в поле илипозволит вам выбрать элемент из списка доступных пользователей, чье имя учетнойзаписи начинается с этих букв.

Важно: Рекомендуетсяиспользовать кнопкуCheckEmail, чтобыпроверить, существуетли учетная запись пользователя с таким именем; в противном случае вы не сможетевоспользоваться ожидаемым делегированием.

Совет: Если вынеможетенайтиили вспомнить имена учетных записейпользователей,выможете оставить полеUser Email пустым и просто нажать кнопкуCheck Email, чтобыполучить доступ к перечню всех доступных пользователей.

5. Настройте разрешения делегирования, которые хотите дать конкретному делегату:

Значениепоумолчанию

ОписаниеИмя функции

ОтключеноОграничиваетправаДелегатапросмотром толькопервой страницыфакса в вашем ящике.

Show only first page(Показ толькопервойстраницы)

ВключеноПозволяет Делегату составлять факсы из вашего ящика.Has access tocompose (Наличиедоступа ксоставлению)

ВключеноПозволяет Делегату удалять факсы из окна Deleted (Удалено)вашего ящика.

Has access topermanent delete(Наличиедоступак удалениюнавсегда)

ВключеноПозволяет Делегату повторно отправлять факсы из вашего окнаOutbound History (История исходящих).

Has access toresubmit (Наличиедоступа кповторнойотправке)

ВключеноПозволяет Делегату пересылать факсы из вашего окна InboundHistory (История входящих).

Has access toforward (Наличиедоступа кпересылке) Примечание: Все пересылаемые факсы будут помечаться

именем Делегата в поле Routing History (Историямаршрутизации) соответствующего факса (см. Просмотрподробных сведений входящих факсов на странице 116).



Примечание: Все действия, производимые с факсом делегатами, регистрируются вEvent Log (Журнал событий)факса (см.Журнал входящих событий на странице 120 илиЖурнал исходящих событий на странице 127).

6. Нажмите Add (Добавить).Теперь новый Делегат появится в списке Delegates (Делегаты), и указанный пользовательтеперь имеет доступ к вашемуфаксу согласно выбраннымвами разрешениям. Также будетпоказано Start Date (Дата начала) делегирования для справки.

Теперь вы можете при необходимости добавлять и конфигурировать других делегатов илиработать со списком имеющихся делегатов с помощью кнопок Edit (Править) и Remove(Удалить).

Примечание: Значение даты начала делегирования Start Date не будет изменяться приредактировании разрешений для существующего делегата.

Доступ в качестве делегата к интерфейсу (другогопользователя)

Следующая процедура предполагает, что:

• администратор разрешил функцию делегирования.• по крайней мере один пользователь XM Fax добавил вас как делегата.

Чтобы получить доступ к факсимильному блоку другого пользователя в качестве делегата:

1. Войдите в интерфейс веб-клиента с помощью своей собственной учетной записи.В верхнем левом углу интерфейса должен быть виден раскрывающийся списокФаксимильныйблок, позволяющийпереключатьсямежду собственнымфаксимильнымблоком (вверху списка) и факсимильными блоками пользователей, добавивших вас какделегата.

2. Выберите пользователя в раскрывающемся списке.Теперь вы находитесь в факсимильном блоке выбранного пользователя и можетедействовать там согласно определенным разрешениям, которые этот пользователь далвам как делегату.

Ограничение: Разрешения делегирования, которые, возможно, у вас есть, касаютсятолькофункций отправкифакса (см. список настроек в разделе:Добавление делегатови их обработка на странице 145).Доступ к разделуПараметры другихфаксимильныхблоков закрыт.

Примечание: Все действия, выполняемые делегатом с факсом, регистрируются вжурнале событийфакса (см.Журнал входящих событий на странице 120 илиЖурналисходящих событий на странице 127).

Совет: Чтобы вернуться к своему собственномуфаксимильному блоку, просто выберитесвою учетную запись в раскрывающемся спискеФаксимильный блок.



Приложение документов к факсу с помощьюпринтера веб-составителя факсов

Если на компьютере установлен принтер веб-составителя факсов, можно отправлять факсычерез интерфейс веб-клиента за счет распечатки документов из любого приложенияWindows.

Примечание: Принтер веб-составителяфаксовможноустановить через пакет установкиклиента.См. раздел Ссылка на загрузку установщикаXMFax для клиентских приложенийWindows на странице 111.

