0. Situatie vandaag Tweejarenprogramma’s worden op zeer verschillende wijze ingediend: –Omschrijving kader van acties maar zonder concrete beschrijviging

0. Situatie vandaag

• Tweejarenprogramma’s worden op zeer verschillende wijze ingediend:– Omschrijving kader van acties maar zonder concrete

beschrijviging acties: eerder intentieverklaring– Omschrijving van acties onder overkoepelende

thematische noemers maar zonder echte overkoepelende of strategische doelen

– Omschrijving van operationele doelstellingen gekaderd in strategische doelstellingen

1. Definitie

• Een rollend jaarprogramma is een meerjarenprogramma waar men activiteiten over 2 jaar programmeert en om het jaar evalueert:

welke activiteiten/acties afgelopen welke verder gezet (eventueel gewijzigd) welke nieuwe

2. Voorstel algemene structuur rollende

jaarprogramma• algemene inleiding• missie & visie• strategische doelstellingen voor de volgende jaren(met

eventueel stuk uitleg over de analyse van de omgeving)

• Organisatie• beheersorganen (AV-RVB)…• personeels –vrijwilligersbeleid• organisatieontwikkeling & kwaliteitszorg• financiën

• projecten/acties• thematische dossiers• vertegenwoordigingen (eventueel opgesplitst volgens thema

of geografische schaal)


jaarprogramma

• De cursieve delen zijn houvast voor de vereniging, maar niet nodig voor het programma bij Aminal.

• De eerste 3 puntjes hoeven niet iedere keer ingediend worden. Ze kunnen beeld geven van de voortgang.


jaarprogramma• Belangrijk: dat Aminal kan zien dat

de activiteiten geëvalueerd worden en ‘rollen’ = logisch verband tussen de tweejarenprogramma’s die men indient !

3. Hoe concreet plannen ?

• Een rollend jaarprogramma is een strategische een gestructureerde manier van activiteitenplanning. Voor die aanpak is nodig:

• plannen of ordenen van activiteiten op basis van strategische doelstellingen of overkoepelende doelen;

• de activiteiten zelf zo concreet, evalueerbaar of ‘SMART’ mogelijk omschrijven;


• Strategische doelstellingen of overkoepelende doelen ?

• Proces van beleidsplanning achter de rug hebben (minderheid) -> de strategische doelstellingen gebruiken als de grote kapstokken voor activiteitenplanning.

of • Andere kunnen alvast de huidige en voorziene

activiteiten bundelen op basis van volgende vragen:• wat willen we met die activiteiten bereiken ?• kunnen die activiteiten op die basis onder

overkoepelende noemers sorteren ?


• De activiteiten zelf zo concreet, evalueerbaar of ‘SMART’ mogelijk omschrijven ?

• S pecifiek

• M eetbaar

• A antrekkelijk of acceptabel

• R ealiseerbaar of haalbaar

• T ijdsgebonden

• Hoe ‘smarter’ omschreven hoe makkelijker het evalueren en het ‘rollen’ nadien kan gebeuren.


• Handig voor de vereniging is ook het type activiteit te vermelden:

• sociale of juridische actie• beleidsbeïnvloeding via lobbying en campagne• beleidsadvisering• publieks- doelgroepgerichte campagne• manifestatie• uitgeven van publicaties • ondersteunen van aangesloten verenigingen• ondersteunen van lokale groepen en afdelingen • educatie en vorming• verzamelen, beheren en ter beschikking stellen van documentatie• beheer en onderhoud van natuurgebieden• beheer en onderhoud van landschappen• opvang dieren – vogels• natuurstudie


• Ook het vermelden van het type financiering is nuttig:

– Eigen middelen– Subsidies houdende erkenning en subsidiering natuur- en milieuverenigingen– Subsidies leefmilieu of duurzame ontwikkeling federaal– Subsidies van lokale besturen (provincie/of gemeente)– Overheidsopdrachten– Contractuele overeenkomsten met derden– Sponsoring– Zitpenningen– Projectsubsidies


• Raster 1 geeft een voorbeeld dat kan worden gebruikt :

• (Activiteit nummer X)

• -Strategische doelstelling of overkoepelend doel: • -Operationele ambitie (SMART):• -Omschrijving (SMART):• -Verantwoordelijke intern:• -Type activiteit:• -Type Financiering• -Partners:• -Nieuw/doorgerold/doorgerold maar gewijzigd• -Timing (= moment dat je aan activiteit begint te werken)