При использовании принтера веб-составителя факсов документ преобразуется в файл TIFFи вкладывается в факс в функции Составить веб-клиента.

1. Откройте документ для отправки по факсу с помощью соответствующего приложения.2. Получите доступ к параметрам печати приложения.3. Выберите принтер Веб-составитель факсов в списке доступных принтеров.4. Распечатайте документ.

Документ преобразуется в файл TIFF, и открывается окно Подготовка вложения. ФайлTIFF отображается в окне Ход выполнения.

5. Введите свои параметры соединения и проверки подлинности (если еще не установлены).Для получения дополнительной информации см. Параметры соединения и проверкиподлинности на странице 150.

6. Нажмите кнопку Загрузить.



Сеанс интерфейса веб-клиента открывается в режиме составления с файлом TIFF,добавленным в качестве вложения.

Примечание: В случае облачного решения (сервер не развернут локально), если ввашейучетной записивключенадвухфакторнаяаутентификация,пользователюнужнобудет предоставить проверочный код, генерируемый приложением для проверкиподлинности.

Примечание: Если факс уже был в состоянии подготовки в веб-интерфейсе, файлTIFF вкладывается в этот факс.

Примечание: Чтобы узнать, как загрузить несколько вложений одновременно, иполучитьинформациюобавтоматизации загрузки, см.Параметрызагрузкина странице149

7. Для завершения составления факса и отправки факса в веб-клиенте см. .

Параметры загрузки

Параметр автозагрузки

Если обычно в Веб-составитель факсов одновременно загружается только одно вложение,можно установитьфлажокАвтозагрузка.При распечатке из приложенияWindows откроетсяокно Подготовка вложения, и немедленно начнется загрузка.

Кнопка Отменить затем станет кнопкой Закрыть, которая будет включать в себя10-секундный обратный отсчет после загрузки вложения TIFF. Можно щелкнуть Закрыть влюбое время, чтобы закрыть окно.

Примечание: Активирование параметра Автозагрузка препятствует изменениюпараметров (соединение, проверка подлинности, язык) пользователем.Чтобы отключитьего, снимите флажок в течение 10-секундной задержки при использовании принтеравеб-составителя факсов в следующий раз.

Загрузка более одного вложения

Примечание: ДляиспользованияэтогометоданеобходимоснятьфлажокАвтозагрузка.

После преобразования файла в файл TIFF в окне Подготовка вложения не щелкайте вэтот разЗагрузить.Возвратитесь в свое приложениеWindows или используйте любое другоеприложениеWindows для распечатки другого файла через принтер веб-составителя факсов.Файл TIFF будет добавлен в окошко Ход выполнения окна Подготовка вложения.

Повторите это столько раз, сколько необходимо, чтобы все требуемые вложения были вокошке Ход выполнения, а затем загрузите их в веб-составитель факсов. Все вложениябудут представлены в функции Составить веб-доступа.

Примечание: Если после загрузки потребуется загрузить дополнительное вложение,распечатайте и загрузитефайл, и он будет просто добавлен в список вложений вфункцииСоставить веб-доступа.



Общие параметры

Выбор языка интерфейса

Для немедленного изменения языка, используемого в окне Подготовка вложения,используйте раскрывающийся список.

Примечание: Параметр по умолчанию – Использовать мои региональныепараметры.

Параметры соединения и проверки подлинности

Параметры соединения и входа являются обязательными для возможности использованияфункции.

Параметры соединения факс-сервера:

Способподключениякфакс-серверу зависит от среды,вкоторойонреализуется:налокальномразвертывании или как часть облачного решения.

Внимание: Это имя хоста или URL-адрес должны быть правильно установлены (илисообщены) администратором при установке функции; пользователь не должен егоизменять.

ОписаниеПоле

Конфигурация с локальным развертыванием

Имя, используемое для доступа к локальному хосту факс-сервера.

Имя хоста или URL

Приемлемый синтаксис: [{http|https}://] <ServerName_or_IP>[: <Port>]

В контексте HTTPS <ServerName_or_IP> должно быть общим именемфакс-сервера (а не его IP-адресом).

Конфигурация с облачным решением

URL-адрес для подключения к облачному решению. Его можно ввести тольков виде URL-адреса.



Если необходимо входить автоматически со своей текущей учетной записьюWindows.

Использоватьвстроенный вWindowsединыйвход Примечание: Не доступно (выделено серым цветом) для решения на

основе облака.

Если необходимо входить с помощью своей учетной записи для отправкифаксов, зарегистрированнойнафакс-сервере (ИмяпользователяиПароль),– с возможностью запоминания пароля.

Использоватьобычную проверкуподлинности



Телефонная веб-книга

Телефонная веб-книга хранит контактнуюинформациюополучателях, которымвыадресуетефаксы. Эта информация может включать имя контакта, номер факса, адрес, адрес компаниии бизнес-адрес и т. д.

Существует два типа телефонных книг:

• Публичная (корпоративная) телефонная книга: назначается вам через ваш профиль(доступна для всех пользователей, имеющих этот профиль) и управляется толькоадминистраторами.

• Личная (частная) телефонная книга: доступна и управляется только вами.

Эти телефонные книгиможно в основномиспользовать для адресациифаксов из веб-клиентаи дополнительно — из SendFAX.

Эта глава объясняет, каким образом:

• получать доступ и просматривать телефонные книги.• управлять контактами и группами в вашей личной телефонной книге.• отправлять факсы из телефонных книг.

Доступ к телефонным книгам и их просмотр

Для доступа к интерфейсу управления телефонными книгами войдите в веб-интерфейс (см.Входв веб-клиентна странице 107)инажмитена ссылкуКонтакты,расположеннуювверхнейчасти страницы.

Интерфейс разделен на три раздела. В левом столбце отображается список доступныхтелефонных книг (и их групп), а центральный столбец позволяет просматривать контактывыбранной группы. Правый столбец позволяет просматривать информацию и деталивыбранного элемента.

Примечание: Сокращенный вариант информации отображается в правой части. Чтобысделать доступной полную информацию о выбранном элементе, нажмите Показатьсведения.

Инструмент поиска телефонной веб-книги



Поиск элементов возможен с помощью строки поиска, расположенной ниже панелипараметров, посредством ввода букв в поле Поиск участников. Для поиска можноиспользоватьфильтры, выбравопределенное значениевраскрывающемся спискеПоказать.

Средство быстрого выбора телефонной веб-книги

Если требуется быстро выбрать несколько элементов, используйте ссылки, доступные встроке Выбрать.

Управление контактами

В персональной телефонной книге можно выполнять следующие действия:

• Создавать и управлять контактами и группами• Копировать контакты из общественной телефонной книги в персональную телефонную

книгу• Импортировать контакты из внешних источников• Конфигурировать автоматическое добавление контактов

В данном разделе показано, как выполнить эти действия.

Создание контакта или группы

Создание контакта

Чтобы создать контакт, нажмите .

Примечание: Только Отображаемое имя иФАКС являются обязательными кзаполнениюполями.Принеобходимостидобавитьдополнительныесведениядля созданияконтактаможнополучить доступ к болееполнойформеввода,нажавПоказатьсведения>>:




Нажмите Применить для подтверждения ввода.

Создание группы

Чтобы создать группу, выберите Группа с помощью стрелки рядом с кнопкой .

Введите Имя для группы и нажмите Применить для подтверждения.

Управление контактами и группами

Список доступных действий, предлагаемых для управления контактами и группами вперсональной телефонной книге:


Редактирует подробности элемента.

Удаляет выбранный элемент.

Добавляет выбранный элемент в группу.

Примечание: Можно добавить группу в другую группу.

Удаляет выбранный элемент из группы.



Примечание: Все вышеупомянутые действия могут выполняться при множественномвыборе (кроме Правка). Однако они недоступны для управления элементамиобщественной телефонной книги, так как допускается управление только своимисобственными контактами.

Копирование общественных контактов в личный список контактов

Изменение контакта в общественной телефонной книге невозможно. Однако можноскопировать контактыиз общественной телефонной книги в персональную, чтобы управлятьими подобно другим персональным контактам.

Дляэтоговыберитеэлемент,щелкните ивыберитеПерсональныеконтакты.

Примечание: Это действие может выполняться при множественном выборе.

Импорт контактов из внешнего источника

Внешний список контактов можно импортировать в персональную телефонную книгу сиспользованием файла CSV.

1. В персональной телефонной книге выберите узел или группу Все члены, в которуютребуется импортировать внешний список контактов.

2. Щелкните .

3. Выберите тип приложения, из которого импортируемый список контактов былэкспортирован как файл CSV (MS Outlook, Outlook Express или IBM Notes).