• Voorbeeld raster 1: (Activiteit: 3.4 stuurgroep Gentse Kanaalzone)

• -Strategische doelstelling of overkoepelend doel: Uitvoering ruimtelijk structuurplan Vlaanderen in zowel kwalitatieve als kwantitatieve aspecten zoals Zuinig ruimtegebruik in de kanaalzone, bescherming natuurwaarde en de uitbouw van een duurzame bedrijvenzone

• -Operationele ambitie: Zuinig ruimtegebruik in de kanaalzone, bescherming natuurwaarde en de uitbouw van een duurzame bedrijvenzone willen we opgenomen zien als uitgangspunt van het ruimtelijk uitvoeringsplan (specifiek). We willen ook dat door onze werking in de Gentse kanaalzone het concept van duurzame bedrijvenzone meer weerklank krijgt in andere milieus.

• -Omschrijving activiteit: advisering, waarbij we ons baseren op een tienpuntenplan voor duurzame kanaalzone Gent-Terneuzen dat met de lokale natuur- en milieuverenigingen zal worden geactualiseerd.-Verantwoordelijke intern: Erik Grietens

• -type activiteit: Beleidsadvisering• -type financiering: subsidies houdende erkenning en subsidiering natuur- en

milieuverenigingen• -Partners: Lokale natuur- en milieuverenigingen• -Nieuw/doorgerold/doorgerold mg: doorgerold van 2004• -Timing: 2005-2006

4. De ‘tussentijdse’ evaluatie

• Dit is het hart van het rollend jaarprogramma. Het resultaat van de evaluatie gaat bepalen wat er moet rollen en wat niet.

• Als je raster 1 er weer bij haalt kan je voor zo’n evaluatie volgende vragen stellen:

• -zijn de activiteiten die men wilde uitvoeren effectief en specifiek gebeurd (R + S)?

• -hebben die tot die resultaten geleid die men voor ogen had (M) ?• -werden ze voldoende gedragen in jouw vereniging (A)?• -waren er eventueel beter andere activiteiten gebeurt ( R + A)) ?• -was de totaliteit/mix van activiteiten voldoende effectief of zaten er nog

‘gaten’ in ?

• Dit is het hart van het rollend jaarprogramma. Het resultaat van de evaluatie gaat bepalen wat er moet rollen en wat niet.

• Als je raster 1 er weer bij haalt kan je voor zo’n evaluatie volgende vragen stellen:

• -zijn de activiteiten die men wilde uitvoeren effectief en specifiek gebeurd (R + S)?

• -hebben die tot die resultaten geleid die men voor ogen had (M) ?• -werden ze voldoende gedragen in jouw vereniging (A)?• -waren er eventueel beter andere activiteiten gebeurt ( R + A)) ?• -was de totaliteit/mix van activiteiten voldoende effectief of zaten er nog

‘gaten’ in ?


Op basis van bovenstaande vragen kan men het rast ‘controle stand van uitvoering + bijsturing invullen. Dit raster is geen instrument dat naar Aminal moet maar een intern overzicht voor de vereniging:

– (Activiteit: nummer X)

– -strategische doelstelling of overkoepelend doel: (omschrijving)

– -operationele ambitie: (omschrijving)

– -niet gestart/vertraging/op schema/afgerond: (evaluatie)

– -commentaar: (evaluatie)

– -behouden/stoppen/wijzigen: (conclusie)

– -gewijzigde formulering operationele ambitie: (conclusie)


• De conclusie van ‘gewijzigde formulering operationele ambitie’ kan dan meegenomen worden in nieuwe programma ‘Xt+1-Xt+2’


Voorbeeld raster 2:

Activiteit : 3.4 stuurgroep Gentse Kanaalzone

strategische doelstelling of overkoepelend doel: Uitvoering ruimtelijk structuurplan Vlaanderen in zowel kwalitatieve als kwantitatieve aspecten zoals Zuinig ruimtegebruik in de kanaalzone, bescherming natuurwaarde en de uitbouw van een duurzame bedrijvenzone

operationele ambitie: Zuinig ruimtegebruik in de kanaalzone, bescherming natuurwaarde en de uitbouw van een duurzame bedrijvenzone willen we opgenomen zien als uitgangspunt van het ruimtelijk uitvoeringsplan (specifiek). We willen ook dat door onze werking in de Gentse kanaalzone het concept van duurzame bedrijvenzone meer weerklank krijgt in andere milieus.