Примечание: Для использования варианта IBMNotes (сиспользованиемCSV)файлCSV должен экспортироваться из IBM Notes версии 8.5+ с параметрами по умолчанию:все свойства, с заголовками.

4. Найдите файл для импорта.

Примечание: Файл для импорта должен быть файлом CSV, экспортированнымприложением, тип которого выбран выше.



5. Выберите вариант для контактов файла CSV, который уже имеется в телефонной книге:

• Объединить: Информация, содержащаяся в импортированном контакте, перепишетимеющийся контакт.

• Добавить: Будет создан новый контакт.• Игнорировать: Импортируемый контакт будет пропущен.

6. Щелкните Импортировать.

Теперь контакты добавлены в телефонную книгу.

Отправка факса из телефонной книги

Чтобы отправить факс непосредственно из телефонной книги:

1. Выберите контакт или группу.

Примечание: В этом случае можно использовать множественный выбор.

2. Щелкните .Появляется экран Создать, и выбранные контакты автоматически добавляются в разделПолучатели.

3. Создайте факс, следуя обычной процедуре: Создание и отправка факса на странице 142

Конфигурированиеавтоматическогодобавленияконтактов

Функция позволяет добавлять новыхполучателейфакса в телефоннуюкнигу после отправкифакса. Порядок работы этой функции может конфигурироваться.

1. В основном экране веб-интерфейса щелкните Параметры.

2. Выберите параметр добавления в При отправке факса новым контактам:

• Спрашивать о добавлении их к персональным контактам• Добавлять их в персональные контакты• Не добавлять их в персональные контакты



3. Щелкните Применить.

Словарь

ANI: сокращение от Automatic Number Identification – автоматическое определение номера. Этономер факса отправителя (поле От:).

Идентификационный код массовой рассылки: при отправке нескольким получателямXM Fax создает код рассылки, который будет одинаковым для всех факсов получателей (вотличие от кода транзакции, который отличается для каждого факса).

Место назначения: номер факса пункта назначения (куда отправлен факс). Оноотображаетсявподробныхсвойствахвпапкежурналаисходящихфаксовиочередиотправки.

DID: сокращение от Direct Inward Dialing – прямой входной набор Это номер факса получателя(поле Кому: в папке журнала входящих факсов).

Расширение: если оно используется, то отображается после номерафакса в поле «КОМУ:»в свойствах факса в журнале входящих факсов.

Идентификатор факса: представляет собой код транзакции или код рассылки.

Удаленный CSID: см. удаленный идентификатор факса CSID.

Удаленный идентификатор факса CSID: CSID – это аббревиатура от Call Station ID –идентификатор станции вызова. Во входящем факсе удаленный CSID – это идентификаторотправителя. Это, как правило, номер факса, но также это может быть строка символов.

Код оплаты отправителя: код, используемый отправителем для привязки расходов нафаксовые транзакции к конкретному проекту или учетной записи.

Кодтранзакции: уникальныйидентификатордлякаждогофакса, которыйXM Faxотправляети получает.



Отправка SMS по электроннойпочте

Глава 11

Служба ретрансляции исходящих SMS-сообщений

В зависимости от настроек, выполненных администратором, вы можете воспользоватьсяфункцией, позволяющей отправлять SMS-сообщения через XM Fax с помощью почтовогоклиента.

Примечание: Эта возможность предоставляется в дополнение к фактическимфункциональным возможностям отправки факсов. С технической точки зрения потокфаксов и поток отправки SMS-сообщений не взаимосвязаны.

Сведения о службе SMS

Сервис, предоставляемый XM Fax, включает в себя только ретрансляцию сообщенийэлектронной почты, преобразованных в SMS-сообщения для доставки на телефоны (черезвнешнего поставщика SMS).

Только пользователи, распознанные XM Fax (благодаря их адресу электронной почтыотправителя), будут иметь возможность отправлять SMS-сообщения через этот сервис, еслион настроен.

XM Fax не архивирует SMS-сообщения. Таким образом вы не будете иметь доступа к историиотправленныхSMS-сообщений, кроме как в виде электронныхписем, отправленных в вашемпочтовом клиенте.

Отправка SMS по электронной почте

1. Создайте новое письмо с помощью почтового клиента.2. Введите номер телефона получателя в поле Кому, соблюдая следующий синтаксис:

sms=<номер_телефона>@<любой_домен>

Например, если номер – 555 123-4567, введите: [email protected].

Примечание: Этот синтаксис используется по умолчанию в XM Fax. Еслиадминистратор настроил функцию SMS по-другому, вам может быть предоставленадругая, более конкретная информация.

Совет: Смешанные получатели (т. е. получатели SMS/факса/электронной почты)поддерживаются, если соответствующий полный синтаксис введен для каждого из


Глава 11 | Отправка SMS по электронной почте

них и они разделены точкой с запятой. Сообщение электронной почты будетнадлежащим образом обработано в соответствии с особенностями и ограничениями,связанными с каждым типом пункта назначения.

3. Напишите текст для отправки в качестве SMS в теле сообщения электронной почты.

Примечание: Вложения будут игнорироваться для пунктов назначения SMS: весьтекст SMS-сообщения должен быть написан в теле сообщения электронной почты.Если текст слишком длинный для одного SMS (в соответствии со стандартами SMS), онбудет автоматически разделен на несколько SMS.

4. Отправьте электронное письмо.

XM Fax передаст ваше сообщение электронной почты для отправки в качестве SMS науказанные телефонные номера.

Примечание: XM Fax не будет сообщать об успешной доставке. Однако если вашесообщение будет отклонено, выполучите уведомление о невозможности доставки (NDR).


Глава 11 | Отправка SMS по электронной почте

Индекс

Аадресация факса

в SendFAXвручную 21из телефонной книги 21из телефонной книги (не отображается) 22

аннотации 49добавление 49

атомные группы (программные коды) 70Аутентификация SMTP

с помощью программного кода 72

ВВеб-инструменты 2Веб-клиент 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 116, 117,

118, 119, 121, 122, 123, 124, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 135, 136, 137, 138, 139, 142, 156

верхняя панель навигации 108вход в 107журнал входящих факсов

журнал маршрутизации факсов 119представление факса 117примечание к факсу 119сведения о факсе 117, 119текущие факсы 111удаленные факсы 112управление факсами 113

журнал исходящих факсовпримечание к факсу 127просмотр факсов 126сведения о факсе 127текущие факсы 122удаленные факсы 123

изменить пароль 110изменить язык отображения 110история входящих факсов

подробные сведения о факсе 116, 118свойства факса 118

история исходящихподробные сведения о факсе 126свойства факса 126управление факсами 123

история исходящих факсовподробные сведения о факсе 124

левая область навигации 109очередь исходящих

подробные сведения о факсе 131свойства факса 131

очередь отправкиобзор факса 131сведения о факсе 130, 131

Веб-клиент (продолжение)очередь отправки (продолжение)

управление факсами 129папки факсов 111параметры 109словарь 156создать 109сортировка и поиск

функции поискаИстория входящих

расширенный поиск 135упрощенный поиск 133

История исходящихрасширенный поиск 136упрощенный поиск 135, 136

Очередь исходящихрасширенный поиск 136

функция поиска 133функция сортировки 132

составить 137составить факс

вкладкиСоставить 138

вложения 139получатели 138создание и отправка факса 142

формат для просмотра факсов 110владелец

добавление/обработка делегатов 145определение 144

восстановление передачи страницы с помощьюSendFAX 20вставка документа с помощью SendFAX 20вход в

SendFAXиспользование

учетной записи в облаке 15неудачно 14, 15с помощью

учетной записи домена NT 13учетной записи сайта 13

Веб-клиент 107

Дделегаты

добавление/обработка 145доступ к другому факсимильному блоку 147определение 145

делегирование 144, 146параметры 146

добавление информации о получателеOutlook 81клиент электронной почты (SMTP) 64

XM Fax 9.1 | Руководство пользователя Индекс - 1

добавление получателя из адресной книгиIBM Notes (форма) 89Outlook 83почтовый клиент (SMTP) 68

добавочный номерв IBM Notes (форма) 88в Outlook 80в SendFAX 21в Веб-клиенте 142в клиенте электронной почты (SMTP) 64

дополнительные свойства факса 119, 126

Ззапуск SendFAX

в первый раз 11, 16Значок панели задач Windows 103

Иизбранное

для пересылки 115изменение информации об отправителе

IBM Notes (форма) 86клиент электронной почты (SMTP) 64формы Outlook 78

изменение настроек факсаIBM Notes (форма) 86клиент электронной почты (SMTP) 64формы Outlook 79

изменение титульного листаIBM Notes (форма) 86клиент электронной почты (SMTP) 63формы Outlook 78