niet gestart/vertraging/op schema/afgerond: op schema

commentaar: In de stuurgroep is er vanuit de hoek van de werkgevers en de provincie weinig openheid voor het concept van duurzame bedrijfsterreinen. Een aantal strategische punten lijken ook vooraf al beslist op andere niveau’s. Onze inbreng in de stuurgroep lijkt weinig vruchten af te werpen. Op de RVB werd dan ook beslist om uit de stuurgroep te treden om de handen meer vrij te hebben.

behouden/stoppen/wijzigen: wijzigen

gewijzigde formulering operationele ambitie: In het kader van de uitvoering van het Ruimtelijk Vlaams Structuurplan, willen we het begrip duurzame bedrijfsterreinen op de agenda plaatsen via een campagne met de lokale natuur- en milieuverenigingen. Een geactualiseerd 10-puntenprogramma is hiervan de inhoudelijke basis. We willen bekomen dat de politieke partijen gedwongen zijn om zich uit te spreken over welk soort ruimtegebruik er in de Gentse kanaalzone zal moeten plaatsvinden.

5 (Snel)scan omgevingsanalyse

• Een goede inschatting van de omgeving van de vereniging is belangrijk om de meest effectieve activiteiten te kiezen op basis van strategie en inzicht. Hier echter geen doorgedreven strategische beleidsplanning (= workshop najaar). Wel handige tools geven om toch al een snelle externe (en interne) analyse te doen door een snelscan.


• a. externe kansen en bedreigingen

• Hier stellen we een type-SWOT voor van kansen en bedreigingen die gebaseerd is op tal van bronnen: HIVA-onderzoek, workshops Tandem, fotoscan lokale verenigingen BBL…

• Verenigingen die een brainstorm over hun werkomgeving willen houden kunnen hier al van vertrekken en dan zelf verder aanvullen of schrappen op basis van de eigen ervaringen.


• Kansen• externe kansen

• O1 Milieu blijft belangrijk voor mensen • O2 de nieuwe vrijwilliger wil zich inzetten voor duidelijk afgebakende taken (tijdelijk) • O3 interessante doelgroepen voor vrijwilligersbeleid: actieve senioren en jongeren• O4 meer aandacht voor milieuvriendelijk consumeren in ruime zin• O5 mensen blijven zich organiseren rond milieu- en hinderthema's in buurt- of actiecomité’s.

• O6 lokale niveau steeds belangrijker voor het milieubeleid• O7 integratie milieu in andere beleidsdomeinen• O8 participatie milieubeweging in nieuwe overlegfora: bijv. resoc• O 9 deelname milieubeweging aan overkoepelde middenveldcampagnes (bijv. kom uit uw kot)

• O10 inhoudelijke uitdagingen die belangrijk zijn voor lokale verenigingen• O11 via marketing en communicatie de milieuboodschap populairder maken• O12 Via-akkoord: uitbreiding tewerkstelling milieusector• O13 nieuw gemeentedecreet: extra middelen voor lokale subsidiëring• O14 gemeenten investeren meer in milieubeleid i.s.m. milieubeweging


• Bedreigingen• externe bedreigingen• T 1 geen instroom van nieuwe en jonge vrijwilligers in lokale verenigingen• T 2 lokale verenigingen en hun vrijwilligers kennen professionaliseringstrend• T 3 de milieubeweging ook lokale verenigingen) worden ingekapseld in het overlegmodel en

wordt hoe langer hoe minder 'luis in de pels'.• T 4 mileuwetgeving is complex. De klemtoon van milieubeleid komt meer op handhaving. Te

liggen• T 5 complexe milieuwetgeving bemoeilijkt positieve communicatie over milieu en natuur

• T 6 milieu heeft de afgelopen jaren ingeboet als maatschappelijk thema. De milieubeweging zit met een imagoprobleem

• T 7 subsidiebeleid milieubeweging is zeer gevoelig voor politieke conjunctuurschommelingen

• T 8 milieubeweging is voor een groot deel afhankelijk van projectsubsidies• T 9 milieuproblemen nemen in eigen land en op wereldniveau toe

•


• De 4 sterke interne punten van de vereniging en de 4 minder sterke punten ?