изменение титульного листа, информации оботправителе и настроек факса

IBM Notes (форма) 85Outlook 77

изображения bmp 91инструмент просмотра

служебная программа 43инструменты

для Windows 1для Интернета 2

инструменты для Windows 1информация о получателе

добавление с помощью программного кода 73информация об организации

редактировать в SendFAX 24информация об отправителе

изменение с помощью программного кода 69редактировать в SendFAX 24

Кклиент электронной почты (SMTP)

добавление информации о получателе 64изменение информации об отправителе инастроек факса 64изменение титульного листа 63

клиент электронной почты (SMTP) (продолжение)отображаемое имя 65отправка факса 62получение предварительного просмотра 72управление получателями 64

код международного вызовав SendFAX 21в Веб-клиенте 142

Ллокальная телефонная книга 27

Ммакрос Слияние для Microsoft Word 56макрос факс

для MS Word 56междугородный код

в IBM Notes (форма) 88в Outlook 80в клиенте электронной почты (SMTP) 64

мониторингточка мониторинга учетной записи факса 103факсы и учетная запись 103

Ннадстройка для Outlook 74настройка количества повторныхпопытокпередачи

изменение в SendFAX 26

Оопределение номеров факса

IBM Notes (форма) 89отмена передачи страницы с помощью SendFAX 20отображаемое имя

клиент электронной почты (SMTP) 65отправка и получение факсов 1отправка факса

IBM Notes (форма) 84Outlook 74клиент электронной почты (SMTP) 62

отправка факса по расписаниюизменение расписания отложенного факса 130

отправка факсовиз SendFAX

с заданным разрешением 26с помощью функции слияния 57

отправка факсов с помощью клиентов электроннойпочты 61

Ппараметры передачи

изменение в SendFAX 25параметры приоритета

изменение в SendFAX 26

Индекс - 2 XM Fax 9.1 | Руководство пользователя

параметры уведомленийизменение в SendFAX 26

параметры факсаизменение с помощью программного кода 71

паузав IBM Notes (форма) 88в Outlook 80в SendFAX 21в Веб-клиенте 142в клиенте электронной почты (SMTP) 64

пересылкабыстрые адреса назначения 114избранное 115несколько адресов назначения 116обзор 114параметр «Отсоединить» для повторяющихсязадач 115поиск и фильтрация 116

перечни контактов 28печатьфаксимильныхсообщенийспомощьюSendFAX21печать факсов в SendFAX 18показ пометок 51получение предварительного просмотра

клиент электронной почты (SMTP) 72получение просмотра

формы Outlook 78получение факсов

Outlook 76почтовый клиент (SMTP) 63

пользовательские поля 119, 126пометки

работа с пометками 50типы 49

почтовый клиент (SMTP) 61, 63, 68добавление получателя из адресной книги 68используемый для отправки факса 61получение факсов 63

Приложения Windowsотправка факсов с помощью SendFAX 53отправка факсом с использованием XMPrintToMail54

программные кодыатомные группы 70

программный коддля аутентификации SMTP 72для информации о получателе 73для информации об отправителе 69для параметров факса 71синтаксис 69

просмотр факсов 43

Рредактор титульного листа 91, 92, 93, 94, 96, 97

запуск 91меню

Вид 93Настройки 93Обновить 93

редактор титульного листа (продолжение)меню (продолжение)

Переменные 93Правка 92Файл 92

титульные листынастройка разрешения 97настройка региона 97настройка формата страницы 96создание 94

реорганизация страниц с помощью SendFAX 20

Сскрытие пометок 51сохранение факсимильных сообщений с помощьюSendFAX 20списки контактов 31, 33, 34, 35, 36

выбор 33добавление

в телефонную книгу 35информационные поля

дополнительно 34контакты

добавление 36редактирование 36удаление 36

по умолчанию 31, 33удаление из телефонной книги 35

список получателейв SendFAX

изменение параметров 23средство просмотра

запуск 43меню и значки 44отображение

управление 46факсы

добавление пометок 46открытие

от веб-клиента 46печать 47сохранение локальной копии 46

ТТелефонная веб-книга 27телефонные книги 27, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39,

40, 41, 151, 152Веб-клиент

доступ, просмотр 151управление контактами

создание контакта 152внешние источники данных

импортназначение полей 39пример 39

импортирование 31организация 39


телефонные книги (продолжение)внешние источники данных (продолжение)