• Je gebruikte reeds het werkboek kwaliteitszorg natuur- en milieuverenigingen van BBL als basis (de zelfscan). – of

• Een aantal stimulerende vragen om tot 4 sterke en 4 zwakte punten te komen:

• -Wat zijn belangrijke wijzigingen in uw organisatie uit het verleden ?• -Wat zijn belangrijke externe invloeden voor de organisatie geweest ?• -Wat zijn elementen van stabiliteit en groei ?• -Wat zijn terugkerende elementen van instabiliteit en onzekerheid ?


• 4 sterke interne punten:• S1.• S2.• S3.• S4.

• 4 zwakke interne punten:• W1.• W2.• W3.• W4.


• Nu kunnen we via de verbindingsoefening strategische conclusies en uitdagingen trekken voor de vereniging.

• -Kans + Sterkte = voor gaan !• -Kans + zwakte= investeren om sterker te worden

of afbouwen• -Bedreiging + Sterkte = verdedigen• -Bedreiging + zwakte = schadebeheersing doen

5 (Snel)scan omgevingsanalyseKansen

- K1: Groot onaangeboord potentieel (sponsering, mogelijke leden…)- K2: Grote nood aan natuurbehoud + veel interesse voor natuurbehoud (meest zichtbare aspect van ‘milieu’)- K3: Meekoppeling mogelijk aan andere dossiers: overstromingsgebieden, natuurcompensatie.- K4: Meer en meer gezien als redelijke gesprekspartner

Bedreigingen

- B1: Imago van ‘groene baronnen’, ‘grootgrondbezitters’, mensen die boeren het leven zuur maken.- B2: Afhankelijk van subsidies- B3: Steeds verderschrijdende versnippering in Vlaanderen.- B4: Nieuwe ‘verwachtingen’ mbt natuurgebieden: in het bijzonder vanuit recreatie. (toenemende druk op gebieden. - B5: Steeds nieuwe plannen en processen (bezigheidstherapie) maar weinig concrete resultaten.

Sterktes

- S1: grote spreidingsgraad- S2: Hoge vermelding van lokale natuurpunt-thema’s in de nationale of regionale pers: de voorbije 6 maand haalden meer dan 150 gemeentes de pers. - S3: Sterke ledengroei in de voorbije 2 jaar- S4: Tastbaar en uitnodigend concept (natuurgebieden, soortbescherming…)- S5: Model van vrijwilligerswerk.- S6: Ervaring met partnerships en samenwerking

- 1: (S1&S2&K1): activiteiten en aanwezigheid verzilveren in ledengroei. Nog meer aandacht voor ledenwerving- 2: (S4&S5&K4): Contacten zoeken met lokale besturen en andere actoren.-

- 1: Op zoek gaan naar nieuwe bronnen van inkomsten.- 2: Mensen blijvend wijzen op noodzaak voor natuurbehoud, ook en vooral in het dichtbevolkte Vlaanderen.

Zwaktes

- Z1: Veel vrijwilligers zijn overbevraagd.- Z2: activiteiten en perswerking vertaalt zich onvoldoende in ledenwerving.- Z”: Nog relatief onbekend; zeker geen vanzelfsprekendheid.

- 1 (Z2&Z5&K1) Niet alleen meer leden maken, maar ons ook zo structureren dat meer mensen op hun manier vrijwilligerswerk kunnen doen.- 2: Er niet van uitgaan dat mensen weten wie we zijn, maar daarentegen telkens opnieuw het positief verhaal brengen.

- 1: Telkens opnieuw negatief imago doorbreken met positieve voorbeelden

6. Samenvatting

Stap 1: (eventueel) omgevingsanalyse;Stap 2: reflectie over huidige activiteiten en eventueel

rangschikking in ‘overkoepelende doelen’;Stap 3: op basis van gegevensanalyse en ervaringen

vorig jaar formuleren van programma in activiteiten die nadien evalueerbaar zijn en ‘rolbaar’;

Stap 4: goedkeuring programma 2006-2007 op AV;Stap 5: na één jaar evaluatie activiteiten 2006 en

conclusies voor 2007 en 2008;Stap 6: intussen opzetten, indien nog niet gebeurd,

proces strategische beleidsplanning om zo te komen tot strategische doelstellingen en visie;

Documents

0. Situatie vandaag Tweejarenprogramma’s worden op zeer verschillende wijze ingediend: –Omschrijving kader van acties maar zonder concrete beschrijviging