связанныйдинамический 40обновление 40, 41ограничения 40рассматриваются как списки контактов40

связываниепример 40

Связывание 31группы

добавление 36добавление или удаление

контакты или группы 36удаление 36

добавление 35запуск

из SendFAX 31информационные поля

дополнительно 34контакты

добавление 36редактирование 36списки контактов 33удаление 36

менюВид 33Инструменты 33Правка 33Файл 32

открытие 35отображение

заголовки столбцоввыбор в качестве ключа сортировки 32добавление и удаление 32

по умолчаниюположение 31

поискиосновной поиск 37поиск контакта 37расширенный поиск

использование 38сжатие базы данных 37списки контактов

добавление 35удаление и переименование 35

титульные листы 91, 94, 95, 96, 97, 98, 99, 100настройка разрешения 97настройка региона 97настройка формата страницы 96объекты, совместимые с OLE 2.0

внедрение 98преобразование 100редактирование 99связанный

редактирование 99связывание 99управление связанными объектами 100

переменные 95создание 94

точка мониторинга учетной записи факсаописание 103параметры 104

Уудаление страницы с помощью SendFAX 20управление получателями

IBM Notes (форма) 88Outlook 80клиент электронной почты (SMTP) 64

управлениефаксимильными документами в SendFAX18, 20

Ффайлы .cse 94факсы

в SendFAXпечать 18

мониторинг 103отправка

из MS Word с помощью функции отправкифакса 56с помощью SendFAX

с заданным разрешением 26с помощью функции слияния 57через командную строку 29

отправка и получение 1просмотр 43

формы Outlookизменение титульного листа 78получение просмотра 78

функция отправки факса для Microsoft Word 56функция слияния для Microsoft Word

отправка факса 57

Шшлюзы

для XMLпараметры соединения в SendFAX 11

IIBM Notes

используемый для отправки факса 83IBM Notes (форма)

добавление получателя из адресной книги 89изменение титульного листа 86изменение титульного листа, информации оботправителе и настроек факса 85определение номеров факса 89отправка факса 84управление получателями 88


MMicrosoft Excel

внешний источник данныхимпорт в телефонную книгу пример 39пример связывания телефонной книги 40

Microsoft Exchangeпараметры соединения в SendFAX 11

Microsoft Wordс помощью функции отправки факса 56Слияние 56

OOutlook

добавление информации о получателе 81добавление получателя из адресной книги 83изменение титульного листа, информации оботправителе и настроек факса 77используемый для отправки факса 73надстройка 74отправка факса 74получение факсов 76управление получателями 80

SSendFAX 5, 7, 8, 9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 21,

22, 26, 27, 28, 29, 31, 49, 53адресация факса

вручную 21из телефонной книги 21из телефонной книги (не отображается) 22

аннотации 49вход

использованиеучетной записи в облаке 15

неудачно 14, 15с помощью

учетной записи домена NT 13учетной записи сайта 13

запускв первый раз 11, 16

менюАннотация 9Инструменты 9Правка 7Предварительный просмотр 9Просмотр 8Справка 9

SendFAX (продолжение)меню (продолжение)

Файл 7Эскиз 8

описание интерфейса 5отображение предварительного просмотра

факсааннотации 49

отправка факсас заданным разрешением 26через командную строку 29

параметры соединенияMicrosoft Exchange 11SMTP 16шлюз для XML 11

параметры электронной почты 16перечни контактов

выбор 28с доступом через виртуальный принтер

факс-серверавыбор открывающего интерфейса поумолчанию 17

телефонные книгидисплей 27интеграция 27

титульные листывыбор 19добавление комментария 19

управление факсимильными документами 18факсы

печать 18SMTP 16

См. также почтовый клиент (SMTP)параметры соединения в SendFAX 16

См. также почтовый клиент (SMTP)

Wweb access

создание факсимильного сообщениявкладки

Информация об отправителеинформация об организации 140личные данные 140счета 140

Параметры факса 140

XXMPrintToMail 54



XMedius Solutions Inc.3400, boul. de Maisonneuve Ouest - Bureau 1135

Montréal, Québec H3Z 3B8 - Canadawww.xmedius.com

Documents

РУКОВОДСТВОПОЛЬЗОВАТЕЛЯ XMFAX9...•Интернет: •Продажи:[email protected] •Лицензии:[email protected] Америка,АзиииОкеании: